1. Abonnement
€10,-
Vaste prijs per maand
Waarom zie ik meerdere keren ‘Booking bekend bij terminal’ in de timeline?
Als er meerdere equipments bij de boeking horen, is voor ieder equipment terug te zien dat de boeking voor dat specifieke document/MRN bekend is.
Wat betekent ‘Automatisch vrijgegeven’ onder Douane Inspectie?
Als alle equipments van het document/MRN zijn aangekomen op de terminal, zal Portbase de aankomst melden bij de Douane. De Douane stuurt alleen een bericht terug indien er een afwijzing van het document is of een inspectie wordt aangezegd. Portbase geeft de zending automatisch vrij na 5 minuten. Er kan altijd nog een controle worden aangezegd tot het moment dat het schip vertrekt. Daarnaast zijn er een aantal documenttypen die geen aankomstmelding naar de Douane behoeven, zoals ICT en TT1. Deze worden direct op 'Automatisch vrijgegeven' gezet.
Waarom is er nog geen Confirmation of Exit gestuurd?
Na vertrek schip dient de rederij/cargadoor het manifest in te sturen binnen 1 werkdag. Hierna wordt de Confirmation of Exit gestuurd. Hover over de “i” in het hoofdscherm om na te gaan in welke fase de zending is.
Welke ETA/ETD informatie is zichtbaar?
De ETA/ETD informatie welke getoond wordt is afkomstig van de rederij. Deze informatie wordt zichtbaar indien de laadlijst beschikbaar is. De ETA/ETD informatie vanuit de terminal heeft de voorkeur horen wij regelmatig. Helaas is het voor Portbase op dit moment niet toegestaan om deze informatie in Track & Trace Export te tonen.
In mijn overzicht kan ik de boeking niet vinden – Hoe komt dit?
In het hoofdscherm staan alleen boekingen waarvoor uw bedrijf zelf de voormelding heeft gedaan. Er is de mogelijkheid om andere boekingen handmatig toe te voegen.
Selecteer ‘+ Voeg toe’ rechts bovenin het hoofdscherm. In het scherm wat opent kunt u het boekingsnummer wat u wilt volgen toevoegen.
Wat is het verschil tussen een geel en groen bolletje als status onder ‘Boeking’?
Geel bij 'Boeking' geeft aan dat de voormelding gedaan is alleen dat er nog geen terminal is welke heeft aangegeven de voormelding te willen ontvangen. Bij groen is de voormelding opgestuurd aan een terminal.
Hoe zie ik dat de voormelding van de boeking gedaan is?
Indien de status onder ‘Document’ groen is dan is de voormelding gedaan. Hover over de “i” in het hoofdscherm bij de boeking waarvoor u wilt weten of de voormelding gedaan is.
Geel bij “Boeking” geeft aan dat de voormelding gedaan is alleen dat er nog geen terminal is welke heeft aangegeven de voormelding te willen ontvangen. Bij groen is de voormelding opgestuurd aan een terminal.
Er is geen informatie van de voormelding zichtbaar nadat ik het boekingsnummer handmatig heb toegevoegd, ik zie een grijs bolletje – Hoe komt dit?
De voormelding is nog niet gedaan in de service 'Melding Export Documentatie'. Mogelijk wordt de voormelding later gedaan. Het equipment wordt op dit moment niet toegelaten tot de terminal indien deze de voormelding verplicht stelt. Zie hier het overzicht van terminals die de voormelding via Portbase verplicht stellen. Indien u had verwacht dat de voormelding reeds gedaan is contact dan de partij die hiervoor verantwoordelijk is.
Waarom is de ETA/ETD informatie niet beschikbaar?
De ETA/ETD van het schip wordt bekend wanneer Portbase de laadlijst van de rederij/cargadoor ontvangt. Het moment van ontvangst van de laadlijst kan verschillen per rederij. Het kan voorkomen dat de laadlijst een week vooraf bekend is, maar dit kan ook op de dag van vertrek zijn. Welke ETA/ETD informatie getoond wordt is afkomstig van de rederij.
Hoe komt het dat ik geen laadterminal zie?
De laadterminal van het equipment wordt bekend wanneer Portbase de laadlijst van de rederij/cargadoor ontvangt.
In de laadlijst staan de equipments welke geladen worden op het schip. Het moment van ontvangst van de laadlijst kan verschillen per rederij, ontvangst hiervan varieert van zeven dagen tot de dag van vertrek.
Is mijn zending bekend bij de terminal?
Indien de status onder ‘Boeking’ groen is, is er een terminal welke de zending verwacht.
Is het mogelijk om de terminal voor aankomst te wijzigen?
Wanneer de status al op “Accepted” staat, kan deze niet meer worden aangepast. Het document dient eerst door de Douane buitenwerking te worden gesteld. Dit kunt u doen door een "Cancel Request" te sturen in de melding. Deze wordt dan uitgestuurd naar de Douane.
Kunnen bestaande “Guarantees” worden verwijderd ?
Het is niet mogelijk om bestaande “Guarentees” te verwijderen. Deze blijven altijd in het overzicht staan. Via (Valid to) kunt u wel een einddatum aangegeven.
Is het mogelijk om in de aangifte de “Terminal of Discharge” aan te passen?
Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen:
Kunnen oude “Guarantees” worden verwijderd?
Het is niet mogelijk om oude "Guarantees" te verwijderen, de reden is ons niet bekend.
Is het mogelijk om de containers die “In Transit” staan via Portbase te verwijderen/buitenwerking te stellen?
Alleen de Douane heeft de mogelijkheid om deze buiten werking te stellen.
Wanneer de Douane deze buiten werking heeft gesteld, komt hij op status "Completed" te staan. Vervolgens dient u een blanco aangifte op te maken, want het is niet mogelijk om deze te hergebruiken.
Waarom blijven documenten onder “Cancellation Request Rejected” staan terwijl deze wel worden gebruikt en zijn aangezuiverd/gereleaset met de status “Completed”?
Wanneer de Douane uw cancellation request heeft verwerkt, dan wordt deze handmatig door de Douane omgezet.
Het proces duurt langer, omdat de Douane de verwerking handmatig doet. Wanneer de Douane uw request heeft verwerkt, komt deze bij u in cancellation te staan.
Wat moet ik invullen bij “Authorised Location”?
Melding in “Accepted”, dient deze nog te releasen gaat dat automatisch?
Een vereenvoudigde regeling (SP) staat even in "Accepted" en gaat dan direct door naar “In transit”. Als het een normale procedure betreft, dan komt deze pas in transit, zodra de container langs de Douane gaat bij de uitgaande port- zodra de Douane T1 document uitprint.
Wat te doen als het B/L waarvoor een transitaangifte is opgemaakt van ATO/SAL wordt verwijderd?
Wanneer een zending in de ATO wordt vermeld, wordt hiervoor in de Douanesystemen een "verplichting" aangemaakt om deze te zuiveren.
Het NCTS-systeem van Nederland heeft een driemaal daagse aanlevering aan het verplichtingensysteem om te melden welke B/L's zijn vermeld in een transitaangifte en om deze vervolgens te zuiveren.
Er geldt dit niet andersom. Wanneer een B/L van de ATO wordt verwijderd, zal de (al dan niet voltooide) verplichting uit het verplichtingsysteem worden verwijderd. Het transitsysteem ontvangt hier geen melding van.
Als de transitaangifte die hier mee is gemoeid, dus dient te worden afgesloten of geannuleerd, dient de klant die deze transitaangifte heeft opgemaakt een annuleringsverzoek in te dienen. Dit kan digitaal of via kantoor Zuivering te Heerlen)
Wat is een T2 aangifte en waar gebruik ik deze voor?
T2 is een transitaangifte en dient te worden opgemaakt bij het doorvoeren van lading door onder andere Zwitserland naar Italië. Het T2 document wordt aan de grens van Italië afgemeld in NCTS, waarna het verder kan gaan.
Voor groepage zendingen/ trailer, wordt één afzender en één ontvanger gebruikt. Aangiften kunnen nooit meerdere ontvangers hebben. De verschillende zendingen in groepage trailer worden in de BIS-lijst achter de aangifte aangegeven. De geadresseerde partij in de aangifte is veelal het Douanekantoor van afmelden.
Status “SF” – een reeks van meer dan één item is niet toegestaan als het eerste argument van local
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646")
Bij de "guarantees" is tweemaal hetzelfde guarantee type and reference gebruikt. Dit mag slechts eenmaal te worden gebruikt binnen de "guarantees". Portbase kan de status aanpassen, zodat u de aangifte kunt wijzigen.
Wanneer verdwijnt het driehoek-icoon bij het Douane proces?
Het gebeurd regelmatig dat een vervoersdocument wordt gemaakt, terwijl dat volgens de gegevens in de summiere aangifte (ATO) niet logisch is. Dit zorgt voor mismatches. Om mismatches te voorkomen, toont scherm S141 het Douane proces dat is aangegeven op de ATO. Indien het Douane proces in de ATO een andere waarde heeft dan leeg, is een vervoersdocument niet nodig. Het driehoekje betreft een waarschuwing voor u als klant.
U heeft de volgende keuzes:
Kan ik een wijziging in losterminal doorvoeren?
Het is niet mogelijk om dit achteraf aan te passen in de service. U kunt hiervoor een MID-melding maken in de service Melding Import Documentatie. Hierin meldt u als het ware het document voor aan de desbetreffende terminal.
Hoe kan ik transitaangiftes doen in de vereenvoudiging procedure?
We zijn een nieuwe klant van Portbase en we willen transitaangiften doen in de vereenvoudiging procedure, echter blijkt dat we ons nog moeten melden bij de regiocoördinator om ons ook in het KIS-systeem aanbrenglocaties te laten registeren.
Wat moeten wij verder nog doen om te kunnen werken in de vereenvoudiging te Nederland?
U wilt aangeven in de vereenvoudigde procedure (toegelaten afzender transit). Het betreft een in het buitenland (BE) geregistreerde klant. Hiervoor dient u alleen de normale procedure aan te geven.
De status staat op information requested. Wat kan ik doen?
Indien de vervoerstermijn is verlopen, dan ontvangt u na zeven dagen een verzoek “Navraag niet beëindigd vervoer”(nasporingsbericht) van de Douane. Dit wordt weergegeven middels de status “Information requested”.
Wanneer u op de regel klikt, ziet u de transport gegevens staan. Via de knop “Enquiry details” dient u antwoord te geven op de vraag van de Douane.
Er staat een “Cancellation Request” bij document aangifte “In Transit”, wat betekent dat?
Het document dient te worden geannuleerd, echter staat er geen "cancellation request". De transitaangifte staat nu op "In Transit"?
In Portbase kan deze niet meer worden gecanceld, omdat deze in de status "In Transit" staat. Hiervoor dient contact te worden opgenomen met de Douane “Transit”.
Bestaat de mogelijkheid om de vergunning uit te breiden zodat wij in een vereenvoudigde procedure kunnen werken?
De vergunning “Toegelaten afzender transit” is alleen voor bedrijven die de administratie in Nederland invoeren.
Kan na een cancel een nieuwe aangifte met dezelfde container worden opgemaakt?
Bekijk of de aangifte daadwerkelijk is gecanceld of dat de status “Cancelled” of bij “Closed with exception” erbij staat. Indien de aangifte de status "Cancelled” heeft, dan kunt u deze wijzigen naar de status "acknowledged", zodat de container naar de status “Closed with exception” wordt verplaatst en er met de gebruikte container een nieuwe aangifte kan worden aangemaakt via “New declaration”. Daarnaast kunt u dit terugvinden met het B/L-nummer bij “Manifest container”.
Uitleg document type voor een voorafgaand document (previous document) in Portbase
IM-aangifte tot plaatsing onder douaneregistratie niet commerciële goederen:
Hoe kan ik in de service Transitaangifte mijn borg opvragen?
Zodra de borg is verzonden, kan bij “Action” op het envelop-icoon worden geklikt. De borg kan dan worden opgevraagd.
Let op- dit kan maximaal 5 maal per dag.
De status op “ST” kan verwarring opleveren, echter is deze in het proces wel naar de Douane gestuurd. Indien u zekerheid wenst, neem dan contact op met het kantoor via +31 88 151 09 87.
Wat gebeurt er als ik in mijn response bericht (IE141) een ander douanekantoor van bestemming aangeef dan de oorspronkelijke aangifte?
In een dergelijk geval start de douane een zogenaamd intern nasporingsonderzoek en gaat deze te rade bij het betreffende douanekantoor dat is opgegeven in het IE141 bericht. De vraag die men uitzet wordt gestuurd in een IE142 bericht. Het douanekantoor heeft een termijn van maximaal 214 dagen om reactie te geven.
Kan ik de afgekeurde/rejected aangifte hergebruiken?
U kunt de knop "re-use" gebruiken. Dezelfde aangifte wordt dan weer voor u klaargezet. U hoeft dan alleen de verbeteringen aan te passen. Deze functie is niet beschikbaar als de klant de aangifte zelf heeft gecanceld.
Wat moet ik bij terminal of discharge aangeven binnen transit?
Geef de losterminal van de zeeboot op. Dit veld is optioneel, maar als de desbetreffende terminal bekend is, zal de "loading place" en "aanbrenglocatie" van hieruit herleidt en kan een MRN-notificatie naar de aangesloten terminal worden verzonden.
Documenten die opgemaakt zijn komen bij insufficiënt guarantee te staan. Wat is hiervan de reden, daar ze wel van de borg zijn afgegaan?
Wij hebben geen inzage in de hoogte van de borg die u bij de Douane heeft. Wij adviseren u contact op te nemen met de afdeling Transit van het Douanekantoor, via +31 88 151 09 87. Zij kunnen u informeren de aangiftes die nog niet zijn afgeschreven.
Hergebruiken voor de opgave aan de terminals, zijn hier extra kosten aan verbonden?
Wanneer een bedrijf voor zijn douaneaangiften in NCTS de service Transitaangifte van Portbase gebruikt, is de opgegeven informatie ook te hergebruiken voor de opgave aan de terminals. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden.
Wat betekent de status “closed with exception”?
Wanneer u een melding annuleert, komt de status eerst op "cancel requested" te staan en vervolgens op "cancelled", als het verzoek van de douane wordt geaccepteerd.
Indien een melding op "cancelled" staat, dan dient deze te worden "acknowledged" om vervolgens een nieuwe aangifte te kunnen maken. Door te "acknowledgen" – bevestigen van de cancel, wordt de status aangepast naar "closed with exception".
Invulinstructie MoT type (Means of Transport)
U dient bij "Transport details" de gegevens in te vullen van de vervoersmiddelen waarmee de container de terminal verlaat en indien van toepassing van het transportmiddel waarmee de container Nederland verlaat.
Ondanks de vele mogelijkheden beperkt de keuze zich in de praktijk tot: road transport, rail transport en inland water transport. Om het invullen gemakkelijk te maken, kunt u onderstaande schema gebruiken om de gegevens in te vullen.
Mode of transport | MoT Type | MoT nationality | MoT ID* |
Road transport | 31X | Hier landcode van het vervoersmiddel invullen. | Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen. |
Rail transport | 210X | Bij Rail transport hier niks invullen. | Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen. |
Inland water transport | 850X | Hier landcode van het vervoersmiddel invullen. | Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen. |
*Om het bericht succesvol te verzenden en operationeel te verwerken, dient u bij MoT ID iets ingeven. Dit is in de praktijk echt vaak onbekend. Veelal volstaat een punt (.) of de tekst “onbekend”.
Aangifte is op “Inspection” gestuit, wat moet ik doen?
Dit houdt in dat de douane voornemens is een controle uit te voeren voor vertrek. De douane neemt hiervoor normaliter binnen twee uur contact met u op. Wanneer dit niet gebeurd, kan bij het kantoor van vertrek, NL000510, navraag worden gedaan. Dit kan door te bellen naar +31 181 373 737 met de vraag of de controle nog plaats dient te vinden of dat er anders toestemming tot vertrek mag worden verkregen.
Om welke reden krijg ik een afkeuring?
U bent vergeten de gegevens in het onderstaande scherm vergeten in te vullen. Het is niet mogelijk om dit via Portbase te herstellen. Hiervoor dient u contact op te nemen met de betreffende terminal.
DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value
Current: caused by: DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value
Current: caused by: Error Modality can contain the value
Kan ik de notificatie “Declaration updated by customs” uitzetten?
Deze notificatie kan niet worden uitgezet. Dit is een verplichte notificatie van de Douane.
Is het mogelijk om achteraf de modaliteit aan te passen in transitaangifte?
Het is niet mogelijk de modaliteit later nog aan te passen. U kunt hiervoor contact opnemen met de nationale helpdesk van de Douane, afdeling NCTS.
Wat is Losinformatie?
Met Losinformatie koppelt de terminal het feitelijk geloste gewicht terug op het manifest. Deze update wordt gedeeld met alle bij het losproces betrokken partijen in de keten en haven. De opgegeven stuwagegegevens zijn bovendien één op één te hergebruiken in de Melding Gevaarlijke Stoffen aan de Havenmeester.
In welke taal is Losinformatie beschikbaar?
Losinformatie is beschikbaar in Nederlands en Engels. Voor het aanpassen van uw voorkeur, zie handleiding ‘Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal’.
Toevoegen overlanded containers aan een manifest (met selectie van een laadhaven) in 3 stappen.
1- select all (of een deel) en klik op Add to manifest
2 - De overlandeds zijn nu uit beeld en moeten aan een consignment toegevoegd worden => klik op Add consignment
=> consignment invoer scherm wordt geopend.
3 - Vul hier alle benodigde en en gewenste gegevens in (kies o.a. een port of loading) en klik op Save en Send.
Aan welke criteria moet het import documentnummer voldoen?
Portbase valideert de juistheid van ingevoerde documentnummers aan de hand van een aantal criteria.
Met name douanedocumentnummers (MRN nummers die worden uitgegeven door de Nederlandse Douane) worden getoetst aan specifieke criteria.
Portbase kan de geldigheid van douanedocumentnummer niet valideren bij de Douane. U bent te allen tijde verantwoordelijk voor het insturen van correcte documentnummers die de Nederlandse Douane aan u heeft versterkt voor de goederen in het betreffende equipment / zending.
Documenttype | ||||||
MRN | NT1 | IM4 | IM7 | PIE | Overige documenttypes | |
Validaties | ||||||
Klant is geautoriseerd voor documenttype bij terminal | X | X | X | X | X | X |
Documentnummer is maximaal 35 karakters lang | X | |||||
Documentnummer is 18 karakters lang | X | X | X | X | X | |
Documentnummer bevat juiste MRN checkdigit | X | X | X | X | X | |
Documentnummer bevat landcode NL (karakter 3 + 4) | X | X | X | X | X | X |
Documentnummer begint met juiste jaartal (huidig jaar of huidig jaar -1) |
X | X | X | X | X | |
Documentnummer bevat het NCTS-aangiftepuntnummer van het Douanekantoor-werkgebied waar de betreffende terminal toe behoort* | X | X | ||||
Documentnummer bevat geen Douanekantoornummer | X | X | X | |||
Documentnummer betreft geen uitvoerdocument uit het VK | X | X | ook van toepassing op documenttype 'FWV' |
* Onderstaand vindt u een overzicht van de geldige Douanekantoor NCTS-aangiftepuntnummers per terminal.
Voorbeeld: "21NL00051015132BD2" betreft een transit-document in vereenvoudigde procedure voor vertrek vanaf een terminal op de maasvlakte
Voor een volledig overzicht van Douanekantoren, zie kantorenlijst van de Nederlandse Douane.
Terminal Naam | Postcode | Douanekantoor NCTS-aangiftepunt Normale procedure (NT1) |
Douanekantoor NCTS-aangiftepunt Vereenvoudigde procedure (MRN) |
APM Terminals Maasvlakte II B.V. | 3199 LC | NL000511 | NL000510 |
Hutchison Ports Delta II | 3199 LA | NL000511 | NL000510 |
Barge Center Waalhaven B.V. | 3089 KR | NL000511 | NL000510 |
Broekman Distriport B.V. | 3197 KM | NL000511 | NL000510 |
CCT Moerdijk | 4782 PM | NL000855 | NL000855 |
CLDN (C.RO Ports) Rotterdam | 3197 KG | NL000511 | NL000510 |
CLDN (C.RO Ports) Vlissingen | 4389 PA | NL000855 | NL000855 |
DFDS Seaways Rotterdam (Vlaardingen | 3134 KL | NL000511 | NL000510 |
ECT Delta Terminal B.V. | 3199 LD | NL000511 | NL000510 |
Euromax Terminal B.V. | 3199 LZ | NL000511 | NL000510 |
KVSA (DFDS) IJmuiden | 1975 AG | NL000854 | NL000854 |
Matrans Rotterdam Terminal B.V. | 3195 KN | NL000511 | NL000510 |
Kramer Delta Depot | 3199 LB | NL000511 | NL000510 |
Kloosterboer Vlissingen BV | 4455 TE | NL000855 | NL000855 |
Kramer City Rotterdam | 3199LB | NL000511 | NL000510 |
TMA Terminals B.V. | 1047 HM | NL000854 | NL000854 |
P&O Ferries Rotterdam (Europoort) | 3198 LG | NL000511 | NL000510 |
R.B.C. Terminal B.V. | 3197 LD | NL000511 | NL000510 |
Rotterdam Container Terminal B.V. | 3199 LB | NL000511 | NL000510 |
Rotterdam Shortsea Terminal | 3089KM | NL000511 | NL000510 |
Rotterdam World Gateway (RWG) | 3199 KD | NL000511 | NL000510 |
Stena Line Rotterdam (Europoort) | 3151XN | NL000511 | NL000510 |
Stena Line Hoek van Holland | 3151 HS | NL000511 | NL000510 |
Verbrugge Terminals | 4389PC | NL000855 | NL000855 |
Waalhaven Botlek Terminal (WBT) | 4389PC | NL000511 | NL000510 |
Zoomweg Zeeland Coldstore | 3197 KV | NL000855 | NL000855 |
Hoe schakel je over naar een andere internetbrowser?
Wisselen naar Firefox
Mozilla Firefox is beschikbaar voor bijna elk platform wat je maar kunt bedenken: Windows, Mac, Linux, Android en iOS. De browser kun je downloaden vanaf de website van Mozilla en vervolgens dien je de instructies te volgen om het te installeren.
Als je Firefox voor het eerst start, zal het programma vragen of je gegevens van een andere browser wilt importeren. Hiermee kun je uit bijna alle andere browsers je favorieten en bladwijzers downloaden. Vanuit Chrome en Internet Explorer kun je ook cookies, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden meenemen.
Wisselen naar Chrome
Google Chrome is beschikbaar voor dezelfde platforms als Firefox: Windows, Mac, Linux, Android (waar het vaak de standaardbrowser is) en iOS. Je kunt de browser vanaf de website van Google downloaden en vervolgens de instructies volgen om het te installeren.
Wanneer je Chrome voor het eerst start, word je gevraagd of je gegevens van een andere browser wilt overdragen. Van Firefox kun je favorieten, geschiedenis, opgeslagen wachtwoorden, zoekmachinevoorkeuren en formuliergegevens meenemen. Vanuit Internet Explorer is het meenemen van favorieten, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden mogelijk en vanuit Edge en Safari alleen favorieten.
Wisselen naar Edge
Overstappen naar Microsoft Edge is het gemakkelijkst als je al Internet Explorer gebruikt, de vorige en inmiddels verouderde browser van Microsoft. Je kunt vrijwel alle gegevens meenemen. Dit doe je door op de menuknop rechts bovenin te klikken en vervolgens op 'Instellingen te klikken'. Selecteer vervolgens 'importeren en exporteren'. Nu kun je selecteren van welke browser je gegevens je wilt importeren.
Let op: Van Chrome kun je favorieten, geschiedenis, cookies, wachtwoorden en instellingen meenemen. Van Firefox alleen favorieten.
Evaluatie nieuwe werkwijze voor melden en bestellen van inkomende en doorgaande reizen
Het Havenbedrijf Rotterdam heeft samen met het Loodswezen en Portbase gegevens verzameld en een evaluatie gedaan m.b.t. deze nieuwe werkwijze. Er zijn interessante inzichten die wij graag met jullie delen via dit document.
In welke taal is Cargo Controller beschikbaar?
Cargo Controller is beschikbaar in Nederlands en Engels. Voor het aanpassen van uw voorkeur, zie handleiding ‘Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal’.
Wat zijn de technische vereisten voor gebruik van de Cargo Controller webschermen?
Cargo Controller werkt met Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox. Een goede werking van Cargo Controller kan niet gegarandeerd worden bij gebruik van andere browsers zoals Internet Explorer.
Welke type lading kan ik volgen met Cargo Controller?
Cargo Controller is geschikt voor Containers, trailers (begeleid/onbegeleid) en overige equipments
Type equipment | Wijze van koppelen in de service Cargo controller |
Containers | Containernummer + B/L-nummer |
Trailers | Onbegeleid vervoer: Trailernummer + zendingsnummer
Bijvoorbeeld lading via CLDN: Begeleid vervoer: Bijvoorbeeld lading via Stena Line: |
Overige equipments | Equipmentnummer zoals opgegeven door de rederij |
Van welke terminals kan ik de statusgegevens volgen?
Een overzicht van welke terminals bij ons zijn aangesloten vindt u hier.
Van welke rederijen kan ik de ladinggegevens volgen?
Van vrijwel alle rederijen die de Nederlandse havens bezoeken zijn de ladinggegevens inzichtelijk.
Rederijen hebben echter wel een mogelijkheid om (delen van) de ladinggegevens niet inzichtelijk te maken. Heeft u het idee dat u gegevens van een rederij niet kunt volgen, neem dan contact op met onze service desk.
Hoe kan ik email notificaties instellen?
Lees in onze handleiding hoe u e-mail notificaties kunt instellen.
Had u voorheen e-mailnotificaties ingesteld in Ladinginformatie?
Hoe kan ik één of meerdere gebruiker(s) toevoegen?
Gebruikers worden automatisch aan het PCS toegevoegd als ze de eerste keer inloggen vanuit IAMconnected. Geef vervolgens als beheerder toegang tot de juiste services vanuit User Management.
Bij welke terminals kan ik Melding Domproc gebruiken?
De meeste terminals die bij Portbase zijn aangesloten ondersteunen de domproc regeling van de douane. Vrijwel alle terminals controleren wel eerst uw douanevergunning voordat zij Domproc-meldingen toestaan.
Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).
Vereist de terminal goedkeuring?
Neem dan contact op met de salesafdeling van Portbase en vermeld bij welke terminals u gebruikt wilt maken van de domproc regeling. Wij informeren u over de goedkeuringsprocedure bij deze terminals.
Na goedkeuring kunt u voor goederen die u onder de domproc regeling plaatst documentvoormeldingen naar de terminal insturen. Vanuit melding domproc doet u dit via de knop ‘informeer terminal’.
Kan ik Melding Domproc ook gebruiken voor goederen die per ferry worden vervoerd?
Ja, ook vanaf de ferryterminals kunt u goederen onder de domproc regeling plaatsen. In de service Melding Domproc kunt u de ferry-zending vinden door in het veld “B/L” het zendingsnummer in te vullen dat u hebt gekregen van de ferry-operator.
Kan ik Ladinginformatie gebruiken voor ferry-zendingen?
Ja, Ladinginformatie is ook geschikt zijn voor het volgen van uw lading via de Nederlandse ferryterminals.
Het volgen van uw ferrylading via de service Ladinginformatie is vergelijkbaar met het volgen van containers. U vult voor het volgen van de ferrylading het equipmentnummer en het zendingsnummer in. Een zendingsnummer wordt door de ferry-operator afgegeven bij de boeking van het transport.
Type equipment | Wijze van koppelen in de service Ladinginformatie |
Containers | Containernummer + B/L-nummer |
Trailers | Onbegeleid vervoer:Trailernummer + zendingsnummer
Bijvoorbeeld lading via CLDN: Begeleid vervoer: Bijvoorbeeld lading via Stena Line: |
Voor welke goederen kan ik de service Veterinair Inspectie Proces gebruiken?
U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.
Wat voor code moet ik gebruiken voor breakbulk?
U kunt de onderstaande gegevens aangeven voor breakbulk:
Tot wanneer kan ik een manifest aanpassen?
Elk verstuurde import manifest naar de Douane kan tot 90 dagen na aankomst worden aangepast en doorgestuurd worden naar de Douane. Binnen 72 uur kan er zonder bewijs gewijzigd worden. Na 72 uur kan de Douane om meer informatie vragen.
Hoe geef ik een volgend schip op bij transshipmentcontainer in IFTMCS?
Wanneer u de gegevens van bijvoorbeeld de aansluitende feeder mee wilt geven in het IFTMCS bericht kunt u dit doen in het TPL segment.
Alleen de means of transport en de transport means name worden ingelezen. Alle overige velden worden door ons niet gebruikt.
TPL+SEA:::VSZP7'
Het is niet mogelijk om het reisnummer mee te geven. Met ECT Delta Terminal is afgesproken dat i.p.v. de scheepsnaam (in dit veld) ook het radio call sign kan worden meegegeven. In het TPL segment geef je alleen de vervolgmodaliteit op. Wanneer u een volgend schip wilt opgeven, vul dan de combinatie met het call sign of de scheepsnaam in.
Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)
Hoe moet lading worden gemeld die binnen de haven blijft?
Bij lading die bijvoorbeeld wordt geladen op de ESSO en vervolgens wordt gelost bij VOPAK dan hoeft dit niet te worden aangegeven in het PCS.
Los hiervan zal er wel een vervoersdocument aangemaakt moeten worden.
Hoe moet ik de lading opgeven als lading overgedragen wordt?
In het import manifest, dient u deze op te geven als transhipment / sea in sea out. De uitgaande agent dient hem in het export manifest op te geven.
In de IFTMCS moet in het GOR segment de code 27 worden meegegeven. Het GOR segment ziet er als volgt uit:
GOR++:::C’ Gebruikt u voor communautaire lading
GOR++:::N27+:::27’ Gebruikt u voor communautaire transhipment lading
GOR+++:::27’ Gebruikt u voor niet communautaire transhipment lading
GOR++:::T1’ Gebruikt u voor goederen waarvoor een T1 document aan boord is
Hoe dien ik mijn lege containers in te sturen?
Lege containers dienen altijd ingestuurd te worden met een 4 in het EQD segment.
Wanneer ze ingestuurd worden met een 5, dan betekent dit dat ze vol zijn.
Een voorbeeld van een lege container;
EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'
U dient binnen 1 B/L alle containers of als leeg of als vol aan te geven. Let op: geen gemengde B/L met volle en lege containers.
Uitgaand naar de Douane wordt dit meegegeven bij het proces als 'E' mits er geen andere status in het scherm is opgevoerd bij custom status.
Aanpassing Melding Lading Import internet Japan
De Europese Unie en Japan erkennen elkaars veiligheidsprogramma's. Wanneer u beschikt over een AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen en Veiligheid en u te maken heeft met goederenzendingen naar Japan, dan zult u minder vaak door de Douane gecontroleerd worden. Hetzelfde geldt voor Japanse AEO-exporteurs die goederen exporteren naar de EU. De Europese Commissie heeft in samenspraak met de Douane hier een tijdelijke oplossing voor u ingericht.
Wanneer u wilt profiteren van deze wederzijdse erkenning tussen de Europese Unie en Japan, dan dient u in uw summiere aangifte bij binnenkomst en de summiere aangifte voor tijdelijke opslag, in de rubriek 'Produced documents/certificates' de code Y031, en het unieke identificatienummer (hierna Y031 + JP ID) van het Japanse AEO-bedrijf te vermelden. Met deze code identificeert de Douane gecertificeerde bedrijven uit Japan.
Bovenstaande regeling is van toepassing voor uw summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) en summiere aangiften bij lossing (SAL).
Voor het indienen van summiere aangiften bij de Douane, maakt u gebruik van de service Voormelding lading import (4-uurs) en/of Melding lading import Internet via Portbase. Portbase draagt er zorg voor dat indien u gebruik wilt maken van deze regeling, deze informatie per 1 juni 2012 op het webscherm kan invullen.
IFTMCS is verzonden maar het BL wordt niet getoond in de webschermen, hoe komt dit?
Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.
Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?
Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.
Het manifest is afgewezen (rejected), maar wij kunnen niet terugvinden waarom. Wat is de reden hiervoor?
Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.
Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?
De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.
De werkwijze vereist twee acties:
Werkwijze via systeemkoppeling
Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:
Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.
Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.
Wat is een Commercial Window, een Cargo Opening en een Cargo Closing en hoe kan ik zien wat de geldigheid van de vrijstelling, de Cargo Opening en de Cargo Closing is voor een specifieke container?
Commercial Window: tijdspanne waarbinnen een container afgehaald mag worden van de terminal/depot.
Door in de statusaanvraag of voormelding het verwachte afhaalmoment (ETA) van het vervoersmiddel op te geven zal de terminal/depot de specifieke datum en tijds informatie terugsturen. Voor af te halen containers, is dit als Commercial Window terug te zien. Valt de ETA buiten de geldigheid van de vrijstelling, dan zal op de voormelding het bolletje Commercial Release rood kleuren
Voor aan te leveren containers, is dit als Cargo Opening/Closing terug te zien. Valt de ETA voor de Cargo Opening of na de Cargo Closing, dan zal op de voormelding het bolletje Cargo Opening rood kleuren.
Bekijk hier welke terminal deze functionaliteit ondersteund.
Loopt u tegen problemen aan rondom Commercial Window, Cargo Opening/Closing in relatie tot uw voorgenomen transportplanning, neem dan contact op met uw transportopdrachtgever.
Hoe weet ik of de losterminal is veranderd?
In sommige situaties kan de losterminal wijzigen. In het verleden moest u hiervoor handmatig bijhouden of de losterminal gewijzigd was op uw B/L’s. U kunt hiervoor ook een notificatie instellen die u direct informeert bij een wijziging:
Instellen notificatie
U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte indien de status van uw gevolgde lading verandert.
E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.
Hoe stel ik als scheepsagent een e-mail notificatie in voor stuwage gegevens?
Scheepsagenten kunnen automatisch geïnformeerd worden als terminal operators de stuwage gegevens hebben bijgewerkt in Losinformatie. Hiervoor moet echter in Melding Schip een e-mail notificatie worden ingesteld.
U ontvangt vanaf nu direct een e-mail als de terminal operator een wijziging heeft ingevoerd.
Hoe kan ik lading filteren via My Cargo?
Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Ook kunt u persoonlijk lading categoriseren door deze te koppelen aan een 'My Cargo' filter optie.
Door op het sterrertje voor het B/L nummer te klikken kunt u een B/L instellen als favoriet en wordt deze zichtbaar onder de filter 'My Cargo'. Zo kunt u snel schakelen tussen alle lading en de specifieke lading die uw interesse heeft.
Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels?
Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld:
Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.
U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren. U kunt eerder gebruikte labels ook hergebruiken.
Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading" bovenaan dit scherm.
Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?
Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.
De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop ‘Acknowledge update’ gebruikt.
Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:
Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?
Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.
De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.
Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:
Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.
Wat zijn timetable slots?
Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.
Hoe kan ik voormeldingen updaten?
Voor de service Melding Container Achterland (MCA) betaalt u vanaf 01 juli 2022 als achterlandvervoerder:
€10,-
Vaste prijs per maand
€0,35
Per voormelding van een volle container
Statusaanvragen, voormeldingen updaten en lege containers
Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.
Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!
*Uitzonderingen
Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.
Welke terminal ondersteunt welke MCA-functionaliteit?
Bekijk hieronder de ondersteuning per modaliteit.
Er ontbreekt een equipment uit de laadlijst op het manifest – wat is de oorzaak en hoe los ik dit op?
Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.
Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.
Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.
Hoe voeg ik de Container Operator toe bij het manueel aanmaken van een manifest?
Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.
Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.
Waarom wijzigt de status van mijn manifest van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document Gewijzigd’?
Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.
In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.
Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.
Kan ik mijn manifest in de oude of vernieuwde service vinden?
Alle manifesten die reeds aangemaakt zijn in de oude service ‘Cargo declaration export EDI (voor Cargo handling agent)’, dient u hier ook af te handelen. Alle nieuw ingediende manifesten komen vanaf livegang binnen in de nieuwe service ‘Melding Lading Export 2.0’ waar deze ook verwerkt dienen te worden. Let op: wanneer u het manifest niet kunt vinden in de nieuwe service, check dan of deze in de oude service staat. Wanneer de laadlijst ooit ontvangen is in de oude service, dan zal het bijbehorende manifest hier ook te vinden zijn.
Voorbeeld
Maandag 11 oktober is de mail ontvangen dat vanaf 12 oktober de nieuwe service Melding Lading Export 2.0 gebruikt kan worden
Situatie 1:
Situatie 2:
Situatie 3:
Wat is het verschil tussen ‘Niet geladen’ en ‘Extra geladen equipments’?
In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.
Hoe kan ik een manifest in z’n geheel verwijderen of annuleren?
Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.
Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.
Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.
Hoe kan mijn klant zien of een equipment gemanifesteerd is?
De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.
Op welke manier kunnen transshipments opgehaald en gekoppeld worden?
Transshipments worden automatisch direct gekoppeld vanuit het import manifest (ATO). Ook als de ATO later wordt aangepast wordt deze informatie direct opgehaald in de service.
Het is niet mogelijk om handmatig ATO-gegevens op te zoeken of transshipments te koppelen. Als de transshipment niet gevonden wordt, adviseren wij na te gaan of de zending in het import manifest de status ‘sea in/sea out’ heeft.
We adviseren het manifest alvast in te sturen als een transshipment niet gekoppeld wordt. Mocht de ‘sea in/sea out’ status incorrect zijn en aangepast worden dan zal een verzonden manifest automatisch in de ‘Urgent’ tab verschijnen in het manifest overzicht. Het manifest dient opnieuw ingestuurd te worden.
Is het mogelijk om de laadlijst of manifest data te downloaden?
Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.
Is het mogelijk om meerdere equipments te uploaden?
Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. Klik op de 3 verticale puntjes in een manifest en selecteer ‘Equipment uploaden.’ In het scherm wat opent kunt u de template downloaden onder ‘deze template.’ Vul de template met informatie en sleep het naar het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden, zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.
Is het mogelijk om alleen mijn ‘Loading’ of ‘Discharge’ containers te zien?
Door te klikken op 'Loading' of 'Discharge' of op de 'Visit voyage ID' (rechts op het scherm, zie schermafbeelding) hebt u de mogelijkheid om alleen afhandelingen voor laden of lossen te zien. Het filter wordt geactiveerd als het woord 'Laden' of 'Lossen' in oranje is opgelicht. Dit filter blijft geactiveerd als je door bezoeken navigeert en ook over sessies heen. Dus, als u geen container ziet, controleer dan of u de juiste filter hebt geselecteerd.
Wat is de logica achter het open/dichtklappen van de verschillende secties?
Om het scrollen te verminderen en het klikken tot een minimum te beperken, hebben we het openen dichtklappen van de secties laten afhangen van waar het schip zich bevindt: · Bij een nieuw aangemaakt bezoek worden vrij alle secties geopend zodat u de verplichte velden kunt invullen. · Als het schip nog moet binnenkomen en de inkomende reis moet nog besteld worden, dan worden alleen de secties voor de inkomende reis uitgeklapt. · Heeft het schip een ATA gekregen op de ligplaats en moet de verhaalreis of uitgaande reis nog besteld worden, dan worden alleen deze secties uitgeklapt. Kortom, de secties worden uitgeklapt waar de eerstvolgende actie nodig is
Import Status krijgt nieuw uiterlijk per 19-8-2021
Import Status is herontwikkeld en krijgt daarom een vernieuwd uiterlijk. Er is voortaan geen verschil tussen overzichten voor ferry-zendingen of containers.
De functionaliteit en de getoonde statusinformatie blijft hetzelfde.
Heeft u een abonnement op Cargo Controller? Dan kunt u vanuit uw cargo controller overzicht direct import status openen.
Hieronder ziet u een voorbeeld het nieuwe overzicht met daaronder twee voorbeelden van de oude overzichten.
Nieuwe overzicht, zowel voor ferry-terminals als containerterminals
Oud overzicht voor een ferry-terminal
Oud overzicht voor een containerterminal
Kan ik ook GGB aangifte voor luchtvracht-zendingen indienen?
Ja, Melding Voedsel en Waren is geschikt voor zendingen inkomend via zeevervoer en via luchtvervoer.
Bij het opvoeren van de aangifte-details kunt u de zendingsgegevens opgeven voor zowel zeevracht als voor luchtvracht.
* let op: het vluchtnummer moet voldoen aan het formaat "AB123" of "AB1234". Zodra een vluchtnummer correct is vermeld wordt automatisch de "vervoerswijze voor de grens" ingevuld met 'luchtvervoer'.
Hoe stel ik een webhook in voor de API koppeling?
Voor de volledige technische specificaties kunt u onze Developer Portal raadplegen.
Indien u gebruik gaat maken van onze API-koppeling, dan kunt u zelf de webhook URL instellen. Dit is als het ware het postvak waar uw software alle updates vanuit Cargo Controller ontvangt. Uw IT-specialist of softwareleverancier kan hiervoor zelf een URL aanmaken.
Een persoon binnen uw organisatie die bij ons bekend is als 'API-user' in het in het Port Community System kan deze URL instellen voor de organisatie in de settings van de Cargo Controller.
Let op! Meerdere personen kunnen deze rechten toegewezen krijgen, er kan echter maar één URL per organisatie worden geregistreerd. Afhankelijk van uw eigen richtlijnen kunt u nu ook het account van uw softwareleverancier deze rechten toekennen.
Stap 1) Notification settings openen
Stap 2a) Instellen van de webhook URL
Vul hier de URL in en kies ‘opslaan’. Cargo Controller controleert direct of de URL bereikt kan worden. Als Cargo Controller de URL kan bereiken wordt de URL opgeslagen. Mocht dit niet lukken, dan krijgt een u foutmelding. Controleer in dat geval bij uw softwareleverancier of de URL juist is.
Let op! Er kan maar één URL worden geregistreerd per organisatie.
Stap 2b) Instellen error e-mailnotificatie t.b.v. de webhook URL
Onder de URL kunt u een e-mailadres (of meerdere) registreren mocht er een storing voorkomen in het verkrijgen van de API-updates op uw URL. Hierdoor kunt u deze notificaties direct toewijzen aan uw interne IT-specialist en/of softwareleverancier.
Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels
Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld
Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.
U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading, in de Excel-upload of vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren.
Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading" bovenaan dit scherm.
Waar vind ik de vrijgavecode (v2-code)?
U vindt de vrijgavecode (V2-code) in Melding Voedsel en Waren in het declaratie-overzicht en in de mailnotificatie over het keuringsresultaat.
Achtergrond:
Als de NVWA een zending goedkeurt en daarmee toelaat voor invoer, ontvangt u - als voor de zending verantwoordelijke exploitant - een vrijgavebericht waarin een 9-cijferige vrijgavecode is opgenomen, de V2-code. Deze heeft u nodig om de aangifte ten invoer in te vullen. Als de aangifte ten invoer door een andere partij wordt gedaan, moet deze over de betreffende V2- code te beschikken.
Vanaf 21 juni kunt u deze vrijgavecode (‘V2-code’) opvoeren in uw douane-invoeraangifte (vak 44), waarmee u aan de douane kenbaar maakt dat de zending door de NVWA is goedgekeurd.
Let op: Het gebruik van de V2-code geldt vooralsnog alleen voor zendingen dieren en dierlijke producten. Het gebruik van de V2-code voor zendingen levensmiddelen en diervoeders van niet- dierlijke oorsprong wordt op een later tijdstip ingevoerd.
Wat zijn de voordelen van het plaatsen van orders via Port Visit?
Ontvangen we orderbevestigingen via e-mail?
Het statusoverzicht in het PCS geeft de primaire status van de order weer. Indien een ander tijdstip wordt bevestigd, zal het HCC/HOC u bellen. Vanwege deze functie streven we ernaar om het aantal e-mails tot een minimum te beperken. We zullen de noodzaak van e-mailmeldingen opnieuw bekijken tijdens de evaluatie met agenten en dienstverleners.
In Amsterdam wordt doorgegaan met het verzenden van e-mailmeldingen.
Kan ik diensten bestellen per telefoon?
Ja, dit is alleen mogelijk als het Port Visit-systeem (desktop of mobiele versie) niet beschikbaar is; dat wil zeggen in het geval van een storing.
Welke bewegingen kan ik bestellen via Port Visit?
Bewegingen van ligplaats naar ligplaats en bewegingen van ligplaats naar exitpunt. In een later stadium wordt het ook mogelijk om bewegingen van loodsstation naar ligplaats te bestellen.
Hoe kan ik het juiste erkenningsnummer aan een artikel koppelen?
Indien u een GGB voormelding met meerdere erkenningsnummers en meerdere artikelen heeft, kunt u op de volgende manier de erkenningsnummers opvoeren:
Bij het aanmaken van een nieuwe GGB-voormelding:
Wijzigingen naar aanleiding van migratie Traces NT
Wegens nieuwe Europese regelgeving registreert de NVWA voortaan alle GGB voormeldingen in het Europese systeem TRACES NT (TNT). Om aan de vereisten van TNT te voldoen heeft de NVWA aanpassingen doorgevoerd aan het VGC -systeem en de GGB-voormeldingen (lees meer op nvwa.nl).
Als gevolg hiervan hebben wij onze service Melding Voedsel en Waren op meerdere plekken gewijzigd. Deze aanpassingen gaan live op donderdagavond 25 maart 2021. Vanaf 19.00 tot 21.00 kunt u tijdelijk geen nieuwe voormeldingen doen.
Hieronder leest u per invoerscherm welke wijzigingen er zijn. Let op: een aantal nieuwe velden zijn verplicht om in te vullen (zie in rood welke velden dit zijn).
Veld | Aanpassing |
Veld gebruiksdoel | Van positie gewijzigd (stond eerder in rechterkolom) |
Scheepsnaam + land (vlag) van schip. | Nieuw verplicht veld: landcode wordt automatisch toegevoegd bij invoer scheepsnaam |
Vertrektijd BIP (verwachte datum van vertrek buitengrenscontrolepost) | nieuw optioneel veld |
Economic operator ID-type (keuze voor TNT, EORI, VEN of BTW nummer) | nieuw optioneel veld |
Transhipment land (vlag) van vervoersmiddel | nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie |
Documenttype | Deze lijst is aangepast door de NVWA:
De volgende documentcodes zijn beschikbaar: - 705 Bill of Lading (voorheen gemeld als ‘overig document’) |
Land van certificeren | nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie |
Land van oorsprong | nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie |
Veld | Aanpassing |
Consumentenverpakking | Nieuw verplicht veld (ja/nee) |
Batchnummer | Nieuw optioneel veld |
Aanvullende eenheden | Nieuw optioneel veld |
Gewichten | Nu ook in grammen in te vullen, scheidingsteken “.” |
GN producttype | nieuw veld indien goederenclassificatie ‘product’, automatisch aangevuld bij GN-klasse/familie |
GN scientific name | nieuw veld indien goederenclassificatie ‘product’, automatisch aangevuld bij GN-klasse/familie |
Veld | Aanpassing |
Economic operator ID-type (lijst met TNT, EORI, VEN, BTW) | nieuw optioneel veld om Economic Operator ID-nummer te duiden/classificeren |
Adresgegevens voor ‘geadresseerde’ | Vervallen, niet langer relevant voor Traces NT |
Het filter zoekveld werkt niet. Ik kan bezoek of containers niet vinden
Het filter werkt op verschillende manieren. Zorg er altijd voor dat je het juiste datumbereik hebt geselecteerd.
Gebruik je de zoekbalk? Gebruik minstens 3 karakters om te vinden wat je zoekt.
Kan ik de systeemkoppeling en de webschermen tegelijkertijd gebruiken?
Ja. Als u gebruik maakt van de systeemkoppeling heeft u ook altijd toegang tot de webschermen.
Als u een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de webschermen. Andersom werkt dit ook; als u een B/L koppelt in de webschermen, ontvangt u de updates ook via de API in uw in-huis systeem.
Ik heb reeds een systeemkoppeling vanuit ladinginformatie, kan ik deze blijven gebruiken?
De systeemkoppeling van ladinginformatie werkt voorlopig ook voor het koppelen van lading in Cargo Controller. Hiervoor zijn geen aanpassingen aan uw kant nodig.
Tot 31 maart 2022 kunt u uw huidige EDI-koppeling in combinatie met Cargo Controller ongewijzigd blijven gebruiken. Per 1 april 2022 stopt Portbase de ondersteuning van de EDI-koppeling. Cargo Controller is vanaf dan enkel beschikbaar via het web of de nieuwe API-koppeling. De EDI-koppeling wordt niet doorontwikkeld. Nieuwe functionaliteiten worden enkel ontwikkeling in de nieuwe API. Wij raden u aan om zo snel mogelijk over te stappen naar de nieuwe API-koppeling.
Is er een systeemkoppeling beschikbaar?
Cargo Controller is beschikbaar als API voor een directe koppeling met uw inhuis-systeem.
Indien u gebruikt wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen u bij de aansluiting op onze systeemkoppeling.
Kijk voor de specificaties van onze API op onze developer portal.
Moet ik elke equipment op de B/L apart toevoegen?
Nee. Cargo Controller werkt op basis van B/L's. Bij het invoeren van een combinatie van een B/L en één equipmentnummer haalt Cargo Controller automatisch de volledige B/L op met alle equipments daaronder. Het is daarom niet nodig om elke losse equipment van de B/L in te voeren.
Waar vind ik de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ van mijn GGB aangifte?
De NVWA staat bij veterinaire lading via ferry-operators toe dat de document controle (D-controle) kan worden uitgevoerd op basis van een kopie van uw het certificaat. Uw GGB-aangifte krijgt dan de status 'D-conform in afwachting van origineel', ook bekend als een 'voorlopige D-conform'.
U kunt de ferry-terminal verlaten nadat u bij de Douane aantoont dat uw zending de status 'D-conform in afwachting van origineel' heeft.
U kunt deze status op twee manieren aantonen:
Zowel de pdf als de e-mail notificatie bevatten de informatie (GGB-nummer, GGB-status, en equipment-nummer) waarmee u bij Douane de status van de goederen aantoont.
Kan ik het overviewscherm sorteren?
Ja dat kan. Door in de balk te klikken op Visit / Handling / Status kunt u het overzicht naar wens sorteren van A-Z of Z-A.
Bekijk de overige manieren om te filteren in de Quick Start Guide onder de tab ‘Statusinformatie & Filter’
Kan ik meerdere containers (ineens) voormelden?
Ja dat kan met de ‘kopieer voormelding’ functie. Hiermee is het mogelijk om van een bestaande voormelding alle gegevens behalve het containernummer te dupliceren, om zo snel een nieuwe voormelding te maken.
Daarnaast is er de mogelijkheid om middels een excel-lijst met voormeldingen aan te maken en deze te upload.
Een template is te vinden op het overzichtsscherm.
Kan ik meerdere zoektermen gebruiken in de zoekbalk?
Ja, dat kan. U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie.
Hoe ga ik snel en effectief door de invulvelden heen?
Om snel door de datumvelden te gaan kunt u het eerste het veld (deels) invullen en vervolgens met tab doorspringen naar het volgende veld.
Datumvoorbeeld: het systeem pakt automatisch de complete datum van de huidige maand nadat de dag van de maand (bijv. 15) is ingevuld en tab op het toetsenbord is ingedrukt.
Waar kan ik de historie terugvinden voor o.a. het berichtenverkeer tussen mijn organisatie en de terminal?
Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.
Wat betekenen de woorden Detached, Expected, In Operation, Completed?
Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:
Note: Niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.
Is de applicatie er ook in het Nederlands?
De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.
Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”
Kan de minimum call size worden aangepast?
De minimum call size check in MCA Barge is voor afspraken bij ECT Delta/Euromax en RWG van toepassing. Deze terminals kunnen de minimum call size per visit aanpassen. Dit zal echter bij hoge uitzondering worden toegestaan.
Neem hiervoor contact op met ECT CAL of RWG Berthplanning.
Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?
Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.
Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.
U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:
U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.
Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.
Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?
Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.
Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.
Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.
Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?
Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:
Bedrijf | SCAC | Voorbeeld | Extra toelichting |
CLdN | CLVW | CLVW0012345678001 | “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
DFDS / KVSA | DFDS | DFDS123456780001 | “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0) |
P&O Ferries | PONF | PONFHU12345678001 | “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
Stena Line | STNL | STNL0012345678001 | “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer |
Zijn de documenten van mijn exportzending goed voorgemeld bij de terminal?
Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Indien u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.
Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.
Hoe ziet het boekingsnummer voor ferryoperators eruit bij de voormelding van exportzendingen?
Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.
Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:
Bedrijf | SCAC | Voorbeeld | Extra toelichting |
CLdN | CLVW | CLVW0012345678 | “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) |
DFDS | DFDS | DFDS12345678 | “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) |
P&O Ferries | PONF | PONFEU12345678 | “PONF” & “EU” & boekingsnummer (8 posities) |
Stena Line | STNL | STNL0012345678 | “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) |
Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.
Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?
In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:
Wat betekenen de statusmeldingen (‘bolletjes’) in Melding Export Documentatie?
In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen.
Drie statusmeldingen aan de linkerkant:
De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt.
Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.
Status achter het boekingsnummer:
Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?
Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:
Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.
Hoe kan ik meerdere documenten tegelijk voormelden?
Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’
Mijn goederen gaan van Nederland naar Ierland, moet ik een voormelding doen?
Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.
Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:
Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.
Is Melding Voedsel en Waren geschikt voor het meldingen van ‘levende dieren’?
Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.
Until what point can I amend a manifest?
Every import manifest sent to Customs can be amended up to 90 days after arrival and forwarded to Customs. Changes can be made without proof within 72 hours. After 72 hours, Customs may request more information.
How do I report a next vessel under transhipment container in IFTMCS?
If you want to add the data for the connecting feeder to the IFTMCS message, you can do so in the TPL segment.
Only the means of transport and the transport means name are extracted. We do not use any of the other fields.
TPL+SEA:::VSZP7'
It is not possible to add the voyage number. We have agreed with ECT Delta Terminal that instead of the vessel name, the radio call sign can be entered in this field. In the TPL segment, you only specify the follow-up modality. If you want to specify a next vessel, fill in the combination with the call sign or vessel name.
Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)
How should cargo that stays within the port be reported?
If, for example, cargo is loaded at ESSO and then unloaded at VOPAK, this does not have to be reported in the PCS.
However, a transport document will have to be created.
How should I submit my empty containers?
Empty containers should always be submitted with a 4 in the EQD segment.
If they are submitted with a 5, it means they are full.
An example of an empty container;
EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'
You must declare all containers as either empty or full on one B/L. Please note: no mixed B/L with full and empty containers. Outgoing to Customs, this will be entered in the process as 'E', provided no other status is entered in the screen for custom status.
Documenttype: wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?
Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.
T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.
T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.
Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).
Hoe stel ik e-mailnotificaties in?
Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen.
Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘My profile’ voor ‘Notificatie instellingen’. In de sectie ‘ECS Notificatie (voor Expediteurs)’ vindt u de beschikbare notificaties voor exportzendingen.
Bij aankomst terminal kan de Douane aangeven dat het document/MRN niet geaccepteerd wordt. De zending is geblokkeerd en zal niet geladen worden. Portbase adviseert om onderstaande notificaties aan te zetten zodat u een mail ontvangt en contact kan opnemen met de Douane:
Vul het mail adres in naast het bericht dat u wilt ontvangen en selecteer ‘Opslaan’ onder aan de pagina.
Is het mogelijk om een statusaanvraag te annuleren?
In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.
Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.
Wat voor zegelnummer/seal number vul je in bij een FLAT?
U mag hier FLAT of TANK invullen.
Hoeveel karakters zijn toegestaan in het zegelnummer/seal number?
Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.
Kan ik mijn containergegevens/-tijdslot nog aanpassen als de status ‘In operation’ is?
Helaas is het niet meer mogelijk om containers aan te passen wanneer de containerstatus ‘In operation’ is.
Ik wil graag de aankomsttijd aanpassen, waar en hoe doe ik dit?
Mocht de aankomsttijd van een truck veranderen, dan kunt u de ETA vanuit het overzichtsscherm aanpassen.
Klik hiervoor op de handling. Pas de aankomsttijdstip/ETA aan. Klik vervolgens op ‘Update Visit’.
Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding.
Hoe kan ik mijn voormelding annuleren?
U kunt uw voormelding verwijderen door de container aan te vinken en onderaan op de knop ‘Cancel container’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal. Hierdoor wordt een annuleringsbericht verstuurd aan de terminal, die deze zal verwerken zodat ook aan de terminalzijde de voormelding ‘Cancelled’ is.
Ook is het mogelijk om een voormelding te ontkoppelen van het bezoek. Selecteer de container en klik onderaan op ‘Detach container’. De container is daarna als statusaanvraag terug te vinden onder het kopje ‘Detached’.
Voor welke (inland)terminals en depots heb ik een TAR-code nodig?
De overige terminals (Hutchison Ports ECT Euromax en Hutchison Ports ECT Delta) gebruiken geen TAR codes.
Deze informatie kunt u ook vinden in de functionaliteit matrix onder belangrijke links.
Welke terminals ondersteunen status requests en welke ondersteunen updates en cancels van voormeldingen?
Onder ‘belangrijke documenten’ staat de Functionaliteit Matrix. Hierin is per terminal te vinden wie welke berichten ondersteunt.
Wat is IAMConnected?
Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.
Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?
Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact opnemen met onze Customer Service.
Wat is Cargo Controller?
Met Cargo Controller maakt u de overstap van ladinginformatie naar ladingregie. Volledige track & trace van binnenkomende schepen, equipments én inzicht in de ladingdetails. Vanuit hetzelfde scherm regisseert u bovendien alle vervolgacties. Cargo Controller is een doorontwikkeling van onze service Ladinginformatie. Lees hier wat de service Cargo Controller voor u kan betekenen.
Welke sleutel heb ik nodig om de data te ontvangen (te abonneren)?
- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO
Wat is de dekking van de data?
Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.
Op containerniveau:
Terminal | Type | Losbevestiging | Gate-Out | Importdocumentatie |
Hutchison Ports ECT Delta | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) | Beschikbaar: status verzonden |
Hutchison Ports ECT Euromax | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) | Beschikbaar: status verzonden |
Rotterdam World Gateway | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar | Beschikbaar: status verzonden |
APM terminals Rotterdam | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar | Beschikbaar: status verzonden |
APM Terminals Maasvlakte II | Deepsea | Beschikbaar | Beschikbaar | Beschikbaar: status verzonden |
Rotterdam Short Sea Terminals | Deepsea & Shortsea | Beschikbaar | Beschikbaar voor Noordzijde, Zuidzijde volgt binnenkort | Beschikbaar: status verzonden + Geaccepteerd / Afgekeurd |
Zijn inlandterminals en empty depots ook aangesloten?
Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.
Waar is de ETA-informatie op gebaseerd?
De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.
Zijn de webschermen terug te vinden in mijn huidige PCS-account?
Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.
Is er ook een app?
Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.
Kan ik e-mail notificaties instellen?
Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd
Kunnen mijn partners in de logistieke keten hetzelfde zien?
Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.
Is het overzicht real-time?
Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.
Is er een back-up procedure bij een storing? Waar kan ik die vinden?
In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.
In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.
Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Customer Service, via 088 – 625 25 25 of Customer Service.
Waar kan ik de historie (logboek) inzien?
Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande printscreen).
Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.
Let op: zoeken binnen het logboek kunt u doen door middel van de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.
Kan ik een geannuleerde rotation/visit nog inzien?
Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in de webschermen van MCA Barge en MCA Rail.
De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested".
Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge / MCA Rail.
Hoe kan ik mijn voormelding/statusverzoek, visit of rotatie terugvinden?
Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.
Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.
Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.
Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.
Gewenst resultaat: overzicht met alle handlings van containers | Zoektermen |
die geladen worden | Loading |
die gelost worden | Discharge |
met containernummer ABCD6170760 | ABCD6170760 |
met boekingsnummer/vrijstelreferentie
REF6170760 |
REF6170760 |
die gelost worden waarvan de voormelding is afgewezen | rejected discharge |
die geannuleerd zijn | Cancelled |
die leeg zijn en gelost zijn | empty discharged |
met shipping company 'Orient Overseas Container Line Ltd' | OOCL |
die geblokkeerd (Blocked) zijn | BLC |
waarvan de documenten niet in orde zijn (Customs Documents Missing) | CDM |
Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.
Code | Omschrijving |
BCO | Before cargo opening |
BLA | Blocked by shipping line |
BLB | Blocked by security |
BLC | Blocked due to customs |
BLD | Blocked by fire brigade |
BLI | Blocked by inspection |
BLN | Blocked due to difference in container number between delivery order and physical container |
BLP | Blocked by police |
BLT | Blocked by terminal/Not present |
CDM | Customs documents missing |
COA | Container not available |
COK | Container OK |
COR | Container not released/Booking status |
COU | Container unknown |
CTV | Cancel Terminal Visit |
DUP | Duplicate order |
ORA | Booking already in use |
ORN | Booking number unknown/Carrier or container lessor unknown |
OTH | Other |
QQQ | Conditionally accepted |
RUB | Message has error in specified EDIland category, ie. RUB76.1 |
BOF | Booking status |
BON | Size/type |
NNG | Booking number unknown |
VES | Vessel unknown |
Kun je MCA Rail ook op je smartphone en tablet gebruiken?
Ja, dat is mogelijk.
Welke browsers worden ondersteund?
Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).
Hoe kan ik e-mailnotificaties instellen voor voormeldingen en/of visits?
Via het tabblad ‘Configuration’ in MCA Road, MCA Barge en MCA Rail kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.
Let op- indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.
E-mail containers
Het is ook mogelijk om direct vanuit MCA containerstatussen te mailen naar uzelf of een extern e-mailadres.
Wat betekenen de getoonde cijfers op het rotatie en visit scherm?
Wanneer er bijvoorbeeld 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.
Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.
De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.
Kan ik nog steeds het connecting zeeschip opgeven op terminalbezoekniveau?
Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.
Hoe voeg ik meevarende barge operators toe?
Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.
Bestaat er een excel upload voor het uploaden van handlings in MCA?
Ja, er bestaat een excel upload voor MCA Road, MCA Barge en MCA Rail.
Stappen excel uploaden:
Als ik vanuit mijn eigen planningsysteem een statusaanvraag van de visit afhaal, wat gebeurt er dan?
MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.
Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.
U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Bekijk de tabel voor functionaliteitondersteuning hier.
Ik heb een voormelding ingestuurd vanuit ons planningsysteem. Kan ik dan een nieuwe voormelding en/of statusaanvraag insturen?
Wanneer u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:
Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.
Welk documenttype moet ik voor mijn export documentatie gebruiken?
Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.
Waarom moet ik als barge operator overstappen van EDI (Barge Planning) naar API ( MCA Barge)?
API is de nieuwe standaard in IT. Overstap is noodzakelijk voor een toekomstbestendige dienstverlening. Een groot voordeel in relatie tot MCA Barge is dat u ook uw bezoeken en rotaties rechtstreeks vanuit uw eigen systeem kunt gaan melden (in plaats van apart via webschermen).
Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?
De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.
De werkwijze vereist twee acties:
Screenshot 1: "goods item details"
Screenshot 2: "produced documents"
Werkwijze via systeemkoppeling
Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:
Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.
Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.
Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?
Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.
Wat is het verschil met Ladinginformatie, daarin wordt toch ook de losbevestiging gestuurd?
Dat klopt, Ladinginformatie bevat nog meer gegevens en heeft als nadeel dat maar één klant gekoppeld kan worden aan een container. Dataservices zijn voor meerdere klanten in de keten bestemd en kunnen per container aan een oneindig aantal klanten gekoppeld worden.
Wat is het verschil met de bestaande service losbevestigingsrapportage?
Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.
Hoe lang nadat de container gelost is kan de klant nog een losbevestiging aanvragen?
Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).
Is er een maximumaantal aanvragen per klant?
Nee.
Na hoe lang vervalt de aanvraag voor een Losbevestiging?
Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).
Kan de klant de Losbevestiging ook via een webscherm inzien?
Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.
Terminal: kan ik mij via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?
Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:
Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.
Terminal: kan ik handmatig de aankomst van een transport equipment melden?
Ja, dat is mogelijk:
Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.
Wat is het verschil tussen equipmentnummer en zendingsnummer voor import zendingen?
Melding Import Documentatie kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.
CLDN: CLVW0012345678001
DFDS/KVSA: DFDS123456780001
P&O: PONFHU12345678001
Stena Line: STNL0012345678001
In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.
Waarom moet ik soms een zendingsnummer opgeven en soms een equipment number?
Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).
Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:
CLDN: CLVW0012345678001
DFDS/KVSA: DFDS123456780001
P&O: PONFHU12345678001
Stena Line: STNL0012345678001
Ik kan de gewenste terminal niet kiezen, hoe komt dit?
De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.
Ik weet niet welke modaliteit ik moet invullen
Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.
Welke terminals ondersteunen een acceptatiebericht?
Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.
In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee
Welke ladingstromen (containers/zendingen) worden door iedere terminal ondersteund?
Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.
In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’
Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?
Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:
Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.
Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?
Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.
Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:
LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).
Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.
Hoe moet ik “Narcotics” bij elkaar optellen?
Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.
Welk documenttype moet ik voor mijn import documentatie gebruiken?
Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)
User Management: Ik zie geen services onder ‘My Services’
De user manager heeft u dan nog niet toegevoegd in de gebruikersgroepen. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie dit is neem dan contact op met de Service Desk.
Welke gegevens moet ik opnemen in het STO bericht?
In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.
Kan ik straks ook Melding Proviand/Bunkers via de nieuwe Portbase service doen?
Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.
Ik ontvang geen e-mailnotificaties (meer), hoe kan dit?
Mogelijk hebt u in het verleden gebruik gemaakt van e-mailnotificaties uit de service Melding Lading Import of Douane Scan Proces. Per 1 november 2017 zijn deze e-mailnotificaties komen te vervallen. U dient zich te abonneren op de e-mailnotificaties van Inspectieportaal. Zie de Quick Start Guide van Inspectieportaal om te weten hoe u de e-mailnotificaties (opnieuw) kunt instellen.
Hoe kan ik een TAR-code koppelen?
Koppelen TAR-codes:
Door de nieuwe container(s) te koppelen aan het bestaande bezoek hoeft u geen datum en tijd in te geven.
Ik ontvang ook inspecties van andere overheidsinstanties, kan ik deze inspecties ook in het Inspectieportaal zien?
Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.
Welke havens doen mee?
Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.
Wordt de terminal automatisch geïnformeerd over de inspectie?
Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.
U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.
Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:
Terminal | Type koppeling | Bijzonderheden |
Hutchison Ports Delta II | Systeemkoppeling | |
APM Terminals Maasvlakte 2 | Systeemkoppeling | |
Hutchison Ports ECT Delta | Systeemkoppeling | Fysieke inspecties handmatig via terminalwebsite blokkeren |
Hutchison Ports ECT Euromax | Systeemkoppeling | |
Rotterdam World Gateway | Systeemkoppeling | |
Rotterdam Short Sea Terminal |
Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?
De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.
Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).
09 dec 2022 | Wijzigingen in afvalstoffen, gevaarlijke stoffen en security
Besluit havenontvangstvoorzieningen (geldt voor álle havens)
Sinds juni 2022 is het “Besluit havenontvangstvoorzieningen” van kracht:
Regeling - Besluit havenontvangstvoorzieningen - BWBR0017136 (overheid.nl)
Per 1 januari 2023 treden hierop ook de aangepaste havenafvalplannen van de zeehavens in werking.
Door deze herziening verandert voor scheepsagenten het volgende:
Wijzigingen in de security melding (geldt voor álle havens)
In dat geval dient u de juiste reden te kiezen.
Wijziging ‘Pollution category’ in de melding gevaarlijke stoffen
Bij het melden van gevaarlijke en schadelijke stoffen die in tanks worden vervoerd, zijn er soms maar kleine verschillen in de productnamen. Met het toevoegen in PCS van de bijbehorende ‘Pollution category’ wordt het kiezen van de juiste productnaam eenvoudiger. De ‘Pollution category’ is alleen van toepassing op stoffen genoemd in de IBC-code.
Melden droge BULK lading
Het blijkt onduidelijk te zijn welk type droge bulklading men verplicht is om te melden en wat niet meldplichtig is. Om misverstanden te voorkomen, zijn alle bulkstoffen (genoemd in de IMSBC-Code), die volgens de IMO los gestort vervoerd mogen worden in het PCS opgenomen.
In de IMSBC-code is bulklading verdeeld in vier groepen. Alleen de stoffen die geclassificeerd zijn in de
B-groep of de A+B groep zijn verplicht om te melden. Zie de link onderaan voor meer details.
SEED CAKE
Bijzondere aandacht voor seed cake: Behalve dat er zes entries zijn voor seed cake, waarvan er vier onder de meldplicht vallen, is seed cake een verzamelnaam voor allerlei rest producten uit de olieslagerij. De resterende hoeveelheid olie in combinatie met vochtgehalte van het materiaal bepaalt de te gebruiken entry (zie overzicht seed cake materials).
Granen, mais en dergelijke vallen niet onder de IMSBC code, maar onder de Grain-code en kennen geen meldplicht. Behalve als de lading behandeld is met een fumigant, dan is een melding aan de havenmeester vereist. Voor deze landbouwproducten is de entry “Fumigated Agro products or has been treated with fumigant” beschikbaar onder “HOLD” (droge bulk). In de details blijft een vinkje voor “Cargo fumigated” nodig met de daarbij behorende informatie. Zie de link onderaan voor meer details.
Melden MARPOL annex 1 lading
Fabrikanten van smeeroliën, hydrauliek oliën, drilling oliën, proces oliën of halffabricaten geven hun producten een handelsnaam met een nummer. Het assortiment aan producten blijft continu uitbreiden, maar andere verdwijnen ook weer van de markt. Om toch het laatste nieuwe product te kunnen melden, zijn er entries gemaakt voor de subcategorie waar de handelsnaam onder valt.
Bijvoorbeeld:
Bij de details kun je als ‘remark’ de handelsnaam vermelden.
Contact
Neem bij vragen contact op met de Customer Service van Portbase.
Downloads
10 okt 2022 | Douane – handhaving sanctiemaatregelen pakket 6
De Douane houdt toezicht op het naleven van de sanctiemaatregelen ten aanzien van de gesanctioneerde goederenstroom waaronder de maatregelen die zijn ingesteld tegen Rusland. Op 3 juni 2022 heeft de Europese Unie (EU) het 6e sanctiepakket tegen Rusland aangenomen. Eén van de maatregelen is dat er in de EU een verbod is op de aankoop, invoer en overdracht van ruwe olie en
geraffineerde olieproducten uit Rusland.
13 sep 2022 | Aanvraag Bevaren Oude Maas via MyPort
Vanaf 15 september kunt u de bekende aanvraag Bevaren Oude Maas indienen via MyPort in plaats van via een mail naar het HCC. Het HCC krijgt de aanvraag dan digitaal binnen en zal deze ook digitaal afhandelen. De beoordeling krijgt u ook terug in MyPort.
Het nieuwe aanvraagformulier kunt u vinden in MyPort bij de bestaande aanvragen voor Afmeren Ligplaats buiten de petroleumhaven, Werkzaamheden en Transporten. MyPort kunt u bereiken via de IAM connected inlogpagina en dan door te kiezen voor de MyPort tegel.
07 jul 2022 | Update over de herbouw van de service Transitaangifte
In ons eerdere bericht over de herbouw van de service Transitaangifte, heeft u kunnen lezen dat de service een belangrijke upgrade krijgt.
Wij zijn verheugd te melden, dat vanaf 5 september alle klanten worden overgezet op deze herbouwde service.
Dit betekent dat u nieuwe aangiften aanmaakt in de nieuwe service en bestaande aangiften kunt afmaken en inzien in de oude service.
17 mrt 2022 | Belangrijke upgrade voor de service Transitaangifte
De service Transitaangifte krijgt een belangrijke upgrade.
Na een intensieve voorbereiding zijn we in maart gestart met een pilot voor Transitaangifte 2.0.
Via deze service is de transitaangifte nog eenvoudiger in te dienen.
2022 July – Pre-notification status warning
20 jun 2022 | Diverse verbeteringen in Melding Schip
De komende periode zetten wij diverse verbeteringen live in de service “Melding Schip”. Bij elke wijziging die live wordt gezet, tonen we in het PCS de bekende pop-up.
Filter Visit Overview in het overzichtsscherm kunt u vanaf nu diverse filters instellen zodat u uw bezoeken nog sneller vindt.
Zoekfunctie zeeschepen
Er is een tip toegevoegd aan het zoekveld. Wanneer gezocht wordt op een exacte match, dan moet de zoekterm tussen “aanhalingstekens” worden gezet.
Terugkoppelen actuele diepgang én PBP
Als een schip operationeel contact krijgt bij Maasaanloop komt het voor dat de diepgang niet correct is gemeld. Stel er is een verwachte diepgang gemeld van 13,90 meter en Maasaanloop hoort bij operationeel contact dat dit 14,40 meter is. Op dat moment registreert de havenmeester een actuele diepgang van 14,40 meter én wijzigt de Pilot Boarding Place i.v.m. een diepgang van > 14,30 meter van Maascenter naar Euro13. Het PCS kent alleen een verwachte diepgang. Deze wijzigt niet en de PBP blijft op Maascenter staan. Dit is nu opgelost door ook de actuele diepgang terug te koppelen naar het PCS én de PBP wijziging te synchroniseren naar het PCS. De agent kan het schip nu beter informeren m.b.t. de locatie waar de loods aan boord komt (Euro13). Idealiter meldt de agent een correcte diepgang (first time right) zodat het Loodswezen niet verrast wordt bij het plannen van een (juiste) loods.
Terugkoppelen LOA geaccepteerd
Tijdens een aangepaste loodsdienst (voor kleine of voor alle schepen), waarbij de loods niet aan boord kan door slecht weer, komt het schip in sommige gevallen in aanmerking voor een ‘Loods op afstand’ (LOA). Als de betreffende velden correct in het PCS zijn ingevuld, wordt er door het Loodswezen en de havenmeester beoordeeld of het schip met een loods op afstand naar binnen/buiten mag. Als hier toestemming voor wordt gegeven (‘LOA geaccepteerd’), is dat direct zichtbaar bij de betreffende reis in het PCS.
Oude reizen verwijderen
Op het HCC zien wij veel oude reizen in ons systeem staan, soms wel maanden oud. Dat vertroebelt ons werk en vragen u daarom vriendelijk om deze zo snel mogelijk te verwijderen. Wij blijven dit monitoren en spreken het betreffende agentschap erop aan als de onwenselijke situatie voortduurt.
Met vriendelijke groet, ook namens Port of Amsterdam en Portbase,
Louis van Waasdijk
Projectmanager Divisie Havenmeester (Rotterdam)
Tel: +31 (0)6 1093 8114
Klik hier om het volledige bericht in PDF te openen en/of te downloaden
2022 – June: Change in webhook registration, added error e-mail notifications
2022 – May: Labels, vessel labels, reusable labels and improved ATA notification
07 mrt 2022 | Eerste stap in koppeling Portbase en Enigma+ zorgt voor efficiëntie voor scheepsagenten
Na een succesvolle pilot is de basiskoppeling tussen Portbase en Enigma+ actief!
Samen met North Sea Port hebben wij gekeken naar de wensen van de scheepsagenten en is de koppeling voor de melding aan de havenmeester gerealiseerd tussen Portbase en Enigma+.
Vanaf 7 maart kunnen alle scheepsagenten gebruik maken van deze nieuwe functionaliteit.
12 jan 2022 | Terugkoppeling 2e evaluatie nieuwe werkwijze inkomende reizen
Op 12 januari vond de terugkoppeling van de tweede evaluatie nieuwe werkwijze inkomende reizen plaats.
De presentatie en video bekijkt u hier.
2022 – March: Coverage in Vlissingen / Zeebrugge and more
In collaboration with North Sea Port, Portbase establisched a connection with the Enigma+ platform. As a result, the Actual Time of Arrival (ATA) and Actual Time of DeparturATD updates for vessels arriving in Vlissingen or Terneuzen, (at terminals Kloosterboer, ZZC and Verbrugge) can now be tracked in Cargo Controller.
The status cut and run is normally shown when a discharge confirmation is not received and the vessel has already departed from the terminal. In reality in many situations the equipment has been discharged, but merely has not been confirmed yet through a confirmation message. The cut and run status is therefore often misleading. As of now the status ‘cut and run’ is renamed to ‘discharge not confirmed’, which better reflects the actual status.
2022 – February: Withdraw document notified to ECT
As of today you can withdraw incorrect document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) via Notification Import Documentation.
Read in the Quick Start Guide of Notification Import Documentation how the new functionality works.
For other terminals document can only be withdrawn by contacting the terminal directly. please find the contact details in this FAQ.
In addition: Document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) contain an additional status 'Processing'. This status is displayed when the terminal has received the pre-notification correctly, but has not yet been able to process it in the TOS-system. After processing, the successive status will be 'Accepted' or 'Rejected'. Usually the status processing will change to 'accepted' once the container is discharged.
2021 – November: Improved ETA
Good news! As of today we introduce a major improvement to the vessels estimated time of arrival in Cargo Controller. Where we used to show only the ETA for port entry, we now automatically update the vessel ETA with arrival at the first berth (as soon as known). This ETA will be much closer to the actual time of arrival of the vessel.
Find out below where you can see the vessel ETA.
The improved ETA is also updated in the Cargo Controller API. Find the most recent specs at developer.portbase.com.
2021 sept: download feature + added search filter by date
2021 – August: Improved vessel tracking and more
Improvements
2021 – July: Labels, new filters, broad inspection coverage and many more
New Features
Improvements
Ik heb een RCI-nummer, maar krijg geen toegang tot de terminal. Hoe kan dat?
Aan de poort bij de ECT terminals wordt een controle op het EAN nummer uitgevoerd. Het EAN nummer in de voormelding moet overeenkomen met het EAN nummer op de Cargo Card van de chauffeur.
Indien u een transport uitbesteedt aan een andere vervoerder (of een uitzendkracht inzet), dan moet dit in de uitvoerende vervoerder (executing charter) worden opgegeven. U kunt exceuting charter wijzigen door deze toe te voegen (of te verwijderen indien nodig) en vervolgens op UPDATE VISIT te klikken.
Tot wanneer kan ik de RCI via de E-services van ECT aanvragen?
Dit kan tot 1 november 2022.
Wat is een Remain-on-Truck container?
Een container die op de truck blijft staan tijdens bezoek aan de terminal. De Remain on Truck functie is enkel voor ECT+Euromax van toepassing. In de toekomst wil ECT+Euromax dit oplossen aan de gate en wordt het proces hetzelfde als bij de andere terminals.
Is het invullen van een kenteken verplicht?
Nee dat is niet noodzakelijk. Het kan wel handig zijn voor uw eigen administratie en/of planning.
Wat is er tijdens de introductie van RCI gecommuniceerd en aan wie?
Er is een nieuwsbericht op de website van ECT geplaatst, een mailing gestuurd naar de huidige RCI-gebruikers binnen de E-services en er is een servicebericht in de ECT-app geplaatst. Daarnaast is er een nieuwsbericht op de website van Portbase geplaatst, een mailing uitgestuurd naar klanten die MCA Road gebruiken en een bericht in de service MCA Road geplaatst.
Kan ik een RCI aanvragen als ik een lege container met alleen een boekingsnummer wil komen afhalen?
Nee, dit is vooralsnog niet mogelijk. Om RCI te verkrijgen dienen de containernummers altijd bekend zijn. ECT werkt aan een oplossing om dit in de toekomst wel mogelijk te maken. Dit houdt in: het nomineren van een containernummer door ECT aan de hand van een boekingsnummer.
Kan ik een charter aanpassen zonder de voormelding te cancelen?
Ja, dat is mogelijk. Wijzig de charter en klik op Update visit.
Krijg ik voor een container waarvoor een FIAT OPSLAG van toepassing is een RCI?
Ja, dit is mogelijk.
Waar vind ik het RCI-nummer?
Zodra ECT/Euromax een voormelding beantwoord en een RCI-nummer toekent, is deze terug te vinden in het TAR-veld, zoals u ook gewend bent van andere terminals.
Ik wil gebruik maken van RCI. Moet ik mij ergens aanmelden?
Nee, dat is niet nodig. U ontvangt bericht zodra ECT de functie RCI beschikbaar voor u maakt.
Het equipment is niet ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het equipment (trailer- of containernummer) aanpassen, toevoegen of verwijderen?
Alle wijzigingen van de voormelding totdat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier
Voordat een zending succesvol is ontvangen op de terminal kan het boekingsnummer gewijzigd worden door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. In het hoofscherm ziet u de verschillende voormeldingen. Selecteer ‘Documentnummer’ van de voormelding welke u wilt wijzigen. Een nieuw schermt opent.
Een equipmentnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect equipmentnummer te verwijderen. Het nieuwe equipmentnummer dient samen met de boeking geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’.
Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’. Ook kunt u linksonder de gehele voormelding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.
Het equipment is ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het equipment (trailer- of containernummer) aanpassen, toevoegen of verwijderen?
Alle wijzigingen van de voormelding nadat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door de terminal. De Customer Service afdeling van Portbase kan geen gegevens aanpassen of verwijderen. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier
Afhankelijk van de terminal kan er direct contact opgenomen worden of gaan wijzigingen via de rederij. Klik hier voor de contactgegevens van de terminal.
Het equipment is niet ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het boekingsnummer aanpassen, toevoegen of verwijderen?
Alle wijzigingen van de voormelding totdat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier
Voordat een zending succesvol is ontvangen op de terminal kan het boekingsnummer gewijzigd worden door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. In het hoofscherm ziet u de verschillende voormeldingen. Selecteer ‘Documentnummer’ van de voormelding welke u wilt wijzigen. Een nieuw schermt opent.
Een equipmentnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect equipmentnummer te verwijderen. Het nieuwe equipmentnummer dient samen met de boeking geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’. Ook kunt u linksonder de gehele voormelding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.
Het equipment is ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het boekingsnummer aanpassen, toevoegen of verwijderen?
Alle wijzigingen van de voormelding nadat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door de terminal. De Customer Service afdeling van Portbase kan geen gegevens aanpassen of verwijderen.
Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier.
Afhankelijk van de terminal kan er direct contact opgenomen worden of gaan wijzigingen via de rederij. Klik hier voor de contactgegevens van de terminal.
Hoe weet ik of een equipment is ontvangen op de terminal?
In de service herkent u dat een zending is aangekomen door in het hoofdscherm onder ‘Status’ over het bolletje te hoveren bij een specifieke regel/voormelding. De status ‘vrijgegeven door PCS’ en ‘Inspectie door Douane’ geeft aan dat uw zending succesvol is ontvangen op de terminal.
Nadat het equipment succesvol is ontvangen op de terminal kan alleen de terminal aanpassingen doen. Mits de zending niet op een manifest staat; de rederij/cargadoor en terminal heeft deze informatie.
Wat zijn de contactgegevens van de Douane?
Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.
Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:
Voor ECS-lading | Voor NCTS-lading | |||
Land | telefoon | telefoon | ||
Nederland | 088 1566655 | nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl | 088 1566655 | nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl |
Duitsland | +49 40428202324 | nsd-ecs@zoll.bund.de | +49 40428202324 | nsd-ecs@zoll.bund.de |
België | +3225793333 | helpdesk.ecs@minfin.fed.be | +32 25763066 | ncts.be.helpdesk@minfin.fed.be |
Polen | +48126290154 | ecs.hd@kra.mofnet.gov.pl | +35 1218813942 | helpdesk@ncts-centrum.mofnet.gov.pl |
Het equipment is niet ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het documentnummer van de Douane aanpassen, toevoegen of verwijderen?
Alle wijzigingen van de voormelding totdat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier
Voordat een zending succesvol is ontvangen op de terminal kan het boekingsnummer gewijzigd worden door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. In het hoofscherm ziet u de verschillende voormeldingen. Selecteer ‘Documentnummer’ van de voormelding welke u wilt wijzigen. Een nieuw schermt opent.
Een documentnummer kan worden aangepast linksboven. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’. Ook kunt u linksonder de gehele voormelding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.
*Let op:Indien het equipment is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding altijd verwijderen en vervolgens een nieuwe vooraanmelding doen. Portbase stuurt dan alleen een nieuwe aankomstmelding aan de Douane.
Het equipment is ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het documentnummer van de Douane aanpassen, toevoegen of verwijderen?
Alle wijzigingen van de voormelding nadat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door de terminal. De Customer Service afdeling van Portbase kan geen gegevens aanpassen of verwijderen. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier
Contact eerst het Centraal Werkpunt Douane om een akkoord te krijgen voor de geplande wijzigingen. Klik hier voor de contactgegevens van het Centraal Werkpunt Douane.
Afhankelijk van de terminal kan er direct contact opgenomen worden of gaan wijzigingen via de rederij. Klik hier voor de contactgegevens van de terminal.
Let op: vraag altijd aan de terminal of rederij om het equipment te wijzigen in een fake/dummy equipment en laat een nieuwe regel/MED toevoegen. De vooraanmelding zal wel zichtbaar blijven, maar is onbruikbaar gemaakt.
Indien de wijziging van het documentnummer niet lukt kunt u contact opnemen met Customer Service.
Kan een manifest verstuurd worden aan de Douane als een laadbevestiging van een equipment ontbreekt?
Ja, het manifest kan zonder laadbevestigingen voor equipments verstuurd worden.
Informatie of een equipment geladen is door de terminal, wordt niet doorgegeven aan de Douane. Het document/de documenten behorend bij het equipment zal/zullen ook zonder laadbevestiging op het manifest staan.
Wanneer moet de Douane mijn manifest uiterlijk ontvangen / Wat is de deadline voor mijn manifest?
De Douane moet uiterlijk 1 werkdag na vertrek van het schip, het manifest ontvangen. Ook updates op het manifest moeten uiterlijk 1 werkdag na vertrek schip ontvangen zijn. Voor schepen die vertrekken op vrijdag, zaterdag en zondag kan het manifest 1 werkdag later worden ingediend. Het tijdstip van vertrek van het schip wordt niet meegenomen door de Douane om te bepalen of het manifest tijdig is ontvangen. Een overzicht van de officiële Nederlandse feestdagen staat hier.
Als de deadline niet gehaald wordt, adviseren wij het incomplete manifest te versturen en contact op te nemen met de Douane om de reden toe te lichten: Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl.
Voorbeeld 1:
Het schip vertrekt dinsdag – de Douane moet het manifest uiterlijk woensdag ontvangen.
Voorbeeld 2:
Het schip vertrekt vrijdag, zaterdag of zondag - de Douane moet het manifest uiterlijk dinsdag ontvangen.
Het lukt niet om meerdere documenten te selecteren bij ‘Document koppelen’, wat moet ik doen?
Door één regel te selecteren zullen, als het boekingsnummer gelijk is, alle documenten worden toegevoegd aan het manifest. Dit is niet zichtbaar maar gebeurd wel op de achtergrond in de systemen.
Waarom is het document niet gekoppeld aan het (de) equipment(s)?
Er zijn twee mogelijkheden waarom een document niet gekoppeld is aan een equipment:
Via ‘Document koppelen’ kunt een document koppelen op basis van Equipment.
Waar kan ik de status van mijn bestelling zien van de inkomende/verhalende/uitgaande reis?
De status wordt weergegeven in de tijdslijn op reisniveau. In onderstaand plaatje is de inkomende reis en verhaalreis bevestigt. Dit is te herkennen aan de groene vink
Hoe meld ik een reis naar Alblasserdam, Gorinchem, ’s Gravendeel, Hardinxveld-Giessendam, Krimpen aan den IJssel, Middelharnis, Nijmegen, Ridderkerk, Sliedrecht en Stellendam?
U moet een bezoek voor Rotterdam aanmaken en een ligplaats selecteren voor één van de bovenstaande havens. Dit is de huidige manier van werken.
Hoe meld ik een reis naar Bergen op Zoom, Foxhol, Groningen-stad, Kampen, Lauwersoog, Leeuwarden, Maasbracht, Maastricht, Roermond, Scheemda, Urk, Venlo, Veendam, Waterhuizen, Werkendam en West-Terschelling?
U moet deze haven selecteren als aanloophaven.
Voor reizen zonder NDV geldt een bestelperiode van 15 minuten. Kan een kapitein rechtstreeks diensten aanvragen?
Om diensten te bestellen moet primair nog steeds het PCS worden gebruikt. Als de aangifte van de reis al is gedaan, kan een reis zonder NDV ook worden aangegeven via VHF11.
Gedurende onderhoud van het PCS zijn er telefonisch diensten besteld. Moet de PCS-order achteraf worden bijgewerkt?
Dit is niet noodzakelijk. Orderstatus en ETD worden automatisch bijgewerkt. Andere gegevens worden niet bijgewerkt. Dit moet handmatig worden gedaan om een correcte administratie te garanderen.
Moet ik bellen als ik meer sleepboten nodig heb dan besteld?
De order moet worden gewijzigd in het PCS. Als er extra diensten worden besteld, wordt de bestelperiode opnieuw toegepast. Als de order binnen de initiële periode moet worden gewijzigd, dient u het HCC/HOC bellen om de opties te bekijken.
Moeten schepen met een diepgang van 14,23 meter of meer (semi-geulschepen) nog steeds telefonisch worden gemeld?
Nee, het HCC en HOC kunnen op basis van de diepgang bepalen of het schip een semi-geulschip is. De nautische dienstverleners zullen worden geïnformeerd.
Hoe kan ik de status van mijn order zien?
De order is ontvangen door PA en de nautische dienstverleners. De planning van de order is in behandeling.
De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners.
De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners. De ETD is echter gewijzigd door PA en de nautische dienstverleners.
De order wordt door PA afgewezen.
Wanneer belt het HCC/HOC mij over mijn order?
Indien het HCC/HOC of de dienstverleners een ander tijdstip van vertrek suggereren. In bepaalde andere gevallen kan het HCC/HOC op basis van hun kennis en ervaring besluiten u te bellen.
Wanneer ontvang ik terugkoppeling op mijn order?
Werkwijze sluisplanning Amsterdam: Wat betekenen de wijzigingen voor mij?
De voorgestelde wijzigingen in de werkovereenkomsten van de DSP hebben op de volgende manieren invloed op u:
Agenten wordt geadviseerd om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het aangeven van ETD's voor ligplaatsen, ongeacht of dit een reservering in de DSP activeert of niet.
De exacte wijzigingen zijn per 1 juni beschikbaar op de website van DSP: https://www.portofamsterdam.com/nl/sluisplanning
Welke havenmeester beoordeelt mijn melding van de reis?
Mijn lading staat in het overzicht ‘Nog niet bekend’, waar komt dit door?
Indien u een B/L met een equipment (en referentie) toevoegt, ziet u na het toevoegen in het scherm of de lading succesvol is gevolgd. Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L-ladingoverzicht.
Het kan ook voorkomen dat de B/L in het overzicht ‘Nog niet bekend’ wordt geplaatst. Dit komt meestal omdat de rederij de B/L nog niet bekend heeft gemaakt in Portbase. Registratie door de rederij vindt vaak één week voor aankomst plaats maar uiterlijk 72u voor aankomst.
Indien uw lading na dit moment nog steeds in het overzicht ‘Nog niet bekend’ staat, controleer dan eerst of de gegevens juist zijn ingevoerd. Indien de gegevens juist zijn kunt u contact opnemen met de rederij. Mogelijk is het B/L-nummer gewijzigd of heeft de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar Portbase.
Waarom duurt het soms langer dan gewenst voordat ik een reactie krijg van een terminal op mijn voormelding(en)?
De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.
Port Community System (PCS)
Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.
Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.
Terminal Operating Systems (TOS)
De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.
API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.
Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.
Transport Management Systemen (TMS)
Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.
Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met onze Customer Service, via +31 (0) 88 625 25 25 of per e-mail.
Moet ik een documentvoormelding doen voor lege containers en lege trailers?
Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer ophaalt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen.
De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal mogen verlaten.
Ik heb een uitvoeraangifte (EX-A) opgemaakt in het VK, kan ik deze voormelden in Melding Import Documentatie?
Nee. De uitvoeraangifte wordt alleen gebruikt om aan te geven dat goederen het Verenigd Koninkrijk verlaten.
Bij binnenkomst in Nederland zal een nieuwe aangifte gedaan moeten worden bij de Nederlandse Douane (bijvoorbeeld een invoeraangifte of transitaangifte). Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie.
Meer informatie over de meldingen tijdens het proces van controle en vrijgave bij de Douane.
Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.
Indien een controle plaatsvindt op de container, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.
De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.
Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".
Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.
Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.
Ik heb geen Confirmation of Exit (CoE) ontvangen?
De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:
Mocht u om één of andere reden geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan krijgt u na respectievelijk 30 en 125 dagen een bericht van de Douane dat voor het betreffende document nog geen Confirmation of Exit is gegenereerd. Als u een dergelijk bericht krijgt is een schermprint van onze Track & Trace ECS module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl
Als u uiteindelijk na 150 dagen niet heeft gereageerd wordt het document buiten werking gesteld, en is de lading van dit document voor de Douane nooit geëxporteerd. Een vervolgstap kan zijn dat de informatie door de Belastingdienst kan worden gebruikt om bij een BTW controle u alsnog te vragen wat er met de lading is gebeurd. Wanneer u geen afdoende antwoord kan geven, bestaat de kans dat u een navordering van de BTW krijgt.
Hoe controleer ik of er een document is voorgemeld bij de terminal?
Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:
Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.
Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.
Kan ik mijn container nog toevoegen aan de Barge als de status in operation is?
Helaas is het niet meer mogelijk om containers toe te voegen wanneer de barge onder de kraan ligt / status in operation heeft.
Waarom blijft mijn export document op ‘verzonden’ staan?
U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: +31 (0) 88-1566655. Zo niet, neem dan contact op met onze Customer Service.
Waarom blijft de TAE op ‘verzonden’ staan?
Vraag bij de Douane na of er storing is, via +31 (0) 88-1566655. Zo niet, neem dan contact op met onze Customer Service.
Waarom is mijn melding afgekeurd en hoe kan ik dit verhelpen?
Uw melding is afgekeurd met de melding
R059 Ongeldig adres Verzender
R060 Ongeldig adres Geadresseerde
R061 Ongeldig adres Importeur
R063 Ongeldig adres Afleveradres
U dient dit in uw melding aan te passen en de melding opnieuw te versturen.
U kunt de adressen controleren onder deze link van het VWA: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0001f.jsp
Bij Europese adressen dienen de postcode en de plaatsnaam exact overeen te komen met de gegevens zoals deze op de site worden getoond.
Bij niet Europese adressen dient de plaatsnaam exact overeen te komen. Wanneer de postcode te lang is om deze in het Portbase scherm in te vullen kunt u deze inkorten.
Vervolgens kunt u uw melding opnieuw versturen.
B/l blijft in de wachtrij staan, waarom loopt de aangifte niet door?
Indien u een B/L met een container (en referentie) koppelt, ziet u boven in het scherm of de koppeling succesvol is doorgevoerd. Het resultaat van de koppeling ziet u onderin het scherm onder het kopje ‘status’. Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L containeroverzicht.
Het kan voorkomen dat de B/L in de wachtrij wordt geplaatst. U kunt de oorzaak van het plaatsen in de wachtrij achterhalen door op de ‘i’ te klikken achter aan het koppel resultaat. Er zijn meerdere oorzaken mogelijk:
Oorzaak 1:
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat deze (nog) niet bekend is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is”.
Te ondernemen actie
Neem contact op met de rederij. Mogelijk is het container- of B/L nummer niet juist of de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar het PCS.
Oorzaak 2
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat organisatie … reeds aan dit B/L gekoppeld is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is.
Te ondernemen actie
Een andere organisatie heeft de B/L al gekoppeld. Neem contact op met de genoemde organisatie en verzoek hen het desbetreffende B/L te ontkoppelen.
Waarom is het manifest geweigerd/afgekeurd?
In de meeste gevallen wordt een manifest 'Afgekeurd' omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 9 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. Het manifest hoeft niet opnieuw verstuurd te worden. Als de Douane het bericht inleest zal de status van het manifest in de service wijzigen naar 'Geaccepteerd'.
In andere gevallen kunt u contact opnemen met onze Customer Service.
Waarom blijft mijn export document op ‘verzonden’ staan?
U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: +31 (0) 88-1566655. Zo niet, neem dan contact op met onze Customer Service.
Mijn document blijft op ‘verzonden’ staan, wanneer staat deze op ‘accepted’?
Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.
In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee
Waarom is mijn document niet zichtbaar bij de vervoerder?
De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met onze Customer Service.
Mijn container staat op de ECT terminal, alleen is er geen melding (‘Gate-in’) dat de zending gearriveerd is, hoe kan dat?
Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.
Wat kan ik doen wanneer ik geen ATA ontvang op mijn opgegeven reis? Kan deze nog opgegeven worden?
De ATA dient verstuurd te worden door het Havenbedrijf. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan is het mogelijk om dit via Customer Service op te laten voeren.
U dient in dat geval een e-mail met toestemming vanuit het Havenbedrijf mee te sturen naar onze Customer Service. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA alsnog op te voeren voor de reis.
Er is een uitzondering voor de haven van Vlissingen. Voor deze haven wordt er geen ATA (of ATD) opgegeven.
Wat moet ik doen wanneer ik al een CRN-nummer heb ontvangen van de havenmeester?
Wilt u gebruik maken van de vervolgservices (zoals Melding Lading Import)? Dan is het voor bepaalde havens als Hansweert, Vlissingen en Terneuzen, Den Helder, Ankerplaats Zeeland en Breskens verplicht om het aangemelde CRN handmatig op te voeren in het scherm. Voor de overige havens kunt u het schip opzoeken door middel van het IMO-nummer of op naam. Na dit gedaan te hebben is het ook mogelijk om een eerder geplaatste reis te kopiëren.
Als ik niets ontvang, wanneer komt mijn track & trace verzoek dan te vervallen?
Het kan voorkomen dat de container niet bekend is bij Portbase (door bijvoorbeeld een fout in de aanvraag of een logistieke uitzondering). De aanvraag wordt voor een periode van maximaal 60 dagen bewaard en komt daarna automatisch te vervallen. Hierover ontvangt u bericht.
Waarom verandert de visit status niet tijdig naar “in operation”?
Het is mogelijk dat een visit ruimschoots na het starten of het beëindigen van de los/laad activiteiten naar de status "in operation" veranderd. De aanleiding voor de status verandering in MCA Barge is de eerste gate-in/gate-out melding die de terminal verstuurt aan Portbase voor de desbetreffende barge visit. Indien de gate-in/gate-out bevestiging op een later moment verstuurd of verwerkt wordt, geeft dit een vertekend beeld met de werkelijke operatie.
Waarom blijft de barge visit de status “in operation” behouden?
De terminal zal de visit die afgehandeld is, moeten bevestigen als “completed”. Dit is een actie van de terminal operator.
Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "in operation" behouden.
Voor nu is dat geen probleem. Bij het ondersteunen van de integrale planning van Nextlogic wordt dit wel van belang.
Moet het reisnummer uniek zijn of alleen in combinatie met call ID?
Er is geen validatie of het reisnummer uniek is.
Een grijs aangemerkte handling, wat betekent dit?
Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond dan betekent dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u gecancelled is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.
Hoe snel worden voormeldingen/statusaanvragen verwerkt
De verwerkingstijd verschilt per terminal en per moment, dit is mede afhankelijk van het aanbod van het aantal te verwerken berichten op enig moment.
Daarnaast is het zo dat bij het insturen van een gewijzigde voormelding of statusaanvraag deze pas naar de terminal doorgestuurd wordt nadat de terminal op de voorgaande voormelding c.q. statusaanvraag heeft geantwoord. Kortom het meermaals herhalen van statusaanvraag/voormelding kan hierdoor een wachtrij creëren voor u zelf.
History
Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.
Welke statussen kan ik ontvangen van de terminals?
In de tijdlijn van de melding ziet u de voortgang van uw melding, met de meest recente status bovenaan de tijdlijn.
Niet alle terminals geven een acceptatiebericht. Kijk in dit overzicht welke terminals een acceptatiebericht (ook bekend als ‘MID retourbericht’) versturen.
Wat gebeurt er als de service buiten werking is als gevolg van een storing en de Losbevestiging daardoor niet geleverd kan worden?
o De klant krijgt binnen 15 minuten via mail een storingsmelding en Portbase gaat zo snel mogelijk zorgen dat de service weer beschikbaar komt.
o Er is geen back-up procedure.
Hoe lang duurt het voordat de klant een Losbevestiging ontvangt nadat de container is gelost?
Zodra de terminal een melding verstuurt dat de container is gelost, stuurt Portbase deze losbevestiging realtime door naar de aanvrager.
Wat gebeurt er als een Losbevestiging niet gestuurd kan worden, omdat de container niet gelost is tijdens scheepsbezoek aan de haven?
Er wordt altijd een bericht gestuurd, ook als een container niet gelost is. In dat geval wordt er 2 maanden na aanvraag een zogenaamd sluitingsbericht gestuurd. Voor iedere aanvraag, ongeacht of een losbevestiging is gestuurd, worden transactiekosten gerekend á 0,18 euro. Dit komt doordat er wel (infrastructuur)kosten door Portbase gemaakt zijn om het verzoek te verwerken en te koppelen. Er wordt in dat geval uiteraard geen kick-back fee t.b.v. data-eigenaar doorbelast aan de klant.
Wat gebeurt er als een aanvraag wordt ingediend nadat de container feitelijk al gelost is?
Dan wordt de Losbevestiging direct verstuurd. Dit kan momenteel tot 30 dagen na het daadwerkelijk lossen van de container.
Vanaf wanneer kan een Losbevestiging aangevraagd worden?
Vanaf het moment dat B/L + Containernummer of CRN + Containernummer bij de klant bekend is.
Welke sleutel de klant aan te leveren om een losbevestiging aan te vragen voor een specifieke container? Met andere woorden: Hoe kan een klant zich ‘abonneren’ op een losbevestigingsbericht van specifieke container?
De klant dient in het bezit te zijn van een containernummer + Bill of Lading nummer (B/L-nummer) of containernummer + Call Reference Number (CRN). Het CRN is een uniek bezoeknummer van een schip aan de haven. Beide combinaties zijn valide voor aanvraag van een losbevestiging. Zodra de container is gelost op een terminal zal de losbevestiging automatisch worden ontvangen. Daarnaast is er een URL nodig om de Losbevestiging naar toe te sturen. In het aansluitproces wordt deze URL gebruikt om met de ICT-afdeling/softwareleverancier van klant een API-koppeling tot stand te brengen. De API-koppeling maakt het automatisch ontvangen en aanvragen van losbevestigingen mogelijk.
De laadbevestiging is niet ontvangen/groen terwijl er wel een laadbevestiging is verstuurd, wat moet ik doen?
De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:
Via "Extra equipments geladen" kan in veel gevallen de missende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting (QSG). De QSG staat bovenaan de webpagina.
Een regel met een equipment waarvoor wel een ferry laadbevestiging is gestuurd, komt niet terug in het manifest, hoe kan dit?
Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:
Via "Extra equipments geladen"kan in veel gevallen de ontbrekende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting.
Met wie moet ik contact opnemen als de status onjuist is of als de container/shipment onvindbaar is?
Als de container/shipment onvindbaar is, dan zijn er nog geen documenten gemeld en dient u contact op te nemen met de indiener van de documenten. Dit is meestal de expediteur of importeur. Als de status onjuist is, dan dient u contact op te nemen met de terminal om te controleren of de container/shipment opgehaald kan worden.
Het scherm toont een blauw bolletje, kan ik de zending ophalen?
Een blauw bolletje betekent dat de importdocumenten gemeld zijn bij de terminal. De terminal heeft de documenten nog niet geaccepteerd. De zending is dan nog niet vrijgegeven. Als u nu de zending op gaat halen, dan is de kans groot dat u voor niets naar de terminal rijdt.
Hoe weet ik of ik een container op kan halen bij een shortsea terminal?
Wanneer u zoekt op een containernummer, dan wordt de status getoond van de melding(en) importdocumenten die voor deze container in de laatste twee weken gemeld zijn. Als er de afgelopen 2 weken meer dan 1 melding gedaan is, dan zijn deze meldingen ook zichtbaar. Per melding wordt de datum en tijdstip getoond. U kunt zelf afwegen of de (laatst) weergegeven melding aansluit bij uw afhaalopdracht.
Bij de melding “Import document accepted by terminal” zijn de importdocumenten bekend bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om de container op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat, indien het schip volgens schema is aangekomen en gelost, uw container opgehaald kan worden. Bij de melding “Import document sent to terminal” zijn de importdocumenten nog niet geaccepteerd door de terminal. De container is dan nog niet door de terminal vrijgegeven om opgehaald te worden.
Let op: Het melden van de importdocumenten is één van de voorwaarden om een container op te mogen halen. Voordat een zending opgehaald kan worden:
Bovengenoemde informatie is nu nog niet terug te zien in de service Import Status. In de (nabije) toekomst wordt Import Status uitgebreid met de losstatus en de inspectiestatus. Hierdoor biedt deze service meer inzicht over de status.
Het scherm toont een groen bolletje, kan ik de zending ophalen?
Een groen bolletje betekent dat de importdocumenten bekend zijn bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om een zending op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat indien de ferry volgens schema is aangekomen, uw zending opgehaald kan worden.
In de toekomst zullen wij informatie toevoegen welke inzicht biedt of de zending bekend is bij de Douane en of de zending/de bijbehorende transportunit gelost is.
De shipment/container kan niet worden gevonden voor mijn import melding, waarom is dit?
Als een shipment/container niet gevonden kan worden, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:
Mijn importdocument is niet bekend bij de terminal, waar komt dit door?
Wat is de procedure op de terminal?
Een terminal mag gearriveerde/ geloste goederen pas van de terminal laten vertrekken als er een douaneregeling bekend is. Via de Melding Import Documentatie maakt u de douaneregeling voor de goederen kenbaar bij de terminal.
Is er een uiterst moment aan te geven waarin de “store” gegevens moeten zijn aangeleverd?
De douanewetgeving geeft aan dat uiterlijk op het moment van binnenkomst, het ATA moment, de melding van de scheepsvoorraad (het STO bericht) moet zijn gedaan.
Wat als ik de STO heb verzonden naar de Douane en vervolgens blijkt dat een schip voor anker gaat?
Er is vermoedelijk een vooraanmelding gedaan van het scheepsbezoek via Melding Schip en er wordt nu een scheepsvoorraad melding (STO) gedaan. Het schip komt nog niet binnen en gaat voor anker. Er wordt gebruik gemaakt van de scheepsvoorraad die daardoor minder zal zijn op het moment dat het schip daadwerkelijk binnenkomt. Als scheepsagent en melder van de scheepsvoorraad moet u dan contact opnemen met de Douane via douane.drh.inenuitklaringen@belastingdienst.nl. Zo kunt u de hoeveelheden laten aanpassen naar de werkelijke hoeveelheden bij binnenkomst.
Wat als ik een STO heb verzonden naar Douane en het schip komt toch niet binnen?
Wanneer het schip toch niet binnenkomt moet u het schip cancelen via Melding Schip. Het cancelen van het scheepsbezoek is voldoende. De hoeveelheden van het STO bericht hoeven niet te worden aangepast.
Ik krijg geen terugkoppeling terug op mijn voormelding, wat moet ik doen?
Indien u langer dan +/- 30 minuten een voormelding heeft verstuurd en geen terugkoppeling heeft ontvangen kunt u nagaan op status.portbase.com of er een storing/vertraging is. Daarnaast kunt u zich ook inschrijven, wij houden u dan automatisch op de hoogte over incidenten in onze systemen.
U kunt ook contact opnemen met onze Customer Service.
Hoelang van te voren moet ik voormelden om een passend truck tijdslot te krijgen?
Het verkrijgen van een passende truck tijdslot hangt af van de drukte op de terminal. Het reserveren van een tijdslot kan het beste zo vroeg mogelijk gebeuren. Doordat de gehele capaciteit continu beschikbaar is verwachten we dat slottijden goed verkrijgbaar zijn, echter gedurende piektijden kan het zo zijn dat er enkele uren tussen de gewenste en de eigenlijke slottijd zitten.
Ik heb mijn inspecties ontvangen o.b.v. mijn ENS-aangifte maar zie deze niet terug in Inspectieportaal, hoe kan dit?
De Douane beperkt de inspecties die gemeld worden via de ENS-aangifte tot een minimum. In overleg met de Douane is ervoor gekozen om hier geen voorziening voor te bouwen in Inspectieportaal. Indien de Douane een inspectie meldt via de ENS-aangifte kan de Douane op een later moment de inspectie handmatig registreren via Inspectieportaal. U wordt dan op de reguliere manier geïnformeerd.
Voor welke lading ontvang ik inspecties?
U kunt voor alle lading die via een Aangifte Tijdelijke Opslag (ATO) gemeld is aan de Douane een inspectie ontvangen. Dit omvat containerlading, stukgoed en uitzonderlijke gevallen ook bulklading.
Ik heb geen losbevestiging gezien in Inspectieportaal maar de container is wel gelost op de terminal, hoe kan dit?
De losbevestiging wordt gestuurd door de (container)terminal. Niet alle containerterminals ondersteunen dit scenario. U ziet alleen de losbevestiging voor containerterminals die dit scenario ondersteunen.
Wat doe ik bij de melding dat het boekingsnummer onbekend is?
De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:
In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.
Wat zijn de contactgegevens van de terminal?
Afhankelijk van de terminal kan direct contact opgenomen worden of gaat dit via de rederij/cargadoor.
Terminal | Contactgegevens terminal |
P&O Europoort | Teamleader.Europoort@Poferries.com |
+31 18 125 5310 | |
Stena Line | customs.supportnl@stenaline.com |
+31 17 438 9344 | |
CLdN | freight.uk@cldn.com |
+35 22 644 66 288 | |
DFDS | ferry.vlaardingen@dfds.com |
+31 10 208 4992 | |
RST | customs@rstbv.nl |
+31 10 294 2491 of +31 10 294 2 416 | |
RWG | dcg@rwg.nl |
ECT Delta | Via rederij |
Euromax | Via rederij |
Hutichon Ports Delta 2 | Via rederij |
APM II | mvii.datacenter@apmterminals.com |
Broekman Logistics | csd.containers@broekmanlogistics.com |
Wat zijn de contactgegevens van Centraal Werkpunt Douane?
Het Centraal Werkpunt Douane (CWP) Douane houdt administratief toezicht op de Douaneformaliteiten rondom de terminals. Voor wijzigen van documenten/MRN ontvangen op de terminal, kunt u contact opnemen met het CWP 088 153 39 63 of via e-mail welke ingericht is op terminal.
Terminal | Contactgegevens CWP Douane | |
P&O Europoort | douane.drh.cwp.ferries@douane.nl | |
Stena Line | ||
CLdN | ||
DFDS | ||
RST | douane.drh.rst@douane.nl | |
RWG | douane.drh.rwg@douane.nl | |
ECT Delta | douane.drh.ect-delta@douane.nl | |
Euromax | douane.drh.euromax@douane.nl | |
Hutichon Ports Delta 2 | douane.drh.apm@douane.nl | |
APM II | douane.drh.apm.mvII@douane.nl | |
Broekman Logistics | douane.drh.broekman@douane.nl |
Wat zijn de contactgegevens van de Douane?
Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.
Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:
Voor ECS-lading | Voor NCTS-lading | |||
Land | telefoon | telefoon | ||
Nederland | 088 1566655 | nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl | 088 1566655 | nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl |
Duitsland | +49 40428202324 | nsd-ecs@zoll.bund.de | +49 40428202324 | nsd-ecs@zoll.bund.de |
België | +3225793333 | helpdesk.ecs@minfin.fed.be | +32 25763066 | ncts.be.helpdesk@minfin.fed.be |
Polen | +48126290154 | ecs.hd@kra.mofnet.gov.pl | +35 1218813942 | helpdesk@ncts-centrum.mofnet.gov.pl |
Moet ik een documentvoormelding bij de terminal doen voor lege containers en lege trailers?
Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer brengt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen.
De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal verscheept mogen worden.
Ik heb een uitvoeraangifte (EX-A) opgemaakt in het VK, kan ik deze voormelden in Melding Import Documentatie?
Nee. De uitvoeraangifte wordt alleen gebruikt om aan te geven dat goederen het Verenigd Koninkrijk verlaten.
Bij binnenkomst in Nederland zal een nieuwe aangifte gedaan moeten worden bij de Nederlandse Douane (bijvoorbeeld een invoeraangifte of transitaangifte). Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie.
Afkeuring: Authorised location
Afkeuring: HEA.Customs sub place
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
De opgegeven postcode bij het veld “Customs sub place” is ongeldig. Via de website van de Douane, kunt u zien welke aanbrenglocaties er zijn:
U dient de postcode aan te passen. Wanneer de aangifte een normale procedure is, dient code NL000511 te worden ingevuld. Indien de aangifte een vereenvoudigde procedure is, dient de code NL000510 te zijn ingevuld.
Door op “Re-use declaration” te klikken, kunt u de gegevens aanpassen. Deze kunt u rechts onderin in de aangifte vinden.
Afkeuring: 12+CE1.TIN
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
Uw gebruikte "TIN" nummer is niet correct aangegeven. Graag deze gegevens verwijderen/aanpassen om de aangifte te laten accepteren.
Afkeuring: GDS(2).Item number:::R007
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
De foutmelding duidt op de fout "artikel van de aangifte in vak 32", deze is niet opvolgend aangegeven. Er is waarschijnlijk een handmatig, onjuist nummer vermeld met het invullen van meerdere artikelen.
Om dit op te lossen gaat u naar "View Items" in de transitaangifte en bekijkt u of het "sequence number" opvolgend is aangegeven. Als dit niet het geval is, verwijder deze dan handmatig en geef de "goods item" opnieuw aan. Het "sequence number" wordt automatisch gewijzigd.
Afkeuring: PC1.TIN
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
In het tabblad adressen in de aangifte bij "TIN" is er geen geldige EORI-nummer gebruikt. Dit is een vergunning voor toegelaten geadresseerde.
De vergunning dient u aan te vragen of u dient een geldig EORI-nummer te gebruiken die wel een vergunning heeft. Het veld is niet verplicht, deze kunt u leeg laten.
Wanneer een klant nieuwe vergunningen gebruikt, kan het zijn dat douane in Heerlen vergeten is de toegelaten locaties aan de vergunningen te koppelen. Dan komt deze foutmelding eveneens voor. De klant dient dan de douane te contacteren.
Afkeuring: Simplified procedure
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
De "simplified procedure" is aangevinkt in de aangifte. U dient afgezien van de vergunning voor elektronische transitaangifte, eveneens een vergunning te hebben voor de toegelaten afzenders en de toegelaten geadresseerde. Anders dient u de "simpified procedure" niet gebruiken.
Hiervoor kan een nieuwe T1 worden aangemaakt en in de toekomst dient men een vergunning aan te vragen.
Foutmelding: EST.Reference number
Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:
De afkeuring "EST.Reference number" wil zeggen dat het kantoor van bestemming niet correct is. U dient na te kijken of het juiste Douanekantoor is ingevoerd.
Foutmelding: 4201 TAG 4666 – EORI nummer niet geldig
De scheepsmelding wordt afgekeurd door de Douane omdat het Carrier customs-ID van de carrier in melding schip niet correct is. Wij verzoeken u het nummer van de carrier op juistheid te controleren. Dit kunt u doen door middel van de volgende link:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_home.jsp?Lang=en
Wanneer u het correcte nummer heeft achterhaald, dan kunt u het EORI-nummer van de carrier aanpassen in uw scheepsmelding.
Om de scheepsmelding opnieuw te versturen, kunt u de ETA aanpassen door deze een minuut later te zetten en op de knop “save” te klikken. Vervolgens wordt de knop “Send” beschikbaar, waarna u de scheepsreis opnieuw kunt versturen.
Wanneer het gaat om een ENS-melding die hiermee wordt afgekeurd, dient ook eerst de carrier bij melding schip te worden aangepast. Vervolgens kan met de knop “redeclare all” in MLI 2.0 alles nogmaals worden verstuurd.
Foutmelding: No valid guarantee types
Ik krijg onderstaande foutmelding al te zien voor het moment dat ik mijn aangifte wil opmaken, wat gaat er mis?
Zodra u naar “Guarantees” gaat in de service Transitaangifte, staat er waarschijnlijk geen geldige guarantee meer tussen- deze zijn verlopen. Dit ziet u bij het aanvinkveld “Valid from / Valid to”. U kunt hiervoor contact opnemen met de Douane over verdere vragen die betrekking hebben op uw guarantee.
Foutmelding: G09 met commentaar zekerheid ontoereikend
Dit is een “Guarantee” probleem. Wanneer u bezig bent met het aanmaken van documenten, kunt u een foutmelding krijgen met: de transit Guarantee met G09 met commentaar “zekerheid ontoereikend”.
De oorzaak kan zijn dat de borg niet toereikend is in het vervoer. In dat geval staat er niet voldoende borg open om de container te laten vertrekken. Wij adviseren u het referentiebedrag te controleren. Let op- dit is de aangifte.
Daarnaast adviseren wij u te wachten totdat de containers zijn aangezuiverd.
Foutmelding: xlCustomsResponseRootr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory
De transitaangifte blijft op verzonden staan en op het retourbericht van de Douane is een foutmelding binnengekomen.
[DataDirect][XQuery][Error]Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory caused by: [DataDirect][XQuery][Error]Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory caused by: Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory
Wanneer u het bericht opent, leest u het volgende:
Optie 1
FTX+AAO++12+GDS[1].AR2[1].Complement of information LNG:::Data does not match with the data type”
RFF+ABE:806025463.00/321132641”
Controleer wat er in de berichten naar de klant/Douane is uitgestuurd.
In dit voorbeeld:
Er zit een vierkantje in deze regel
RFF+AAQ:CAIU5546017”
DOC+190:::X-705+BGFLMRUR304434/27�::1”
Wanneer u naar de schermen gaat, ziet u een spatie bij dit tekstveld.
Oplossing
Zet de melding op rejected. De klant kan deze via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient de spatie weg te halen en dan kan deze de melding opnieuw insturen.
Optie 2
FTX+AAO++15+CE1[1].NAD LNG:::Segment/Record not supported in this position”
Controleer wat er in de berichten naar de klant/Douane is uitgestuurd.
In dit voorbeeld:
Er zit een vierkantje in deze regel;
NAD+CN+++GEFCO+ROUTE DE CHLAMP�+SAUSHEIM++68391+FR”
Wanneer u naar de schermen gaat, ziet u een spatie in het tekstveld.
Oplossing
Zet de melding op rejected. De klant kan de melding via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient de spatie weg te halen en dan kan deze de melding opnieuw insturen.
Optie 3
FTX+AAO++12+GDS[1].AR2[1].Previous document type:::Invalid value; External codebase file (codelists.dbf) does not suppor:t the value 14?:TIR”
De douane keurt af wat de klant in de schermen bij Previous document onder kopje Type heeft ingevuld.
Via de website van de Douane kan de klant zien welk documenttype deze kan kiezen.
Oplossing
Zet de melding op rejected. De klant kan de melding via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient zijn type bij previous document aan te passen.
De upload via Excel met equipments geeft een error / ongeldig excel bestand- wat moet ik doen?
We adviseren om de template opnieuw te downloaden. U vindt de template in het PCS scherm waar alle services staan welke u kunt gebruiken. Onder 'My download' staat de laatste template met de naam 'Template voor de invoer van manifestzendingen'.
Mijn voormelding is afgekeurd met onbekende reden
Als gevolg van de aanpassingen van de service op 25 maart hebben wij een aantal voormeldingen niet juist kunnen versturen. Het systeem van de NVWA heeft deze voormeldingen daarom afgekeurd.
De volgende oorzaken zijn bekend:
Documenttype / "Bescheidcode" is onjuist
De lijst van mogelijke documenttypes is gewijzigd. Oude documenttypes moeten vervangen worden voor een nieuw documenttype. U kunt dit herstellen door de voormelding als volgt aan te passen en opnieuw te versturen.
GN producttype en GN scientific name zijn niet ingevuld.
Dit treedt op bij voormeldingen met goederenclassificatie 'product'. Hiervoor zijn deze twee nieuwe velden verplicht, en worden bij nieuwe GGB meldingen automatisch door het systeem ingevuld. Bij GGB meldingen die al in het systeem stonden zijn die velden nog leeg.
U kunt dit herstellen door de voormelding als volgt aan te passen en opnieuw te versturen.
Indien u de voormelding niet kunt aanpassen of als bovenstaande foutsituaties niet van toepassing zijn op uw voormelding, neem dan contact op met de service desk.
Geweigerd door de Douane, ik krijg een foutcode te zien, wat moet ik doen?
Gebruik de onderstaande tabel om na te gaan wat er aan de hand is en welke oplossing er mogelijk is. Klik hier voor contactgegevens van de Douane als u een verdere uitleg wenst.
Om de voormelding te wijzigen dient u een aantal stappen te doorlopen. In deze FAQ staan deze stappen toegelicht.