1. Hoe beheer ik mijn B/L’s?
Binnen Cargo Controller kan je organisatie op meerdere manieren gekoppeld worden aan een B/L en de informatie die daarbij beschikbaar komt. In dit kennisartikel lichten we toe hoe je deze data kan onsluiten en welke mogelijkheden we daarin bieden.
Optie 1: Zelf toevoegen van een B/L
Iedere gebruiker kan via het webscherm (of via Cargo Controller API) een B/L-nummer opvoeren i.c.m. minstens 1 containernummer. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die door de rederij of cargadoor is ingediend op het import manifest. Als deze bekend is tonen wij direct alle informatie (en alle containers) die Portbase op dat moment beschikbaar heeft, een "Extended B/L".
B/L's die je als gebruiker zelf hebt toegevoegd worden gelijk gemarkeerd als 'Favoriet', te herkennen aan de gele ster voor het B/L nummer. B/L's die je collega's hebben toegevoegd kan je ook activeren als favoriet door op het sterretje te klikken.
Optie 2: Toegewezen worden aan een B/L
Een rederij, een cargadoor of opdrachtgever kan een commerciële vrijstelling (via Vertrouwensketen) aan je organisatie toekennen zonder dat je organisatie de container op het bijbehorende B/L trackt binnen Cargo Controller. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die binnen de Vertrouwensketen beschikbaar is, een "Basic B/L".
Zoals toegelicht in onze Quick Start Guide zijn er filteropties beschikbaar, maar ook 'Snelfilters'. Deze snelfilters maken snel onderscheid in het hoofdscherm, zoals de snelfilter "Mijn Lading"die direct alle B/L's selecteert die jij als favoriet hebt geregistreerd.
Daarnaast kan je voor iedere B/L een label toevoegen, een referentie die dit voor jouw organisatie uniek maakt. Hierdoor is ook weer extra onderscheid te maken in B/L's en op de ingestelde labels kan je ook een filter toepassen. Klik op het Label icoon van de B/L en voeg unieke of terugkerende labels toe, deze worden vervolgens opgeslagen en met de filter 'Labels' kan je op deze waardes filteren worden.
Zoals eerder aangegeven bepaald de manier waarop je organisatie aan een B/L is gekoppeld hoeveel informatie je van een B/L kan zien. Bij een Basic B/L zie je alleen de hoognodige informatie die je nodig hebt voor de Vertrouwensketen, deze B/L wordt je organisatie niet toegerekend als betaalde transactie.
Heb je deze informatie wel nodig? Dan kan iedere gebruiker dit eenvoudig ophalen door op de knop 'Toegang krijgen'. Portbase registreert dan wel een betaalde transactie en levert direct alle beschikbare B/L informatie aan zoals je dat ook gewent bent. De B/L die je handmatig upgrade wordt direct als favoriet gemarkeerd.
Portbase maakt dit onderscheid om onverwachte kosten te voorkomen aangezien je organisatie niet actief deze B/L had getracked.
Voor de goederenomschrijving zijn er uitzonderingen mogelijk waardoor je wel of niet deze data kan inzien.
Optie 1:
Indien jouw organisatie de eerste tracker is van een B/L, krijg jouw organisatie het recht op de goedereninformatie in te zien (en te beheren). Je kan verzoeken om goederenomschrijving in te zien toekennen door onder B/L details bij het onderdeel Lading de knop "Goederenomschrijving vrijgeven" aan te klikken.
Optie 2:
Indien jouw organisatie de tweede tracker is van een B/L krijg jouw organisatie geen goedereninformatie te zien. De partij die dit recht blokkeert staat vermeldt op de plek waar normaal gesproken de goederenomschrijving zichtbaar is.
Optie 3:
Indien jouw organisatie onderdeel is van de Vertrouwensketen krijgt jouw organisatie alle goedereninformatie in te zien, ongeacht wanneer je gekoppeld wordt in de keten. Maar in dat geval dien je wel de Extended B/L te tracken.
Via dit kennis artikel ben je nu volledig op de hoogte over de verschillende manier van B/L's tracken en hoe je deze kunt filteren. In onze andere kennisartikelen gaan we dieper in op de importstatus van je lading en welke databronnen hiervoor beschikbaar zijn.
Het bovenstaande is ook via onze Cargo Controller API aan te sturen, waarmee je volledige integratie maakt met je eigen interne systemen. Lees daar hier meer over.
Mocht je organisatie nog niet klaar zijn voor onze Cargo Controller API integratie, dan hebben we ook een tussenoplossing met een Excel upload functie. Lees daar hier meer over.
4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?
De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):
Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de rederijen dat ze jouw organisatie gaan activeren voor de Vertrouwensketen. Bij dat bericht sturen zij ook een klantreferentie nummer mee, dat nummer moet in Cargo Controller worden geregistreerd. Lees dit kennisartikel verder voor wat je dan moet doen.
Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de opdrachtgever dat zijn rederij zijn organisatie gaat activeren voor de Vertrouwensketen. Je opdrachtgever zal je vragen jezelf voor te bereiden op de eerste releases die voortaan zonder pincode aan je door worden gegeven. Je kan verder lezen in dit artikel hoe je een commerciele release ontvangt en moet verwerken.
Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.
Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.
Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.
Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.
Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
In behandeling
De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.
Afgewezen
Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.
Klantreferenties beheren
Wanneer u de klantreferentie niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantreferentie u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantreferentie te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop. Per rederij kan je meerdere contracten hebben en daarmee ook meerdere klantreferenties, deze kan je per stuk registreren.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaal je gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt direct via de rederij. De status van je verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor je daadwerkelijk kunt starten.
Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.
5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?
In dit kennisartikel lichten we toe op welke manier je een commerciële vrijstelling ontvangt binnen de Vertrouwensketen, hoe dit herkent en jezelf kan informeren. Er zijn 2 wijzes waarop je organisatie gekoppeld wordt aan de Vertrouwensketen (en daarmee de commerciële vrijstelling).
Om dit artikel goed te begrijpen verwachten we dat je op de hoogte bent van de Vertrouwensketen via deze Quick Start Guide en dit kennisartikel. En dat je al op de hoogte bent van de basis functionaliteiten van CC via de Quick Start Guide en/of deze reeks kennisartikelen.
Optie 1: Je bent voor deze keten de 'Release-to party' en ontvangt direct van de rederij de commerciële vrijstelling. De Vertrouwensketen kan niet eerder beginnen dan dat je organisatie is geverifieerd door de rederij. Dit proces wordt in dit kennisartikel toegelicht.
Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.
Releases ontvangen
Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.
Container zonder commerciële vrijstelling:
Container met commerciële vrijstelling:
Vertrouwensketen pop-up
Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.
E-mailnotificaties
Er zijn een aantal e-mailnotificaties beschikbaar binnen Cargo Controller die je kunnen waarschuwen als je niet ingelogd bent en een commerciële vrijstelling is beschikbaar geworden voor je organisatie binnen de Vertrouwensketen. Lees hier hoe je dat kan instellen.
6b. Hoe kan ik de commerciële vrijstelling doorgeven aan (vaste) partners?
In dit kennisartikel lichten we toe hoe je een commerciële vrijstelling kan doorgeven via verschillende bulk acties t.b.v. repeterende acties. Denk hier aan het registreren van (vaste) partners, per B/L, in bulk via Excel uploads of Cargo Controller API. Dit artikel kan je pas toepassen als je een commerciële vrijstellen hebt ontvangen.
Doorgeven van vrijstellingen
Het doorgeven van een vrijstelling verschilt voor de rol van de ketenpartij die jij gaat aansturen. De standaard actie per container hebben we uitgewerkt in dit artikel.
In bulk verwerken van vrijstellingen
Het bovenstaande zijn eenvoudige acties als een beperkt volume aan commerciële vrijstellingen te verwerken hebt. Binnen de service van Cargo Controller zijn er meedere opties om dit in bulk uit te voeren, handmatig, semi automatisch of volledig geautomatiseerd.
Registreren van Vertrouwde Ladingregisseurs
Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.
Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.
Registreren van Vertrouwde Vervoerders
Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.
Volg het stappenplan van hierboven, maar ga in stap 2 naar de tab 'Vertrouwde Vervoerders'. Op het moment dat hier GEEN vervoerders zijn geregistreerd kan iedere medewerker van je organisatie zelf een vervoerder opzoeken en gebruiken. Vanaf het moment dat hier 1 vervoerder is geregistreerd zullen alle medewerkers van je organisatie alleen nog maar deze vervoerder kunnen kiezen. 
Hoe kan ik sneller werken in de Vertrouwensketen?
Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.
Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:
Cargo Release Manager:
Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.
Cargo Controller gratis?
In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.
Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.
Kan ik de lijst met Inland Operators beperken tot mijn vaste vervoerders?
Ja, u kunt binnen Cargo Controller en Cargo Release Manager een vaste lijst met vervoerders registreren. Dit is alleen in te stellen door een hoofd- en/of gebruikersbeheerder en heeft operationele gevolgen voor uw gebruikers.
U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.
Registreer vertrouwde partners
U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.
Activering: Vanaf het moment dat u hier 1 vervoerder registreert, is de mogelijkheid om nog een vervoerders te nomineren uitgesloten. Deze lijst van vervoerders moet onmiddellijk zo volledig mogelijk worden gemaakt. Afwijkingen kunnen dan alleen door hoofd- en/of gebruikersbeheerders worden bijgewerkt.
Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.
Hoe kan ik sneller werken in de Vertrouwensketen?
Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.
Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:
Cargo Release Manager:
Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.
Cargo Controller gratis?
In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.
Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.
Via Excel up- en downloads Cargo Controller aansturen
Ja, dat is mogelijk. Het is grotendeels gelijk aan het volgen van nieuwe B/L's via een Excel upload, maar u zult meer informatie moeten aanleveren.
Meerdere B/L’s in één keer volgen
We noemen dit ook wel een batch upload.
U kunt max. 500 B/L’s in één keer opvoeren met een Excelbestand.
U heeft nu de Vertrouwensketen in bulk aangestuurd.
Nadat u updates hebt ontvangen op deze data kunt u ook een selectie downloaden en importeren in uw eigen systemen. Lees daar hier meer over.
Is er een systeemkoppeling beschikbaar?
Cargo Controller is ook beschikbaar als API voor een directe koppeling met je inhuis-systeem. Als je gebruik maakt van de systeemkoppeling heb je ook altijd toegang tot de web schermen.
B/L tracken
Als je een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de web schermen. Andersom werkt dit ook; als je een B/L koppelt in de web schermen, ontvang je de updates ook via de API in je in-huis systeem.
Data met logistieke impact
Op een enkele eenmalige instellingen na heb je de Cargo Controller webschermen verder niet meer dagelijks nodig. Wij adviseren wel heel goed alle functionaliteiten te implementeren, de events die via onze API worden gestuurd en welke logistieke impact sommige waardes kunnen betekenen. Dit hebben wij in de web schermen van Cargo Controller allemaal al visueel gemaakt, die logistieke processen en statussen zullen allen geïmplementeerd moeten worden.
Interface Specialisten
Na de aanvraag van de Cargo Controller API wordt je in contact gebracht met onze Interface Specialisten. Zij verstrekken de API-keys en stemmen de webhook registratie met je organisatie of softwareleverancier af.
Webhook(s)
Cargo Controller pusht haar updates naar een Webhook URL die je organisatie laat registreren door de Interface Specialisten. Bij meerdere webhooks zijn aanvullende aansluitkosten gemoeid, vraag naar de mogelijkheden bij de aanvraag van deze service.
Testomgeving
Tijdens de implementatie is onze testomgeving beschikbaar.
Vertrouwensketen
Via de Cargo Controller API kan je ook alle functionaliteiten voor de Vertrouwensketen aansturen.
Geïnteresseerd?
Indien je gebruik wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen je bij de aansluiting op onze systeemkoppeling. Kijk voor alle specificaties en use cases van de Cargo Controller API op onze developer portal.
Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?
Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.
Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.
In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.
Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.
Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.
Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.