FAQ

Ja, het REN MRN-nummer dient vermeld te worden in het export manifest. Onder ‘Documenttype’ kunt u ‘REN – Re-export Notification’ selecteren en het bijbehorend MRN-nummer uit de Transhipment service vermelden.

Ja, als je een abonnement hebt op de Transhipment service wordt het REN MRN-nummer overgenomen op het exportmanifest. U vindt het in het manifest bij 'Documentgroep' onder 'REN'.

Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:

1. Klik binnen de MCA webschermen op het drop down menu rechts bovenin het scherm en vervolgens op ‘Billable transactions’.
   
2. Selecteer de periode waarover u de factuurspecificaties op wilt vragen.
3. Klik op ‘Download’ om de factuurspecificatie over de geselecteerde periode op te vragen.

Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:

1. Klik binnen de MCA webschermen op het icoon van een poppetje rechts bovenin het scherm en vervolgens op ‘Reference data’.
   
2. Selecteer onder ‘Billable transactions’ de periode waarover u de factuurspecificaties op wilt vragen.
3. Klik op ‘Download’ om de factuurspecificatie over de geselecteerde periode op te vragen.

Commercial Window: tijdspanne waarbinnen een container afgehaald mag worden van de terminal/depot.

Door in de statusaanvraag of voormelding het verwachte afhaalmoment (ETA) van het vervoersmiddel op te geven zal de terminal/depot de specifieke datum en tijds informatie terugsturen. Voor af te halen containers, is dit als Commercial Window terug te zien. Valt de ETA buiten de geldigheid van de vrijstelling, dan zal op de voormelding het bolletje Commercial Release rood kleuren

• Cargo Opening: eerste tijdstip waarna een container op de terminal/depot aangeleverd mag worden. 
• Cargo Closing: laatste moment waarvoor een container aangeleverd moet worden op de terminal. 

Voor aan te leveren containers, is dit als Cargo Opening/Closing terug te zien. Valt de ETA voor de Cargo Opening of na de Cargo Closing, dan zal op de voormelding het bolletje Cargo Opening rood kleuren.

Bekijk hier welke terminals deze functionaliteit ondersteunen.

Loopt u tegen problemen aan rondom Commercial Window, Cargo Opening/Closing in relatie tot uw voorgenomen transportplanning, neem dan contact op met uw transportopdrachtgever.

Scheepsagenten kunnen automatisch geïnformeerd worden als terminal operators de stuwage gegevens hebben bijgewerkt in Losinformatie. Hiervoor moet echter in Melding Schip een e-mail notificatie worden ingesteld.

• Log in op Melding Schip 2.0
• Klik rechtsbovenin het scherm op uw naam
• Ga naar 'Preferences'

• Ga naar 'Cargo Import emails for cargo handling agents'
• Vul uw e-mailadres in bij 'Bulk discharge difference reported  by terminal'
• Druk bovenaan het scherm op 'Save'

U ontvangt vanaf nu direct een e-mail als de terminal operator een wijziging heeft ingevoerd.

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Ook kunt u persoonlijk lading categoriseren door deze te koppelen aan een 'My Cargo' filter optie.

Door op het sterrertje voor het B/L nummer te klikken kunt u een B/L instellen als favoriet en wordt deze zichtbaar onder de filter 'My Cargo'. Zo kunt u snel schakelen tussen alle lading en de specifieke lading die uw interesse heeft.

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld:

• Klant A/Klant B
• Afdeling natte bulk/droge bulk

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren. U kunt eerder gebruikte labels ook hergebruiken.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm.

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop ‘Acknowledge update’ gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.

Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.

Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.

Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!

*Uitzonderingen

• RST ondersteunt updates op voormeldingen voor MCA Barge
• ECT en Euromax ondersteunen geen updates op voormeldingen van MCA Road en MCA Barge

Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.

Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is  aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.

Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.

Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.

Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.

Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.

Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.

1. Een aanpassingen in een transshipment; De ‘sea in/sea out’ status van het import manifest wordt aangepast.
2. Het toevoegen of verwijderen van een equipment met een document.

In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.

Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.

In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.

Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.

Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.

Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.

De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.

Voor lading die op het import manifest gemeld wordt met ‘code 27 – sea in sea out’, zal automatisch een REN-bericht verstuurd worden aan de Douane indien de Transhipment service afgenomen wordt. Het verkregen REN MRN nummer wordt verstuurd aan de terminal zodat het equipment geladen kan worden. Dit MRN nummer kunt u in het export manifest terugvinden onder ‘REN’.

Tijdelijk staat de Douane het toe om in alle gevallen waarvoor het EXD (voormalig EXS) nodig is het REN bericht te sturen.

Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.

Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. Klik op de 3 verticale puntjes in een manifest en selecteer ‘Equipment uploaden.’ In het scherm wat opent kunt u de template downloaden onder ‘deze template.’ Vul de template met informatie en sleep het naar het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden, zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.

Door te klikken op 'Loading' of 'Discharge' of op de 'Visit voyage ID' (rechts op het scherm, zie schermafbeelding) hebt u de mogelijkheid om alleen afhandelingen voor laden of lossen te zien. Het filter wordt geactiveerd als het woord 'Laden' of 'Lossen' in oranje is opgelicht. Dit filter blijft geactiveerd als je door bezoeken navigeert en ook over sessies heen. Dus, als u geen container ziet, controleer dan of u de juiste filter hebt geselecteerd.

Om het scrollen te verminderen en het klikken tot een minimum te beperken, hebben we het openen dichtklappen van de secties laten afhangen van waar het schip zich bevindt: · Bij een nieuw aangemaakt bezoek worden vrij alle secties geopend zodat u de verplichte velden kunt invullen. · Als het schip nog moet binnenkomen en de inkomende reis moet nog besteld worden, dan worden alleen de secties voor de inkomende reis uitgeklapt. · Heeft het schip een ATA gekregen op de ligplaats en moet de verhaalreis of uitgaande reis nog besteld worden, dan worden alleen deze secties uitgeklapt. Kortom, de secties worden uitgeklapt waar de eerstvolgende actie nodig is

Import Status is herontwikkeld en krijgt daarom een vernieuwd uiterlijk. Er is voortaan geen verschil tussen overzichten voor ferry-zendingen of containers.

De functionaliteit en de getoonde statusinformatie blijft hetzelfde.

Heeft u een abonnement op Cargo Controller? Dan kunt u vanuit uw cargo controller overzicht direct import status openen.

Hieronder ziet u een voorbeeld het nieuwe overzicht met daaronder twee voorbeelden van de oude overzichten.

Nieuwe overzicht, zowel voor ferry-terminals als containerterminals

Oud overzicht voor een ferry-terminal

Oud overzicht voor een containerterminal

Ja, Melding Voedsel en Waren is geschikt voor zendingen inkomend via zeevervoer en via luchtvervoer.

Bij het opvoeren van de aangifte-details kunt u de zendingsgegevens opgeven voor zowel zeevracht als voor luchtvracht.

• Bill of Lading / Airway Bill
• Scheepsnaam / Vluchtnummer*

* let op: het vluchtnummer moet voldoen aan het formaat "AB123" of "AB1234". Zodra een vluchtnummer correct is vermeld wordt automatisch de "vervoerswijze voor de grens" ingevuld met 'luchtvervoer'.

U vindt de vrijgavecode (V2-code) in Melding Voedsel en Waren in het declaratie-overzicht en in de mailnotificatie over het keuringsresultaat.

• In het declaratie-overzicht vindt u de vrijgavecode onderaan in het overzicht.

• De e-mailnotificatie 'keuringsresultaat GGB aangifte' stelt u als volgt in:
  1. Kies in het PCS hoofdscherm voor 'notificatie instellingen' links in het menu
  2. Scroll naar de sectie 'Melding veterinaire lading'
  3. zet een vinkje bij 'Keuringsresultaat GDB aangifte' en vul uw e-mail adres in.

Achtergrond:

Als de NVWA een zending goedkeurt en daarmee toelaat voor invoer, ontvangt u - als voor de zending verantwoordelijke exploitant - een vrijgavebericht waarin een 9-cijferige vrijgavecode is opgenomen, de V2-code. Deze heeft u nodig om de aangifte ten invoer in te vullen. Als de aangifte ten invoer door een andere partij wordt gedaan, moet deze over de betreffende V2- code te beschikken.

Vanaf 21 juni kunt u deze vrijgavecode (‘V2-code’) opvoeren in uw douane-invoeraangifte (vak 44), waarmee u aan de douane kenbaar maakt dat de zending door de NVWA is goedgekeurd.

Let op: Het gebruik van de V2-code geldt vooralsnog alleen voor zendingen dieren en dierlijke producten. Het gebruik van de V2-code voor zendingen levensmiddelen en diervoeders van niet- dierlijke oorsprong wordt op een later tijdstip ingevoerd.

• Standaard minder telefoongesprekken met HCC/HOC
• Geen discrepanties tussen de aangevraagde telefonische order en de registratie door HCC/HOC
• Beter overzicht van de orders
• Iedereen kan zien welke bewegingen zijn besteld

Het statusoverzicht in het PCS geeft de primaire status van de order weer. Indien een ander tijdstip wordt bevestigd, zal het HCC/HOC u bellen. Vanwege deze functie streven we ernaar om het aantal e-mails tot een minimum te beperken. We zullen de noodzaak van e-mailmeldingen opnieuw bekijken tijdens de evaluatie met agenten en dienstverleners.

In Amsterdam wordt doorgegaan met het verzenden van e-mailmeldingen.

Ja, dit is alleen mogelijk als het Port Visit-systeem (desktop of mobiele versie) niet beschikbaar is; dat wil zeggen in het geval van een storing.

Bewegingen van ligplaats naar ligplaats en bewegingen van ligplaats naar exitpunt. In een later stadium wordt het ook mogelijk om bewegingen van loodsstation naar ligplaats te bestellen.

Indien u een GGB  voormelding met meerdere erkenningsnummers en meerdere artikelen heeft, kunt u op de volgende manier de erkenningsnummers opvoeren:

Bij het aanmaken van een nieuwe GGB-voormelding:

• Voer erkenningsnummer(s) ALLEEN bij het eerste document op. Hierbij geldt de volgende logica:
• Als er 1 erkenningsnummer is opgevoerd, dan wordt dit nummer bij alle artikelen in de aangifte meegestuurd
• Als er meerdere erkenningsnummers bij het eerste document zijn opgevoerd, dan wordt erkenningsnummer 1 aan artikel 1 gekoppeld, erkenningsnummer 2 bij artikel 2, enz.
• Indien er meer artikelen zijn aangemaakt dan erkenningsnummers in het lijstje bij document 1, dan zal bij ieder volgend een artikel het eerste erkenningsnummer uit de lijst worden gekoppeld.

Wegens nieuwe Europese regelgeving registreert de NVWA voortaan alle GGB voormeldingen in het Europese systeem TRACES NT (TNT).  Om aan de vereisten van TNT te voldoen heeft de NVWA aanpassingen doorgevoerd aan het VGC -systeem en de GGB-voormeldingen (lees meer op nvwa.nl).

Als gevolg hiervan hebben wij onze service Melding Voedsel en Waren op meerdere plekken gewijzigd. Deze aanpassingen gaan live op donderdagavond 25 maart 2021. Vanaf 19.00 tot 21.00 kunt u tijdelijk geen nieuwe voormeldingen doen.

Hieronder leest u per invoerscherm welke wijzigingen er zijn. Let op: een aantal nieuwe velden zijn verplicht om in te vullen (zie in rood welke velden dit zijn).

Invoerscherm 'Algemene gegevens'

Invoerscherm 'Lading'

Invoerscherm 'Adressen'

Overige wijzigingen:

• Nadat een melding goedgekeurd is zal NVWA naast het GGD-nummer ook een nieuw Traces NT registratienummer sturen. Dit nummer wordt in het scherm vermeld als ‘TNT registratienummer’. Dit nummer wordt ook op de PDF vermeld.
• Ter keuring aangewezen equipments kunnen wijzigen zo geeft NVWA aan. Een eventuele wijziging door de NVWA wordt automatisch verwerkt in Melding Voedsel en Waren. Indien u ook keuringen inplant via Veterinair Inspectie Proces dan worden automatisch keuringen voor het nieuwe equipment toegevoegd, maar al bestaande keuringen die (die mogelijk niet meer relevant zijn) worden niet automatisch verwijderd. U dient het oude equipment zelf te verwijderen.
• Foutcodes in de schermen zijn verbeterd. Zo ziet u beter welke gegevens er foutief zijn en kunt u deze sneller herstellen.
• De kopieerfunctie is verbeterd. Indien u een oude voormelding kopieert worden nu o.a. ook de adresgegevens meegekopieerd.
• In geval van een aanhouding wordt de volledige aanhoudreden getoond (voorheen was dit beperkt tot 35 tekens).

Gebruikt u de zoekbalk? Gebruik minstens drie karakters om een zoekopdracht te beginnen. Let erop dat het dashboard alleen de statusaanvragen en/of voormeldingen toont met een ETA vanaf vandaag 00:00u tot een jaar in de toekomst. Zoekt u een statusaanvraag of voormelding van verder in het verleden, klik dan op ‘Search older results’ onderaan de pagina.

Klik hier voor meer informatie over de zoekfunctie.

De NVWA staat bij veterinaire lading via ferry-operators toe dat de document controle (D-controle) kan worden uitgevoerd op basis van een kopie van uw het certificaat. Uw GGB-aangifte krijgt dan de status 'D-conform in afwachting van origineel', ook bekend als een 'voorlopige D-conform'.

U kunt de ferry-terminal verlaten nadat u bij de Douane aantoont dat uw zending de status 'D-conform in afwachting van origineel' heeft.

U kunt deze status op twee manieren aantonen:

1. via de print-functie (pdf)
   • Vanuit het declaratie overzicht selecteert u de betreffende aangifte en kiest vervolgens rechtsonder 'print'.
   • Een afdruk opent zich in een nieuw venster.
   • Print deze uit of sla op als pdf-bestand.
   • Onder het kopje ‘status details’  vindt u de status ‘D-conform in afwachting van origineel’
2. via een e-mail notificatie
   • Vanuit het hoofdscherm van het PCS selecteert u in het linkermenu 'notificatie instellingen'
   • Onder het kopje 'Notificaties Melding voedsel en waren' selecteert u de notificatie 'CVED declaration voorlopig D-conform' en vult u een e-mail adres in.
   • U ontvangt vanaf nu een e-mail notificatie voor iedere nieuwe GGD-aangifte die de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ krijgt.

Zowel de pdf als de e-mail notificatie bevatten de informatie (GGB-nummer, GGB-status, en equipment-nummer) waarmee u bij Douane de status van de goederen aantoont.

Wilt u voor een bepaalde handling het berichtenverkeer inzien dat heeft plaatsgevonden tussen uw organisatie en de terminal, klik dan rechts van de desbetreffende handling op ‘Details’. In het scherm dat opent ziet u links bovenin naast het tabblad ‘Details’ het tabblad ‘History’. Hier ziet u al het berichtenverkeer dat heeft plaatsgevonden.

De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.

Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”

De minimum call size check in MCA Barge is voor afspraken bij ECT Delta/Euromax en RWG van toepassing. Deze terminals kunnen de minimum call size per visit aanpassen. Dit zal echter bij hoge uitzondering worden toegestaan.

Neem hiervoor contact op met ECT CAL of RWG Berthplanning.

Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.

Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.

U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:

U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.

Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.

Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.

Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.

Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.

Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:

Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Indien u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.

Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.

Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:

Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.

In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:

• In geval van deepsea / shortsea: u dient een invoeraangifte of transitaangifte te doen. Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 
• In geval van ferry-verkeer is een speciale afspraak gemaakt:

1. De ferryoperator mag namens u een aangifte doen.
2. De ferryoperator doet namens u  ook de documentvoormelding.
3. U hoeft géén aangifte te doen bij de Douane en u hoeft ook geen douanedocument voor te melden.Let op! In uw boeking bij de ferry operator meldt u duidelijk dat u lege emballage vervoert. Let daarnaast op dat u aan de voorschriften van de Douane voldoet: https://www.getreadyforbrexit.eu/wp-content/uploads/2020/10/2020-09-28-Memo-ODB-terugkerende-emballage-en-verpakkingen1.pdf 

In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen. 

Drie statusmeldingen aan de linkerkant:   

De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt.  

1. Aankomst status: Status van aankomst bij de terminal en bij bepaalde documenten ook de douanestatus bij aankomst (export en transit documenten).  
   • De details van deze status kunt u bekijken door aan het einde van de regel op het driehoekje te klikken. U komt dan in het uitgebreidere onderdeel ‘track en trace’.  
2. Laadbev. (laadbevestiging):  
   • Grijs: Equipments van de zending zijn nog niet (allemaal) op het schip geladen) 
   • Groen: Alle equipments van de zending zijn op het schip geladen. 
3. Manifest:  
   • Grijs: Exportzending nog niet nog niet op een manifest gemeld aan Douane. 
   • Oranje: Exportzending gedeeltelijk op een manifest gemeld aan Douane. 
   • Rood: Manifest geweigerd door Douane. Exportzending nog niet gemeld op een manifest. 
   • Groen: Exportzending op een manifest gemeld aan Douane. 

Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.  

Status achter het boekingsnummer:  

• Deze status geeft aan of het boekingsnummer overeenkomt met het nummer dat de terminal aan ons heeft doorgegeven.  
  • Groen: Het boekingsnummer is bekend bij de terminal. Uw document voormelding is ontvangen door de terminal. U kunt naar de terminal rijden.
  • Oranje: Rij niet naar de terminal. Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij terminal en verhindert mogelijk de toegang tot de terminal. Rij alleen naar de terminal wanneer op deze plek een groen vinkje staat. Indien u vragen heeft over de status of de juistheid van dit boekingsnummer verzoeken wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Voor ferry-operators begint het boekingsnummer altijd met 4 letters. Bekijk hier een toelichting.  

Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:

1. Nee, u hoeft doorgaande transitdocumenten niet voor te melden via de service MID
2. Maar u dient wel in de boeking bij uw rederij / ferryoperator aan te geven dat u goederen met een doorgaand transitdocument wilt verschepen. Dit doet u door het het MRN-nummer van uw transitaangifte op te geven bij uw boeking.
3. De rederij meldt bij aankomst in Nederland uw transitdocument bij de Douane en doet namens u een documentvoormelding bij de terminal

Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.

Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’ 

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

• Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
  Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
• Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
  Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
  Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.

Every import manifest sent to Customs can be amended up to 90 days after arrival and forwarded to Customs. Changes can be made without proof within 72 hours. After 72 hours, Customs may request more information.

If you want to add the data for the connecting feeder to the IFTMCS message, you can do so in the TPL segment.
Only the means of transport and the transport means name are extracted. We do not use any of the other fields.

TPL+SEA:::VSZP7'

It is not possible to add the voyage number. We have agreed with ECT Delta Terminal that instead of the vessel name, the radio call sign can be entered in this field. In the TPL segment, you only specify the follow-up modality. If you want to specify a next vessel, fill in the combination with the call sign or vessel name.

Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)

If, for example, cargo is loaded at ESSO and then unloaded at VOPAK, this does not have to be reported in the PCS.

However, a transport document will have to be created.

Empty containers should always be submitted with a 4 in the EQD segment.

If they are submitted with a 5, it means they are full.

An example of an empty container;

EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'

You must declare all containers as either empty or full on one B/L. Please note: no mixed B/L with full and empty containers. Outgoing to Customs, this will be entered in the process as 'E', provided no other status is entered in the screen for custom status.

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen.

Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘My profile’ voor ‘Notificatie instellingen’. In de sectie ‘ECS Notificatie (voor Expediteurs)’ vindt u de beschikbare notificaties voor exportzendingen.

Bij aankomst terminal kan de Douane aangeven dat het document/MRN niet geaccepteerd wordt. De zending is geblokkeerd en zal niet geladen worden. Portbase adviseert om onderstaande notificaties aan te zetten zodat u een mail ontvangt en contact kan opnemen met de Douane:

• Export shipment error message received from Customs
• Diversion reject notification received from Customs

Vul het mail adres in naast het bericht dat u wilt ontvangen en selecteer ‘Opslaan’ onder aan de pagina.

In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.

Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.

U mag hier FLAT of TANK invullen.

Helaas kunt u de containergegevens niet meer aanpassen als de container ‘In operation’ is.

Mocht de ETA van een truck veranderen, dan kunt u de ETA van het desbetreffende bezoek aanpassen in het dashboard. Klik hiervoor rechts van het desbetreffende bezoek op ‘Actions’ en vervolgens op ‘Update visit’. Hier kunt u de ‘ETA date’ en ‘ETA time’ aanpassen. Klik vervolgens op ‘Update visit’ rechts onderin het scherm om de wijziging op te slaan.

Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding.

• APM Maasvlakte II
• Depot Pier 7*
• Hutchison Ports Delta II
• Kramer Group: RCT & DCS
• R.B.C./Cetem
• Rail Service Center (RSC)
• Rotterdam Short Sea Terminals (RST)
• Rotterdam World Gateway (RWG)
• United Waalhaven Terminals (UWT)
• Waalhaven Westzijde (WHT)

De overige terminals (Broekman Distriport, Hutchison Ports ECT Euromax en Hutchison Ports ECT Delta) gebruiken geen TAR codes.

*Depot Pier 7 stelt het gebruik van TAR-codes verplicht per 31-07-2023.

Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact opnemen met onze Customer Service.

- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO

Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.

Op containerniveau:

Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.

De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.

Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.

Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.

Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd

Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.

Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.

In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.

In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.

Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Customer Service, via 088 – 625 25 25 of Customer Service.

Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande printscreen).

Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.

Let op: zoeken binnen het logboek kunt u doen door middel van de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.

Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in de webschermen van MCA Barge en MCA Rail.

De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested".

Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge / MCA Rail.

Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.

Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.

Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.

Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.

Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.

Ja, dat is mogelijk.

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).

Wanneer er bijvoorbeeld 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.

Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.

De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.

Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.

Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.

MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.

Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.

U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Bekijk de tabel voor functionaliteitondersteuning hier.

Wanneer u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:

1. Containernummer
2. Richting (laden/lossen)
3. Vrijstellingsreferentie/boekingsnummer
4. Terminal
5. Rederij

Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.

Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
   In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
2. Op BL niveau in het veld “bescheiden” ook het soort document (821) en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
   In Melding Lading Import kan doet u dit als volgt:

• • Zorg eerst dat een B/L is aangemaakt op het manifest. Sla de gegevens op en keer terug naar het B/L overview.
  • Kies vervolgens het juiste B/L om naar de 'B/L details' te gaan.
  • In het scherm ‘B/L details’ vindt u onderaan het scherm de sectie ‘B/L goods items’. Hier klikt u voor de bedoelde goederenregel rechts op het pijltje om naar de ‘goods item details’ te gaan (screenshot 1).
  • In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’ (screenshot 2). Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
    • Type:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T1
    • ID: het MRN-nummer van het transit document.
    • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen.
  • Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan.

Screenshot 1: "goods item details"

Screenshot 2: "produced documents"

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

• Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
• Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.

Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).

Nee.

Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).

Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

• Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
• Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Ja, dat is mogelijk:

• Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
• Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Melding Import Documentatie kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.

• Deepsea- en shortsea-terminals willen uw importdocument over het algemeen per container ontvangen. In dat geval vult in het veld equipmentnummer het unieke containernummer in.
• Voor ferryterminals is het echter noodzakelijk om uw importdocument per zendingsnummer in te sturen. Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer. Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.

Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).

Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.

Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze bevestigd in het scherm te zien.

Terminals die geen acceptatiebericht sturen op verzonden meldingen worden getoond met een groene status 'Sent' en toelichting 'sent, terminal wont send respone'.

Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ en per terminal wordt met ja/nee aangeduid of deze dit bericht ondersteunt.

Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

• Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
• Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
• Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

• Voor CLdN is dit “CLVW”
• Voor DFDS is dit “DFDS”
• Voor Stena Line is dit “STNL”
• Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.

Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)

In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.

Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.

Mogelijk hebt u in het verleden gebruik gemaakt van e-mailnotificaties uit de service Melding Lading Import of Douane Scan Proces. Per 1 november 2017 zijn deze e-mailnotificaties komen te vervallen. U dient zich te abonneren op de e-mailnotificaties van Inspectieportaal. Zie de Quick Start Guide van Inspectieportaal om te weten hoe u de e-mailnotificaties (opnieuw) kunt instellen.

Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.

Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.

Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.

U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.

Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:

De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.

Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).

Some terminals won't send a confirmation for your pre-notificaion. Despite the lack of confirmation, you can assume that the pre-notification is sent correctly. This variation between terminals creates confusion and let to Customer Service calls, we hope to improve our service with the following addition:

In NID, these notifications where shown with 3 blue indicators and status 'sent'.

To reflect the correct status, we now show a geen statusbar and status 'sent, terminal wont send respone'.

This updates applies to pre-notifications to Rotterdam World Gateway, Hutchison Ports Delta II, APM terminals Maasvlakte II and Barge Center Waalhaven.

Long term solution:

The variation of these interfaces between the terminals creates a lot of Customer Service calls and we are in contact with all terminals to implement the confirmation (and withdrawal).

After feedback from the market and checks with terminals we have discovered that the modality input for a NID notification isn't a necessary value anymore. Therefor we have removed this value from the form as of Thursday April 12th.

NID EDI

When you sent in your NID notifications via EDI there will be no changes within your setup. Al changes are within PCS. We have updated our EDI specs, you can find them here: Developer page

Vanaf maandag 27 maart krijgt Melding Import Documentatie (MID) een nieuwe look en feel.

Voor velen zal het nieuwe uiterlijk bekend voorkomen; deze komt overeen met het uiterlijk van Cargo Controller. Zo wordt het nog makkelijker om te schakelen tussen de verschillende diensten van Portbase.

De functionaliteit van MID blijft ontveranderd.

Nieuw overzichtsscherm

Nieuw detailscherm

Besluit havenontvangstvoorzieningen (geldt voor álle havens)
Sinds juni 2022 is het “Besluit havenontvangstvoorzieningen” van kracht:

Regeling - Besluit havenontvangstvoorzieningen - BWBR0017136 (overheid.nl)

Per 1 januari 2023 treden hierop ook de aangepaste havenafvalplannen van de zeehavens in werking.
Door deze herziening verandert voor scheepsagenten het volgende:

• De Europese afvalstofcategorieën zijn in lijn gebracht met de categorieën zoals deze door de IMO worden gehanteerd en ook aan boord van schepen bekend zijn. Om dit te ondersteunen is het betreffende scherm in het PCS aangepast zodat deze afvalstoffen volgens de nieuwe richtlijn gemeld kunnen worden.
• Het aantal afvalstofcategorieën is teruggebracht van 47 naar 25.
• Let op: Er is (nu al) een nieuwe versie van het Excel upload formulier beschikbaar voor de kapitein. U dient dit vanaf 2 januari, 09.00 uur te gebruiken. De oude versie werkt dan niet meer!
• In het scherm zijn drie wijzigingen aangebracht:
  • Naast de ‘Port of last waste delivery’ is er nu ook een ‘Port of next waste delivery’.
    Deze wordt default gevuld met de waarde van de volgende haven uit het bezoek maar is te wijzigen. Gebruikt u het upload formulier, dan wordt de waarde uit het Excel sheet ingevuld.
  • De kolom “Max storage capacity” moet worden ingevuld als afval afgegeven en/of aan boord gehouden wordt voor afval in de categorieën Annex 1, 4, 5 en 6. Voor Annex 1 en 5 moet dit alleen worden ingevuld als het géén ladingrestanten betreft.
  • De kolom “Last delivery (m3)” is vervallen.
• De kapitein ontvangt een S-formulier als hij afval heeft afgegeven. Dit formulier moet doorgestuurd worden naar SafeSeaNet (SSN). Om dit mogelijk te maken, versturen de inzamelaars hun digitale melding niet meer direct naar de havenbedrijven, maar versturen dit nu naar Portbase. Portbase stuurt vervolgens de berichten door naar de havenbedrijven maar ook naar SSN. De betreffende havenbeheerder faciliteert hiermee het doormelden van het Afval Ontvangst Bewijs aan SSN.
• De afvalstoffenbijdrage per schip zal in iedere haven verhoogd worden. De exacte tarieven worden in de havenafvalplannen gepubliceerd.
• Het wordt voor de kapitein mogelijk zijn huisvuil gratis af te geven. De wetgever wil namelijk voorkomen dat er huisvuil in het marine milieu terecht komt. Voor gratis afgeven gelden wel spelregels. Deze spelregels worden per regio in het havenafvalplan vastgesteld.
  De belangrijkste spelregels zijn:
  • Er geldt een maximaal gratis afgifterecht gebaseerd op de maximale opslagcapaciteit voor Annex V in m3 zoals in het garbage managementplan van het schip vermeld staat. Afgiftes boven deze norm worden direct bij het schip in rekening gebracht.
  • Er mag maximaal twee keer per bezoek afval worden afgegeven, waarbij dit binnen zeven dagen na aankomst op de eerste ligplaats dient te gebeuren.
  • Gratis afgifte is alleen mogelijk binnen de reguliere servicetijden (van 07.30 – 17.00), uitzonderingen daargelaten. Overwerk wordt door de betreffende inzamelaar of havenbeheerder bij het schip in rekening gebracht.
  • Enkele afvalstoffen (met name KGA) worden niet vergoed. Een volledig overzicht wordt in de havenafvalplannen vastgesteld.
  • Offshore schepen zijn vrijgesteld van een milieubijdrage en hebben hierdoor ook geen gratis afgifterecht op huisvuil.

Wijzigingen in de security melding (geldt voor álle havens)

• In het scherm wordt afgedwongen dat de laatste 10 “Port facilities” allemaal zijn ingevuld.
• Het kan voorkomen dat er geen 10 bekend zijn:
  • Het is een nieuw schip dat net in de vaart is gekomen
  • Het schip heeft een nieuwe/andere eigenaar gekregen

In dat geval dient u de juiste reden te kiezen.

• Het veld “Any other related security matter” krijgt een Yes/No keuze (default op No).
  Alleen bij de keuze Yes bent u verplicht de reden in het tekstveld in te vullen.
• Let op: Er is (nu al) een nieuwe versie van het Excel upload-formulier beschikbaar voor de kapitein. U dient dit vanaf 2 januari, 09.00 uur te gebruiken. De oude versie werkt dan niet meer!

Wijziging ‘Pollution category’ in de melding gevaarlijke stoffen

Bij het melden van gevaarlijke en schadelijke stoffen die in tanks worden vervoerd, zijn er soms maar kleine verschillen in de productnamen. Met het toevoegen in PCS van de bijbehorende ‘Pollution category’ wordt het kiezen van de juiste productnaam eenvoudiger. De ‘Pollution category’ is alleen van toepassing op stoffen genoemd in de IBC-code.

Melden droge BULK lading

Het blijkt onduidelijk te zijn welk type droge bulklading men verplicht is om te melden en wat niet meldplichtig is. Om misverstanden te voorkomen, zijn alle bulkstoffen (genoemd in de IMSBC-Code), die volgens de IMO los gestort vervoerd mogen worden in het PCS opgenomen.

In de IMSBC-code is bulklading verdeeld in vier groepen. Alleen de stoffen die geclassificeerd zijn in de
B-groep of de A+B groep zijn verplicht om te melden. Zie de link onderaan voor meer details.

SEED CAKE

Bijzondere aandacht voor seed cake: Behalve dat er zes entries zijn voor seed cake, waarvan er vier onder de meldplicht vallen, is seed cake een verzamelnaam voor allerlei rest producten uit de olieslagerij. De resterende hoeveelheid olie in combinatie met vochtgehalte van het materiaal bepaalt de te gebruiken entry (zie overzicht seed cake materials).

Granen, mais en dergelijke vallen niet onder de IMSBC code, maar onder de Grain-code en kennen geen meldplicht. Behalve als de lading behandeld is met een fumigant, dan is een melding aan de havenmeester vereist. Voor deze landbouwproducten is de entry “Fumigated Agro products or has been treated with fumigant” beschikbaar onder “HOLD” (droge bulk). In de details blijft een vinkje voor “Cargo fumigated” nodig met de daarbij behorende informatie. Zie de link onderaan voor meer details.

Melden MARPOL annex 1 lading

Fabrikanten van smeeroliën, hydrauliek oliën, drilling oliën, proces oliën of halffabricaten geven hun producten een handelsnaam met een nummer. Het assortiment aan producten blijft continu uitbreiden, maar andere verdwijnen ook weer van de markt. Om toch het laatste nieuwe product te kunnen melden, zijn er entries gemaakt voor de subcategorie waar de handelsnaam onder valt.

Bijvoorbeeld:

• LUBRICATING OILS AND BLENDING STOCKS
• METAL EXTRACTION DILUENTS
• TYRE & RUBBER OILS
• JET FUELS
• AROMATIC OIL (HYDROCRACKER)

Bij de details kun je als ‘remark’ de handelsnaam vermelden.

Contact

Neem bij vragen contact op met de Customer Service van Portbase.

• E-mail: customerservice@portbase.com
• Telefonisch
  • 088 – 625 25 25 (weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur)
  • 06 – 518 844 56 (Piketdienst voor urgente zaken buiten kantooruren)

Downloads

• Seed cake
• IMSBC Code 2021 material list
• SSN waste codes
• 2019_883_EC PRF_delivery of waste

De Douane houdt toezicht op het naleven van de sanctiemaatregelen ten aanzien van de gesanctioneerde goederenstroom waaronder de maatregelen die zijn ingesteld tegen Rusland. Op 3 juni 2022 heeft de Europese Unie (EU) het 6e sanctiepakket tegen Rusland aangenomen. Eén van de maatregelen is dat er in de EU een verbod is op de aankoop, invoer en overdracht van ruwe olie en
geraffineerde olieproducten uit Rusland.

Lees de volledige brief.

Vanaf 15 september kunt u de bekende aanvraag Bevaren Oude Maas indienen via MyPort in plaats van via een mail naar het HCC. Het HCC krijgt de aanvraag dan digitaal binnen en zal deze ook digitaal afhandelen. De beoordeling krijgt u ook terug in MyPort.

Het nieuwe aanvraagformulier kunt u vinden in MyPort bij de bestaande aanvragen voor Afmeren Ligplaats buiten de petroleumhaven, Werkzaamheden en Transporten. MyPort kunt u bereiken via de IAM connected inlogpagina en dan door te kiezen voor de MyPort tegel.

In ons eerdere bericht over de herbouw van de service Transitaangifte, heeft u kunnen lezen dat de service een belangrijke upgrade krijgt.

Wij zijn verheugd te melden, dat vanaf 5 september alle klanten worden overgezet op deze herbouwde service.

Dit betekent dat u nieuwe aangiften aanmaakt in de nieuwe service en bestaande aangiften kunt afmaken en inzien in de oude service.

Lees meer

De service Transitaangifte krijgt een belangrijke upgrade.

Na een intensieve voorbereiding zijn we in maart gestart met een pilot voor Transitaangifte 2.0.

Via deze service is de transitaangifte nog eenvoudiger in te dienen.

Lees meer

De komende periode zetten wij diverse verbeteringen live in de service “Melding Schip”. Bij elke wijziging die live wordt gezet, tonen we in het PCS de bekende pop-up.

Filter Visit Overview in het overzichtsscherm kunt u vanaf nu diverse filters instellen zodat u uw bezoeken nog sneller vindt.

Zoekfunctie zeeschepen

Er is een tip toegevoegd aan het zoekveld. Wanneer gezocht wordt op een exacte match, dan moet de zoekterm tussen “aanhalingstekens” worden gezet.

Terugkoppelen actuele diepgang én PBP

Als een schip operationeel contact krijgt bij Maasaanloop komt het voor dat de diepgang niet correct is gemeld. Stel er is een verwachte diepgang gemeld van 13,90 meter en Maasaanloop hoort bij operationeel contact dat dit 14,40 meter is. Op dat moment registreert de havenmeester een actuele diepgang van 14,40 meter én wijzigt de Pilot Boarding Place i.v.m. een diepgang van > 14,30 meter van Maascenter naar Euro13. Het PCS kent alleen een verwachte diepgang. Deze wijzigt niet en de PBP blijft op Maascenter staan. Dit is nu opgelost door ook de actuele diepgang terug te koppelen naar het PCS én de PBP wijziging te synchroniseren naar het PCS. De agent kan het schip nu beter informeren m.b.t. de locatie waar de loods aan boord komt (Euro13). Idealiter meldt de agent een correcte diepgang (first time right) zodat het Loodswezen niet verrast wordt bij het plannen van een (juiste) loods.

Terugkoppelen LOA geaccepteerd

Tijdens een aangepaste loodsdienst (voor kleine of voor alle schepen), waarbij de loods niet aan boord kan door slecht weer, komt het schip in sommige gevallen in aanmerking voor een ‘Loods op afstand’ (LOA). Als de betreffende velden correct in het PCS zijn ingevuld, wordt er door het Loodswezen en de havenmeester beoordeeld of het schip met een loods op afstand naar binnen/buiten mag. Als hier toestemming voor wordt gegeven (‘LOA geaccepteerd’), is dat direct zichtbaar bij de betreffende reis in het PCS.

Oude reizen verwijderen

Op het HCC zien wij veel oude reizen in ons systeem staan, soms wel maanden oud. Dat vertroebelt ons werk en vragen u daarom vriendelijk om deze zo snel mogelijk te verwijderen. Wij blijven dit monitoren en spreken het betreffende agentschap erop aan als de onwenselijke situatie voortduurt.

Met vriendelijke groet, ook namens Port of Amsterdam en Portbase,

Louis van Waasdijk
Projectmanager Divisie Havenmeester (Rotterdam)
Tel: +31 (0)6 1093 8114

Klik hier om het volledige bericht in PDF te openen en/of te downloaden

Na een succesvolle pilot is de basiskoppeling tussen Portbase en Enigma+ actief!

Samen met North Sea Port hebben wij gekeken naar de wensen van de scheepsagenten en is de koppeling voor de melding aan de havenmeester gerealiseerd tussen Portbase en Enigma+.

Vanaf 7 maart kunnen alle scheepsagenten gebruik maken van deze nieuwe functionaliteit.

Lees meer

Op 12 januari vond de terugkoppeling van de tweede evaluatie nieuwe werkwijze inkomende reizen plaats.

De presentatie en video bekijkt u hier.

As of today you can withdraw incorrect document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) via Notification Import Documentation.

Read in the Quick Start Guide of Notification Import Documentation how the new functionality works.

For other terminals document can only be withdrawn by contacting the terminal directly. please find the contact details in this FAQ.

In addition: Document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) contain an additional status 'Processing'. This status is displayed when the terminal has received the pre-notification correctly, but has not yet been able to process it in the TOS-system. After processing, the successive status will be 'Accepted' or 'Rejected'. Usually the status processing will change to 'accepted' once the container is discharged.

• Download feature: It is now possible to download a CSV-overview of all your previous notifications. You will find the download-button at the top of your overview. search filters will also apply to the downloaded file.
• Date filter: New filter option to filter by date (from-to)

Ja. In Cargo Controller kunt u heel eenvoudig een overzicht downloaden van alle B/L’s die u momenteel zichtbaar heeft in uw overzichtsscherm. Dit is afhankelijk van de filters die u actief heeft.

Download selectie

Op basis van uw filters kunt u ervoor kiezen om alle B/L's of een aantal specifieke B/L's te downloaden. Klik op het 'checkbox' bovenaan het overzichtsscherm om alle B/L's in één keer te selecteren om te downloaden.

Of selecteer de gewenste B/L's op B/L-niveau door het 'checkbox' per B/L aan te vinken.

Download

Nadat je minimaal 1 B/L hebt geselecteerd, worden er bovenaan het overzichtsscherm extra actieknoppen zichtbaar. In het onderstaande voorbeeld zijn alle zichtbare B/L's geselecteerd. Bijna links ziet u de knop 'Download'.

U ontvangt via een pop-upbericht een bevestiging van het aantal B/L's dat is geselecteerd voor de download en u kunt de download bevestigen. Er volgt dan een CSV-bestand met de gevraagde gegevens.

Soms komt het voor dat een B/L-nummer wijzigt nadat deze door de rederij is opgesplitst of dat u een typefout heeft gemaakt. In beide gevallen is het wenselijk om foutieve B/L's te verwijderen om zo een acuraat mogelijk overzicht te houden.

U kunt B/L's selecteren via de checkbox voor het B/L-nummer en vervolgens op de knop 'Verwijderen'.

Er volgt nog een bevestigingsvraag die u kunt bevestigen.

In Cargo Controller bent u in staat uw lading te monitoren op basis van 3 hoofd indicatoren voor de 3 fases van het import proces dat uw lading doorgaat voordat u deze kunt ophalen bij de terminal.

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator bevat een groep van specifieke indicatoren voor die fase:

• Aankomst transport equipment
  • Status aankomst schip
  • Status import manifest
  • Gelost op terminal
• Vrijgave transport equipment
  • Status Douane inspectie
  • Status commerciële vrijgave*
  • Status import aangifte
• Ophalen transport equipment*
  • Status nominatie vervoerder
  • Status voormelding op terminal

* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.

Zoals u kunt zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 8 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:

• : Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
• : Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
• : Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
• : Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
• : Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.

De laatste status is hierbij het meest interessant, deze status geeft aan dat u in controle bent over uw lading, maar dat er een status ontbreekt en deze nog grijs is. Hieronder ziet u een situatie waarin dit kan voorkomen:

Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading. Aangevuld met de filter opties in Cargo Controller kunt nu sturen op de uitzonderingen.

U kunt net als bij het uploaden van GGB's, ook updates eenvoudig downloaden over deze GGB's en de huidige status van de keuring. De download betreft een Excel die uw vervolgens kunt verwerken in uw eigen systemen.

Het proces in deze is eenvoudig, u klikt bovenin in het overzichtscherm op de knop 'Download' naast het zoekveld. U ontvangt direct een download van alle zichtbare keuringen die u nu ziet in uw overzichtscherm.

Selectie data

U kunt de download beperken door vooraf het overzichtscherm te filteren met alle filteropties aan de linkerkant. Uw download betreft dan alleen data die u op dat moment ziet in het overzichtscherm.

Een keuringsstation kan door verschillende oorzaken besluiten uw keuring te moeten wijzigen. Dit kan betekenen dat uw aanvraag wordt afgewezen of dat een tijdvak is komen te vervallen. U kunt hiervoor een e-mail notificatie instellen.

Zo blijft u eenvoudig of de hoogte bij belangrijke statuswijzigingen:

1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
2. Kies ‘Notificatie instellingen’
3. Via het schuifje kunt een e-mail notificatie aan of uit zetten

E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account, dit kunt u ook wijzigen via ‘Aanpassen’ dat achter het ingestelde e-mailadres staat.

U kunt uw GGB's eenvouding in bulk uploaden via onze Excel template. Op die manier kunt u data vanuit uw eigen systeem eenvoudig en efficient in PCS verwerken.

Download Excel template

In het inspectieoverzicht scherm klikt u rechtsbovenin op de knop 'Aanvragen keuring' en het invoer scherm komt naar voren. Onderin het scherm klikt u op de knop 'Upload GGB's'.

Een klein scherm opent en hier kunt u de template downloaden.

Excel template vullen

De template bevat 2 tabbladen, waarbij de eerst tabblad behouden moet blijven en u voorziet van uitleg over welke waarde in welke kolom gevuld moet worden in het tweede tabblad. Deze waardes kunt u vervolgens in het tweede tabblad invullen. Sla dit bestand op (met beide tabbladen) en u kunt nu deze GGB's in bulk inlezen.

Excel template uploaden

U kunt de ingevulde Excel template nu uploaden in het scherm via de link 'selecteer' of  door het bestand in de het grijze kader te slepen. De knop ' Upload' wordt hierna actief.

Excel template verwerkt

Indien er geen fouten zijn gemaakt in de template zal deze worden verwerkt en ziet u de volgende bevestiging in het scherm.

De GGB's zijn nu zichtbaar in het inspectieoverzicht en klaar voor verdere verwerking.

Support

Indien uw template niet verwerkt kon worden ontvangt u een rode melding en een toelichting. Wijzig de data en/of de template op basis van deze toelichting en probeer opnieuw. Mocht u er toch niet uitkomen kunt u altijd contact opnemen met de Customer Service.

Indien uw keuring is afgehandeld ziet u dit aan de status ‘Afgemeld’ in het VIP-overzichtsscherm.

In de tijdlijn kunt u het verloop van de keuring achterhalen:

Via de NVWA wordt uw keuringsrapport afgegeven in onze dienst Melding Voedsel Waren. Lees hier meer over in dit aansluitende MVW-kennisartikel.

Indien de NVWA uw GGB-aangifte heeft geweigerd, wordt dit in het VIP overzicht als volgt getoond:

U kunt op dit moment geen keuring aanvraag indienen en uw keuring is hierbij direct afgemeld. Via 'Details' kunt u in de tijdlijn kunt u deze events ook inzien:

U zult uw GGB-aangifte moeten controleren en opnieuw indienen om een keuring aan te vragen.

Als er meerdere equipments bij de boeking horen, is voor ieder equipment terug te zien dat de boeking voor dat specifieke document/MRN bekend is. 

Als alle equipments van het document/MRN zijn aangekomen op de terminal, zal Portbase de aankomst melden bij de Douane. De Douane stuurt alleen een bericht terug indien er een afwijzing van het document is of een inspectie wordt aangezegd. Portbase geeft de zending automatisch vrij na 5 minuten. Er kan altijd nog een controle worden aangezegd tot het moment dat het schip vertrekt. Daarnaast zijn er een aantal documenttypen die geen aankomstmelding naar de Douane behoeven, zoals ICT en TT1. Deze worden direct op 'Automatisch vrijgegeven' gezet. 

Na vertrek schip dient de rederij/cargadoor het manifest in te sturen binnen 1 werkdag. Hierna wordt de Confirmation of Exit gestuurd. Hover over de “i” in het hoofdscherm om na te gaan in welke fase de zending is. 

De ETA/ETD informatie welke getoond wordt is afkomstig van de rederij. Deze informatie wordt zichtbaar indien de laadlijst beschikbaar is. De ETA/ETD informatie vanuit de terminal heeft de voorkeur horen wij regelmatig. Helaas is het voor Portbase op dit moment niet toegestaan om deze informatie in Track & Trace Export te tonen. 

In het hoofdscherm staan alleen boekingen waarvoor uw bedrijf zelf de voormelding heeft gedaan. Er is de mogelijkheid om andere boekingen handmatig toe te voegen.  

Selecteer ‘+ Voeg toe’ rechts bovenin het hoofdscherm. In het scherm wat opent kunt u het boekingsnummer wat u wilt volgen toevoegen.  

Geel bij 'Boeking' geeft aan dat de voormelding gedaan is alleen dat er nog geen terminal is welke heeft aangegeven de voormelding te willen ontvangen. Bij groen is de voormelding opgestuurd aan een terminal. 

Indien de status onder ‘Document’ groen is dan is de voormelding gedaan. Hover over de “i” in het hoofdscherm bij de boeking waarvoor u wilt weten of de voormelding gedaan is. 

Geel bij “Boeking” geeft aan dat de voormelding gedaan is alleen dat er nog geen terminal is welke heeft aangegeven de voormelding te willen ontvangen. Bij groen is de voormelding opgestuurd aan een terminal. 

De voormelding is nog niet gedaan in de service 'Melding Export Documentatie'. Mogelijk wordt de voormelding later gedaan. Het equipment wordt op dit moment niet toegelaten tot de terminal indien deze de voormelding verplicht stelt. Zie hier het overzicht van terminals die de voormelding via Portbase verplicht stellen. Indien u had verwacht dat de voormelding reeds gedaan is contact dan de partij die hiervoor verantwoordelijk is. 

De ETA/ETD van het schip wordt bekend wanneer Portbase de laadlijst van de rederij/cargadoor ontvangt. Het moment van ontvangst van de laadlijst kan verschillen per rederij. Het kan voorkomen dat de laadlijst een week vooraf bekend is, maar dit kan ook op de dag van vertrek zijn. Welke ETA/ETD informatie getoond wordt is afkomstig van de rederij. 

De laadterminal van het equipment wordt bekend wanneer Portbase de laadlijst van de rederij/cargadoor ontvangt.

In de laadlijst staan de equipments welke geladen worden op het schip. Het moment van ontvangst van de laadlijst kan verschillen per rederij, ontvangst hiervan varieert van zeven dagen tot de dag van vertrek. 

Indien de status onder ‘Boeking’ groen is, is er een terminal welke de zending verwacht. 

Wanneer de status al op “Accepted” staat, kan deze niet meer worden aangepast. Het document dient eerst door de Douane buitenwerking te worden gesteld. Dit kunt u doen door een "Cancel Request" te sturen in de melding. Deze wordt dan uitgestuurd naar de Douane.

Het is niet mogelijk om bestaande “Guarentees” te verwijderen. Deze blijven altijd in het overzicht staan. Via (Valid to) kunt u wel een einddatum aangegeven.

Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen:

• De aangifte cancelen/buiten werking stellen en een nieuwe opmaken.
• Aan de Douane vragen of zij de terminal kunnen omhangen naar de nieuwe/correcte terminal. Wanneer de Douane dit heeft gedaan, kunt u via de service Melding Import Documentatie een T1 voor de correcte terminal opmaken en versturen.

Het is niet mogelijk om oude "Guarantees" te verwijderen, de reden is ons niet bekend.

Alleen de Douane heeft de mogelijkheid om deze buiten werking te stellen.

Wanneer de Douane deze buiten werking heeft gesteld, komt hij op status "Completed" te staan. Vervolgens dient u een blanco aangifte op te maken, want het is niet mogelijk om deze te hergebruiken.

Wanneer de Douane uw cancellation request heeft verwerkt, dan wordt deze handmatig door de Douane omgezet.

Het proces duurt langer, omdat de Douane de verwerking handmatig doet. Wanneer de Douane uw request heeft verwerkt, komt deze bij u in cancellation te staan.

In het veld "Authorised Location" dient u het huisnummer en de postcode in te voeren van de toegelaten geadresseerde of toegelaten afzender.

Een vereenvoudigde regeling (SP) staat even in "Accepted" en gaat dan direct door naar “In transit”. Als het een normale procedure betreft, dan komt deze pas in transit, zodra de container langs de Douane gaat bij de uitgaande port- zodra de Douane T1 document uitprint.

Wanneer een zending in de ATO wordt vermeld, wordt hiervoor in de Douanesystemen een "verplichting" aangemaakt om deze te zuiveren.

Het NCTS-systeem van Nederland heeft een driemaal daagse aanlevering aan het verplichtingensysteem om te melden welke B/L's zijn vermeld in een transitaangifte en om deze vervolgens te zuiveren.

Er geldt dit niet andersom. Wanneer een B/L van de ATO wordt verwijderd, zal de (al dan niet voltooide) verplichting uit het verplichtingsysteem worden verwijderd. Het transitsysteem ontvangt hier geen melding van.

Als de transitaangifte die hier mee is gemoeid, dus dient te worden afgesloten of geannuleerd, dient de klant die deze transitaangifte heeft opgemaakt een annuleringsverzoek in te dienen. Dit kan digitaal of via kantoor Zuivering te Heerlen)

T2 is een transitaangifte en dient te worden opgemaakt bij het doorvoeren van lading door onder andere Zwitserland naar Italië. Het T2 document wordt aan de grens van Italië afgemeld in NCTS, waarna het verder kan gaan.

Voor groepage zendingen/ trailer, wordt één afzender en één ontvanger gebruikt. Aangiften kunnen nooit meerdere ontvangers hebben. De verschillende zendingen in groepage trailer worden in de BIS-lijst achter de aangifte aangegeven. De geadresseerde partij in de aangifte is veelal het Douanekantoor van afmelden.

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646")

Bij de "guarantees" is tweemaal hetzelfde guarantee type and reference gebruikt. Dit mag slechts eenmaal te worden gebruikt binnen de "guarantees".  Portbase kan de status aanpassen, zodat u de aangifte kunt wijzigen.

Het gebeurd regelmatig dat een vervoersdocument wordt gemaakt, terwijl dat volgens de gegevens in de summiere aangifte (ATO) niet logisch is. Dit zorgt voor mismatches. Om mismatches te voorkomen, toont scherm S141 het Douane proces dat is aangegeven op de ATO. Indien het Douane proces in de ATO een andere waarde heeft dan leeg, is een vervoersdocument niet nodig. Het driehoekje betreft een waarschuwing voor u als klant.

U heeft de volgende keuzes:

• Doorgaan met het maken van de vervoersaangifte en achteraf het risico lopen op een mismatch. Dit kan, omdat het een waarschuwing is en geen blokkade om door te gaan met de aangifte.
• Contact opnemen met de cargadoor om de ATO aan te laten passen. Als de ATO wordt aangepast, verandert de informatie op S141 mee.

Het is niet mogelijk om dit achteraf aan te passen in de service. U kunt hiervoor een MID-melding maken in de service Melding Import Documentatie. Hierin meldt u als het ware het document voor aan de desbetreffende terminal.

We zijn een nieuwe klant van Portbase en we willen transitaangiften doen in de vereenvoudiging procedure, echter blijkt dat we ons nog moeten melden bij de regiocoördinator om ons ook in het KIS-systeem aanbrenglocaties te laten registeren.

Wat moeten wij verder nog doen om te kunnen werken in de vereenvoudiging te Nederland?

U wilt aangeven in de vereenvoudigde procedure (toegelaten afzender transit). Het betreft een in het buitenland (BE) geregistreerde klant. Hiervoor dient u alleen de normale procedure aan te geven.

Indien de vervoerstermijn is verlopen, dan ontvangt u na zeven dagen een verzoek “Navraag niet beëindigd vervoer”(nasporingsbericht) van de Douane. Dit wordt weergegeven middels de status “Information requested”.

Wanneer u op de regel klikt, ziet u de transport gegevens staan. Via de knop “Enquiry details” dient u antwoord te geven op de vraag van de Douane.

Het document dient te worden geannuleerd, echter staat er geen "cancellation request". De transitaangifte staat nu op "In Transit"?

In Portbase kan deze niet meer worden gecanceld, omdat deze in de status "In Transit" staat. Hiervoor dient contact te worden opgenomen met de Douane “Transit”.

De vergunning “Toegelaten afzender transit” is alleen voor bedrijven die de administratie in Nederland invoeren.

Bekijk of de aangifte daadwerkelijk is gecanceld of dat de status “Cancelled” of bij “Closed with exception” erbij staat. Indien de aangifte de status "Cancelled” heeft, dan kunt u deze wijzigen naar de status "acknowledged", zodat de container naar de status “Closed with exception” wordt verplaatst en er met de gebruikte container een nieuwe aangifte kan worden aangemaakt via “New declaration”. Daarnaast kunt u dit terugvinden met het B/L-nummer bij “Manifest container”.

IM-aangifte tot plaatsing onder douaneregistratie niet commerciële goederen:

• MNS SCHEEPVAARTMANIFEST-VEREENVOUDIGE PROC
• T2 DOCUMENT T2
• T2ATA DOCUMENT ATA MET T2 STATUS
• T2CIM CIM VRACHTBRIEF MET T2 STATUS
• T2F AANGIFTE VOOR INTERN COMM. DOUANEVERV. (ART.340 QTR, LID 1)
• T2L BEWIJS VAN COMMUNAUTAIRE STATUS
• T2LF T2L (NIET FISC. GEBIED ART. 311 TVO)
• T2SM T2 SAN MARINO
• T2TIR DOCUMENT TIR MET T2 STATUS
• X-703 HOUSE WAYBILL
• X-705 COGNOSSEMENT (BILL OF LADING)
• X-740 LUCHTVAARTBRIEF
• X-741 MASTER LUCHTVAARTBRIEF
• X-785 GOEDERENMANIFEST
• X-MNS SCHPVRTMAN.-VEREENV.
• Y-CLE KENM/DD INSCHR. ADM.
• Z-720 VRACHTBR CIM (SPOOR)
• Z-821 AANG. EXT. COM. DV (T1)
• Z-822 AANG. INT. COM. DV (T2)
• Z-952 TIR-CARNET
• Z-CO AANG COMM. GOEDEREN
• Z-EU AANGIFTE EVA-LANDEN
• Z-EX AANGIFTE TEN UITVOER
• Z-IM AANG NIET COMM. GOEDEREN
• Z-T2F INT. COMM. DV. A340,1
• ZZZ ANDERE
• Z-ZZZ ANDERE + CONVERSIE

Zodra de borg is verzonden, kan bij “Action” op het envelop-icoon worden geklikt. De borg kan dan worden opgevraagd.

Let op- dit kan maximaal 5 maal per dag.

De status op “ST” kan verwarring opleveren, echter is deze in het proces wel naar de Douane gestuurd. Indien u zekerheid wenst, neem dan contact op met het kantoor via +31 88 151 09 87.

In een dergelijk geval start de douane een zogenaamd intern nasporingsonderzoek en gaat deze te rade bij het betreffende douanekantoor dat is opgegeven in het IE141 bericht. De vraag die men uitzet wordt gestuurd in een IE142 bericht. Het douanekantoor heeft een termijn van maximaal 214 dagen om reactie te geven.

U kunt de knop "re-use" gebruiken. Dezelfde aangifte wordt dan weer voor u klaargezet. U hoeft dan alleen de verbeteringen aan te passen. Deze functie is niet beschikbaar als de klant de aangifte zelf heeft gecanceld.

Geef de losterminal van de zeeboot op. Dit veld is optioneel, maar als de desbetreffende terminal bekend is, zal de "loading place" en "aanbrenglocatie" van hieruit herleidt en kan een MRN-notificatie naar de aangesloten terminal worden verzonden.

Wij hebben geen inzage in de hoogte van de borg die u bij de Douane heeft. Wij adviseren u contact op te nemen met de afdeling Transit van het Douanekantoor, via +31 88 151 09 87. Zij kunnen u informeren de aangiftes die nog niet zijn afgeschreven.

Wanneer een bedrijf voor zijn douaneaangiften in NCTS de service Transitaangifte van Portbase gebruikt, is de opgegeven informatie ook te hergebruiken voor de opgave aan de terminals. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden.

Wanneer u een melding annuleert, komt de status eerst op "cancel requested" te staan en vervolgens op "cancelled", als het verzoek van de douane wordt geaccepteerd.

Indien een melding op "cancelled" staat, dan dient deze te worden "acknowledged" om vervolgens een nieuwe aangifte te kunnen maken. Door te "acknowledgen" – bevestigen van de cancel, wordt de status aangepast naar "closed with exception".

U dient bij "Transport details" de gegevens in te vullen van de vervoersmiddelen waarmee de container de terminal verlaat en indien van toepassing van het transportmiddel waarmee de container Nederland verlaat.

Ondanks de vele mogelijkheden beperkt de keuze zich in de praktijk tot: road transport, rail transport en inland water transport. Om het invullen gemakkelijk te maken, kunt u onderstaande schema gebruiken om de gegevens in te vullen.

*Om het bericht succesvol te verzenden en operationeel te verwerken, dient u bij MoT ID iets ingeven. Dit is in de praktijk echt vaak onbekend. Veelal volstaat een punt (.) of de tekst “onbekend”.

Dit houdt in dat de douane voornemens is een controle uit te voeren voor vertrek. De douane neemt hiervoor normaliter binnen twee uur contact met u op. Wanneer dit niet gebeurd, kan bij het kantoor van vertrek, NL000510, navraag worden gedaan. Dit kan door te bellen naar +31 181 373 737 met de vraag of de controle nog plaats dient te vinden of dat er anders toestemming tot vertrek mag worden verkregen.

U bent vergeten de gegevens in het onderstaande scherm vergeten in te vullen. Het is niet mogelijk om dit via Portbase te herstellen. Hiervoor dient u contact op te nemen met de betreffende terminal.

DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value

• 1 (Sea Vessel)
• 2 (Rail)
• 3 (Road)
• 4 (Air transport)
• 5 (Mail)
• 6 (Multimodal transport)
• 7 (Fixed transport installation)
• 8 (Barge)
• 9 (Unknown)
• 0 (Not specified)

Current: caused by: DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value

• 1 (Sea Vessel)
• 2 (Rail)
• 3 (Road)
• 4 (Air transport)
• 5 (Mail)
• 6 (Multimodal transport)
• 7 (Fixed transport installation)
• 8 (Barge)
• 9 (Unknown)
• 0 (Not specified)

Current: caused by: Error Modality can contain the value

• 1 (Sea Vessel)
• 2 (Rail)
• 3 (Road)
• 4 (Air transport)
• 5 (Mail)
• 6 (Multimodal transport)
• 7 (Fixed transport installation)
• 8 (Barge), 9 (Unknown)
• 0 (Not specified), current:

Deze notificatie kan niet worden uitgezet. Dit is een verplichte notificatie van de Douane.

Het is niet mogelijk de modaliteit later nog aan te passen. U kunt hiervoor contact opnemen met de nationale helpdesk van de Douane, afdeling NCTS.

Met Losinformatie koppelt de terminal het feitelijk geloste gewicht terug op het manifest. Deze update wordt gedeeld met alle bij het losproces betrokken partijen in de keten en haven. De opgegeven stuwagegegevens zijn bovendien één op één te hergebruiken in de Melding Gevaarlijke Stoffen aan de Havenmeester.

Losinformatie is beschikbaar in Nederlands en Engels. Voor het aanpassen van uw voorkeur, zie handleiding ‘Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal’.

1- select all (of een deel) en klik op Add to manifest

2 - De overlandeds zijn nu uit beeld en moeten aan een consignment toegevoegd worden => klik op Add consignment

=> consignment invoer scherm wordt geopend.

3 - Vul hier alle benodigde en en gewenste gegevens in (kies o.a. een port of loading) en klik op Save en Send.

Portbase valideert de juistheid van ingevoerde documentnummers aan de hand van een aantal criteria.

Met name douanedocumentnummers (MRN nummers die worden uitgegeven door de Nederlandse Douane) worden getoetst aan specifieke criteria.

Portbase kan de geldigheid van douanedocumentnummer niet valideren bij de Douane. U bent te allen tijde verantwoordelijk voor het insturen van correcte documentnummers die de Nederlandse Douane aan u heeft versterkt voor de goederen in het betreffende equipment / zending.

* Onderstaand vindt u een overzicht van de geldige Douanekantoor NCTS-aangiftepuntnummers per terminal.

Voorbeeld: "21NL00051015132BD2" betreft een transit-document in vereenvoudigde procedure voor vertrek vanaf een terminal op de maasvlakte

Voor een volledig overzicht van Douanekantoren, zie kantorenlijst van de Nederlandse Douane.

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld

• Klant A / Klant B
• afdeling Douane / afdeling expeditie
• Vers / Veterinair / high priority

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading, in de Excel-upload of vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm of volg de onderstaande instructie:

Klik op het label-icon van de B/L en vervolgens op 'Bewerken'.

Geef uw tekst in (repeterende labels worden nu ook automatisch aangevuld). U kunt meerdere labels per B/L registreren.

Klik op Opslaan. U kunt nu op deze label filteren.

Wisselen naar Firefox
Mozilla Firefox is beschikbaar voor bijna elk platform wat je maar kunt bedenken: Windows, Mac, Linux, Android en iOS. De browser kun je downloaden vanaf de website van Mozilla en vervolgens dien je de instructies te volgen om het te installeren.
Als je Firefox voor het eerst start, zal het programma vragen of je gegevens van een andere browser wilt importeren. Hiermee kun je uit bijna alle andere browsers je favorieten en bladwijzers downloaden. Vanuit Chrome en Internet Explorer kun je ook cookies, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden meenemen.

Wisselen naar Chrome
Google Chrome is beschikbaar voor dezelfde platforms als Firefox: Windows, Mac, Linux, Android (waar het vaak de standaardbrowser is) en iOS. Je kunt de browser vanaf de website van Google downloaden en vervolgens de instructies volgen om het te installeren.
Wanneer je Chrome voor het eerst start, word je gevraagd of je gegevens van een andere browser wilt overdragen. Van Firefox kun je favorieten, geschiedenis, opgeslagen wachtwoorden, zoekmachinevoorkeuren en formuliergegevens meenemen. Vanuit Internet Explorer is het meenemen van favorieten, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden mogelijk en vanuit Edge en Safari alleen favorieten.

Wisselen naar Edge
Overstappen naar Microsoft Edge is het gemakkelijkst als je al Internet Explorer gebruikt, de vorige en inmiddels verouderde browser van Microsoft. Je kunt vrijwel alle gegevens meenemen. Dit doe je door op de menuknop rechts bovenin te klikken en vervolgens op 'Instellingen te klikken'. Selecteer vervolgens 'importeren en exporteren'. Nu kun je selecteren van welke browser je gegevens je wilt importeren.

Let op: Van Chrome kun je favorieten, geschiedenis, cookies, wachtwoorden en instellingen meenemen. Van Firefox alleen favorieten.

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft samen met het Loodswezen en Portbase gegevens verzameld en een evaluatie gedaan m.b.t. deze nieuwe werkwijze. Er zijn interessante inzichten die wij graag met jullie delen via dit document.

Cargo Controller werkt met Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox. Een goede werking van Cargo Controller kan niet gegarandeerd worden bij gebruik van andere browsers zoals Internet Explorer.

Nee. Cargo Controller werkt op basis van B/L's. Bij het invoeren van een combinatie van een B/L en één equipmentnummer haalt Cargo Controller automatisch de volledige B/L op met alle equipments daaronder. Het is daarom niet nodig om elke losse equipment van de B/L in te voeren.

Cargo Controller is geschikt voor Containers, trailers (begeleid/onbegeleid) en overige equipments

Een overzicht van welke terminals bij ons zijn aangesloten vindt u hier.

Van vrijwel alle rederijen die de Nederlandse havens bezoeken zijn de ladinggegevens inzichtelijk.

Rederijen hebben echter wel een mogelijkheid om (delen van) de ladinggegevens niet inzichtelijk te maken. Heeft u het idee dat u gegevens van een rederij niet kunt volgen, neem dan contact op met onze service desk.

Lees in onze handleiding hoe u e-mail notificaties kunt instellen. Indien u gebruikt maakt van een systeemkoppeling (Cargo Controller API) is het volgende voor u ook relevant.

Gebruikers worden automatisch aan het PCS toegevoegd als ze de eerste keer inloggen vanuit IAMconnected. Geef vervolgens als beheerder toegang tot de juiste services vanuit User Management.

De meeste terminals die bij Portbase zijn aangesloten ondersteunen de domproc regeling van de douane. Vrijwel alle terminals controleren wel eerst uw douanevergunning voordat zij Domproc-meldingen toestaan.

Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).

Vereist de terminal goedkeuring?
Neem dan contact op met de salesafdeling van Portbase en vermeld bij welke terminals u gebruikt wilt maken van de domproc regeling. Wij informeren u over de goedkeuringsprocedure bij deze terminals.
Na goedkeuring kunt u voor goederen die u onder de domproc regeling plaatst documentvoormeldingen naar de terminal insturen. Vanuit melding domproc doet u dit via de knop ‘informeer terminal’.

Ja, ook vanaf de ferryterminals kunt u goederen onder de domproc regeling plaatsen. In de service Melding Domproc kunt u de ferry-zending vinden door in het veld “B/L” het zendingsnummer in te vullen dat u hebt gekregen van de ferry-operator.

U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.

U kunt de onderstaande gegevens aangeven voor breakbulk:

• NF (onverpakt) met het aantal items
• NE (niet verpakt) met het aantal items

Elk verstuurde import manifest naar de Douane kan tot 90 dagen na aankomst worden aangepast en doorgestuurd worden naar de Douane. Binnen 72 uur kan er zonder bewijs gewijzigd worden. Na 72 uur kan de Douane om meer informatie vragen.

Wanneer u de gegevens van bijvoorbeeld de aansluitende feeder mee wilt geven in het IFTMCS bericht kunt u dit doen in het TPL segment.
Alleen de means of transport en de transport means name worden ingelezen. Alle overige velden worden door ons niet gebruikt.

TPL+SEA:::VSZP7'

Het is niet mogelijk om het reisnummer mee te geven. Met ECT Delta Terminal is afgesproken dat i.p.v. de scheepsnaam (in dit veld) ook het radio call sign kan worden meegegeven. In het TPL segment geef je alleen de vervolgmodaliteit op. Wanneer u een volgend schip wilt opgeven, vul dan de combinatie met het call sign of de scheepsnaam in.

Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)

Bij lading die bijvoorbeeld wordt geladen op de ESSO en vervolgens wordt gelost bij VOPAK dan hoeft dit niet te worden aangegeven in het PCS.

Los hiervan zal er wel een vervoersdocument aangemaakt moeten worden.

In het import manifest, dient u deze op te geven als transhipment / sea in sea out. De uitgaande agent dient hem in het export manifest op te geven.

In de IFTMCS moet in het GOR segment de code 27 worden meegegeven. Het GOR segment ziet er als volgt uit:
GOR++:::C’ Gebruikt u voor communautaire lading
GOR++:::N27+:::27’ Gebruikt u voor communautaire transhipment lading
GOR+++:::27’ Gebruikt u voor niet communautaire transhipment lading
GOR++:::T1’ Gebruikt u voor goederen waarvoor een T1 document aan boord is

Lege containers dienen altijd ingestuurd te worden met een 4 in het EQD segment.

Wanneer ze ingestuurd worden met een 5, dan betekent dit dat ze vol zijn.

Een voorbeeld van een lege container;

EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'

U dient binnen 1 B/L alle containers of als leeg of als vol aan te geven. Let op: geen gemengde B/L met volle en lege containers.

Uitgaand naar de Douane wordt dit meegegeven bij het proces als 'E' mits er geen andere status in het scherm is opgevoerd bij custom status.

De Europese Unie en Japan erkennen elkaars veiligheidsprogramma's. Wanneer u beschikt over een AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen en Veiligheid en u te maken heeft met goederenzendingen naar Japan, dan zult u minder vaak door de Douane gecontroleerd worden. Hetzelfde geldt voor Japanse AEO-exporteurs die goederen exporteren naar de EU. De Europese Commissie heeft in samenspraak met de Douane hier een tijdelijke oplossing voor u ingericht.

Wanneer u wilt profiteren van deze wederzijdse erkenning tussen de Europese Unie en Japan, dan dient u in uw summiere aangifte bij binnenkomst en de summiere aangifte voor tijdelijke opslag, in de rubriek 'Produced documents/certificates' de code Y031, en het unieke identificatienummer (hierna Y031 + JP ID) van het Japanse AEO-bedrijf te vermelden. Met deze code identificeert de Douane gecertificeerde bedrijven uit Japan.

Bovenstaande regeling is van toepassing voor uw summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) en summiere aangiften bij lossing (SAL).

Voor het indienen van summiere aangiften bij de Douane, maakt u gebruik van de service Voormelding lading import (4-uurs) en/of Melding lading import Internet via Portbase. Portbase draagt er zorg voor dat indien u gebruik wilt maken van deze regeling, deze informatie per 1 juni 2012 op het webscherm kan invullen.

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

• Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
• Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
   In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
2. Op goodsitem niveau in het veld “importdocuments” ook het soort document en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
   In Melding Lading Import doet u dit als volgt:
   1. Ga naar het desbetreffende goederenitem
   2. In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’. Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T2
      • ID: het MRN-nummer van het transit document
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen
   3. Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Er zijn twee mogelijke oorzaken:

• De terminal heeft Portbase niet verzocht de voormelding door te sturen. Neem contact op met de rederij of uw contactpersoon om dit op te lossen.
• Het boekingsnummer is niet correct ingevuld. Lees hier hoe u de gegevens kunt aanpassen.

Stuur een mail aan Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl met de reden dat de deadline niet gehaald gaat worden. De Douane ontvangt deze mail bij voorkeur voordat de deadline voorbij is.

De Douane geeft mogelijk geen boete als de oorzaak buiten uw organisatie ligt. Het helpt het als uw organisatie aan de Douane laat zien er alles aan te doen om het op te lossen.

Alle wijzigingen van de voormelding totdat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier

Voordat een zending succesvol is ontvangen op de terminal kan het equipmentnummer gewijzigd worden door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. In het hoofscherm ziet u de verschillende voormeldingen. Selecteer ‘Documentnummer’ van de voormelding welke u wilt wijzigen. Een nieuw schermt opent.

Een equipmentnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect equipmentnummer te verwijderen. Het nieuwe equipmentnummer dient samen met de boeking geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’.

Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’. Ook kunt u linksonder de gehele voormelding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Alle wijzigingen van de voormelding nadat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door de terminal. De Customer Service afdeling van Portbase kan geen gegevens aanpassen of verwijderen. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier

Afhankelijk van de terminal kan er direct contact opgenomen worden of gaan wijzigingen via de rederij. Klik hier voor de contactgegevens van de terminal.

Alle wijzigingen van de voormelding totdat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier

Voordat een zending succesvol is ontvangen op de terminal kan het boekingsnummer gewijzigd worden door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. In het hoofscherm ziet u de verschillende voormeldingen. Selecteer ‘Documentnummer’ van de voormelding welke u wilt wijzigen. Een nieuw schermt opent.

Een boekingsnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect boekingsnummer te verwijderen. Het nieuwe boekingsnummer dient samen met de boeking geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’. Ook kunt u linksonder de gehele voormelding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Alle wijzigingen van de voormelding nadat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door de terminal. De Customer Service afdeling van Portbase kan geen gegevens aanpassen of verwijderen.

Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier.

Afhankelijk van de terminal kan er direct contact opgenomen worden of gaan wijzigingen via de rederij. Klik hier voor de contactgegevens van de terminal.

In de service herkent u dat een zending is aangekomen door in het hoofdscherm onder ‘Status’ over het bolletje te hoveren bij een specifieke regel/voormelding. De status ‘vrijgegeven door PCS’ en ‘Inspectie door Douane’ geeft aan dat uw zending succesvol is ontvangen op de terminal.

Nadat het equipment succesvol is ontvangen op de terminal kan alleen de terminal aanpassingen doen. Mits de zending niet op een manifest staat; de rederij/cargadoor en terminal heeft deze informatie.

Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.

Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

In sommige situaties kan de losterminal wijzigen. In het verleden moest u hiervoor handmatig bijhouden of de losterminal gewijzigd was op uw B/L’s. U kunt hiervoor ook een notificatie instellen die u direct informeert bij een wijziging:

Instellen notificatie

U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte indien de status van uw gevolgde lading verandert.

1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
2. Kies ‘Notificatie instellingen’
3. Via het schuifje kunt één of meerdere e-mail notificatie aan of uit zetten.

E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

Alle wijzigingen van de voormelding totdat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier

Voordat een zending succesvol is ontvangen op de terminal kan het documentnummer gewijzigd worden door het bedrijf die de voormelding heeft gedaan. In het hoofscherm ziet u de verschillende voormeldingen. Selecteer ‘Documentnummer’ van de voormelding welke u wilt wijzigen. Een nieuw schermt opent.

Een documentnummer kan worden aangepast linksboven. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’. Ook kunt u linksonder de gehele voormelding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

*Let op: Indien het equipment is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding altijd verwijderen en vervolgens een nieuwe vooraanmelding doen. Portbase stuurt dan alleen een nieuwe aankomstmelding aan de Douane.

Alle wijzigingen van de voormelding nadat de zending succesvol is ontvangen op een terminal, worden gedaan door de terminal. De Customer Service afdeling van Portbase kan geen gegevens aanpassen of verwijderen. Wilt u weten of de zending succesvol is ontvangen op de terminal? Klik hier

Contact eerst het Centraal Werkpunt Douane om een akkoord te krijgen voor de geplande wijzigingen. Klik hier  voor de contactgegevens van het Centraal Werkpunt Douane.

Afhankelijk van de terminal kan er direct contact opgenomen worden of gaan wijzigingen via de rederij. Klik hier voor de contactgegevens van de terminal.

Let op: vraag altijd aan de terminal of rederij om het equipment te wijzigen in een fake/dummy equipment en laat een nieuwe regel/MED toevoegen. De vooraanmelding zal wel zichtbaar blijven, maar is onbruikbaar gemaakt.

Indien de wijziging van het documentnummer niet lukt kunt u contact opnemen met Customer Service.

Ja, het manifest kan zonder laadbevestigingen voor equipments verstuurd worden.

Informatie of een equipment geladen is door de terminal, wordt niet doorgegeven aan de Douane. Het document/de documenten behorend bij het equipment zal/zullen ook zonder laadbevestiging op het manifest staan.

De Douane moet uiterlijk 1 werkdag na vertrek van het schip, het manifest ontvangen. Ook updates op het manifest moeten uiterlijk 1 werkdag na vertrek schip ontvangen zijn. Voor schepen die vertrekken op vrijdag, zaterdag en zondag kan het manifest 1 werkdag later worden ingediend. Het tijdstip van vertrek van het schip wordt niet meegenomen door de Douane om te bepalen of het manifest tijdig is ontvangen. Een overzicht van de officiële Nederlandse feestdagen staat hier.

Als de deadline niet gehaald wordt, adviseren wij het incomplete manifest te versturen en contact op te nemen met de Douane om de reden toe te lichten: Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl.

Voorbeeld 1:
Het schip vertrekt dinsdag – de Douane moet het manifest uiterlijk woensdag ontvangen.

Voorbeeld 2:
Het schip vertrekt vrijdag, zaterdag of zondag - de Douane moet het manifest uiterlijk dinsdag ontvangen.

Een overzicht van de deadline tijdens feestdagen staat onder ‘Downloads’ bovenaan deze pagina.

Door één regel te selecteren zullen, als het boekingsnummer gelijk is, alle documenten worden toegevoegd aan het manifest. Dit is niet zichtbaar maar gebeurd wel op de achtergrond in de systemen.

Er zijn twee mogelijkheden waarom een document niet gekoppeld is aan een equipment:

• Het systeem zoekt een match op basis van de combinatie equipment en boekingsnummer, geen match kan gevonden worden
• Documenten welke meer dan 150 dagen terug in het systeem van Portbase gezet zijn, zullen niet beschikbaar zijn om gekoppeld te worden.

Via ‘Document koppelen’ kunt een document koppelen op basis van Equipment.

De status wordt weergegeven in de tijdslijn op reisniveau. In onderstaand plaatje is de inkomende reis en verhaalreis bevestigt. Dit is te herkennen aan de groene vink

U moet een bezoek voor Rotterdam aanmaken en een ligplaats selecteren voor één van de bovenstaande havens. Dit is de huidige manier van werken.