Melding Scheepsvoorraden

Quick Start Guide – Melding Scheepsvoorraden

Inleiding Quick Start Guide Melding Scheepsvoorraden

Inleiding Quick Start Guide Melding Scheepsvoorraden

Melding Scheepsvoorraden vormt een onderdeel van het Port Community System (PCS) waarmee de scheepsagent gegevens over de Scheepsvoorraden aan boord van schepen elektronisch kan melden aan de Douane. Via de service Melding Scheepsvoorraden maken wij het elektronisch melden voor u zo gemakkelijk mogelijk. De kapitein, rederij, cargadoor of scheepsagent vult de scheepsvoorraden in op een Excel-sheet, waarna de lijst geüpload kan worden naar het Port Community System. Wij sturen de gegevens vervolgens in het juiste formaat via het Single Window Maritiem en Lucht naar de Douane.

Voor wie is Melding Scheepsvoorraden:

  • Rederijen
  • Cargadoors
  • Scheepsagenten

Wat biedt Melding Scheepsvoorraden? 

  • Via eenvoudige Excel-upload voldoen aan verplichting van Douane
  • Geschikt voor alle Nederlandse havens
  • Praktische, gebruiksvriendelijke oplossing
  • In combinatie met Melding Schip is Portbase de one-stop-shop voor al uw verplichte scheepsmeldingen
  • Geen eigen investering nodig in verbinding met nieuw overheidsloket
1Achtergrond Excel document

Achtergrond Excel document

  • Totstandkoming: het Excel bestand is tot stand gekomen in samenspraak met een werkgroep uit het bedrijfsleven en op basis van voorbeelden uit de praktijk. Met het format van Portbase voldoet u volledig aan uw meldplicht.
  • U kunt het bestand door de kapitein laten invullen.
  • Tijdens het invullen van het bestand worden diverse validaties uitgevoerd. Zo wordt de kans op foutmeldingen tijdens het uploaden verkleind.
Download Excel Sheet
2Excel document tabblad 'General'

Excel document tabblad 'General'

Er zijn twee tabbladen: “General” en “Ship’s stores”.
Op het tabblad “General” vult u in:

  • Name of ship
  • IMO number (let op: dient exact hetzelfde IMO nummer te zijn als in PCS).
  • Port of Call
3Excel document tabblad 'Ship’s Stores'

Excel document tabblad 'Ship’s Stores'

Aandachtspunten voor gebruik van het Excel document:

  • Zorg dat alle cellen zijn ingevuld. Als een artikel niet aanwezig is aan boord, vult u “0” in.
  • Vloeibare goederen dienen opgegeven te worden in aantal liters.
4Nieuwe melding indienen

Nieuwe melding indienen

Ga naar pcs.portbase.com en voer uw inloggegevens in. Onder ‘my services’ ziet u de service Melding Scheepsvoorraden.

Om een nieuwe melding in te dienen, klikt u op ‘New Declaration’.

  • Vul het “Call Reference Number” in
  • Vul de “Port of Call” in
  • Klik op “Choose a File…”.
  • Selecteer het juiste Excel document
  • Klik op “Open”.
  • Klik op “Upload”

5Melding controleren en versturen

Melding controleren en versturen

  • Eventuele foutmeldingen worden getoond.
  • Een samenvatting van de melding wordt weergegeven.
  • Indien u het ingelezen bestand ongedaan wilt maken, klikt dan op “Cancel”.
  • Wilt u de melding verzenden naar de Douane, klik dan op “Send”. Let op: u kunt een melding slechts eenmaal verzenden naar de Douane.
6Status verzonden melding

Status verzonden melding

In het overzichtsscherm ziet u de status van uw melding.

  • Rejected: ontvangen voor Douane, maar afgekeurd.
  • Declared: verzonden naar Douane, nog geen retourbericht ontvangen.
  • Accepted: uw melding is in goede orde door Douane ontvangen.

7Melding 'Rejected' opnieuw insturen

Melding 'Rejected' opnieuw insturen

Een melding die status “Rejected” heeft, kunt u opnieuw insturen.

  • Klik in het overzichtsscherm op de regel van het afgekeurde scheepsbezoek.
  • Bovenin ziet u de betreffende foutmelding.
  • Via “Choose a File” en “Upload” verstuurt u de melding opnieuw.

Heeft u gevonden wat u zocht?