Melding Schip


Dé centrale ingang voor alle scheepsmeldingen.

Zoeken

Snel naar

Veelgestelde vragen

MDOH Maritime Declaration of Health

‘List of ports’ en ‘Crew members’ leeg laten, tenzij….

De onderdelen ‘List of ports’ en ‘Crew members’ hoeven voor Rotterdam en Amsterdam níet te worden ingevuld, tenzij er zieken of doden aan boord zijn.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe wordt er om gegaan met de persoonsgegevens?

I.v.m. de AVG-wetgeving zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens direct na het uploaden en verzenden automatisch uit het PCS te verwijderen. Het havenmeestersysteem legt geen persoonsgegevens vast, alleen het feit dát er bijzonderheden zijn met de gezondheidssituatie aan boord.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ontvang ik de terugkoppeling van de havenmeester en/of GGD op de MDOH?

Nieuw is een functionele terugkoppeling vanuit de havenmeester (rechter blauwe icoontje: ‘In behandeling’). De andere icoontjes (groene vink) zijn technische terugkoppelingen die aantonen dat de melding is aangekomen in het systeem van de havenmeester maar zeggen niets over de inhoud. Alle functionele terugkoppelingen worden op dit moment vanuit het havenmeestersysteem via e-mail naar de agent verstuurd, de zgn. ‘Clearance mail’. ‘Health’ is de 1e taak die op deze manier in het PCS wordt getoond. Op termijn willen we dit ook voor de andere taken op deze manier oplossen. De e-mail van de havenmeester vervalt dan.

Op verreweg de meeste schepen zijn er gelukkig geen gezondheidsproblemen. De medewerkers van het HCC/HOC beoordelen op dit moment handmatig álle MDoH’s. Dit werk kunnen we nu automatiseren waardoor we alleen nog die MDoH’s beoordelen waar wél iets mee is. Als er niets aan de hand is, krijgt de agent vrijwel direct een functionele terugkoppeling (groene vink rechts) dat het in orde is. • Als er bijzonderheden zijn, wordt het icoon oranje en wordt de GGD geïnformeerd. • Als de MDoH niet in orde is, wordt het icoon rood. Waarschijnlijk moet de kapitein dan een nieuwe opsturen zodat de agent deze opnieuw kan versturen naar de havenmeester. • Als er bijzonderheden zijn of als de MDoH niet in orde is, ontvangt u hiervan een melding in het scherm. Tevens kunt u zich via ‘Preferences’ abonneren op notificaties zoals een e-mail en/of een SMS vanuit het PCS.

Als er bijzonderheden zijn, wordt de GGD geïnformeerd. De GGD neemt contact op met de agent en/of de kapitein als er maatregelen nodig zijn. Met wie de GGD contact opneemt, hangt af van wat er aan de hand is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet een kapitein de MDOH ondertekenen?

Het is voldoende als de kapitein verklaart dat hij/zij het formulier naar waarheid heeft ingevuld. Een digitale handtekening is niet nodig, maar als deze gebruikt wordt, is dat geen probleem. Wij valideren echter op de Yes/No bij “I declare that the particulars and answers to the questions are true and correct to the best of my knowledge and belief”. Extra uitleg over het invullen van het formulier staat in het tabblad ‘General’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wordt er ook informatie gevraagd op het formulier die al gemeld is, bijv. voorgaande haven?

Het formulier is net als de andere upload-formulieren gemaakt in Excel en lijkt sprekend op het bekende MDoH-formulier dat nu (soms nog analoog) wordt ingevuld. Uitgangspunt is dat de kapitein dit nieuwe formulier zowel digitaal als analoog ook in andere havens kan gebruiken zodat hij niet twee verschillende formulieren hoeft bij te houden. Het kan worden geprint, getekend, gestempeld en als vanouds worden afgegeven of gescand en gemaild. Voor Amsterdam, Rotterdam e.o. hoeft het niet meer te worden ondertekend, gestempeld en gescand. Versturen naar de agent per e-mail is voldoende.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Op welk moment moet ik een MDOH insturen?

Het versturen van de MDoH mag pas binnen 24 uur vóór aankomst op het gekozen Pilot Boarding Place (PBP) maar niet later dan 6 uur voor ETA PBP. Buiten dit tijdslot krijgt u een waarschuwing. In uitzonderlijke gevallen blijft het mogelijk een MDoH te versturen buiten dit tijdslot. Is er geen goed argument, dan loopt u het risico dat de havenmeester de MDoH niet accepteert.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Functionaliteiten

Wat is de logica achter het open/dichtklappen van de verschillende secties?

Om het scrollen te verminderen en het klikken tot een minimum te beperken, hebben we het openen dichtklappen van de secties laten afhangen van waar het schip zich bevindt: · Bij een nieuw aangemaakt bezoek worden vrij alle secties geopend zodat u de verplichte velden kunt invullen. · Als het schip nog moet binnenkomen en de inkomende reis moet nog besteld worden, dan worden alleen de secties voor de inkomende reis uitgeklapt. · Heeft het schip een ATA gekregen op de ligplaats en moet de verhaalreis of uitgaande reis nog besteld worden, dan worden alleen deze secties uitgeklapt. Kortom, de secties worden uitgeklapt waar de eerstvolgende actie nodig is

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de voordelen van het plaatsen van orders via Port Visit?

  • Standaard minder telefoongesprekken met HCC/HOC
  • Geen discrepanties tussen de aangevraagde telefonische order en de registratie door HCC/HOC
  • Beter overzicht van de orders
  • Iedereen kan zien welke bewegingen zijn besteld

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontvangen we orderbevestigingen via e-mail?

Het statusoverzicht in het PCS geeft de primaire status van de order weer. Indien een ander tijdstip wordt bevestigd, zal het HCC/HOC u bellen. Vanwege deze functie streven we ernaar om het aantal e-mails tot een minimum te beperken. We zullen de noodzaak van e-mailmeldingen opnieuw bekijken tijdens de evaluatie met agenten en dienstverleners.

In Amsterdam wordt doorgegaan met het verzenden van e-mailmeldingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik diensten bestellen per telefoon?

Ja, dit is alleen mogelijk als het Port Visit-systeem (desktop of mobiele versie) niet beschikbaar is; dat wil zeggen in het geval van een storing.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke bewegingen kan ik bestellen via Port Visit?

Bewegingen van ligplaats naar ligplaats en bewegingen van ligplaats naar exitpunt. In een later stadium wordt het ook mogelijk om bewegingen van loodsstation naar ligplaats te bestellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wijzigingen doorvoeren

Hoe kan ik een ligplaats toevoegen/verwijderen/verwisselen?

Als u op ligplaatsicoon klikt , krijgt u een menu met de mogelijke acties

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe zit het met wijzigingen als het schip al is vertrokken?

Gezien de urgentie van de situatie moeten deze wijzigingen altijd telefonisch worden gemeld bij het HCC/HOC. Anders wordt de wijziging wellicht niet op tijd opgemerkt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moeten wijzigingen/annuleringen/te grote orders worden gemeld?

Via het PCS. Op deze wijzigingen wordt de orderperiode toegepast. In dringende gevallen is het mogelijk om hiervan af te wijken door het HCC/HOC te bellen teneinde andere opties te verkennen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als de loods al aan boord is en er vertraging optreedt, moet de ETD dan worden gewijzigd in het PCS?

Nee, dit betreft een operationele vertraging. De oorspronkelijke ETD wordt gehandhaafd om vertragingen te monitoren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de reden voor het wijzigen van de order ook in het PCS worden weergegeven?

Momenteel wordt de agent gebeld wanneer het HCC/HOC een wijziging implementeert. Tijdens dit gesprek wordt de reden voor het wijzigen van de order gecommuniceerd aan de agent. Tijdens de evaluatie zullen de agenten en dienstverleners bespreken of de redenen ook in het PCS moeten worden weergegeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan de ligplaats niet verwijderen. Hoe los ik dit op?

Het verwijderen van een ligplaats (berth) is alleen mogelijk als deze nog geen ATA heeft ontvangen. Als de ligplaats nog geen ATA heeft ontvangen kan deze verwijderd worden. Let er dan wel op dat er op deze ligplaatsen geen lading, gevaarlijke stoffen of afvalstoffen op zijn gemeld. Deze zullen eerst moeten worden verwijderd. Als er niets meer op de ligplaats is geboekt kan de ligplaats verwijderd worden. Een ligplaats verwijdert u in de vessel call met het prullenbakje.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een ATA of ATD nog worden verwijderd?

De ATA en ATD kan verwijderd worden. Wel dient u dit eerst op te nemen met het Havenbedrijf.
De ATA als de ATD’s worden automatisch gegeven door het Havenbedrijf. Zodra u een mail ontvangt met de bevestiging dat de ATA/ ATD verwijderd mag worden dan kunt u deze doorsturen naar de servicedesk van Portbase. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA of ATD alsnog te verwijderen voor de opgegeven reis.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Procesvoortgang

Waar kan ik de status van mijn bestelling zien van de inkomende/verhalende/uitgaande reis?

De status wordt weergegeven in de tijdslijn op reisniveau. In onderstaand plaatje is de inkomende reis en verhaalreis bevestigt. Dit is te herkennen aan de groene vink

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe meld ik een reis naar Alblasserdam, Gorinchem, ’s Gravendeel, Hardinxveld-Giessendam, Krimpen aan den IJssel, Middelharnis, Nijmegen, Ridderkerk, Sliedrecht en Stellendam?

U moet een bezoek voor Rotterdam aanmaken en een ligplaats selecteren voor één van de bovenstaande havens. Dit is de huidige manier van werken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe meld ik een reis naar Bergen op Zoom, Foxhol, Groningen-stad, Kampen, Lauwersoog, Leeuwarden, Maasbracht, Maastricht, Roermond, Scheemda, Urk, Venlo, Veendam, Waterhuizen, Werkendam en West-Terschelling?

U moet deze haven selecteren als aanloophaven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor reizen zonder NDV geldt een bestelperiode van 15 minuten. Kan een kapitein rechtstreeks diensten aanvragen?

Om diensten te bestellen moet primair nog steeds het PCS worden gebruikt. Als de aangifte van de reis al is gedaan, kan een reis zonder NDV ook worden aangegeven via VHF11.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Gedurende onderhoud van het PCS zijn er telefonisch diensten besteld. Moet de PCS-order achteraf worden bijgewerkt?

Dit is niet noodzakelijk. Orderstatus en ETD worden automatisch bijgewerkt. Andere gegevens worden niet bijgewerkt. Dit moet handmatig worden gedaan om een ​​correcte administratie te garanderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik bellen als ik meer sleepboten nodig heb dan besteld?

De order moet worden gewijzigd in het PCS. Als er extra diensten worden besteld, wordt de bestelperiode opnieuw toegepast. Als de order binnen de initiële periode moet worden gewijzigd, dient u het HCC/HOC bellen om de opties te bekijken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moeten schepen met een diepgang van 14,23 meter of meer (semi-geulschepen) nog steeds telefonisch worden gemeld?

Nee, het HCC en HOC kunnen op basis van de diepgang bepalen of het schip een semi-geulschip is. De nautische dienstverleners zullen worden geïnformeerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de status van mijn order zien?

De order is ontvangen door PA en de nautische dienstverleners. De planning van de order is in behandeling.

De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners.

De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners. De ETD is echter gewijzigd door PA en de nautische dienstverleners.

De order wordt door PA afgewezen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer belt het HCC/HOC mij over mijn order?

Indien het HCC/HOC of de dienstverleners een ander tijdstip van vertrek suggereren. In bepaalde andere gevallen kan het HCC/HOC op basis van hun kennis en ervaring besluiten u te bellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer ontvang ik terugkoppeling op mijn order?

  • Loods en/of sleepboten nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 2 en 1,5 uur vóór ETD
  • Roeiers nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 30 en 15 minuten vóór ETD
  • Geen dienstverlening nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 15 en 0 minuten vóór ETD

Heeft u gevonden wat u zocht?

Werkwijze sluisplanning Amsterdam: Wat betekenen de wijzigingen voor mij?

De voorgestelde wijzigingen in de werkovereenkomsten van de DSP hebben op de volgende manieren invloed op u:

  • Indien een ETD tweemaal is gewijzigd in het Port Community System van Portbase (PCS) resulteert een nieuwe wijziging niet langer in een automatische sluisreservering in de DSP.
  • Om een ​​uitgaande reservering af te ronden, moet de agent het schip uiterlijk 6 uur voor de ligplaats ETD bestellen. Voorheen was dit 4 uur. Als de agent niet aan deze vereisten voldoet, wordt de order geannuleerd. Zodra de agent zijn bestelling heeft afgerond, zal het schip worden gepland door het VC.
  • Als de agent de ligplaats ETD wijzigt naar meer dan 24 uur later, wordt er een nieuwe reservering gemaakt. Deze nieuwe reservering kan ook twee keer worden gewijzigd.

Agenten wordt geadviseerd om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het aangeven van ETD's voor ligplaatsen, ongeacht of dit een reservering in de DSP activeert of niet.

De exacte wijzigingen zijn per 1 juni beschikbaar op de website van DSP: https://www.portofamsterdam.com/nl/sluisplanning

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke havenmeester beoordeelt mijn melding van de reis?

  • Haven van Rotterdam:
    Alblasserdam, Gorinchem, ’s Gravendeel, Hardinxveld-Giessendam, Krimpen aan den IJssel, Middelharnis, Nijmegen, Ridderkerk, Sliedrecht en Stellendam.
  • Groningen Seaports:
    Lauwersoog
  • Haven van Harlingen:
    Leeuwarden en West-Terschelling
  • Provincie Groningen:
    Foxhol, Groningen-stad, Scheemda, Veendam en Waterhuizen
  • Lokale autoriteit (gemeente):
    Bergen op Zoom, Kampen, Maasbracht, Maastricht, Roermond, Urk, Venlo, Werkendam

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat kan ik doen wanneer ik geen ATA ontvang op mijn opgegeven reis? Kan deze nog opgegeven worden?

De ATA dient verstuurd te worden door het Havenbedrijf. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan is het mogelijk om dit via de Service Desk op te laten voeren. U dient in dat geval een e-mail met toestemming vanuit het Havenbedrijf mee te sturen naar het e-mailadres van de Portbase servicedesk. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA alsnog op te voeren voor de reis.

Er is een uitzondering voor de haven van Vlissingen. Voor deze haven wordt er geen ATA (of ATD) opgegeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat moet ik doen wanneer ik al een CRN-nummer heb ontvangen van de havenmeester?

Wilt u gebruik maken van de vervolgservices (zoals Melding Lading Import)? Dan is het voor bepaalde havens als Hansweert, Vlissingen en Terneuzen, Den Helder, Ankerplaats Zeeland en Breskens verplicht om het aangemelde CRN handmatig op te voeren in het scherm. Voor de overige havens kunt u het schip opzoeken door middel van het IMO-nummer of op naam. Na dit gedaan te hebben is het ook mogelijk om een eerder geplaatste reis te kopiëren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Algemeen

Evaluatie nieuwe werkwijze voor melden en bestellen van inkomende en doorgaande reizen

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft samen met het Loodswezen en Portbase gegevens verzameld en een evaluatie gedaan m.b.t. deze nieuwe werkwijze. Er zijn interessante inzichten die wij graag met jullie delen via dit document.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overig

Stormbeloodsing: Wanneer moet ik extra informatie verstrekken?

Bij storm kan extra informatie nodig zijn voor schepen die op het punt staan ​​uit Rotterdam te vertrekken en een loods nodig hebben. In dat geval wordt een infobalk getoond.

Afhankelijk van de lengte van het schip, de diepgang van het schip (<9 meter) en de weersomstandigheden is beloodsing vanaf de wal mogelijkerwijs toegestaan. Beloodsing vanaf de wal is toegestaan indien:

  • De lengte van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 125 meter en de diepgang van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 9 meter in situaties waarin de beloodsingsstatus 'stopgezet voor kleine vaartuigen' is
  • De lengte van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 150 meter en de diepgang van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 9 meter wanneer de beloodsingsstatus 'stopgezet voor alle vaartuigen' is

Schepen langer dan 150 meter worden nooit op afstand beloodst en hoeven alleen aan te geven of een loods aan boord kan komen via een helikopter of middels een hoist.

Voor Amsterdam wordt deze informatie verkregen door het Havenbedrijf (HOC) en hoeft deze niet in Port Visit te worden ingevoerd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmeldingen

Wat doe ik bij de foutmelding: ‘Not allowed to declare security: Visit times are not in chronological order’?

Deze foutmelding komt doordat de gegevens van het upload bestand niet overeenkomen met wat er in de vessel call gemeld is. In de vessel call zullen de gegevens aangepast moeten worden naar wat er op het upload bestand is gemeld. Dit heeft te maken met de opgegeven datum/tijd die niet overeenkomt. Als de gegevens overeenkomen kan het bestand opnieuw worden geüpload en zal deze worden verwerkt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn reis niet annuleren. Het systeem geeft aan dat er nog lading op staat gemeld. Hoe los ik dit op?

Bij deze melding is het van belang om na te kijken wie er lading op heeft staan voor deze reis:

  • Bent u het zelf? Zorg er dan voor dat deze lading verwijderd wordt uit de service Melding Lading Import. Zorg ervoor dat u na het verwijderen de SAL wel verstuurt naar de Douane. Zodra dit is gebeurd is het mogelijk om de reis te annuleren.
  • Is het een andere agent? Dan dient deze zijn lading te verwijderen in zijn scherm. U dient contact op te nemen met deze agent en te vragen deze lading te verwijderen. Ook vraagt u hen de SAL opnieuw te versturen.

Gevaarlijke stoffen
Wanneer het systeem aangeeft dat er nog gevaarlijke stoffen staan gemeld op de vessel call zoek dan via Melding Lading Import de gevaarlijke stoffen melding op. Klik vervolgens op het vlammetje zodat u in de melding zit. Ook hier kan een andere agent zijn gevaarlijke stoffen gemeld hebben en dient hij deze op dezelfde wijze te verwijderen. U kunt dan in deze melding de gevaarlijke stoffen per consignment verwijderen via het prullenbakje. Sla dit vervolgens op, hierna kan de vessel call wel worden gecanceld.

Waste
Geeft het systeem aan dat er nog waste is gemeld op de vessel call? Klik dan in de vessel call op de tab ‘Waste Declaration’. U komt dan in de ‘Waste Declaration’ hier kunt u waste verwijderen door op de CANCEL knop te klikken. Wanneer dit is gedaan kan de vessel call ook gecanceld worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?