Quick Start Guide Medewerkers
Start nu
IAMconnected is een Portbase service om gemakkelijk en gepast toegangsbeheer binnen handbereik te brengen van de Nederlandse haven logistieke community.
Als Community Identity Provider stellen we personen en organisaties binnen de Nederlandse haven logistiek in staat om betrouwbare identiteiten aan te maken en te beheren die vertrouwd worden door aangesloten dienstenaanbieders waaronder het Havenbedrijf Rotterdam en Portbase zelf.
Op deze pagina vindt u alle informatie over het aanvragen en beheren van IAMconnected-accounts voor gebruikers. Informatie over toegang tot andere services met IAMconnected, vind je hier.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een account aan?
Vul op https://www.iamconnected.eu/register het registratieformulier in. Na het invullen ontvang je een e-mail met een link voor het bevestigen van uw registratie.
Deze link is 7 dagen geldig.
Wat moet ik doen als ik problemen heb met inloggen?
Inloggen doe je met je gebruikersnaam en een wachtwoord dat je zelf kiest.
Heb je problemen met inloggen? Klik dan in het inlogscherm op “Hulp nodig bij inloggen?”.
Hier vind je meer informatie voor:
- Je wachtwoord vergeten
- Je gebruikersnaam vergeten
- Problemen met MFA
Let op! Je gebruikersnaam is anders dan je e-mailadres!
Weet je niet zeker (meer) wat je gebruikersnaam is, ga dan naar “Gebruikersnaam vergeten?” en vul je e-mailadres in. Als je e-mail bij ons bekend is, ontvang je een e-mail met je gebruikersnaam. Daarnaast kan je je gebruikersnaam terugvinden in de IAMconnected activatie-e-mail. Je gebruikersbeheerder of hoofdbeheerder van je organisatie kan je gebruikersnaam ook voor je opzoeken.
Ben je jouw wachtwoord vergeten of wil je je wachtwoord resetten? Klik dan op “Wachtwoord vergeten?”. Na het invullen van je gebruikersnaam, ontvang je per e-mail een link waarmee je een nieuw wachtwoord kunt instellen.
Bent u als hoofdbeheerder uw inloggegevens kwijt of vergeten? Neem dan contact op met onze Customer Service.
Hoe wijzig ik mijn account?
Je account kun je wijzigen via ‘Profiel’. Bij het wijzigen van het e-mailadres wordt je e-mailadres eerst gevalideerd. Daarna moet jouw hoofdbeheerder toestemming geven.
Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?
Ben je jouw wachtwoord vergeten? Zie ‘Wat moet ik doen als ik problemen heb met inloggen?’ hierboven.
Kan je wel inloggen maar wil je jouw wachtwoord wijzigen? Ga na inloggen naar ‘Profiel’. Voer hier het huidige wachtwoord in en vul tweemaal het nieuwe wachtwoord in dat je wilt gebruiken.
Hoe vraag ik een organisatie rol aan?
- Check boven aan het scherm in IAMconnected of je ingelogd bent met de organisatie waarvoor je de rol wilt aanvragen.
- Klik op “Profiel”
- Klik op “Zakelijke gegevens”
- Klik op “Organisatie Rollen”
- Selecteer de gewenste rol. Het is ook mogelijk meerdere rollen te selecteren.
- Klik op wijzigen
Jouw aanvraag is nu verstuurd naar de beheerder(s) van jouw organisatie. De beheerder moet deze aanvraag goedkeuren voordat je de rol kunt gebruiken.
Hoe deactiveer en verwijder ik mijn account?
Deactiveren kun je via ‘Profiel’. Links onderin vindt je de knop om jouw account te deactiveren.
Hoe kan ik mijn hoofdbeheerder wijzigen?
De huidige hoofdbeheerder kan een nieuwe hoofdbeheerder aanwijzen via de tab Gebruikersbeheer > Medewerkers. Pas bij de gewenste persoon het Toegangsniveau aan naar Hoofdbeheerder. Loop vervolgens de stappen door om je tekenbevoegde te controleren. Goedkeuring van de tekenbevoegde is noodzakelijk bij het aanpassen van de hoofdbeheerder.
Let op: een organisatie heeft altijd maar één gebruiker met de rol hoofdbeheerder. Na de goedkeuring wordt de rol van de huidige hoofdbeheerder ingetrokken.
Als de huidige hoofdbeheerder niet meer actief is, dan kun je aanvragen om de hoofdbeheerder aan te passen via het online wijzigingsformulier.
Bij vragen graag contact opnemen met Inside Sales via sales@portbase.com.
Wat betekent het als een account van een medewerker een andere hoofdorganisatie heeft?
Elk account van een medewerker valt onder beheer van de organisatie waaraan dat account is gekoppeld. Op het moment dat iemand gekoppeld is met meerdere organisaties, is de eerste organisatie waaraan het account is gekoppeld de hoofdorganisatie. Het beheer van dit account valt dan onder die organisatie.
Hier merk je verder weinig van, tenzij je iemand hoofdbeheerder wilt maken. Alleen medewerkers die onder jouw beheer vallen, die dus jouw organisatie als hoofdorganisatie hebben, kunnen hoofdbeheerder worden van je organisatie.
Mocht dit problemen geven, neem dan contact op met Inside Sales via sales@portbase.com.
Hoe pas ik het adres van mijn organisatie aan?
Het adres wordt opgehaald uit het lokale handelsregister (voor Nederland is dat het KVK). Als je verhuisd bent of je wilt voor een andere reden je adres wijzigen, dan maak je deze eerst kloppend in het handelsregister. Zodra de wijziging in het handelsregister is doorgevoerd, kan je deze in IAMconnected aanpassen. Ga naar de tab Organisatiebeheer druk op Gegevens aanpassen om de nieuwe gegevens op te halen.
Wat moet ik doen als ik mijn organisatienaam wil aanpassen?
De organisatienaam wordt opgehaald uit je lokale handelsregister (voor Nederland is dat het KVK). Als je gebruik wilt maken van een handelsnaam in plaats van de statutaire naam uit het handelsregister, neem dan contact op met Inside Sales via sales@portbase.com.
Hoe pas ik andere organisatiegegevens aan, zoals mijn financieel contactpersoon of BTW-nummer?
Nog niet alle organisatiegegevens zijn aan te passen in IAMconnected. In IAMconnected kan de hoofdbeheerder zijn eigen hoofdbeheerder-rol overdragen, de tekenbevoegde en zijn gegevens aanpassen en naam en adreswijzigingen ophalen uit het lokale handelsregister (voor Nederland is dat het KVK). Overige organisatiegegevens, zoals financieel contactpersoon of BTW-nummer, kunnen via het online wijzigingsformulier gewijzigd worden.
Hoe kan ik een nieuwe organisatie aanmaken als (beoogd hoofdbeheerder)?
Dit kan op twee manieren. Als je nog niet gekoppeld bent met een organisatie dan krijg je bij het inloggen een pop-up scherm zien met de mogelijkheid om een organisatie aan de maken.
Ben je al wel gekoppeld met een organisatie dan kun je een additionele organisatie aanmaken via de tab Organisatiebeheer > Nieuwe organisatie aanmelden.
Hoe behandel ik een koppelverzoek?
De openstaande koppelverzoeken vindt u in het tabblad Gebruikersbeheer > Koppelverzoek.
Klik op de regel van het koppelverzoek om hem open te klappen. Check de (zakelijke) gegevens die de gebruiker heeft ingevuld. Er worden drie opties getoond: Accepteren, Weigeren en Einddatum.
De einddatum is niet verplicht. Bij accepteren kan ook een einddatum worden ingevuld als de gekoppelde medewerker b.v. een tijdelijk contract heeft. De medewerker wordt automatisch verwijderd op deze datum en ontvangt 7 dagen voor de beëindiging een waarschuwings-e-mail.
Bij weigeren zal de medewerker per e-mail op de hoogte worden gesteld dat zijn verzoek is geweigerd. Alle geaccepteerde gebruikers zijn te vinden onder de tab Medewerkers.
Hoe behandel ik een verzoek voor het wijzigen van zakelijke informatie?
Het verzoek is terug te vinden via ‘Gebruikersmanagement’ > tab ‘wijzigingsverzoeken. Elk verzoek kun je openklikken om meer informatie te zien. Hier kun je het verzoek accepteren of weigeren.
Hoe zet ik een gebruiker (tijdelijk) op non-actief?
Zoek de betreffende medewerker op via het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers. Druk op het pijltje achter de medewerker om de medewerker-details te openen, en druk op de knop Op non-actief.
De medewerker heeft nu geen toegang meer tot de services van de organisatie.
Het is ook mogelijk om een medewerker in de nabije toekomst op non-actief te zetten (bijvoorbeeld aan het eind van deze maand). Open de medewerker-details en vul bij Einddatum (optioneel) de gewenste einddatum in.
Via Herstellen kunt u de non-actieve medewerker weer toegang geven.
Wanneer u er zeker van bent dat de medewerker nooit meer toegang nodig heeft, verwijder deze dan. Open de medewerker-details en druk op de knop Verwijderen.
Hoe zoek ik een gebruikersnaam op?
Je kunt de gebruikersnaam terugvinden onder ‘gebruikersbeheer’ bij de betreffende gebruiker.
Wat is mijn rol binnen IAMconnected?
Als tekenbevoegde van uw bedrijf bent u eindverantwoordelijk voor de juiste registratie van zowel uw organisatie als uw gebruikers binnen IAMconnected. De hoofdbeheerder beheert en valideert deze gegevens. Het is daarom belangrijk dat er een actieve hoofdbeheerder bekend is in IAMconnected. De tekenbevoegde kan ook zelf de hoofdbeheerder zijn.
Als Gebruikersbeheerder kunt u de gebruikers van uw organisatie beheren.
Hoe behandel ik een koppelverzoek?
De openstaande koppelverzoeken vindt u in het tabblad Gebruikersbeheer > Koppelverzoek.
Klik op de regel van het koppelverzoek om hem open te klappen. Check de (zakelijke) gegevens die de gebruiker heeft ingevuld. Er worden drie opties getoond: Accepteren, Weigeren en Einddatum.
De einddatum is niet verplicht. Bij accepteren kan ook een einddatum worden ingevuld als de gekoppelde medewerker b.v. een tijdelijk contract heeft. De medewerker wordt automatisch verwijderd op deze datum en ontvangt 7 dagen voor de beëindiging een waarschuwings-e-mail.
Bij weigeren zal de medewerker per e-mail op de hoogte worden gesteld dat zijn verzoek is geweigerd. Alle geaccepteerde gebruikers zijn te vinden onder de tab Medewerkers.
Hoe behandel ik een verzoek voor het wijzigen van zakelijke informatie?
Het verzoek is terug te vinden via ‘Gebruikersmanagement’ > tab ‘wijzigingsverzoeken. Elk verzoek kun je openklikken om meer informatie te zien. Hier kun je het verzoek accepteren of weigeren.
Hoe zet ik een gebruiker (tijdelijk) op non-actief?
Zoek de betreffende medewerker op via het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers. Druk op het pijltje achter de medewerker om de medewerker-details te openen, en druk op de knop Op non-actief.
De medewerker heeft nu geen toegang meer tot de services van de organisatie.
Het is ook mogelijk om een medewerker in de nabije toekomst op non-actief te zetten (bijvoorbeeld aan het eind van deze maand). Open de medewerker-details en vul bij Einddatum (optioneel) de gewenste einddatum in.
Via Herstellen kunt u de non-actieve medewerker weer toegang geven.
Wanneer u er zeker van bent dat de medewerker nooit meer toegang nodig heeft, verwijder deze dan. Open de medewerker-details en druk op de knop Verwijderen.
Hoe zoek ik een gebruikersnaam op?
Je kunt de gebruikersnaam terugvinden onder ‘gebruikersbeheer’ bij de betreffende gebruiker.
Als Data-Beheerder (Data Manager) kun je in MyData de data autorisaties voor uw organisatie bekijken en aanpassen.
Als Service Beheerder (Service Manager) kunt u als Service Provider de services beheren waarop met IAMconnected wordt ingelogd.
Hoe geef ik gebruikers toegang tot een service?
Als hoofdbeheerder van een service is het mogelijk om een service te verbergen/tonen aan een specifieke organisatie. Via Servicebeheer kunt u naar een service navigeren. Op de servicepagina ziet u het tabblad Toegangsbeheer. Op deze pagina heeft u een overzicht van organisaties die toegang hebben tot uw service. Ook kunt u op deze pagina organisaties toegang geven en ontnemen tot uw service.