Gebruikmaken van vooraf gegenereerde statusaanvragen in MCA en toevoegen B/L nummer (t.b.v. releases uit Vertrouwensketen)
Zodra je als transportbedrijf door de klant wordt aangewezen voor het vervoer van een Vertrouwensketencontainer, wordt er automatisch een statusaanvraag klaargezet. Wij adviseren om deze te hergebruiken voor de voormelding bij de terminal, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Daarnaast is het voordeel hiervan dat je minder informatie hoeft in te vullen, de kans op fouten afneemt en je tijd bespaart.
Heb je al een statusaanvraag of voormelding gestart?
Als je zelf al een statusaanvraag of voormelding hebt aangemaakt, probeert MCA deze automatisch te koppelen aan de Vertrouwensketen. Door de complexiteit van sommige ketens kan dit niet altijd. Zorg ervoor dat je het B/L-nummer opneemt in je statusaanvraag of voormelding, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Hiermee voorkom je problemen en ben je verzekerd van een soepele afhandeling.
In het kort:
Let op:
ECT en Euromax kunnen geen updates verwerken. Daarom adviseren we om pas een voormelding bij deze terminals te doen, zodra de statusaanvraag volledig correct en groen is.
Voor vervoerders en softwareleveranciers met een MCA-API systeemkoppeling:
Aan het bestaande object handlingData is het nieuwe veld consignmentNumber toegevoegd. Voor meer details, bekijk de Changelog en de API-specificaties op ons Developer Portal.
Problemen ondervonden?
Heeft u alle genoemde stappen doorlopen, maar ervaart u nog steeds problemen? Neem dan contact op met de Portbase Customer Service.
In het scherm ziet dit er als volgt uit:
In MCA Road:
In MCA Barge en Rail als volgt:
4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?
De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):
Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de rederijen dat ze jouw organisatie gaan activeren voor de Vertrouwensketen. Bij dat bericht sturen zij ook een klantreferentie nummer mee, dat nummer moet in Cargo Controller worden geregistreerd. Lees dit kennisartikel verder voor wat je dan moet doen.
Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de opdrachtgever dat zijn rederij zijn organisatie gaat activeren voor de Vertrouwensketen. Je opdrachtgever zal je vragen jezelf voor te bereiden op de eerste releases die voortaan zonder pincode aan je door worden gegeven. Je kan verder lezen in dit artikel hoe je een commerciele release ontvangt en moet verwerken.
Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.
Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.
Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.
Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.
Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
In behandeling
De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.
Afgewezen
Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.
Klantreferenties beheren
Wanneer u de klantreferentie niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantreferentie u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantreferentie te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop. Per rederij kan je meerdere contracten hebben en daarmee ook meerdere klantreferenties, deze kan je per stuk registreren.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaal je gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt direct via de rederij. De status van je verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor je daadwerkelijk kunt starten.
Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.
5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?
In dit kennisartikel lichten we toe op welke manier je een commerciële vrijstelling ontvangt binnen de Vertrouwensketen, hoe dit herkent en jezelf kan informeren. Er zijn 2 wijzes waarop je organisatie gekoppeld wordt aan de Vertrouwensketen (en daarmee de commerciële vrijstelling).
Om dit artikel goed te begrijpen verwachten we dat je op de hoogte bent van de Vertrouwensketen via deze Quick Start Guide en dit kennisartikel. En dat je al op de hoogte bent van de basis functionaliteiten van CC via de Quick Start Guide en/of deze reeks kennisartikelen.
Optie 1: Je bent voor deze keten de 'Release-to party' en ontvangt direct van de rederij de commerciële vrijstelling. De Vertrouwensketen kan niet eerder beginnen dan dat je organisatie is geverifieerd door de rederij. Dit proces wordt in dit kennisartikel toegelicht.
Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.
Releases ontvangen
Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.
Container zonder commerciële vrijstelling:
Container met commerciële vrijstelling:
Vertrouwensketen pop-up
Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.
E-mailnotificaties
Er zijn een aantal e-mailnotificaties beschikbaar binnen Cargo Controller die je kunnen waarschuwen als je niet ingelogd bent en een commerciële vrijstelling is beschikbaar geworden voor je organisatie binnen de Vertrouwensketen. Lees hier hoe je dat kan instellen.
Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?
Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.
Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?
Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.
Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?
Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.
Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?
Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.