FAQ

De service maakt gebruik van de Douane tabel: Z01 – AANBRENGLOCATIE. Deze is online terug te vinden op de website van de Douane. Staat de juiste aankomstlocatie er niet tussen? Contacteer de Douane met het verzoek deze toe te voegen.

Zodra de Douane het adres heeft toegevoegd zal dit automatisch overgenomen worden in de service.

Afhankelijk van de terminal kan direct contact opgenomen worden of gaat dit via de rederij/cargadoor.

Terminal Contactgegevens terminal P&O Europoort Teamleader.Europoort@Poferries.com +31 18 125 5310 Stena Line customs.supportnl@stenaline.com +31 17 438 9344 CLdN freight.uk@cldn.com +35 22 644 66 288 DFDS ferry.vlaardingen@dfds.com +31 10 208 4992 RST customs@rstbv.nl +31 10 294 2491 of +31 10 294 2 416 RWG dcg@rwg.nl ECT Delta Via Export Document Service op MyTerminal Euromax Via Export Document Service op MyTerminal Hutchison Ports Delta 2 Via rederij APM II mvii.datacenter@apmterminals.com  CLDN Distriport distriport.customerservice.rtm@cldn.com CTT Moerdijk info@cctmoerdijk.com +31 (0)168 33 42 70 Rhenus Waalhaven (IJsland dienst): warehousing-NL@rhenus.com en iceland-NL@rhenus.com Maasvlakte (Nirint dienst): nirint@rhenus.com Matrans customsmrt@mrtbv.nl Tel: 010-4726752

Het Centraal Werkpunt Douane (CWP) Douane houdt administratief toezicht op de Douaneformaliteiten rondom de terminals. Voor wijzigen van documenten/MRN ontvangen op de terminal, kunt u contact opnemen met het CWP  088 153 39 63 of via e-mail welke ingericht is op terminal.

Terminal	Contactgegevens CWP Douane
P&O Europoort	douane.drh.cwp.ferries@douane.nl
Stena Line
CLdN
DFDS
RST	douane.drh.rst@douane.nl
RWG	douane.drh.rwg@douane.nl
ECT Delta	douane.drh.ect-delta@douane.nl
Euromax	douane.drh.euromax@douane.nl
Hutichon Ports Delta 2	douane.drh.apm@douane.nl
APM II	douane.drh.apm.mvII@douane.nl
Broekman Logistics	douane.drh.broekman@douane.nl

Deze fout heeft waarschijnlijk als oorzaak dat het documentnummer niet voldoende uniek is voor de service. Een oplossing kan zijn om een datum extra toe te voegen.

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

• FTX+ACD+++The IE015 message received was invalid”
• FTX+AAO++12+EST.Reference number”

De afkeuring "EST.Reference number" wil zeggen dat het kantoor van bestemming niet correct is. U dient na te kijken of het juiste Douanekantoor is ingevoerd.

De scheepsmelding wordt afgekeurd door de Douane omdat het Carrier customs-ID van de carrier in melding schip niet correct is. Wij verzoeken u het nummer van de carrier op juistheid te controleren. Dit kunt u doen door middel van de volgende link:

http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_home.jsp?Lang=en

Wanneer u het correcte nummer heeft achterhaald, dan kunt u het EORI-nummer van de carrier aanpassen in uw scheepsmelding.

Om de scheepsmelding opnieuw te versturen, kunt u de ETA aanpassen door deze een minuut later te zetten en op de knop “save” te klikken. Vervolgens wordt de knop “Send” beschikbaar, waarna u de scheepsreis opnieuw kunt versturen.

Wanneer het gaat om een ENS-melding die hiermee wordt afgekeurd, dient ook eerst de carrier bij melding schip te worden aangepast. Vervolgens kan met de knop “redeclare all” in MLI 2.0 alles nogmaals worden verstuurd.

Ik krijg onderstaande foutmelding al te zien voor het moment dat ik mijn aangifte wil opmaken, wat gaat er mis?

• There are no valid guarantee types; no transit declaration can be created. Please apply a valid or new guarantee type.

Zodra u naar “Guarantees” gaat in de service Transitaangifte, staat er waarschijnlijk geen geldige guarantee meer tussen- deze zijn verlopen. Dit ziet u bij het aanvinkveld “Valid from / Valid to”. U kunt hiervoor contact opnemen met de Douane over verdere vragen die betrekking hebben op uw guarantee.

Dit is een “Guarantee” probleem. Wanneer u bezig bent met het aanmaken van documenten, kunt u een foutmelding krijgen met: de transit Guarantee met G09 met commentaar “zekerheid ontoereikend”.

De oorzaak kan zijn dat de borg niet toereikend is in het vervoer. In dat geval staat er niet voldoende borg open om de container te laten vertrekken. Wij adviseren u het referentiebedrag te controleren. Let op- dit is de aangifte.

Daarnaast adviseren wij u te wachten totdat de containers zijn aangezuiverd.

De transitaangifte blijft op verzonden staan en op het retourbericht van de Douane is een foutmelding binnengekomen.

[DataDirect][XQuery][Error]Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory caused by: [DataDirect][XQuery][Error]Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory caused by: Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory

Wanneer u het bericht opent, leest u het volgende:

Optie 1

FTX+AAO++12+GDS[1].AR2[1].Complement of information LNG:::Data does not match with the data type”

RFF+ABE:806025463.00/321132641”

Controleer wat er in de berichten naar de klant/Douane is uitgestuurd.

In dit voorbeeld:

Er zit een vierkantje in deze regel

RFF+AAQ:CAIU5546017”

DOC+190:::X-705+BGFLMRUR304434/27�::1”

Wanneer u naar de schermen gaat, ziet u een spatie bij dit tekstveld.

Oplossing

Zet de melding op rejected. De klant kan deze via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient de spatie weg te halen en dan kan deze de melding opnieuw insturen.

Optie 2

FTX+AAO++15+CE1[1].NAD LNG:::Segment/Record not supported in this position”

Controleer wat er in de berichten naar de klant/Douane is uitgestuurd.

In dit voorbeeld:

Er zit een vierkantje in deze regel;

NAD+CN+++GEFCO+ROUTE DE CHLAMP�+SAUSHEIM++68391+FR”

Wanneer u naar de schermen gaat, ziet u een spatie in het tekstveld.

Oplossing

Zet de melding op rejected. De klant kan de melding via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient de spatie weg te halen en dan kan deze de melding opnieuw insturen.

Optie 3

FTX+AAO++12+GDS[1].AR2[1].Previous document type:::Invalid value;  External codebase file (codelists.dbf) does not suppor:t the value 14?:TIR”

De douane keurt af wat de klant in de schermen bij Previous document onder kopje Type heeft ingevuld.

Via de website van de Douane kan de klant zien welk documenttype deze kan kiezen.

https://www.belastingdienst.nl/codeboek_sagitta/huidig/html/tabel-codeboek%20sagitta%2C%20onderdeel%20transit-014.html

Oplossing

Zet de melding op rejected. De klant kan de melding via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient zijn type bij previous document aan te passen.

We adviseren om de template opnieuw te downloaden. In het hoofscherm, waar alle services staan,  staat de template. Onder 'Downloads' staat de laatste template met de naam 'Invoer Meldingen exportdocumentatie'.

Gebruik onderstaande tabel om de oorzaak te identificeren en een mogelijke oplossing te vinden. Klik hier voor de contactgegevens van de Douane als verdere uitleg nodig is.

Om de vooraanmelding voor de dienst "Melding Export Documentatie" (MED) te wijzigen, moet je een aantal stappen doorlopen. Deze FAQ legt deze stappen uit.

Een totaaloverzicht van foutcodes die kunnen optreden bij een bericht naar de Douane (Single Window) vind je hier.

Het kan zijn dat u uw handling als statusaanvraag in plaats van als voormelding ingediend hebt. Bij het doen van een statusaanvraag, vraag je enkel informatie op over de status van een container. Een statusaanvraag is niet gekoppeld aan een bezoek, wat betekent dat er nog geen definitieve afspraak is gemaakt voor het ophalen/afzetten van een container bij de terminal. Statusaanvragen zijn om deze reden niet bekend binnen het Terminal Operating System van een terminal. Door een statusaanvraag om te zetten in een voormelding, maakt u een definitieve afspraak bij de terminal voor het ophalen/afzetten van een container.

Klik hier voor meer informatie over hoe je een handling als status aanvraag of als voormelding indient.

Klik hier voor meer informatie over hoe je een status aanvraag omzet in een voormelding.

De terminals Hutchison Ports ECT Delta en -Euromax sturen geen bevestiging dat een container de terminal heeft verlaten of is binnengekomen. Dit worden ook wel gate-in/gate-out berichten genoemd. Hierdoor verandert de status van de handling niet in ‘Finished’ nadat een container is opgehaald/afgezet, maar blijft de status op ‘Accepted’ staan.

In het geval een handling na ophalen/afzetten op de terminal op de status ‘Accepted’ blijft staan voor een andere terminal dan Hutchison Ports ECT Delta en -Euromax, neem dan contact op met onze Customer Service.

Voordat u een MID-melding naar een terminal kunt sturen, dient u voor deze terminal een terminalcontract te tekenen. Via dit terminalcontract accepteert u de verantwoordelijkheid voor het volledige en juist voormelden van uw documentgegevens aan de terminal.  

Neem contact op met sales@portbase.com om voor de gewenste terminals het juiste terminalcontract te ondertekenen. De betreffende terminals en documenttypes worden vervolgens voor u geactiveerd in de service Melding Import Documentatie. Na activatie kunt u de terminal selecteren in de service. 

Op het moment dat u een nummer van een douanedocument invoert, controleren wij automatisch of de opbouw hiervan overeenkomt met die in de verschillende douanesystemen.
Op deze manier verkleinen wij voor u de foutkans en worden problemen bij het ophalen van de container op een terminal voorkomen.

Een eenvoudig voorbeeld: een MRN-nummer heeft altijd 18 karakters. Tikt u een MRN-nummer met 17 karakters in, dan krijgt u een foutmelding. Voor elk type douanedocument bestaan zo verschillende criteria die door het Port Community System automatisch voor u worden geverifieerd.

Zie ook: Welk documenttype moet ik in welke situatie gebruiken?

Deze foutmelding geeft aan dat het documentnummer al is voorgemeld. Dit kan door het eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

Meer informatie nodig over de voormelding?

Iedere gebruiker van deze service heeft ook toegang tot de service Track & Trace Export. Ga in het hoofscherm, waar alle services staan, naar de service Track & Trace Export. Indien het eigen bedrijf de voormelding heeft gedaan kan direct de voormelding opgezocht worden. In de tijdslijn staat welk bedrijf de voormelding heeft gedaan. Wanneer de voormelding niet direct gevonden wordt dient deze eerst te worden toegevoegd via het boekingsnummer (selecteer rechtsboven in ‘+ Toevoegen’).

Wanneer er geen document ingestuurd is, dan zal er altijd een Douaneblokkade op de container blijven staan.
Als het document ingestuurd wordt en verwerkt is bij de APM MVII dan zal de Douaneblokkade opgeheven worden.

U kunt via de website van de ECT controleren of het document erin staat of u kunt in dit geval contact moeten opnemen met de Service Desk van Portbase.

Het kan namelijk zijn dat de ECT/Euromax terminal een dubbele APERAK (retourbericht) naar Portbase heeft gestuurd. Hierdoor wordt de volgorde niet correct verwerkt.

De Service Desk zal dan een retourbericht opnieuw aanbieden, waardoor het probleem verholpen is.

Wanneer u voor de volgende terminals geen TAR-code heeft ontvangen, kan het zijn dat uw voormelding afgekeurd is, dat er een verstoring is, of dat de terminal gesloten is.

• APM Maasvlakte II
• CTT Rotterdam
• CTVrede Amsterdam
• CTVede Hoogtij
• Depot Pier 7
• Hanseatic Global Terminals Rotterdam Depot B.V.
• Hutchison Ports Delta II
• Kramer Group (RCT & DCS)
• R.B.C./Cetem
• Rail Service Center (RSC)
• Rotterdam World Gateway (RWG)
• Rotterdam Short Sea Terminals (RST)
• United Waalhaven Terminals (UWT)
• Waalhaven Westzijde (WHT)

Terminal APM Maasvlakte II

Indien er voor de aangevraagde dag geen beschikbare tijdsloten meer beschikbaar zijn dan zal de voormelding worden afgewezen. De getoonde foutmelding is: THERE ARE NO APPOINTMENT OPENINGS AVAILABLE FOR THE ENTERED DATE .

U kunt de voormelding opnieuw indienen met een nieuw gewenst tijdstip op een andere dag. Kortom, er wordt dus geen tijdslot uitgegeven op een andere dag dan aangevraagd is.

Pin doesn’t match or expired, contact line operator.
De vrijstelling komt niet overeen of is verlopen. Gelieve hiervoor contact op te nemen met de rederij.

CDM – Customs document missing
Wanneer u de afkeuring vanuit de terminal ontvangt: ‘CDM blokkade, DD.’ kunt u met uw expediteur/importeur controleren of de correcte terminal gebruikt is met wat u gekozen heeft als terminal. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Customer Service van Portbase voor een oplossing.

Afkeuring RUB25 – Boeking is vol
Neem contact op met de rederij om de boeking te laten verhogen.

Afkeuring ORN – Boeking is onbekend
De acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een foutief acceptatie nummer ingestuurd. Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Wanneer u zeker weet dat dit nummer in orde is dan kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen nakijken of de acceptatieopdracht verstuurd is naar terminal. Als blijkt dat bovenstaande zaken allemaal in orde zijn dan is het ook mogelijk dat het containernummer niet juist is ingevoerd.

BLA – Order (for line) not found, contact line operator.
Neem contact op met de rederij. U heeft waarschijnlijk een andere rederij gekozen dan de rederij die bekend is bij de terminal.

BLT – Blocked by terminal.
Dit is een algemene melding die zegt dat de container niet gehaald of gebracht kan worden. Wanneer er geen aanvullende informatie in het responsebericht staat kunt u voor de toelichting contact opnemen met de terminal.

COR – Container not released
Er is nog geen commerciële vrijstelling verleend door de rederij.

BCO – Before cargo opening
Dit is het moment waarop een Export container op zijn vroegst mag worden afgeleverd op de terminal (in veel gevallen een x-aantal dagen voor aankomst schip).

ORN – de acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een verkeerd acceptatienummer ingestuurd

Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Indien u zeker weet dat dit nummer in orde is, kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen voor u nakijken of de acceptatieopdracht naar terminal is gestuurd. Indien blijkt dat bovenstaande aspecten daadwerkelijk in orde zijn, kan het voorkomen dat het containernummer niet juist is ingevoerd in Portbase.

RUB20 – Het door u ingestuurde boekingsnummer staat in het terminalsysteem voor een andere rederij bekend
Als u deze foutmelding ontvangt is het belangrijk om te controleren van welke rederij de boeking/vrijstelling is. Indien dit niet bij u bekend is, kunt u het beste contact opnemen met de opdrachtgever en/of rederij.

DUP – Ik heb een voormelding gedaan maar ik krijg nu een DUP-foutmelding. Wat betekent dit?

Wanneer uw voormelding afgekeurd wordt met als reden: “DUP” (duplicate), dan is er al een voormelding bekend met dit containernummer en boekingsnummer in de terminal. Deze andere voormelding kan door uzelf zijn aangemaakt of door een andere partij. Er bestaat ook de mogelijkheid dat de container voor een binnenvaartschip, trein of zeeschip is voorgemeld.

Indien de voormelding eerder door uzelf is aangemaakt, kunt u deze mogelijk terug vinden in de service MCA Road (zolang deze nog beschikbaar is). Dat doet u door de ‘Vanaf’ filterdatum zover mogelijk terug te zetten en in het zoekveld het containernummer in te geven.

Wanneer u de voormelding niet kunt vinden, neem dan contact op met de terminal om te vragen of de voormelding bij hen bekend is.

Indien u een eerdere voormelding vindt die niet in orde is, dan kunt u deze verwijderen. Dit kunt u doen door op het vinkje te klikken vooraan de regel en vervolgens onderaan op verwijderen te klikken. Wacht een paar minuten, zodat de terminal de annulering kan verwerken. Vervolgens dient u uw nieuwe voormelding die afgekeurd is met DUP, opnieuw te versturen. Deze zal dan wel goed doorlopen.

Wanneer dit niet het geval is (en wordt de voormelding weer afgekeurd met DUP) dan zal de voormelding nog niet helemaal goed uit het systeem van de terminal zijn. U kunt dan contact opnemen met de terminal om dit met hun af te stemmen.

Hutchison Ports ECT Delta: 0181-278088 / CustomerService@ect.nl

Hutchison Ports ECT Euromax: 0181-377200 (02 / 03) / balie.euromax@ect.nl

Rotterdam Short Sea Terminals: applicatiebeheer@rstbv.nl

Krijgt u de foutmelding dat de B/L reeds in gebruik is door [.]. Waarbij de foutmelding eindigt met een punt (in plaats van een organisatienaam)?

In dit geval is het B/L door uw eigen organisatie reeds bij Meldingen Domproc (status nieuw) opgevoerd.

Controleer of het manifest niet in het 'Manifest overzicht' terug te vinden is via het Call Reference Number(CRN) of de scheepsnaam. Let op: in de tab 'Urgent' komen alleen schepen terug welke vertrokken zijn. Ook kan een manifest niet zichtbaar zijn omdat de ETD/ATD range deze uitsluit. Ga na of het CRN in het EDIFACT/COPRAR bericht juist is en controleer of de opgevoerde verwachte aankomt- en vertrekdatum binnen de filter valt.

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Wanneer u het ‘documentnummer en containernummer’ niet kunt vinden kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Wij kunnen uitzoeken of dit misschien geregistreerd is door een andere partij.

Indien wij het niet kunnen vinden, is het hoogstwaarschijnlijk niet geregistreerd.

Controleer of de terminal is aangesloten op Melding Domproc. Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).

Mocht de terminal niet zijn aangesloten dan klopt het dat er geen melding uitgaat naar de terminal. U dient de goederen onder een andere regeling bij de terminal op te halen.

Is de terminal wel aangesloten dan heeft u waarschijnlijk nog geen goedkeuring van de terminal gehad om de domproc regeling toe te passen bij de terminal. Lees hier hoe u deze goedkeuring verkrijgt.

Deze foutmelding komt doordat de gegevens van het upload bestand niet overeenkomen met wat er in de vessel call gemeld is. In de vessel call zullen de gegevens aangepast moeten worden naar wat er op het upload bestand is gemeld. Dit heeft te maken met de opgegeven datum/tijd die niet overeenkomt. Als de gegevens overeenkomen kan het bestand opnieuw worden geüpload en zal deze worden verwerkt.

Bij deze melding is het van belang om na te kijken wie er lading op heeft staan voor deze reis:

• Bent u het zelf? Zorg er dan voor dat deze lading verwijderd wordt uit de service Melding Lading Import. Zorg ervoor dat u na het verwijderen de SAL wel verstuurt naar de Douane. Zodra dit is gebeurd is het mogelijk om de reis te annuleren.
• Is het een andere agent? Dan dient deze zijn lading te verwijderen in zijn scherm. U dient contact op te nemen met deze agent en te vragen deze lading te verwijderen. Ook vraagt u hen de SAL opnieuw te versturen.

Gevaarlijke stoffen
Wanneer het systeem aangeeft dat er nog gevaarlijke stoffen staan gemeld op de vessel call zoek dan via Melding Lading Import de gevaarlijke stoffen melding op. Klik vervolgens op het vlammetje zodat u in de melding zit. Ook hier kan een andere agent zijn gevaarlijke stoffen gemeld hebben en dient hij deze op dezelfde wijze te verwijderen. U kunt dan in deze melding de gevaarlijke stoffen per consignment verwijderen via het prullenbakje. Sla dit vervolgens op, hierna kan de vessel call wel worden gecanceld.

Waste
Geeft het systeem aan dat er nog waste is gemeld op de vessel call? Klik dan in de vessel call op de tab ‘Waste Declaration’. U komt dan in de ‘Waste Declaration’ hier kunt u waste verwijderen door op de CANCEL knop te klikken. Wanneer dit is gedaan kan de vessel call ook gecanceld worden.

Een mogelijke oorzaak zou kunnen zijn dat de terminal een niet kloppend CRN-nummer of containernummer teruggeeft nadat de container gelost is. Als dit het geval is, kan er geen match gemaakt worden met de oorspronkelijke aanvraag. We zijn in deze ook afhankelijk van correcte datalevering vanuit de terminals.

Bij invoer van een CRN wordt gecheckt of het format juist is (o.a. op lengte, bestaande havencode). Als er op basis van de formatcriteria een onjuist CRN wordt ingevoerd, krijgt de klant hier een melding van en worden er geen kosten in rekening gebracht. Er wordt in de software (nog) geen check gedaan of het CRN werkelijk bestaat, dus als per abuis een foutief nummer wordt ingevoerd en er hierdoor geen Losbevestiging komt op de aanvraag, krijgt de klant na 2 maanden de melding dat de aanvraag niet beantwoord kan worden.

Maakt u gebruik van Melding Domproc of Transitaangifte? Beide services ondersteunen op dit moment voor expediteurs alleen containerlading op deepsea terminals. Dit wordt op korte termijn opgelost. Tot die tijd kunt u gebruik maken van Melding Import Documentatie 2.0.

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract en pas deze in overleg met onze sales afdeling aan.

• Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
• Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’ of in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem bekend nadat de lading opgenomen is in de RTO (= Gelost op de kade).
• Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Dit is een waarschuwing wanneer de combinatie van het equipment- en boekingsnummer of documentnummer al eerder in de service is opgegeven. Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

Als de voormelding met dezelfde informatie reeds gedaan is door een andere partij zal ook na het bevestigen dat je de exportzending wilt toevoegen niet worden opgeslagen.

Meer informatie nodig over de voormelding?

Iedere gebruiker van deze service heeft ook toegang tot de service Track & Trace Export. Ga in het hoofscherm, waar alle services staan, naar de service Track & Trace Export. Indien het eigen bedrijf de voormelding heeft gedaan kan direct de voormelding opgezocht worden. In de tijdslijn staat welk bedrijf de voormelding heeft gedaan. Wanneer de voormelding niet direct gevonden wordt dient deze eerst te worden toegevoegd via het boekingsnummer (selecteer rechtsboven in ‘+ Toevoegen’).

Als het manifest nog niet verstuurd is kan onder ‘Bewerken’ het manifest verwijderd worden.
Manifesten die zijn geaccepteerd door de Douane kunnen niet verwijderd worden. Verwijder in deze situatie alle documenten uit het manifest en verstuur het lege manifest.

Manifesten zijn zichtbaar in de ‘Urgent’ tab als een manifest niet geaccepteerd is door Douane en het schip is vertrokken

In de service Melding Schip wordt gekeken of je cargadoor voor de scheepsmelding en het doel van het bezoek ‘Laden’ is.

Cargo Release Manager heeft een reddingsboei voor nieuwe gebruikers. Via verschillende tours kunnen nieuwe gebruikers snel bekend raken met onze service en de functionaliteiten die beschikbaar zijn.

De Vertrouwensketen tour wordt direct actief bij de eerste keer inloggen. Je kan besluiten deze over te slaan en op een later zelf gekozen moment activeren. Op dit moment zijn de tours alleen in het engels beschikbaar.

De Vertrouwensketen tour doorloopt de werking van het overzichtscherm en de beschikbare notificatie opties.

De tour opnieuw doorlopen?

1. Klik rechtsbovenin het scherm op het vraagteken.
2. Kies nu 1 van de beschikbare tours die in Cargo Release Manager beschikbaar zijn. Sommige tours zijn niet beschikbaar, dit is afhankelijk van je gebruikersrechten binnen de service.
   
3. De tour start direct. Klik mee met de tour en doorloop alle functionaliteiten.

Cargo Controller heeft een reddingsboei voor nieuwe gebruikers. Vanuit een centrale checklist kunnen nieuwe gebruikers via verschillende tours  snel bekend raken met onze service en de functionaliteiten die beschikbaar zijn.

De checklist wordt direct actief bij de eerste keer inloggen. Je kan besluiten deze over te slaan, of 1 van de meerdere tour volgen en op een later zelf gekozen moment weer de checklist activeren. Op dit moment zijn de tours alleen in het engels beschikbaar.

Deze tours doorlopen de basis stappen hoe je met Cargo Controller kan beginnen. Nadat je een tour hebt afgerond houden we deze ook bij en wordt deze niet meer actief aangeboden. Deze manier van in-service ondersteuningbieden wordt continue bijgewerkt op basis van Customer Service vragen die gebruikers stellen.

De tour opnieuw doorlopen?

1. Klik rechtsbovenin het scherm op het vraagteken.
2. Kies 1 van de beschikbare tours die in Cargo Controller beschikbaar zijn. Sommige tours zijn niet beschikbaar, dit is afhankelijk van je gebruikersrechten binnen de service.
   
3. De tour start direct. Klik mee met de tour en doorloop alle functionaliteiten.

We hopen dat je hiermee als nieuwe gebruiker snel de basis functionaliteiten van Cargo Controller leert kennen.

• Ga naar de MLI (Melding Lading Import) service en selecteer de specifieke B/L;
• Eenmaal in MLI verwijdert u de containers die worden overgeladen uit de B/L;
• Pas de status ‘Sea in sea out’ aan naar importstatus voor de resterende containers in deze B/L;
• Dien de aangepaste MLI opnieuw in;
• Pas de MID aan:
  • De terminal heeft MID 2.0 --> trek de MID in, breng de nodige wijzigingen aan en meld opnieuw aan;
  • De terminal heeft geen MID 2.0 --> neem contact op met de terminal en informeer deze, pas de MID aan en meld opnieuw aan;
• Maak een nieuwe MLI aan met ‘sea in sea out’ indicator voor de container(s) die overgeladen moeten worden;
• Klik op ‘Opslaan en versturen’ --> REN wordt direct naar de Nederlandse Douane verzonden.

• Ga naar de MLI (Melding Lading Import) service. Selecteer en verwijder de import containers van de transhipment B/L en meld opnieuw aan. De REN MRN voor de import containers wordt verwijderd uit het Export Manifest;
• Pas de MID aan:
  • De terminal heeft MID 2.0 --> trek de MID in, breng de nodige wijzigingen aan en meld opnieuw aan;
  • De terminal heeft geen MID 2.0 --> neem contact op met de terminal en informeer deze, pas de MID aan en meld opnieuw aan;
• Maak een nieuwe/afzonderlijke B/L aan voor de importcontainers in MLI en dien in;

• Scenario 1: dezelfde partij als degene die de MLI (Melding Lading Import) heeft afgegeven:
  • Ga naar de Transhipment Service;
  • Selecteer New transhipment;
  • Voer het B/L-nummer in en klik op ‘declare transhipment’.

• Scenario 2: een andere partij als degene die de MLI (Melding Lading Import) heeft ingediend, bijvoorbeeld de feeder operator namens de deepsea line:
  o Ga naar de Transhipment Service;
  o Selecteer New transhipment;
  o Voer het B/L-nummer in en één containernummer van de B/L en klik op ‘declare transhipment’.

Let op: in dit scenario is het containernummer nodig als extra controle!

• Annuleer de REN in de Transhipment Service. De REN MRN wordt verwijderd uit het Export Manifest;
• Pas de importstatus aan in MLI en meld opnieuw aan;
• Wijzig uw MID (Melding Import Declaratie);
• De terminal heeft MID 2.0 --> trek uw MID in, breng de nodige wijzigingen aan en meld opnieuw aan;
  • De terminal heeft geen MID 2.0 --> neem contact op met de terminal en informeer deze, pas uw MID aan en meld opnieuw aan;
• Let op: met deze handeling is het 'sea in sea out' indicatorlabel NIET automatisch uit MLI verwijderd. Dit moet in MLI worden gedaan.

• Niet de REN in de Transhipment Service annuleren!
• Pas de losterminal aan in MLI en meld opnieuw aan;
• Pas de losterminal aan in MID (Melding Import Declaratie);
  • De terminal heeft MID 2.0 --> trek uw MID in, breng de nodige wijzigingen aan en meld opnieuw aan;
  • De terminal heeft geen MID 2.0 --> neem contact op met de terminal en informeer deze, pas uw MID aan en meld opnieuw aan;

Ja. In Cargo Controller kunt u heel eenvoudig een overzicht downloaden van alle B/L’s die u momenteel zichtbaar heeft in uw overzichtsscherm. Dit is afhankelijk van de filters die u actief heeft.

Download selectie

Op basis van uw filters kunt u ervoor kiezen om alle B/L's of een aantal specifieke B/L's te downloaden. Klik op het 'checkbox' bovenaan het overzichtsscherm om alle B/L's in één keer te selecteren om te downloaden.

Of selecteer de gewenste B/L's op B/L-niveau door het 'checkbox' per B/L aan te vinken.

Download

Nadat je minimaal 1 B/L hebt geselecteerd, worden er bovenaan het overzichtsscherm extra actieknoppen zichtbaar. In het onderstaande voorbeeld zijn alle zichtbare B/L's geselecteerd. Bijna links ziet u de knop 'Download'.

U ontvangt via een pop-upbericht een bevestiging van het aantal B/L's dat is geselecteerd voor de download en u kunt de download bevestigen. Er volgt dan een CSV-bestand met de gevraagde gegevens.

Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.

Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.

In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.

Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.

Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.

Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.

Soms komt het voor dat een B/L-nummer wijzigt nadat deze door de rederij is opgesplitst of dat u een typefout heeft gemaakt. In beide gevallen is het wenselijk om foutieve B/L's te verwijderen om zo een acuraat mogelijk overzicht te houden.

U kunt B/L's selecteren via de checkbox voor het B/L-nummer en vervolgens op de knop 'Verwijderen'.

Er volgt nog een bevestigingsvraag die u kunt bevestigen.

U kunt net als bij het uploaden van GGB's, ook updates eenvoudig downloaden over deze GGB's en de huidige status van de keuring. De download betreft een Excel die uw vervolgens kunt verwerken in uw eigen systemen.

Het proces in deze is eenvoudig, u klikt bovenin in het overzichtscherm op de knop 'Download' naast het zoekveld. U ontvangt direct een download van alle zichtbare keuringen die u nu ziet in uw overzichtscherm.

Selectie data

U kunt de download beperken door vooraf het overzichtscherm te filteren met alle filteropties aan de linkerkant. Uw download betreft dan alleen data die u op dat moment ziet in het overzichtscherm.

Een keuringsstation kan door verschillende oorzaken besluiten uw keuring te moeten wijzigen. Dit kan betekenen dat uw aanvraag wordt afgewezen of dat een tijdvak is komen te vervallen. U kunt hiervoor een e-mail notificatie instellen.

Zo blijft u eenvoudig of de hoogte bij belangrijke statuswijzigingen:

1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
2. Kies ‘Notificatie instellingen’
3. Via het schuifje kunt een e-mail notificatie aan of uit zetten

E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account, dit kunt u ook wijzigen via ‘Aanpassen’ dat achter het ingestelde e-mailadres staat.

U kunt uw GGB's eenvouding in bulk uploaden via onze Excel template. Op die manier kunt u data vanuit uw eigen systeem eenvoudig en efficient in PCS verwerken.

Download Excel template

In het inspectieoverzicht scherm klikt u rechtsbovenin op de knop 'Aanvragen keuring' en het invoer scherm komt naar voren. Onderin het scherm klikt u op de knop 'Upload GGB's'.

Een klein scherm opent en hier kunt u de template downloaden.

Excel template vullen

De template bevat 2 tabbladen, waarbij de eerst tabblad behouden moet blijven en u voorziet van uitleg over welke waarde in welke kolom gevuld moet worden in het tweede tabblad. Deze waardes kunt u vervolgens in het tweede tabblad invullen. Sla dit bestand op (met beide tabbladen) en u kunt nu deze GGB's in bulk inlezen.

Excel template uploaden

U kunt de ingevulde Excel template nu uploaden in het scherm via de link 'selecteer' of  door het bestand in de het grijze kader te slepen. De knop ' Upload' wordt hierna actief.

Excel template verwerkt

Indien er geen fouten zijn gemaakt in de template zal deze worden verwerkt en ziet u de volgende bevestiging in het scherm.

De GGB's zijn nu zichtbaar in het inspectieoverzicht en klaar voor verdere verwerking.

Support

Indien uw template niet verwerkt kon worden ontvangt u een rode melding en een toelichting. Wijzig de data en/of de template op basis van deze toelichting en probeer opnieuw. Mocht u er toch niet uitkomen kunt u altijd contact opnemen met de Customer Service.

Indien uw keuring is afgehandeld ziet u dit aan de status ‘Afgemeld’ in het VIP-overzichtsscherm.

In de tijdlijn kunt u het verloop van de keuring achterhalen:

Via de NVWA wordt uw keuringsrapport afgegeven in onze dienst Melding Voedsel Waren. Lees hier meer over in dit aansluitende MVW-kennisartikel.

Indien de NVWA uw GGB-aangifte heeft geweigerd, wordt dit in het VIP overzicht als volgt getoond:

U kunt op dit moment geen keuring aanvraag indienen en uw keuring is hierbij direct afgemeld. Via 'Details' kunt u in de tijdlijn kunt u deze events ook inzien:

U zult uw GGB-aangifte moeten controleren en opnieuw indienen om een keuring aan te vragen.

U heeft bericht gekregen dat uw aanvraag is afgewezen. U kunt dezelfde aanvraag opnieuw gebruiken om nogmaals, op een ander moment, een keuring aan te vragen.

Klik op ‘Details’ of op uw referentie bij ‘Equipmentnummer’, er verschijnt een pop-up waarbij u de vervolgens een nieuw tijdslot kan selecteren.

Klik vervolgens weer op ‘Aanvragen keuring’ en uw heeft een nieuwe aanvraag ingediend.

Ja, u kunt binnen Cargo Controller en Cargo Release Manager een vaste lijst met vervoerders registreren. Dit is alleen in te stellen door een hoofd- en/of gebruikersbeheerder en heeft operationele gevolgen voor uw gebruikers.

U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.

Registreer vertrouwde partners

U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.

1. Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar het gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
   
2. U bevindt zich in de commerciële release. Kies het tabblad 'Vertrouwde Vervoerders' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Activering: Vanaf het moment dat u hier 1 vervoerder registreert, is de mogelijkheid om nog een vervoerders te nomineren uitgesloten. Deze lijst van vervoerders moet onmiddellijk zo volledig mogelijk worden gemaakt. Afwijkingen kunnen dan alleen door hoofd- en/of gebruikersbeheerders worden bijgewerkt.

Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.

Als er meerdere equipments bij de boeking horen, is voor ieder equipment terug te zien dat de boeking voor dat specifieke document/MRN bekend is. 

Als alle equipments van het document/MRN zijn aangekomen op de terminal, zal Portbase de aankomst melden bij de Douane. De Douane stuurt alleen een bericht terug indien er een afwijzing van het document is of een inspectie wordt aangezegd. Portbase geeft de zending automatisch vrij na 5 minuten. Er kan altijd nog een controle worden aangezegd tot het moment dat het schip vertrekt. Daarnaast zijn er een aantal documenttypen die geen aankomstmelding naar de Douane behoeven, zoals ICT en TT1. Deze worden direct op 'Automatisch vrijgegeven' gezet. 

Na vertrek schip dient de rederij/cargadoor het manifest in te sturen binnen 1 werkdag. Hierna wordt de Confirmation of Exit gestuurd. Hover over de “i” in het hoofdscherm om na te gaan in welke fase de zending is. 

De ETA/ETD informatie welke getoond wordt is afkomstig van de rederij. Deze informatie wordt zichtbaar indien de laadlijst beschikbaar is. De ETA/ETD informatie vanuit de terminal heeft de voorkeur horen wij regelmatig. Helaas is het voor Portbase op dit moment niet toegestaan om deze informatie in Track & Trace Export te tonen. 

In het hoofdscherm staan alleen boekingen waarvoor uw bedrijf zelf de voormelding heeft gedaan. Er is de mogelijkheid om andere boekingen handmatig toe te voegen.  

Selecteer ‘+ Voeg toe’ rechts bovenin het hoofdscherm. In het scherm wat opent kunt u het boekingsnummer wat u wilt volgen toevoegen.  

Geel bij 'Boeking' geeft aan dat de voormelding gedaan is alleen dat er nog geen terminal is welke heeft aangegeven de voormelding te willen ontvangen. Bij groen is de voormelding opgestuurd aan een terminal. 

Indien de status onder ‘Document’ groen is dan is de voormelding gedaan. Hover over de “i” in het hoofdscherm bij de boeking waarvoor u wilt weten of de voormelding gedaan is. 

Geel bij “Boeking” geeft aan dat de voormelding gedaan is alleen dat er nog geen terminal is welke heeft aangegeven de voormelding te willen ontvangen. Bij groen is de voormelding opgestuurd aan een terminal. 

De voormelding is nog niet gedaan in de service 'Melding Export Documentatie'. Mogelijk wordt de voormelding later gedaan. Het equipment wordt op dit moment niet toegelaten tot de terminal indien deze de voormelding verplicht stelt. Zie hier het overzicht van terminals die de voormelding via Portbase verplicht stellen. Indien u had verwacht dat de voormelding reeds gedaan is contact dan de partij die hiervoor verantwoordelijk is. 

De ETA/ETD van het schip wordt bekend wanneer Portbase de laadlijst van de rederij/cargadoor ontvangt. Het moment van ontvangst van de laadlijst kan verschillen per rederij. Het kan voorkomen dat de laadlijst een week vooraf bekend is, maar dit kan ook op de dag van vertrek zijn. Welke ETA/ETD informatie getoond wordt is afkomstig van de rederij. 

Indien de status onder ‘Boeking’ groen is, is er een terminal welke de zending verwacht. 

Wanneer de status al op “Accepted” staat, kan deze niet meer worden aangepast. Het document dient eerst door de Douane buitenwerking te worden gesteld. Dit kunt u doen door een "Cancel Request" te sturen in de melding. Deze wordt dan uitgestuurd naar de Douane.

Het is niet mogelijk om bestaande “Guarentees” te verwijderen. Deze blijven altijd in het overzicht staan. Via (Valid to) kunt u wel een einddatum aangegeven.

Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen:

• De aangifte cancelen/buiten werking stellen en een nieuwe opmaken.
• Aan de Douane vragen of zij de terminal kunnen omhangen naar de nieuwe/correcte terminal. Wanneer de Douane dit heeft gedaan, kunt u via de service Melding Import Documentatie een T1 voor de correcte terminal opmaken en versturen.

Het is niet mogelijk om oude "Guarantees" te verwijderen, de reden is ons niet bekend.

Alleen de Douane heeft de mogelijkheid om deze buiten werking te stellen.

Wanneer de Douane deze buiten werking heeft gesteld, komt hij op status "Completed" te staan. Vervolgens dient u een blanco aangifte op te maken, want het is niet mogelijk om deze te hergebruiken.

Wanneer de Douane uw cancellation request heeft verwerkt, dan wordt deze handmatig door de Douane omgezet.

Het proces duurt langer, omdat de Douane de verwerking handmatig doet. Wanneer de Douane uw request heeft verwerkt, komt deze bij u in cancellation te staan.

In het veld "Authorised Location" dient u het huisnummer en de postcode in te voeren van de toegelaten geadresseerde of toegelaten afzender.

Een vereenvoudigde regeling (SP) staat even in "Accepted" en gaat dan direct door naar “In transit”. Als het een normale procedure betreft, dan komt deze pas in transit, zodra de container langs de Douane gaat bij de uitgaande port- zodra de Douane T1 document uitprint.

Wanneer een zending in de ATO wordt vermeld, wordt hiervoor in de Douanesystemen een "verplichting" aangemaakt om deze te zuiveren.

Het NCTS-systeem van Nederland heeft een driemaal daagse aanlevering aan het verplichtingensysteem om te melden welke B/L's zijn vermeld in een transitaangifte en om deze vervolgens te zuiveren.

Er geldt dit niet andersom. Wanneer een B/L van de ATO wordt verwijderd, zal de (al dan niet voltooide) verplichting uit het verplichtingsysteem worden verwijderd. Het transitsysteem ontvangt hier geen melding van.

Als de transitaangifte die hier mee is gemoeid, dus dient te worden afgesloten of geannuleerd, dient de klant die deze transitaangifte heeft opgemaakt een annuleringsverzoek in te dienen. Dit kan digitaal of via kantoor Zuivering te Heerlen)

T2 is een transitaangifte en dient te worden opgemaakt bij het doorvoeren van lading door onder andere Zwitserland naar Italië. Het T2 document wordt aan de grens van Italië afgemeld in NCTS, waarna het verder kan gaan.

Voor groepage zendingen/ trailer, wordt één afzender en één ontvanger gebruikt. Aangiften kunnen nooit meerdere ontvangers hebben. De verschillende zendingen in groepage trailer worden in de BIS-lijst achter de aangifte aangegeven. De geadresseerde partij in de aangifte is veelal het Douanekantoor van afmelden.

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646")

Bij de "guarantees" is tweemaal hetzelfde guarantee type and reference gebruikt. Dit mag slechts eenmaal te worden gebruikt binnen de "guarantees".  Portbase kan de status aanpassen, zodat u de aangifte kunt wijzigen.

Het gebeurd regelmatig dat een vervoersdocument wordt gemaakt, terwijl dat volgens de gegevens in de summiere aangifte (ATO) niet logisch is. Dit zorgt voor mismatches. Om mismatches te voorkomen, toont scherm S141 het Douane proces dat is aangegeven op de ATO. Indien het Douane proces in de ATO een andere waarde heeft dan leeg, is een vervoersdocument niet nodig. Het driehoekje betreft een waarschuwing voor u als klant.

U heeft de volgende keuzes:

• Doorgaan met het maken van de vervoersaangifte en achteraf het risico lopen op een mismatch. Dit kan, omdat het een waarschuwing is en geen blokkade om door te gaan met de aangifte.
• Contact opnemen met de cargadoor om de ATO aan te laten passen. Als de ATO wordt aangepast, verandert de informatie op S141 mee.

Het is niet mogelijk om dit achteraf aan te passen in de service. U kunt hiervoor een MID-melding maken in de service Melding Import Documentatie. Hierin meldt u als het ware het document voor aan de desbetreffende terminal.

We zijn een nieuwe klant van Portbase en we willen transitaangiften doen in de vereenvoudiging procedure, echter blijkt dat we ons nog moeten melden bij de regiocoördinator om ons ook in het KIS-systeem aanbrenglocaties te laten registeren.

Wat moeten wij verder nog doen om te kunnen werken in de vereenvoudiging te Nederland?

U wilt aangeven in de vereenvoudigde procedure (toegelaten afzender transit). Het betreft een in het buitenland (BE) geregistreerde klant. Hiervoor dient u alleen de normale procedure aan te geven.

Indien de vervoerstermijn is verlopen, dan ontvangt u na zeven dagen een verzoek “Navraag niet beëindigd vervoer”(nasporingsbericht) van de Douane. Dit wordt weergegeven middels de status “Information requested”.

Wanneer u op de regel klikt, ziet u de transport gegevens staan. Via de knop “Enquiry details” dient u antwoord te geven op de vraag van de Douane.

Het document dient te worden geannuleerd, echter staat er geen "cancellation request". De transitaangifte staat nu op "In Transit"?

In Portbase kan deze niet meer worden gecanceld, omdat deze in de status "In Transit" staat. Hiervoor dient contact te worden opgenomen met de Douane “Transit”.

De vergunning “Toegelaten afzender transit” is alleen voor bedrijven die de administratie in Nederland invoeren.

Bekijk of de aangifte daadwerkelijk is gecanceld of dat de status “Cancelled” of bij “Closed with exception” erbij staat. Indien de aangifte de status "Cancelled” heeft, dan kunt u deze wijzigen naar de status "acknowledged", zodat de container naar de status “Closed with exception” wordt verplaatst en er met de gebruikte container een nieuwe aangifte kan worden aangemaakt via “New declaration”. Daarnaast kunt u dit terugvinden met het B/L-nummer bij “Manifest container”.

IM-aangifte tot plaatsing onder douaneregistratie niet commerciële goederen:

• MNS SCHEEPVAARTMANIFEST-VEREENVOUDIGE PROC
• T2 DOCUMENT T2
• T2ATA DOCUMENT ATA MET T2 STATUS
• T2CIM CIM VRACHTBRIEF MET T2 STATUS
• T2F AANGIFTE VOOR INTERN COMM. DOUANEVERV. (ART.340 QTR, LID 1)
• T2L BEWIJS VAN COMMUNAUTAIRE STATUS
• T2LF T2L (NIET FISC. GEBIED ART. 311 TVO)
• T2SM T2 SAN MARINO
• T2TIR DOCUMENT TIR MET T2 STATUS
• X-703 HOUSE WAYBILL
• X-705 COGNOSSEMENT (BILL OF LADING)
• X-740 LUCHTVAARTBRIEF
• X-741 MASTER LUCHTVAARTBRIEF
• X-785 GOEDERENMANIFEST
• X-MNS SCHPVRTMAN.-VEREENV.
• Y-CLE KENM/DD INSCHR. ADM.
• Z-720 VRACHTBR CIM (SPOOR)
• Z-821 AANG. EXT. COM. DV (T1)
• Z-822 AANG. INT. COM. DV (T2)
• Z-952 TIR-CARNET
• Z-CO AANG COMM. GOEDEREN
• Z-EU AANGIFTE EVA-LANDEN
• Z-EX AANGIFTE TEN UITVOER
• Z-IM AANG NIET COMM. GOEDEREN
• Z-T2F INT. COMM. DV. A340,1
• ZZZ ANDERE
• Z-ZZZ ANDERE + CONVERSIE

Zodra de borg is verzonden, kan bij “Action” op het envelop-icoon worden geklikt. De borg kan dan worden opgevraagd.

Let op- dit kan maximaal 5 maal per dag.

De status op “ST” kan verwarring opleveren, echter is deze in het proces wel naar de Douane gestuurd. Indien u zekerheid wenst, neem dan contact op met het kantoor via +31 88 151 09 87.

In een dergelijk geval start de douane een zogenaamd intern nasporingsonderzoek en gaat deze te rade bij het betreffende douanekantoor dat is opgegeven in het IE141 bericht. De vraag die men uitzet wordt gestuurd in een IE142 bericht. Het douanekantoor heeft een termijn van maximaal 214 dagen om reactie te geven.

U kunt de knop "re-use" gebruiken. Dezelfde aangifte wordt dan weer voor u klaargezet. U hoeft dan alleen de verbeteringen aan te passen. Deze functie is niet beschikbaar als de klant de aangifte zelf heeft gecanceld.

Geef de losterminal van de zeeboot op. Dit veld is optioneel, maar als de desbetreffende terminal bekend is, zal de "loading place" en "aanbrenglocatie" van hieruit herleidt en kan een MRN-notificatie naar de aangesloten terminal worden verzonden.

Wij hebben geen inzage in de hoogte van de borg die u bij de Douane heeft. Wij adviseren u contact op te nemen met de afdeling Transit van het Douanekantoor, via +31 88 151 09 87. Zij kunnen u informeren de aangiftes die nog niet zijn afgeschreven.

Wanneer een bedrijf voor zijn douaneaangiften in NCTS de service Transitaangifte van Portbase gebruikt, is de opgegeven informatie ook te hergebruiken voor de opgave aan de terminals. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden.

Wanneer u een melding annuleert, komt de status eerst op "cancel requested" te staan en vervolgens op "cancelled", als het verzoek van de douane wordt geaccepteerd.

Indien een melding op "cancelled" staat, dan dient deze te worden "acknowledged" om vervolgens een nieuwe aangifte te kunnen maken. Door te "acknowledgen" – bevestigen van de cancel, wordt de status aangepast naar "closed with exception".

U dient bij "Transport details" de gegevens in te vullen van de vervoersmiddelen waarmee de container de terminal verlaat en indien van toepassing van het transportmiddel waarmee de container Nederland verlaat.

Ondanks de vele mogelijkheden beperkt de keuze zich in de praktijk tot: road transport, rail transport en inland water transport. Om het invullen gemakkelijk te maken, kunt u onderstaande schema gebruiken om de gegevens in te vullen.

Mode of transport	MoT Type	MoT nationality	MoT ID*
Road transport	31X	Hier landcode van het vervoersmiddel invullen.	Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen.
Rail transport	210X	Bij Rail transport hier niks invullen.	Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen.
Inland water transport	850X	Hier landcode van het vervoersmiddel invullen.	Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen.

*Om het bericht succesvol te verzenden en operationeel te verwerken, dient u bij MoT ID iets ingeven. Dit is in de praktijk echt vaak onbekend. Veelal volstaat een punt (.) of de tekst “onbekend”.

Dit houdt in dat de douane voornemens is een controle uit te voeren voor vertrek. De douane neemt hiervoor normaliter binnen twee uur contact met u op. Wanneer dit niet gebeurd, kan bij het kantoor van vertrek, NL000510, navraag worden gedaan. Dit kan door te bellen naar +31 181 373 737 met de vraag of de controle nog plaats dient te vinden of dat er anders toestemming tot vertrek mag worden verkregen.

U bent vergeten de gegevens in het onderstaande scherm vergeten in te vullen. Het is niet mogelijk om dit via Portbase te herstellen. Hiervoor dient u contact op te nemen met de betreffende terminal.

DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value

• 1 (Sea Vessel)
• 2 (Rail)
• 3 (Road)
• 4 (Air transport)
• 5 (Mail)
• 6 (Multimodal transport)
• 7 (Fixed transport installation)
• 8 (Barge)
• 9 (Unknown)
• 0 (Not specified)

Current: caused by: DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value

• 1 (Sea Vessel)
• 2 (Rail)
• 3 (Road)
• 4 (Air transport)
• 5 (Mail)
• 6 (Multimodal transport)
• 7 (Fixed transport installation)
• 8 (Barge)
• 9 (Unknown)
• 0 (Not specified)

Current: caused by: Error Modality can contain the value

• 1 (Sea Vessel)
• 2 (Rail)
• 3 (Road)
• 4 (Air transport)
• 5 (Mail)
• 6 (Multimodal transport)
• 7 (Fixed transport installation)
• 8 (Barge), 9 (Unknown)
• 0 (Not specified), current:

Deze notificatie kan niet worden uitgezet. Dit is een verplichte notificatie van de Douane.

Het is niet mogelijk de modaliteit later nog aan te passen. U kunt hiervoor contact opnemen met de nationale helpdesk van de Douane, afdeling NCTS.

Met Losinformatie koppelt de terminal het feitelijk geloste gewicht terug op het manifest. Deze update wordt gedeeld met alle bij het losproces betrokken partijen in de keten en haven. De opgegeven stuwagegegevens zijn bovendien één op één te hergebruiken in de Melding Gevaarlijke Stoffen aan de Havenmeester.

Losinformatie is beschikbaar in Nederlands en Engels. Voor het aanpassen van uw voorkeur, zie handleiding ‘Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal’.

1- select all (of een deel) en klik op Add to manifest

2 - De overlandeds zijn nu uit beeld en moeten aan een consignment toegevoegd worden => klik op Add consignment

=> consignment invoer scherm wordt geopend.

3 - Vul hier alle benodigde en en gewenste gegevens in (kies o.a. een port of loading) en klik op Save en Send.

Portbase valideert de juistheid van ingevoerde documentnummers aan de hand van een aantal criteria.

Met name douanedocumentnummers (MRN nummers die worden uitgegeven door de Nederlandse Douane) worden getoetst aan specifieke criteria.

Portbase kan de geldigheid van douanedocumentnummer niet valideren bij de Douane. U bent te allen tijde verantwoordelijk voor het insturen van correcte documentnummers die de Nederlandse Douane aan u heeft versterkt voor de goederen in het betreffende equipment / zending.

	Documenttype
	MRN	NT1	IM4	IM7	PIE	Overige documenttypes
Validaties
Klant is geautoriseerd voor documenttype bij terminal	X	X	X	X	X	X
Documentnummer is maximaal 35 karakters lang						X
Documentnummer is 18 karakters lang	X	X	X	X	X
Documentnummer bevat juiste MRN checkdigit	X	X	X	X	X
Documentnummer bevat landcode NL (karakter 3 + 4)	X	X	X	X	X	X
Documentnummer begint met juiste jaartal (huidig jaar of huidig jaar -1)	X	X	X	X	X
Documentnummer bevat het NCTS-aangiftepuntnummer van het Douanekantoor-werkgebied waar de betreffende terminal toe behoort*	X	X
Documentnummer bevat geen Douanekantoornummer			X	X	X
Documentnummer betreft geen uitvoerdocument uit het VK	X		X			ook van toepassing op documenttype 'FWV'

* Onderstaand vindt u een overzicht van de geldige Douanekantoor NCTS-aangiftepuntnummers per terminal.

Voorbeeld: "21NL00051015132BD2" betreft een transit-document in vereenvoudigde procedure voor vertrek vanaf een terminal op de maasvlakte

Voor een volledig overzicht van Douanekantoren, zie kantorenlijst van de Nederlandse Douane.

Terminal Naam Postcode Douanekantoor NCTS-aangiftepunt Normale procedure (NT1) Douanekantoor NCTS-aangiftepunt Vereenvoudigde procedure (MRN) APM Terminals Maasvlakte II B.V. 3199 LC NL000511 NL000510 Hutchison Ports Delta II 3199 LA NL000511 NL000510 Barge Center Waalhaven B.V. 3089 KR NL000511 NL000510 Broekman Distriport B.V. 3197 KM NL000511 NL000510 CCT Moerdijk 4782 PM NL000855 NL000855 CLDN (C.RO Ports) Rotterdam 3197 KG NL000511 NL000510 CLDN (C.RO Ports) Vlissingen 4389 PA NL000855 NL000855 CTVrede B.V.   1505 HJ NCTS NL000854   DFDS Seaways Rotterdam (Vlaardingen 3134 KL NL000511 NL000510 ECT Delta Terminal B.V. 3199 LD NL000511 NL000510 Euromax Terminal B.V. 3199 LZ NL000511 NL000510 KVSA (DFDS) IJmuiden 1975 AG NL000854 NL000854 Matrans Rotterdam Terminal B.V. 3195 KN NL000511 NL000510 Kramer Delta Depot 3199 LB NL000511 NL000510 Kloosterboer Vlissingen BV 4455 TE NL000855 NL000855 Kramer City Rotterdam 3199LB NL000511 NL000510 TMA Terminals B.V. 1047 HM NL000854 NL000854 P&O Ferries Rotterdam (Europoort) 3198 LG NL000511 NL000510 R.B.C. Terminal B.V. 3197 LD NL000511 NL000510 Rhenus Logistics B.V. 3087 BB NL000510 en NL000511   Rotterdam Container Terminal B.V. 3199 LB NL000511 NL000510 Rotterdam Shortsea Terminal 3089KM NL000511 NL000510 Rotterdam World Gateway (RWG) 3199 KD NL000511 NL000510 Stena Line Rotterdam (Europoort) 3151XN NL000511 NL000510 Stena Line Hoek van Holland 3151 HS NL000511 NL000510 Verbrugge Terminals 4389PC NL000855 NL000855 Waalhaven Botlek Terminal (WBT) 4389PC NL000511 NL000510 Zoomweg Zeeland Coldstore 3197 KV NL000855 NL000855

Wisselen naar Firefox
Mozilla Firefox is beschikbaar voor bijna elk platform wat je maar kunt bedenken: Windows, Mac, Linux, Android en iOS. De browser kun je downloaden vanaf de website van Mozilla en vervolgens dien je de instructies te volgen om het te installeren.
Als je Firefox voor het eerst start, zal het programma vragen of je gegevens van een andere browser wilt importeren. Hiermee kun je uit bijna alle andere browsers je favorieten en bladwijzers downloaden. Vanuit Chrome en Internet Explorer kun je ook cookies, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden meenemen.

Wisselen naar Chrome
Google Chrome is beschikbaar voor dezelfde platforms als Firefox: Windows, Mac, Linux, Android (waar het vaak de standaardbrowser is) en iOS. Je kunt de browser vanaf de website van Google downloaden en vervolgens de instructies volgen om het te installeren.
Wanneer je Chrome voor het eerst start, word je gevraagd of je gegevens van een andere browser wilt overdragen. Van Firefox kun je favorieten, geschiedenis, opgeslagen wachtwoorden, zoekmachinevoorkeuren en formuliergegevens meenemen. Vanuit Internet Explorer is het meenemen van favorieten, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden mogelijk en vanuit Edge en Safari alleen favorieten.

Wisselen naar Edge
Overstappen naar Microsoft Edge is het gemakkelijkst als je al Internet Explorer gebruikt, de vorige en inmiddels verouderde browser van Microsoft. Je kunt vrijwel alle gegevens meenemen. Dit doe je door op de menuknop rechts bovenin te klikken en vervolgens op 'Instellingen te klikken'. Selecteer vervolgens 'importeren en exporteren'. Nu kun je selecteren van welke browser je gegevens je wilt importeren.

Let op: Van Chrome kun je favorieten, geschiedenis, cookies, wachtwoorden en instellingen meenemen. Van Firefox alleen favorieten.

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft samen met het Loodswezen en Portbase gegevens verzameld en een evaluatie gedaan m.b.t. deze nieuwe werkwijze. Er zijn interessante inzichten die wij graag met jullie delen via dit document.

Cargo Controller is geschikt voor Containers, trailers (begeleid/onbegeleid) en overige equipments

Type equipment	Wijze van koppelen in de service Cargo controller
Containers	Containernummer + B/L-nummer
Trailers	Onbegeleid vervoer: Trailernummer + zendingsnummer Bijvoorbeeld lading via CLDN: Zendingsnummer = CLVW031699KGRT214 Equipmentnummer (trailernummer) = HMB739 Begeleid vervoer: Kenteken trekkende eenheid + zendingsnummer Bijvoorbeeld lading via Stena Line: Zendingsnummer = STNL0012345678001 Equipmentnummer (kenteken van trekkende eenheid): AB1788
Overige equipments	Equipmentnummer zoals opgegeven door de rederij

Een overzicht van welke terminals bij ons zijn aangesloten vindt u hier.

Gebruikers worden automatisch aan het PCS toegevoegd als ze de eerste keer inloggen vanuit IAMconnected. Geef vervolgens als beheerder toegang tot de juiste services vanuit gebruikersbeheer. Bekijk de stappenplannen hier voor meer informatie over gebruikers toevoegen en wijzigen in PCS.

U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.

U kunt de onderstaande gegevens aangeven voor breakbulk:

• NF (onverpakt) met het aantal items
• NE (niet verpakt) met het aantal items

Elk verstuurde import manifest naar de Douane kan tot 90 dagen na aankomst worden aangepast en doorgestuurd worden naar de Douane. Binnen 72 uur kan er zonder bewijs gewijzigd worden. Na 72 uur kan de Douane om meer informatie vragen.

Wanneer u de gegevens van bijvoorbeeld de aansluitende feeder mee wilt geven in het IFTMCS bericht kunt u dit doen in het TPL segment.
Alleen de means of transport en de transport means name worden ingelezen. Alle overige velden worden door ons niet gebruikt.

TPL+SEA:::VSZP7'

Het is niet mogelijk om het reisnummer mee te geven. Met ECT Delta Terminal is afgesproken dat i.p.v. de scheepsnaam (in dit veld) ook het radio call sign kan worden meegegeven. In het TPL segment geef je alleen de vervolgmodaliteit op. Wanneer u een volgend schip wilt opgeven, vul dan de combinatie met het call sign of de scheepsnaam in.

Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)

Bij lading die bijvoorbeeld wordt geladen op de ESSO en vervolgens wordt gelost bij VOPAK dan hoeft dit niet te worden aangegeven in het PCS.

Los hiervan zal er wel een vervoersdocument aangemaakt moeten worden.

In het import manifest, dient u deze op te geven als transhipment / sea in sea out. De uitgaande agent dient hem in het export manifest op te geven.

In de IFTMCS moet in het GOR segment de code 27 worden meegegeven. Het GOR segment ziet er als volgt uit:
GOR++:::C’ Gebruikt u voor communautaire lading
GOR++:::N27+:::27’ Gebruikt u voor communautaire transhipment lading
GOR+++:::27’ Gebruikt u voor niet communautaire transhipment lading
GOR++:::T1’ Gebruikt u voor goederen waarvoor een T1 document aan boord is

Lege containers dienen altijd ingestuurd te worden met een 4 in het EQD segment.

Wanneer ze ingestuurd worden met een 5, dan betekent dit dat ze vol zijn.

Een voorbeeld van een lege container;

EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'

U dient binnen 1 B/L alle containers of als leeg of als vol aan te geven. Let op: geen gemengde B/L met volle en lege containers.

Uitgaand naar de Douane wordt dit meegegeven bij het proces als 'E' mits er geen andere status in het scherm is opgevoerd bij custom status.

De Europese Unie en Japan erkennen elkaars veiligheidsprogramma's. Wanneer u beschikt over een AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen en Veiligheid en u te maken heeft met goederenzendingen naar Japan, dan zult u minder vaak door de Douane gecontroleerd worden. Hetzelfde geldt voor Japanse AEO-exporteurs die goederen exporteren naar de EU. De Europese Commissie heeft in samenspraak met de Douane hier een tijdelijke oplossing voor u ingericht.

Wanneer u wilt profiteren van deze wederzijdse erkenning tussen de Europese Unie en Japan, dan dient u in uw summiere aangifte bij binnenkomst en de summiere aangifte voor tijdelijke opslag, in de rubriek 'Produced documents/certificates' de code Y031, en het unieke identificatienummer (hierna Y031 + JP ID) van het Japanse AEO-bedrijf te vermelden. Met deze code identificeert de Douane gecertificeerde bedrijven uit Japan.

Bovenstaande regeling is van toepassing voor uw summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) en summiere aangiften bij lossing (SAL).

Voor het indienen van summiere aangiften bij de Douane, maakt u gebruik van de service Voormelding lading import (4-uurs) en/of Melding lading import Internet via Portbase. Portbase draagt er zorg voor dat indien u gebruik wilt maken van deze regeling, deze informatie per 1 juni 2012 op het webscherm kan invullen.

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

• Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
• Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
   In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
2. Op goodsitem niveau in het veld “importdocuments” ook het soort document en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
   In Melding Lading Import doet u dit als volgt:
   1. Ga naar het desbetreffende goederenitem
   2. In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’. Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T2
      • ID: het MRN-nummer van het transit document
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen
   3. Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

De volgende terminals hebben een terminal balie:

Barge Center Waalhaven, CLDN Distriport, Combined Cargo Terminals Hutchison Ports ECT Delta, Hutchison Ports ECT Euromax, Kloosterboer Vlissingen, Kramer Ciy Rotterdam, Kramer Rotterdam Container Terminal, Matrans, Rotterdam Shortsea Terminal, Rhenus Deep Sea Terminal, TMA Amsterdam, Waalhaven Botlek Terminal en Zoomweg Zeeland Coldstore.

Als lading een succesvolle aankomstmelding heeft gehad kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren in de service ‘Melding Export Documentatie’.

• Zoek in het hoofdscherm de voormelding op in de service ‘Melding Export Documentatie’.
• Selecteer ‘Documentnummer, een nieuw scherm opent.
• Voeg een transport equipment toe met hetzelfde boekingsnummer. Sla de wijziging op.

Het is nu mogelijk om de voormelding naar wens aan te passen. Het volledig verwijderen van de voormelding is niet mogelijk. In deze situatie kan gewerkt worden met een dummy/fictieve nummers.

Scenario:

• Rederij registreert op import manifest een containertype ‘2210’
• De rederij verstuurt release, de keten wordt opgezet en de Inland Operator ontvangt automatisch een ‘status request’ voor bij de terminal.
• De terminal registreert bij lossing containertype ‘2200’
• De Inland Operator maakt van de ‘status request’ een voormelding bij de terminal, welke wordt afgewezen wegens afwijkend container type.
  • De Inland Operator kan deze wijzigen, echter niet alle terminals accepteren updates en een nieuwe voormelding is nodig.
  • De Inland Operator creeert een nieuwe voormelding met een aangepast containertype ‘2200’, echter die wordt na voormelden direct overschreden met ‘2210’ zolang het manifest niet is bijgewerkt.

Rollen:

• Rederij
• Terminal
• Inland Operator(s)

Services:

• MLI
• MCA

Resultaat:

• Voormelding wordt afgewezen.
• Rederij heeft geen zicht op container type afwijkingen tussen manifest en terminal, release heeft geen impact op container type. Rederij moet actief worden benaderd door Release-to party voor bijwerken manifest.

Workaround:

• De Inland Operator moet zijn voormelding intrekken en opnieuw versturen nadat het manifest is aangepast indien de terminal in kwestie geen updates accepteert op een voormelding.
• Alle partijen wachten tot het manifest bijgewerkt is door de rederij.
• De Inland Operator kan een nieuwe voormelding indienen, of bestaande updaten (indien mogelijk), met het aangepaste container type.

Planning oplossing:

• Dit scenario bestond al in de havenlogistiek voor de introductie van de Vertrouwensketen. Portbase en de Vertrouwensketen zijn in gesprek met alle aangesloten partijen om hier een technische oplossing voor uit te werken. Q4 2024.

Scenario:

• Rederij verstuurd zowel een pincode release als Vertrouwensketen release uit.
• Rederij ontvangt een rejection melding op de Vertrouwensketen release van de terminal. Rejection reason ‘Duplicate Error’ doordat er al reeds een pincode release is geregistreerd voor deze container.
• Portbase heeft geen invloed op de pincode release
• Portbase registreert Vertrouwensketen release als de enige waarheid
• Inland Operator kan geen voormelding maken wegens afwijkende ‘Accept reference’

Rollen:

• Rederij
• Terminal
• Inland Operator(s)

Services:

• Melding Lading Import
• Melding Container Achterland

Resultaat:

• Voormelding wordt afgewezen.
• Rederij heeft geen zicht op container type afwijkingen tussen manifest en terminal, release heeft geen impact op container type. Rederij moet actief worden benaderd door Release-to party voor bijwerken manifest.
• Het corrigeren van een pincode release naar een Verrtouwensketen release

Workaround:

• Rederij moet de ‘rejection reason’ verhelpen en opvolgen met een passende update.
  • De rederij moet de pincode release verwijderen via het webportaal van de terminal.
  • De rederij moet de release opnieuw versturen (update) via Vertrouwensketen nadat de release verwerkt is. Het verwerken van deze update kan tussen de 20 min en 1 uur duren. Dit is afhankelijk van alle partijen en de wijze waarop zij technisch zijn aangesloten.
• De Inland Operator moet zijn voormelding intrekken en opnieuw versturen indien de terminal in kwestie geen updates accepteert op een voormelding.

Planning oplossing:

Als alle releases via de Vertrouwensketen verlopen zal dit scenario verdwijnen. Medio 2025.

Scenario:

• Meerdere B/L’s zijn actief voor 1 container, rederij releast voor alle B/L’s op 1 container.
  • De Vertrouwensketen is ingericht voor 1 unieke release per B/L en container combinatie.
  • Portbase verstuurt alleen de eerste release door naar de terminal. De overige releases worden geweigerd: ‘Duplicate error’.

Rollen:

• Rederij
• Release-to Party

Services:

• MLI

Resultaat:

• Release-to Party’s krijgen voor alle B/L combinaties een 'Delivery note' vanuit de rederij, maar er is maar 1 B/L actief met een commerciële release binnen de Vertrouwensketen.

Workaround:

• De rederij moet alle overbodige releases verwijderen

Planning oplossing:

• Per rederij verschilt de voortgang, de meeste rederijen hebben een oplossing hiervoor actief. Medio oktober 2024.

Scenario:

• Losterminal wijzigt nadat rederij release heeft verstuurd.

Rollen:

• Rederij
• Terminal
• Release-to Party
• Cargo Director(s)
• Inland Operator(s)

Services:

• MLI
• Cargo Controller
• Cargo Release Manager
• MCA

Resultaat:

• Een eerder geaccepteerde voormelding bij de terminal is niet meer geldig.
• Rederijen moeten alle releases intrekken en opnieuw verstrekken naar de nieuwe terminal.
• Alle ketenpartners verliezen hun release totdat de nieuwe release beschikbaar is gekomen.

Workaround:

• De Inland Operator moet zijn voormelding intrekken.
• Alle partijen wachten tot de nieuwe release beschikbaar is. Het verwerken van de update van releases kan tussen de 20 min en 1 uur duren.
• De Inland Operator kan een nieuwe voormelding indienen als de keten is hersteld bij de nieuwe terminal.

Scenario:

• Een release kan worden afgewezen door de terminal 
• Een release termijn kan verlopen en na de release deadline worden afgewezen door de terminal 

Rollen:

• Rederij
• Terminal

Services:

• MLI
• MCA

Resultaat:

• Bestaande ketens met Vertrouwensketen releases blijven actief, de release is echter niet meer geldig bij de terminal
• De voormelding in MCA geeft een rode bol bij commerciele release met de melding COR 
• De release is niet verwerkt door de terminal, de rederij moet hier actie in ondernemen. 

Workaround:

• Een release termijn kan verlopen, waarbij een update gestuurd kan worden met een nieuwe datum. De terminal kan deze update weigeren met een ‘rejection’ melding als gevolg.
  • Rederij moet de ‘rejection reason’ verhelpen en opvolgen met een passende update.
• Een release is door de rederij bij de terminal gewijzigd via het webportaal van de terminal of de eerdere release is nog buiten Portbase verlopen.
  • Indien de release buiten Portbase (PCS) om is verlopen moet de rederij de pincode release bijwerken via het webportaal van de terminal.
  • Indien de release via Portbase (PCS) had moeten verlopen, moet de pincode release ingetrokken worden bij de terminal. Daarna een PCS-release verwerken.
• Indien de release via Portbase (PCS) is verlopen, maar daarna in de terminal webportal is bijgewerkt moet de volledige release ingetrokken worden.
  • Dit stopt de volledige actieve keten tot de release opnieuw is verstrekt.
  • Een nieuwe release verstoord de een voormelding van de Inland Operator bij een terminal. Deze zal opnieuw voorgemeld moeten worden volgens de regels die bij de terminal in kwestie gelden.

Planning oplossing:

• Als alle releases via de Vertrouwensketen verlopen zal dit scenario minder voorkomen. Medio 2025.

Scenario:

• Containers die eerder via de Vertrouwensketen zijn doorlopen en afgehandeld zijn bij een ECT terminal kunnen vastlopen op een nieuwe voormelding.
• ECT meldt onterecht aan de Inland Operator dat deze niet is geautoriseerd om de container voor te melden bij de terminal.
• Scenario is bij Portbase Customer Service bekend als ‘Sticky container’

Rollen:

• Rederij
• Inland Operators

Services:

• MCA

Resultaat:

• Voormelding wordt geweigerd wegens openstaande nominatie van eerdere release proces.

Workaround:

• De openstaande release moet afgesloten worden door Portbase via een Customer Service ticket.

Planning oplossing:

• De oplossing is live sinds Juli 2024.
• Dit scenario kan alleen nog voorkomen bij containers die voor juli zijn gereleased.

Scenario:

Indien een keten met meerdere partijen actief is, is de maximale keten binnen Cargo Controller of Cargo Release Manager beperkt tot 3 partijen:

• Release-to Party
  De klant van de rederij en de first release to party in de keten ontvangt automatisch deze rol zodra de rederij de vertrouwensketen heeft opgestart. De release to party kan een volgende partij in de keten autoriseren: deze wordt de Cargo Director.

• Cargo Director
  Deze partij kan nu een vervoerder nomineren of een volgende partij, bijvoordeeld een expediteur aanwijzen als Cargo Director. 

• Cargo Director
  Deze partij moet nu een vervoerder nomineren.

Rollen:

• Rederij
• Release-to Party
• Cargo Director(s)

Services:

• Cargo Controller
• Cargo Release Manager

Resultaat:

• De laatste Cargo Director loopt vast in de keten en kan nu alleen nog een Inland Operator nomineren.
• Dit vindt plaats op minder dan 1% van alle releases die via de Vertrouwensketen plaats vinden.

Workaround:

• Optie 1: De keten slaat een partij over in de vertrouwensketen, de laatste geautoriseerde Cargo Director moet een Inland Operator nomineren.  

Planning oplossing:

• Er wordt gewerkt aan een technische oplossing om een langere keten toe te staan binnen de Vertrouwensketen.
• Medio oktober 2024

1. De Status van de ATO dient op sea-in/sea-out (code 27) te staan. Bij ATA schip zal het REN-document aan de terminal verstuurd worden via de Portbase service MID.
2. De terminal doet de MED-voormelding (ENL) en de MID-voormelding (TNL).
   • Als de terminal het verzoek heeft om de MID-voormelding uit stap 1 voor het REN documenttype te annuleren, dient u het annuleren te doen in de service MID. Dit kan alleen de cargadoor die verantwoordelijk is voor de ATO. ECT terminal is op dit moment de enige terminal die het intrekken van een MID bericht automatisch faciliteert.
     Let op: doe het intrekken niet door het wijzigen van de sea-in/sea-out status of direct annuleren in de service Melding Lading Import (MLI).
3. Het REN MRN nummer zal automatisch gekoppeld worden op het export manifest.

Er zijn twee mogelijke oorzaken:

• De terminal heeft Portbase niet verzocht de voormelding door te sturen. Neem contact op met de rederij of uw contactpersoon om dit op te lossen.
• Het boekingsnummer is niet correct ingevuld. Lees hier hoe u de gegevens kunt aanpassen.

Stuur een mail aan Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl met de reden dat de deadline niet gehaald gaat worden. De Douane ontvangt deze mail bij voorkeur voordat de deadline voorbij is.

De Douane geeft mogelijk geen boete als de oorzaak buiten uw organisatie ligt. Het helpt het als uw organisatie aan de Douane laat zien er alles aan te doen om het op te lossen.

Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door de organisatie dat de voormelding heeft aangemaakt en voor aankomst op de terminal of als een document na aankomst geweigerd is.

De lading is ontvangen op de terminal
Nadat lading succesvol is ontvangen mogen alleen terminals wijzigingen doorvoeren in de exportdocumentatie, aangezien de terminal de verantwoordelijkheid draagt over lading aanwezig op zijn terein. Dit kan via de terminal zelf of via de rederij, afhankelijk van de terminal. Klik hier voor contactgegevens en informatie via wie een wijziging geregeld kan worden. Portbase Customer Service kan geen wijzigingen of verwijderingen uitvoeren.
Let op: Als het export manifest naar de Douane verzonden is, zijn wijzingen op de documenten niet meer toegestaan.

De lading is nog niet ontvangen op de terminal
De organisatie die de voormelding heeft aangemaakt kan wijzigingen doorvoeren.

• Aanpassen documentnummer:
  • Klik op het documentnummer van de voormelding.
  • Het documentnummer kan direct worden aangepast
• Aanpassing of toevoegen van equipment gegevens:
  • Klik op het documentnummer van de voormelding, een nieuw schermt opent.
  • Verwijder de regel met het incorrecte equipment- of boekingsnummer
  • Selecteer ‘Transport equipment toevoegen’ om een nieuwe regel of aangepaste toe te voegen.
• Aanpassen of toevoegen van documenten
  • Klik op het equipmentnummer van de voormelding, een nieuw schermt opent.
  • Verwijder de regel met het incorrecte documenten
  • Selecteer ‘Document toevoegen’ om een nieuwe of aangepaste regel toe te voegen.
• Verwijder gehele document:
  • Klik op het documentnummer van de voormelding. een nieuw schermt opent.
  • Klik op ‘zending verwijderen’ linksonder en bevestig het verwijderen.

*Let op: Indien het equipment is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding altijd verwijderen en vervolgens een nieuwe vooraanmelding doen. Portbase stuurt alleen dan een nieuwe aankomstmelding aan de Douane.

In de service zie je dat een zending is aangekomen door in het hoofdscherm onder ‘Status’ over het bolletje te hoveren bij een specifieke regel/voormelding. De status ‘vrijgegeven door PCS’ en ‘Inspectie door Douane’ geeft aan dat uw zending succesvol is ontvangen op de terminal.

Nadat het equipment succesvol is ontvangen op de terminal kan alleen de terminal aanpassingen doen. Mits de zending niet op een manifest staat; de rederij/cargadoor en terminal heeft deze informatie.

Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neem je contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kun je hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.

Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

	Uitvoer		Transit Lading
Land	telefoon	mail	telefoon	mail
Nederland	088 1566655	nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl	088 1566655	nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl
Duitsland	+49 40428202324	nsd-ecs@zoll.bund.de	+49 40428202324	nsd-ecs@zoll.bund.de
België: voorkeur Douane contact via Mail	+32 25793333	helpdesk.ecs@minfin.fed.be	+32 25763066	ncts.be.helpdesk@minfin.fed.be
Polen	+48 126290154	ecs.hd@kra.mofnet.gov.pl	+35 1218813942	helpdesk@ncts-centrum.mofnet.gov.pl

Voor documenttypes die aangebracht moeten worden bij de douane, bijvoorbeeld REX of ATA, dien je contact op te nemen met het Centraal Werkpunt Douane.

Ja, het manifest kan zonder laadbevestigingen voor equipments verstuurd worden.

Informatie of een equipment geladen is door de terminal, wordt niet doorgegeven aan de Douane. Het document/de documenten behorend bij het equipment zal/zullen ook zonder laadbevestiging op het manifest staan.

De Douane moet uiterlijk 1 werkdag na vertrek van het schip, het manifest ontvangen. Ook updates op het manifest moeten uiterlijk 1 werkdag na vertrek schip ontvangen zijn. Voor schepen die vertrekken op vrijdag, zaterdag en zondag kan het manifest 1 werkdag later worden ingediend. Het tijdstip van vertrek van het schip wordt niet meegenomen door de Douane om te bepalen of het manifest tijdig is ontvangen. Een overzicht van de officiële Nederlandse feestdagen staat hier.

Als de deadline niet gehaald wordt, adviseren wij het incomplete manifest te versturen en contact op te nemen met de Douane om de reden toe te lichten: Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl.

Voorbeeld 1:
Het schip vertrekt dinsdag – de Douane moet het manifest uiterlijk woensdag ontvangen.

Voorbeeld 2:
Het schip vertrekt vrijdag, zaterdag of zondag - de Douane moet het manifest uiterlijk dinsdag ontvangen.

Een overzicht van de deadline tijdens feestdagen staat onder ‘Downloads’ bovenaan deze pagina.

Door één regel te selecteren zullen, als het boekingsnummer gelijk is, alle documenten worden toegevoegd aan het manifest. Dit is niet zichtbaar maar gebeurd wel op de achtergrond in de systemen.

Er zijn twee mogelijkheden waarom een document niet gekoppeld is aan een equipment:

• Het systeem zoekt een match op basis van de combinatie equipment en boekingsnummer, geen match kan gevonden worden
• Documenten welke meer dan 150 dagen terug in het systeem van Portbase gezet zijn, zullen niet beschikbaar zijn om gekoppeld te worden.

Via ‘Document koppelen’ kunt een document koppelen op basis van Equipment.

De status wordt weergegeven in de tijdslijn op reisniveau. In onderstaand plaatje is de inkomende reis en verhaalreis bevestigt. Dit is te herkennen aan de groene vink

U moet een bezoek voor Rotterdam aanmaken en een ligplaats selecteren voor één van de bovenstaande havens. Dit is de huidige manier van werken.

U moet deze haven selecteren als aanloophaven.

Om diensten te bestellen moet primair nog steeds het PCS worden gebruikt. Als de aangifte van de reis al is gedaan, kan een reis zonder NDV ook worden aangegeven via VHF11.

Dit is niet noodzakelijk. Orderstatus en ETD worden automatisch bijgewerkt. Andere gegevens worden niet bijgewerkt. Dit moet handmatig worden gedaan om een ​​correcte administratie te garanderen.

De order moet worden gewijzigd in het PCS. Als er extra diensten worden besteld, wordt de bestelperiode opnieuw toegepast. Als de order binnen de initiële periode moet worden gewijzigd, dient u het HCC/HOC bellen om de opties te bekijken.

Nee, het HCC en HOC kunnen op basis van de diepgang bepalen of het schip een semi-geulschip is. De nautische dienstverleners zullen worden geïnformeerd.

De order is ontvangen door PA en de nautische dienstverleners. De planning van de order is in behandeling.

De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners.

De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners. De ETD is echter gewijzigd door PA en de nautische dienstverleners.

De order wordt door PA afgewezen.

Indien het HCC/HOC of de dienstverleners een ander tijdstip van vertrek suggereren. In bepaalde andere gevallen kan het HCC/HOC op basis van hun kennis en ervaring besluiten u te bellen.

• Loods en/of sleepboten nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 2 en 1,5 uur vóór ETD
• Roeiers nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 30 en 15 minuten vóór ETD
• Geen dienstverlening nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 15 en 0 minuten vóór ETD

De voorgestelde wijzigingen in de werkovereenkomsten van de DSP hebben op de volgende manieren invloed op u:

• Indien een ETD tweemaal is gewijzigd in het Port Community System van Portbase (PCS) resulteert een nieuwe wijziging niet langer in een automatische sluisreservering in de DSP.
• Om een ​​uitgaande reservering af te ronden, moet de agent het schip uiterlijk 6 uur voor de ligplaats ETD bestellen. Voorheen was dit 4 uur. Als de agent niet aan deze vereisten voldoet, wordt de order geannuleerd. Zodra de agent zijn bestelling heeft afgerond, zal het schip worden gepland door het VC.
• Als de agent de ligplaats ETD wijzigt naar meer dan 24 uur later, wordt er een nieuwe reservering gemaakt. Deze nieuwe reservering kan ook twee keer worden gewijzigd.

Agenten wordt geadviseerd om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het aangeven van ETD's voor ligplaatsen, ongeacht of dit een reservering in de DSP activeert of niet.

De exacte wijzigingen zijn per 1 juni beschikbaar op de website van DSP: https://www.portofamsterdam.com/nl/sluisplanning

• Haven van Rotterdam:
  Alblasserdam, Gorinchem, ’s Gravendeel, Hardinxveld-Giessendam, Krimpen aan den IJssel, Middelharnis, Nijmegen, Ridderkerk, Sliedrecht en Stellendam.
• Groningen Seaports:
  Lauwersoog
• Haven van Harlingen:
  Leeuwarden en West-Terschelling
• Provincie Groningen:
  Foxhol, Groningen-stad, Scheemda, Veendam en Waterhuizen
• Lokale autoriteit (gemeente):
  Bergen op Zoom, Kampen, Maasbracht, Maastricht, Roermond, Urk, Venlo, Werkendam

De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.

Port Community System (PCS)

Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.

Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.

Terminal Operating Systems (TOS)

De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.

API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.

Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.

Transport Management Systemen (TMS)

Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.

Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met onze Customer Service, via +31 (0) 88 625 25 25 of per e-mail.

Lege container:

Er is geen voormelding nodig. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen.

Container met Lading

Er dient altijd een documentvoormelding gedaan te worden. Voor meer informatie over het gebruik van het juiste documenttype klik hier.

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer ophaalt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal mogen verlaten.

Nee. De uitvoeraangifte wordt alleen gebruikt om aan te geven dat goederen het Verenigd Koninkrijk verlaten.  

Bij binnenkomst in Nederland zal een nieuwe aangifte gedaan moeten worden bij de Nederlandse Douane (bijvoorbeeld een invoeraangifte of transitaangifte). Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op het equipment, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

• Een aankomstmelding voor het document is verstuurd door de terminal aan de Douane én
• Een exportmanifest van de rederij is verstuurd aan de Douane én
• De ATD van schip is geregistreerd bij de Douane

Mocht je geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan is een schermprint van onze Track & Trace Export module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:

• Transport equipment + boekingsnummer
• Documentnummer

Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.

Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.

Helaas is het niet meer mogelijk om containers toe te voegen wanneer de barge onder de kraan ligt / status in operation heeft.

Indien u een B/L met een container (en referentie) koppelt, ziet u boven in het scherm of de koppeling succesvol is doorgevoerd. Het resultaat van de koppeling ziet u onderin het scherm onder het kopje ‘status’. Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L containeroverzicht.
Het kan voorkomen dat de B/L in de wachtrij wordt geplaatst. U kunt de oorzaak van het plaatsen in de wachtrij achterhalen door op de ‘i’ te klikken achter aan het koppel resultaat. Er zijn meerdere oorzaken mogelijk:

Oorzaak 1:
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat deze (nog) niet bekend is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is”.
Te ondernemen actie
Neem contact op met de rederij. Mogelijk is het container- of B/L nummer niet juist of de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar het PCS.

Oorzaak 2
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat organisatie … reeds aan dit B/L gekoppeld is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is.
Te ondernemen actie
Een andere organisatie heeft de B/L al gekoppeld. Neem contact op met de genoemde organisatie en verzoek hen het desbetreffende B/L te ontkoppelen.

In de meeste gevallen wordt een manifest 'Afgekeurd' omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 9 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. Het manifest hoeft niet opnieuw verstuurd te worden. Als de Douane het bericht inleest zal de status van het manifest in de service wijzigen naar 'Geaccepteerd'.

In andere gevallen kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze bevestigd in het scherm te zien.

Terminals die geen acceptatiebericht sturen op verzonden meldingen worden getoond met een groene status 'Sent' en toelichting 'sent, terminal wont send respone'.

Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ en per terminal wordt met ja/nee aangeduid of deze dit bericht ondersteunt.

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

De ATA dient verstuurd te worden door het Havenbedrijf. Wanneer dit niet gebeurd is, is het mogelijk om de ATA op te laten voeren. Daarvoor heeft u toestemming nodig vanuit het Havenbedrijf.
Indien u per email de toestemming van het Havenbedrijf meestuurt naar onze Customer Service, kunnen wij u verder helpen om de ATA alsnog op te voeren voor de reis.

NB: Er is een uitzondering voor de haven van Vlissingen. Voor deze haven wordt er geen ATA (of ATD) opgegeven.

Neem voor meer informatie contact op met het Havenbedrijf:

• Port of Rotterdam: hcc@portofrotterdam.com
• Port of Amsterdam: vtsadmin@portofamsterdam.com

Wilt u gebruik maken van de vervolgservices (zoals Melding Lading Import)? Dan is het voor bepaalde havens als Hansweert, Vlissingen en Terneuzen, Den Helder, Ankerplaats Zeeland en Breskens verplicht om het aangemelde CRN handmatig op te voeren in het scherm. Voor de overige havens kunt u het schip opzoeken door middel van het IMO-nummer of op naam. Na dit gedaan te hebben is het ook mogelijk om een eerder geplaatste reis te kopiëren.

Het kan voorkomen dat de container niet bekend is bij Portbase (door bijvoorbeeld een fout in de aanvraag of een logistieke uitzondering). De aanvraag wordt voor een periode van maximaal 60 dagen bewaard en komt daarna automatisch te vervallen. Hierover ontvangt u bericht.

Het is mogelijk dat een visit ruimschoots na het starten of het beëindigen van de los/laad activiteiten naar de status "in operation" veranderd. De aanleiding voor de status verandering in MCA Barge is de eerste gate-in/gate-out melding die de terminal verstuurt aan Portbase voor de desbetreffende barge visit. Indien de gate-in/gate-out bevestiging op een later moment verstuurd of verwerkt wordt, geeft dit een vertekend beeld met de werkelijke operatie.

De terminal zal de visit die afgehandeld is, moeten bevestigen als “completed”. Dit is een actie van de terminal operator.

Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "in operation" behouden.

Voor nu is dat geen probleem. Bij het ondersteunen van de integrale planning van Nextlogic wordt dit wel van belang.

Er is geen validatie of het reisnummer uniek is.

Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond dan betekent dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u gecancelled is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.

In de tijdlijn van de melding ziet u de voortgang van uw melding, met de meest recente status bovenaan de tijdlijn.

• Status ‘New’: uw melding is aangemaakt
• Status ‘Sent’: uw melding is verzonden naar de terminal
• Status ‘Accepted’ *: Uw melding is geaccepteerd door de terminal
• Status ‘Rejected’ *: Uw melding is geweigerd door de terminal. Een terminal kan een melding weigeren indien deze niet door de terminal verwerkt kan worden, bijvoorbeeld omdat het documentnummer niet bij het gekozen documenttype past. Controleer in dit geval uw melding. Neem eventueel contact op met onze service desk.

Niet alle terminals geven een acceptatiebericht. Kijk in dit overzicht welke terminals een acceptatiebericht (ook bekend als ‘MID retourbericht’) versturen.

o De klant krijgt binnen 15 minuten via mail een storingsmelding en Portbase gaat zo snel mogelijk zorgen dat de service weer beschikbaar komt.
o Er is geen back-up procedure.

Zodra de terminal een melding verstuurt dat de container is gelost, stuurt Portbase deze losbevestiging realtime door naar de aanvrager.

Er wordt altijd een bericht gestuurd, ook als een container niet gelost is. In dat geval wordt er 2 maanden na aanvraag een zogenaamd sluitingsbericht gestuurd. Voor iedere aanvraag, ongeacht of een losbevestiging is gestuurd, worden transactiekosten gerekend á 0,18 euro. Dit komt doordat er wel (infrastructuur)kosten door Portbase gemaakt zijn om het verzoek te verwerken en te koppelen. Er wordt in dat geval uiteraard geen kick-back fee t.b.v. data-eigenaar doorbelast aan de klant.

Dan wordt de Losbevestiging direct verstuurd. Dit kan momenteel tot 30 dagen na het daadwerkelijk lossen van de container.

Vanaf het moment dat B/L + Containernummer of CRN + Containernummer bij de klant bekend is.

De klant dient in het bezit te zijn van een containernummer + Bill of Lading nummer (B/L-nummer) of containernummer + Call Reference Number (CRN). Het CRN is een uniek bezoeknummer van een schip aan de haven. Beide combinaties zijn valide voor aanvraag van een losbevestiging. Zodra de container is gelost op een terminal zal de losbevestiging automatisch worden ontvangen. Daarnaast is er een URL nodig om de Losbevestiging naar toe te sturen. In het aansluitproces wordt deze URL gebruikt om met de ICT-afdeling/softwareleverancier van klant een API-koppeling tot stand te brengen. De API-koppeling maakt het automatisch ontvangen en aanvragen van losbevestigingen mogelijk.

De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

• Bij een afwijkend Call Reference Number of terminal op de laadbevestiging kan deze niet gekoppeld worden aan het equipment op het manifest.
• Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.

Via "Extra equipments geladen" kan in veel gevallen de missende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting (QSG). De QSG staat bovenaan de webpagina.

Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

• Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.
• Als in het boekingsnummer in de laadbevestiging niet de juiste ferry-code opgegeven staat

Via "Extra equipments geladen"kan in veel gevallen de ontbrekende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting.

Als de container/shipment onvindbaar is, dan zijn er nog geen documenten gemeld en dient u contact op te nemen met de indiener van de documenten. Dit is meestal de expediteur of importeur. Als de status onjuist is, dan dient u contact op te nemen met de terminal om te controleren of de container/shipment opgehaald kan worden.

Een blauw bolletje betekent dat de importdocumenten gemeld zijn bij de terminal. De terminal heeft de documenten nog niet geaccepteerd. De zending is dan nog niet vrijgegeven. Als u nu de zending op gaat halen, dan is de kans groot dat u voor niets naar de terminal rijdt.

Wanneer u zoekt op een containernummer, dan wordt de status getoond van de melding(en) importdocumenten die voor deze container in de laatste twee weken gemeld zijn. Als er de afgelopen 2 weken meer dan 1 melding gedaan is, dan zijn deze meldingen ook zichtbaar.  Per melding wordt de datum en tijdstip getoond. U kunt zelf afwegen of de (laatst) weergegeven melding aansluit bij uw afhaalopdracht.

Bij de melding “Import document accepted by terminal” zijn de importdocumenten bekend bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om de container op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat, indien het schip volgens schema is aangekomen en gelost, uw container opgehaald kan worden. Bij de melding “Import document sent to terminal” zijn de importdocumenten nog niet geaccepteerd door de terminal. De container is dan nog niet door de terminal vrijgegeven om opgehaald te worden.

Let op: Het melden van de importdocumenten is één van de voorwaarden om een container op te mogen halen. Voordat een zending opgehaald kan worden:

• moet de container gelost zijn
• vrijgegeven zijn door de rederij
• niet geblokkeerd te zijn door de douane

Bovengenoemde informatie is nu nog niet terug te zien in de service Import Status.  In de (nabije) toekomst wordt Import Status uitgebreid met de losstatus en de inspectiestatus. Hierdoor biedt deze service meer inzicht over de status.

Een groen bolletje betekent dat de importdocumenten bekend zijn bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om een zending op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat indien de ferry volgens schema is aangekomen, uw zending opgehaald kan worden.

In de toekomst zullen wij informatie toevoegen welke inzicht biedt of de zending bekend is bij de Douane en of de zending/de bijbehorende transportunit gelost is.

Als een shipment/container niet gevonden kan worden, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

• Van de shipment/container is nog geen informatie bekend binnen de service Import Status. De ladinggegevens worden uiterlijk enkele uren voor aankomst bij ons bekend. Probeer het op een later moment opnieuw.
• Het shipment of de container komt niet aan op de terminal die geselecteerd is. Selecteer de juiste terminal en probeer het opnieuw.
• Er is een typefout gemaakt bij het invoeren van het shipment number of container number. Controleer het nummer en corrigeer deze indien nodig. Zendingsnummers van ferryoperators hebben het volgende format (SCAC + boekingsnummer + volgnummer):
  CLDN: CLVW0012345678001
  DFDS/KVSA: DFDS123456780001
  P&O: PONFHU12345678001
  Stena Line: STNL0012345678001

• Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
• Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’, in Cargo Trackerof in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem verwerkt nadat de lading is gelost.
• Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Een terminal mag gearriveerde/ geloste goederen pas van de terminal laten vertrekken als er een douaneregeling bekend is. Via de Melding Import Documentatie maakt u de douaneregeling voor de goederen kenbaar bij de terminal.

De douanewetgeving geeft aan dat uiterlijk op het moment van binnenkomst, het ATA moment, de melding van de scheepsvoorraad (het STO bericht) moet zijn gedaan.

Er is vermoedelijk een vooraanmelding gedaan van het scheepsbezoek via Melding Schip en er wordt nu een scheepsvoorraad melding (STO) gedaan. Het schip komt nog niet binnen en gaat voor anker. Er wordt gebruik gemaakt van de scheepsvoorraad die daardoor minder zal zijn op het moment dat het schip daadwerkelijk binnenkomt. Als scheepsagent en melder van de scheepsvoorraad moet u dan contact opnemen met de Douane via douane.drh.inenuitklaringen@belastingdienst.nl. Zo kunt u de hoeveelheden laten aanpassen naar de werkelijke hoeveelheden bij binnenkomst.

Wanneer het schip toch niet binnenkomt moet u het schip cancelen via Melding Schip. Het cancelen van het scheepsbezoek is voldoende. De hoeveelheden van het STO bericht hoeven niet te worden aangepast.

Indien u langer dan +/- 30 minuten een voormelding heeft verstuurd en geen terugkoppeling heeft ontvangen kunt u nagaan op status.portbase.com of er een storing/vertraging is. Daarnaast kunt u zich ook inschrijven, wij houden u dan automatisch op de hoogte over incidenten in onze systemen.

U kunt ook contact opnemen met onze Customer Service.

Het verkrijgen van een passende truck tijdslot hangt af van de drukte op de terminal. Het reserveren van een tijdslot kan het beste zo vroeg mogelijk gebeuren. Doordat de gehele capaciteit continu beschikbaar is verwachten we dat slottijden goed verkrijgbaar zijn, echter gedurende piektijden kan het zo zijn dat er enkele uren tussen de gewenste en de eigenlijke slottijd zitten.

De Douane beperkt de inspecties die gemeld worden via de ENS-aangifte tot een minimum. In overleg met de Douane is ervoor gekozen om hier geen voorziening voor te bouwen in Inspectieportaal. Indien de Douane een inspectie meldt via de ENS-aangifte kan de Douane op een later moment de inspectie handmatig registreren via Inspectieportaal. U wordt dan op de reguliere manier geïnformeerd.

U kunt voor alle lading die via een Aangifte Tijdelijke Opslag (ATO) gemeld is aan de Douane een inspectie ontvangen. Dit omvat containerlading, stukgoed en uitzonderlijke gevallen ook bulklading.

De losbevestiging wordt gestuurd door de (container)terminal. Niet alle containerterminals ondersteunen dit scenario. U ziet alleen de losbevestiging voor containerterminals die dit scenario ondersteunen.

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

IAMConnected

Portbase maakt gebruik van een centraal inlogsysteem IAMConnected. Iedere organisatie die gebruikt maakt van onze diensten moet een organisatiesaccount aanmaken. Medewerkers moeten ook een account aanmaken welke gekoppeld worden aan dit bedrijfsaccount.

IAMconnected is het centrale inlogsysteem voor alle Portbase-services, waarmee je 24/7 eenvoudig en veilig toegang kunt organiseren tot je digitale diensten. Het biedt een complete oplossing voor identity & access management voor zowel medewerkers als externe gebruikers. Met IAMConncected is het beheer van toegang voor alle medewerkers door Portbase gefaciliteerd. Portbase garandeert hiermee de hoogste veiligheidsstandaarden en gebruiksgemak.

Account aanmaken

Ga naar IAMconnected om je account aan te maken:

1. Klik op de knop ‘Klaar om te beginnen. Maak nu je eigen IAMconnected account’.
2. Vul al je persoonlijke gegevens in. De gebruikersnaam moet uniek zijn. Het e-mailadres dient een persoonlijk, individueel e-mailadres te zijn.
3. Hierna wordt u gevraagd een CAPTCHA test uit voeren zodat geverifieerd kan worden of de gegevens niet door een robot ingevuld zijn.
4. Als alle gegevens correct zijn, klik dan op ‘Account aanmaken’.

Na het aanmaken van je account ontvang je een activatiemail. Activeer je account via de link in de e-mail en stel je wachtwoord in. Je bent dan direct ingelogd. In de activatiemail staat ook jouw username vermeld. Wij adviseren je deze mail te bewaren zodat je altijd terug kunt vinden wat jouw IAMconnected username is.

Belangrijk: Om toegang te krijgen tot de services via IAMconnected, moet je gekoppeld zijn aan een organisatie. Dit kan het organisatie zijn waar je werkt of door ingehuurd bent. Via je IAMconnected-account kun je je aan één of meerdere organisaties koppelen en zo veilig inloggen bij de benodigde diensten. Hoofdbeheerders bij deze organisaties zullen deze aanvraag eerst moeten goedkeuren en je daarna voorzien van rechten tot onze diensten.

Vertrouwensketen

De Vertrouwensketen is een gezamenlijk initiatief van overheden en het bedrijfsleven voor het fysiek en digitaal veilig ophalen van containers in de Rotterdamse haven. Pincodes verdwijnen; in plaats daarvan komt er een gesloten vrijstellings- en ophaalproces met enkel geautoriseerde rederijen, cargadoors, verladers, expediteurs en vervoerders.

Wil je je aanmelden om deel te nemen aan de Vertrouwensketen? Volg dan dezelfde stappen zoals uitgelegd bij IAMconnected om je account aan te maken en jezelf te koppelen aan een organisatie binnen dit veilige netwerk.

IAMConnected

Portbase maakt gebruik van een centraal inlogsysteem IAMConnected. Iedere organisatie die gebruikt maakt van onze diensten moet een organisatiesaccount aanmaken. Medewerkers moeten ook een account aanmaken welke gekoppeld worden aan dit bedrijfsaccount.

IAMconnected is het centrale inlogsysteem voor alle Portbase-services, waarmee je 24/7 eenvoudig en veilig toegang kunt organiseren tot je digitale diensten. Het biedt een complete oplossing voor identity & access management voor zowel medewerkers als externe gebruikers. Met IAMConncected is het beheer van toegang voor alle medewerkers door Portbase gefaciliteerd. Portbase garandeert hiermee de hoogste veiligheidsstandaarden en gebruiksgemak.

Account aanmaken

Ga naar IAMconnected om je account aan te maken:

1. Klik op de knop ‘Klaar om te beginnen. Maak nu je eigen IAMconnected account’.
2. Vul al je persoonlijke gegevens in. De gebruikersnaam moet uniek zijn. Het e-mailadres dient een persoonlijk, individueel e-mailadres te zijn.
3. Hierna wordt u gevraagd een CAPTCHA test uit voeren zodat geverifieerd kan worden of de gegevens niet door een robot ingevuld zijn.
4. Als alle gegevens correct zijn, klik dan op ‘Account aanmaken’.

Na het aanmaken van je account ontvang je een activatiemail. Activeer je account via de link in de e-mail en stel je wachtwoord in. Je bent dan direct ingelogd. In de activatiemail staat ook jouw username vermeld. Wij adviseren je deze mail te bewaren zodat je altijd terug kunt vinden wat jouw IAMconnected username is.

Belangrijk: Om toegang te krijgen tot de services via IAMconnected, moet je gekoppeld zijn aan een organisatie. Dit kan het organisatie zijn waar je werkt of door ingehuurd bent. Via je IAMconnected-account kun je je aan één of meerdere organisaties koppelen en zo veilig inloggen bij de benodigde diensten. Hoofdbeheerders bij deze organisaties zullen deze aanvraag eerst moeten goedkeuren en je daarna voorzien van rechten tot onze diensten.

Vertrouwensketen

De Vertrouwensketen is een gezamenlijk initiatief van overheden en het bedrijfsleven voor het fysiek en digitaal veilig ophalen van containers in de Rotterdamse haven. Pincodes verdwijnen; in plaats daarvan komt er een gesloten vrijstellings- en ophaalproces met enkel geautoriseerde rederijen, cargadoors, verladers, expediteurs en vervoerders.

Wil je je aanmelden om deel te nemen aan de Vertrouwensketen? Volg dan dezelfde stappen zoals uitgelegd bij IAMconnected om je account aan te maken en jezelf te koppelen aan een organisatie binnen dit veilige netwerk.

Je persoonlijk account kun je wijzigen via ‘mijn profiel’. De velden die aangepast kunnen worden zijn: Voornaam, achternaam, e-mail en persoonlijk telefoonnummer. De wijziging is meteen actief.

Zie hieronder voor het wijzigen van je zakelijke gegevens.

Je wachtwoord kun je wijzigen via ‘mijn profiel’. Voer hier het huidige wachtwoord in en vul tweemaal het nieuwe wachtwoord in dat je wilt gebruiken.

Je wachtwoord kun je wijzigen door in het inlogscherm van IAMconnected te klikken op “Hulp nodig bij aanmelden, wachtwoord vergeten?” te klikken op “wachtwoord vergeten”. Na het ingeven van je gebruikersnaam ontvang je per email een link waarmee je een nieuw wachtwoord kan instellen.

Je gebruikersnaam kun je terugvinden in de IAMconnected activatiemail. Kun je deze niet (meer) vinden, neem dan contact op met de gebruikersbeheerder of hoofdbeheerder van jouw organisatie.

Ben je als Hoofdbeheerder je inloggegevens vergeten? Neem dan contact op met Customer Service.

Dit kun je doen via ‘profiel’ – ‘MFA (Multi-factor Authentication)’. Je wordt hierna automatisch afgemeld. Bij het opnieuw aanmelden word je begeleid bij het configureren van MFA. Meer informatie vind je op de speciale MFA- pagina.

Dat is om veiligheidsredenen niet mogelijk.

Aangesloten zijn diensten van:

• Portbase: het Port Community System (PCS) en datadiensten
• Havenbedrijf Rotterdam: MyPort en King
• ECT: My Terminal (voor een beperkt aantal pilot gebruikers)

Deactiveren kun je via ‘mijn profiel’. Links onderin vind je de knop om je account te deactiveren.

Zakelijke informatie zoals e-mailadres, telefoonnummer en logistieke rollen worden gebruikt om bepaalde rechten toe te kennen in de applicaties. Je kunt deze wijzigen via “mijn profiel > tab zakelijke context”. De wijziging moet worden goedgekeurd door een gebruikersbeheerder/ de hoofdbeheerder.

Zodra je als transportbedrijf door de klant wordt aangewezen voor het vervoer van een Vertrouwensketencontainer, wordt er automatisch een statusaanvraag klaargezet. Wij adviseren om deze te hergebruiken voor de voormelding bij de terminal, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Daarnaast is het voordeel hiervan dat je minder informatie hoeft in te vullen, de kans op fouten afneemt en je tijd bespaart.

Heb je al een statusaanvraag of voormelding gestart?
Als je zelf al een statusaanvraag of voormelding hebt aangemaakt, probeert MCA deze automatisch te koppelen aan de Vertrouwensketen. Door de complexiteit van sommige ketens kan dit niet altijd. Zorg ervoor dat je het B/L-nummer opneemt in je statusaanvraag of voormelding, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Hiermee voorkom je problemen en ben je verzekerd van een soepele afhandeling.

In het kort:

1. Maak gebruik van de vooraf ingevulde statusaanvragen (alleen van toepassing op Vertrouwensketen containers)
2. Heb je zelf een statusaanvraag of voormelding aangemaakt? Volg dan dit dringende advies:

• Vul het B/L-nummer in bij de statusaanvraag of voormelding.
• B/L-nummer niet bekend? Je kunt het B/L-nummer terugvinden in het Shipmentscherm van MCA en dit overnemen in je statusaanvraag of voormelding.
• Geen shipment te vinden voor de betreffende container? Jouw transportbedrijf is mogelijk (nog) niet geautoriseerd. Neem contact op met je klant om dit op te lossen.

Let op:
ECT en Euromax kunnen geen updates verwerken. Daarom adviseren we om pas een voormelding bij deze terminals te doen, zodra de statusaanvraag volledig correct en groen is.

Voor vervoerders en softwareleveranciers met een MCA-API systeemkoppeling:

Aan het bestaande object handlingData is het nieuwe veld consignmentNumber toegevoegd. Voor meer details, bekijk de Changelog en de API-specificaties op ons Developer Portal.

Problemen ondervonden?
Heeft u alle genoemde stappen doorlopen, maar ervaart u nog steeds problemen? Neem dan contact op met de Portbase Customer Service.

In het scherm ziet dit er als volgt uit:  

In MCA Road:

In MCA Barge en Rail als volgt:

De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):

Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie

In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de rederijen dat ze jouw organisatie gaan activeren voor de Vertrouwensketen. Bij dat bericht sturen zij ook een klantreferentie nummer mee, dat nummer moet in Cargo Controller worden geregistreerd. Lees dit kennisartikel verder voor wat je dan moet doen.

Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie

In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de opdrachtgever dat zijn rederij zijn organisatie gaat activeren voor de Vertrouwensketen. Je opdrachtgever zal je vragen jezelf voor te bereiden op de eerste releases die voortaan zonder pincode aan je door worden gegeven. Je kan verder lezen in dit artikel hoe je een commerciele release ontvangt en moet verwerken.

Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.

Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.

Registreren van een klantreferentie nummer

Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.

Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.

Verificatie status

Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.

Klantreferenties beheren

Wanneer u de klantreferentie  niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantreferentie u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantreferentie te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop. Per rederij kan je meerdere contracten hebben en daarmee ook meerdere klantreferenties, deze kan je per stuk registreren.

Start moment Vertrouwensketen

In overleg met de rederij bepaal je gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt direct via de rederij. De status van je verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor je daadwerkelijk kunt starten.

Zo start je de Vertrouwensketen

Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.

In dit kennisartikel lichten we toe op welke manier je een commerciële vrijstelling ontvangt binnen de Vertrouwensketen, hoe dit herkent en jezelf kan informeren. Er zijn 2 wijzes waarop je organisatie gekoppeld wordt aan de Vertrouwensketen (en daarmee de commerciële vrijstelling).

Om dit artikel goed te begrijpen verwachten we dat je op de hoogte bent van de Vertrouwensketen via deze Quick Start Guide. En dat je al op de hoogte bent van de basis functionaliteiten van CC via de Quick Start Guide en/of deze reeks kennisartikelen.

Optie 1: Je bent voor deze keten de 'Release-to party' en ontvangt direct van de rederij de commerciële vrijstelling. De Vertrouwensketen kan niet eerder beginnen dan dat je organisatie is geverifieerd door de rederij. Dit proces wordt in dit kennisartikel toegelicht.

Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.

Releases ontvangen

Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.

Container zonder commerciële vrijstelling:Container met commerciële vrijstelling:

Vertrouwensketen pop-up

Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.

E-mailnotificaties

Er zijn een aantal e-mailnotificaties beschikbaar binnen Cargo Controller die je kunnen waarschuwen als je niet ingelogd bent en een commerciële vrijstelling is beschikbaar geworden voor je organisatie binnen de Vertrouwensketen. Lees hier hoe je dat kan instellen.

Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.

Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

De service heeft de mogelijkheid om email notificaties in te stellen zodat je continue op de hoogte bent van de wijzigingen zonder constant ingelogd hoeft te zijn. De instellingen voor notificaties staan in het hoofdscherm rechtsboven onder instellingen. 

Notificatie instellingen 

Dit scherm biedt de mogelijkheid om per gebeurtenis een email notificatie in te stellen. Het email adres waar de notificaties naar worden verstuurd staat standaard ingesteld op je persoonlijke email adres waarmee je account bij Portbase aangemaakt is. Deze kan je wijzigen naar een ander e-mailadres, waarbij alleen voor deze service de e-mail notificaties daarheen verstuurd worden.

Notificaties

Deze notificaties worden verstuurd aan de gebruiker van de service. De volgende notificaties zijn beschikbaar en kunnen worden geactiveerd door schakelaar te verschuiven:

Voor lading met bestemming 'transhipment (overlading)' en een eindbestemming binnen de EU geldt de volgende invulinstructie:

• In sectie 'aangifte': 'plaats van bestemming (land)' invullen
• In sectie 'Overlading (transhipment)':  'Derde land van bestemming' leeg laten
• In sectie 'Overlading (transhipment)': 'Grenscontrolepost' invullen
• In sectie 'goederen' de optie 'EU-waardig' invullen

ls vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.  

Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door de handling open te klappen en in het zeeschip veld het correcte zeeschip door te voeren.  

Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier. 

De informatie wordt op meerdere plekken binnen MCA Barge getoond.  

1. Open een rotatie en open de visit bij APMII. Klik in het tabblad ‘Handlings’ op ‘Show’ en hover over het zeeschip in een handling. 
   
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open. 
   
   

 

Als vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.  

Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door de handling open te klappen en in het zeeschip veld het correcte zeeschip door te voeren.  

Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier. 

De informatie wordt op meerdere plekken binnen MCA Rail getoond.  

1. Open een rotatie en open de visit bij APMII. Klik in het tabblad ‘Handlings’ op ‘Show’ en hover over het zeeschip in een handling.
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open.
   
    

 

Als vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.  

Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door rechts van uw voormelding op ‘Details’ te klikken en vervolgens op ‘Edit’ rechts bovenin het scherm te klikken.  

Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier. 

 De informatie wordt op meerdere plekken binnen MCA Road getoond.  

1. 1. Voor zowel de pick-up als drop-off containers is de ETA/ETD informatie te vinden door rechts van een handling op ‘Details’ te klikken.
      
      
   2. De ETA/ETD informatie wordt ook getoond als u over het zeeschip hovert in het hoofdscherm van het dashboard. 

Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Barge. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft. 

1. Call reference number (CRN): referentienummer ter identificatie van scheepsbezoeken. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
2. Cargo closing time: ná deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
3. Cargo opening time: vóór deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
4. Estimated time of arrival (ETA) zeeschip: verwacht aankomstmoment van het zeeschip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
5. Estimated time of departure (ETD) zeeschip: verwacht vertrekmoment van het deepsea schip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
6. Expected discharge time (EDT)*: verwacht losmoment van een importcontainer. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up containers. De informatie wordt beschikbaar na actual time of arrival (ATA) van het zeeschip. Na lossing wordt het informatieveld weer leeggemaakt.  
7. Size type: de container size type zoals bekend bij de terminal wordt teruggekoppeld in het geval er sprake is van een size type mismatch. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers en voor lege pick-up containers in geval het containernummer bekend is.  
8. Ultimate release date: einddatum commerciële vrijstelling. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers. 
9. Voyage number: nummer ter identificatie van de reis van een schip. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  

De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Barge getoond.  

Voor pick-up containers: 

1. Open een rotatie en open de visit bij RWG. Klik in het tabblad ‘Handlings’ op ‘Show’ en hover over het zeeschip.
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open. 
    

   
   

Voor drop-off containers: 

1. Open op een visit het ‘Handlings’ tabblad en klik vervolgens op ‘Show’ om alle handlings op de visit te tonen. 
   
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open.
   
   

* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time […] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.  

 

   

Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Rail. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft. 

1. Call reference number (CRN): referentienummer ter identificatie van scheepsbezoeken. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
2. Cargo closing time: ná deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
3. Cargo opening time: vóór deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
4. Estimated time of arrival (ETA) zeeschip: verwacht aankomstmoment van het zeeschip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
5. Estimated time of departure (ETD) zeeschip: verwacht vertrekmoment van het deepsea schip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
6. Expected discharge time (EDT)*: verwacht losmoment van een importcontainer. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up containers. De informatie wordt beschikbaar na actual time of arrival (ATA) van het zeeschip. Na lossing wordt het informatieveld weer leeggemaakt.  
7. Size type: de container size type zoals bekend bij de terminal wordt teruggekoppeld in het geval er sprake is van een size type mismatch. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers en voor lege pick-up containers in geval het containernummer bekend is.  
8. Ultimate release date: einddatum commerciële vrijstelling. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers. 
9. Voyage number: nummer ter identificatie van de reis van een schip. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  

De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Rail getoond.  

Voor pick-up containers: 

1. Open een rotatie en open de visit bij RWG. Klik in het tabblad ‘Handlings’ op ‘Show’ en hover over het zeeschip in een handling. 
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open. 
   
   

Voor drop-off containers: 

1. Open op een visit het ‘Handlings’ tabblad en klik vervolgens op ‘Show’ om alle handlings op de visit te tonen.
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open.
   
   

* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time […] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.  

Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Road. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft.  

1. Call reference number (CRN): referentienummer ter identificatie van scheepsbezoeken. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
2. Cargo closing time: ná deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
3. Cargo opening time: vóór deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
4. Estimated time of arrival (ETA) zeeschip: verwacht aankomstmoment van het zeeschip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
5. Estimated time of departure (ETD) zeeschip: verwacht vertrekmoment van het deepsea schip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers. 
6. Expected discharge time (EDT)*: verwacht losmoment van een importcontainer. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up containers. De informatie wordt beschikbaar na actual time of arrival (ATA) van het zeeschip. Na lossing wordt het informatieveld weer leeggemaakt.  
7. Size type: de container size type zoals bekend bij de terminal wordt teruggekoppeld in het geval er sprake is van een size type mismatch. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers en voor lege pick-up containers in geval het containernummer bekend is.  
8. Ultimate release date: einddatum commerciële vrijstelling. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers. 
9. Voyage number: nummer ter identificatie van de reis van een schip. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  

De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Road getoond.  

Voor pick-up containers:

1. Klik op ‘Details’ rechts van de handling.
   
2. Hover over het zeeschip in de handling in het hoofdscherm van het dashboard.
   
3. Zolang de deep sea info nog niet bekend is, wordt op de hierboven genoemde plek de ultimate release date getoond.
   

Voor drop-off containers:

1. Klik op ‘Details’ rechts van de handling. 
   
2. Hover over de cargo opening/closing in de handling in het hoofdscherm van het dashboard. 
   
   

* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time [ETD] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.  

Bij iedere aangifte worden uw organisatiegegevens en contactgegevens verzonden aan de NVWA. Deze informatie kan aangepast worden.

1. Ga naar het hoofdscherm
2. Selecteert instellingen rechtsboven
3. Ga naar ‘Organisatieconfiguratie’
4. Nadat de aanpassingen zijn gedaan selecteer ‘Opslaan’

Momenteel accepteert de NVWA slechts één contactadres per organisatie. Gebruik een centraal e-mailadres als meerdere mensen toegang moeten hebben.

Doormiddel van de 'Sync' knop rechtsonder in het hoofscherm van de oude service, wordt de aangifte naar de nieuwe/herbouwde service gekopieerd.

Alle aangiftes vanaf september 2023 staan zowel in de oude als vernieuwd/herbouwde service.

In een uitzonderlijke situatie kan zijn dat er onbekende leestekens staan in de vernieuwde service. Door nogmaals de synchroniseren kan dit opgelost worden.

Nee, het is niet mogelijk om in de service Melding Voedsel en Waren een aangifte te doen voor dit type lading.

Ja. Voor lading-agenten kan in Inspectieportaal een mailnotificatie geactiveerd worden: “douane fysieke controle in externe loods”. Dit is inhoudelijk dezelfde e-mail als ‘inspectie aangezegd’, maar dan enkel voor fysieke controles. Specifiek bij douanecontroles in de externe douaneloods (“Fyco – DCL”) kan een tijdige opdrachtverstrekking aan de vervoerder voor het transport naar de DCL de doorlooptijd flink verkorten.

Let op! Deze werkwijze is alleen van toepassing op fysieke controles in het binnenbrengproces, in Inspectieportaal bekend als “Fyco - DCL”. De werkwijze werkt niet voor uitgaande lading en niet voor inspecties van andere keuringsinstanties.

Stap 1: Vervoersopdrachtprocedure afstemmen

Als ladingagent kunt u deze mailnotificatie laten toesturen naar uw vervoerder (vb Maasvlakte Transport). Zodra de douane een fysieke controle aanzegt zal er voortaan direct een mail naar de vervoerder gaan. In overleg met uw vervoerder kunt u deze e-mails beschouwen als een opdracht tot vervoer, waardoor de vervoerder de container direct kan inplannen voor transport.

Stap 2: Instellen e-mailcommunicatie

Deze stap moet maar 1 gebruiker van uw organisatie instellen.

1. Log in op het Port Community System
2. Kies in het hoofdscherm ‘Notificatie beheer’
   
3. Vul bij “douane fysieke controle in externe loods” het mailadres van uw vervoerder in.
   
4. Er is geen ‘opslaan’-knop. Klik op het Portbase logo linksboven, u keert weer terug in het hoofdscherm

Vanaf nu ontvangt uw vervoerder e-mail berichten als uw lading is geselecteerd voor douane fysieke controle in de externe loods.

Ja, het REN MRN-nummer dient vermeld te worden in het export manifest. Onder ‘Documenttype’ kunt u ‘REN – Re-export Notification’ selecteren en het bijbehorend MRN-nummer uit de Transhipment service vermelden.

Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:

1. Klik binnen de MCA webschermen op het drop down menu rechts bovenin het scherm en vervolgens op ‘Billable transactions’.
   
2. Selecteer de periode waarover u de factuurspecificaties op wilt vragen.
3. Klik op ‘Download’ om de factuurspecificatie over de geselecteerde periode op te vragen.

Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:

1. Klik binnen de MCA webschermen op het icoon van een poppetje rechts bovenin het scherm en vervolgens op ‘Reference data’.
   
2. Selecteer onder ‘Billable transactions’ de periode waarover u de factuurspecificaties op wilt vragen.
3. Klik op ‘Download’ om de factuurspecificatie over de geselecteerde periode op te vragen.

Commercial Window: tijdspanne waarbinnen een container afgehaald mag worden van de terminal/depot.

Door in de statusaanvraag of voormelding het verwachte afhaalmoment (ETA) van het vervoersmiddel op te geven zal de terminal/depot de specifieke datum en tijds informatie terugsturen. Voor af te halen containers, is dit als Commercial Window terug te zien. Valt de ETA buiten de geldigheid van de vrijstelling, dan zal op de voormelding het bolletje Commercial Release rood kleuren

• Cargo Opening: eerste tijdstip waarna een container op de terminal/depot aangeleverd mag worden. 
• Cargo Closing: laatste moment waarvoor een container aangeleverd moet worden op de terminal. 

Voor aan te leveren containers, is dit als Cargo Opening/Closing terug te zien. Valt de ETA voor de Cargo Opening of na de Cargo Closing, dan zal op de voormelding het bolletje Cargo Opening rood kleuren.

Bekijk hier welke terminals deze functionaliteit ondersteunen.

Loopt u tegen problemen aan rondom Commercial Window, Cargo Opening/Closing in relatie tot uw voorgenomen transportplanning, neem dan contact op met uw transportopdrachtgever.

Scheepsagenten kunnen automatisch geïnformeerd worden als terminal operators de stuwage gegevens hebben bijgewerkt in Losinformatie. Hiervoor moet echter in Melding Schip een e-mail notificatie worden ingesteld.

• Log in op Melding Schip 2.0
• Klik rechtsbovenin het scherm op uw naam
• Ga naar 'Preferences'

• Ga naar 'Cargo Import emails for cargo handling agents'
• Vul uw e-mailadres in bij 'Bulk discharge difference reported  by terminal'
• Druk bovenaan het scherm op 'Save'

U ontvangt vanaf nu direct een e-mail als de terminal operator een wijziging heeft ingevoerd.

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Ook kunt u persoonlijk lading categoriseren door deze te koppelen aan een 'My Cargo' filter optie.

Door op het sterrertje voor het B/L nummer te klikken kunt u een B/L instellen als favoriet en wordt deze zichtbaar onder de filter 'My Cargo'. Zo kunt u snel schakelen tussen alle lading en de specifieke lading die uw interesse heeft.

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld:

• Klant A/Klant B
• Afdeling natte bulk/droge bulk

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren. U kunt eerder gebruikte labels ook hergebruiken.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm.

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop ‘Acknowledge update’ gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.

Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.

Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.

Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!

*Uitzonderingen

• RST ondersteunt updates op voormeldingen voor MCA Barge
• ECT en Euromax ondersteunen geen updates op voormeldingen van MCA Road en MCA Barge

Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.

Bekijk hieronder de ondersteuning per modaliteit.