Quick Start Guide – Track & Trace Export

Hoofdscherm

In het hoofdscherm staan de zendingen welke u volgt gegroepeerd op boekingsnummer.  

Als u zelf de voormelding (digitale vooraanmelding) doet in de service Melding Export Documentatie vindt u hier de voormeldingen.

Er is ook de mogelijkheid om een boeking handmatig toe te voegen, u kunt iedere voormelding volgen. In het hoofdstuk ‘Een boeking handmatig toevoegen’ wordt dit verder uitgelegd. 

Zoeken in hoofdscherm

In het hoofdscherm zoekt u of de voormelding aanwezig is in ‘Melding Export Documentatie’ of dat die handmatig zijn toegevoegd. Alleen het zoeken met exacte matches is mogelijk in de service.  

Een boeking handmatig toevoegen

Het is mogelijk om iedere boeking te volgen, onafhankelijk van de partij die de voormelding heeft gedaan. U kunt een boeking volgen vanaf ieder moment, ook als de voormelding nog niet gedaan is. 

Selecteer ‘+ Voeg toe’ rechts bovenin het hoofdscherm. In het scherm dat zich opent kunt u het boekingsnummer wat u wilt volgen, toevoegen.  

Indien er nog geen voormeldingen beschikbaar zijn, blijft de boeking leeg in het lijstje staan.

Zodra een derde partij de voormelding doet, wordt dit in de boeking getoond.  

Statusinformatie in het hoofdscherm

In het hoofdscherm is direct via de symbolen te zien wat de laaste status is. Er zijn vier kleuren mogelijk, de statussen zullen hieronder verder toegelicht worden.

* Geen inspectie ontvangen = Automatisch vrijgeven.

Boeking: 

• Onbekend bij terminal (grijs): De voormelding is niet gedaan. Indien de voormelding gedaan is wordt bekend of een terminal de zending verwacht/heeft opgevraagd.  
• Onbekend bij terminal (geel): de voormelding is gedaan. De voormeld informatie is niet opgevraagd door een terminal, er is geen terminal die de zending verwacht. 
• Bekend bij terminal (groen): De voormelding is gedaan. De voormelding is opgestuurd aan een terminal, er is een terminal die de zending verwacht. 

Document: 

• Document onbekend (grijs): De voormelding is niet gedaan. 
• Document verwijderd (rood): Er was een voormelding aanwezig, het equipment gekoppeld aan het document/MRN is hierna verwijderd. 
• Document bekend (groen): De voormelding is gedaan, het document/MRN is bekend gemaakt. 
• Document afgekeurd (rood): Het document/MRN in de voormelding is afgekeurd door de Douane bij aankomst terminal, de zending zal niet geladen worden op het schip. De voormelding dient aangepast te worden met een geldig document/MRN of de terminal dient een nieuwe aankomst te melden bij Portbase. 
• 1 van de documenten afgekeurd (rood): Eén van de documenten/MRNs in de voormelding is afgekeurd door de Douane bij aankomst terminal, de zending zal niet geladen worden op het schip. De voormelding dient aangepast te worden met een geldig document/MRN of de terminal dient een nieuwe aankomst te melden bij Portbase. 
• Document goedgekeurd (groen): Alle documenten/MRNs in de voormelding zijn geaccepteerd door de Douane.  

Douane inspecties: 

In geval van meerdere documenten/MRNs in een zending zal de meest urgente status zichtbaar zijn. Indien een zending uit twee documenten bestaat waarbij 1 document/MRN een inspectie heeft zal het stoplicht rood kleuren met de opmerkingen Inspectie. 

• Inspectie onbekend (grijs): De aankomst van het document/MRN is nog niet gemeld bij de terminal. 
• Inspectie (rood): De aankomst van het document/MRN is gemeld, de Douane heeft een Inspectie aangezegd. Het type inspectie is onbekend. 
• Inspectie (Scan/Zegel) (rood): De aankomst van het document/MRN is gemeld, de Douane heeft een Inspectie aangezegd. Het equipment moet door de scanner of het zegel wordt gecontroleerd. 
• Inspectie (Fysiek) (rood): De aankomst van het document/MRN is gemeld, de Douane heeft een Inspectie aangezegd. Het equipment zal fysiek gecontroleerd worden op een locatie buiten de terminal. 
• Vrijgegeven na inspectie (groen): De aankomst van het document/MRN is gemeld, de Douane heeft een Inspectie aangezegd. De inspectie is uitgevoerd en het equipment is vrijgegeven. 
• Automatisch vrijgegeven (groen): De aankomst van het equipment en boekingsnummer bijbehorende het document/MRN is gemeld door de terminal. Het stoplicht kleurt groen indien het documenttype geen vrijgave nodig heeft (bijvoorbeeld ICT en TT1) of de Douane heeft geen Inspectie aangezegd.  

Indien het documenttype een vrijgave vereist wordt de aankomst gemeld bij de Douane. Nadat het document geaccepteerd is kan de inspectie aangezegd worden door de Douane. Bij geen reactie wordt de zending na 5 minuten automatisch vrijgegeven door Portbase. Vanuit de Douane zijn er geen beperkingen om het equipment te laden op het schip. 

Schip: 

• Planning onbekend (grijs): Er is geen laadlijst ontvangen van de rederij/cargadoor voor de combinatie boekingsnummer met equipment. 
• Gepland op schip (blauw): Er is een laadlijst ontvangen van de rederij/cargadoor voor de combinatie boekingsnummer met equipment. De zending staat gepland om geladen te worden. 
• Geladen op schip (blauw): De terminal heeft een laadbevestiging gestuurd aan Portbase voor de combinatie boekingsnummer met equipment. 
• Manifest geaccepteerd (groen): Het document/MRN gekoppeld aan de combinatie boekingsnummer en equipment, staat op een manifest welke de Douane correct heeft ontvangen. 
• Manifest afgekeurd (rood): Het document/MRN gekoppeld aan de combinatie boekingsnummer met equipment, staat op een manifest welke de Douane heeft afgekeurd. U zal geen confirmation of exit ontvangen voor deze zending.  

Om alle gekoppelde documentnummers te zien, hover over het woord “Meerdere”.  

Tijdlijn

Voor gedetailleerde informatie over de boeking selecteert u de ‘Tijdslijn’ naast de boeking. In het scherm wat opent staan de datum en tijdstippen van verschillend statussen van de export zending. U kunt bijvoorbeeld zien wanneer de voormelding gedaan is en eventuele veranderingen van deze voormelding. Een aantal voorbeelden van gebeurtenissen die getoond worden:  

• Document [  ] aangemaakt: Voormelding gedaan/bekend bij Portbase. 
• Boeking [  ] bekend bij terminal: Voormelding opgestuurd aan terminal. 
• Gate in ontvangen voor equipment [  ]: terminal heeft equipment [  ] ontvangen op het terrein. 
• Document [ ] geaccepteerd: Alle equipments van de document zijn ontvangen op de terminal. Portbase heeft de aankomst van het document/MRN gemeld aan de Douane. De Douane geeft aan dat het document/MRN is geaccepteerd. 
• Automatische vrijgave voor document [  ]: Nadat het document geaccepteerd is door de Douane wordt het document door Portbase na 5 minuten automatisch vrijgegeven. Vanuit de Douane zijn er geen beperkingen om het equipment te laden op het schip. 
• Document [  ] geaccepteerd op manifest van [  ]: De rederij/cargadoor heeft het document via het manifest opgestuurd voor equipment(s) [  ]. Het manifest is door de Douane geaccepteerd.