FAQ


Zoeken

Snel naar

Veelgestelde vragen

Hoofdbeheerder uit beeld

Wat te doen als de huidige hoofdbeheerder van mijn organisatie niet meer voor ons bedrijf werkzaam is of een andere positie heeft gekregen ?

Neem dan contact op met support@iamconnected.eu onder vermelding van uw organisatie, het probleem dat de huidige hoofdbeheerder niet meer in dienst is of een andere positie heeft binnen uw bedrijf en wie volgens u de juiste persoon zou moeten zijn om hoofdbeheerder te worden van uw organisatie.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Los-/laadlijst functionaliteit

Wat zijn de verschillende statussen van de Los-/laadlijst?

De los-/laadlijst kent vier statussen met een bijbehorende versie van het icoon.

Iconen

Betekenis
open < cut-off
Gesloten na cut-off moment
Heropend in overleg met terminal
Voortijdig ingezonden (Alleen bij ECT)
Los-/laadlijst niet verzonden bij Cut-off

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe verstuur ik mijn Los-/Laadlijst eerder dan de cargo cut off door naar ECT Delta/Euromax?

Eerder insturen van de los-/laadlijst is alleen van toepassing bij de terminals ECT Delta en Euromax.

Groene voormeldingen worden automatisch verzonden naar deze terminals op het moment van sluiten van de Laad-/loslijst. (bij ECT is dat 8 uur voor aanvang van de barge afspraak) of handmatig en voortijdig aan de cut-off. Dit doet u d.m.v. de knop ‘Send Load/Discharge List’ die is terug te vinden onder de tab Visit

Door de knop ‘Send Load/Discharge List’ te gebruiken worden de groene voormeldingen doorgestuurd aan ECT Delta/Euromax.

LET OP: de los-/laadlijst moet voldoen aan de minimum call size zoals ingesteld door ECT.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat heeft terminal ECT gecommuniceerd over de Los-/laadlijst?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie kan de los-laadlijst hersluiten?

Dit kan enkel door de barge operator worden gedaan d.m.v. de knop “Finalize Load-Discharge list”.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie kan de los-/laadlijst heropenen?

Dit kan enkel door de data-afdelingen van de verschillende terminals worden gedaan.

Neem contact op met hen voor de mogelijkheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat heeft de terminal APMTR gecommuniceerd over de los-/laadlijst?

Beste Bargeoperator,

Ter voorbereiding op de komst van Nextlogic gaat APM Terminals Rotterdam per 1 februari 2021 15:00 uur live met de los-/laad functionaliteit binnen Melding Container Achterland (MCA Barge). Wat betekent dit voor jullie?

Aanmeldprocedure

  • Maandag: vóór 09:30 uur aanmelden voor maandag 23:00 uur tot dinsdag 23:00 uur
  • Dinsdag : vóór 09:30 uur aanmelden voor dinsdag 23:00 uur tot woensdag 23:00 uur
  • Woensdag: vóór 09:30 uur aanmelden voor woensdag 23:00 uur tot donderdag 23:00 uur
  • Donderdag: vóór 09:30 uur aanmelden voor donderdag 23:00 uur tot vrijdag 23:00 uur
  • Vrijdag: vóór 09:30 uur aanmelden voor vrijdag 23:00 uur tot maandag 23:00 uur

Als u na 09:30 uur nog wijzigingen heeft voor de dag die gepland wordt dient u dit telefonisch door te geven.

U ontvangt de terugkoppeling  voor 15:00 uur.

Vanaf dan mogen gegevens ingeschoten worden. Als u al eerder gegevens in wilt sturen neem dan even contact op met de bargescheduler zodat we de call aan kunnen maken.
NB: deze procedure is ongewijzigd.

Met de introductie van de los-/laadlijst gaan we als volgt te werk:

Maandag 1 feb 15.00 uur wordt door Portbase de los-/laadlijst functionaliteit (LLL) voor APM Terminals Rotterdam geactiveerd. Visits die na dat moment worden opgevoerd in MCA Barge zullen de LLL functie als eigenschap hebben.

Zichtbaar aan het container stapel icoon.

Tussen Maandag 15:00 uur en uiterlijk Dinsdag 09:30 uur meldt u de visits aan voor afhandeling vanaf dinsdag 23:00 uur.

Los-/laadgegevens sturen

Na terugkoppeling door de bargescheduler kunt u de los-/laadgegevens sturen.
4 uur voor ETA wordt de call in MCA Barge afgesloten en worden alle containers die op dat moment niet in orde zijn (rode voormeldingen) automatisch gecanceld.
U heeft dus tot 4 uur voor ETA de tijd om de gegevens op orde te maken.
Indien u alleen lege containers komt lossen wordt de call 1 uur voor ETA afgesloten, in dit geval heeft u tot 1 uur voor ETA de tijd om de gegevens in te schieten.
Let op: bij zowel vol als lege containers op een visit is de cut off van 4 uur voor ETA van toepassing.
Omdat alle gegevens duidelijk zichtbaar zijn in MCA Barge zal onze Data-EDI afdeling jullie niet meer telefonisch of per mail informeren over evt. problemen (denk hierbij aan: niet vrijgesteld/geen document/ geen info gestuurd). Onze Data-EDI afdeling blijft uiteraard bereikbaar voor vragen mochten er problemen zijn die u niet zelf kunt oplossen.

Heropenen los-/laadlijst

Indien er alsnog aanpassingen nodig zijn nadat de los-/laadlijst automatisch gesloten is, dan kan bij (hoge) uitzondering, de los-/laadlijst worden heropend door de terminal.
Bijvoorbeeld: voor het alsnog bijvoegen/verwijderen van voormeldingen, toch groen geworden containers nog toevoegen, last minute nog extra import containers die mee kunnen etc.
Mocht dit nodig zijn kunt u dit aanvragen via onze Bargeplanning.
Indien de Bargeplanning de gewenste wijzigingen kan accepteren, wordt de los-laadlijst heropend en kunt u als bargeoperator de noodzakelijke veranderingen doorvoeren.
U dient de los-/laadlijst daarna zelf weer te sluiten.

Wilt u meer weten over de werking van MCA Barge ga dan naar de Support omgeving van Portbase waar u instructievideo’s, quick start guide en FAQ’s kunt inzien.
https://support.portbase.com/services/melding-container-achterland-barge/

Contactgegevens

Bargescheduling:

Telefoon: 0181-372425
E-mail: rot.bargescheduling@apmterminals.com

Bargeplanning:

Telefoon: 0181-372429 / 426
E-mail: rot.barge@apmterminals.com

Data-EDI:

Telefoon: 0181-372215 / 238 / 281
E-mail:  rot.data-edi@apmterminals.com

Mochten er nog vragen zijn dan hoor ik graag van u.

Met vriendelijke groet / Best regards,

Suzanne Speijer
Berth Planner / Barge scheduler / Customer relations
APM Terminals Rotterdam
Tel. bargescheduling:       +31 181 372 425
Tel. kadeplanning:           +31 181 372 428
E-mail:                        suzanne.speijer@apmterminals.com
E-mail bargescheduling:  rot.bargescheduling@apmterminals.com
E-mail kadeplanning:      rot.berthplanning@apmterminals.com

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe verschilt de Laad-/loslijst per terminal?

*Hours prior to PTA (Planned time of arrival of Barge)

Terminals

Introduction Load/ Discharge ListCut off time*Minimum Call SizeWhen are pre-notifications sent to terminalWhen are red pre-notifications rejected
APMTR1 February 20214 hours
(1 hour for bringing empties only)
n.a.DirectlyAuto-rejected upon cut-off
APMII9 November 20202 Hoursn.a.Directly<1 Hour after cut off, manually by terminal
ECT Delta DDE16 March 20218 Hours15 ContainersAt Cut-off time or directly with button 'Send load/discharge list'. Only green pre-notifications are sent to the terminal.Auto-rejected upon cut-off
ECT Delta DDN16 March 20218 Hours10 ContainersAt Cut-off time or directly with button 'Send load/discharge list'. Only green pre-notifications are sent to the terminal.Auto-rejected upon cut-off
ECT Delta Euromax16 March 20218 Hours10 ContainersAt Cut-off time or directly with button 'Send load/discharge list'. Only green pre-notifications are sent to the terminal.Auto-rejected upon cut-off
RWG3 November 20202 Hoursn.a.Directly<1 Hour after cut off, manually by terminal
RSTn.a.n.a.n.a.Directlyn.a.
UWTt.b.n.t.b.n.t.b.n.Directlyt.b.n.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom een cut-off moment voor een barge los-/laadlijst?

De introductie van de automatische cut-off waardoor een definitieve los-laadlijst ontstaat, is noodzakelijk voor de integrale planning door Nextlogic. Aan de hand van de data in de definitieve los-/laadlijsten kan Nextlogic de integrale planning voor Nextlogic deelnemers verder optimaliseren.

Voor een eenduidige werkwijze wordt hetzelfde principe gehanteerd in het geval van handmatig plannen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat houdt cut-off voor de los-/laadlijst in?

De verzameling van ingestuurde voormeldingen voor een barge visit vormen tezamen de los-/laadlijst. De los-/laadlijst wordt, een aantal uren voor aankomst van het binnenvaartschip, automatisch gesloten bij de terminal. Dit is het zogenaamde cut-off moment. Hierna is de los-/laadlijst status definitief en zijn geen wijzigingen meer mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de vastgestelde cut-off tijden?

Per terminal kunnen afwijkende tijdstippen gehanteerd worden, maar ook voor het laden van lege containers, laden volle containers, lossen lege containers en lossen volle containers kunnencut-off tijden verschillen. Op binnenvaartschepen met een gemixte lading is de vroegst aangebroken cut-off tijd bepalend voor het sluiten van de gehele los-/laadlijst van de visit.

Cut-off time in uren

cut-off time generalcutt-off time discharging empty
ECT Euromax8
ECT Delta8
APMTR41
APMII2
RWG2

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals werken met de functionaliteit los-/laadlijst?

Ja

Gepland

Nee

ECT Delta
Euromax
APMTR
APMII
RWG
RST Noord & Zuid

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waaraan kun je zien dat de cut-off is ingegaan en de los-/laadlijst definitief is?

Bij een ingeplande visit wordt een groene bol met wit vinkje getoond. Hierbij wordt een extra icoontje van een “hangslotje” getoond welke aangeeft dat de los-laadlijst definitief is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Worden alle groene en rode voormeldingen in de definitieve los-/laadlijst opgenomen?

Nee, enkel de voormeldingen die in orde (oftewel “groen”) zijn worden in de definitieve los-/laadlijst opgenomen. Het resultaat is een los-/laadlijst met alleen ‘groene’ voormeldingen. Alle niet in orde bevonden (oftewel “rode”) voormeldingen worden afgewezen (rejected) in MCA Barge.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar zijn de afgewezen (rejected) voormeldingen inzichtelijk?

Na de cut-off worden de “rode” voormeldingen automatisch afgewezen (rejected) in MCA Barge. Deze blijven inzichtelijk voor de Bargeoperator onder de handlings van de betreffende visit, met de indicatie “rejected”.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kunnen ‘groene’ voormeldingen op een definitieve los-/laadlijst alsnog ‘rood’ worden?

Ja, dat is mogelijk. Bijvoorbeeld doordat na het cut-off moment alsnog een douane-inspectie of blokkade wordt aangekondigd. De voormelding blijft vooralsnog in de definitieve los-/laadlijst opgenomen, de container zal niet door de terminal worden geladen of gelost.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik alsnog een wijziging na de cut-off doorvoeren?

Wanneer in een definitieve los-/laadlijst (na de cut-off) alsnog wijzigingen nodig zijn, kan dat alleen door rechtstreeks contact op te nemen met de terminal. De terminal operator kan de los-/laadlijst dan in MCA Barge heropenen. Hierna voert de barge operator de wijzigingen door en moet de barge operator zelf de los-/laadlijst in MCA Barge weer sluiten. Zodra alle wijzigingen zijn doorgevoerd sluit de barge operator zelf de los-/laadlijst d.m.v. de knop “Finalize Load-Discharge list”.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik als ik zie dat mijn schip de in MCA Barge getoonde slottijd bij ECT niet kan halen?

In een dergelijk geval verwachten wij dat u als barge operator de ETA in MCA Barge aanpast conform de verwachte uitloop.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik, nadat mijn schip in MCA Barge bij ECT is ingepland, toch profiteren van eventueel eerder beschikbare capaciteit?

Indien u als barge operator wilt profiteren van eerder bij ECT vrijkomende capaciteit moet u via de ETA in MCA Barge het eerste moment opgeven waarop uw barge bij de terminal kan zijn. ECT houdt bij herplanning rekening met deze opgegeven ETA’s.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Fixed Window

Hoe selecteer ik een fixed window in MCA Barge?

Allereerst moet u een Fixed window afspraak hebben met een of meerdere terminals

Daarnaast moet de terminal de fixed window in de service MCA Barge gezet hebben.

Is dit allebei gebeurd? Dan kunt u bij het aanmaken van een barge visit uw fixed window selecteren bij het veld ‘Fixed window’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe krijg ik mijn fixed window in MCA Barge?

De Terminal waarmee u de fixed window hebt afgesproken zal deze afspraak vastleggen in MCA Barge.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is een BTM call (visit)?

Barge Transferium Maasvlakte (BTM) is een samenwerking tussen Hutchison Ports ECT Rotterdam (ECT) en een consortium van inland terminals en barge operators.

In deze samenwerking stelt ECT op afgesproken dagen en tijden een stuk kade met kraan en kraanteam ter beschikking aan het consortium tegen een vast tarief.

De barge operators nemen zelf de planning voor hun rekening en de deelnemende partijen bepalen in onderling overleg wanneer en hoe vaak zij voor de kade willen komen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Brexit Import

Waar vind ik de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ van mijn GGB aangifte?

De NVWA staat bij veterinaire lading via ferry-operators toe dat de document controle (D-controle) kan worden uitgevoerd op basis van een kopie van uw het certificaat. Uw GGB-aangifte krijgt dan de status 'D-conform in afwachting van origineel', ook bekend als een 'voorlopige D-conform'.

U kunt de ferry-terminal verlaten nadat u bij de Douane aantoont dat uw zending de status 'D-conform in afwachting van origineel' heeft.

U kunt deze status op twee manieren aantonen:

  1. via de print-functie (pdf)
    • Vanuit het declaratie overzicht selecteert u de betreffende aangifte en kiest vervolgens rechtsonder 'print'.
    • Een afdruk opent zich in een nieuw venster.
    • Print deze uit of sla op als pdf-bestand.
    • Onder het kopje ‘status details’  vindt u de status ‘D-conform in afwachting van origineel’
  2. via een e-mail notificatie
    • Vanuit het hoofdscherm van het PCS selecteert u in het linkermenu 'notificatie instellingen'
    • Onder het kopje 'Notificaties Melding voedsel en waren' selecteert u de notificatie 'CVED declaration voorlopig D-conform' en vult u een e-mail adres in.
    • U ontvangt vanaf nu een e-mail notificatie voor iedere nieuwe GGD-aangifte die de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ krijgt.

Zowel de pdf als de e-mail notificatie bevatten de informatie (GGB-nummer, GGB-status, en equipment-nummer) waarmee u bij Douane de status van de goederen aantoont.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?

Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.

Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.

U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:

U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.

Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?

Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.

Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.

Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?

Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678001 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
DFDS / KVSA DFDS DFDS123456780001 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0)
P&O Ferries PONF PONFHU12345678001 “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
Stena Line STNL STNL0012345678001 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik een documentvoormelding doen voor lege containers en lege trailers?

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer ophaalt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal mogen verlaten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?

In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:

  • In geval van deepsea / shortsea: u dient een invoeraangifte of transitaangifte te doen. Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 
  • In geval van ferry-verkeer is een speciale afspraak gemaakt:
  1. De ferryoperator mag namens u een aangifte doen.
  2. De ferryoperator doet namens u  ook de documentvoormelding.
  3. U hoeft géén aangifte te doen bij de Douane en u hoeft ook geen douanedocument voor te melden.

    Let op! In uw boeking bij de ferry operator meldt u duidelijk dat u lege emballage vervoert. Let daarnaast op dat u aan de voorschriften van de Douane voldoet: https://www.getreadyforbrexit.eu/wp-content/uploads/2020/10/2020-09-28-Memo-ODB-terugkerende-emballage-en-verpakkingen1.pdf 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een uitvoeraangifte (EX-A) opgemaakt in het VK, kan ik deze voormelden in Melding Import Documentatie?

Nee. De uitvoeraangifte wordt alleen gebruikt om aan te geven dat goederen het Verenigd Koninkrijk verlaten 

Bij binnenkomst in Nederland zal een nieuwe aangifte gedaan moeten worden bij de Nederlandse Douane (bijvoorbeeld een invoeraangifte of transitaangifte). Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?

Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:

  1. Nee, u hoeft doorgaande transitdocumenten niet voor te melden via de service MID
  2. Maar u dient wel in de boeking bij uw rederij / ferryoperator aan te geven dat u goederen met een doorgaand transitdocument wilt verschepen. Dit doet u door het het MRN-nummer van uw transitaangifte op te geven bij uw boeking.
  3. De rederij meldt bij aankomst in Nederland uw transitdocument bij de Douane en doet namens u een documentvoormelding bij de terminal

Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn import documentatie gebruiken?

Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)

Heeft u gevonden wat u zocht?

Werken met vernieuwd MCA Road

Ik wil voormelden in het oude platform maar ik krijg “Niet toegestaan” in mijn scherm

Dat is een melding die verschijnt bij het maken van een nieuwe voormelding in de oude MCA Road applicatie. Uw account heeft nu toegang tot de nieuwe Road omgeving en vanaf nu dient u daar alle nieuwe voormeldingen te doen.

Hoe gaat u met MCA Road 2.0 aan de slag?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik voormeldingen uit het oude MCA Road koppelen aan voormeldingen in de nieuwe service

Het is niet mogelijk om voormeldingen in het oude MCA Road (Road Legacy) en het vernieuwde MCA Road te koppelen aan eenzelfde TAR.

Om voormeldingen te koppelen in deze situatie gaat u als volgt te werk:

  • Ga naar het tabblad ‘Legacy Road’ via de service MCA Road
  • Annuleer de te combineren voormelding
  • Wacht een aantal minuten zodat bij de terminal de annulering verwerkt kan worden.
  • Ga naar MCA Road (nieuw)
  • Stuur een nieuwe voormelding voor de desbetreffende container
  • U ontvangt een TAR-code retour
  • Voeg de containers samen op de TAR-code van uw keuze

Note: Gebruikers die een bookmark gebruiken zullen deze aan moeten passen zodat deze uitkomt bij de nieuwe MCA Road omgeving.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik bestaande voormeldingen terugvinden en afhandelen na de overgang naar de vernieuwde versie van MCA Road?

U kunt tijdelijk bestaande voormeldingen afhandelen via de knop 'Legacy road'.

Het kan zijn dat u tijdens de livegang van de vernieuwde versie nog bezig was met voormeldingen in het oude MCA Road. Deze kunt u als volgt afronden; Ga naar het vernieuwde MCA Road. Klik op de tab ‘Legacy Road’. Voormeldingen waar u mee bezig was vindt u nog hier terug en wikkelt u hier af. Nieuwe voormeldingen voert u in op de nieuwe versie van MCA Road.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Functionaliteiten

Kan ik het overviewscherm sorteren?

Ja dat kan. Door in de balk te klikken op Visit / Handling / Status kunt u het overzicht naar wens sorteren van A-Z of Z-A

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik meerdere containers (ineens) voormelden?

Ja dat kan met de ‘kopieer voormelding’ functie. Hiermee is het mogelijk om van een bestaande voormelding alle gegevens behalve het containernummer te dupliceren, om zo snel een nieuwe voormelding te maken.

Daarnaast is er de mogelijkheid om middels een excel-lijst met voormeldingen aan te maken en deze te upload.

Een template is te vinden op het overzichtsscherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik meerdere zoektermen gebruiken in de zoekbalk?

Ja, dat kan. U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ga ik snel en effectief door de invulvelden heen?

Om snel door de datumvelden te gaan kunt u het eerste het veld (deels) invullen en vervolgens met tab doorspringen naar het volgende veld.

Datumvoorbeeld: het systeem pakt automatisch de complete datum van de huidige maand nadat de dag van de maand (bijv. 15) is ingevuld en tab op het toetsenbord is ingedrukt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik de historie terugvinden voor o.a. het berichtenverkeer tussen mijn organisatie en de terminal?

Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de woorden Detached, Expected, In Operation, Completed?

Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:

  • Detached: Bevat statusaanvragen, oftewel handlings (containers) die nog niet gekoppeld zijn aan een bezoek aan de terminal.
  • Expected: Bevat voormeldingen, oftewel handlings (containers) die gekoppeld zijn aan een terminalbezoek. Dit betekent niet dat de afspraak al helemaal geaccepteerd is. Houd de statussen goed in de gaten.
  • In Operation: Dit betekent dat de ingeplande truck op dit moment de containers aan het op- en/of afzetten is bij de terminal.
  • Completed: De containers zijn gebracht of opgehaald. De voormelding is voltooid. Hier vindt u meer informatie over gate-in en gate-out.

Note: Niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is de applicatie er ook in het Nederlands?

De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.

Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de minimum call size worden aangepast?

De minimum call size check in MCA Barge is enkel voor ECT Delta/Euromax afspraken van toepassing. De terminal kan de minimum call size per visit aanpassen, dit zal echter bij hoge uitzondering worden toegestaan.

Neem hiervoor contact op met ECT CAL afdeling.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn documentnummer van de Douane aanpassen/verwijderen?

Situatie 1: Als de zending niet bij de terminal is aangekomen kan diegene die de vooraanmelding gedaan heeft deze verwijderen in Melding Export Documentatie. Vervolgens dient een nieuwe vooraanmelding gemaakt te worden.

Situatie 2: Indien de zending is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding verwijderen in Melding Export Documentatie. Vervolgens dient een nieuwe vooraanmelding gemaakt te worden,  Portbase zal automatisch een nieuwe aankomstmelding aan de Douane sturen.

Let op: dit proces werkt alleen als eerst de oude vooraanmelding uit het systeem gehaald wordt en daarna de nieuwe vooraanmelding gedaan wordt.

Situatie 3: Indien de zending succesvol is aangekomen en verwerkt op de terminal, kan het best contact opgenomen worden met de terminal, zij kunnen u vertellen wat de mogelijkheden zijn.


Hoe verwijder ik de voormelding?

Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna selecteert u het ‘Documentnummer’ (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die getoond wordt:

De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren. Linksonder in het scherm kunt u de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?

In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:

  • In geval van deepsea / shortsea: u dient een invoeraangifte of transitaangifte te doen. Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 
  • In geval van ferry-verkeer is een speciale afspraak gemaakt:
  1. De ferryoperator mag namens u een aangifte doen.
  2. De ferryoperator doet namens u  ook de documentvoormelding.
  3. U hoeft géén aangifte te doen bij de Douane en u hoeft ook geen douanedocument voor te melden.

    Let op! In uw boeking bij de ferry operator meldt u duidelijk dat u lege emballage vervoert. Let daarnaast op dat u aan de voorschriften van de Douane voldoet: https://www.getreadyforbrexit.eu/wp-content/uploads/2020/10/2020-09-28-Memo-ODB-terugkerende-emballage-en-verpakkingen1.pdf 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de statusmeldingen (‘bolletjes’) in Melding Export Documentatie?

In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen. 

Drie statusmeldingen aan de linkerkant:   

De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt 

  1. Aankomst statusStatus van aankomst bij de terminal en bij bepaalde documenten ook de douanestatus bij aankomst (export en transit documenten) 
    • De details van deze status kunt u bekijken door aan het einde van de regel op het driehoekje te klikken. U komt dan in het uitgebreidere onderdeel ‘track en trace’.  
  2. Laadbev. (laadbevestiging) 
    • Grijs: Equipments van de zending zijn nog niet (allemaal) op het schip geladen) 
    • Groen: Alle equipments van de zending zijn op het schip geladen. 
  3. Manifest 
    • Grijs: Exportzending nog niet nog niet op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Oranje: Exportzending gedeeltelijk op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Rood: Manifest geweigerd door Douane. Exportzending nog niet gemeld op een manifest. 
    • Groen: Exportzending op een manifest gemeld aan Douane. 

Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.  

Status achter het boekingsnummer:  

  • Deze status geeft aan of het boekingsnummer overeenkomt met het nummer dat de terminal aan ons heeft doorgegeven.  
    • Groen: Het boekingsnummer is bekend bij de terminal. Uw document voormelding is ontvangen door de terminal. U kunt naar de terminal rijden.
    • Oranje: Rij niet naar de terminal. Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij terminal en verhindert mogelijk de toegang tot de terminal. Rij alleen naar de terminal wanneer op deze plek een groen vinkje staat. Indien u vragen heeft over de status of de juistheid van dit boekingsnummer verzoeken wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Voor ferry-operators begint het boekingsnummer altijd met 4 letters. Bekijk hier een toelichting.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik meerdere documenten tegelijk voormelden?

Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’ 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is Melding Voedsel en Waren geschikt voor het meldingen van ‘levende dieren’?

Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Documenttype: wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik e-mailnotificaties in?

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn.

De ontvangst van e-mailnotificaties staat niet standaard aan. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen. Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘my profile’ voor ‘notificatie instellingen’.

Hier vindt u alle beschikbare notificaties. In de sectie ‘Export shipment notifications’ vindt u de volgende notificaties voor exportzendingen:

  • Export shipment state message
  • Export shipment error message received from Customs
  • Control notification export shipment received
  • Release notification export shipment received
  • Diversion reject notification received from Customs

Indien u niet weet welke notificaties voor u van belang zijn, dan vinkt u voorlopig alle notificaties aan. U kunt dit later nog aanpassen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om een statusaanvraag te annuleren?

In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.

Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat voor zegelnummer/seal number vul je in bij een FLAT?

U mag hier FLAT of TANK invullen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoeveel karakters zijn toegestaan in het zegelnummer/seal number?

Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn containergegevens/-tijdslot nog aanpassen als de status ‘In operation’ is?

Helaas is het niet meer mogelijk om containers aan te passen wanneer de containerstatus ‘In operation’ is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik wil graag de aankomsttijd aanpassen, waar en hoe doe ik dit?

Mocht de aankomsttijd van een truck veranderen, dan kunt u de ETA vanuit het overzichtsscherm aanpassen.

Klik hiervoor op de handling. Pas de aankomsttijdstip/ETA aan. Klik vervolgens op ‘Update Visit’.

Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding, of een compleet nieuwe maken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn voormelding annuleren?

U kunt uw voormelding verwijderen door de container aan te vinken en onderaan op de knop ‘cancel container’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal. Hiermee wordt een bericht verstuurd die dan nog door de terminal geaccepteerd moet worden om de status op de status ‘Cancelled’ te krijgen.

Ook is het mogelijk om een voormelding te ontkoppelen van het bezoek. Selecteer de container en klik onderaan op ‘Detach container’. De container is daarna als statusaanvraag terug te vinden onder het kopje ‘Detached’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke terminals heb ik een TAR code nodig?

Terminals die gebruik maken van een TAR code zijn:
• APM Maasvlakte II
• APM Terminals Rotterdam
• Rotterdam World Gateway (RWG)

De overige terminals (Hutchison Ports ECT Euromax, Hutchison Ports ECT Delta, Rotterdam Short Sea Terminal) gebruiken geen TAR codes.
Deze informatie kunt u ook vinden in de functionaliteit matrix onder het kopje essentiële documenten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals ondersteunen status requests en welke ondersteunen updates en cancels van voormeldingen?

Onder het kopje ‘essentiële documenten’ staat de Functionaliteit Matrix. Hierin is per terminal te vinden wie welke berichten ondersteunt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is IAMConnected?

Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?

Wanneer het manifest verzonden is kunt u nagaan door een van de containers in track & trace op te vragen. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact met de servicedesk opnemen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Dien ik de facilities op te geven?

Wij adviseren om de facilities toe te voegen aan de vorige havens in de security information. Dit zorgt ervoor dat de security information correct doorloopt naar het Havenbedrijf.
Zorg ervoor dat u de daadwerkelijke facility opgeeft. In geval dat dit echt niet bekend is, mag er UNKNOWN opgegeven worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt niet om het schip over te zetten naar een andere agent. Hoe komt dat?

Wanneer het niet lukt om een vessel call over te zetten naar een andere agent dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

  • De vessel call is afgekeurd met een berth sequence error. In dat geval kan de vessel call ook niet worden overgezet. Wanneer er een berth sequence error in de schermen wordt getoond dan wil dit zeggen dat de opgegeven ligplaats volgorde niet overeenkomt met wat er bij het Havenbedrijf bekend is. De volgorde van de ligplaatsen zal aangepast moeten worden. U kunt hiervoor contact opnemen met het Havenbedrijf of de e-mail opzoeken die vanuit het Havenbedrijf is gestuurd met daarin de correcte volgorde van ligplaatsen.
  • Er is een inactieve cargo handling agent gebruikt. In dat geval kan de vessel call ook niet overgezet worden. Wanneer u een of meerdere inactieve cargo handling agents gebruikt heeft dient u deze te verwijderen en vervolgens op te slaan. Daarna kan het schip overgezet worden.
  • Het is van belang dat de ligplaatsen wel op ‘arrived’ staan om het schip over te kunnen zetten naar een andere agent. Alle eerder opgegeven ligplaatsen zullen een ATA moeten hebben om deze over te kunnen zetten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de relatie tussen Cargo Tracker en Boxinsider?

De service Cargo Tracker van Portbase is de voortzetting van Boxinsider van Havenbedrijf Rotterdam.

Via het Nederlandse Port Community System (PCS) van Portbase kunnen bedrijven en overheden in (haven)logistieke ketens simpel en efficiënt informatie uitwisselen. Het PCS biedt diverse slimme IT-oplossingen voor uw dagelijkse werkzaamheden. Track & trace dienstverlening is hier onderdeel van.

Havenbedrijf Rotterdam en Portbase beschikten los van elkaar over data, kennis en dienstverlening die track & trace ondersteunt. Door track & trace activiteiten van beide organisaties te bundelen, ontstaat er een completere dienstverlening. Boxinsider is daarom vanaf 1 juni 2020 ondergebracht in de nieuwe service Cargo Tracker van Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In welk opzicht is Cargo Tracker anders dan Boxinsider?

Boxinsider en Cargo Tracker zijn grotendeels gelijk in functionaliteiten.
De verschillen op een rij:

  • Boxinsider bevatte gegevens van Pronto. Hierdoor zijn gegevens van het scheepsbezoek weken tot maanden van tevoren bekend en kan een klant het schip volgen. Of het schip daadwerkelijk de lading van de klant bevatte was niet te controleren.
    Cargo Tracker hergebruikt gegevens van agenten uit het Port Community System (PCS). Hierdoor kunt u de informatie over het scheepsbezoek één tot twee weken voor de aankomst in Cargo Tracker volgen. Verandert de lading van schip? Dan volgt Cargo Tracker automatisch het nieuwe schip.
  • Cargo Tracker bevat - net als Boxinsider - terminal Gate-out data. In Cargo Tracker kan hierbij voor sommige terminals een extra tarief per container gaan gelden.
  • Boxinsider bevatte data van inlandterminals. Dit is in Cargo Tracker nog niet het geval. Portbase voert momenteel gesprekken met de inlandterminals om deze ook aan te sluiten op Cargo Tracker.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In welk opzicht is Cargo Tracker anders dan Pronto?

Pronto biedt rederijen, agenten, dienstverleners en operators een gezamenlijk platform voor informatie-uitwisseling en verbeterde planning rond port calls.

Cargo Tracker biedt een track & trace van al uw importlading. Via één scherm heeft u volledig zicht op de status van verwachte schepen in de haven, het losmoment van uw container(s) en het vertrek vanaf de zeeterminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen Ladinginformatie en Cargo Tracker?

Ladinginformatie:

  • Biedt naast statusinformatie ook detailinformatie over de lading en de container, zoals goederenomschrijving en type container.
  • Maakt hergebruik van ladinggegevens mogelijk in de Portbase-services Melding Domproc en Transitaangifte. Dit is niet mogelijk bij Cargo Tracker.
  • Biedt nog geen gate-out status van terminals
  • Deze service wordt eind 2020 vervangen door Cargo Controller (o.a. met gate-out status en nog veel meer extra’s)

Cargo Tracker:

  • Geen hergebruik van ladinggegevens mogelijk in andere Portbase-services.
  • Biedt ook de Gate-out status van veel terminals.
  • Biedt de optie dat meerdere organisaties zich tegelijkertijd abonneren op dezelfde lading. Ladinginformatie is daarin beperkt doordat er altijd maar één organisatie tegelijkertijd gekoppeld kan zijn aan de lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is Cargo Controller?

Met Cargo Controller maakt u de overstap van ladinginformatie naar ladingregie. De service biedt een volledige track & trace van in de haven verwachte schepen en uw lading. Vanuit hetzelfde scherm regisseert u bovendien alle vervolgacties. Cargo Controller is een doorontwikkeling van onze service Ladinginformatie. Lees hier wat de service Cargo Controller voor u kan betekenen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik gebruik al Ladinginformatie, kan ik ook Cargo Tracker gebruiken?

Ja, dit is mogelijk. Binnenkort volgt meer informatie over de functionaliteiten en de verschillen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik gebruik al Ladinginformatie, kan ik overstappen naar Cargo Tracker?

Ja, dit is mogelijk. Houd er echter rekening mee dat de functionaliteiten binnen Cargo Tracker beperkter zijn. Binnenkort volgt meer informatie over de functionaliteiten en de verschillen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke data bevat Cargo Tracker?

Op scheepsniveau:

  • CRN
  • Geplande ligplaatslocatie
  • Ligplaatsen ETA, ATA, ETD, ATD

Op containerniveau:

  • Losbevestiging, ligplaats
  • Gate-out (hier kan voor sommige terminals een extra tarief gaan gelden)
  • Importdocumentatie: ("onbekend", "verzonden",  "Geaccepteerd"*/ afgekeurd"* (* voor enkele terminals)  
  • Douanestatus: "onbekend", "inspectie aangezegd" of "vrijgegeven"  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen Cargo Tracker via web of API?

De service Cargo Tracker kunt u gebruiken via internet (webschermen) of via een directe koppeling met uw inhuis-systeem (middels API). In beide gevallen beschikt u over dezelfde data. De webschermen bieden u de gelegenheid notificaties in te richten voor nieuwe statusupdates en uw aanvragen te archiveren. Vanzelfsprekend kunt u dit via de API ook zelf inregelen. Als u gebruikmaakt van een directe koppeling via API, krijgt u gratis toegang tot de webschermen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe gaat Cargo Tracker in zijn werk, hoe ontvang ik de data?

U kunt lading volgen in de service Cargo Tracker door u te ‘abonneren’ onder vermelding van het B/L-nummer, het containernummer en optioneel de scheepsnaam of het bezoek (Call Reference Nummer). Vervolgens ziet u de informatie die op dat moment bekend is en ontvangt u real-time nieuwe data zodra deze beschikbaar komt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke sleutel heb ik nodig om de data te ontvangen (te abonneren)?

- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik ook losse data-onderdelen afnemen?

De losse elementen zijn (binnenkort) ook af te nemen als Portbase Dataservice. Het gaat dan om: Losbevestiging, Vessel Visit Status, Terminal Gate In/Out en Terminal Container Status. Kijk hier voor meer informatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is Cargo Tracker ook via EDI beschikbaar?

Nee. Voor een systeemkoppeling is Cargo Tracker alleen via API beschikbaar.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de dekking van de data?

Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.

Op containerniveau:

Terminal Type Losbevestiging Gate-Out Importdocumentatie
Hutchison Ports ECT Delta Deepsea Beschikbaar Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) Beschikbaar: status verzonden 
Hutchison Ports ECT Euromax Deepsea Beschikbaar Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) Beschikbaar: status verzonden 
Rotterdam World Gateway Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
APM terminals Rotterdam Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
APM Terminals Maasvlakte II Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
Rotterdam Short Sea Terminals Deepsea & Shortsea Beschikbaar Beschikbaar voor Noordzijde, Zuidzijde volgt binnenkort Beschikbaar: status verzonden + Geaccepteerd / Afgekeurd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn inlandterminals en empty depots ook aangesloten?

Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar is de ETA-informatie op gebaseerd?

De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn de webschermen terug te vinden in mijn huidige PCS-account?

Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er ook een app?

Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik e-mail notificaties instellen?

Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kunnen mijn partners in de logistieke keten hetzelfde zien?

Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het overzicht real-time?

Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een back-up procedure bij een storing? Waar kan ik die vinden?

In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.
In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.
Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Portbase Service Desk.
U bereikt hen via 088 – 625 25 25 of servicedesk@portbase.com.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de technische vereisten voor gebruik van de Cargo Tracker webschermen?

Cargo Tracker web is geoptimaliseerd voor Chrome, maar u kunt er uiteraard voor kiezen om uw eigen browser te gebruiken. Het gebruik van Internet Explorer wordt afgeraden. Denk eraan wel een recente versie van uw browser te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik gebruik de webschermen van Cargo Tracker. Hoe regel ik op een later moment de API-koppeling?

Een mailbericht naar sales@portbase.com is voldoende om dit proces in gang te zetten. Er gelden eenmalige aansluitkosten van 249,50 euro voor het koppelen van een Portbase-service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de API-specificaties voor Cargo Tracker?

Die zijn terug te vinden op het Portbase Developer Portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is IAMconnected?

IAMconnected is een nieuwe Portbase-dienstverlening voor Identity & Acces Management. Deze service biedt een persoonlijk logistiek paspoort. Vervolgens krijg je via één ingang toegang tot de diensten van meerdere bedrijven en organisaties. Dit is alleen beschikbaar als je inlogt via https://www.iamconnected.eu en niet via pcs.portbase.com. Je hoeft niet meer voor elke dienst apart inloggegevens te onthouden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom IAMconnected?

IAMconnected maakt het voor u mogelijk om op één manier in te loggen op aangesloten services/applicaties via https://www.iamconnected.eu. Eenvoudig, veilig en zonder extra kosten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik werk voor 2 verschillende bedrijven (in dienst of als zelfstandige), hoe werkt dat bij IAMconnected?

Het is mogelijk om met 1 account gekoppeld te zijn aan 2 verschillende bedrijven. Bij het inloggen via https://www.iamconnected.eu kan via een drop-down menu geswitched worden tussen bedrijven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik het logboek inzien?

Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande schermprint). Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.

Note: zoeken binnen het logboek kunt u doen d.m.v. de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een geannuleerde rotation/visit nog inzien?

Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in het webscherm van MCA Barge.

De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested". Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn voormelding/statusverzoek, visit of rotatie terugvinden?

Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.

Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.

Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.

Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.

Gewenst resultaat: overzicht met alle handlings van containers Zoektermen
die geladen worden Loading
die gelost worden Discharge
met containernummer ABCD6170760 ABCD6170760
met boekingsnummer/vrijstelreferentie

REF6170760

REF6170760
die gelost worden waarvan de voormelding is afgewezen rejected discharge
die geannuleerd zijn Cancelled
die leeg zijn en gelost zijn empty discharged
met shipping company 'Orient Overseas Container Line Ltd' OOCL
die geblokkeerd (Blocked) zijn BLC
waarvan de documenten niet in orde zijn (Customs Documents Missing) CDM

Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.

Code Omschrijving
BCO Before cargo opening
BLA Blocked by shipping line
BLB Blocked by security
BLC Blocked due to customs
BLD Blocked by fire brigade
BLI Blocked by inspection
BLN Blocked due to difference in container number between delivery order and physical container
BLP Blocked by police
BLT Blocked by terminal/Not present
CDM Customs documents missing
COA Container not available
COK Container OK
COR Container not released/Booking status
COU Container unknown
CTV Cancel Terminal Visit
DUP Duplicate order
ORA Booking already in use
ORN Booking number unknown/Carrier or container lessor unknown
OTH Other
QQQ Conditionally accepted
RUB Message has error in specified EDIland category, ie. RUB76.1
BOF Booking status
BON Size/type
NNG Booking number unknown
VES Vessel unknown

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kun je MCA Barge ook op je smartphone en tablet gebruiken?

Ja, dat is mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke browsers worden ondersteund?

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge en Internet Explorer worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik e-mailnotificaties instellen voor voormeldingen en/of visits?

Via het tabblad ‘Preferences’ in MCA Road kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.

Let op: indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de getoonde cijfers op het rotatie en visit scherm?

Als er bv. 5/50  staat betekent dit:  5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.

/!\ Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.

De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik nog steeds het connecting zeeschip opgeven op terminalbezoekniveau?

Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik meevarende barge operators toe?

Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer een voormelding voorwaardelijk geaccepteerd is door de terminal, wat kan ik dan wel en niet met deze voormelding?

U kunt alles met deze voormelding doen; u kunt deze bijvoorbeeld wijzigen of annuleren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bestaat er nog een excel upload voor het uploaden van handlings in MCA Barge?

Nee, deze bestaat niet.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als ik vanuit mijn eigen planningsysteem een statusaanvraag van de visit afhaal, wat gebeurt er dan?

MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.

Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.

U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Voor details zie Functionality Matrix – Hinterland.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een voormelding ingestuurd vanuit ons planningsysteem. Kan ik dan een nieuwe voormelding en/of statusaanvraag insturen?

Als u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:

  1. Containernummer
  2. Richting (laden/lossen)
  3. Vrijstellingsreferentie/boekingsnummer
  4. Terminal
  5. Rederij

Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn export documentatie gebruiken?

Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom moet ik als barge operator overstappen van EDI (Barge Planning) naar API ( MCA Barge)?

API is de nieuwe standaard in IT. Overstap is noodzakelijk voor een toekomstbestendige dienstverlening. Een groot voordeel in relatie tot MCA Barge is dat u ook uw bezoeken en rotaties rechtstreeks vanuit uw eigen systeem kunt gaan melden (in plaats van apart via webschermen).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

  1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
    In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
  2. Op BL niveau in het veld “bescheiden” ook het soort document (821) en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
    In Melding Lading Import kan doet u dit als volgt:
    • Zorg eerst dat een B/L is aangemaakt op het manifest. Sla de gegevens op en keer terug naar het B/L overview.
    • Kies vervolgens het juiste B/L om naar de 'B/L details' te gaan.
    • In het scherm ‘B/L details’ vindt u onderaan het scherm de sectie ‘B/L goods items’. Hier klikt u voor de bedoelde goederenregel rechts op het pijltje om naar de ‘goods item details’ te gaan (screenshot 1).
    • In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’ (screenshot 2). Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • Type:
        • "820" voor Customs Procedure T
        • "821" voor Customs Procedure T1
        • "822" voor Customs Procedure T1
      • ID: het MRN-nummer van het transit document.
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen.
    • Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan.

Screenshot 1: "goods item details"

Screenshot 2: "produced documents"

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

  • Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
  • Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil met Ladinginformatie, daarin wordt toch ook de losbevestiging gestuurd?

Dat klopt, Ladinginformatie bevat nog meer gegevens en heeft als nadeel dat maar één klant gekoppeld kan worden aan een container. Dataservices zijn voor meerdere klanten in de keten bestemd en kunnen per container aan een oneindig aantal klanten gekoppeld worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil met de bestaande service losbevestigingsrapportage?

Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang nadat de container gelost is kan de klant nog een losbevestiging aanvragen?

Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een maximumaantal aanvragen per klant?

Nee.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Na hoe lang vervalt de aanvraag voor een Losbevestiging?

Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de klant de Losbevestiging ook via een webscherm inzien?

Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal: kan ik mij via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

  • Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal: kan ik ook handmatig de aankomst van een transport equipment melden?

Ja, dat is mogelijk:

  • Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen equipmentnummer en zendingsnummer voor import zendingen?

Melding Import Documentatie kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.

  • Deepsea- en shortsea-terminals willen uw importdocument over het algemeen per container ontvangen. In dat geval vult in het veld equipmentnummer het unieke containernummer in.
  • Voor ferryterminals is het echter noodzakelijk om uw importdocument per zendingsnummer in te sturen. Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer. Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom moet ik soms een zendingsnummer opgeven en soms een equipment number?

Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).

Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan de gewenste terminal niet kiezen, hoe komt dit?

De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik weet niet welke modaliteit ik moet invullen

Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals ondersteunen een acceptatiebericht?

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke ladingstromen (containers/zendingen) worden door iedere terminal ondersteund?

Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

  • Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
  • Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
  • Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

  • Voor CLdN is dit “CLVW”
  • Voor DFDS is dit “DFDS”
  • Voor Stena Line is dit “STNL”
  • Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke items zijn opgelost, en welke worden nog opgepakt door ontwikkelteam MCA Barge?

Klik op MCA Barge standalone Customer Issues (update 06042020) voor een overzicht van items die gereed zijn, of die nog opgepakt gaan worden door het ontwikkelteam van MCA Barge.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik “Narcotics” bij elkaar optellen?

Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn import documentatie gebruiken?

Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)

Heeft u gevonden wat u zocht?

User Management: Ik zie geen services onder ‘My Services’

De user manager heeft u dan nog niet toegevoegd in de gebruikersgroepen. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie dit is neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke gegevens moet ik opnemen in het STO bericht?

In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik straks ook Melding Proviand/Bunkers via de nieuwe Portbase service doen?

Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ontvang geen e-mailnotificaties (meer), hoe kan dit?

Mogelijk hebt u in het verleden gebruik gemaakt van e-mailnotificaties uit de service Melding Lading Import of Douane Scan Proces. Per 1 november 2017 zijn deze e-mailnotificaties komen te vervallen. U dient zich te abonneren op de e-mailnotificaties van Inspectieportaal. Zie de Quick Start Guide van Inspectieportaal om te weten hoe u de e-mailnotificaties (opnieuw) kunt instellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een TAR code koppelen bij de RWG, APMTR en APMT MVII?

Koppelen TAR codes:

  1. Maak een voormelding voor container A
  2. Wacht tot deze helemaal groen terug komt met een TAR
  3. Maak een voormelding voor container B
  4. Vul de TAR code in van voormelding A
  5. Vervolgens opslaan en versturen

Door de nieuwe container(s) te koppelen aan het bestaande bezoek hoeft u geen datum en tijd in te geven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ontvang ook inspecties van andere overheidsinstanties, kan ik deze inspecties ook in het Inspectieportaal zien?

Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke havens doen mee?

Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wordt de terminal automatisch geïnformeerd over de inspectie?

Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.

U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.

Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:

Terminal Type koppeling Bijzonderheden
APM Terminals Rotterdam Systeemkoppeling
APM Terminals Maasvlakte 2 Systeemkoppeling
Hutchison Ports ECT Delta Systeemkoppeling Fysieke inspecties handmatig via terminalwebsite blokkeren
Hutchison Ports ECT Euromax Systeemkoppeling
Rotterdam World Gateway Systeemkoppeling
Rotterdam Short Sea Terminal E-mail

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmeldingen

Mijn voormelding is niet bekend bij de terminal, terwijl ik hem in MCA / bij Portbase wel heb aangemaakt

Bij het aanmaken van een handling kunt u de keuze maken om deze in te dienen als statusaanvraag of als voormelding. Als u bij het aanmaken kiest voor ‘No’ bij het veld Pre-notification zal er eerst een statusaanvraag uitgestuurd worden naar de terminal.

Als u kiest voor ‘Yes’ bij het veld Pre-notification zal direct een voormelding verstuurd worden.

Indien de container al is aangemeld als statusaanvraag kan er een voormelding van gemaakt worden d.m.v. de knop “Submit as pre-notification”

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de voormelding in ‘Expected’ staan terwijl de container al is opgezet/afgezet?

De terminals ECTDELTA en EUROMAX sturen geen bevestiging dat een container de terminal heeft verlaten of is binnengekomen. Dit zijn zogenaamde Gate In/Out berichten. Hierdoor blijven deze voormeldingen in het bakje Expected staan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat houdt foutcode 92 in?

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 92. Dit houdt in: ‘MRN onjuiste status bij Douane voor aankomst terminal’. Het douane systeem stuurt deze foutmelding als er eerder een aankomst gemeld is voor dit documentnummer.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655 of nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl.

Verwijderen export document melding
De douane kan aangeven of er een nieuw document moet worden gemaakt of dat u de noodprocedure mag gebruiken. Moet er een nieuw document worden opgevoerd, zult u eerst het afgekeurde document melding moeten verwijderen in Melding Export Documentatie. De afgekeurde exportdocument melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf die deze melding geregistreerd heeft.

In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor ‘zending verwijderen’.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende terminal om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan een terminal niet selecteren, hoe los ik dat op?

Voordat u een MID-melding naar een terminal kunt sturen, dient u voor deze terminal een terminalcontract te tekenen. Via dit terminalcontract accepteert u de verantwoordelijkheid voor het volledig en juist voormelden van uw documentgegevens aan de terminal.  

Neem contact op met sales@portbase.com om voor de gewenste terminals het juiste terminalcontract te ondertekenen. De betreffende terminals en documenttypes worden vervolgens voor u geactiveerd in de service Melding Import Documentatie. Na activatie kunt u de terminal selecteren in de service. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg een foutmelding dat het documentnummer onjuist is

Op het moment dat u een nummer van een douanedocument invoert, controleren wij automatisch of de opbouw hiervan overeenkomt met die in de verschillende douanesystemen.
Op deze manier verkleinen wij voor u de foutkans en worden problemen bij het ophalen van de container op een terminal voorkomen.

Een eenvoudig voorbeeld: een MRN-nummer heeft altijd 18 karakters. Tikt u een MRN-nummer met 17 karakters in, dan krijgt u een foutmelding. Voor elk type douanedocument bestaan zo verschillende criteria die door het Port Community System automatisch voor u worden geverifieerd.

Zie ook: Welk documenttype moet ik in welke situatie gebruiken?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmelding bij opvoeren: ‘De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal’. Wat betekent dit?

In sommige (nood)gevallen kan een terminal het documentnummer namens u voormelden. Als u hetzelfde document daarna probeert voor te melden krijgt u deze foutmelding:

'De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal.'

U kunt het document niet terugvinden in Track & Trace. Neem eventueel contact op met de terminal om te controleren of de juiste gegevens zijn voorgemeld.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij de foutmelding bij opvoeren: ‘Document … bestaat al’?

Indien u onderstaande foutmelding krijgt, betekent dit dat het betreffende documentnummer reeds in ons systeem is opgevoerd. Dit kan door uw eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

“De exportzending voor document … bestaat al.”

Controleer in track & trace of de juiste gegevens zijn voorgemeld. Zijn de gegevens onjuist? Lees hier hoe u de voormelding kunt aanpassen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom staat er in Portbase dat er een blokkade op de container zit, terwijl dit niet te zien is bij de APM MVII?

Wanneer er geen document ingestuurd is, dan zal er altijd een Douaneblokkade op de container blijven staan.
Als het document ingestuurd wordt en verwerkt is bij de APM MVII dan zal de Douaneblokkade opgeheven worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom krijg ik de melding dat mijn documenten niet in orde zijn vanuit de ECT Delta/Euromax terminal, terwijl deze wel in Portbase staan?

U kunt via de website van de ECT controleren of het document erin staat of u kunt in dit geval contact moeten opnemen met de Service Desk van Portbase.

Het kan namelijk zijn dat de ECT/Euromax terminal een dubbele APERAK (retourbericht) naar Portbase heeft gestuurd. Hierdoor wordt de volgorde niet correct verwerkt.

De Service Desk zal dan een retourbericht opnieuw aanbieden, waardoor het probleem verholpen is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb geen TAR code ontvangen, hoe komt dat?

Wanneer u voor APM Maasvlakte II, APM Terminals Rotterdam of Rotterdam World Gateway (RWG) geen TAR code heeft ontvangen, kan het zijn dat uw voormelding afgekeurd is, dat er een verstoring is, of dat de terminal gesloten is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang blijven afgekeurde Domproc meldingen in het overzicht staan?

Afgekeurde meldingen blijven altijd in het overzichtsscherm staan.

Is deze afkeuring een direct gevolg van een nieuwe melding, dan is de Domproc-melding niet geregistreerd door de Douane.

Is deze afkeuring een direct gevolg is van een wijziging van een eerdere melding, dan is alleen de laatste aanpassing afgekeurd en staat de originele domproc-melding voor de overige B/L goederenitems nog gewoon geregistreerd bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg een foutmelding, wat betekent dit?

Pin doesn’t match or expired, contact line operator.
De vrijstelling komt niet overeen of is verlopen. Gelieve hiervoor contact op te nemen met de rederij.

CDM – Customs document missing
Wanneer u de afkeuring vanuit de terminal ontvangt: ‘CDM blokkade, DD.’ kunt u met uw expediteur/importeur controleren of de correcte terminal gebruikt is met wat u gekozen heeft als terminal. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase voor een oplossing.

Afkeuring RUB25 – Boeking is vol
Neemt u contact op met de rederij om de boeking te laten verhogen.

Afkeuring ORN – Boeking is onbekend
De acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een foutief acceptatie nummer ingestuurd.
Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren.
Mocht u zeker weten dat dit nummer in orde is dan kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen nakijken of de acceptatieopdracht verstuurd is naar terminal. Als blijkt dat bovenstaande zaken allemaal in orde zijn dan is het ook mogelijk dat het containernummer niet juist is ingevoerd.

BLA - Order (for line) not found, contact line operator.
Neem contact op met de rederij. U heeft waarschijnlijk een andere rederij gekozen dan de rederij die bekend is bij de terminal.

BLT- Blocked by terminal.
Dit is een algemene melding die zegt dat de container niet gehaald of gebracht kan worden. Wanneer er geen aanvullende informatie in het responsebericht staat kunt u voor de toelichting contact opnemen met de terminal.

COR - Container not released
Nog geen commerciële vrijstelling verleend door de rederij.

BCO – Before cargo opening
Dit is het moment waarop een Export container op z’n vroegst mag worden afgeleverd op de terminal (meestal x dagen voor aankomst schip).

ORN - de acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een verkeerd acceptatienummer ingestuurd

Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Mocht u zeker weten dat dit nummer in orde is, kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen voor u nakijken of de acceptatieopdracht ingestuurd is naar terminal.

Mocht blijken dat bovenstaande aspecten daadwerkelijk in orde zijn, kan het voorkomen dat het containernummer niet juist is ingevoerd in Portbase.

RUB20 – Het door u ingestuurde boekingsnummer staat in het terminalsysteem voor een andere rederij bekend
Als u deze foutmelding ontvangt is het belangrijk om te controleren van welke rederij de boeking/vrijstelling is. Indien dit niet bij u bekend is, kunt u het beste contact opnemen met de opdrachtgever en/of rederij.

DUP - Ik heb de voormelding verwijderd en opnieuw voorgemeld, maar ik krijg nu een DUP foutmelding. Wat betekent dit?

Indien uw voormelding afgekeurd wordt met als reden: “DUP” (duplicate), dan is er al een voormelding bekend met dit containernummer en boekingsnummer in het terminal systeem van de Hutchison Ports ECT Delta / Euromax. Deze andere voormelding kan door uzelf zijn aangemaakt of door een andere partij. Er bestaat ook de mogelijkheid dat de container voor een binnenvaartschip, trein of zeeschip is voorgemeld. 

Indien de voormelding door u zelf is aangemaakt, kunt u deze mogelijk terug vinden in de service MCA Road (zolang deze nog beschikbaar is). Dat doet u door de ‘Vanaf’ filterdatum zover als mogelijk terug te zetten en in het zoekveld het containernummer in te geven.

Mocht u de voormelding niet kunnen vinden, kunt u contact opnemen met de terminal om te vragen hoe de voormelding bij hun bekend is.

Indien u een eerdere voormelding vindt, die niet in orde is en bestemd is voor een ECT terminal, kunt u deze verwijderen. Dit kunt u doen door op het vinkje te klikken vooraan de regel en vervolgens onderaan op verwijderen te klikken.

U wacht even een paar minuten zodat de terminal de annulering kan verwerken.

Vervolgens dient u uw nieuwe voormelding die afgekeurd is met DUP, opnieuw te versturen.

Deze zal dan wel goed doorlopen. Mocht dit niet het geval zijn (en wordt de voormelding weer afgekeurd met DUP) dan zal de voormelding nog niet helemaal goed uit het systeem van de terminal zijn. U kunt dan contact opnemen met de terminal om dit met hun af te stemmen.

Hutchison Ports ECT Delta: 0181-278329          / balie_databeheer@ect.nl

Hutchison Ports ECT Euromax: 0181-377200 (02 / 03) / balie.euromax@ect.nl

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de afkeuring R006 en R027 en hoe los ik dit op?

R006 - Animocode product ontbreekt of onjuist (Goederenclassificatie * LVM / PRD)
R027 - Goederencode (GN) ontbreekt of onjuist

Controleer allereerst of de Animocode gevuld is en juist is: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0006f.jsp

Kijkt u ook naar de velden goederenclassificatie, gebruiksdoel en de bestemmingscode, deze moeten bijvoorbeeld als volgt worden ingevoerd:

Goederenclassificatie: Levensmiddel
Gebruikersdoel: Verdere verwerking (LNV)
Bestemmingscode: Invoer

Het is mogelijk dat een animocode alleen voor een bepaalde combinatie van deze gegevens is toegestaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan het B/L niet koppelen, wat kan ik hieraan doen?

Krijgt u de foutmelding dat de B/L reeds in gebruik is door [.]. Waarbij de foutmelding eindigt met een punt (in plaats van een organisatienaam)?

In dit geval is het B/L door uw eigen organisatie reeds bij Meldingen Domproc (status nieuw) opgevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Laadlijst (Coprar) is gestuurd maar het export manifest is niet te vinden, hoe los ik dit op?

Controleer het call reference nummer in het bericht en controleer of de opgevoerde verwachte aankomt- en vertrektijd binnen de filter valt. Er bestaat ook een notificatie bij de notificatie instellingen die u aan kunt zetten. Het gaat hierbij om de notificatie ‘Loadlist message not processed by PCS’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de TG1 / RT1 op ‘verzonden’ staan?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de servicedesk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het manifest is afgewezen (rejected), maar wij kunnen niet terugvinden waarom. Wat is de reden hiervoor?

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

IFTMCS is verzonden maar het BL wordt niet getoond in de webschermen, hoe komt dit?

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn document niet terugvinden, hoe los ik dit op?

Wanneer u het ‘documentnummer en containernummer’ niet kunt vinden kunt u contact opnemen met de servicedesk. Wij kunnen uitzoeken of dit misschien geregistreerd is door een andere partij. Mochten wij het niet kunnen vinden is het hoogstwaarschijnlijk niet geregistreerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De terminal notificatie blijft op ‘niet verzonden’ staan. Wat doe ik hieraan?

Controleer of de terminal is aangesloten op Melding Domproc. Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).

Mocht de terminal niet zijn aangesloten dan klopt het dat er geen melding uitgaat naar de terminal. U dient de goederen onder een andere regeling bij de terminal op te halen.

Is de terminal wel aangesloten dan heeft u waarschijnlijk nog geen goedkeuring van de terminal gehad om de domproc regeling toe te passen bij de terminal. Lees hier hoe u deze goedkeuring verkrijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een BL gekoppeld maar deze komt niet naar voren in Melding Domproc, hoe komt dat?

Als u een BL heeft gekoppeld in Ladinginformatie 2.0, maar deze wordt niet getoond in Melding Domproc 2.0 onder ‘nieuwe meldingen’ dan kan dit de volgende oorzaken hebben:

  • Iemand heeft al een melding Domproc voor dit BL verstuurd en deze is daarom terug te vinden onder de verzonden meldingen.
  • De rederij heeft het import manifest (ATO) nog niet verstuurd naar de Douane.Hiervoor kunt u contact opnemen met de desbetreffende rederij. Wanneer de rederij de ATO verzonden heeft wordt deze zichtbaar in het scherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat houdt foutcode 6233 in?

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 6233. Dit houdt in dat het: ‘registreren van de aankomstmelding onmogelijk is bij huidige status MRN’.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane om te achterhalen wat de exacte reden is van de afkeuring. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655.

Verwijderen export document melding
De afgekeurde export document melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf welke deze melding geregistreerd heeft. In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor “zending verwijderen”.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende rederij om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn container staat op de terminal maar heeft geen ‘Gate in’, hoe kan dat?

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij de foutmelding: ‘Not allowed to declare security: Visit times are not in chronological order’?

Deze foutmelding komt doordat de gegevens van het upload bestand niet overeenkomen met wat er in de vessel call gemeld is. In de vessel call zullen de gegevens aangepast moeten worden naar wat er op het upload bestand is gemeld. Dit heeft te maken met de opgegeven datum/tijd die niet overeenkomt. Als de gegevens overeenkomen kan het bestand opnieuw worden geüpload en zal deze worden verwerkt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn reis niet annuleren. Het systeem geeft aan dat er nog lading op staat gemeld. Hoe los ik dit op?

Bij deze melding is het van belang om na te kijken wie er lading op heeft staan voor deze reis:

  • Bent u het zelf? Zorg er dan voor dat deze lading verwijderd wordt uit de service Melding Lading Import. Zorg ervoor dat u na het verwijderen de SAL wel verstuurt naar de Douane. Zodra dit is gebeurd is het mogelijk om de reis te annuleren.
  • Is het een andere agent? Dan dient deze zijn lading te verwijderen in zijn scherm. U dient contact op te nemen met deze agent en te vragen deze lading te verwijderen. Ook vraagt u hen de SAL opnieuw te versturen.

Gevaarlijke stoffen
Wanneer het systeem aangeeft dat er nog gevaarlijke stoffen staan gemeld op de vessel call zoek dan via Melding Lading Import de gevaarlijke stoffen melding op. Klik vervolgens op het vlammetje zodat u in de melding zit. Ook hier kan een andere agent zijn gevaarlijke stoffen gemeld hebben en dient hij deze op dezelfde wijze te verwijderen. U kunt dan in deze melding de gevaarlijke stoffen per consignment verwijderen via het prullenbakje. Sla dit vervolgens op, hierna kan de vessel call wel worden gecanceld.

Waste
Geeft het systeem aan dat er nog waste is gemeld op de vessel call? Klik dan in de vessel call op de tab ‘Waste Declaration’. U komt dan in de ‘Waste Declaration’ hier kunt u waste verwijderen door op de CANCEL knop te klikken. Wanneer dit is gedaan kan de vessel call ook gecanceld worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een account aangemaakt maar zie een blanco scherm. Wat moet ik doen?

U dient zich na registratie op IAMconnected, te koppelen aan de gewenste organisatie. Dit doet u door deze op te zoeken onder organisatiebeheer. Zodra de beheerder u accepteert kunt u aan de slag.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb mij ingeschreven met een correct CRN + containernummer voor een losbevestiging en de container is inmiddels gelost. Hoe kan het dat ik geen losbevestiging heb ontvangen?

Een mogelijke oorzaak zou kunnen zijn dat de terminal een niet kloppend CRN-nummer of containernummer teruggeeft nadat de container gelost is. Als dit het geval is, kan er geen match gemaakt worden met de oorspronkelijke aanvraag. We zijn in deze ook afhankelijk van correcte datalevering vanuit de terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als de klant een fout maakt bij de aanvraag, bijvoorbeeld een fout in CRN of Containernummer?

Bij invoer van een CRN wordt gecheckt of het format juist is (o.a. op lengte, bestaande havencode). Als er op basis van de formatcriteria een onjuist CRN wordt ingevoerd, krijgt de klant hier een melding van en worden er geen kosten in rekening gebracht. Er wordt in de software (nog) geen check gedaan of het CRN werkelijk bestaat, dus als per abuis een foutief nummer wordt ingevoerd en er hierdoor geen Losbevestiging komt op de aanvraag, krijgt de klant na 2 maanden de melding dat de aanvraag niet beantwoord kan worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn MID niet insturen, waar komt dit door?

Maakt u gebruik van Melding Domproc of Transitaangifte? Beide services ondersteunen op dit moment voor expediteurs alleen containerlading op deepsea terminals. Dit wordt op korte termijn opgelost. Tot die tijd kunt u gebruik maken van Melding Import Documentatie 2.0.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan een documenttype niet gebruiken, hoe komt dit?

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract en pas deze in overleg met onze sales afdeling aan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In de achterlandvoormelding wordt gezegd dat het importdocument niet in orde is, waar komt dit door?

  • Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
  • Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’ of in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem bekend nadat de lading opgenomen is in de RTO (= Gelost op de kade).
  • Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de foutmelding: ‘Transport equipment ‘x’ bevat exportzendingen van een andere expediteur. Weet u zeker dat u uw…’?

Dit is een waarschuwing wanneer:

  1. de combinatie van het transport equipment- en boekingsnummer al eerder in het Port Community System is opgegeven;
  2. het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd;
  3. de transport equipment meerdere documenten bevat.

Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

In het geval van 1 of 2 wordt dit gevolgd door de foutmelding: ‘De exportzending voor document ‘x’ bestaat al’. Dit betekent dat de combinatie van documentnummer en transport equipmentnummer in het PCS reeds bestaat. Dit kan door uzelf zijn gedaan of door een andere partij in de keten. Indien de voormelding is gedaan door een expediteur of vervoerder, kunt u dit terugvinden in Track & Trace Export. Indien het document is voorgemeld door een terminal, dan kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij afkeuring van de Arrival at Exit met foutcode 6229?

Foutcode 6229 betekent ‘Aankomstdatum mag niet meer dan 7 dagen in het verleden liggen’. In dit geval is de transport equipment op x datum aangekomen op de terminal. De Arrival at Exit is echter pas meer dan 7 dagen later naar de Douane verstuurd. Dit is niet toegestaan. U kunt via de rederij of ferry-operator de terminal verzoeken een nieuwe aankomstmelding te sturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

User Management: Ik krijg de foutmelding: You have committed too many login failures. Your user account is locked.

Wanneer u deze foutmelding ontvangt is uw account gelocked. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie de user manager is, of u bent dit zelf, neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

User Management: Ik krijg de foutmelding: Error: Authentication failed. Please try again.

Controleer in dit geval of u de organisatienaam, gebruikersnaam en het wachtwoord correct heeft ingevuld. Indien u één van deze gegevens niet meer weet kunt u dit navragen bij de user manager van uw organisatie. Indien u niet weet wie de user manager is, of u bent zelf de hoofdgebruiker, neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overig

Heeft u moeite om screenshots te maken waarbij de muisover pop-ups (of zogenaamde tooltips) zichtbaar zijn?

Gebruik het gratis Gadwin Printscreen: http://www.gadwin.com/printscreen/

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het nodig om een treinreis aan te maken voor statusinformatie over de lading?

Om de status van de lading via statusinformatie op te vragen is het niet noodzakelijk dat de treinreis in het systeem aanwezig is of wordt aangemaakt. Als u in de service Rail Planning gaat en bovenin de zwarte balk klikt op 'Boekingen' dan kan in het volgende scherm een voormelding aangemaakt worden om de statusinformatie op te vragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe wordt omgegaan met “te laat” binnenkomende treinen of met containers die niet in orde zijn?

Treinen worden niet geweigerd en worden binnengelaten bij beschikbare capaciteit. Mocht de containerinformatie (documenten/containers) niet in orde zijn, zullen desbetreffende containers niet gelost/geladen worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bij wie moet ik zijn voor mijn Cargo Card?

Wanneer u problemen heeft met uw Cargo Card, deze is verlopen of u wilt er één aanvragen, dan moet u contact opnemen met Secure Logistics. Meer informatie hierover vindt u op: https://www.secure-logistics.nl.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik betalen voor elke track & trace aanvraag die ik instuur?

Ja, op een aantal velden hebben wij validaties aangebracht (zoals aantal tekens). Voldoet uw ingave aan deze validaties, maar heeft u bijvoorbeeld een typefout gemaakt? Dan worden er kosten in rekening gebracht. Dit omdat Portbase voor deze ‘technisch valide’ aanvraag kosten maakt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor wie is Cargo Tracker?

Verladers, expediteurs, douaneagenten en vervoerders.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe verlopen de maandelijkse betalingen?

Portbase werkt met maandelijkse automatische incassobetalingen op basis van uw actuele verbruik. Wij sturen elke maand een factuur voor uw administratie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik terecht met Cargo Tracker gebruikersvragen?

U kunt onze Service Desk bereiken via 088 – 625 25 25 tussen 08:00 – 18:00u of via servicedesk@portbase.com. Kijk ook eens naar de veelgestelde vragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heeft u commerciële vragen, wilt u iets wijzigen of bestellen?

De Portbase salesafdeling staat gereed om uw vragen te beantwoorden. Telefoonnummer 088 625 2534 of sales@portbase.com.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is een API-koppeling even duur als het gebruik van de webschermen?

Ja, maar bij de API ontvangt u gratis toegang tot de Cargo Tracker webschermen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betaal ik in een maand als ik Cargo Tracker niet gebruik?

Dan betaalt u alleen de maandelijkse abonnementskosten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke gegevens moet ik vastleggen in IAMconnected?

Voornaam, achternaam, userid (uniek), e-mailadres (individueel, zakelijk (of privé)), mobiel telefoonnummer (niet verplicht). Het e-mailadres wordt gebruikt voor het activatieproces en voor het eventueel resetten van uw wachtwoord.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijzelf afmelden van IAMconnected?

Door een email te sturen naar de servicedesk van Portbase (servicedesk@portbase.com). Hierin geeft aan niet langer gebruik te willen maken van IAMconnected.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke services zijn aangesloten op IAMconnected?

Op dit moment het Port Community System (PCS), MyPort (HbR), ECT My Terminal (ECT) en zeer binnenkort King (HbR)

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat kost IAMconnected?

De kosten van IAMconnected worden niet doorbelast aan de gebruiker. De aanbieder van deze services (de serviceprovider) wordt belast voor de kosten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik weet mijn inloggegevens niet meer. Met wie kan ik contact opnemen?

Per e-mail via support@iamconnected.eu Of je kunt contact opnemen via 088-625 2525

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ben mijn telefoon kwijt en maak gebruik van Multi Factor Authentification (MFA). Wat moet ik doen?

In dit geval kan de servicedesk van Portbase u verder helpen. Multi Factor Authentification wordt gereset zodat je dit opnieuw kunt inregelen (oude of nieuw telefoon).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet u als klant geregistreerd zijn in het PCS om de service af te kunnen nemen?

Ja, een klant van een dataservice moet een klant van Portbase zijn en geregistreerd worden in PCS zodat een system-user aangemaakt kan worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is een data eigenaar?

Degene die de data oorspronkelijk heeft ingevoerd in PCS (in het geval van Losbevestiging is dit een terminal).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is een kickback fee?

Een vergoeding voor de data-eigenaar, voor het beschikbaar stellen van de data.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe vindt de facturatie plaats?

Per maand wordt één verzamelfactuur gestuurd voor het werkelijk gebruik en abonnement van dataservices. Deze factuur staat los van de reguliere maandelijkse Portbase voorschot factuur. De factuur bevat de kosten voor het maandelijkse abonnement en het aantal losbevestigingen dat door de klant afgelopen maand ontvangen is (gebruikskosten + kickback fee).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Procesvoortgang

Waarom duurt het soms langer dan gewenst voordat ik een reactie krijg van een terminal op mijn voormelding(en)?

De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.

Port Community System (PCS)

Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.

Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.

Terminal Operating Systems (TOS)

De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.

API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.

Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.

Transport Management Systemen (TMS)

Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen.

Een systeemkoppeling via EDI gaat op termijn vervallen. API is de toekomst en is vele malen sneller qua overdracht van informatie. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.

Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met de Portbase Servicedesk. Dit kan telefonisch via +31 (0)88 625 25 25 of per e-mail naar servicedesk@portbase.com

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het equipment (trailer- of containernummer) aanpassen, toevoegen of verwijderen?

Een equipment kan worden aangepast door het incorrecte equipment te verwijderen en het nieuwe op te voeren op het document in Melding Export Documentatie. Het verwijderen en opvoeren kan alleen gedaan worden door het bedrijf dat de melding gedaan heeft mits de zending niet ontvangen is op de terminal, geen ‘Gate-in’.  Zie hieronder bij ‘Aanpassen / toevoegen / verwijderen’ of ‘Systeemkoppeling’ de uitleg.

Neem contact op met de terminal voor het toevoegen of verwijderen van een equipment als de zending ontvangen is op de terminal en het manifest nog niet verzonden is.

Waarom kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren na aankomst?

-Alleen de terminal kan na aankomst wijzigingen doorvoeren omdat anders de terminal administratie niet gelijk is aan die van Portbase.

-De Douane krijgt een bericht als de gehele zending (eventueel over meerdere equipments) van de vooraanmelding in Melding Export Documentatie is aangekomen bij de terminal. Opvolgend kan de inspectie worden aangezegd of worden de container(s) vrijgegeven. Het toevoegen van een equipment na aankomst moet in overleg omdat het inspectiemoment voor de douane reeds geweest is.

Aanpassen / Toevoegen / verwijderen
Om een equipment aan te passen, toe te voegen of te verwijderen bij de melding, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna `selecteert u het ‘Documentnummer (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die naar boven gekomen is. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren.

  • Een equipment kan worden aangepast door de regel met het incorrecte equipment te verwijderen. Het nieuwe equipment dient samen met het boekingsnummer geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’.
  • Een equipment kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Transport equipment toevoegen’. Het equipment dient samen met het boekingsnummer geregistreerd te worden.
  • Een equipment kan verwijderd worden door het icoon prullenbak bij de regel te selecteren. Ook kunt u linksonder de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het boekingsnummer aanpassen, toevoegen of verwijderen?

Een boekingsnummer kan worden aangepast door het incorrect boekingsnummer te verwijderen en het nieuwe op te voeren. Dit doet u op het document in Melding Export Documentatie. Het verwijderen en opvoeren kan alleen gedaan worden door het bedrijf dat de melding gedaan heeft, mits de zending niet ontvangen is op de terminal, geen ‘Gate-in’. Zie hieronder bij ‘Aanpassen / toevoegen / verwijderen’ of ‘Systeemkoppeling’ de uitleg.

Neem contact op met de terminal voor het toevoegen of verwijderen van een boekingsnummer als de zending ontvangen is op de terminal en het manifest nog niet is verzonden.

Waarom kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren na aankomst?

Alleen de terminal kan na aankomst wijzigingen doorvoeren omdat anders de administratie van de terminal niet gelijk is aan die van Portbase.

Aanpassen / Toevoegen / verwijderen
Om een boekingsnummer aan te passen, toe te voegen of te verwijderen, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna selecteert u het ‘Documentnummer’ (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die getoond wordt. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren.

  • Een boekingsnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect boekingsnummer te verwijderen. Het nieuwe boekingsnummer dient samen met het equipment geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’.
  • Een boekingsnummer kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Transport equipment toevoegen’. Het boekingsnummer dient samen met het equipment geregistreerd te worden.
  • Een boekingsnummer kan worden verwijderd door het icoon prullenbak bij de regel te selecteren. Ook kunt u linksonder de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Meer informatie over de meldingen tijdens het proces van controle en vrijgave bij de Douane.

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op de container, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb geen Confirmation of Exit (CoE) ontvangen?

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

  • Een aankomstmelding voor het document is verstuurd én
  • Een exportmanifest van de rederij is verstuurd én
  • De ATD van schip is verstuurd en geaccepteerd.

Mocht u om één of andere reden geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan krijgt u na respectievelijk 30 en 125 dagen een bericht van de Douane dat voor het betreffende document nog geen Confirmation of Exit is gegenereerd. Als u een dergelijk bericht krijgt is een schermprint van onze Track & Trace ECS module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Als u uiteindelijk na 150 dagen niet heeft gereageerd wordt het document buiten werking gesteld, en is de lading van dit document voor de Douane nooit geëxporteerd. Een vervolgstap kan zijn dat de informatie door de Belastingdienst kan worden gebruikt om bij een BTW controle u alsnog te vragen wat er met de lading is gebeurd. Wanneer u geen afdoende antwoord kan geven, bestaat de kans dat u een navordering van de BTW krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe controleer ik of er een document is voorgemeld bij de terminal?

Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:

  • Transport equipment + boekingsnummer
  • Documentnummer

Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.

Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn container nog toevoegen aan de Barge als de status in operation is?

Helaas is het niet meer mogelijk om containers toe te voegen wanneer de barge onder de kraan ligt / status in operation heeft.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de TG1 / RT1 op ‘verzonden’ staan?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de TAE op ‘verzonden’ staan?

Vraag bij de Douane na of er storing is: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is mijn melding afgekeurd en hoe kan ik dit verhelpen?

Uw melding is afgekeurd met de melding

R059 Ongeldig adres Verzender
R060 Ongeldig adres Geadresseerde
R061 Ongeldig adres Importeur
R063 Ongeldig adres Afleveradres

U dient dit in uw melding aan te passen en de melding opnieuw te versturen.

U kunt de adressen controleren onder deze link van het VWA: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0001f.jsp

Bij Europese adressen dienen de postcode en de plaatsnaam exact overeen te komen met de gegevens zoals deze op de site worden getoond.

Bij niet Europese adressen dient de plaatsnaam exact overeen te komen. Wanneer de postcode te lang is om deze in het Portbase scherm in te vullen kunt u deze inkorten.

Vervolgens kunt u uw melding opnieuw versturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

B/l blijft in de wachtrij staan, waarom loopt de aangifte niet door?

Indien u een B/L met een container (en referentie) koppelt, ziet u boven in het scherm of de koppeling succesvol is doorgevoerd. Het resultaat van de koppeling ziet u onderin het scherm onder het kopje ‘status’. Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L containeroverzicht.
Het kan voorkomen dat de B/L in de wachtrij wordt geplaatst. U kunt de oorzaak van het plaatsen in de wachtrij achterhalen door op de ‘i’ te klikken achter aan het koppel resultaat. Er zijn meerdere oorzaken mogelijk:

Oorzaak 1:
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat deze (nog) niet bekend is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is”.
Te ondernemen actie
Neem contact op met de rederij. Mogelijk is het container- of B/L nummer niet juist of de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar het PCS.

Oorzaak 2
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat organisatie … reeds aan dit B/L gekoppeld is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is.
Te ondernemen actie
Een andere organisatie heeft de B/L al gekoppeld. Neem contact op met de genoemde organisatie en verzoek hen het desbetreffende B/L te ontkoppelen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het manifest geweigerd?

In de meeste gevallen wordt een manifest geweigerd omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 10 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. In andere gevallen kunt u contact opnemen met de servicedesk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn document blijft op ‘verzonden’ staan, wanneer staat deze op ‘accepted’?

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is mijn document niet zichtbaar bij de vervoerder?

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De bestelling blijft een vliegtuigje tonen. Waarom loopt deze niet meteen door in het scherm?

Een bestelling van bijvoorbeeld de nautische dienstverleners wordt per ligplaats gedaan bij het Havenbedrijf. Per ligplaats geeft u op wat er besteld moet worden en vervolgens klikt u op ‘Order movement’, de bestelling wordt dan uitgezet bij het Havenbedrijf. Het Havenbedrijf zal de bestelling moeten goed- of afkeuren. Tot die tijd zal de bestelling in Portbase op de status met het vliegtuigje blijven hangen.
Let op: hanteer wel de periode van 2 uur voor het bestellen. Wanneer een bestelling blijft hangen zal de agent contact moeten opnemen met Havenbedrijf om de bestelling in orde te laten maken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg mijn schip niet te zien in de service Melding Lading Import. Hoe kan dit?

Bij het niet kunnen opgeven van lading in de service Melding Lading Import is het manifest niet beschikbaar. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

  • De agent die lading wil melden is niet gemeld als cargo handling agent. Dit is verplicht als er lading gemeld moet worden. Zorg ervoor dat de ship operator de agent opvoert als cargo handling agent.
  • De synchronisatie van de scheepsmelding is niet goed gegaan. Dit kan veroorzaakt worden door een probleem bij Portbase. Neem hiervoor contact op met de service desk van Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat kan ik doen wanneer ik geen ATA ontvang op mijn opgegeven reis? Kan deze nog opgegeven worden?

De ATA dient verstuurd te worden door het Havenbedrijf. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan is het mogelijk om dit via de Service Desk op te laten voeren. U dient in dat geval een e-mail met toestemming vanuit het Havenbedrijf mee te sturen naar het e-mailadres van de Portbase servicedesk. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA alsnog op te voeren voor de reis.

Er is een uitzondering voor de haven van Vlissingen. Voor deze haven wordt er geen ATA (of ATD) opgegeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat moet ik doen wanneer ik al een CRN-nummer heb ontvangen van de havenmeester?

Wilt u gebruik maken van de vervolgservices (zoals Melding Lading Import)? Dan is het voor bepaalde havens als Hansweert, Vlissingen en Terneuzen, Den Helder, Ankerplaats Zeeland en Breskens verplicht om het aangemelde CRN handmatig op te voeren in het scherm. Voor de overige havens kunt u het schip opzoeken door middel van het IMO-nummer of op naam. Na dit gedaan te hebben is het ook mogelijk om een eerder geplaatste reis te kopiëren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als ik niets ontvang, wanneer komt mijn track & trace verzoek dan te vervallen?

Het kan voorkomen dat de container niet bekend is bij Portbase (door bijvoorbeeld een fout in de aanvraag of een logistieke uitzondering). De aanvraag wordt voor een periode van maximaal 60 dagen bewaard en komt daarna automatisch te vervallen. Hierover ontvangt u bericht.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom verandert de visit status niet tijdig naar “in operation”?

Het is mogelijk dat een visit ruimschoots na het starten of het beëindigen van de los/laad activiteiten naar de status "in operation" veranderd. De aanleiding voor de status verandering in MCA Barge is de eerste gate-in/gate-out melding die de terminal verstuurt aan Portbase voor de desbetreffende barge visit. Indien de gate-in/gate-out bevestiging op een later moment verstuurd of verwerkt wordt, geeft dit een vertekend beeld met de werkelijke operatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de barge visit de status “in operation” behouden?

De terminal zal de visit die afgehandeld is, moeten bevestigen als “completed”. Dit is een handmatige actie van de terminal operator.

Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "in operation" behouden.

Voor nu is dat geen probleem. Bij het ondersteunen van de integrale planning van Nextlogic wordt dit wel van belang.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet het reisnummer uniek zijn of alleen in combinatie met call ID?

Er is geen validatie of het reisnummer uniek is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een grijs aangemerkte handling, wat betekent dit?

Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond dan betekent dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u gecancelled is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe snel worden voormeldingen/statusaanvragen verwerkt

De verwerkingstijd verschilt per terminal en per moment, dit is mede afhankelijk van het aanbod van het aantal te verwerken berichten op enig moment.

Daarnaast is het zo dat bij het insturen van een gewijzigde voormelding of statusaanvraag deze pas naar de terminal doorgestuurd wordt nadat de terminal op de voorgaande voormelding c.q. statusaanvraag heeft geantwoord. Kortom het meermaals herhalen van statusaanvraag/voormelding kan hierdoor een wachtrij creëren voor u zelf.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke statussen kan ik ontvangen van de terminals?

In de tijdlijn van de melding ziet u de voortgang van uw melding, met de meest recente status bovenaan de tijdlijn.

  • Status ‘New’: uw melding is aangemaakt
  • Status ‘Sent’: uw melding is verzonden naar de terminal
  • Status ‘Accepted’ *: Uw melding is geaccepteerd door de terminal
  • Status ‘Rejected’ *: Uw melding is geweigerd door de terminal. Een terminal kan een melding weigeren indien deze niet door de terminal verwerkt kan worden, bijvoorbeeld omdat het documentnummer niet bij het gekozen documenttype past. Controleer in dit geval uw melding. Neem eventueel contact op met onze service desk.

Niet alle terminals geven een acceptatiebericht. Kijk in dit overzicht welke terminals een acceptatiebericht (ook bekend als ‘MID retourbericht’) versturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als de service buiten werking is als gevolg van een storing en de Losbevestiging daardoor niet geleverd kan worden?

o De klant krijgt binnen 15 minuten via mail een storingsmelding en Portbase gaat zo snel mogelijk zorgen dat de service weer beschikbaar komt.
o Er is geen back-up procedure.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang duurt het voordat de klant een Losbevestiging ontvangt nadat de container is gelost?

Zodra de terminal een melding verstuurt dat de container is gelost, stuurt Portbase deze losbevestiging realtime door naar de aanvrager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als een Losbevestiging niet gestuurd kan worden, omdat de container niet gelost is tijdens scheepsbezoek aan de haven?

Er wordt altijd een bericht gestuurd, ook als een container niet gelost is. In dat geval wordt er 2 maanden na aanvraag een zogenaamd sluitingsbericht gestuurd. Voor iedere aanvraag, ongeacht of een losbevestiging is gestuurd, worden transactiekosten gerekend á 0,18 euro. Dit komt doordat er wel (infrastructuur)kosten door Portbase gemaakt zijn om het verzoek te verwerken en te koppelen. Er wordt in dat geval uiteraard geen kick-back fee t.b.v. data-eigenaar doorbelast aan de klant.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als een aanvraag wordt ingediend nadat de container feitelijk al gelost is?

Dan wordt de Losbevestiging direct verstuurd. Dit kan momenteel tot 30 dagen na het daadwerkelijk lossen van de container.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Vanaf wanneer kan een Losbevestiging aangevraagd worden?

Vanaf het moment dat B/L + Containernummer of CRN + Containernummer bij de klant bekend is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke sleutel de klant aan te leveren om een losbevestiging aan te vragen voor een specifieke container? Met andere woorden: Hoe kan een klant zich ‘abonneren’ op een losbevestigingsbericht van specifieke container?

De klant dient in het bezit te zijn van een containernummer + Bill of Lading nummer (B/L-nummer) of containernummer + Call Reference Number (CRN). Het CRN is een uniek bezoeknummer van een schip aan de haven. Beide combinaties zijn valide voor aanvraag van een losbevestiging. Zodra de container is gelost op een terminal zal de losbevestiging automatisch worden ontvangen. Daarnaast is er een URL nodig om de Losbevestiging naar toe te sturen. In het aansluitproces wordt deze URL gebruikt om met de ICT-afdeling/softwareleverancier van klant een API-koppeling tot stand te brengen. De API-koppeling maakt het automatisch ontvangen en aanvragen van losbevestigingen mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wordt het bolletje van de laadlijst niet groen bij een equipment waarvoor wel een laadbevestiging is gestuurd?

De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • De laadbevestiging is eerder ontvangen dan de laadlijst (geldt niet voor ferry's die gebruik maken van de automatische generatie van de laadlijst o.b.v. de laadbevestigingen)
  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.

Via ‘Koppelen laadbevestiging' kan in veel gevallen de laadbevestiging alsnog verwerkt worden:

  • Controleer of het transport equipment met het boekingsnummer op de laadlijst voorkomt en voeg dit eventueel toe.
  • Via ‘Melding Lading Export EDI’ – ‘Koppel laadbevestigingen’ bovenin het scherm kunt u het manifest selecteren en vervolgens de betreffende laadbevestiging koppelen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wordt een equipment, waarvoor wel een laadbevestiging is gestuurd, niet getoond op de laadlijst?

Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.
  • Als in het boekingsnummer in de laadbevestiging niet de juiste ferry-code opgegeven staat.

Via ‘Koppelen laadbevestiging' kan in veel gevallen de laadbevestiging alsnog verwerkt worden:

  • Controleer of het transport equipment met het boekingsnummer op de laadlijst voorkomt en voeg dit eventueel toe.
  • Via ‘Melding Lading Export EDI’ – ‘Koppel laadbevestigingen’ bovenin het scherm kunt u het manifest selecteren en vervolgens de betreffende laadbevestiging koppelen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Met wie moet ik contact opnemen als de status onjuist is of als de container/shipment onvindbaar is?

Als de container/shipment onvindbaar is, dan zijn er nog geen documenten gemeld en dient u contact op te nemen met de indiener van de documenten. Dit is meestal de expediteur of importeur. Als de status onjuist is, dan dient u contact op te nemen met de terminal om te controleren of de container/shipment opgehaald kan worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het scherm toont een blauw bolletje, kan ik de zending ophalen?

Een blauw bolletje betekent dat de importdocumenten gemeld zijn bij de terminal. De terminal heeft de documenten nog niet geaccepteerd. De zending is dan nog niet vrijgegeven. Als u nu de zending op gaat halen, dan is de kans groot dat u voor niets naar de terminal rijdt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe weet ik of ik een container op kan halen bij een shortsea terminal?

Wanneer u zoekt op een containernummer, dan wordt de status getoond van de melding(en) importdocumenten die voor deze container in de laatste twee weken gemeld zijn. Als er de afgelopen 2 weken meer dan 1 melding gedaan is, dan zijn deze meldingen ook zichtbaar.  Per melding wordt de datum en tijdstip getoond. U kunt zelf afwegen of de (laatst) weergegeven melding aansluit bij uw afhaalopdracht.

Bij de melding “Import document accepted by terminal” zijn de importdocumenten bekend bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om de container op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat, indien het schip volgens schema is aangekomen en gelost, uw container opgehaald kan worden. Bij de melding “Import document sent to terminal” zijn de importdocumenten nog niet geaccepteerd door de terminal. De container is dan nog niet door de terminal vrijgegeven om opgehaald te worden.

Let op: Het melden van de importdocumenten is één van de voorwaarden om een container op te mogen halen. Voordat een zending opgehaald kan worden:

  • moet de container gelost zijn
  • vrijgegeven zijn door de rederij
  • niet geblokkeerd te zijn door de douane

Bovengenoemde informatie is nu nog niet terug te zien in de service Import Status.  In de (nabije) toekomst wordt Import Status uitgebreid met de losstatus en de inspectiestatus. Hierdoor biedt deze service meer inzicht over de status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het scherm toont een groen bolletje, kan ik de zending ophalen?

Een groen bolletje betekent dat de importdocumenten bekend zijn bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om een zending op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat indien de ferry volgens schema is aangekomen, uw zending opgehaald kan worden.

In de toekomst zullen wij informatie toevoegen welke inzicht biedt of de zending bekend is bij de Douane en of de zending/de bijbehorende transportunit gelost is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De shipment/container kan niet worden gevonden voor mijn import melding, waarom is dit?

Als een shipment/container niet gevonden kan worden, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

  • Van de shipment/container is nog geen informatie bekend binnen de service Import Status. De ladinggegevens worden uiterlijk enkele uren voor aankomst bij ons bekend. Probeer het op een later moment opnieuw.
  • Het shipment of de container komt niet aan op de terminal die geselecteerd is. Selecteer de juiste terminal en probeer het opnieuw.
  • Er is een typefout gemaakt bij het invoeren van het shipment number of container number. Controleer het nummer en corrigeer deze indien nodig. Zendingsnummers van ferryoperators hebben het volgende format (SCAC + boekingsnummer + volgnummer):
    CLDN: CLVW0012345678001
    DFDS/KVSA: DFDS123456780001
    P&O: PONFHU12345678001
    Stena Line: STNL0012345678001

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn importdocument is niet bekend bij de terminal, waar komt dit door?

  • Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
  • Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’, in Cargo Trackerof in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem verwerkt nadat de lading is gelost.
  • Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de procedure op de terminal?

Een terminal mag gearriveerde/ geloste goederen pas van de terminal laten vertrekken als er een douaneregeling bekend is. Via de Melding Import Documentatie maakt u de douaneregeling voor de goederen kenbaar bij de terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij afkeuring van een Arrival at Exit met Diversion Rejection?

Bij ‘Diversion Rejection’ is de aankomstmelding afgekeurd door de Douane uit het land van herkomst van het document. Bijvoorbeeld omdat het exportdocument reeds is afgemeld in een ander EU-land. Wij adviseren u contact op te nemen met de Douane uit het land van herkomst van het document en hier de status na te vragen.

Al naar gelang de uitkomst is de beste oplossing meestal om de aangever een nieuw exportdocument te laten opmaken. Daarbij moet u voordat u een nieuw document in Melding Export Documentatie kunt opvoeren, éérst de afgekeurde voormelding verwijderen. Zie hiervoor het volgende artikel. Wij raden u verder aan de rederij of ferry-operator te informeren dat het afgekeurde document is verwijderd en een nieuw document is of wordt geregistreerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een uiterst moment aan te geven waarin de “store” gegevens moeten zijn aangeleverd?

De douanewetgeving geeft aan dat uiterlijk op het moment van binnenkomst, het ATA moment, de melding van de scheepsvoorraad (het STO bericht) moet zijn gedaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat als ik de STO heb verzonden naar de Douane en vervolgens blijkt dat een schip voor anker gaat?

Er is vermoedelijk een vooraanmelding gedaan van het scheepsbezoek via Melding Schip en er wordt nu een scheepsvoorraad melding (STO) gedaan. Het schip komt nog niet binnen en gaat voor anker. Er wordt gebruik gemaakt van de scheepsvoorraad die daardoor minder zal zijn op het moment dat het schip daadwerkelijk binnenkomt. Als scheepsagent en melder van de scheepsvoorraad moet u dan contact opnemen met de Douane via douane.drh.inenuitklaringen@belastingdienst.nl. Zo kunt u de hoeveelheden laten aanpassen naar de werkelijke hoeveelheden bij binnenkomst.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat als ik een STO heb verzonden naar Douane en het schip komt toch niet binnen?

Wanneer het schip toch niet binnenkomt moet u het schip cancelen via Melding Schip. Het cancelen van het scheepsbezoek is voldoende. De hoeveelheden van het STO bericht hoeven niet te worden aangepast.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg geen terugkoppeling terug op mijn voormelding, wat moet ik doen?

Indien u langer dan +/- 30 minuten een voormelding heeft verstuurd en geen terugkoppeling heeft ontvangen kunt u het beste kijken op MyPortbase of status.portbase.com kijken of er een storing/vertraging is. Anders kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoelang van te voren moet ik voormelden om een passend truck tijdslot te krijgen?

Het verkrijgen van een passende truck tijdslot hangt af van de drukte op de terminal. Het reserveren van een tijdslot kan het beste zo vroeg mogelijk gebeuren. Doordat de gehele capaciteit continu beschikbaar is verwachten we dat slottijden goed verkrijgbaar zijn, echter gedurende piektijden kan het zo zijn dat er enkele uren tussen de gewenste en de eigenlijke slottijd zitten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb mijn inspecties ontvangen o.b.v. mijn ENS-aangifte maar zie deze niet terug in Inspectieportaal, hoe kan dit?

De Douane beperkt de inspecties die gemeld worden via de ENS-aangifte tot een minimum. In overleg met de Douane is ervoor gekozen om hier geen voorziening voor te bouwen in Inspectieportaal. Indien de Douane een inspectie meldt via de ENS-aangifte kan de Douane op een later moment de inspectie handmatig registreren via Inspectieportaal. U wordt dan op de reguliere manier geïnformeerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke lading ontvang ik inspecties?

U kunt voor alle lading die via een Aangifte Tijdelijke Opslag (ATO) gemeld is aan de Douane een inspectie ontvangen. Dit omvat containerlading, stukgoed en uitzonderlijke gevallen ook bulklading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb geen losbevestiging gezien in Inspectieportaal maar de container is wel gelost op de terminal, hoe kan dit?

De losbevestiging wordt gestuurd door de (container)terminal. Niet alle containerterminals ondersteunen dit scenario. U ziet alleen de losbevestiging voor containerterminals die dit scenario ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij de melding dat het boekingsnummer onbekend is?

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

  1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
  2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Brexit Export

Wat houdt foutcode 92 in?

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 92. Dit houdt in: ‘MRN onjuiste status bij Douane voor aankomst terminal’. Het douane systeem stuurt deze foutmelding als er eerder een aankomst gemeld is voor dit documentnummer.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655 of nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl.

Verwijderen export document melding
De douane kan aangeven of er een nieuw document moet worden gemaakt of dat u de noodprocedure mag gebruiken. Moet er een nieuw document worden opgevoerd, zult u eerst het afgekeurde document melding moeten verwijderen in Melding Export Documentatie. De afgekeurde exportdocument melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf die deze melding geregistreerd heeft.

In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor ‘zending verwijderen’.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende terminal om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn de documenten van mijn exportzending goed voorgemeld bij de terminal?

Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.

Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik een documentvoormelding bij de terminal doen voor lege containers en lege trailers?

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer brengt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal verscheept mogen worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het boekingsnummer voor ferryoperators eruit bij de voormelding van exportzendingen?

Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.

Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities)
DFDS DFDS DFDS12345678 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities)
P&O Ferries PONF PONFEU12345678 “PONF” & “EU” & boekingsnummer (8 posities)
Stena Line STNL STNL0012345678 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities)

Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de statusmeldingen (‘bolletjes’) in Melding Export Documentatie?

In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen. 

Drie statusmeldingen aan de linkerkant:   

De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt 

  1. Aankomst statusStatus van aankomst bij de terminal en bij bepaalde documenten ook de douanestatus bij aankomst (export en transit documenten) 
    • De details van deze status kunt u bekijken door aan het einde van de regel op het driehoekje te klikken. U komt dan in het uitgebreidere onderdeel ‘track en trace’.  
  2. Laadbev. (laadbevestiging) 
    • Grijs: Equipments van de zending zijn nog niet (allemaal) op het schip geladen) 
    • Groen: Alle equipments van de zending zijn op het schip geladen. 
  3. Manifest 
    • Grijs: Exportzending nog niet nog niet op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Oranje: Exportzending gedeeltelijk op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Rood: Manifest geweigerd door Douane. Exportzending nog niet gemeld op een manifest. 
    • Groen: Exportzending op een manifest gemeld aan Douane. 

Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.  

Status achter het boekingsnummer:  

  • Deze status geeft aan of het boekingsnummer overeenkomt met het nummer dat de terminal aan ons heeft doorgegeven.  
    • Groen: Het boekingsnummer is bekend bij de terminal. Uw document voormelding is ontvangen door de terminal. U kunt naar de terminal rijden.
    • Oranje: Rij niet naar de terminal. Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij terminal en verhindert mogelijk de toegang tot de terminal. Rij alleen naar de terminal wanneer op deze plek een groen vinkje staat. Indien u vragen heeft over de status of de juistheid van dit boekingsnummer verzoeken wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Voor ferry-operators begint het boekingsnummer altijd met 4 letters. Bekijk hier een toelichting.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn goederen gaan van Nederland naar Ierland, moet ik een voormelding doen?

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

  • Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
    Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
  • Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
    Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
    Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat houdt foutcode 6233 in?

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 6233. Dit houdt in dat het: ‘registreren van de aankomstmelding onmogelijk is bij huidige status MRN’.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane om te achterhalen wat de exacte reden is van de afkeuring. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655.

Verwijderen export document melding
De afgekeurde export document melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf welke deze melding geregistreerd heeft. In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor “zending verwijderen”.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende rederij om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn export documentatie gebruiken?

Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De shipment/container kan niet worden gevonden voor mijn import melding, waarom is dit?

Als een shipment/container niet gevonden kan worden, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

  • Van de shipment/container is nog geen informatie bekend binnen de service Import Status. De ladinggegevens worden uiterlijk enkele uren voor aankomst bij ons bekend. Probeer het op een later moment opnieuw.
  • Het shipment of de container komt niet aan op de terminal die geselecteerd is. Selecteer de juiste terminal en probeer het opnieuw.
  • Er is een typefout gemaakt bij het invoeren van het shipment number of container number. Controleer het nummer en corrigeer deze indien nodig. Zendingsnummers van ferryoperators hebben het volgende format (SCAC + boekingsnummer + volgnummer):
    CLDN: CLVW0012345678001
    DFDS/KVSA: DFDS123456780001
    P&O: PONFHU12345678001
    Stena Line: STNL0012345678001

Heeft u gevonden wat u zocht?

Algemeen

Hoe kan ik één of meerdere gebruiker(s) toevoegen?

  • Kies menu ‘Gebruikers’
  • Kies ‘Toevoegen Gebruiker’
  • Vul de gevraagde invoervelden in
  • Vul de gebruikersnaam in kleine letters in
    (Als start- en einddatum kunt u een datum in de toekomstkiezen.
    N.B. Dit zijn geen verplichte invoervelden.)
  • Sla de ingevoerde gegevens op

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan een terminal niet selecteren, hoe los ik dit op?

Voordat u een MID-melding naar een terminal kunt sturen, dient u voor deze terminal een terminalcontract te tekenen. Via dit terminalcontract accepteert u de verantwoordelijkheid voor het volledige en juist voormelden van uw documentgegevens aan de terminal.  

Neem contact op met sales@portbase.com om voor de gewenste terminals het juiste terminalcontract te ondertekenen. De betreffende terminals en documenttypes worden vervolgens voor u geactiveerd in de service Melding Import Documentatie. Na activatie kunt u de terminal selecteren in de service. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bij welke terminals kan ik Melding Domproc gebruiken?

De meeste terminals die bij Portbase zijn aangesloten ondersteunen de domproc regeling van de douane. Vrijwel alle terminals controleren wel eerst uw douanevergunning voordat zij Domproc-meldingen toestaan.

Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).

Vereist de terminal goedkeuring?
Neem dan contact op met de salesafdeling van Portbase en vermeld bij welke terminals u gebruikt wilt maken van de domproc regeling. Wij informeren u over de goedkeuringsprocedure bij deze terminals.
Na goedkeuring kunt u voor goederen die u onder de domproc regeling plaatst documentvoormeldingen naar de terminal insturen. Vanuit melding domproc doet u dit via de knop ‘informeer terminal’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik Melding Domproc ook gebruiken voor goederen die per ferry worden vervoerd?

Ja, ook vanaf de ferryterminals kunt u goederen onder de domproc regeling plaatsen. In de service Melding Domproc kunt u de ferry-zending vinden door in het veld “B/L” het zendingsnummer in te vullen dat u hebt gekregen van de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik Ladinginformatie gebruiken voor ferry-zendingen?

Ja, Ladinginformatie is ook geschikt zijn voor het volgen van uw lading via de Nederlandse ferryterminals.

Het volgen van uw ferrylading via de service Ladinginformatie is vergelijkbaar met het volgen van containers. U vult voor het volgen van de ferrylading het equipmentnummer en het zendingsnummer in. Een zendingsnummer wordt door de ferry-operator afgegeven bij de boeking van het transport.

Type equipment  Wijze van koppelen in de service Ladinginformatie 
Containers Containernummer + B/L-nummer
Trailers Onbegeleid vervoer:Trailernummer + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via CLDN:
Zendingsnummer = CLVW031699KGRT214
Equipmentnummer (trailernummer) = HMB739

Begeleid vervoer:
Kenteken trekkende eenheid + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via Stena Line:
Zendingsnummer = STNL0012345678001
Equipmentnummer (kenteken van trekkende eenheid): AB1788

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke goederen kan ik de service Veterinair Inspectie Proces gebruiken?

U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat voor code moet ik gebruiken voor breakbulk?

U kunt de onderstaande gegevens aangeven voor breakbulk:

  • NF (onverpakt) met het aantal items
  • NE (niet verpakt) met het aantal items

Heeft u gevonden wat u zocht?

Tot wanneer kan ik een manifest aanpassen?

Elk verstuurde import manifest naar de Douane kan tot 90 dagen na aankomst worden aangepast en doorgestuurd worden naar de Douane. Binnen 72 uur kan er zonder bewijs gewijzigd worden. Na 72 uur kan de Douane om meer informatie vragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe geef ik een volgend schip op bij transshipmentcontainer in IFTMCS?

Wanneer u de gegevens van bijvoorbeeld de aansluitende feeder mee wilt geven in het IFTMCS bericht kunt u dit doen in het TPL segment.
Alleen de means of transport en de transport means name worden ingelezen. Alle overige velden worden door ons niet gebruikt.

TPL+SEA:::VSZP7'

Het is niet mogelijk om het reisnummer mee te geven. Met ECT Delta Terminal is afgesproken dat i.p.v. de scheepsnaam (in dit veld) ook het radio call sign kan worden meegegeven. In het TPL segment geef je alleen de vervolgmodaliteit op. Wanneer u een volgend schip wilt opgeven, vul dan de combinatie met het call sign of de scheepsnaam in.

Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet lading worden gemeld die binnen de haven blijft?

Bij lading die bijvoorbeeld wordt geladen op de ESSO en vervolgens wordt gelost bij VOPAK dan hoeft dit niet te worden aangegeven in het PCS.

Los hiervan zal er wel een vervoersdocument aangemaakt moeten worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik de lading opgeven als lading overgedragen wordt?

In het import manifest, dient u deze op te geven als transhipment / sea in sea out. De uitgaande agent dient hem in het export manifest op te geven.

In de IFTMCS moet in het GOR segment de code 27 worden meegegeven. Het GOR segment ziet er als volgt uit:
GOR++:::C’ Gebruikt u voor communautaire lading
GOR++:::N27+:::27’ Gebruikt u voor communautaire transhipment lading
GOR+++:::27’ Gebruikt u voor niet communautaire transhipment lading
GOR++:::T1’ Gebruikt u voor goederen waarvoor een T1 document aan boord is

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe dien ik mijn lege containers in te sturen?

Lege containers dienen altijd ingestuurd te worden met een 4 in het EQD segment.

Wanneer ze ingestuurd worden met een 5, dan betekent dit dat ze vol zijn.

Een voorbeeld van een lege container;

EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'

U dient binnen 1 B/L alle containers of als leeg of als vol aan te geven. Let op: geen gemengde B/L met volle en lege containers.

Uitgaand naar de Douane wordt dit meegegeven bij het proces als 'E' mits er geen andere status in het scherm is opgevoerd bij custom status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Aanpassing Melding Lading Import internet Japan

De Europese Unie en Japan erkennen elkaars veiligheidsprogramma's. Wanneer u beschikt over een AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen en Veiligheid en u te maken heeft met goederenzendingen naar Japan, dan zult u minder vaak door de Douane gecontroleerd worden. Hetzelfde geldt voor Japanse AEO-exporteurs die goederen exporteren naar de EU. De Europese Commissie heeft in samenspraak met de Douane hier een tijdelijke oplossing voor u ingericht.

Wanneer u wilt profiteren van deze wederzijdse erkenning tussen de Europese Unie en Japan, dan dient u in uw summiere aangifte bij binnenkomst en de summiere aangifte voor tijdelijke opslag, in de rubriek 'Produced documents/certificates' de code Y031, en het unieke identificatienummer (hierna Y031 + JP ID) van het Japanse AEO-bedrijf te vermelden. Met deze code identificeert de Douane gecertificeerde bedrijven uit Japan.

Bovenstaande regeling is van toepassing voor uw summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) en summiere aangiften bij lossing (SAL).

Voor het indienen van summiere aangiften bij de Douane, maakt u gebruik van de service Voormelding lading import (4-uurs) en/of Melding lading import Internet via Portbase. Portbase draagt er zorg voor dat indien u gebruik wilt maken van deze regeling, deze informatie per 1 juni 2012 op het webscherm kan invullen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

IFTMCS is verzonden maar het BL wordt niet getoond in de webschermen, hoe komt dit?

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

  • Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
  • Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het manifest is afgewezen (rejected), maar wij kunnen niet terugvinden waarom. Wat is de reden hiervoor?

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

  1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
    In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
  2. Op goodsitem niveau in het veld “importdocuments” ook het soort document en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
    In Melding Lading Import doet u dit als volgt:

    1. Ga naar het desbetreffende goederenitem
    2. In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’. Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T1
      • ID: het MRN-nummer van het transit document
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen
    3. Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Status Pagina

Ik krijg notificaties over services waarin ik niet geïnteresseerd ben. Hoe meld ik me af?

Bij elke melding van een incident, kunt u uw notificatie-instellingen beheren. Bij e-mailnotificaties vindt u deze optie onderaan de e-mail (“Manage your subscription”). Bij sms-notificaties ontvangt u een apart sms-bericht als een incident wordt geregistreerd (“You can unsubscribe from incident alerts like these at URL StatusPage”)

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg geen tussentijdse updates via de sms-notificaties. Klopt dat?

Als u zich heeft geabonneerd op sms-notificaties ontvangt u bij aanvang en bij beëindiging van een verstoring (incident) een melding. Indien u tussentijds op de hoogte wilt blijven, kunt u de website raadplegen (https://status.portbase.com/) of zich abonneren op e-mailnotificaties.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Sms-notificaties komen steeds van een ander nummer. Klopt dat?

Het is bekend dat notificaties via sms niet van één vast nummer komen. Portbase heeft geen invloed op het verzendnummer dat beschikbaar is op het moment dat een storingsnotifcatie verstuurd wordt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik storingsinformatie in een andere taal dan Engels ontvangen?

Op dit moment bieden wij storingsinformatie alleen in het Engels aan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik informatie van Portbase over storingen op mijn eigen website tonen?

Storingsnotificaties zijn beschikbaar via e-mail, sms, RSS-feed en een webhook. U kunt de informatie op verschillende manieren van ons ontvangen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Meldt Portbase alle storingen?

Op dit moment meldt Portbase onderhoud en storingen die het PCS of PCS-services treffen. In de toekomst wil Portbase vanuit deze centrale plek ook inzicht bieden in de beschikbaarheid van systemen die zijn gekoppeld aan het PCS (o.a. Douane, containerterminals, NVWA, etc).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik me aanmelden om storingsberichten te ontvangen?

U kunt zich aanmelden op https://status.portbase.com/ om geïnformeerd te worden over onderhoud of verstoringen op het PCS.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doet Portbase in geval van een (vermoede) storing?

Portbase heeft een protocol dat zij hanteert in situaties van minder of geen beschikbaarheid van een PCS-service of het platform. U kunt het protocol hier nalezen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wijzigingen doorvoeren

Hoe kan ik mijn voormelding verwijderen?

U kunt uw voormelding verwijderen door de container vooraan te selecteren en op de knop linksonder op ‘verwijderen’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal.

Hiermee wordt een Cancel verstuurd die dan ook nog door de terminal geaccepteerd moet worden om de status op cancelled te krijgen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een verzonden manifest worden verwijderd?

Een verzonden manifest kan niet worden verwijderd.
Er moet altijd minimaal één container met een document op het manifest staan.
Wat u kunt doen is een ‘niet bestaand’ document opvoeren en koppelen aan een ‘niet bestaand’ container nummer. Hiervoor dient u toestemming van de douane aan te vragen. Wanneer u hiervoor toestemming heeft gehad van de Douane, kunt u het ‘nep’ document opvoeren en koppelen aan het manifest.

Bijvoorbeeld:
Document type: ZZZ
Container nummer FOUT0000001
Document nummer: Datum van uitgang
Boekingsnummer: VERKEERDAANGEBODEN

Dan kunt u een UPDATE sturen naar de Douane met het document erop, zonder alle andere containers, de overige containers dienen wel verwijderd te worden.
Het export manifest blijft bestaan in het systeem.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik wil mijn document verwijderen/aanpassen kan dit?

Wanneer de melding nog niet verstuurd is naar de terminal dan kunt u op de regel klikken en eventuele aanpassingen doorvoeren. Ook kunt u de melding verwijderen door onderaan op ‘verwijderen’ te klikken.

Wanneer de melding al verstuurd is naar de terminal, kan deze niet verwijderd worden via Portbase. U kunt echter wel de melding met de juiste gegevens opnieuw aanmelden in Portbase.
U dient de terminal te informeren over de foutieve melding om problemen te voorkomen. Doe dit ook wanneer u het verkeerde documenttype heeft gebruikt.

Hutchison Ports ECT Delta en Euromax
Indien de wijziging van terminal binnen de ECT-terminals (Hutchison Ports ECT Delta Terminal/Euromax Terminal) plaatsvindt, dan hoeft u geen actie te ondernemen. De melding wordt in het ECT-systeem pas aan een terminal gekoppeld na de lossing van de container.

U kunt de door u aangeboden import documentatie (E-service MRN Document) zelf verwijderen via de ECT website. Dit kan via ‘Order Overviews’ en ‘Document Order Overview’ middels het rode kruis achter de regel. Indien de status van de cancellation op ‘Received’ blijft staan, betekent dit dat er al een voormelding is ontvangen om de container uit te halen. Wanneer dit het geval is, wordt er een automatische email gestuurd naar de Team Coördinator Databeheer/GAD; hij/zij zal nagaan of het document verwijderd kan worden en dit uitvoeren wanneer dit in orde is. U krijgt hier geen bericht van. Welke documenten aan de container hangen kunt u checken middels Tracking & Tracing op het My Services-gedeelte van de ECT website.

Indien u geen inloggegevens voor de ECT website heeft kunt u deze opvragen bij qo@ect.nl of bellen naar de ECT Gate & Administration Desk: +31 181-278088.

Overige terminals
Indien het een andere terminal betreft kunt u contact opnemen met de desbetreffende terminal door middel van onderstaande e-mailadressen:

APM Terminals Rotterdam: rot.data-edi@apmterminals.com

APM Maasvlakte II: mvii.datacenter@apmterminals.com

Barge Center Waalhaven: Pvdpluijm@waalhaven-group.nl

Broekman Distriport: CSD.distriport@broekmanlogistics.com / csd.containers@broekmanlogistics.com

CCT Moerdijk: operations@cctmoerdijk.com /0168-334289

CLDN (C.RO) Ports Rotterdam: freight.uk@cldn.com / +352 264466288

CLDN (C.RO) Ports Vlissingen: freight.uk@cldn.com / +352 264466288

DFDS Seaways Rotterdam (Vlaardingen): ferry.vlaardingen@dfds.com / +31(0)10-2084991

Kloosterboer Vlissingen: KBV.Logistics@kloosterboer.nl / 0118-486359

KVSA (DFDS) IJmuiden: felison@kvsa.nl / 06- 26 434 993

Matrans Rotterdam Terminal: administration.terminal@matrans.nl

P&O Ferries Rotterdam (Europoort): customs.clearance.europoort@poferries.com / +31 (0)181-255310

Rotterdam World Gateway (RWG): Dennis.vandepolder@rwg.nl met een CC aan douane.drh.rwg@belastingdienst.nl.

Rotterdam Shortsea Terminals: customs@rstbv.nl of 010 - 294 2422

Stena Line Hoek van Holland: security.holland@stenaline.nl / + 31 (0)174-389444

Stena Line Rotterdam (Europoort): security.europoort@stenaline.nl / +31 (0)181-242180

TMA Amsterdam: amsterdam_ct@tmalogistics.nl of 020 – 705 2444

Verbrugge Vlissingen: avis@verbrugge.nl of 0118 – 42 63 90

Zoomweg Zeeland Coldstore: import@zzcoldstore.nl / 0113-322361

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een nieuw vergunningsnummer toevoegen of een bestaande vergunning aanpassen?

Een nieuwe vergunning kan aan het ‘adresboek’ toegevoegd worden bij het aanmaken van een nieuwe melding Domproc. U klikt op het pijltje ‘Selecteer een optie’ en vervolgens op ‘toevoegen’ voor een nieuwe vergunning of op het pen icoon voor een wijziging. Indien er meerdere BL’s zijn geselecteerd kunnen alleen reeds eerder ingevoerde vergunningen geselecteerd worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een container of de hele melding verwijderen als deze al is doorgezet naar de Douane?

Dit kan door op het startscherm van de service de desbetreffende B/L op te vragen en alle eerdere geselecteerde regels met goederen items te deselecteren met de ‘-‘ optie. U klikt vervolgens op verzenden. Hierna vraagt het systeem of de melding verwijderd moet worden. Indien hier verwijderen wordt gekozen dan wordt er een melding aan de Douane gestuurd dat de melding Domproc ingetrokken wordt. U kunt op deze manier één goederen item óf het hele B/L verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een verkeerde lijst Scheepsvoorraden opgevoerd. Wat nu?

Wanneer u in de service Melding Scheepsvoorraden een verkeerde lijst heeft geüpload dan kan deze helaas niet gewijzigd worden. Dit komt omdat het Douane systeem geen wijzigingen of cancel berichten toestaat. De oplossing voor dit probleem is om de correcte lijst te mailen naar de afdeling In- en Uitklaringen op onderstaand mailadres:
Douane.Drh.InenUitklaringen@belastingdienst.nl

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan de ligplaats niet verwijderen. Hoe los ik dit op?

Het verwijderen van een ligplaats (berth) is alleen mogelijk als deze nog geen ATA heeft ontvangen. Als de ligplaats nog geen ATA heeft ontvangen kan deze verwijderd worden. Let er dan wel op dat er op deze ligplaatsen geen lading, gevaarlijke stoffen of afvalstoffen op zijn gemeld. Deze zullen eerst moeten worden verwijderd. Als er niets meer op de ligplaats is geboekt kan de ligplaats verwijderd worden. Een ligplaats verwijdert u in de vessel call met het prullenbakje.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een ATA of ATD nog worden verwijderd?

De ATA en ATD kan verwijderd worden. Wel dient u dit eerst op te nemen met het Havenbedrijf.
De ATA als de ATD’s worden automatisch gegeven door het Havenbedrijf. Zodra u een mail ontvangt met de bevestiging dat de ATA/ ATD verwijderd mag worden dan kunt u deze doorsturen naar de servicedesk van Portbase. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA of ATD alsnog te verwijderen voor de opgegeven reis.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om een bargenaam op een visit of een barge visit om te hangen?

Bij terminals waarbij barge afspraken automatisch worden verwerkt kan een barge visit niet worden omgehangen als deze zich in de ‘Requested’ status bevindt.
Bij terminals die handmatig barge afspraken verwerken is dit wel mogelijk.

U kunt een barge visit omhangen van de ene barge rotatie naar een andere barge rotatie. Hiermee verandert u automatisch de bargenaam.
U doet dit op het scherm in MCA Barge als volgt:

  1. Open de visit die u wilt omhangen
  2. Kies “Move visit”
  3. Selecteer de barge rotatie waarnaar de visit omgehangen moet worden
  4. Kies “Move”
  5. De visit is nu omgehangen naar een andere barge:
    • De originele barge call ID blijft behouden
    • De geplande tijden blijven behouden
    • De container voormeldingen blijven bij de terminal bekend onder dezelfde barge call ID

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer een terminal geen wijziging van voormeldingen ondersteunt; wat moet ik dan doen vanuit het eigen planningsysteem

U dient de voormelding te annuleren en vervolgens een nieuwe voormelding in te sturen.

Bekijk de Functionality Matrix - Hinterland om te zien of de terminal een wijzigingsbericht ondersteunt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer een terminal geen annulering van voormeldingen ondersteunt; wat moet ik dan doen vanuit het eigen planningsysteem?

Stuur een cancel in. MCA Barge verwerkt deze zodat deze als ‘geannuleerd’ zichtbaar is in het webscherm van MCA Barge. Naar de terminalzijde is een handmatige actie nodig. Neem contact op met de desbetreffende terminal.

Voor details zie: Functionality Matrix – Hinterland.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb de verkeerde modaliteit ingevuld

Ons advies is om voor de zekerheid contact op te nemen met de terminal. Hoewel de modaliteit nu nog niet gebruikt wordt kan het zijn dat uw vervoerder in de problemen komt als blijkt dat u de verkeerde modaliteit gemeld heeft.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat moet ik doen als een container op een andere terminal wordt gelost of iets anders foutief is aan de melding?

Indien uw goederen worden gelost op een andere terminal dan verwacht, dan moet u een nieuwe documentvoormelding doen voor deze nieuwe terminal.
U dient de terminal waar de incorrecte melding is gedaan te informeren. Indien de wijziging van terminal binnen de ECT-terminals (Hutchison Ports ECT Delta/Euromax) plaatsvindt, dan hoeft u geen actie te ondernemen. De melding wordt in het ECT-systeem pas aan een terminal gekoppeld na de lossing van de container.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het wijzigen van de inhoud van de IMOFAL 3 mogelijk?

De IMOFAL 3 wordt nu het Single Window bericht STO, dat gebruikt dient te worden voor de opgave van de scheepsvoorraad. Dat bericht kan niet worden gecorrigeerd. Dit betekent dat u – indien u het bericht heeft verzonden aan de Douane via het Port Community System (PCS) – dit bericht niet meer kunt wijzigen of annuleren. Zolang u het bericht nog niet heeft verzonden aan de Douane, kunt u steeds nieuwe versies uploaden in PCS.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het Download-bestand bewerken?

Bij het gebruiken van de Downloadfunctie ontvangt u een CSV-bestand. Dit bestand kunt u op 2 manieren verwerken naar een Excel-spreadsheet:

  1. U kunt het bestand openen in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Via Excel kunt u heel kolom A selecteren en via de tab “Data”/"Gegevens" de functie “Tekst naar Kolommen” gebruiken. Klik op “Gescheiden” en kies volgende. In het volgende scherm kiest u alleen voor “komma” als scheidingsteken. U kiest daarna voor “Voltooien”. Hierna heeft u al uw gegevens uitgesplitst in kolommen.
  2. U kunt het bestand opslaan op uw computer. Vervolgens opent u Microsoft Excel en ga naar de tab “Data” / "Gegevens". Selecteer hier "Van Tekst". Klik op “Gescheiden” en kies volgende. In het volgende scherm kiest u alleen voor “komma” als scheidingsteken. U kiest daarna voor “Voltooien”. Hierna heeft u al uw gegevens uitgesplitst in kolommen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wij maken gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies om het gedrag van gebruikers in kaart te brengen, te analyseren, de gebruikerservaring te verbeteren en om ervoor te zorgen dat relevante informatie en advertenties kunnen worden getoond. Klik op 'voorkeuren aanpassen' om uw toestemmingen voor deze website te bekijken en in te stellen.

Lees onze privacy verklaring hier | Sluiten
Privacy instellingen