Commerciële vrijstelling verwerken

In dit kennisartikel lichten we toe hoe je een commerciële vrijstelling kan doorgeven op een eenvoudige wijze. Het in bulk verwerken van deze actie lichten we hier verder toe. Dit artikel kan je pas toepassen als je een commerciële vrijstellen hebt ontvangen.

Doorgeven van vrijstellingen

Het doorgeven van een vrijstelling verschilt voor de rol van de ketenpartij die jij gaat aansturen.

Optie 1: Geef je de vrijstelling door aan je vervoerder? Dan nomineer je de vervoerder.

Optie 2: Geef je de vrijstelling door aan een andere expediteur? Dan wijs je deze partij aan als de volgende Ladingregisseur. In sommige gevallen betreft dit een 'overwijzing' van lading bij aankomst op de terminal.

Nomineren Vervoerder

1. Klik op de Vertrouwensketenstatus van je container.  Je ziet dan je rol en je rechten, op basis daarvan toont Cargo Controller welke acties je mag doen.
   
2. Klik op Nomineer Vervoerder. Een nieuw scherm opent.
3. Type de organisatienaam in van je vervoerder in en deze wordt op alfabetische volgorde getoond. Mocht de naam in meerdere versies voorkomen, je kan als exta herkenning de vestigingsplaats e/o het unieke EAN-nummer van je vervoerder. Deze lijst toont alle vervoerders die bij PCS geregistreerd zijn, deze lijst kan je verkleinen door 'Vertrouwde Vervoerders' te activeren, deze functie betreft een zogehete 'white list' die de keuze opties beperkt tot die lijst. Lees daar meer over verderop in dit artikel.
   
4. Klik op 'Nomineer'. In het schermoverzicht is nu de status van de Vertrouwesketen bijgewerkt en toont een groene kleur.
   

Aanwijzen Ladingregisseur

1. Klik op de Vertrouwensketenstatus van je container.  Je ziet dan je rol en je rechten, op basis daarvan toont Cargo Controller welke acties je mag doen.
   
2. Klik op 'Wijs iemand anders aan als regisseur'. Een nieuw scherm opent.
3. Type de organisatienaam in van de expediteur in en deze wordt op alfabetische volgorde getoond. Mocht de naam in meerdere versies voorkomen, je kan als exta herkenning de vestigingsplaats e/o het unieke KVK-nummer van de expediteur.
   
4. Klik op 'Nomineer'. In het schermoverzicht is nu de status van de Vertrouwesketen bijgewerkt en toont een groene kleur.
   

In dit kennisartikel lichten we toe hoe je een commerciële vrijstelling kan doorgeven via verschillende bulk acties t.b.v. repeterende acties. Denk hier aan het registreren van (vaste) partners, per B/L, in bulk via Excel uploads of Cargo Controller API. Dit artikel kan je pas toepassen als je een commerciële vrijstellen hebt ontvangen.

Doorgeven van vrijstellingen

Het doorgeven van een vrijstelling verschilt voor de rol van de ketenpartij die jij gaat aansturen. De standaard actie per container hebben we uitgewerkt in dit artikel.

In bulk verwerken van vrijstellingen

Het bovenstaande zijn eenvoudige acties als een beperkt volume aan commerciële vrijstellingen te verwerken hebt. Binnen de service van Cargo Controller zijn er meedere opties om dit in bulk uit te voeren, handmatig, semi automatisch of volledig geautomatiseerd.

1. Nomineren via multi select
   Selecteer een hele B/L door de checkbox voor het B/L nummer aan te vinken. Dit kan je direct doen met meerdere B/L's.
   
2. Nomineren via multi select en filters
   De snelste manier is het gebruiken van de Snelfiler 'Mijn Lading' i.c.m. de filter 'Vervoerder' op de waarde 'Niet genomineerd'. Je kan nog aanvullende filters gebruiken om zo een bereik te bepalen. Controleer vervolgens of alle B/L's die je dan in het overzichtscherm zie correct zijn en klik de checkbox aan naast het zoekveld. Hiermee selecteer je in 1x alle containers die nog niet genomineerd zijn en binnen je criteria vallen. Klik vervolgens bovenin het scherm op 'Nomineer Vervoerder'. Doorloop het eerder beschreven stappen plan en zo werk in je in bulk deze actie.
   
3. Vertrouwde Ladingregisseur
   Registreer je vaste expediteur als ketenpartner, dit noemen we een 'vertrouwde ladingregisseur'. Als de ketenpartner dezelfde B/L trackt voordat jij de de commerciële vrijstelling ontvangt, dan krijgt je partner direct de rol van  Ladingregisseur en kan deze zijn vervoerder te nomineren. Lees hier verderop in het artikel hoe je dit kan instellen en toepassen.
4. Excel up- en download
   Het is binnen Cargo Controller mogelijk om alle data die je ziet in het overzichtscherm te downloaden. Daarnaast is er ook een optie om tot 500 regels aan data te uploaden. Buiten het op die manier in bulk B/L's tracken, kan je ook in bulk nomineren en machtigen. Lees hier hoe je dit kan toepassen.
5. Cargo Controller API
   Bij het ontvangen de van commerciële vrijstelling kan direct een andere partij worden aangewezen als Ladingregisseur of een vervoerder genomineerd worden. Lees daar alles over op onze Developer portal van Cargo Controller API. Lees hierbij vooral de 'use cases Secure Chain'.

Registreren van Vertrouwde Ladingregisseurs

Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.

1. Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
   
2. Ga naar de tab 'Vertrouwde ladingregisseur' en hier kan je, je logistieke partners registreren. U kunt meerdere partijen toevoegen. Zij krijgen geen bevestiging van deze registratie.
   Het werkt alleen voor de B/L's die jullie beide vooraf tracken en waarna jouw organisatie de vrijstelling ontvangt.

Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.

Registreren van Vertrouwde Vervoerders

Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.

Volg het stappenplan van hierboven, maar ga in stap 2 naar de tab 'Vertrouwde Vervoerders'. Op het moment dat hier GEEN vervoerders zijn geregistreerd kan iedere medewerker van je organisatie zelf een vervoerder opzoeken en gebruiken. Vanaf het moment dat hier 1 vervoerder is geregistreerd zullen alle medewerkers van je organisatie alleen nog maar deze vervoerder kunnen kiezen.

Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.

Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:

Cargo Release Manager:

Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.

Cargo Controller gratis?

In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.

Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.

Ja, u kunt binnen Cargo Controller en Cargo Release Manager een vaste lijst met vervoerders registreren. Dit is alleen in te stellen door een hoofd- en/of gebruikersbeheerder en heeft operationele gevolgen voor uw gebruikers.

U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.

Registreer vertrouwde partners

U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.

1. Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar het gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
   
2. U bevindt zich in de commerciële release. Kies het tabblad 'Vertrouwde Vervoerders' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Activering: Vanaf het moment dat u hier 1 vervoerder registreert, is de mogelijkheid om nog een vervoerders te nomineren uitgesloten. Deze lijst van vervoerders moet onmiddellijk zo volledig mogelijk worden gemaakt. Afwijkingen kunnen dan alleen door hoofd- en/of gebruikersbeheerders worden bijgewerkt.

Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.

Ja, dat is mogelijk.

Rederijen kunnen u zelfs een commerciële vrijstelling versturen voor een container terwijl u zelf de B/L en container nog niet trackt. In dit geval bent u niet direct op de hoogte als er een onbekende B/L aan uw organisatie wordt gekoppeld via de commerciële vrijstelling.

1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm.
2. Kies ‘Notificatie instellingen’.
   
3. Zoek naar de e-mail notificatie (bijna onderaan) met de title 'Vrijstellingsmelding'.
4. Via het schuifje kunt een e-mailnotificatie aan of uit zetten.
5. E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

U krijgt vanaf nu een e-mail notificatie als u als release-to party wordt aangewezen.

Ja, dat is mogelijk. Indien u gebruikt maakt van een systeemkoppeling (Cargo Controller API) is het volgende voor u ook relevant.

Andere partijen kunnen u machtigen voor een container terwijl u zelf de B/L en container nog niet trackt. In dit geval bent u niet direct op de hoogte als er een onbekende B/L aan uw organisatie wordt gekoppeld omdat u voor een container, of containers, bent gemachtigd.

1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm.
2. Kies ‘Notificatie instellingen’.

1. Zoek naar de e-mail notificatie (bijna onderaan) met de title 'Ladingregisseur toegewezen'.
2. Via het schuifje kunt een e-mailnotificatie aan of uit zetten.
3. E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

U krijgt vanaf nu een e-mail notificatie als u als ladingregisseur wordt aangewezen.

Ja, u kunt in MCA de container(s) al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt dan ook al de subcontractor informeren door deze partij al aan uw lading te koppelen. De keten wordt namelijk pas actief als de commerciële vrijstelling is vrijgegeven.

De voormelding kan ook al vóór de commerciële vrijstelling gedaan, maar er is een uitzondering voor de terminal van ECT. Deze kan namelijk geen updates verwerken.

Selecteer de container(s) die u aan een andere vervoerder wilt toewijzen door te klikken op het selectievakje voor de containerregel. Daarna verschijnt de knop Forward onderaan de pagina. Door hierop te klikken, kunt u de juiste organisatie kiezen voor de voormelding en het transport van de geselecteerde container(s).

Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.

Indien de vervoerder niet bekend is in MCA kunt u deze niet selecteren voor het nomineren van de rol Vervoerder. De vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en vervolgens kiezen voor (één van) de services MCA Road, Rail of Barge. Zo stapt u in de Vertrouwensketen.

Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

• U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
• de pincode wordt op de gebruikelijke manier door de rederij met uw opdrachtgever gedeeld.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos ophalen van een container. De overige noodzakelijke informatie voor het transport moet buiten PCS worden gedeeld met de vervoerder. Bij het downloaden van de containerinformatie ziet u welke informatie binnen PCS en MCA beschikbaar is.

Met het ontvangen van de vrijstelling van de rederij hoort u normaal gesproken direct de B/L en B/L-gegevens inzichtelijk te krijgen. Tussen het moment van vrijstellen en het beschikbaar stellen binnen onze services zou maximaal een uur vertraging mogen zitten. Duurt het langer dan een uur? Neem deze stappen dan door vóór u de customer service raadpleegt. Deze stappen staan in volgorde van meest voorkomende oorzaken van meldingen:

1. 1. Correct B/L-nummer: Als u de B/L voor de vrijstelling al volgde in Cargo Controller, ontvangt u een update waarin u aangewezen wordt als de 'Release-to party'.
      Een release wordt alleen gegeven op een B/L dat via het import manifest bekend is, de B/L kan daardoor niet de status 'Deze B/L is (nog) niet beschikbaar.' hebben. Controleer of u de juiste B/L-nummer volgt.
   2. Filter actief: Een veel voorkomende oorzaak is als uw onbedacht een filter actief heeft staan waardoor u de B/L niet kunt vinden. Controleer uw filters, deactiveer deze met de knop 'Wis filters' en zoek opnieuw naar uw B/L.
      
   3. PCS-vrijstelling: In Cargo Release Manager kunt u alleen lading volgen vanaf het moment van de vrijstelling. Controleer als eerste of de rederij u een commerciële vrijstelling heeft gestuurd buiten PCS om. Rederijen gebruiken hier de term 'PCS-vrijstelling' voor of 'pincodelose vrijstelling'. Neem vervolgens contact op met uw rederij.Indien de rederij de commerciële vrijstelling via PCS heeft verstuurd en u de daadwerkelijke 'release-to-party' bent, kunt u contact opnemen met de Customer Service. Mogelijk is er een verstoring of een filter actief waardoor u de B/L mist.

Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.

Per container machtigen of nomineren

U kunt eenvoudig per container een andere logistieke partner machtigen voor de rol van 'Ladingregisseur' of een vervoerder nomineren voor de rol van 'Vervoerder.

Selecteer de '...'-knop achter de desbetreffende container en klik op 'Ladingregisseur Overdragen' of 'Nomineer Vervoerder'. U kunt nu uw partner selecteren en alleen deze container overdragen aan uw logistieke partner.

Let wel, u kunt pas de rol van 'Ladingregisseur' overdragen nadat u de vrijstelling heeft ontvangen vanuit de rederij.

Per B/L nomineren

U kunt per B/L alle containers in één actie nomineren aan een vervoerder. Selecteer de B/L door deze aan te vinken en bovenin ziet u nu de knop zichtbaar worden 'Nomineer Vervoerder'.

In de huidige fase van de Vertrouwensketen kan dit proces nog wijzigen op basis van feedback uit de haven community, hierover zullen wij u dan ook informeren via email en de nieuwsupdates in de service.

Nadat u de optie heeft gekozen 'Rol ladingregisseur overdragen' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw logistieke partner zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.

Indien uw logistieke partner niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor de rol Ladingregisseur. Uw logistieke partner moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en een keuze maken tussen Cargo Controller of Cargo Release Manager voor u verder kunt met de Vertrouwensketen. Mocht dit uw huidige lading blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

• U gebruikt een andere logistieke dienstverlener die wel bekend is bij Portbase, of
• U vraagt de rederij deze B/L's niet via PCS vrij te geven, maar met pincode per mail aan u en uw logistieke partner.

Uw partner kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.

Let op! De vrijblijvendheid met een pincode uithalen verdwijnt op termijn door fraudegevoeligheid. Uw partner zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.

Nadat u de optie heeft gekozen 'Nomineer vervoerder' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw vervoerder zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.

Indien uw vervoerder niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor het overdragen van de rol Vervoerder. Uw vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en aansluiten op MCA Road, Rail of Barge om aan te sluiten op de Vertrouwensketen.

Mocht dit uw huidige container blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

• U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
• u vraagt de rederij deze B/L's niet via PCS vrij te geven, maar met pincode per mail aan u en uw vervoerder.

Uw vervoerder kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht en zal de vrijblijvendheid met een pincode uithalen op termijn verdwijnen. Dit in verband met fraudegevoeligheid. Uw vervoerder zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.

Ja, u kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Ladingregisseur(s)'. Om dit te activeren heeft U de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.

Toekennen van rollen

Via de onderstaande uitleg kunt u vaste expediteurs registreren en daarmee de machtiging naar deze vertrouwde partijen deels automatiseren. Deze optie is van toepassing voor de ketens waarbij u als organisatie de rol van 'Release-to Party' bezit en uw ketenpartner de rol van Ladingregisseur (Cargo Director) gaat toewijzen.

Let op! Mocht u ook de keuze van uw vaste, vertrouwde groep vervoerders willen beperken bij het nomineren van een Inland Operators, lees dan hier hoe u dat kunt instellen.

Registreren ketenpartners

1. Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
   
2. U bent in de Commercial vrijgave. Kies voor de tab 'Vertrouwde ladingregisseur' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Activering:

Als uw ketenpartner dezelfde B/L vooraf trackt in Cargo Controller, wordt deze automatisch gekoppeld als 'Ladingregisseur', dankzij deze registratie. Hier ziet u een schematische weergave hoe dit in de praktijk voor u kunt werken:

Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.

Nee, in de huidige fase is deze functie nog niet beschikbaar. Er wordt op dit moment onderzocht op welke wijze dit functioneel kan werken, graag komen we met u in contact als u daar meer informatie over heeft. Neem contact op met de Customer Service en zij brengen u in contact met één van onze collega's.

Cargo Controller: Ja, u kunt de B/L en container(s) in Cargo Controller al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt pas nadat het Import manifest bekend is de gehele keten aansturen door een partij te machtigen of nomineren.

Echter, de keten wordt pas actief nadat de commerciële vrijstelling is verstrekt. Pas dan kan de voormelding worden gemaakt bij de terminal. Iedereen in de keten kan een update ontvangen als de commerciële vrijstelling vrij gegeven is.

Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.

Let op! Als de commerciële vrijstelling nooit volgt doordat een andere partij de commerciële vrijstelling ontvangt of het B/L nummer wijzigt (vb: i.v.m. splitsing), zal deze gehele keten overbodig raken. U kunt dan de B/L gegevens verwijderen, daar leest u hier meer over.

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos uithalen van een container. Een machtiging of nominatie is nog geen rechtsgeldige opdracht. Uw onderliggende overeenkomst moet u nog steeds bilateraal aan elkaar overdragen.

Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.

Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:

Cargo Release Manager:

Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.

Cargo Controller gratis?

In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.

Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.