De procedure is generiek.
Hoe te handelen tijdens de storing?
U dient zelf te controleren bij de Havenmeester of uw laatste meldingen van voordat de storing optrad zijn binnengekomen.
Meldingen aan HbR:
Inkomende- en doorgaande reizen
De 24-uurs meldplicht wordt verschoven naar 8 uur. Alle meldingen moeten rechtstreeks bij het Haven Coördinatie Centrum (HCC) worden ingediend. U dient gebruik te maken van het formulier uit bijlage 1, 2 of 3 afhankelijk van de soort reis of melding die u wilt doen. Updates van de ETA dient u telefonisch of per e-mail door te geven aan het HCC. U dient zelf te controleren of uw melding is aangekomen.
Uitgaande en verhalende reizen
Uitgaande en verhalende reizen dient u per e-mail uiterlijk 2 uur voor vertrek door te geven aan het HCC.
Meldingen aan Moerdijk:
Alle meldingen met een ligplaats in Moerdijk moet u rechtstreeks per e-mail bij het Havenbedrijf Moerdijk indienen via het formulier uit bijlage 4. U dient zelf te controleren of uw melding is aangekomen.
Meldingen aan Douane:
Douane zal een storingsnummer verstrekken dat ingevuld moet worden op de papieren Generale Verklaring. Meer informatie in het laatste hoofdstuk van deze procedure.
Hoe te handelen na de storing?
Meldingen aan HbR en Moerdijk
U kunt weer via de normale procedure uw scheepsbezoek melden. U dient wel alsnog uw gemelde reizen ten tijde van de storing met terugwerkende kracht elektronisch via het PCS bij het HbR in te dienen, anders wordt uw scheepsbezoek niet geaccepteerd en krijgt u een foutmelding. In het geval van een melding aan Moerdijk wordt dit automatisch door het PCS doorgestuurd.
Meldingen aan Douane:
Zie laatste hoofdstuk in deze procedure.
Voor vragen kunt u contact opnemen met de Portbase Customer Service.
Hoe te handelen tijdens de storing?
Meldingen aan HbR:
Inkomende- en doorgaande reizen
De 24-uurs meldplicht wordt verschoven naar 8 uur. Alle meldingen moeten rechtstreeks bij het Haven Coördinatie Centrum (HCC) worden ingediend. U dient gebruik te maken van het formulier uit bijlage 1, 2 of 3 afhankelijk van de soort reis of melding die u wilt doen. Updates van de ETA dient u telefonisch of per e-mail door te geven aan het HCC. U dient zelf te controleren of uw melding is aangekomen.
Uitgaande en verhalende reizen
Uitgaande en verhalende reizen dient u telefonisch of per e-mail uiterlijk 2 uur voor vertrek door te geven aan het HCC.
Meldingen aan Moerdijk:
Alle meldingen met een ligplaats in Moerdijk moet rechtstreeks per email bij het Havenbedrijf Moerdijk indienen via het formulier uit bijlage
4. U dient zelf te controleren of uw melding is aangekomen.
Meldingen aan Douane:
Zie laatste hoofdstuk in deze procedure.
Hoe te handelen na de storing?
Meldingen aan HbR:
Scheepsbezoek met alle reizen
U kunt weer via de normale procedure uw scheepsbezoek met alle(uitgevoerde) reizen melden. Het HCC verwerkt ook alsnog meldingen
die voor of tijdens de storing via het PCS zijn aangeboden.
Meldingen aan Moerdijk:
U kunt weer via de normale procedure uw scheepsmeldingen doen. U dient wel alsnog uw meldingen ten tijde van de storing met terugwerkende kracht elektronisch via het PCS bij het HbR in te dienen.
Meldingen aan Douane:
Zie laatste hoofdstuk in deze procedure.
Voor vragen kunt u contact opnemen met de Portbase Customer Service.
Hoe te handelen tijdens de storing?
Meldingen aan Moerdijk:
Alle meldingen met een ligplaats in Moerdijk dienen niet alleen in het PCS bij het HbR, maar ook rechtstreeks per e-mail bij het Havenbedrijf Moerdijk te worden ingediend via het formulier uit bijlage 4. U dient zelf te controleren of uw melding is aangekomen.
Meldingen aan Douane:
Een storing in het Havenmanagementsysteem van Havenbedrijf Moerdijk is niet van invloed op de berichten die u naar de Douane stuurt.
Hoe te handelen na de storing?
Meldingen aan Moerdijk:
Alle meldingen met een ligplaats in Moerdijk die voor of tijdens de storing in het PCS zijn geregistreerd en naar het HbR zijn verzonden, worden achteraf door het systeem van Havenbedrijf Moerdijk verwerkt.
Meldingen aan Douane:
Alle meldingen met een ligplaats in Moerdijk zijn al via het PCS naar de Douane gestuurd.
Voor vragen kunt u contact opnemen met de Portbase Customer Service.
Bij een storing in het DMF zal de Douane de storing melden via een servicebericht op: https://odb.belastingdienst.nl/ en bekend maken of de back-up procedure mag worden toegepast.
Hoe te handelen tijdens de storing?
Er hoeft geen schriftelijke IMO-1 in of uitklaring te worden verstuurd. Voorafgaand aan het onderhoud van de systemen dient men zoveel mogelijk de gegevens van het schip en de lading al te versturen. Indien er tijdens het onderhoud / storing gegevens moeten worden ingestuurd dan kan men wachten tot na het onderhoud / storing, of gebruik maken van de zogenaamde “buffer” functie van het PCS. Na het onderhoud / storing dient u alsnog z.s.m. de gegevens elektronisch te versturen (zie onderstaande).
Hoe te handelen na de storing?
Na afloop van de storing dient u alsnog uw aangifte elektronisch in te dienen via PCS.
Voor vragen kunt u contact opnemen met de Portbase Customer Service.
Havenbedrijf Rotterdam
HCC Rotterdam
010 – 252 1000
010 – 252 1400
0168 38 8874
088 – 1534850 (24/7 bereikbaar)
https://odb.belastingdienst.nl/
Download het Faxformulier Havenbedrijf Rotterdam 24uurs vooraanmelding (8 uur van tevoren)
Download hier de informatie rondom de noodprocedure
Download hier het noodprocedure formulier van Port of Rotterdam (het formulier werkt alleen correct, wanneer u deze opent in Adobe Reader)
Download het formulier Kennisgeving aan de Havenmeester Moerdijk