Quick Start Guide – Melding Lading Import

Scheepsbezoek overzicht

Het scheepsbezoek overzicht toont alle scheepsreizen waarvoor u als ladingagent geselecteerd bent door de scheepsagent. De filter criteria stellen u in staat om te zoeken naar de scheepsreis waarvoor u een melding naar de Douane wilt sturen.

• Bij de velden ‘Arrival from’ en ‘Departure until’: kunt u filteren binnen een maximale reikwijdte van 62 dagen. U kunt hier direct een datum invullen of met behulp van het kalender-icoon een datum selecteren (de leestekens ‘-’ zijn niet nodig), deze worden automatisch ingevuld). Bij het zoeken op datum, is het van belang dat zowel de aankomstdatum van het schip als de vertrekdatum van het schip binnen de ingevulde reikwijdte ligt.
• Indien u over het ‘Call reference number’ van de scheepsreis beschikt, dan kunt u hierop zoeken. Bij de ‘Arrival from’ en ‘Departure until’, bent u in combinatie met het ‘Call reference number’ niet gebonden aan de maximale reikwijdte van 62 dagen. Bij het invullen van de datumis het van belang, dat zowel de aankomstdatum van het schip als de vertrekdatum van het schip binnen de ingevulde reikwijdteligt.
• De derde mogelijkheid is het zoeken op basis van het ‘Vessel’, oftewel de scheepsnaam. Indien u de scheepsnaam oftewel ‘Vessel’ van de scheepsreis weet, dan kunt u hierop zoeken. Bij de ‘Arrival from’ en ‘Departure until’ bent u in combinatie met het ‘Vessel’ niet gebonden aan de maximale reikwijdte van 62 dagen. Daarbij is het belangrijk dat bij het invullen van de datum, zowel de aankomstdatum van het schip als de vertrekdatum van het schip binnen de ingevuldereikwijdte ligt.

Klik op ‘Filter’ om de selectie te activeren.

LT = Local Time

DC = Dangerous cargo

Nieuwe B/L aanmaken

Klik op het icoon ‘New Consignment’ om een nieuwe B/L aan te maken.

In het blok ‘Vessel call identification’ worden de gegevens overgenomen vanuit de service ‘Melding Schip’. Het is niet mogelijk om in dit scherm de scheepsgegevens aan te passen. Eventuele wijzigingen kunt u doorvoeren in de service ‘Melding Schip’.

In het blok ‘Copy previous B/L’ kunt u hergebruik maken van reeds eerder ingevoerde partijen waarvan de gegevens vrijwel identiek zijn aan de nieuw in te voeren partij.

Dit doet u met behulp van de volgende stappen:

• Voer of zoek in het veld ‘Original B/L’ het B/L nummer waaronder de te kopiëren partijgegevens bekend zijn en klik op ‘Show’.
• Vervolgens zullen de velden ‘Shipper’, ‘Call reference number’ en ‘Consignee’ automatisch worden ingevuld.
• De button ‘Copy B/L’ licht op. Klik op deze button en de data wordt gekopieerd voor hergebruik in de aan te maken partijgegevens.

In het linkerblok van de ‘General B/L details’ kunt u de volgende gegevens vastleggen:

• B/L Number: Hier vult u het unieke B/L nummer in behorende bij de partijgegevens. Volgens het douanevoorschrift, begint het B/L nummer altijd met de SCAC-code van de rederij.
• Port of Loading: Indien de laadhaven niet in de lijst voorkomt, dient u deze eerst in de service ‘Melding Schip’ toe te voegen en aan de Douane te rapporteren. Anders wordt de aanmelding geweigerd.
• Actual departure: Van de port of loading (zodra dit eenmaal voor een laadhaven is vastgelegd, zal bij de eerstvolgende B/L invoer de datum getoond worden).
• Port of discharge: In het kader van Entry Summary declaration (ENS) is het ook mogelijk om B/L’s aan te maken voor de opvolgende loshavens.
• Terminal: Ligplaats van het schip waar de goederen gelost gaan worden (dit kan niet worden ingevuld bij opvolgende havens).
• Place of issue B/L: Opgave van de plaatsnaam waar de B/L is afgegeven.
• Temp store license: Mogelijkheid om de RTO-vergunninghouder op te geven.
• Cargo Handling Agent: Hier wordt de agentnaam getoond.

In het rechterblok van de ‘General B/L details’ kunt u de volgende gegevens vastleggen:

• MRN: Mogelijkheid om het MRN uit de Entry Summary Declaration (ENS) in te vullen.
• Customs status*: Hier kunt u een keuze maken uit diverse douane-status-opties:
  • EU community goods – Uniegoederen
  • T1 – Goederen in Transit, regeling T1
  • T2 – Goederen onder regeling T2
  • EU customs procedure T (gemengde zending T1 en T2)
  • T2F – Intern uniedouanevervoer fiscale gebieden)
  • NP – Terugkerende lege EU verpakkingen.
  • N27 – Goederen in transhipment
• Customs process: Hier kunt u kiezen voor blanco of zee-in, zee-uit.
• Warehouse Licence & Warehouse keeper: Indien de goederen in entrepot worden opgeslagen, dient de benodigde vergunning data te worden geselecteerd). Als u de gewenste selectie niet vindt, dient u de data eerst in te voeren in de menuoptie ‘Warehouse Licences’. De velden warehouse license en warehouse keeper, zijn alleen beschikbaar indien de Douane status leeg is. De reden hiervoor is, is dat de Douane regeling ‘plaatsen in entrepot’ alleen van toepassing is voor ‘niet unie goederen’.
• In transit to: Ingave van UNLOcode van de zeehaven waarnaar lading wordt doorgevoerd.
• Exchange rate B/L: Omrekenkoers plus valutacode ten opzichte van de Euro.

In het blok ‘B/L party addresses’ bent u verplicht om of alle 5 de adresgegevens of het EORI-nummer in te voeren van de ‘Shipper’ en ‘Consignee’.

• Om het adres en EORi gegevens in te vullen kunt u tevens gebruik maken van het adresboek (zie de uitleg in het betreffende hoofdstuk in de handleiding).

Let op! De velden met een * dienen verplicht te worden ingevuld.

Goods items toevoegen aan het B/L

klik op ‘Add Goods Item’ om een invulblok te openen. U kunt meerdere regels aanmaken (behalve voor de natte bulk).

• Number: Aantal colli (indien het natte of droge bulk lading bevat dan mag u een 0 invullen)
• K o p (Kind of package): Verpakkingssoort code volgens de douanenormen. Voor natte bulk = VL en voor droge bulk = VO, VR of VY (zie verder tabel A25 van de Douane)
• Goods description: Omschrijving van de goederen
• Comm Code (Commodity Code): Douanegoederen code. Er kan worden gezocht op naam of code. De code kent maximaal 8 posities.
• Weight: Gewicht in kilogrammen
• DG ind (Dangerous Goods Indicator): Vinkje aan zorgt voor hergebruik van gegevens in de melding gevaarlijke stoffen

In de onderste drie regels van ‘Goods items and stowage details’ kunt u de volgende gegevens invullen:

• Stowage type: Type lading
• Stowage location: Plaats van de lading aan boord van het schip
• Weight (KGM): Gewicht van de lading op stuwage niveau

Met ‘Undo’ maakt u de wijzigingen ongedaan.

Met ‘Save & Overview’ slaat u de wijzigingen op en wordt het overzichtscherm getoond. Vanuit dit scherm kunt u de gegevens selecteren voor verzending.

Met ‘Save & Return’ slaat u de wijzigingen op en wordt een leeg scherm getoond om direct nog een B/L te maken.

Met ‘Save & Return’ slaat u de wijzigingen op en gaat u naar het autorisatiescherm waar u organisaties kan machtigen om de B/L gegevens te raadplegen in de service Losinformatie.

B/L verzenden

Als u ‘Manifest overview’ aanklikt in het startscherm, kunt u het manifest met de Arrival informatie verzenden.

Door middel van vinkjes kunt u het manifest dat u moet verzenden, selecteren. Indien u alle B/L’s wilt versturen, vink dan het vakje aan in de blauwe regel.

• De button ‘Send ENS’ licht op als er goederen zijn waarvoor een ENS kan worden ingediend.
  • De vorige haven van het schip moet een haven buiten de EU zijn.
  • Er moet voor alle opvolgende havens in de EU een Douane kantoor ingevuld zijn.
  • Bij de desbetreffende B/L is nog geen MRN uit een eerdere haven aanwezig.
• Button MRN download: kan gebruikt worden om de MRN’s verkregen op een ENS, voor bepaalde manifesten te downloaden in een CSV bestand. Voordat u de button ‘MRN download’ gebruikt, dient u de manifesten, welke u wilt downloaden te selecteren. Op deze manier kunnen de MRN’s worden overgedragen aan de cargadoor in de opvolgende haven.
• De button ‘Send SAL ’ licht op, afhankelijk van de aankomststatus van het schip.

Als u de optie ‘Send SAL’ aanklikt, wordt het verzendscherm geactiveerd waarna u de data aan de Douane kunt versturen

De declaration statussen van de SAL en ENS kunnen als volgt zijn:

• NW = new
• UP = updated
• SF = send failed (wordt in rood getoond)*
• SB = submitted
• SU = submitted then updated
• ST = sent
• RJ = rejected
• AC = accepted
• NA = not accepted (Neem in dit geval contact op met de Service Desk)

Indien de Douane verschillen heeft geconstateerd tussen uw summiere aangifte en vervolgmelding, kunt u deze verschillen naar uw eigen systeem kopiëren. Dit is een spreadsheet bestand waarmee u naar eigen wens aan de slag kunt gaan. Met de button ‘Download diff’ download u de spreadsheet (zie instructieboekje Afschrijvingsrapportage voor een uitgebreidere instructie).

Aanvullende Informatie (Douane website)

• Website met Europese database om correctheid van EORI-nummers te controleren:

http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds/eorinumval_nl.htm

• Website van de Douane over vermelden EORI-nummer in aangiftes:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/douane_voor_bedrijven/naslagwerken_en_overige_informatie/eori_nummer/eori_nummer_gevolgen_voor_de_douaneprocessen/eori_overzicht_wettelijke_plicht_gebruik_eori_nummer

• Website om Commodity / HS / Taric codes ( “Goederen code”) op te zoeken:

http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/taric/taric_consultation.jsp?Lang=en&redirectionDate=20101203