1. Abonnement
€10,-
Vaste prijs per maand
Welke e-mail notificaties kan ik instellen?
De service heeft de mogelijkheid om email notificaties in te stellen zodat je continue op de hoogte bent van de wijzigingen zonder constant ingelogd hoeft te zijn. De instellingen voor notificaties staan in het hoofdscherm rechtsboven onder instellingen.
Dit scherm biedt de mogelijkheid om per gebeurtenis een email notificatie in te stellen. Het email adres waar de notificaties naar worden verstuurd staat standaard ingesteld op je persoonlijke email adres waarmee je account bij Portbase aangemaakt is. Deze kan je wijzigen naar een ander e-mailadres, waarbij alleen voor deze service de e-mail notificaties daarheen verstuurd worden.
Deze notificaties worden verstuurd aan de gebruiker van de service. De volgende notificaties zijn beschikbaar en kunnen worden geactiveerd door schakelaar te verschuiven:
Hoe maak ik een GGB voor transhipmentlading met bestemming EU?
Voor lading met bestemming 'transhipment (overlading)' en een eindbestemming binnen de EU geldt de volgende invulinstructie:
Hoe vraag ik de cargo opening en -closing en de ETA/ETD op bij APMII?
ls vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.
Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door de handling open te klappen en in het zeeschip veld het correcte zeeschip door te voeren.
Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier.
Hoe vraag ik de cargo opening en -closing en de ETA/ETD op bij APMII?
Als vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.
Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door de handling open te klappen en in het zeeschip veld het correcte zeeschip door te voeren.
Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier.
Hoe vraag ik de cargo opening en -closing en de ETA/ETD op bij APMII?
Als vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.
Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door rechts van uw voormelding op ‘Details’ te klikken en vervolgens op ‘Edit’ rechts bovenin het scherm te klikken.
Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier.
Welke data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Barge?
Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Barge. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft.
De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Barge getoond.
* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time […] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.
Welke data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Rail?
Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Rail. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft.
De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Rail getoond.
* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time […] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.
Welke data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Road?
Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Road. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft.
De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Road getoond.
* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time [ETD] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.
Hoe verander ik de organisatiegegevens (o.a. EORI-nummer en adres) en contactgegevens (o.a. emailadres en telefoonnummer) die mee worden meegestuurd in de aangifte?
Bij iedere aangifte worden uw organisatiegegevens en contactgegevens verzonden aan de NVWA. Deze informatie kan aangepast worden.
Momenteel accepteert de NVWA slechts één contactadres per organisatie. Gebruik een centraal e-mailadres als meerdere mensen toegang moeten hebben.
Is het mogelijk om een aangifte vanuit de oude service naar de nieuwe/herbouwde service te kopiëren?
Doormiddel van de 'Sync' knop rechtsonder in het hoofscherm van de oude service, wordt de aangifte naar de nieuwe/herbouwde service gekopieerd.
Alle aangiftes vanaf september 2023 staan zowel in de oude als vernieuwd/herbouwde service.
In een uitzonderlijke situatie kan zijn dat er onbekende leestekens staan in de vernieuwde service. Door nogmaals de synchroniseren kan dit opgelost worden.
Is het mogelijk om voor fytosanitaire producten of levende dieren (GGB-A) een aangifte te doen in de service?
Nee, het is niet mogelijk om in de service Melding Voedsel en Waren een aangifte te doen voor dit type lading.
Kan ik mijn vervoerder automatisch bericht sturen voor inspecties bij de RIT?
Ja. Voor lading-agenten kan in Inspectieportaal een mailnotificatie geactiveerd worden: “douane fysieke controle in externe loods”. Dit is inhoudelijk dezelfde e-mail als ‘inspectie aangezegd’, maar dan enkel voor fysieke controles. Specifiek bij douanecontroles in de externe douaneloods (“Fyco – DCL”) kan een tijdige opdrachtverstrekking aan de vervoerder voor het transport naar de DCL de doorlooptijd flink verkorten.
Let op! Deze werkwijze is alleen van toepassing op fysieke controles in het binnenbrengproces, in Inspectieportaal bekend als “Fyco - DCL”. De werkwijze werkt niet voor uitgaande lading en niet voor inspecties van andere keuringsinstanties.
Stap 1: Vervoersopdrachtprocedure afstemmen
Als ladingagent kunt u deze mailnotificatie laten toesturen naar uw vervoerder (vb Maasvlakte Transport). Zodra de douane een fysieke controle aanzegt zal er voortaan direct een mail naar de vervoerder gaan. In overleg met uw vervoerder kunt u deze e-mails beschouwen als een opdracht tot vervoer, waardoor de vervoerder de container direct kan inplannen voor transport.
Stap 2: Instellen e-mailcommunicatie
Deze stap moet maar 1 gebruiker van uw organisatie instellen.
Vanaf nu ontvangt uw vervoerder e-mail berichten als uw lading is geselecteerd voor douane fysieke controle in de externe loods.
AES – dient het REN MRN vermeld te worden op het export manifest?
Ja, het REN MRN-nummer dient vermeld te worden in het export manifest. Onder ‘Documenttype’ kunt u ‘REN – Re-export Notification’ selecteren en het bijbehorend MRN-nummer uit de Transhipment service vermelden.
Waar kan ik mijn factuurspecificatie ophalen?
Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:
Waar kan ik mijn factuurspecificatie ophalen?
Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:
Wat is een commercial window, cargo opening, en cargo closing?
Commercial Window: tijdspanne waarbinnen een container afgehaald mag worden van de terminal/depot.
Door in de statusaanvraag of voormelding het verwachte afhaalmoment (ETA) van het vervoersmiddel op te geven zal de terminal/depot de specifieke datum en tijds informatie terugsturen. Voor af te halen containers, is dit als Commercial Window terug te zien. Valt de ETA buiten de geldigheid van de vrijstelling, dan zal op de voormelding het bolletje Commercial Release rood kleuren
Voor aan te leveren containers, is dit als Cargo Opening/Closing terug te zien. Valt de ETA voor de Cargo Opening of na de Cargo Closing, dan zal op de voormelding het bolletje Cargo Opening rood kleuren.
Bekijk hier welke terminals deze functionaliteit ondersteunen.
Loopt u tegen problemen aan rondom Commercial Window, Cargo Opening/Closing in relatie tot uw voorgenomen transportplanning, neem dan contact op met uw transportopdrachtgever.
Hoe stel ik als scheepsagent een e-mail notificatie in voor stuwage gegevens?
Scheepsagenten kunnen automatisch geïnformeerd worden als terminal operators de stuwage gegevens hebben bijgewerkt in Losinformatie. Hiervoor moet echter in Melding Schip een e-mail notificatie worden ingesteld.
U ontvangt vanaf nu direct een e-mail als de terminal operator een wijziging heeft ingevoerd.
Hoe kan ik lading filteren via My Cargo?
Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Ook kunt u persoonlijk lading categoriseren door deze te koppelen aan een 'My Cargo' filter optie.
Door op het sterrertje voor het B/L nummer te klikken kunt u een B/L instellen als favoriet en wordt deze zichtbaar onder de filter 'My Cargo'. Zo kunt u snel schakelen tussen alle lading en de specifieke lading die uw interesse heeft.
Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels?
Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld:
Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.
U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren. U kunt eerder gebruikte labels ook hergebruiken.
Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading" bovenaan dit scherm.
Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?
Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.
De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop ‘Acknowledge update’ gebruikt.
Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:
Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?
Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.
De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.
Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:
Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.
Wat zijn timetable slots?
Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.
Hoe kan ik voormeldingen updaten?
Voor de service Melding Container Achterland (MCA) betaalt u vanaf 01 juli 2022 als achterlandvervoerder:
€10,-
Vaste prijs per maand
€0,35
Per voormelding van een volle container
Statusaanvragen, voormeldingen updaten en lege containers
Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.
Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!
*Uitzonderingen
Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.
Welke terminal ondersteunt welke MCA-functionaliteit?
Bekijk hieronder de ondersteuning per modaliteit.
Er ontbreekt een equipment uit de laadlijst op het manifest – wat is de oorzaak en hoe los ik dit op?
Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.
Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.
Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.
Hoe voeg ik de Container Operator toe bij het manueel aanmaken van een manifest?
Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.
Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.
Waarom wijzigt de status van mijn manifest van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document Gewijzigd’?
Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.
In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.
Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.
Wat is het verschil tussen ‘Niet geladen’ en ‘Extra geladen equipments’?
In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.
Hoe kan ik een manifest in z’n geheel verwijderen of annuleren?
Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.
Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.
Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.
Hoe kan mijn klant zien of een equipment gemanifesteerd is?
De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.
Op welke manier worden Transhipments opgehaald en gekoppeld? (AES – REN MRN nummer)
Voor lading die op het import manifest gemeld wordt met ‘code 27 – sea in sea out’, zal automatisch een REN-bericht verstuurd worden aan de Douane indien de Transhipment service afgenomen wordt. Het verkregen REN MRN nummer wordt verstuurd aan de terminal zodat het equipment geladen kan worden. Dit MRN nummer kunt u in het export manifest terugvinden onder ‘REN’.
Tijdelijk staat de Douane het toe om in alle gevallen waarvoor het EXD (voormalig EXS) nodig is het REN bericht te sturen.
Is het mogelijk om de laadlijst of manifest data te downloaden?
Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.
Is het mogelijk om meerdere equipments te uploaden?
Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. Klik op de 3 verticale puntjes in een manifest en selecteer ‘Equipment uploaden.’ In het scherm wat opent kunt u de template downloaden onder ‘deze template.’ Vul de template met informatie en sleep het naar het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden, zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.
Is het mogelijk om alleen mijn ‘Loading’ of ‘Discharge’ containers te zien?
Door te klikken op 'Loading' of 'Discharge' of op de 'Visit voyage ID' (rechts op het scherm, zie schermafbeelding) hebt u de mogelijkheid om alleen afhandelingen voor laden of lossen te zien. Het filter wordt geactiveerd als het woord 'Laden' of 'Lossen' in oranje is opgelicht. Dit filter blijft geactiveerd als je door bezoeken navigeert en ook over sessies heen. Dus, als u geen container ziet, controleer dan of u de juiste filter hebt geselecteerd.
Wat is de logica achter het open/dichtklappen van de verschillende secties?
Om het scrollen te verminderen en het klikken tot een minimum te beperken, hebben we het openen dichtklappen van de secties laten afhangen van waar het schip zich bevindt: · Bij een nieuw aangemaakt bezoek worden vrij alle secties geopend zodat u de verplichte velden kunt invullen. · Als het schip nog moet binnenkomen en de inkomende reis moet nog besteld worden, dan worden alleen de secties voor de inkomende reis uitgeklapt. · Heeft het schip een ATA gekregen op de ligplaats en moet de verhaalreis of uitgaande reis nog besteld worden, dan worden alleen deze secties uitgeklapt. Kortom, de secties worden uitgeklapt waar de eerstvolgende actie nodig is
Import Status krijgt nieuw uiterlijk per 19-8-2021
Import Status is herontwikkeld en krijgt daarom een vernieuwd uiterlijk. Er is voortaan geen verschil tussen overzichten voor ferry-zendingen of containers.
De functionaliteit en de getoonde statusinformatie blijft hetzelfde.
Heeft u een abonnement op Cargo Controller? Dan kunt u vanuit uw cargo controller overzicht direct import status openen.
Hieronder ziet u een voorbeeld het nieuwe overzicht met daaronder twee voorbeelden van de oude overzichten.
Nieuwe overzicht, zowel voor ferry-terminals als containerterminals
Oud overzicht voor een ferry-terminal
Oud overzicht voor een containerterminal
Kan ik ook GGB aangifte voor luchtvracht-zendingen indienen?
Ja, Melding Voedsel en Waren is geschikt voor zendingen inkomend via zeevervoer en via luchtvervoer.
Bij ‘Vervoersmiddel voor Grens’ veld ‘Vervoerswijze’ kiest u ‘Luchtvervoer’. Ook vult u bij het veld ‘Naam’ het vluchtnummer in.
Waar vind ik de vrijgavecode (v2-code)?
U vindt de vrijgavecode (V2-code) bovenaan in de aangifte. Ook staat deze code in de 'Tijdslijn'
De vrijgavecode is alleen zichtbaar wanneer de NVWA de GGB heeft vrijgegeven. Deze code heeft u nodig om de aangifte ten invoer in te vullen.
Wat zijn de voordelen van het plaatsen van orders via Port Visit?
Ontvangen we orderbevestigingen via e-mail?
Het statusoverzicht in het PCS geeft de primaire status van de order weer. Indien een ander tijdstip wordt bevestigd, zal het HCC/HOC u bellen. Vanwege deze functie streven we ernaar om het aantal e-mails tot een minimum te beperken. We zullen de noodzaak van e-mailmeldingen opnieuw bekijken tijdens de evaluatie met agenten en dienstverleners.
In Amsterdam wordt doorgegaan met het verzenden van e-mailmeldingen.
Kan ik diensten bestellen per telefoon?
Ja, dit is alleen mogelijk als het Port Visit-systeem (desktop of mobiele versie) niet beschikbaar is; dat wil zeggen in het geval van een storing.
Welke bewegingen kan ik bestellen via Port Visit?
Bewegingen van ligplaats naar ligplaats en bewegingen van ligplaats naar exitpunt. In een later stadium wordt het ook mogelijk om bewegingen van loodsstation naar ligplaats te bestellen.
De zoekbalk stelt mij niet in staat te vinden waar ik naar op zoek ben.
Gebruikt u de zoekbalk? Gebruik minstens drie karakters om een zoekopdracht te beginnen. Let erop dat het dashboard alleen de statusaanvragen en/of voormeldingen toont met een ETA vanaf vandaag 00:00u tot een jaar in de toekomst. Zoekt u een statusaanvraag of voormelding van verder in het verleden, klik dan op ‘Search older results’ onderaan de pagina.
Klik hier voor meer informatie over de zoekfunctie.
Waar vind ik de status ‘Document voorlopig conform’ van mijn GGB aangifte?
De NVWA staat bij veterinaire lading via ferry-operators toe dat de document controle (D-controle) kan worden uitgevoerd op basis van een kopie van uw het certificaat. Uw GGB-aangifte krijgt dan de status 'Document voorlopig conform', ook bekend als een 'voorlopige D-conform'.
U kunt de ferry-terminal verlaten nadat u bij de Douane aantoont dat uw zending de status 'Document voorlopig conform' heeft.
U kunt deze status op twee manieren aantonen:
1) Via de print-functie (pdf)
2) Via een e-mail notificatie
Waar kan ik de historie terugvinden voor o.a. het berichtenverkeer tussen mijn organisatie en de terminal?
Wilt u voor een bepaalde handling het berichtenverkeer inzien dat heeft plaatsgevonden tussen uw organisatie en de terminal, klik dan rechts van de desbetreffende handling op ‘Details’. In het scherm dat opent ziet u links bovenin naast het tabblad ‘Details’ het tabblad ‘History’. Hier ziet u al het berichtenverkeer dat heeft plaatsgevonden.
Is de applicatie er ook in het Nederlands?
De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.
Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”
Kan de minimum call size worden aangepast?
De minimum call size check in MCA Barge is voor afspraken bij ECT Delta/Euromax en RWG van toepassing. Deze terminals kunnen de minimum call size per visit aanpassen. Dit zal echter bij hoge uitzondering worden toegestaan.
Neem hiervoor contact op met ECT CAL of RWG Berthplanning.
Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?
Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.
Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.
U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:
U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.
Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.
Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?
Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.
Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.
Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.
Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?
Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:
| Bedrijf | SCAC | Voorbeeld | Extra toelichting |
| CLdN | CLVW | CLVW0012345678001 | “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
| DFDS / KVSA | DFDS | DFDS123456780001 | “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0) |
| P&O Ferries | PONF | PONFHU12345678001 | “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
| Stena Line | STNL | STNL0012345678001 | “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
Zijn de documenten van mijn exportzending goed voorgemeld bij de terminal?
Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Indien u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.
Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.
Hoe ziet het boekingsnummer voor ferryoperators eruit bij de voormelding van exportzendingen?
Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst 'Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal'. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.
Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:
| Bedrijf | SCAC | Voorbeeld | Extra toelichting |
| CLdN | CLVW | CLVW0012345678 | “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) |
| DFDS | DFDS | DFDS12345678 | “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) |
| P&O Ferries | PONF | PONFEU12345678 | “PONF” & “EU” & boekingsnummer (8 posities) |
| Stena Line | STNL | STNL0012345678 | “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) |
Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.
Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?
In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:
Wat betekenen de statusmeldingen (‘bolletjes’) in Melding Export Documentatie?
In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen.
Drie statusmeldingen aan de linkerkant:
De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt.
Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.
Status achter het boekingsnummer:
Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?
Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:
Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.
Hoe kan ik meerdere documenten tegelijk voormelden?
Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’
Mijn goederen gaan van Nederland naar Ierland, moet ik een voormelding doen?
Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.
Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:
Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.
Is Melding Voedsel en Waren geschikt voor het meldingen van ‘levende dieren’?
Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.
Documenttype: wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?
Via de service Melding Export Documentatie kunnen Transit-documenten (T-document) worden voorgemeld. Gebruik de juiste documentcode zodat het T-document wel of niet wordt aangezuiverd/afgemeld bij de Douane bij aankomst terminal.
Dient het T-document aangezuiverd/afgemeld te worden bij aankomst terminal?
In vak 53 van het T-document vind u de Kantoor van bestemming (en land). Klik hier voor de uitgebreide handleiding van alle verschillende documenttypes.
Gecombineerde lading T1 en T2: Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).
Hoe stel ik e-mailnotificaties in?
Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen.
Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘My profile’ voor ‘Notificatie instellingen’. In de sectie ‘ECS Notificatie (voor Expediteurs)’ vindt u de beschikbare notificaties voor exportzendingen.
Bij aankomst terminal kan de Douane aangeven dat het document/MRN niet geaccepteerd wordt. De zending is geblokkeerd en zal niet geladen worden. Portbase adviseert om onderstaande notificaties aan te zetten zodat u een mail ontvangt en contact kan opnemen met de Douane:
Vul het mail adres in naast het bericht dat u wilt ontvangen en selecteer ‘Opslaan’ onder aan de pagina.
Is het mogelijk om een statusaanvraag te annuleren?
In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.
Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.
Wat voor zegelnummer/seal number vul je in bij een FLAT?
U mag hier FLAT of TANK invullen.
Kan ik mijn containergegevens/-tijdslot nog aanpassen als de status ‘In operation’ is?
Helaas kunt u de containergegevens niet meer aanpassen als de container ‘In operation’ is.
Ik wil graag de ETA aanpassen, waar en hoe doe ik dit?
Mocht de ETA van een truck veranderen, dan kunt u de ETA van het desbetreffende bezoek aanpassen in het dashboard. Klik hiervoor rechts van het desbetreffende bezoek op ‘Actions’ en vervolgens op ‘Update visit’. Hier kunt u de ‘ETA date’ en ‘ETA time’ aanpassen. Klik vervolgens op ‘Update visit’ rechts onderin het scherm om de wijziging op te slaan.
Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding.
Voor welke (inland)terminals en depots heb ik een TAR-code nodig?
De overige terminals (CLDN Distriport, Hutchison Ports ECT Euromax en Hutchison Ports ECT Delta) gebruiken geen TAR codes.
Wat is IAMConnected?
Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.
Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?
Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact opnemen met onze Customer Service.
Welke sleutel heb ik nodig om de data te ontvangen (te abonneren)?
- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO
Wat is de dekking van de data?
Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.
Op containerniveau:
| Terminal | Type | Losbevestiging | Gate-Out | Importdocumentatie |
| Hutchison Ports ECT Delta | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) | Beschikbaar: status verzonden |
| Hutchison Ports ECT Euromax | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) | Beschikbaar: status verzonden |
| Rotterdam World Gateway | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar | Beschikbaar: status verzonden |
| APM terminals Rotterdam | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar | Beschikbaar: status verzonden |
| APM Terminals Maasvlakte II | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar | Beschikbaar: status verzonden |
| Rotterdam Short Sea Terminals | Deepsea & Shortsea | Beschikbaar | Beschikbaar voor Noordzijde, Zuidzijde volgt binnenkort | Beschikbaar: status verzonden + Geaccepteerd / Afgekeurd |
Zijn inlandterminals en empty depots ook aangesloten?
Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.
Waar is de ETA-informatie op gebaseerd?
De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.
Zijn de webschermen terug te vinden in mijn huidige PCS-account?
Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.
Is er ook een app?
Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.
Kan ik e-mail notificaties instellen?
Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd
Kunnen mijn partners in de logistieke keten hetzelfde zien?
Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.
Is het overzicht real-time?
Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.
Is er een back-up procedure bij een storing? Waar kan ik die vinden?
In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.
In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.
Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Customer Service, via 088 – 625 25 25 of Customer Service.
Waar kan ik de historie (logboek) inzien?
Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande printscreen).
Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.
Let op: zoeken binnen het logboek kunt u doen door middel van de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.
Kan ik een geannuleerde rotation/visit nog inzien?
Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in de webschermen van MCA Barge en MCA Rail.
De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested".
Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge / MCA Rail.
Hoe kan ik mijn voormelding/statusverzoek, visit of rotatie terugvinden?
Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.
Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.
Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.
Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.
| Gewenst resultaat: overzicht met alle handlings van containers | Zoektermen |
| die geladen worden | Loading |
| die gelost worden | Discharge |
| met containernummer ABCD6170760 | ABCD6170760 |
| met boekingsnummer/vrijstelreferentie
REF6170760 |
REF6170760 |
| die gelost worden waarvan de voormelding is afgewezen | rejected discharge |
| die geannuleerd zijn | Cancelled |
| die leeg zijn en gelost zijn | empty discharged |
| met shipping company 'Orient Overseas Container Line Ltd' | OOCL |
| die geblokkeerd (Blocked) zijn | BLC |
| waarvan de documenten niet in orde zijn (Customs Documents Missing) | CDM |
Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.
| Code | Omschrijving |
| BCO | Before cargo opening |
| BLA | Blocked by shipping line |
| BLB | Blocked by security |
| BLC | Blocked due to customs |
| BLD | Blocked by fire brigade |
| BLI | Blocked by inspection |
| BLN | Blocked due to difference in container number between delivery order and physical container |
| BLP | Blocked by police |
| BLT | Blocked by terminal/Not present |
| CDM | Customs documents missing |
| COA | Container not available |
| COK | Container OK |
| COR | Container not released/Booking status |
| COU | Container unknown |
| CTV | Cancel Terminal Visit |
| DUP | Duplicate order |
| ORA | Booking already in use |
| ORN | Booking number unknown/Carrier or container lessor unknown |
| OTH | Other |
| QQQ | Conditionally accepted |
| RUB | Message has error in specified EDIland category, ie. RUB76.1 |
| BOF | Booking status |
| BON | Size/type |
| NNG | Booking number unknown |
| VES | Vessel unknown |
Kun je MCA Rail ook op je smartphone en tablet gebruiken?
Ja, dat is mogelijk.
Welke browsers worden ondersteund?
Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).
Wat betekenen de getoonde cijfers op het rotatie en visit scherm?
Wanneer er bijvoorbeeld 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.
Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.
De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.
Kan ik nog steeds het connecting zeeschip opgeven op terminalbezoekniveau?
Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.
Hoe voeg ik meevarende barge operators toe?
Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.
Als ik vanuit mijn eigen planningsysteem een statusaanvraag van de visit afhaal, wat gebeurt er dan?
MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.
Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.
U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Bekijk de tabel voor functionaliteitondersteuning hier.
Ik heb een voormelding ingestuurd vanuit ons planningsysteem. Kan ik dan een nieuwe voormelding en/of statusaanvraag insturen?
Wanneer u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:
Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.
Welk documenttype moet ik voor mijn export documentatie gebruiken?
Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.
Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?
De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.
De werkwijze vereist twee acties:
Screenshot 1: "goods item details"
Screenshot 2: "produced documents"
Werkwijze via systeemkoppeling
Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:
Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.
Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.
Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?
Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.
Wat is het verschil met de bestaande service losbevestigingsrapportage?
Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.
Hoe lang nadat de container gelost is kan de klant nog een losbevestiging aanvragen?
Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).
Is er een maximumaantal aanvragen per klant?
Nee.
Na hoe lang vervalt de aanvraag voor een Losbevestiging?
Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).
Kan de klant de Losbevestiging ook via een webscherm inzien?
Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.
Kan ik mij via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?
Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:
Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.
Kan ik handmatig de aankomst van een transport equipment melden?
Ja, dat is mogelijk:
Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.
Wat is het verschil tussen equipmentnummer en zendingsnummer voor import zendingen?
Melding Import Documentatie kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.
CLDN: CLVW0012345678001
DFDS/KVSA: DFDS123456780001
P&O: PONFHU12345678001
Stena Line: STNL0012345678001
In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.
Waarom moet ik soms een zendingsnummer opgeven en soms een equipment number?
Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).
Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:
CLDN: CLVW0012345678001
DFDS/KVSA: DFDS123456780001
P&O: PONFHU12345678001
Stena Line: STNL0012345678001
Ik kan de gewenste terminal niet kiezen, hoe komt dit?
De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.
Ik weet niet welke modaliteit ik moet invullen
Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.
Welke terminals ondersteunen een acceptatiebericht?
Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze bevestigd in het scherm te zien.
Terminals die geen acceptatiebericht sturen op verzonden meldingen worden getoond met een groene status 'Sent' en toelichting 'sent, terminal wont send respone'.
Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.
In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ en per terminal wordt met ja/nee aangeduid of deze dit bericht ondersteunt.
Welke ladingstromen (containers/zendingen) worden door iedere terminal ondersteund?
Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.
In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’
Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?
Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:
Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.
Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?
Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.
Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:
LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).
Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.
Hoe moet ik “Narcotics” bij elkaar optellen?
Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.
Welk documenttype moet ik voor mijn import documentatie gebruiken?
Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)
Welke gegevens moet ik opnemen in het STO bericht?
In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.
Kan ik straks ook Melding Proviand/Bunkers via de nieuwe Portbase service doen?
Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.
Welke e-mailnotificaties kan ik instellen?
Ja, binnen de service Inspectieportaal hebben we diverse e-mail notificaties beschikbaar, via dit kennisartikel leer je welke er zijn en hoe je deze kan instellen.
Stap 1: Log in op Inspectieportaal
Stap 2: Ga rechts bovenin het scherm en klik op je gebruikersnaam
Stap 3: Het gebruikersmenu opent en je klikt op ‘notificatie instellingen’
Een nieuw scherm opent en je ziet hier alle type e-mail notificaties die je kan activeren.
Stap 4: De activatie is eenvoudig, vul je e-mail adres in voor de notificaties die je wilt ontvangen. Per notificatie kan je een afwijkend e-mailadres invullen als dat wenselijk is.
Stap 5: Klik op ‘Opslaan’ en dan zijn de wijzigingen actief.
Ik ontvang ook inspecties van andere overheidsinstanties, kan ik deze inspecties ook in het Inspectieportaal zien?
Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.
Welke havens doen mee?
Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.
Wordt de terminal automatisch geïnformeerd over de inspectie?
Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.
U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.
Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:
| Terminal | Type koppeling | Bijzonderheden |
| Hutchison Ports Delta II | Systeemkoppeling | |
| APM Terminals Maasvlakte 2 | Systeemkoppeling | |
| Hutchison Ports ECT Delta | Systeemkoppeling | Fysieke inspecties handmatig via terminalwebsite blokkeren |
| Hutchison Ports ECT Euromax | Systeemkoppeling | |
| Rotterdam World Gateway | Systeemkoppeling | |
| Rotterdam Short Sea Terminal |
Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?
De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.
Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).
Ik heb een RCI-nummer, maar krijg geen toegang tot de terminal. Hoe kan dat?
Indien u een transport uitbesteedt aan een charter (of een uitzendkracht inzet), dan moet bij het aanmaken van een voormelding in het invulveld voor ‘Executing charter’ het EAN nummer in worden gevuld. Het EAN nummer is onder andere te vinden op de Cargo Card van de chauffeur. U kunt een executing charter ook wijzigen. Klik hier voor meer informatie.
Wat is een Remain on Truck container?
Een Remain on Truck container is een container die op de truck blijft staan tijdens het bezoek aan de terminal. De Remain on Truck functie is enkel voor Hutchison Ports ECT Delta en -Euromax van toepassing.
Is het invullen van een kenteken verplicht?
Nee dat is niet noodzakelijk. Het kan wel handig zijn voor uw eigen administratie en/of planning.
Wat is er tijdens de introductie van RCI gecommuniceerd en aan wie?
Er is een nieuwsbericht op de website van ECT geplaatst, een mailing gestuurd naar de huidige RCI-gebruikers binnen de E-services en er is een servicebericht in de ECT-app geplaatst. Daarnaast is er een nieuwsbericht op de website van Portbase geplaatst, een mailing uitgestuurd naar klanten die MCA Road gebruiken en een bericht in de service MCA Road geplaatst.
Kan ik een RCI aanvragen als ik een lege container met alleen een boekingsnummer wil komen afhalen?
Nee, dit is vooralsnog niet mogelijk. Om RCI te verkrijgen dienen de containernummers altijd bekend zijn. ECT werkt aan een oplossing om dit in de toekomst wel mogelijk te maken. Dit houdt in: het nomineren van een containernummer door ECT aan de hand van een boekingsnummer.
Kan ik de executing charter aanpassen zonder de voormelding te cancelen?
Ja, dat is mogelijk. Klik hier voor meer informatie over het aanpassen van de executing charter op een voormelding.
Krijg ik voor een container waarvoor een FIAT OPSLAG van toepassing is een RCI?
Ja, dit is mogelijk.
Waar vind ik het RCI-nummer?
Zodra ECT/Euromax een voormelding beantwoord en een RCI-nummer toekent, is deze terug te vinden in het TAR-veld, zoals u ook gewend bent van andere terminals.
Ik wil gebruik maken van RCI. Moet ik mij ergens aanmelden?
Nee, dat is niet nodig, als u een voormelding aanmaakt wordt de TAR/RCI direct door ECT teruggekoppeld
Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?
Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.
Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.
U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:
U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.
Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.
Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?
Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.
Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.
Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.
Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?
Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:
| Bedrijf | SCAC | Voorbeeld | Extra toelichting |
| CLdN | CLVW | CLVW0012345678001 | “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
| DFDS / KVSA | DFDS | DFDS123456780001 | “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0) |
| P&O Ferries | PONF | PONFHU12345678001 | “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
| Stena Line | STNL | STNL0012345678001 | “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?
In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:
Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?
Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:
Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.
