De Vertrouwensketen - Portbase Support

De Vertrouwensketen: wat is het nu precies?

De Vertrouwensketen is een gezamenlijk initiatief van overheden en het bedrijfsleven voor het het fysiek en digitaal veilig ophalen van containers in de Rotterdamse haven. Pincodes verdwijnen en er komt een gesloten vrijstellings- en ophaalproces met enkel geautoriseerde Rederijen, Cargadoors, Verladers, Expediteurs en Vervoerders. Het release recht wordt doorgegeven van Rederij naar Expediteur(s), naar uiteindelijk desbetreffende Vervoerder(s). Dat betekent meer veiligheid rondom de afhandeling van jouw lading. Zo kan er met elkaar op een veilige manier meer data gedeeld worden binnen een betrouwbare keten.

Zoeken

Snel links

Cargo Controller

Cargo Release Manager

Melding Container Achterland

Handig!

Factsheet: alles op een rijtje

Download

Instructievideo Cargo Controller

Start nu

Instructievideo Cargo Release Manager

Start nu

Instructievideo Melding Container Achterland

Start nu

Veelgestelde vragen

Rederij/Cargadoor Importeur Expediteur Vervoerder Terminal Softwareleverancier Ontwikkeling

Verstuurt Portbase de Notification of Arrival (NA)naar het STI?

Ja, indien je de service Voormelding Lading Import bij Portbase afneemt, stuurt Portbase naast de ENS (Entry Summary Declaration) ook de NA (Notification of Arrival) naar het STI. Indien je deze service niet afneemt, dien je het versturen van de ENS en de NA zelf te verzorgen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?

De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):

Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie

In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de rederijen dat ze jouw organisatie gaan activeren voor de Vertrouwensketen. Bij dat bericht sturen zij ook een klantreferentie nummer mee, dat nummer moet in Cargo Controller worden geregistreerd. Lees dit kennisartikel verder voor wat je dan moet doen.

Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie

In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de opdrachtgever dat zijn rederij zijn organisatie gaat activeren voor de Vertrouwensketen. Je opdrachtgever zal je vragen jezelf voor te bereiden op de eerste releases die voortaan zonder pincode aan je door worden gegeven. Je kan verder lezen in dit artikel hoe je een commerciele release ontvangt en moet verwerken.

Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.

Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.

Registreren van een klantreferentie nummer

Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.

Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.

Verificatie status

Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.

Klantreferenties beheren

Wanneer u de klantreferentie niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantreferentie u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantreferentie te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop. Per rederij kan je meerdere contracten hebben en daarmee ook meerdere klantreferenties, deze kan je per stuk registreren.

Start moment Vertrouwensketen

In overleg met de rederij bepaal je gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt direct via de rederij. De status van je verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor je daadwerkelijk kunt starten.

Zo start je de Vertrouwensketen

Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?

In dit kennisartikel lichten we toe op welke manier je een commerciële vrijstelling ontvangt binnen de Vertrouwensketen, hoe dit herkent en jezelf kan informeren. Er zijn 2 wijzes waarop je organisatie gekoppeld wordt aan de Vertrouwensketen (en daarmee de commerciële vrijstelling).

Om dit artikel goed te begrijpen verwachten we dat je op de hoogte bent van de Vertrouwensketen via deze Quick Start Guide en dit kennisartikel. En dat je al op de hoogte bent van de basis functionaliteiten van CC via de Quick Start Guide en/of deze reeks kennisartikelen.

Optie 1: Je bent voor deze keten de 'Release-to party' en ontvangt direct van de rederij de commerciële vrijstelling. De Vertrouwensketen kan niet eerder beginnen dan dat je organisatie is geverifieerd door de rederij. Dit proces wordt in dit kennisartikel toegelicht.

Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.

Releases ontvangen

Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.

Container zonder commerciële vrijstelling:Container met commerciële vrijstelling:

Vertrouwensketen pop-up

Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.

E-mailnotificaties

Er zijn een aantal e-mailnotificaties beschikbaar binnen Cargo Controller die je kunnen waarschuwen als je niet ingelogd bent en een commerciële vrijstelling is beschikbaar geworden voor je organisatie binnen de Vertrouwensketen. Lees hier hoe je dat kan instellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn vervoerder automatisch bericht sturen voor inspecties bij de RIT?

Ja. Voor lading-agenten kan in Inspectieportaal een mailnotificatie geactiveerd worden: “douane fysieke controle in externe loods”. Dit is inhoudelijk dezelfde e-mail als ‘inspectie aangezegd’, maar dan enkel voor fysieke controles. Specifiek bij douanecontroles in de externe douaneloods (“Fyco – DCL”) kan een tijdige opdrachtverstrekking aan de vervoerder voor het transport naar de DCL de doorlooptijd flink verkorten.

Let op! Deze werkwijze is alleen van toepassing op fysieke controles in het binnenbrengproces, in Inspectieportaal bekend als “Fyco - DCL”. De werkwijze werkt niet voor uitgaande lading en niet voor inspecties van andere keuringsinstanties.

Stap 1: Vervoersopdrachtprocedure afstemmen

Als ladingagent kunt u deze mailnotificatie laten toesturen naar uw vervoerder (vb Maasvlakte Transport). Zodra de douane een fysieke controle aanzegt zal er voortaan direct een mail naar de vervoerder gaan. In overleg met uw vervoerder kunt u deze e-mails beschouwen als een opdracht tot vervoer, waardoor de vervoerder de container direct kan inplannen voor transport.

Stap 2: Instellen e-mailcommunicatie

Deze stap moet maar 1 gebruiker van uw organisatie instellen.

Log in op het Port Community System
Kies in het hoofdscherm ‘Notificatie beheer’
Vul bij “douane fysieke controle in externe loods” het mailadres van uw vervoerder in.
Er is geen ‘opslaan’-knop. Klik op het Portbase logo linksboven, u keert weer terug in het hoofdscherm

Vanaf nu ontvangt uw vervoerder e-mail berichten als uw lading is geselecteerd voor douane fysieke controle in de externe loods.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager

Alleen samen met u kunnen we het process van het vrijstellen en ophalen van importcontainers in de Rotterdamse haven veiliger en betrouwbaarder maken. De ‘sleutel’ in de vorm van een pincode verdwijnt. Elke partij in de keten machtigt de volgende schakel in de logistieke keten. Enkel die geautoriseerde partijen kunnen acties uitvoeren en vertrouwelijke data inzien.

Service kiezen

Gebruik de keuzehulp om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor jouw situatie.

Cargo Controller of Cargo Release Manager
De service Cargo Controller en Cargo Release Manager zijn onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. U heeft óf Cargo Controller óf Cargo Release Manager nodig om in te stappen in de Vertrouwensketen en uw keten(s) aan te sturen.

Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.

Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.

In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:

* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.

** vanaf 01/01/25 is het vaste maandbedrag €76,88 en zijn de kosten per opgevraagde B/L €0,42 voor Cargo Controller.

Service aanvragen
Doet u mee met de Vertrouwensketen en sluit u zich aan bij de grootste havencommunity van Europa?
Hier kunt u klant worden en op een centrale plek uw gewenste Portbase-service(s) aanvragen.

Support pagina's

Hier vindt u praktische informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.

Hier vindt u praktische informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?

Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.

Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.

In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.

Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.

Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.

Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn klantcode registreren?

Om dit te activeren heeft u de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.

U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.

U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

Start moment Vertrouwensketen

In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller of Cargo Release Manager worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij. De status van uw verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor u daadwerkelijk kunt starten.

Klantcodes beheren

Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?

Met het ontvangen van de vrijstelling van de rederij hoort u normaal gesproken direct de B/L en B/L-gegevens inzichtelijk te krijgen. Tussen het moment van vrijstellen en het beschikbaar stellen binnen onze services zou maximaal een uur vertraging mogen zitten. Duurt het langer dan een uur? Neem deze stappen dan door vóór u de customer service raadpleegt. Deze stappen staan in volgorde van meest voorkomende oorzaken van meldingen:

1. Correct B/L-nummer: Als u de B/L voor de vrijstelling al volgde in Cargo Controller, ontvangt u een update waarin u aangewezen wordt als de 'Release-to party'.
  Een release wordt alleen gegeven op een B/L dat via het import manifest bekend is, de B/L kan daardoor niet de status 'Deze B/L is (nog) niet beschikbaar.' hebben. Controleer of u de juiste B/L-nummer volgt.
2. Filter actief: Een veel voorkomende oorzaak is als uw onbedacht een filter actief heeft staan waardoor u de B/L niet kunt vinden. Controleer uw filters, deactiveer deze met de knop 'Wis filters' en zoek opnieuw naar uw B/L.
3. PCS-vrijstelling: In Cargo Release Manager kunt u alleen lading volgen vanaf het moment van de vrijstelling. Controleer als eerste of de rederij u een commerciële vrijstelling heeft gestuurd buiten PCS om. Rederijen gebruiken hier de term 'PCS-vrijstelling' voor of 'pincodelose vrijstelling'. Neem vervolgens contact op met uw rederij.Indien de rederij de commerciële vrijstelling via PCS heeft verstuurd en u de daadwerkelijke 'release-to-party' bent, kunt u contact opnemen met de Customer Service. Mogelijk is er een verstoring of een filter actief waardoor u de B/L mist.

Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?

Cargo Controller: Ja, u kunt de B/L en container(s) in Cargo Controller al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt pas nadat het Import manifest bekend is de gehele keten aansturen door een partij te machtigen of nomineren.

Echter, de keten wordt pas actief nadat de commerciële vrijstelling is verstrekt. Pas dan kan de voormelding worden gemaakt bij de terminal. Iedereen in de keten kan een update ontvangen als de commerciële vrijstelling vrij gegeven is.

Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.

Let op! Als de commerciële vrijstelling nooit volgt doordat een andere partij de commerciële vrijstelling ontvangt of het B/L nummer wijzigt (vb: i.v.m. splitsing), zal deze gehele keten overbodig raken. U kunt dan de B/L gegevens verwijderen, daar leest u hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos uithalen van een container. Een machtiging of nominatie is nog geen rechtsgeldige opdracht. Uw onderliggende overeenkomst moet u nog steeds bilateraal aan elkaar overdragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?

Ingetrokken vrijstelling

Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.

Zo kan een rederij voor de release-to-party de gehele commerciële vrijstelling intrekken. De container is op dat moment niet meer beschikbaar om op te halen totdat de commerciële vrijstelling weer is verstrekt.

Uw keten was mogelijk al volledig voorbereid, en deze keten is op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw reeds voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.

Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.

Ingetrokken machtiging of nominatie

Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?

Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?

Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?

Zolang uw klantcode in de status van 'In behandeling' of 'Afgewezen' staat kunt u niet starten met de Vertrouwensketen.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Klantcodes beheren

Wanneer u de klantcode niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.

Heeft u gevonden wat u zocht?

1. Hoe beheer ik mijn B/L's?

Binnen Cargo Controller kan je organisatie op meerdere manieren gekoppeld worden aan een B/L en de informatie die daarbij beschikbaar komt. In dit kennisartikel lichten we toe hoe je deze data kan onsluiten en welke mogelijkheden we daarin bieden.

Optie 1: Zelf toevoegen van een B/L
Iedere gebruiker kan via het webscherm (of via Cargo Controller API) een B/L-nummer opvoeren i.c.m. minstens 1 containernummer. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die door de rederij of cargadoor is ingediend op het import manifest. Als deze bekend is tonen wij direct alle informatie (en alle containers) die Portbase op dat moment beschikbaar heeft, een "Extended B/L".

B/L's die je als gebruiker zelf hebt toegevoegd worden gelijk gemarkeerd als 'Favoriet', te herkennen aan de gele ster voor het B/L nummer. B/L's die je collega's hebben toegevoegd kan je ook activeren als favoriet door op het sterretje te klikken.

Optie 2: Toegewezen worden aan een B/L
Een rederij, een cargadoor of opdrachtgever kan een commerciële vrijstelling (via Vertrouwensketen) aan je organisatie toekennen zonder dat je organisatie de container op het bijbehorende B/L trackt binnen Cargo Controller. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die binnen de Vertrouwensketen beschikbaar is, een "Basic B/L".

Monitor je eigen werk met gemak

Zoals toegelicht in onze Quick Start Guide zijn er filteropties beschikbaar, maar ook 'Snelfilters'. Deze snelfilters maken snel onderscheid in het hoofdscherm, zoals de snelfilter "Mijn Lading"die direct alle B/L's selecteert die jij als favoriet hebt geregistreerd.

Daarnaast kan je voor iedere B/L een label toevoegen, een referentie die dit voor jouw organisatie uniek maakt. Hierdoor is ook weer extra onderscheid te maken in B/L's en op de ingestelde labels kan je ook een filter toepassen. Klik op het Label icoon van de B/L en voeg unieke of terugkerende labels toe, deze worden vervolgens opgeslagen en met de filter 'Labels' kan je op deze waardes filteren worden.

Basic en Extended B/L's

Zoals eerder aangegeven bepaald de manier waarop je organisatie aan een B/L is gekoppeld hoeveel informatie je van een B/L kan zien. Bij een Basic B/L zie je alleen de hoognodige informatie die je nodig hebt voor de Vertrouwensketen, deze B/L wordt je organisatie niet toegerekend als betaalde transactie.

Heb je deze informatie wel nodig? Dan kan iedere gebruiker dit eenvoudig ophalen door op de knop 'Toegang krijgen'. Portbase registreert dan wel een betaalde transactie en levert direct alle beschikbare B/L informatie aan zoals je dat ook gewent bent. De B/L die je handmatig upgrade wordt direct als favoriet gemarkeerd.

Portbase maakt dit onderscheid om onverwachte kosten te voorkomen aangezien je organisatie niet actief deze B/L had getracked.

Goederenomschrijving

Voor de goederenomschrijving zijn er uitzonderingen mogelijk waardoor je wel of niet deze data kan inzien.

Optie 1:
Indien jouw organisatie de eerste tracker is van een B/L, krijg jouw organisatie het recht op de goedereninformatie in te zien (en te beheren). Je kan verzoeken om goederenomschrijving in te zien toekennen door onder B/L details bij het onderdeel Lading de knop "Goederenomschrijving vrijgeven" aan te klikken.

Optie 2:
Indien jouw organisatie de tweede tracker is van een B/L krijg jouw organisatie geen goedereninformatie te zien. De partij die dit recht blokkeert staat vermeldt op de plek waar normaal gesproken de goederenomschrijving zichtbaar is.

Optie 3:
Indien jouw organisatie onderdeel is van de Vertrouwensketen krijgt jouw organisatie alle goedereninformatie in te zien, ongeacht wanneer je gekoppeld wordt in de keten. Maar in dat geval dien je wel de Extended B/L te tracken.

Hoe beheer ik mijn B/L's?

Via dit kennis artikel ben je nu volledig op de hoogte over de verschillende manier van B/L's tracken en hoe je deze kunt filteren. In onze andere kennisartikelen gaan we dieper in op de importstatus van je lading en welke databronnen hiervoor beschikbaar zijn.

Cargo Controller API

Het bovenstaande is ook via onze Cargo Controller API aan te sturen, waarmee je volledige integratie maakt met je eigen interne systemen. Lees daar hier meer over.

Excel up- en download

Mocht je organisatie nog niet klaar zijn voor onze Cargo Controller API integratie, dan hebben we ook een tussenoplossing met een Excel upload functie. Lees daar hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2. Hoe volg ik de status van mijn lading?

Na het toevoegen van je lading ontdek je de kracht van Cargo Controller, je bent nu in staat al je lading te monitoren op basis van 3 hoofd indicatoren. Deze 3 hoofd indicatoren staan voor de 3 fases van het import proces dat je lading doorgaat voordat je deze kunt laten ophalen bij de terminal. Deze 3 hoofd indicatoren worden ook 'gates' genoemd en onze statusmeldingen 'milestones'. In dit artikel lichten we de statussen toe, maar ook hoe je deze kan toepassen om je dagelijkse werkzaamheden te versimpelen door te werken op basis van de uitzonderingen (management by exceptions).

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator bevat een groep van specifieke indicatoren voor die fase:

Aankomst transport equipment
- Status aankomst schip **
- Status import manifest
- Gelost op terminal **
- Status vertrek schip
Vrijgave transport equipment
- Status Douane inspectie
- Status commerciële vrijgave *
- Status import aangifte
Ophalen transport equipment
- Status nominatie vervoerder *
- Status voormelding op terminal *
- Status Gate out */**

* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.

** Deze indicator is alleen beschikbaar indien de terminal deze data beschikbaar stelt, wilt u meer weten over terminal data binnen Cargo Controller? Lees dan eerst hier verder.

Legenda status indicator

Zoals je kan zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 10 individuele indicatoren. Deze kun je inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. Je moet de kleur en iconen als volgt lezen:

: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.

In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.

Monitoren van statussen

In onze Quick Start Guide hebben we de filter opties binnen Cargo Controller al benoemd, in dit deel lichten we er een aantal toe om te gebruiken om zo belangrijke status updates uit te filteren. Dit in combinatie met een aantal van onze ondersteunende e-mail notificaties.

Filter 1: Importmanifest

Vink aan 'Gegevens niet beschikbaar', alle B/L's die niet bekend zijn worden nu getoond in het overzicht. Zonder manifest kan Cargo Controller geen enkele andere status met je delen. De rederij is hierbij verantwoordelijk voor het indienen van het import manifest. Zij moeten dit 4 dagen voor ETA bevestigen aan de Havenmeester.

Tip 1: Controleer als eeste altijd of er geen typefout zit in het geregistreerde B/L nummer, dat is onze nummer 1 oorzaak bij vragen in deze situatie.

Tip 2: Soms kan een B/L onterecht zijn geregistreerd op het manifest en is deze daarna verwijderd. Voor deze situatie is ook een e-mailnotificatie beschikbaar (B/L verwijderd).

Filter 2: Lossen

Vink aan 'Niet gelost' en worden containers nog niet bevestigd zijn door de terminal. Dit kan door verschillende situaties ontstaan, zoals een communicatie verstoring tussen de terminal en Portbase, een cut-and-run situatie van de rederij óf dat je organisatie bij deze terminal deze data niet mag inzien (zie Terminal data).

Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als het schip vertrokken is, maar de losbevestiging nog niet binnen is.

Filter 3: Inspectie status

Vink aan 'Aangezegd', alle containers die de Douane heeft geselecteerd voor inspectie, 'rood zijn gevallen', worden nu getoond in het scherm.

Of: Vink aan 'Vrijgegeven' om alle containers te selecteren die geïnspecteerd waren en nu zijn vrijgegeven door de Douane.

Tip: Er zijn e-mail notificaties beschikbaar die een mail stuurt als de container is aangezegd en daarna is vrijgegeven.

Filter 4: Importdocument

Vink aan 'Onbekend', alle containers waarvoor nog geen importdocument (MID) ingediend is bij de terminal worden nu getoond in het scherm.

Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als 6 uur na lossing van de container er nog geen MID ingediend is.

Filter 5: Vervoerder

Vink aan 'Niet genomineerd', alle containers waarvoor nog geen vervoerder is genomineerd (Vertrouwensketen actie) worden nu getoond in het scherm.

De status van mijn lading volgen...

Op basis van dit kennisartikel kan je nu makkelijk navigeren door de statussen van de lading en ben je in controle over de actuele status. De vervolgstappen als een status afwijkt verschillen per situatie. Lees hier meer over hoe je e-mailmeldingen kunt instellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?

De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):

Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie

Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie

Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.

Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.

Registreren van een klantreferentie nummer

Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.

Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.

Verificatie status

Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Klantreferenties beheren

Start moment Vertrouwensketen

Zo start je de Vertrouwensketen

Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?

Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.

Releases ontvangen

Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.

Container zonder commerciële vrijstelling:Container met commerciële vrijstelling:

Vertrouwensketen pop-up

Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.

E-mailnotificaties

Heeft u gevonden wat u zocht?

6b. Hoe kan ik de commerciële vrijstelling doorgeven aan (vaste) partners?

In dit kennisartikel lichten we toe hoe je een commerciële vrijstelling kan doorgeven via verschillende bulk acties t.b.v. repeterende acties. Denk hier aan het registreren van (vaste) partners, per B/L, in bulk via Excel uploads of Cargo Controller API. Dit artikel kan je pas toepassen als je een commerciële vrijstellen hebt ontvangen.

Doorgeven van vrijstellingen

Het doorgeven van een vrijstelling verschilt voor de rol van de ketenpartij die jij gaat aansturen. De standaard actie per container hebben we uitgewerkt in dit artikel.

In bulk verwerken van vrijstellingen

Het bovenstaande zijn eenvoudige acties als een beperkt volume aan commerciële vrijstellingen te verwerken hebt. Binnen de service van Cargo Controller zijn er meedere opties om dit in bulk uit te voeren, handmatig, semi automatisch of volledig geautomatiseerd.

Nomineren via multi select
Selecteer een hele B/L door de checkbox voor het B/L nummer aan te vinken. Dit kan je direct doen met meerdere B/L's.
Nomineren via multi select en filters
De snelste manier is het gebruiken van de Snelfiler 'Mijn Lading' i.c.m. de filter 'Vervoerder' op de waarde 'Niet genomineerd'. Je kan nog aanvullende filters gebruiken om zo een bereik te bepalen. Controleer vervolgens of alle B/L's die je dan in het overzichtscherm zie correct zijn en klik de checkbox aan naast het zoekveld. Hiermee selecteer je in 1x alle containers die nog niet genomineerd zijn en binnen je criteria vallen. Klik vervolgens bovenin het scherm op 'Nomineer Vervoerder'. Doorloop het eerder beschreven stappen plan en zo werk in je in bulk deze actie.
Vertrouwde Ladingregisseur
Registreer je vaste expediteur als ketenpartner, dit noemen we een 'vertrouwde ladingregisseur'. Als de ketenpartner dezelfde B/L trackt voordat jij de de commerciële vrijstelling ontvangt, dan krijgt je partner direct de rol van Ladingregisseur en kan deze zijn vervoerder te nomineren. Lees hier verderop in het artikel hoe je dit kan instellen en toepassen.
Excel up- en download
Het is binnen Cargo Controller mogelijk om alle data die je ziet in het overzichtscherm te downloaden. Daarnaast is er ook een optie om tot 500 regels aan data te uploaden. Buiten het op die manier in bulk B/L's tracken, kan je ook in bulk nomineren en machtigen. Lees hier hoe je dit kan toepassen.
Cargo Controller API
Bij het ontvangen de van commerciële vrijstelling kan direct een andere partij worden aangewezen als Ladingregisseur of een vervoerder genomineerd worden. Lees daar alles over op onze Developer portal van Cargo Controller API. Lees hierbij vooral de 'use cases Secure Chain'.

Registreren van Vertrouwde Ladingregisseurs

Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.

Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
Ga naar de tab 'Vertrouwde ladingregisseur' en hier kan je, je logistieke partners registreren. U kunt meerdere partijen toevoegen. Zij krijgen geen bevestiging van deze registratie.
Het werkt alleen voor de B/L's die jullie beide vooraf tracken en waarna jouw organisatie de vrijstelling ontvangt.

Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.

Registreren van Vertrouwde Vervoerders

Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.

Volg het stappenplan van hierboven, maar ga in stap 2 naar de tab 'Vertrouwde Vervoerders'. Op het moment dat hier GEEN vervoerders zijn geregistreerd kan iedere medewerker van je organisatie zelf een vervoerder opzoeken en gebruiken. Vanaf het moment dat hier 1 vervoerder is geregistreerd zullen alle medewerkers van je organisatie alleen nog maar deze vervoerder kunnen kiezen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager

Service kiezen

Gebruik de keuzehulp om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor jouw situatie.

Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.

Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.

In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:

* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.

** vanaf 01/01/25 is het vaste maandbedrag €76,88 en zijn de kosten per opgevraagde B/L €0,42 voor Cargo Controller.

Support pagina's

Hier vindt u praktische informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.

Hier vindt u praktische informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik sneller werken in de Vertrouwensketen?

Binnen Cargo Release Manager zijn de opties beperkt. De Vertrouwensketen ondersteunt vooruit werken terwijl de commerciële release nog niet beschikbaar is. Echter sommige extra functies zijn niet beschikbaar gemaakt binnen de service Cargo Release Manager aangezien deze kosteloos wordt aangeboden.

Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:

Cargo Release Manager:

Wanneer u de rol heeft van Release-to Party bent u reactief op de commerciële release en daarmee trager dan u als vooruit kan werken in Cargo Controller.
Tip: Het registreren van een Vertrouwde Ladingregisseur kan u hierbij helpen, mits uw expediteur Cargo Controller gebruikt.

Cargo Controller gratis?

In Cargo Controller heeft u volledig inzicht in de B/L indien vooraf aan de commerciële release een B/L trackt, hier staat dan wel transactiekosten tegenover. Er is echter ook een tussenstap mogelijk: U kunt in Cargo Controller kiezen om geen aanvullende ladinginformatie in te zien, alsnog reactief te werken op de commerciële release, maar zonder transactiekosten de Vertrouwensketen handelingen automatiseren via API. Dit verandert niets aan de bovenstaande schema behalve dat er geen manuele acties meer van uw gebruikers nodig zijn.

Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Via Excel up- en downloads Cargo Controller aansturen

Ja, dat is mogelijk. Het is grotendeels gelijk aan het volgen van nieuwe B/L's via een Excel upload, maar u zult meer informatie moeten aanleveren.

Meerdere B/L’s in één keer volgen

We noemen dit ook wel een batch upload.
U kunt max. 500 B/L’s in één keer opvoeren met een Excelbestand.

Kies ‘Voeg toe’.
In het onderdeel ‘Lading’ vindt u onderaan de knop ‘Upload bestand’ en daarna volgt een link naar een Excel-template.
Vul de Excel-template in met de benodigde gegevens (B/L-nummer, equipmentnummer en optioneel een eigen referentie) en sla het bestand op.
Kies ‘Upload bestand’ en selecteer het zojuist opgeslagen Excelbestand. Kies vervolgens ‘Upload’.
U krijgt een bevestiging van alle succesvol en niet-succesvol toegevoegde B/L’s.
a. De succesvol toegevoegde B/L’s worden automatisch toegevoegd aan Cargo Controller en als favoriet gemarkeerd.
b. De niet-succesvol toegevoegde B/L’s voldoen niet aan de criteria. Een toelichting voor afkeuring staat vermeld. U kunt nu de gegevens handmatig corrigeren of verwijderen.
c. Wanneer u de gegevens handmatig corrigeert of verwijdert, kiest u daarna voor Opslaan. De gecorrigeerde B/L-gegevens worden alsnog toegevoegd aan Cargo Controller.

U heeft nu de Vertrouwensketen in bulk aangestuurd.

Nadat u updates hebt ontvangen op deze data kunt u ook een selectie downloaden en importeren in uw eigen systemen. Lees daar hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?

Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.

In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.

Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.

Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de status van mijn lading volgen?

In Cargo Release Manager kunt u het proces volgen of uw lading opgehaald kan worden bij de terminal.

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator kan een groep bevatten van specifieke indicatoren voor die fase:

Vrijgave transport equipment
- Status commerciële vrijgave
Ophalen transport equipment
- Status nominatie vervoerder
- Status voormelding op terminal

Zoals u kunt zien vormen de 2 indicatoren zich op basis van 3 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:

: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de voormelding. Wachten op update.

Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading t.b.v. de Vertrouwensketen. Aangevuld met de filter opties in Cargo Release Manager kunt nu sturen op de uitzonderingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben de vervoerder voor één of meerdere containers. Hoe kan ik een andere vervoerder nomineren?

Selecteer de container(s) die u aan een andere vervoerder wilt toewijzen door te klikken op het selectievakje voor de containerregel. Daarna verschijnt de knop Forward onderaan de pagina. Door hierop te klikken, kunt u de juiste organisatie kiezen voor de voormelding en het transport van de geselecteerde container(s).

Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben de genomineerde vervoerder voor mijn container, maar ik kan geen andere vervoerder selecteren om te nomineren.

Indien de vervoerder niet bekend is in MCA kunt u deze niet selecteren voor het nomineren van de rol Vervoerder. De vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en vervolgens kiezen voor (één van) de services MCA Road, Rail of Barge. Zo stapt u in de Vertrouwensketen.

Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
de pincode wordt op de gebruikelijke manier door de rederij met uw opdrachtgever gedeeld.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik voor een container niet meer de genomineerde vervoerder ben, hoe kan dat?

Uw opdrachtgever heeft de nominatie voor u ingetrokken en kiest voor een andere vervoerder voor de container(s). Dit is te zien doordat de container wel zichtbaar is in dashboard Handlings, maar niet meer zichtbaar is in Shipments.

Wanneer er wel een transportopdracht in uw eigen TMS bestaat, maar geen registratie in het PCS, is deze komen te vervallen.

Het annuleren of verwijderen van een container moet altijd kenbaar worden gemaakt door de opdrachtgever om een foutvracht te voorkomen. Het kan namelijk voorkomen dat een vervoerder reeds het transport heeft opgestart om container op te halen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn klantcode registreren?

Om dit te activeren heeft u de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.

U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.

U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

Start moment Vertrouwensketen

Klantcodes beheren

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?

1. Correct B/L-nummer: Als u de B/L voor de vrijstelling al volgde in Cargo Controller, ontvangt u een update waarin u aangewezen wordt als de 'Release-to party'.
  Een release wordt alleen gegeven op een B/L dat via het import manifest bekend is, de B/L kan daardoor niet de status 'Deze B/L is (nog) niet beschikbaar.' hebben. Controleer of u de juiste B/L-nummer volgt.
2. Filter actief: Een veel voorkomende oorzaak is als uw onbedacht een filter actief heeft staan waardoor u de B/L niet kunt vinden. Controleer uw filters, deactiveer deze met de knop 'Wis filters' en zoek opnieuw naar uw B/L.
3. PCS-vrijstelling: In Cargo Release Manager kunt u alleen lading volgen vanaf het moment van de vrijstelling. Controleer als eerste of de rederij u een commerciële vrijstelling heeft gestuurd buiten PCS om. Rederijen gebruiken hier de term 'PCS-vrijstelling' voor of 'pincodelose vrijstelling'. Neem vervolgens contact op met uw rederij.Indien de rederij de commerciële vrijstelling via PCS heeft verstuurd en u de daadwerkelijke 'release-to-party' bent, kunt u contact opnemen met de Customer Service. Mogelijk is er een verstoring of een filter actief waardoor u de B/L mist.

Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik nomineren of machtigen per B/L of per container?

Per container machtigen of nomineren

U kunt eenvoudig per container een andere logistieke partner machtigen voor de rol van 'Ladingregisseur' of een vervoerder nomineren voor de rol van 'Vervoerder.

Selecteer de '...'-knop achter de desbetreffende container en klik op 'Ladingregisseur Overdragen' of 'Nomineer Vervoerder'. U kunt nu uw partner selecteren en alleen deze container overdragen aan uw logistieke partner.

Let wel, u kunt pas de rol van 'Ladingregisseur' overdragen nadat u de vrijstelling heeft ontvangen vanuit de rederij.

Per B/L nomineren

U kunt per B/L alle containers in één actie nomineren aan een vervoerder. Selecteer de B/L door deze aan te vinken en bovenin ziet u nu de knop zichtbaar worden 'Nomineer Vervoerder'.

In de huidige fase van de Vertrouwensketen kan dit proces nog wijzigen op basis van feedback uit de haven community, hierover zullen wij u dan ook informeren via email en de nieuwsupdates in de service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn logistieke partner niet selecteren om te machtigen, wat nu?

Nadat u de optie heeft gekozen 'Rol ladingregisseur overdragen' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw logistieke partner zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.

Indien uw logistieke partner niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor de rol Ladingregisseur. Uw logistieke partner moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en een keuze maken tussen Cargo Controller of Cargo Release Manager voor u verder kunt met de Vertrouwensketen. Mocht dit uw huidige lading blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

U gebruikt een andere logistieke dienstverlener die wel bekend is bij Portbase, of
U vraagt de rederij deze B/L's niet via PCS vrij te geven, maar met pincode per mail aan u en uw logistieke partner.

Uw partner kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.

Let op! De vrijblijvendheid met een pincode uithalen verdwijnt op termijn door fraudegevoeligheid. Uw partner zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik automatisch de vervoerder voor al mijn lading nomineren?

Nee, in de huidige fase is deze functie nog niet beschikbaar. Er wordt op dit moment onderzocht op welke wijze dit functioneel kan werken, graag komen we met u in contact als u daar meer informatie over heeft. Neem contact op met de Customer Service en zij brengen u in contact met één van onze collega's.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?

Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?

Ingetrokken vrijstelling

Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.

Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.

Ingetrokken machtiging of nominatie

Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat de geldigheid van de commerciële vrijstelling is verlopen, wat nu?

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling of om de commerciële vrijstelling te verlengen.

Wanneer uw keten al volledig is voorbereid, is deze keten op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?

Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?

Zolang uw klantcode in de status van 'In behandeling' of 'Afgewezen' staat kunt u niet starten met de Vertrouwensketen.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Klantcodes beheren

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is geverifieerd. Wat gebeurt er nu?

Start moment Vertrouwensketen

In overleg met de rederij bepaalt u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller, of Cargo Release Manager, worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.

Basis-functionaliteiten
U kunt nu de keten aansturen om de desbetreffende containers pincodeloos uit te halen. Zoals gewend, ontvangt u van de rederij nog steeds per mail een delivery note, maar nu zonder pincode.

Voor Cargo Controller hebben we voor de Vertrouwensketen de volgende handleiding opgesteld.
Voor Cargo Release Manager hebben we voor de Vertrouwensketen de volgende handleiding opgesteld.

Op de huidige pagina vindt u diverse FAQ's per onderwerp en daar gaan we op specifieke stappen dieper in op het aansturen van uw logistieke keten binnen de Vertrouwensketen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de lijst met Inland Operators beperken tot mijn vaste vervoerders?

Ja, u kunt binnen Cargo Controller en Cargo Release Manager een vaste lijst met vervoerders registreren. Dit is alleen in te stellen door een hoofd- en/of gebruikersbeheerder en heeft operationele gevolgen voor uw gebruikers.

U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.

Registreer vertrouwde partners

U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.

Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar het gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
U bevindt zich in de commerciële release. Kies het tabblad 'Vertrouwde Vervoerders' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Activering: Vanaf het moment dat u hier 1 vervoerder registreert, is de mogelijkheid om nog een vervoerders te nomineren uitgesloten. Deze lijst van vervoerders moet onmiddellijk zo volledig mogelijk worden gemaakt. Afwijkingen kunnen dan alleen door hoofd- en/of gebruikersbeheerders worden bijgewerkt.

Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een systeemkoppeling beschikbaar?

Cargo Controller is ook beschikbaar als API voor een directe koppeling met je inhuis-systeem. Als je gebruik maakt van de systeemkoppeling heb je ook altijd toegang tot de web schermen.

B/L tracken
Als je een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de web schermen. Andersom werkt dit ook; als je een B/L koppelt in de web schermen, ontvang je de updates ook via de API in je in-huis systeem.

Data met logistieke impact
Op een enkele eenmalige instellingen na heb je de Cargo Controller webschermen verder niet meer dagelijks nodig. Wij adviseren wel heel goed alle functionaliteiten te implementeren, de events die via onze API worden gestuurd en welke logistieke impact sommige waardes kunnen betekenen. Dit hebben wij in de web schermen van Cargo Controller allemaal al visueel gemaakt, die logistieke processen en statussen zullen allen geïmplementeerd moeten worden.

Interface Specialisten
Na de aanvraag van de Cargo Controller API wordt je in contact gebracht met onze Interface Specialisten. Zij verstrekken de API-keys en stemmen de webhook registratie met je organisatie of softwareleverancier af.

Webhook(s)
Cargo Controller pusht haar updates naar een Webhook URL die je organisatie laat registreren door de Interface Specialisten. Bij meerdere webhooks zijn aanvullende aansluitkosten gemoeid, vraag naar de mogelijkheden bij de aanvraag van deze service.

Testomgeving
Tijdens de implementatie is onze testomgeving beschikbaar.

Vertrouwensketen
Via de Cargo Controller API kan je ook alle functionaliteiten voor de Vertrouwensketen aansturen.

Geïnteresseerd?
Indien je gebruik wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen je bij de aansluiting op onze systeemkoppeling. Kijk voor alle specificaties en use cases van de Cargo Controller API op onze developer portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

1. Hoe beheer ik mijn B/L's?

Monitor je eigen werk met gemak

Basic en Extended B/L's

Portbase maakt dit onderscheid om onverwachte kosten te voorkomen aangezien je organisatie niet actief deze B/L had getracked.

Goederenomschrijving

Voor de goederenomschrijving zijn er uitzonderingen mogelijk waardoor je wel of niet deze data kan inzien.

Hoe beheer ik mijn B/L's?

Cargo Controller API

Het bovenstaande is ook via onze Cargo Controller API aan te sturen, waarmee je volledige integratie maakt met je eigen interne systemen. Lees daar hier meer over.

Excel up- en download

Mocht je organisatie nog niet klaar zijn voor onze Cargo Controller API integratie, dan hebben we ook een tussenoplossing met een Excel upload functie. Lees daar hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2. Hoe volg ik de status van mijn lading?

Import fases

Aankomst transport equipment
- Status aankomst schip **
- Status import manifest
- Gelost op terminal **
- Status vertrek schip
Vrijgave transport equipment
- Status Douane inspectie
- Status commerciële vrijgave *
- Status import aangifte
Ophalen transport equipment
- Status nominatie vervoerder *
- Status voormelding op terminal *
- Status Gate out */**

* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.

** Deze indicator is alleen beschikbaar indien de terminal deze data beschikbaar stelt, wilt u meer weten over terminal data binnen Cargo Controller? Lees dan eerst hier verder.

Legenda status indicator

Zoals je kan zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 10 individuele indicatoren. Deze kun je inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. Je moet de kleur en iconen als volgt lezen:

: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.

In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.

Monitoren van statussen

Filter 1: Importmanifest

Tip 1: Controleer als eeste altijd of er geen typefout zit in het geregistreerde B/L nummer, dat is onze nummer 1 oorzaak bij vragen in deze situatie.

Tip 2: Soms kan een B/L onterecht zijn geregistreerd op het manifest en is deze daarna verwijderd. Voor deze situatie is ook een e-mailnotificatie beschikbaar (B/L verwijderd).

Filter 2: Lossen

Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als het schip vertrokken is, maar de losbevestiging nog niet binnen is.

Filter 3: Inspectie status

Vink aan 'Aangezegd', alle containers die de Douane heeft geselecteerd voor inspectie, 'rood zijn gevallen', worden nu getoond in het scherm.

Of: Vink aan 'Vrijgegeven' om alle containers te selecteren die geïnspecteerd waren en nu zijn vrijgegeven door de Douane.

Tip: Er zijn e-mail notificaties beschikbaar die een mail stuurt als de container is aangezegd en daarna is vrijgegeven.

Filter 4: Importdocument

Vink aan 'Onbekend', alle containers waarvoor nog geen importdocument (MID) ingediend is bij de terminal worden nu getoond in het scherm.

Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als 6 uur na lossing van de container er nog geen MID ingediend is.

Filter 5: Vervoerder

Vink aan 'Niet genomineerd', alle containers waarvoor nog geen vervoerder is genomineerd (Vertrouwensketen actie) worden nu getoond in het scherm.

De status van mijn lading volgen...

Heeft u gevonden wat u zocht?

4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?

De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):

Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie

Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie

Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.

Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.

Registreren van een klantreferentie nummer

Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.

Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.

Verificatie status

Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Klantreferenties beheren

Start moment Vertrouwensketen

Zo start je de Vertrouwensketen

Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?

Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.

Releases ontvangen

Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.

Container zonder commerciële vrijstelling:Container met commerciële vrijstelling:

Vertrouwensketen pop-up

Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.

E-mailnotificaties

Heeft u gevonden wat u zocht?

6b. Hoe kan ik de commerciële vrijstelling doorgeven aan (vaste) partners?

Doorgeven van vrijstellingen

Het doorgeven van een vrijstelling verschilt voor de rol van de ketenpartij die jij gaat aansturen. De standaard actie per container hebben we uitgewerkt in dit artikel.

In bulk verwerken van vrijstellingen

Nomineren via multi select
Selecteer een hele B/L door de checkbox voor het B/L nummer aan te vinken. Dit kan je direct doen met meerdere B/L's.
Nomineren via multi select en filters
De snelste manier is het gebruiken van de Snelfiler 'Mijn Lading' i.c.m. de filter 'Vervoerder' op de waarde 'Niet genomineerd'. Je kan nog aanvullende filters gebruiken om zo een bereik te bepalen. Controleer vervolgens of alle B/L's die je dan in het overzichtscherm zie correct zijn en klik de checkbox aan naast het zoekveld. Hiermee selecteer je in 1x alle containers die nog niet genomineerd zijn en binnen je criteria vallen. Klik vervolgens bovenin het scherm op 'Nomineer Vervoerder'. Doorloop het eerder beschreven stappen plan en zo werk in je in bulk deze actie.
Vertrouwde Ladingregisseur
Registreer je vaste expediteur als ketenpartner, dit noemen we een 'vertrouwde ladingregisseur'. Als de ketenpartner dezelfde B/L trackt voordat jij de de commerciële vrijstelling ontvangt, dan krijgt je partner direct de rol van Ladingregisseur en kan deze zijn vervoerder te nomineren. Lees hier verderop in het artikel hoe je dit kan instellen en toepassen.
Excel up- en download
Het is binnen Cargo Controller mogelijk om alle data die je ziet in het overzichtscherm te downloaden. Daarnaast is er ook een optie om tot 500 regels aan data te uploaden. Buiten het op die manier in bulk B/L's tracken, kan je ook in bulk nomineren en machtigen. Lees hier hoe je dit kan toepassen.
Cargo Controller API
Bij het ontvangen de van commerciële vrijstelling kan direct een andere partij worden aangewezen als Ladingregisseur of een vervoerder genomineerd worden. Lees daar alles over op onze Developer portal van Cargo Controller API. Lees hierbij vooral de 'use cases Secure Chain'.

Registreren van Vertrouwde Ladingregisseurs

Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.

Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
Ga naar de tab 'Vertrouwde ladingregisseur' en hier kan je, je logistieke partners registreren. U kunt meerdere partijen toevoegen. Zij krijgen geen bevestiging van deze registratie.
Het werkt alleen voor de B/L's die jullie beide vooraf tracken en waarna jouw organisatie de vrijstelling ontvangt.

Registreren van Vertrouwde Vervoerders

Dit is alleen in te stellen door Hoofdgebruikers en Gebruikersbeheerders.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager

Service kiezen

Gebruik de keuzehulp om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor jouw situatie.

Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.

Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.

In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:

* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.

** vanaf 01/01/25 is het vaste maandbedrag €76,88 en zijn de kosten per opgevraagde B/L €0,42 voor Cargo Controller.

Support pagina's

Hier vindt u praktische informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.

Hier vindt u praktische informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik sneller werken in de Vertrouwensketen?

Dat is opzichzelf geen probleem, maar het is goed dat u weet wat de gevolgen zijn en welke opties er zijn waar u mogelijk gebruik van wilt maken om effectiever te werken:

Cargo Release Manager:

Cargo Controller gratis?

Lees voor meer informatie hier u dit werkt en neem contact op met onze Sales afdeling voor de mogelijkheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Via Excel up- en downloads Cargo Controller aansturen

Ja, dat is mogelijk. Het is grotendeels gelijk aan het volgen van nieuwe B/L's via een Excel upload, maar u zult meer informatie moeten aanleveren.

Meerdere B/L’s in één keer volgen

We noemen dit ook wel een batch upload.
U kunt max. 500 B/L’s in één keer opvoeren met een Excelbestand.

Kies ‘Voeg toe’.
In het onderdeel ‘Lading’ vindt u onderaan de knop ‘Upload bestand’ en daarna volgt een link naar een Excel-template.
Vul de Excel-template in met de benodigde gegevens (B/L-nummer, equipmentnummer en optioneel een eigen referentie) en sla het bestand op.
Kies ‘Upload bestand’ en selecteer het zojuist opgeslagen Excelbestand. Kies vervolgens ‘Upload’.
U krijgt een bevestiging van alle succesvol en niet-succesvol toegevoegde B/L’s.
a. De succesvol toegevoegde B/L’s worden automatisch toegevoegd aan Cargo Controller en als favoriet gemarkeerd.
b. De niet-succesvol toegevoegde B/L’s voldoen niet aan de criteria. Een toelichting voor afkeuring staat vermeld. U kunt nu de gegevens handmatig corrigeren of verwijderen.
c. Wanneer u de gegevens handmatig corrigeert of verwijdert, kiest u daarna voor Opslaan. De gecorrigeerde B/L-gegevens worden alsnog toegevoegd aan Cargo Controller.

U heeft nu de Vertrouwensketen in bulk aangestuurd.

Nadat u updates hebt ontvangen op deze data kunt u ook een selectie downloaden en importeren in uw eigen systemen. Lees daar hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?

Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.

In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.

Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.

Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de status van mijn lading volgen?

In Cargo Release Manager kunt u het proces volgen of uw lading opgehaald kan worden bij de terminal.

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator kan een groep bevatten van specifieke indicatoren voor die fase:

Vrijgave transport equipment
- Status commerciële vrijgave
Ophalen transport equipment
- Status nominatie vervoerder
- Status voormelding op terminal

Zoals u kunt zien vormen de 2 indicatoren zich op basis van 3 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:

: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de voormelding. Wachten op update.

Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading t.b.v. de Vertrouwensketen. Aangevuld met de filter opties in Cargo Release Manager kunt nu sturen op de uitzonderingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben de vervoerder voor één of meerdere containers. Hoe kan ik een andere vervoerder nomineren?

Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben de genomineerde vervoerder voor mijn container, maar ik kan geen andere vervoerder selecteren om te nomineren.

Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
de pincode wordt op de gebruikelijke manier door de rederij met uw opdrachtgever gedeeld.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik voor een container niet meer de genomineerde vervoerder ben, hoe kan dat?

Wanneer er wel een transportopdracht in uw eigen TMS bestaat, maar geen registratie in het PCS, is deze komen te vervallen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn klantcode registreren?

Om dit te activeren heeft u de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.

U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.

U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

Start moment Vertrouwensketen

Klantcodes beheren

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?

1. Correct B/L-nummer: Als u de B/L voor de vrijstelling al volgde in Cargo Controller, ontvangt u een update waarin u aangewezen wordt als de 'Release-to party'.
  Een release wordt alleen gegeven op een B/L dat via het import manifest bekend is, de B/L kan daardoor niet de status 'Deze B/L is (nog) niet beschikbaar.' hebben. Controleer of u de juiste B/L-nummer volgt.
2. Filter actief: Een veel voorkomende oorzaak is als uw onbedacht een filter actief heeft staan waardoor u de B/L niet kunt vinden. Controleer uw filters, deactiveer deze met de knop 'Wis filters' en zoek opnieuw naar uw B/L.
3. PCS-vrijstelling: In Cargo Release Manager kunt u alleen lading volgen vanaf het moment van de vrijstelling. Controleer als eerste of de rederij u een commerciële vrijstelling heeft gestuurd buiten PCS om. Rederijen gebruiken hier de term 'PCS-vrijstelling' voor of 'pincodelose vrijstelling'. Neem vervolgens contact op met uw rederij.Indien de rederij de commerciële vrijstelling via PCS heeft verstuurd en u de daadwerkelijke 'release-to-party' bent, kunt u contact opnemen met de Customer Service. Mogelijk is er een verstoring of een filter actief waardoor u de B/L mist.

Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik nomineren of machtigen per B/L of per container?

Per container machtigen of nomineren

U kunt eenvoudig per container een andere logistieke partner machtigen voor de rol van 'Ladingregisseur' of een vervoerder nomineren voor de rol van 'Vervoerder.

Let wel, u kunt pas de rol van 'Ladingregisseur' overdragen nadat u de vrijstelling heeft ontvangen vanuit de rederij.

Per B/L nomineren

U kunt per B/L alle containers in één actie nomineren aan een vervoerder. Selecteer de B/L door deze aan te vinken en bovenin ziet u nu de knop zichtbaar worden 'Nomineer Vervoerder'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn logistieke partner niet selecteren om te machtigen, wat nu?

U gebruikt een andere logistieke dienstverlener die wel bekend is bij Portbase, of
U vraagt de rederij deze B/L's niet via PCS vrij te geven, maar met pincode per mail aan u en uw logistieke partner.

Uw partner kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik automatisch de vervoerder voor al mijn lading nomineren?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?

Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?

Ingetrokken vrijstelling

Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.

Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.

Ingetrokken machtiging of nominatie

Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat de geldigheid van de commerciële vrijstelling is verlopen, wat nu?

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling of om de commerciële vrijstelling te verlengen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?

Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?

Zolang uw klantcode in de status van 'In behandeling' of 'Afgewezen' staat kunt u niet starten met de Vertrouwensketen.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Klantcodes beheren

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is geverifieerd. Wat gebeurt er nu?

Start moment Vertrouwensketen

Voor Cargo Controller hebben we voor de Vertrouwensketen de volgende handleiding opgesteld.
Voor Cargo Release Manager hebben we voor de Vertrouwensketen de volgende handleiding opgesteld.

Op de huidige pagina vindt u diverse FAQ's per onderwerp en daar gaan we op specifieke stappen dieper in op het aansturen van uw logistieke keten binnen de Vertrouwensketen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de lijst met Inland Operators beperken tot mijn vaste vervoerders?

U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.

Registreer vertrouwde partners

U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.

Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar het gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
U bevindt zich in de commerciële release. Kies het tabblad 'Vertrouwde Vervoerders' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een systeemkoppeling beschikbaar?

Cargo Controller is ook beschikbaar als API voor een directe koppeling met je inhuis-systeem. Als je gebruik maakt van de systeemkoppeling heb je ook altijd toegang tot de web schermen.

Testomgeving
Tijdens de implementatie is onze testomgeving beschikbaar.

Vertrouwensketen
Via de Cargo Controller API kan je ook alle functionaliteiten voor de Vertrouwensketen aansturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Gebruikmaken van vooraf gegenereerde statusaanvragen in MCA en toevoegen B/L nummer (t.b.v. releases uit Vertrouwensketen)

Zodra je als transportbedrijf door de klant wordt aangewezen voor het vervoer van een Vertrouwensketencontainer, wordt er automatisch een statusaanvraag klaargezet. Wij adviseren om deze te hergebruiken voor de voormelding bij de terminal, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Daarnaast is het voordeel hiervan dat je minder informatie hoeft in te vullen, de kans op fouten afneemt en je tijd bespaart.

Heb je al een statusaanvraag of voormelding gestart?
Als je zelf al een statusaanvraag of voormelding hebt aangemaakt, probeert MCA deze automatisch te koppelen aan de Vertrouwensketen. Door de complexiteit van sommige ketens kan dit niet altijd. Zorg ervoor dat je het B/L-nummer opneemt in je statusaanvraag of voormelding, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Hiermee voorkom je problemen en ben je verzekerd van een soepele afhandeling.

In het kort:

Maak gebruik van de vooraf ingevulde statusaanvragen (alleen van toepassing op Vertrouwensketen containers)
Heb je zelf een statusaanvraag of voormelding aangemaakt? Volg dan dit dringende advies:

Vul het B/L-nummer in bij de statusaanvraag of voormelding.
B/L-nummer niet bekend? Je kunt het B/L-nummer terugvinden in het Shipmentscherm van MCA en dit overnemen in je statusaanvraag of voormelding.
Geen shipment te vinden voor de betreffende container? Jouw transportbedrijf is mogelijk (nog) niet geautoriseerd. Neem contact op met je klant om dit op te lossen.

Let op:
ECT en Euromax kunnen geen updates verwerken. Daarom adviseren we om pas een voormelding bij deze terminals te doen, zodra de statusaanvraag volledig correct en groen is.

Voor vervoerders en softwareleveranciers met een MCA-API systeemkoppeling:

Aan het bestaande object handlingData is het nieuwe veld consignmentNumber toegevoegd. Voor meer details, bekijk de Changelog en de API-specificaties op ons Developer Portal.

Problemen ondervonden?
Heeft u alle genoemde stappen doorlopen, maar ervaart u nog steeds problemen? Neem dan contact op met de Portbase Customer Service.

In het scherm ziet dit er als volgt uit:

In MCA Road:

In MCA Barge en Rail als volgt:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben de vervoerder voor één of meerdere containers. Hoe kan ik een andere vervoerder nomineren?

Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben de genomineerde vervoerder voor mijn container, maar ik kan geen andere vervoerder selecteren om te nomineren.

Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
de pincode wordt op de gebruikelijke manier door de rederij met uw opdrachtgever gedeeld.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik de andere genomineerde vervoerder ook een transportopdracht geven voor deze lading?

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos ophalen van een container. De overige noodzakelijke informatie voor het transport moet buiten PCS worden gedeeld met de vervoerder. Bij het downloaden van de containerinformatie ziet u welke informatie binnen PCS en MCA beschikbaar is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de nominatie intrekken op een container?

De partij die de nominatie heeft gedaan, kan de nominatie ook weer intrekken. Dit kan voor één of meerdere containers. Klik hiervoor op de selectievak(ken) van de juiste container(s) en klik op de knop Cancel shipment. De nominatie is voor de gekozen container(s) ingetrokken en er is geen vervoerder meer actief. U kunt nu een andere vervoerder nomineren.

Let op! Als u de nominatie intrekt bij een subcontractor, is het belangrijk om eerst de transportopdracht in te trekken om onnodige kosten te voorkomen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik voor een container niet meer de genomineerde vervoerder ben, hoe kan dat?

Wanneer er wel een transportopdracht in uw eigen TMS bestaat, maar geen registratie in het PCS, is deze komen te vervallen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben genomineerd als vervoerder en ik zie de container onder de tab Shipments en onder Handling. Wat moet ik nu doen?

Onder de tab Handlings staan alle containers weergegeven. Onder de tab Shipments ziet u alleen de containers die via de Vertrouwensketen aan u zijn toegewezen door nominatie. Wat u vervolgens doet, hangt af van uw situatie:

Wanneer u zelf de voormelding en het transport voor de container(s) doet, of het transport uitbesteed, dan verandert er niks in uw huidige werkwijze. Laat u het transport door een andere partij uitvoeren, lees dan hier de instructie voor ECT Remote Check-in.

Nieuw! Wanneer u zowel de voormelding als het ophalen van de container(s) uitbesteed, dan is er een aanvulling in uw werkwijze. Via het dashboard Shipments, bij Shipments en vervolgens via de knop Forward, nomineert en registreert u een andere vervoerder voor uw container(s).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben genomineerd als vervoerder en ik wil een subcontractor registreren voor de voormelding en het ophalen van de container(s). Wat moet ik nu doen?

U heeft nu twee opties, afhankelijk van uw situatie:

Wanneer u zelf de voormelding doet en het ophalen van de container eventueel uitbesteed, dan regelt u dit via Handlings. Er verandert niks in uw huidige werkwijze. Laat u het transport door een andere partij uitvoeren, lees dan hier de instructie voor ECT Remote Check-in.
Wanneer u voor zowel de voormelding als het ophalen van de container een andere vervoerder wilt nomineren, dan regelt u dit via Shipments. Via het dashboard Shipments, bij Shipments en vervolgens via de knop Forward, nomineert en registreert u een andere vervoerder voor uw container(s).

Door deze acties wordt uw vervoerder opgenomen in de Vertrouwensketen en worden alle gekoppelde cargocards, aan deze organisatie, herkent. Als u dit niet doet, wordt de chauffeur geweigerd bij de terminal. Als de commerciële vrijstelling is verstrekt, kunt u de voormelding indienen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2. Hoe volg ik de status van mijn lading?

Import fases

Aankomst transport equipment
- Status aankomst schip **
- Status import manifest
- Gelost op terminal **
- Status vertrek schip
Vrijgave transport equipment
- Status Douane inspectie
- Status commerciële vrijgave *
- Status import aangifte
Ophalen transport equipment
- Status nominatie vervoerder *
- Status voormelding op terminal *
- Status Gate out */**

* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.

** Deze indicator is alleen beschikbaar indien de terminal deze data beschikbaar stelt, wilt u meer weten over terminal data binnen Cargo Controller? Lees dan eerst hier verder.

Legenda status indicator

Zoals je kan zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 10 individuele indicatoren. Deze kun je inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. Je moet de kleur en iconen als volgt lezen:

: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.

In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.

Monitoren van statussen

Filter 1: Importmanifest

Tip 1: Controleer als eeste altijd of er geen typefout zit in het geregistreerde B/L nummer, dat is onze nummer 1 oorzaak bij vragen in deze situatie.

Tip 2: Soms kan een B/L onterecht zijn geregistreerd op het manifest en is deze daarna verwijderd. Voor deze situatie is ook een e-mailnotificatie beschikbaar (B/L verwijderd).

Filter 2: Lossen

Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als het schip vertrokken is, maar de losbevestiging nog niet binnen is.

Filter 3: Inspectie status

Vink aan 'Aangezegd', alle containers die de Douane heeft geselecteerd voor inspectie, 'rood zijn gevallen', worden nu getoond in het scherm.

Of: Vink aan 'Vrijgegeven' om alle containers te selecteren die geïnspecteerd waren en nu zijn vrijgegeven door de Douane.

Tip: Er zijn e-mail notificaties beschikbaar die een mail stuurt als de container is aangezegd en daarna is vrijgegeven.

Filter 4: Importdocument

Vink aan 'Onbekend', alle containers waarvoor nog geen importdocument (MID) ingediend is bij de terminal worden nu getoond in het scherm.

Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als 6 uur na lossing van de container er nog geen MID ingediend is.

Filter 5: Vervoerder

Vink aan 'Niet genomineerd', alle containers waarvoor nog geen vervoerder is genomineerd (Vertrouwensketen actie) worden nu getoond in het scherm.

De status van mijn lading volgen...

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager

Service kiezen

Gebruik de keuzehulp om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor jouw situatie.

Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.

Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.

In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:

* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.

** vanaf 01/01/25 is het vaste maandbedrag €76,88 en zijn de kosten per opgevraagde B/L €0,42 voor Cargo Controller.

Support pagina's

Hier vindt u praktische informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.

Hier vindt u praktische informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de status van mijn lading volgen?

In Cargo Release Manager kunt u het proces volgen of uw lading opgehaald kan worden bij de terminal.

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator kan een groep bevatten van specifieke indicatoren voor die fase:

Vrijgave transport equipment
- Status commerciële vrijgave
Ophalen transport equipment
- Status nominatie vervoerder
- Status voormelding op terminal

Zoals u kunt zien vormen de 2 indicatoren zich op basis van 3 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:

: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de voormelding. Wachten op update.

Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading t.b.v. de Vertrouwensketen. Aangevuld met de filter opties in Cargo Release Manager kunt nu sturen op de uitzonderingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

1. Hoe beheer ik mijn B/L's?

Monitor je eigen werk met gemak

Basic en Extended B/L's

Portbase maakt dit onderscheid om onverwachte kosten te voorkomen aangezien je organisatie niet actief deze B/L had getracked.

Goederenomschrijving

Voor de goederenomschrijving zijn er uitzonderingen mogelijk waardoor je wel of niet deze data kan inzien.

Hoe beheer ik mijn B/L's?

Cargo Controller API

Het bovenstaande is ook via onze Cargo Controller API aan te sturen, waarmee je volledige integratie maakt met je eigen interne systemen. Lees daar hier meer over.

Excel up- en download

Mocht je organisatie nog niet klaar zijn voor onze Cargo Controller API integratie, dan hebben we ook een tussenoplossing met een Excel upload functie. Lees daar hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een systeemkoppeling beschikbaar?

Cargo Controller is ook beschikbaar als API voor een directe koppeling met je inhuis-systeem. Als je gebruik maakt van de systeemkoppeling heb je ook altijd toegang tot de web schermen.

Testomgeving
Tijdens de implementatie is onze testomgeving beschikbaar.

Vertrouwensketen
Via de Cargo Controller API kan je ook alle functionaliteiten voor de Vertrouwensketen aansturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: Voormeldingen loopt vast door afwijkende ISO-type containers tussen manifest en terminal

Scenario:

Rederij registreert op import manifest een containertype ‘2210’
De rederij verstuurt release, de keten wordt opgezet en de Inland Operator ontvangt automatisch een ‘status request’ voor bij de terminal.
De terminal registreert bij lossing containertype ‘2200’
De Inland Operator maakt van de ‘status request’ een voormelding bij de terminal, welke wordt afgewezen wegens afwijkend container type.
- De Inland Operator kan deze wijzigen, echter niet alle terminals accepteren updates en een nieuwe voormelding is nodig.
- De Inland Operator creeert een nieuwe voormelding met een aangepast containertype ‘2200’, echter die wordt na voormelden direct overschreden met ‘2210’ zolang het manifest niet is bijgewerkt.

Rollen:

Rederij
Terminal
Inland Operator(s)

Services:

Resultaat:

Voormelding wordt afgewezen.
Rederij heeft geen zicht op container type afwijkingen tussen manifest en terminal, release heeft geen impact op container type. Rederij moet actief worden benaderd door Release-to party voor bijwerken manifest.

Workaround:

De Inland Operator moet zijn voormelding intrekken en opnieuw versturen nadat het manifest is aangepast indien de terminal in kwestie geen updates accepteert op een voormelding.
Alle partijen wachten tot het manifest bijgewerkt is door de rederij.
De Inland Operator kan een nieuwe voormelding indienen, of bestaande updaten (indien mogelijk), met het aangepaste container type.

Planning oplossing:

Dit scenario bestond al in de havenlogistiek voor de introductie van de Vertrouwensketen. Portbase en de Vertrouwensketen zijn in gesprek met alle aangesloten partijen om hier een technische oplossing voor uit te werken. Q4 2024.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: Dubbele releases (met en zonder pincode)

Scenario:

Rederij verstuurd zowel een pincode release als Vertrouwensketen release uit.
Rederij ontvangt een rejection melding op de Vertrouwensketen release van de terminal. Rejection reason ‘Duplicate Error’ doordat er al reeds een pincode release is geregistreerd voor deze container.
Portbase heeft geen invloed op de pincode release
Portbase registreert Vertrouwensketen release als de enige waarheid
Inland Operator kan geen voormelding maken wegens afwijkende ‘Accept reference’

Rollen:

Rederij
Terminal
Inland Operator(s)

Services:

Melding Lading Import
Melding Container Achterland

Resultaat:

Voormelding wordt afgewezen.
Rederij heeft geen zicht op container type afwijkingen tussen manifest en terminal, release heeft geen impact op container type. Rederij moet actief worden benaderd door Release-to party voor bijwerken manifest.
Het corrigeren van een pincode release naar een Verrtouwensketen release

Workaround:

Rederij moet de ‘rejection reason’ verhelpen en opvolgen met een passende update.
- De rederij moet de pincode release verwijderen via het webportaal van de terminal.
- De rederij moet de release opnieuw versturen (update) via Vertrouwensketen nadat de release verwerkt is. Het verwerken van deze update kan tussen de 20 min en 1 uur duren. Dit is afhankelijk van alle partijen en de wijze waarop zij technisch zijn aangesloten.
De Inland Operator moet zijn voormelding intrekken en opnieuw versturen indien de terminal in kwestie geen updates accepteert op een voormelding.

Planning oplossing:

Als alle releases via de Vertrouwensketen verlopen zal dit scenario verdwijnen. Medio 2025.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: Meerdere releases voor (groupage) container

Scenario:

Meerdere B/L’s zijn actief voor 1 container, rederij releast voor alle B/L’s op 1 container.
- De Vertrouwensketen is ingericht voor 1 unieke release per B/L en container combinatie.
- Portbase verstuurt alleen de eerste release door naar de terminal. De overige releases worden geweigerd: ‘Duplicate error’.

Rollen:

Rederij
Release-to Party

Services:

Resultaat:

Release-to Party’s krijgen voor alle B/L combinaties een 'Delivery note' vanuit de rederij, maar er is maar 1 B/L actief met een commerciële release binnen de Vertrouwensketen.

Workaround:

De rederij moet alle overbodige releases verwijderen

Planning oplossing:

Per rederij verschilt de voortgang, de meeste rederijen hebben een oplossing hiervoor actief. Medio oktober 2024.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: Losterminal gewijzigd na release

Scenario:

Losterminal wijzigt nadat rederij release heeft verstuurd.

Rollen:

Rederij
Terminal
Release-to Party
Cargo Director(s)
Inland Operator(s)

Services:

MLI
Cargo Controller
Cargo Release Manager
MCA

Resultaat:

Een eerder geaccepteerde voormelding bij de terminal is niet meer geldig.
Rederijen moeten alle releases intrekken en opnieuw verstrekken naar de nieuwe terminal.
Alle ketenpartners verliezen hun release totdat de nieuwe release beschikbaar is gekomen.

Workaround:

De Inland Operator moet zijn voormelding intrekken.
Alle partijen wachten tot de nieuwe release beschikbaar is. Het verwerken van de update van releases kan tussen de 20 min en 1 uur duren.
De Inland Operator kan een nieuwe voormelding indienen als de keten is hersteld bij de nieuwe terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: Release wordt geweigerd door terminal

Scenario:

Een release kan worden afgewezen door de terminal
Een release termijn kan verlopen en na de release deadline worden afgewezen door de terminal

Rollen:

Rederij
Terminal

Services:

Resultaat:

Bestaande ketens met Vertrouwensketen releases blijven actief, de release is echter niet meer geldig bij de terminal
De voormelding in MCA geeft een rode bol bij commerciele release met de melding COR
De release is niet verwerkt door de terminal, de rederij moet hier actie in ondernemen.

Workaround:

Een release termijn kan verlopen, waarbij een update gestuurd kan worden met een nieuwe datum. De terminal kan deze update weigeren met een ‘rejection’ melding als gevolg.
- Rederij moet de ‘rejection reason’ verhelpen en opvolgen met een passende update.
Een release is door de rederij bij de terminal gewijzigd via het webportaal van de terminal of de eerdere release is nog buiten Portbase verlopen.
- Indien de release buiten Portbase (PCS) om is verlopen moet de rederij de pincode release bijwerken via het webportaal van de terminal.
- Indien de release via Portbase (PCS) had moeten verlopen, moet de pincode release ingetrokken worden bij de terminal. Daarna een PCS-release verwerken.
Indien de release via Portbase (PCS) is verlopen, maar daarna in de terminal webportal is bijgewerkt moet de volledige release ingetrokken worden.
- Dit stopt de volledige actieve keten tot de release opnieuw is verstrekt.
- Een nieuwe release verstoord de een voormelding van de Inland Operator bij een terminal. Deze zal opnieuw voorgemeld moeten worden volgens de regels die bij de terminal in kwestie gelden.

Planning oplossing:

Als alle releases via de Vertrouwensketen verlopen zal dit scenario minder voorkomen. Medio 2025.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: Onterechte ‘niet genomineerd’ melding bij voormelding ECT

Scenario:

Containers die eerder via de Vertrouwensketen zijn doorlopen en afgehandeld zijn bij een ECT terminal kunnen vastlopen op een nieuwe voormelding.
ECT meldt onterecht aan de Inland Operator dat deze niet is geautoriseerd om de container voor te melden bij de terminal.
Scenario is bij Portbase Customer Service bekend als ‘Sticky container’

Rollen:

Rederij
Inland Operators

Services:

Resultaat:

Voormelding wordt geweigerd wegens openstaande nominatie van eerdere release proces.

Workaround:

De openstaande release moet afgesloten worden door Portbase via een Customer Service ticket.

Planning oplossing:

De oplossing is live sinds Juli 2024.
Dit scenario kan alleen nog voorkomen bij containers die voor juli zijn gereleased.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontwikkelpunt: De Vertrouwensketen bevat maximaal 2 Cargo Directors

Scenario:

Indien een keten met meerdere partijen actief is, is de maximale keten binnen Cargo Controller of Cargo Release Manager beperkt tot 3 partijen:

Release-to Party
De klant van de rederij en de first release to party in de keten ontvangt automatisch deze rol zodra de rederij de vertrouwensketen heeft opgestart. De release to party kan een volgende partij in de keten autoriseren: deze wordt de Cargo Director.

Cargo Director
Deze partij kan nu een vervoerder nomineren of een volgende partij, bijvoordeeld een expediteur aanwijzen als Cargo Director.

Cargo Director
Deze partij moet nu een vervoerder nomineren.

Rollen:

Rederij
Release-to Party
Cargo Director(s)

Services:

Cargo Controller
Cargo Release Manager

Resultaat:

De laatste Cargo Director loopt vast in de keten en kan nu alleen nog een Inland Operator nomineren.
Dit vindt plaats op minder dan 1% van alle releases die via de Vertrouwensketen plaats vinden.

Workaround:

Optie 1: De keten slaat een partij over in de vertrouwensketen, de laatste geautoriseerde Cargo Director moet een Inland Operator nomineren.

Planning oplossing:

Er wordt gewerkt aan een technische oplossing om een langere keten toe te staan binnen de Vertrouwensketen.
Medio oktober 2024

Heeft u gevonden wat u zocht?

Essentiële links

De Vertrouwensketen

Nieuw bij Portbase