‘List of ports’ en ‘Crew members’ leeg laten, tenzij….
De onderdelen ‘List of ports’ en ‘Crew members’ hoeven voor Rotterdam en Amsterdam níet te worden ingevuld, tenzij er zieken of doden aan boord zijn.
Hoe wordt er om gegaan met de persoonsgegevens?
I.v.m. de AVG-wetgeving zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens direct na het uploaden en verzenden automatisch uit het PCS te verwijderen. Het havenmeestersysteem legt geen persoonsgegevens vast, alleen het feit dát er bijzonderheden zijn met de gezondheidssituatie aan boord.
Hoe ontvang ik de terugkoppeling van de havenmeester en/of GGD op de MDOH?
Nieuw is een functionele terugkoppeling vanuit de havenmeester (rechter blauwe icoontje: ‘In behandeling’). De andere icoontjes (groene vink) zijn technische terugkoppelingen die aantonen dat de melding is aangekomen in het systeem van de havenmeester maar zeggen niets over de inhoud. Alle functionele terugkoppelingen worden op dit moment vanuit het havenmeestersysteem via e-mail naar de agent verstuurd, de zgn. ‘Clearance mail’. ‘Health’ is de 1e taak die op deze manier in het PCS wordt getoond. Op termijn willen we dit ook voor de andere taken op deze manier oplossen. De e-mail van de havenmeester vervalt dan.
Op verreweg de meeste schepen zijn er gelukkig geen gezondheidsproblemen. De medewerkers van het HCC/HOC beoordelen op dit moment handmatig álle MDoH’s. Dit werk kunnen we nu automatiseren waardoor we alleen nog die MDoH’s beoordelen waar wél iets mee is. Als er niets aan de hand is, krijgt de agent vrijwel direct een functionele terugkoppeling (groene vink rechts) dat het in orde is. • Als er bijzonderheden zijn, wordt het icoon oranje en wordt de GGD geïnformeerd. • Als de MDoH niet in orde is, wordt het icoon rood. Waarschijnlijk moet de kapitein dan een nieuwe opsturen zodat de agent deze opnieuw kan versturen naar de havenmeester. • Als er bijzonderheden zijn of als de MDoH niet in orde is, ontvangt u hiervan een melding in het scherm. Tevens kunt u zich via ‘Preferences’ abonneren op notificaties zoals een e-mail en/of een SMS vanuit het PCS.
Als er bijzonderheden zijn, wordt de GGD geïnformeerd. De GGD neemt contact op met de agent en/of de kapitein als er maatregelen nodig zijn. Met wie de GGD contact opneemt, hangt af van wat er aan de hand is.
Moet een kapitein de MDOH ondertekenen?
Het is voldoende als de kapitein verklaart dat hij/zij het formulier naar waarheid heeft ingevuld. Een digitale handtekening is niet nodig, maar als deze gebruikt wordt, is dat geen probleem. Wij valideren echter op de Yes/No bij “I declare that the particulars and answers to the questions are true and correct to the best of my knowledge and belief”. Extra uitleg over het invullen van het formulier staat in het tabblad ‘General’.
Waarom wordt er ook informatie gevraagd op het formulier die al gemeld is, bijv. voorgaande haven?
Het formulier is net als de andere upload-formulieren gemaakt in Excel en lijkt sprekend op het bekende MDoH-formulier dat nu (soms nog analoog) wordt ingevuld. Uitgangspunt is dat de kapitein dit nieuwe formulier zowel digitaal als analoog ook in andere havens kan gebruiken zodat hij niet twee verschillende formulieren hoeft bij te houden. Het kan worden geprint, getekend, gestempeld en als vanouds worden afgegeven of gescand en gemaild. Voor Amsterdam, Rotterdam e.o. hoeft het niet meer te worden ondertekend, gestempeld en gescand. Versturen naar de agent per e-mail is voldoende.
Op welk moment moet ik een MDOH insturen?
Het versturen van de MDoH mag pas binnen 24 uur vóór aankomst op het gekozen Pilot Boarding Place (PBP) maar niet later dan 6 uur voor ETA PBP. Buiten dit tijdslot krijgt u een waarschuwing. In uitzonderlijke gevallen blijft het mogelijk een MDoH te versturen buiten dit tijdslot. Is er geen goed argument, dan loopt u het risico dat de havenmeester de MDoH niet accepteert.