Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager
Alleen samen met u kunnen we het process van het vrijstellen en ophalen van importcontainers in de Rotterdamse haven veiliger en betrouwbaarder maken. De ‘sleutel’ in de vorm van een pincode verdwijnt. Elke partij in de keten machtigt de volgende schakel in de logistieke keten. Enkel die geautoriseerde partijen kunnen acties uitvoeren en vertrouwelijke data inzien.
Service kiezen
Gebruik de keuzehulp om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor jouw situatie.
Cargo Controller of Cargo Release Manager
De service Cargo Controller en Cargo Release Manager zijn onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. U heeft óf Cargo Controller óf Cargo Release Manager nodig om in te stappen in de Vertrouwensketen en uw keten(s) aan te sturen.
Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.
Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.
In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:
* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.
** vanaf 01/01/25 is het vaste maandbedrag €76,88 en zijn de kosten per opgevraagde B/L €0,42 voor Cargo Controller.
Service aanvragen
Doet u mee met de Vertrouwensketen en sluit u zich aan bij de grootste havencommunity van Europa?
Hier kunt u klant worden en op een centrale plek uw gewenste Portbase-service(s) aanvragen.
Support pagina's
Hier vindt u praktische informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.
Hier vindt u praktische informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.
Hoe kan ik sneller werken in de Vertrouwensketen?
Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.
Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:
Cargo Release Manager:
Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.
Cargo Controller gratis?
In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.
Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.
1. Hoe beheer ik mijn B/L’s?
Binnen Cargo Controller kan je organisatie op meerdere manieren gekoppeld worden aan een B/L en de informatie die daarbij beschikbaar komt. In dit kennisartikel lichten we toe hoe je deze data kan onsluiten en welke mogelijkheden we daarin bieden.
Optie 1: Zelf toevoegen van een B/L
Iedere gebruiker kan via het webscherm (of via Cargo Controller API) een B/L-nummer opvoeren i.c.m. minstens 1 containernummer. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die door de rederij of cargadoor is ingediend op het import manifest. Als deze bekend is tonen wij direct alle informatie (en alle containers) die Portbase op dat moment beschikbaar heeft, een "Extended B/L".
B/L's die je als gebruiker zelf hebt toegevoegd worden gelijk gemarkeerd als 'Favoriet', te herkennen aan de gele ster voor het B/L nummer. B/L's die je collega's hebben toegevoegd kan je ook activeren als favoriet door op het sterretje te klikken.
Optie 2: Toegewezen worden aan een B/L
Een rederij, een cargadoor of opdrachtgever kan een commerciële vrijstelling (via Vertrouwensketen) aan je organisatie toekennen zonder dat je organisatie de container op het bijbehorende B/L trackt binnen Cargo Controller. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die binnen de Vertrouwensketen beschikbaar is, een "Basic B/L".
Zoals toegelicht in onze Quick Start Guide zijn er filteropties beschikbaar, maar ook 'Snelfilters'. Deze snelfilters maken snel onderscheid in het hoofdscherm, zoals de snelfilter "Mijn Lading"die direct alle B/L's selecteert die jij als favoriet hebt geregistreerd.
Daarnaast kan je voor iedere B/L een label toevoegen, een referentie die dit voor jouw organisatie uniek maakt. Hierdoor is ook weer extra onderscheid te maken in B/L's en op de ingestelde labels kan je ook een filter toepassen. Klik op het Label icoon van de B/L en voeg unieke of terugkerende labels toe, deze worden vervolgens opgeslagen en met de filter 'Labels' kan je op deze waardes filteren worden.
Zoals eerder aangegeven bepaald de manier waarop je organisatie aan een B/L is gekoppeld hoeveel informatie je van een B/L kan zien. Bij een Basic B/L zie je alleen de hoognodige informatie die je nodig hebt voor de Vertrouwensketen, deze B/L wordt je organisatie niet toegerekend als betaalde transactie.
Heb je deze informatie wel nodig? Dan kan iedere gebruiker dit eenvoudig ophalen door op de knop 'Toegang krijgen'. Portbase registreert dan wel een betaalde transactie en levert direct alle beschikbare B/L informatie aan zoals je dat ook gewent bent. De B/L die je handmatig upgrade wordt direct als favoriet gemarkeerd.
Portbase maakt dit onderscheid om onverwachte kosten te voorkomen aangezien je organisatie niet actief deze B/L had getracked.
Voor de goederenomschrijving zijn er uitzonderingen mogelijk waardoor je wel of niet deze data kan inzien.
Optie 1:
Indien jouw organisatie de eerste tracker is van een B/L, krijg jouw organisatie het recht op de goedereninformatie in te zien (en te beheren). Je kan verzoeken om goederenomschrijving in te zien toekennen door onder B/L details bij het onderdeel Lading de knop "Goederenomschrijving vrijgeven" aan te klikken.
Optie 2:
Indien jouw organisatie de tweede tracker is van een B/L krijg jouw organisatie geen goedereninformatie te zien. De partij die dit recht blokkeert staat vermeldt op de plek waar normaal gesproken de goederenomschrijving zichtbaar is.
Optie 3:
Indien jouw organisatie onderdeel is van de Vertrouwensketen krijgt jouw organisatie alle goedereninformatie in te zien, ongeacht wanneer je gekoppeld wordt in de keten. Maar in dat geval dien je wel de Extended B/L te tracken.
Via dit kennis artikel ben je nu volledig op de hoogte over de verschillende manier van B/L's tracken en hoe je deze kunt filteren. In onze andere kennisartikelen gaan we dieper in op de importstatus van je lading en welke databronnen hiervoor beschikbaar zijn.
Het bovenstaande is ook via onze Cargo Controller API aan te sturen, waarmee je volledige integratie maakt met je eigen interne systemen. Lees daar hier meer over.
Mocht je organisatie nog niet klaar zijn voor onze Cargo Controller API integratie, dan hebben we ook een tussenoplossing met een Excel upload functie. Lees daar hier meer over.
2. Hoe volg ik de status van mijn lading?
Na het toevoegen van je lading ontdek je de kracht van Cargo Controller, je bent nu in staat al je lading te monitoren op basis van 3 hoofd indicatoren. Deze 3 hoofd indicatoren staan voor de 3 fases van het import proces dat je lading doorgaat voordat je deze kunt laten ophalen bij de terminal. Deze 3 hoofd indicatoren worden ook 'gates' genoemd en onze statusmeldingen 'milestones'. In dit artikel lichten we de statussen toe, maar ook hoe je deze kan toepassen om je dagelijkse werkzaamheden te versimpelen door te werken op basis van de uitzonderingen (management by exceptions).
Import fases
Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator bevat een groep van specifieke indicatoren voor die fase:
* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.
** Deze indicator is alleen beschikbaar indien de terminal deze data beschikbaar stelt, wilt u meer weten over terminal data binnen Cargo Controller? Lees dan eerst hier verder.
Legenda status indicator
Zoals je kan zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 10 individuele indicatoren. Deze kun je inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:
Kleuren en iconen
De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. Je moet de kleur en iconen als volgt lezen:
: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.
Monitoren van statussen
In onze Quick Start Guide hebben we de filter opties binnen Cargo Controller al benoemd, in dit deel lichten we er een aantal toe om te gebruiken om zo belangrijke status updates uit te filteren. Dit in combinatie met een aantal van onze ondersteunende e-mail notificaties.
Filter 1: Importmanifest
Vink aan 'Gegevens niet beschikbaar', alle B/L's die niet bekend zijn worden nu getoond in het overzicht. Zonder manifest kan Cargo Controller geen enkele andere status met je delen. De rederij is hierbij verantwoordelijk voor het indienen van het import manifest. Zij moeten dit 4 dagen voor ETA bevestigen aan de Havenmeester.
Tip 1: Controleer als eeste altijd of er geen typefout zit in het geregistreerde B/L nummer, dat is onze nummer 1 oorzaak bij vragen in deze situatie.
Tip 2: Soms kan een B/L onterecht zijn geregistreerd op het manifest en is deze daarna verwijderd. Voor deze situatie is ook een e-mailnotificatie beschikbaar (B/L verwijderd).
Filter 2: Lossen
Vink aan 'Niet gelost' en worden containers nog niet bevestigd zijn door de terminal. Dit kan door verschillende situaties ontstaan, zoals een communicatie verstoring tussen de terminal en Portbase, een cut-and-run situatie van de rederij óf dat je organisatie bij deze terminal deze data niet mag inzien (zie Terminal data).
Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als het schip vertrokken is, maar de losbevestiging nog niet binnen is.
Filter 3: Inspectie status
Vink aan 'Aangezegd', alle containers die de Douane heeft geselecteerd voor inspectie, 'rood zijn gevallen', worden nu getoond in het scherm.
Of: Vink aan 'Vrijgegeven' om alle containers te selecteren die geïnspecteerd waren en nu zijn vrijgegeven door de Douane.
Tip: Er zijn e-mail notificaties beschikbaar die een mail stuurt als de container is aangezegd en daarna is vrijgegeven.
Filter 4: Importdocument
Vink aan 'Onbekend', alle containers waarvoor nog geen importdocument (MID) ingediend is bij de terminal worden nu getoond in het scherm.
Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als 6 uur na lossing van de container er nog geen MID ingediend is.
Filter 5: Vervoerder
Vink aan 'Niet genomineerd', alle containers waarvoor nog geen vervoerder is genomineerd (Vertrouwensketen actie) worden nu getoond in het scherm.
De status van mijn lading volgen...
Op basis van dit kennisartikel kan je nu makkelijk navigeren door de statussen van de lading en ben je in controle over de actuele status. De vervolgstappen als een status afwijkt verschillen per situatie. Lees hier meer over hoe je e-mailmeldingen kunt instellen.
4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?
De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):
Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de rederijen dat ze jouw organisatie gaan activeren voor de Vertrouwensketen. Bij dat bericht sturen zij ook een klantreferentie nummer mee, dat nummer moet in Cargo Controller worden geregistreerd. Lees dit kennisartikel verder voor wat je dan moet doen.
Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de opdrachtgever dat zijn rederij zijn organisatie gaat activeren voor de Vertrouwensketen. Je opdrachtgever zal je vragen jezelf voor te bereiden op de eerste releases die voortaan zonder pincode aan je door worden gegeven. Je kan verder lezen in dit artikel hoe je een commerciele release ontvangt en moet verwerken.
Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.
Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.
Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.
Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.
Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
In behandeling
De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.
Afgewezen
Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.
Klantreferenties beheren
Wanneer u de klantreferentie niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantreferentie u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantreferentie te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop. Per rederij kan je meerdere contracten hebben en daarmee ook meerdere klantreferenties, deze kan je per stuk registreren.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaal je gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt direct via de rederij. De status van je verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor je daadwerkelijk kunt starten.
Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.
5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?
In dit kennisartikel lichten we toe op welke manier je een commerciële vrijstelling ontvangt binnen de Vertrouwensketen, hoe dit herkent en jezelf kan informeren. Er zijn 2 wijzes waarop je organisatie gekoppeld wordt aan de Vertrouwensketen (en daarmee de commerciële vrijstelling).
Om dit artikel goed te begrijpen verwachten we dat je op de hoogte bent van de Vertrouwensketen via deze Quick Start Guide en dit kennisartikel. En dat je al op de hoogte bent van de basis functionaliteiten van CC via de Quick Start Guide en/of deze reeks kennisartikelen.
Optie 1: Je bent voor deze keten de 'Release-to party' en ontvangt direct van de rederij de commerciële vrijstelling. De Vertrouwensketen kan niet eerder beginnen dan dat je organisatie is geverifieerd door de rederij. Dit proces wordt in dit kennisartikel toegelicht.
Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.
Releases ontvangen
Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.
Container zonder commerciële vrijstelling:
Container met commerciële vrijstelling:
Vertrouwensketen pop-up
Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.
E-mailnotificaties
Er zijn een aantal e-mailnotificaties beschikbaar binnen Cargo Controller die je kunnen waarschuwen als je niet ingelogd bent en een commerciële vrijstelling is beschikbaar geworden voor je organisatie binnen de Vertrouwensketen. Lees hier hoe je dat kan instellen.
Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?
Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.
Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?
Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.
Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?
Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.
Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?
Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.
6b. Hoe kan ik de commerciële vrijstelling doorgeven aan (vaste) partners?
In dit kennisartikel lichten we toe hoe je een commerciële vrijstelling kan doorgeven via verschillende bulk acties t.b.v. repeterende acties. Denk hier aan het registreren van (vaste) partners, per B/L, in bulk via Excel uploads of Cargo Controller API. Dit artikel kan je pas toepassen als je een commerciële vrijstellen hebt ontvangen.
Doorgeven van vrijstellingen
Het doorgeven van een vrijstelling verschilt voor de rol van de ketenpartij die jij gaat aansturen. De standaard actie per container hebben we uitgewerkt in dit artikel.
In bulk verwerken van vrijstellingen
Het bovenstaande zijn eenvoudige acties als een beperkt volume aan commerciële vrijstellingen te verwerken hebt. Binnen de service van Cargo Controller zijn er meedere opties om dit in bulk uit te voeren, handmatig, semi automatisch of volledig geautomatiseerd.
Registreren van Vertrouwde Ladingregisseurs
Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.
Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.
Registreren van Vertrouwde Vervoerders
Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.
Volg het stappenplan van hierboven, maar ga in stap 2 naar de tab 'Vertrouwde Vervoerders'. Op het moment dat hier GEEN vervoerders zijn geregistreerd kan iedere medewerker van je organisatie zelf een vervoerder opzoeken en gebruiken. Vanaf het moment dat hier 1 vervoerder is geregistreerd zullen alle medewerkers van je organisatie alleen nog maar deze vervoerder kunnen kiezen. 
Hoe kan ik sneller werken in de Vertrouwensketen?
Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.
Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:
Cargo Release Manager:
Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.
Cargo Controller gratis?
In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.
Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.
Kan ik de lijst met Inland Operators beperken tot mijn vaste vervoerders?
Ja, u kunt binnen Cargo Controller en Cargo Release Manager een vaste lijst met vervoerders registreren. Dit is alleen in te stellen door een hoofd- en/of gebruikersbeheerder en heeft operationele gevolgen voor uw gebruikers.
U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.
Registreer vertrouwde partners
U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.
Activering: Vanaf het moment dat u hier 1 vervoerder registreert, is de mogelijkheid om nog een vervoerders te nomineren uitgesloten. Deze lijst van vervoerders moet onmiddellijk zo volledig mogelijk worden gemaakt. Afwijkingen kunnen dan alleen door hoofd- en/of gebruikersbeheerders worden bijgewerkt.
Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.
Ik ben de vervoerder voor één of meerdere containers. Hoe kan ik een andere vervoerder nomineren?
Selecteer de container(s) die u aan een andere vervoerder wilt toewijzen door te klikken op het selectievakje voor de containerregel. Daarna verschijnt de knop Forward onderaan de pagina. Door hierop te klikken, kunt u de juiste organisatie kiezen voor de voormelding en het transport van de geselecteerde container(s).
Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.
Ik ben de genomineerde vervoerder voor mijn container, maar ik kan geen andere vervoerder selecteren om te nomineren.
Indien de vervoerder niet bekend is in MCA kunt u deze niet selecteren voor het nomineren van de rol Vervoerder. De vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en vervolgens kiezen voor (één van) de services MCA Road, Rail of Barge. Zo stapt u in de Vertrouwensketen.
Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:
Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.
Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?
Met het ontvangen van de vrijstelling van de rederij hoort u normaal gesproken direct de B/L en B/L-gegevens inzichtelijk te krijgen. Tussen het moment van vrijstellen en het beschikbaar stellen binnen onze services zou maximaal een uur vertraging mogen zitten. Duurt het langer dan een uur? Neem deze stappen dan door vóór u de customer service raadpleegt. Deze stappen staan in volgorde van meest voorkomende oorzaken van meldingen:
Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.
Kan ik nomineren of machtigen per B/L of per container?
U kunt eenvoudig per container een andere logistieke partner machtigen voor de rol van 'Ladingregisseur' of een vervoerder nomineren voor de rol van 'Vervoerder.
Selecteer de '...'-knop achter de desbetreffende container en klik op 'Ladingregisseur Overdragen' of 'Nomineer Vervoerder'. U kunt nu uw partner selecteren en alleen deze container overdragen aan uw logistieke partner.
Let wel, u kunt pas de rol van 'Ladingregisseur' overdragen nadat u de vrijstelling heeft ontvangen vanuit de rederij.
U kunt per B/L alle containers in één actie nomineren aan een vervoerder. Selecteer de B/L door deze aan te vinken en bovenin ziet u nu de knop zichtbaar worden 'Nomineer Vervoerder'.
In de huidige fase van de Vertrouwensketen kan dit proces nog wijzigen op basis van feedback uit de haven community, hierover zullen wij u dan ook informeren via email en de nieuwsupdates in de service.
Ik kan mijn logistieke partner niet selecteren om te machtigen, wat nu?
Nadat u de optie heeft gekozen 'Rol ladingregisseur overdragen' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw logistieke partner zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.
Indien uw logistieke partner niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor de rol Ladingregisseur. Uw logistieke partner moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en een keuze maken tussen Cargo Controller of Cargo Release Manager voor u verder kunt met de Vertrouwensketen. Mocht dit uw huidige lading blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:
Uw partner kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.
Let op! De vrijblijvendheid met een pincode uithalen verdwijnt op termijn door fraudegevoeligheid. Uw partner zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.
Kan ik automatisch de vervoerder voor al mijn lading nomineren?
Nee, in de huidige fase is deze functie nog niet beschikbaar. Er wordt op dit moment onderzocht op welke wijze dit functioneel kan werken, graag komen we met u in contact als u daar meer informatie over heeft. Neem contact op met de Customer Service en zij brengen u in contact met één van onze collega's.
Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?
Cargo Controller: Ja, u kunt de B/L en container(s) in Cargo Controller al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt pas nadat het Import manifest bekend is de gehele keten aansturen door een partij te machtigen of nomineren.
Echter, de keten wordt pas actief nadat de commerciële vrijstelling is verstrekt. Pas dan kan de voormelding worden gemaakt bij de terminal. Iedereen in de keten kan een update ontvangen als de commerciële vrijstelling vrij gegeven is.
Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.
Let op! Als de commerciële vrijstelling nooit volgt doordat een andere partij de commerciële vrijstelling ontvangt of het B/L nummer wijzigt (vb: i.v.m. splitsing), zal deze gehele keten overbodig raken. U kunt dan de B/L gegevens verwijderen, daar leest u hier meer over.
Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?
Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos uithalen van een container. Een machtiging of nominatie is nog geen rechtsgeldige opdracht. Uw onderliggende overeenkomst moet u nog steeds bilateraal aan elkaar overdragen.
Via Excel up- en downloads Cargo Controller aansturen
Ja, dat is mogelijk. Het is grotendeels gelijk aan het volgen van nieuwe B/L's via een Excel upload, maar u zult meer informatie moeten aanleveren.
Meerdere B/L’s in één keer volgen
We noemen dit ook wel een batch upload.
U kunt max. 500 B/L’s in één keer opvoeren met een Excelbestand.
U heeft nu de Vertrouwensketen in bulk aangestuurd.
Nadat u updates hebt ontvangen op deze data kunt u ook een selectie downloaden en importeren in uw eigen systemen. Lees daar hier meer over.
Is er een systeemkoppeling beschikbaar?
Cargo Controller is ook beschikbaar als API voor een directe koppeling met je inhuis-systeem. Als je gebruik maakt van de systeemkoppeling heb je ook altijd toegang tot de web schermen.
B/L tracken
Als je een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de web schermen. Andersom werkt dit ook; als je een B/L koppelt in de web schermen, ontvang je de updates ook via de API in je in-huis systeem.
Data met logistieke impact
Op een enkele eenmalige instellingen na heb je de Cargo Controller webschermen verder niet meer dagelijks nodig. Wij adviseren wel heel goed alle functionaliteiten te implementeren, de events die via onze API worden gestuurd en welke logistieke impact sommige waardes kunnen betekenen. Dit hebben wij in de web schermen van Cargo Controller allemaal al visueel gemaakt, die logistieke processen en statussen zullen allen geïmplementeerd moeten worden.
Interface Specialisten
Na de aanvraag van de Cargo Controller API wordt je in contact gebracht met onze Interface Specialisten. Zij verstrekken de API-keys en stemmen de webhook registratie met je organisatie of softwareleverancier af.
Webhook(s)
Cargo Controller pusht haar updates naar een Webhook URL die je organisatie laat registreren door de Interface Specialisten. Bij meerdere webhooks zijn aanvullende aansluitkosten gemoeid, vraag naar de mogelijkheden bij de aanvraag van deze service.
Testomgeving
Tijdens de implementatie is onze testomgeving beschikbaar.
Vertrouwensketen
Via de Cargo Controller API kan je ook alle functionaliteiten voor de Vertrouwensketen aansturen.
Geïnteresseerd?
Indien je gebruik wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen je bij de aansluiting op onze systeemkoppeling. Kijk voor alle specificaties en use cases van de Cargo Controller API op onze developer portal.
Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?
Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.
Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.
In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.
Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.
Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.
Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.
Hoe kan ik de status van mijn lading volgen?
In Cargo Release Manager kunt u het proces volgen of uw lading opgehaald kan worden bij de terminal.
Import fases
Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator kan een groep bevatten van specifieke indicatoren voor die fase:
Zoals u kunt zien vormen de 2 indicatoren zich op basis van 3 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:
Kleuren en iconen
De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:
: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen. : Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig. : Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig. : Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update. : Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de voormelding. Wachten op update.Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading t.b.v. de Vertrouwensketen. Aangevuld met de filter opties in Cargo Release Manager kunt nu sturen op de uitzonderingen.
Ik zie dat ik voor een container niet meer de genomineerde vervoerder ben, hoe kan dat?
Uw opdrachtgever heeft de nominatie voor u ingetrokken en kiest voor een andere vervoerder voor de container(s). Dit is te zien doordat de container wel zichtbaar is in dashboard Handlings, maar niet meer zichtbaar is in Shipments.
Wanneer er wel een transportopdracht in uw eigen TMS bestaat, maar geen registratie in het PCS, is deze komen te vervallen.
Het annuleren of verwijderen van een container moet altijd kenbaar worden gemaakt door de opdrachtgever om een foutvracht te voorkomen. Het kan namelijk voorkomen dat een vervoerder reeds het transport heeft opgestart om container op te halen.
Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?
Ingetrokken vrijstelling
Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.
Zo kan een rederij voor de release-to-party de gehele commerciële vrijstelling intrekken. De container is op dat moment niet meer beschikbaar om op te halen totdat de commerciële vrijstelling weer is verstrekt.
Uw keten was mogelijk al volledig voorbereid, en deze keten is op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw reeds voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.
Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.
Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.
Ingetrokken machtiging of nominatie
Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.
Ik zie dat de geldigheid van de commerciële vrijstelling is verlopen, wat nu?
Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling of om de commerciële vrijstelling te verlengen.
Wanneer uw keten al volledig is voorbereid, is deze keten op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.
Hoe kan ik mijn klantcode registreren?
Om dit te activeren heeft u de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.
U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.
U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller of Cargo Release Manager worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij. De status van uw verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor u daadwerkelijk kunt starten.
Klantcodes beheren
Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.
Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?
Zolang uw klantcode in de status van 'In behandeling' of 'Afgewezen' staat kunt u niet starten met de Vertrouwensketen.
In behandeling
De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.
Afgewezen
Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.
Klantcodes beheren
Wanneer u de klantcode niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.
Mijn klantcode is geverifieerd. Wat gebeurt er nu?
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaalt u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller, of Cargo Release Manager, worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.
Basis-functionaliteiten
U kunt nu de keten aansturen om de desbetreffende containers pincodeloos uit te halen. Zoals gewend, ontvangt u van de rederij nog steeds per mail een delivery note, maar nu zonder pincode.
Op de huidige pagina vindt u diverse FAQ's per onderwerp en daar gaan we op specifieke stappen dieper in op het aansturen van uw logistieke keten binnen de Vertrouwensketen.