FAQ


Zoeken

Snel naar

Veelgestelde vragen

Nieuws & Updates

13 sep 2022 | Aanvraag Bevaren Oude Maas via MyPort

Vanaf 15 september kunt u de bekende aanvraag Bevaren Oude Maas indienen via MyPort in plaats van via een mail naar het HCC. Het HCC krijgt de aanvraag dan digitaal binnen en zal deze ook digitaal afhandelen. De beoordeling krijgt u ook terug in MyPort.

Het nieuwe aanvraagformulier kunt u vinden in MyPort bij de bestaande aanvragen voor Afmeren Ligplaats buiten de petroleumhaven, Werkzaamheden en Transporten. MyPort kunt u bereiken via de IAM connected inlogpagina en dan door te kiezen voor de MyPort tegel.

Heeft u gevonden wat u zocht?

07 jul 2022 | Update over de herbouw van de service Transitaangifte

In ons eerdere bericht over de herbouw van de service Transitaangifte, heeft u kunnen lezen dat de service een belangrijke upgrade krijgt.

Wij zijn verheugd te melden, dat vanaf 5 september alle klanten worden overgezet op deze herbouwde service.

Dit betekent dat u nieuwe aangiften aanmaakt in de nieuwe service en bestaande aangiften kunt afmaken en inzien in de oude service.

Lees meer

Heeft u gevonden wat u zocht?

17 mrt 2022 | Belangrijke upgrade voor de service Transitaangifte

De service Transitaangifte krijgt een belangrijke upgrade.

Na een intensieve voorbereiding zijn we in maart gestart met een pilot voor Transitaangifte 2.0.

Via deze service is de transitaangifte nog eenvoudiger in te dienen.

Lees meer

Heeft u gevonden wat u zocht?

2022 July – Pre-notification status warning

New Features
  • From now on it is possible to activate an e-mail notification when no import documentations has been pre-notified for one or more equipments on the B/L and the ATA-confirmation was received 6 hours prior. Without the pre-notification your cargo cannot leave the terminal. This feature was frequently requested via our survey earlier this year.

Heeft u gevonden wat u zocht?

20 jun 2022 | Diverse verbeteringen in Melding Schip

De komende periode zetten wij diverse verbeteringen live in de service “Melding Schip”. Bij elke wijziging die live wordt gezet, tonen we in het PCS de bekende pop-up.

Filter Visit Overview in het overzichtsscherm kunt u vanaf nu diverse filters instellen zodat u uw bezoeken nog sneller vindt.

Zoekfunctie zeeschepen

Er is een tip toegevoegd aan het zoekveld. Wanneer gezocht wordt op een exacte match, dan moet de zoekterm tussen “aanhalingstekens” worden gezet.

Terugkoppelen actuele diepgang én PBP

Als een schip operationeel contact krijgt bij Maasaanloop komt het voor dat de diepgang niet correct is gemeld. Stel er is een verwachte diepgang gemeld van 13,90 meter en Maasaanloop hoort bij operationeel contact dat dit 14,40 meter is. Op dat moment registreert de havenmeester een actuele diepgang van 14,40 meter én wijzigt de Pilot Boarding Place i.v.m. een diepgang van > 14,30 meter van Maascenter naar Euro13. Het PCS kent alleen een verwachte diepgang. Deze wijzigt niet en de PBP blijft op Maascenter staan. Dit is nu opgelost door ook de actuele diepgang terug te koppelen naar het PCS én de PBP wijziging te synchroniseren naar het PCS. De agent kan het schip nu beter informeren m.b.t. de locatie waar de loods aan boord komt (Euro13). Idealiter meldt de agent een correcte diepgang (first time right) zodat het Loodswezen niet verrast wordt bij het plannen van een (juiste) loods.

Terugkoppelen LOA geaccepteerd

Tijdens een aangepaste loodsdienst (voor kleine of voor alle schepen), waarbij de loods niet aan boord kan door slecht weer, komt het schip in sommige gevallen in aanmerking voor een ‘Loods op afstand’ (LOA). Als de betreffende velden correct in het PCS zijn ingevuld, wordt er door het Loodswezen en de havenmeester beoordeeld of het schip met een loods op afstand naar binnen/buiten mag. Als hier toestemming voor wordt gegeven (‘LOA geaccepteerd’), is dat direct zichtbaar bij de betreffende reis in het PCS.

Oude reizen verwijderen

Op het HCC zien wij veel oude reizen in ons systeem staan, soms wel maanden oud. Dat vertroebelt ons werk en vragen u daarom vriendelijk om deze zo snel mogelijk te verwijderen. Wij blijven dit monitoren en spreken het betreffende agentschap erop aan als de onwenselijke situatie voortduurt.

Met vriendelijke groet, ook namens Port of Amsterdam en Portbase,

Louis van Waasdijk
Projectmanager Divisie Havenmeester (Rotterdam)
Tel: +31 (0)6 1093 8114

Klik hier om het volledige bericht in PDF te openen en/of te downloaden

Heeft u gevonden wat u zocht?

2022 – June: Change in webhook registration, added error e-mail notifications

New Features
  • For organizations with an API system link-up: E-mail notifications concerning errors on the API can now be configures to be sent to any e-mail address, Instructions can be found here.
  • From now on it is possible to activate an e-mail notification when the discharge terminal is updated on your tracked B/L. Instructions can be found here.
  • From now on it is possible to activate an e-mail notification for B/L’s that are deleted from manifests. In the past this was only shown in the webscreens and via API-updates.  B/L status updates and DIN/DEN reports were lost. If activated we will inform you which B/L is deleted and what actions you may undertake.
  • If the deleted B/L becomes available again on another manifest, we will automatically update your tracked B/L again. Please note that the DIN or DEN report still need to be reapplied manually.
Improvements
  • We have decreased our traffic output towards your Webhook URL, from now on we will only push an update if data has been changed.
  • Due to a change in design the Webhook URL concerning the CC API has been technically moved. The webhook was only visible and editable for the main user (hoofdgebruiker), until now:  Each user with ‘API-user’ rights in PCS can now add and change the Webhook URL, this means your IT department and/or supplier can now support this with their own personal account.
    • Note: Only one Webhook URL can be registered per organization. If a second API-user updates a the Webhook URL, this will only update the previous registered Webhook URL.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2022 – May: Labels, vessel labels, reusable labels and improved ATA notification

New Features
  • New Vessel label functionality: add labels to your vessels to categorize. It works similar as with the original B/L labels. Read more or watch the instructional video.
Improvements
  • Improved label option: Labels can now be re-used with the autocomplete function, start typing the label you used before and you will be shown all previously used labels that match..
  • Updated ATA notification (e-mail): The arrival terminal now added to this notification.

Heeft u gevonden wat u zocht?

07 mrt 2022 | Eerste stap in koppeling Portbase en Enigma+ zorgt voor efficiëntie voor scheepsagenten

Na een succesvolle pilot is de basiskoppeling tussen Portbase en Enigma+ actief!

Samen met North Sea Port hebben wij gekeken naar de wensen van de scheepsagenten en is de koppeling voor de melding aan de havenmeester gerealiseerd tussen Portbase en Enigma+.

Vanaf 7 maart kunnen alle scheepsagenten gebruik maken van deze nieuwe functionaliteit.

Lees meer

Heeft u gevonden wat u zocht?

12 jan 2022 | Terugkoppeling 2e evaluatie nieuwe werkwijze inkomende reizen

Op 12 januari vond de terugkoppeling van de tweede evaluatie nieuwe werkwijze inkomende reizen plaats.

De presentatie en video bekijkt u hier.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2022 – March: Coverage in Vlissingen / Zeebrugge and more

  • Coverage for vessel ATA and ATD for vessels arriving in Vlissingen and Terneuzen:

In collaboration with North Sea Port, Portbase establisched a connection with the Enigma+ platform. As a result, the  Actual Time of Arrival (ATA) and Actual Time of DeparturATD updates for vessels arriving in Vlissingen or Terneuzen, (at terminals Kloosterboer, ZZC and Verbrugge) can now be tracked in Cargo Controller.

  • Cut and run renamed to 'discharge not confirmed' :

The status cut and run is normally shown when a discharge confirmation is not received and the vessel has already departed from the terminal. In reality in many situations the equipment has been discharged, but merely has not been confirmed yet through a confirmation message. The cut and run status is therefore often misleading. As of now the status ‘cut and run’ is renamed to ‘discharge not confirmed’, which better reflects the actual status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2022 – February: Withdraw document notified to ECT

As of today you can withdraw incorrect document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) via Notification Import Documentation.

Read in the Quick Start Guide of Notification Import Documentation how the new functionality works.

For other terminals document can only be withdrawn by contacting the terminal directly. please find the contact details in this FAQ.

In addition: Document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) contain an additional status 'Processing'. This status is displayed when the terminal has received the pre-notification correctly, but has not yet been able to process it in the TOS-system. After processing, the successive status will be 'Accepted' or 'Rejected'. Usually the status processing will change to 'accepted' once the container is discharged.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2021 – November: Improved ETA

Good news! As of today we introduce a major improvement to the vessels estimated time of arrival in Cargo Controller. Where we used to show only the ETA for port entry, we now automatically update the vessel ETA with arrival at the first berth (as soon as known). This ETA will be much closer to the actual time of arrival of the vessel.

Find out below where you can see the vessel ETA.

The improved ETA is also updated in the Cargo Controller API. Find the most recent specs at developer.portbase.com.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2021 sept: download feature + added search filter by date

  • Download feature: It is now possible to download a CSV-overview of all your previous notifications. You will find the download-button at the top of your overview. search filters will also apply to the downloaded file.
  • Date filter: New filter option to filter by date (from-to)

Heeft u gevonden wat u zocht?

2021 – August: Improved vessel tracking and more

Improvements

  • The vessel overview now orders the upcoming vessels better.
  • When tracking new vessels, only upcoming sailings will be shown, ordered on ETA. Past sailings are no longer shown on top.
  • Terminal name for APM terminals Rotterdam (APMTR) has been renamed to Hutchison Ports Delta II (HPDII), as the terminal is part of the Hutchison group since june 1.

Heeft u gevonden wat u zocht?

2021 – July: Labels, new filters, broad inspection coverage and many more

New Features

  • Label functionality: add labels to your B/Ls to easily categorize. Read more or watch the instructional video
  • New filter option: filters for a specific time frame are now available
  • Applied filters are now stored after closing Cargo Controller. After re-opening, your previously applied filters are still active.
  • Improved coverage of customs inspections; In case customs manually selects shipments for inspection, those inspections are now shown as well in Cargo Controller. Previously only selections based on automated customs risk assessment were shown.

Improvements

  • When adding an import document directly from within cargo controller, the terminal name is already prefilled.
  • Improved visualization of applied filters
  • Improved linking of import documents to a B/L (sometimes import document was not shown, while it was registered in notification import documentation)
  • PDF-download of a B/L: improved the listing of weight per goods-item and weight of entire B/L
  • Elaborated API specifications on developer.portbase.com
  • Copy-pasting improved when pasting values with dashes

Heeft u gevonden wat u zocht?

Remote Check-In

Tot wanneer kan ik de RCI via de E-services van ECT aanvragen?

Dit kan tot 1 november 2022.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is een Remain-on-Truck container?

Een container die op de truck blijft staan tijdens bezoek aan de terminal. De Remain on Truck functie is enkel voor ECT+Euromax van toepassing. In de toekomst wil ECT+Euromax dit oplossen aan de gate en wordt het proces hetzelfde als bij de andere terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het invullen van een kenteken verplicht?

Nee dat is niet noodzakelijk. Het kan wel handig zijn voor uw eigen administratie en/of planning.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is er tijdens de introductie van RCI gecommuniceerd en aan wie?

Er is een nieuwsbericht op de website van ECT geplaatst, een mailing gestuurd naar de huidige RCI-gebruikers binnen de E-services en er is een servicebericht in de ECT-app geplaatst. Daarnaast is er een nieuwsbericht op de website van Portbase geplaatst, een mailing uitgestuurd naar klanten die MCA Road gebruiken en een bericht in de service MCA Road geplaatst.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een RCI aanvragen als ik een lege container met alleen een boekingsnummer wil komen afhalen?

Nee, dit is vooralsnog niet mogelijk. Om RCI te verkrijgen dienen de containernummers altijd bekend zijn. ECT werkt aan een oplossing om dit in de toekomst wel mogelijk te maken. Dit houdt in: het nomineren van een containernummer door ECT aan de hand van een boekingsnummer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een charter aanpassen zonder de voormelding te cancelen?

Ja, dat is mogelijk. Wijzig de charter en klik op Update visit.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik voor een container waarvoor een FIAT OPSLAG van toepassing is een RCI?

Ja, dit is mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik het RCI-nummer?

Zodra ECT/Euromax een voormelding beantwoord en een RCI-nummer toekent, is deze terug te vinden in het TAR-veld, zoals u ook gewend bent van andere terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik wil gebruik maken van RCI. Moet ik mij ergens aanmelden?

Nee, dat is niet nodig. U ontvangt bericht zodra ECT de functie RCI beschikbaar voor u maakt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Procesvoortgang

Wat zijn de contactgegevens van de Douane?

Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.

Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

  Voor ECS-lading Voor NCTS-lading
Land telefoon mail telefoon mail
Nederland 088 1566655 nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl 088 1566655 nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl
Duitsland +49 40428202324 nsd-ecs@zoll.bund.de +49 40428202324 nsd-ecs@zoll.bund.de
België +3225793333 helpdesk.ecs@minfin.fed.be +32 25763066 ncts.be.helpdesk@minfin.fed.be
Polen +48126290154 ecs.hd@kra.mofnet.gov.pl +35 1218813942 helpdesk@ncts-centrum.mofnet.gov.pl

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het equipment is niet ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het documentnummer van de Douane aanpassen, toevoegen of verwijderen?

Het aanpassen van het documentnummer is mogelijk door het bedrijf dat de vooraanmelding heeft gedaan, mits het equipment niet ontvangen is op de terminal. Indien het equipment succesvol is ontvangen op een terminal, zie FAQ “Het equipment is ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het documentnummer van de Douane aanpassen, toevoegen of verwijderen”.

Selecteer ‘Documentnummer’ voor het aanpassen en verwijderen van een documentnummer in Melding Export Documentatie.

  • Het documentnummer kan worden aangepast links bovenin bij ‘Documentnummer *’.
  • Het documentnummer kan worden verwijderd door linksonder ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Selecteer ‘Transport equipment ID(s)’ voor het toevoegen van een documentnummer in Melding Export Documentatie.

  • Een documentnummer kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Document toevoegen’.

*Let op: Indien het equipment is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding altijd verwijderen en vervolgens een nieuwe vooraanmelding doen. Portbase stuurt dan alleen een nieuwe aankomstmelding aan de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het equipment is ontvangen op de terminal. Hoe kan ik het documentnummer van de Douane aanpassen, toevoegen of verwijderen?

Onderstaande 3 stappen dienen doorlopen te worden om een documentnummer aan te passen nadat de zending succesvol is ontvangen op de terminal.

  1. Controleer bij de rederij of het equipment met boekingsnummer niet op een verzonden manifest staat. Overleg met de rederij over de mogelijkheden indien de zending op het manifest staat. Er kunnen geen wijzigingen doorgevoerd worden door de expediteur of terminal indien het manifest verzonden is.
  2. Contact het Centraal Werkpunt Douane om een akkoord te krijgen voor de geplande wijzigingen. Het Centraal Werkpunt is telefonisch te bereiken op 088 153 39 63 of via e-mail, zie het overzicht onderaan. Indien het centraal werkpunt akkoord is zult u een bevestiging per e-mail ontvangen.
  3. Kijk in het onderstaande overzicht of wijzigingen direct via de terminal ingediend kunnen worden of dat dit via de rederij gaat. Let op: vraag altijd aan de terminal of rederij om het equipment te wijzigen in een fake/dummy equipment en laat een nieuwe regel/MED toevoegen.

Voeg het bewijs uit stap 2 toe in de e-mail aan de rederij of terminal.

De terminal zal het in Melding Export Documentatie het equipment nummer in een fictief equipment veranderen. De vooraanmelding zal wel zichtbaar blijven, maar is onbruikbaar gemaakt. Hiernaast zal de terminal het documentnummer uit hun eigen administratie (RTO) halen.

Indien de wijziging van het documentnummer niet lukt kunt u contact opnemen met Customer Service.

Terminal E-mail Douane Contact terminal of rederij
P&O Europoort douane.drh.cwp.ferries@douane.nl. Teamleader.Europoort@Poferries.com
+31 18 125 5310
Stena Line douane.drh.cwp.ferries@douane.nl.l customs.supportnl@stenaline.com
+31 17 438 9344
CLdN douane.drh.cwp.ferries@douane.nl. freight.uk@cldn.com
+35 22 644 66 288
DFDS douane.drh.cwp.ferries@douane.nl. ferry.vlaardingen@dfds.com
+31 10 208 4992
RST douane.drh.rst@douane.nl customs@rstbv.nl
+31 10 294 2491 of +31 10 294 2 416
RWG douane.drh.rwg@douane.nl dcg@rwg.nl
ECT Delta douane.drh.ect-delta@douane.nl Via rederij
Euromax douane.drh.euromax@douane.nl Via rederij
Hutichon Ports Delta 2 douane.drh.apm@douane.nl Via rederij
APM II douane.drh.apm.mvII@douane.nl mvii.datacenter@apmterminals.com 
Broekman Logistics douane.drh.broekman@douane.nl csd.containers@broekmanlogistics.com

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een manifest verstuurd worden aan de Douane als een laadbevestiging van een equipment ontbreekt?

Ja, het manifest kan zonder laadbevestigingen voor equipments verstuurd worden.

Informatie of een equipment geladen is door de terminal, wordt niet doorgegeven aan de Douane. Het document/de documenten behorend bij het equipment zal/zullen ook zonder laadbevestiging op het manifest staan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer moet de Douane mijn manifest uiterlijk ontvangen / Wat is de deadline voor mijn manifest?

De Douane moet uiterlijk 1 werkdag na vertrek van het schip, het manifest ontvangen. Ook updates op het manifest moeten uiterlijk 1 werkdag na vertrek schip ontvangen zijn. Voor schepen die vertrekken op vrijdag, zaterdag en zondag kan het manifest 1 werkdag later worden ingediend. Het tijdstip van vertrek van het schip wordt niet meegenomen door de Douane om te bepalen of het manifest tijdig is ontvangen. Een overzicht van de officiële Nederlandse feestdagen staat hier.

Als de deadline niet gehaald wordt, adviseren wij het incomplete manifest te versturen en contact op te nemen met de Douane om de reden toe te lichten: Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl.

Voorbeeld 1:
Het schip vertrekt dinsdag – de Douane moet het manifest uiterlijk woensdag ontvangen.

Voorbeeld 2:
Het schip vertrekt vrijdag, zaterdag of zondag - de Douane moet het manifest uiterlijk dinsdag ontvangen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt niet om meerdere documenten te selecteren bij ‘Document koppelen’, wat moet ik doen?

Door één regel te selecteren zullen, als het boekingsnummer gelijk is, alle documenten worden toegevoegd aan het manifest. Dit is niet zichtbaar maar gebeurd wel op de achtergrond in de systemen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het document niet gekoppeld aan het (de) equipment(s)?

Er zijn twee mogelijkheden waarom een document niet gekoppeld is aan een equipment:

  • Het systeem zoekt een match op basis van de combinatie equipment en boekingsnummer, geen match kan gevonden worden
  • Documenten welke meer dan 150 dagen terug in het systeem van Portbase gezet zijn, zullen niet beschikbaar zijn om gekoppeld te worden.

Via ‘Document koppelen’ kunt een document koppelen op basis van Equipment.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik de status van mijn bestelling zien van de inkomende/verhalende/uitgaande reis?

De status wordt weergegeven in de tijdslijn op reisniveau. In onderstaand plaatje is de inkomende reis en verhaalreis bevestigt. Dit is te herkennen aan de groene vink

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe meld ik een reis naar Alblasserdam, Gorinchem, ’s Gravendeel, Hardinxveld-Giessendam, Krimpen aan den IJssel, Middelharnis, Nijmegen, Ridderkerk, Sliedrecht en Stellendam?

U moet een bezoek voor Rotterdam aanmaken en een ligplaats selecteren voor één van de bovenstaande havens. Dit is de huidige manier van werken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe meld ik een reis naar Bergen op Zoom, Foxhol, Groningen-stad, Kampen, Lauwersoog, Leeuwarden, Maasbracht, Maastricht, Roermond, Scheemda, Urk, Venlo, Veendam, Waterhuizen, Werkendam en West-Terschelling?

U moet deze haven selecteren als aanloophaven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor reizen zonder NDV geldt een bestelperiode van 15 minuten. Kan een kapitein rechtstreeks diensten aanvragen?

Om diensten te bestellen moet primair nog steeds het PCS worden gebruikt. Als de aangifte van de reis al is gedaan, kan een reis zonder NDV ook worden aangegeven via VHF11.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Gedurende onderhoud van het PCS zijn er telefonisch diensten besteld. Moet de PCS-order achteraf worden bijgewerkt?

Dit is niet noodzakelijk. Orderstatus en ETD worden automatisch bijgewerkt. Andere gegevens worden niet bijgewerkt. Dit moet handmatig worden gedaan om een ​​correcte administratie te garanderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik bellen als ik meer sleepboten nodig heb dan besteld?

De order moet worden gewijzigd in het PCS. Als er extra diensten worden besteld, wordt de bestelperiode opnieuw toegepast. Als de order binnen de initiële periode moet worden gewijzigd, dient u het HCC/HOC bellen om de opties te bekijken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moeten schepen met een diepgang van 14,23 meter of meer (semi-geulschepen) nog steeds telefonisch worden gemeld?

Nee, het HCC en HOC kunnen op basis van de diepgang bepalen of het schip een semi-geulschip is. De nautische dienstverleners zullen worden geïnformeerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de status van mijn order zien?

De order is ontvangen door PA en de nautische dienstverleners. De planning van de order is in behandeling.

De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners.

De order wordt bevestigd door PA en de nautische dienstverleners. De ETD is echter gewijzigd door PA en de nautische dienstverleners.

De order wordt door PA afgewezen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer belt het HCC/HOC mij over mijn order?

Indien het HCC/HOC of de dienstverleners een ander tijdstip van vertrek suggereren. In bepaalde andere gevallen kan het HCC/HOC op basis van hun kennis en ervaring besluiten u te bellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer ontvang ik terugkoppeling op mijn order?

  • Loods en/of sleepboten nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 2 en 1,5 uur vóór ETD
  • Roeiers nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 30 en 15 minuten vóór ETD
  • Geen dienstverlening nodig: zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk tussen 15 en 0 minuten vóór ETD

Heeft u gevonden wat u zocht?

Werkwijze sluisplanning Amsterdam: Wat betekenen de wijzigingen voor mij?

De voorgestelde wijzigingen in de werkovereenkomsten van de DSP hebben op de volgende manieren invloed op u:

  • Indien een ETD tweemaal is gewijzigd in het Port Community System van Portbase (PCS) resulteert een nieuwe wijziging niet langer in een automatische sluisreservering in de DSP.
  • Om een ​​uitgaande reservering af te ronden, moet de agent het schip uiterlijk 6 uur voor de ligplaats ETD bestellen. Voorheen was dit 4 uur. Als de agent niet aan deze vereisten voldoet, wordt de order geannuleerd. Zodra de agent zijn bestelling heeft afgerond, zal het schip worden gepland door het VC.
  • Als de agent de ligplaats ETD wijzigt naar meer dan 24 uur later, wordt er een nieuwe reservering gemaakt. Deze nieuwe reservering kan ook twee keer worden gewijzigd.

Agenten wordt geadviseerd om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het aangeven van ETD's voor ligplaatsen, ongeacht of dit een reservering in de DSP activeert of niet.

De exacte wijzigingen zijn per 1 juni beschikbaar op de website van DSP: https://www.portofamsterdam.com/nl/sluisplanning

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke havenmeester beoordeelt mijn melding van de reis?

  • Haven van Rotterdam:
    Alblasserdam, Gorinchem, ’s Gravendeel, Hardinxveld-Giessendam, Krimpen aan den IJssel, Middelharnis, Nijmegen, Ridderkerk, Sliedrecht en Stellendam.
  • Groningen Seaports:
    Lauwersoog
  • Haven van Harlingen:
    Leeuwarden en West-Terschelling
  • Provincie Groningen:
    Foxhol, Groningen-stad, Scheemda, Veendam en Waterhuizen
  • Lokale autoriteit (gemeente):
    Bergen op Zoom, Kampen, Maasbracht, Maastricht, Roermond, Urk, Venlo, Werkendam

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn lading staat in het overzicht ‘Nog niet bekend’, waar komt dit door?

Indien u een B/L met een equipment (en referentie) toevoegt, ziet u na het toevoegen in het scherm of de lading succesvol is gevolgd.  Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L-ladingoverzicht.

Het kan ook voorkomen dat de B/L in het overzicht ‘Nog niet bekend’ wordt geplaatst. Dit komt meestal omdat de rederij de B/L nog niet bekend heeft gemaakt in Portbase. Registratie door de rederij vindt vaak één week voor aankomst plaats maar uiterlijk 72u voor aankomst.

Indien uw lading na dit moment nog steeds in het overzicht ‘Nog niet bekend’ staat, controleer dan eerst of de gegevens juist zijn ingevoerd. Indien de gegevens juist zijn kunt u contact opnemen met de rederij. Mogelijk is het B/L-nummer gewijzigd of heeft de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom duurt het soms langer dan gewenst voordat ik een reactie krijg van een terminal op mijn voormelding(en)?

De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.

Port Community System (PCS)

Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.

Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.

Terminal Operating Systems (TOS)

De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.

API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.

Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.

Transport Management Systemen (TMS)

Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.

Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met onze Customer Service, via +31 (0) 88 625 25 25 of per e-mail.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik een documentvoormelding doen voor lege containers en lege trailers?

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer ophaalt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal mogen verlaten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een uitvoeraangifte (EX-A) opgemaakt in het VK, kan ik deze voormelden in Melding Import Documentatie?

Nee. De uitvoeraangifte wordt alleen gebruikt om aan te geven dat goederen het Verenigd Koninkrijk verlaten 

Bij binnenkomst in Nederland zal een nieuwe aangifte gedaan moeten worden bij de Nederlandse Douane (bijvoorbeeld een invoeraangifte of transitaangifte). Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het equipment (trailer- of containernummer) aanpassen, toevoegen of verwijderen?

Een equipment kan worden aangepast door het incorrecte equipment te verwijderen en het nieuwe op te voeren op het document in Melding Export Documentatie. Het verwijderen en opvoeren kan alleen gedaan worden door het bedrijf dat de melding gedaan heeft mits de zending niet ontvangen is op de terminal, geen ‘Gate-in’.  Zie hieronder bij ‘Aanpassen / toevoegen / verwijderen’ of ‘Systeemkoppeling’ de uitleg.

Neem contact op met de terminal voor het toevoegen of verwijderen van een equipment als de zending ontvangen is op de terminal en het manifest nog niet verzonden is.

Waarom kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren na aankomst?

-Alleen de terminal kan na aankomst wijzigingen doorvoeren omdat anders de terminal administratie niet gelijk is aan die van Portbase.

-De Douane krijgt een bericht als de gehele zending (eventueel over meerdere equipments) van de vooraanmelding in Melding Export Documentatie is aangekomen bij de terminal. Opvolgend kan de inspectie worden aangezegd of worden de container(s) vrijgegeven. Het toevoegen van een equipment na aankomst moet in overleg omdat het inspectiemoment voor de douane reeds geweest is.

Aanpassen / Toevoegen / verwijderen
Om een equipment aan te passen, toe te voegen of te verwijderen bij de melding, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna `selecteert u het ‘Documentnummer (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die naar boven gekomen is. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren.

  • Een equipment kan worden aangepast door de regel met het incorrecte equipment te verwijderen. Het nieuwe equipment dient samen met het boekingsnummer geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’.
  • Een equipment kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Transport equipment toevoegen’. Het equipment dient samen met het boekingsnummer geregistreerd te worden.
  • Een equipment kan verwijderd worden door het icoon prullenbak bij de regel te selecteren. Ook kunt u linksonder de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het boekingsnummer aanpassen, toevoegen of verwijderen?

Een boekingsnummer kan worden aangepast door het incorrect boekingsnummer te verwijderen en het nieuwe op te voeren. Dit doet u op het document in Melding Export Documentatie. Het verwijderen en opvoeren kan alleen gedaan worden door het bedrijf dat de melding gedaan heeft, mits de zending niet ontvangen is op de terminal, geen ‘Gate-in’. Zie hieronder bij ‘Aanpassen / toevoegen / verwijderen’ of ‘Systeemkoppeling’ de uitleg.

Neem contact op met de terminal voor het toevoegen of verwijderen van een boekingsnummer als de zending ontvangen is op de terminal en het manifest nog niet is verzonden.

Waarom kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren na aankomst?

Alleen de terminal kan na aankomst wijzigingen doorvoeren omdat anders de administratie van de terminal niet gelijk is aan die van Portbase.

Aanpassen / Toevoegen / verwijderen
Om een boekingsnummer aan te passen, toe te voegen of te verwijderen, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna selecteert u het ‘Documentnummer’ (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die getoond wordt. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren.

  • Een boekingsnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect boekingsnummer te verwijderen. Het nieuwe boekingsnummer dient samen met het equipment geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’.
  • Een boekingsnummer kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Transport equipment toevoegen’. Het boekingsnummer dient samen met het equipment geregistreerd te worden.
  • Een boekingsnummer kan worden verwijderd door het icoon prullenbak bij de regel te selecteren. Ook kunt u linksonder de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Meer informatie over de meldingen tijdens het proces van controle en vrijgave bij de Douane.

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op de container, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb geen Confirmation of Exit (CoE) ontvangen?

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

  • Een aankomstmelding voor het document is verstuurd én
  • Een exportmanifest van de rederij is verstuurd én
  • De ATD van schip is verstuurd en geaccepteerd.

Mocht u om één of andere reden geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan krijgt u na respectievelijk 30 en 125 dagen een bericht van de Douane dat voor het betreffende document nog geen Confirmation of Exit is gegenereerd. Als u een dergelijk bericht krijgt is een schermprint van onze Track & Trace ECS module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Als u uiteindelijk na 150 dagen niet heeft gereageerd wordt het document buiten werking gesteld, en is de lading van dit document voor de Douane nooit geëxporteerd. Een vervolgstap kan zijn dat de informatie door de Belastingdienst kan worden gebruikt om bij een BTW controle u alsnog te vragen wat er met de lading is gebeurd. Wanneer u geen afdoende antwoord kan geven, bestaat de kans dat u een navordering van de BTW krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe controleer ik of er een document is voorgemeld bij de terminal?

Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:

  • Transport equipment + boekingsnummer
  • Documentnummer

Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.

Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn container nog toevoegen aan de Barge als de status in operation is?

Helaas is het niet meer mogelijk om containers toe te voegen wanneer de barge onder de kraan ligt / status in operation heeft.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft mijn export document op ‘verzonden’ staan?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: +31 (0) 88-1566655. Zo niet, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de TAE op ‘verzonden’ staan?

Vraag bij de Douane na of er storing is, via +31 (0) 88-1566655. Zo niet, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is mijn melding afgekeurd en hoe kan ik dit verhelpen?

Uw melding is afgekeurd met de melding

R059 Ongeldig adres Verzender
R060 Ongeldig adres Geadresseerde
R061 Ongeldig adres Importeur
R063 Ongeldig adres Afleveradres

U dient dit in uw melding aan te passen en de melding opnieuw te versturen.

U kunt de adressen controleren onder deze link van het VWA: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0001f.jsp

Bij Europese adressen dienen de postcode en de plaatsnaam exact overeen te komen met de gegevens zoals deze op de site worden getoond.

Bij niet Europese adressen dient de plaatsnaam exact overeen te komen. Wanneer de postcode te lang is om deze in het Portbase scherm in te vullen kunt u deze inkorten.

Vervolgens kunt u uw melding opnieuw versturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

B/l blijft in de wachtrij staan, waarom loopt de aangifte niet door?

Indien u een B/L met een container (en referentie) koppelt, ziet u boven in het scherm of de koppeling succesvol is doorgevoerd. Het resultaat van de koppeling ziet u onderin het scherm onder het kopje ‘status’. Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L containeroverzicht.
Het kan voorkomen dat de B/L in de wachtrij wordt geplaatst. U kunt de oorzaak van het plaatsen in de wachtrij achterhalen door op de ‘i’ te klikken achter aan het koppel resultaat. Er zijn meerdere oorzaken mogelijk:

Oorzaak 1:
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat deze (nog) niet bekend is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is”.
Te ondernemen actie
Neem contact op met de rederij. Mogelijk is het container- of B/L nummer niet juist of de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar het PCS.

Oorzaak 2
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat organisatie … reeds aan dit B/L gekoppeld is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is.
Te ondernemen actie
Een andere organisatie heeft de B/L al gekoppeld. Neem contact op met de genoemde organisatie en verzoek hen het desbetreffende B/L te ontkoppelen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het manifest geweigerd/afgekeurd?

In de meeste gevallen wordt een manifest 'Afgekeurd' omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 9 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. Het manifest hoeft niet opnieuw verstuurd te worden. Als de Douane het bericht inleest zal de status van het manifest in de service wijzigen naar 'Geaccepteerd'.

In andere gevallen kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft mijn export document op ‘verzonden’ staan?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: +31 (0) 88-1566655. Zo niet, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn document blijft op ‘verzonden’ staan, wanneer staat deze op ‘accepted’?

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is mijn document niet zichtbaar bij de vervoerder?

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn container staat op de ECT terminal, alleen is er geen melding (‘Gate-in’) dat de zending gearriveerd is, hoe kan dat?

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat kan ik doen wanneer ik geen ATA ontvang op mijn opgegeven reis? Kan deze nog opgegeven worden?

De ATA dient verstuurd te worden door het Havenbedrijf. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan is het mogelijk om dit via Customer Service op te laten voeren.

U dient in dat geval een e-mail met toestemming vanuit het Havenbedrijf mee te sturen naar onze Customer Service. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA alsnog op te voeren voor de reis.

Er is een uitzondering voor de haven van Vlissingen. Voor deze haven wordt er geen ATA (of ATD) opgegeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat moet ik doen wanneer ik al een CRN-nummer heb ontvangen van de havenmeester?

Wilt u gebruik maken van de vervolgservices (zoals Melding Lading Import)? Dan is het voor bepaalde havens als Hansweert, Vlissingen en Terneuzen, Den Helder, Ankerplaats Zeeland en Breskens verplicht om het aangemelde CRN handmatig op te voeren in het scherm. Voor de overige havens kunt u het schip opzoeken door middel van het IMO-nummer of op naam. Na dit gedaan te hebben is het ook mogelijk om een eerder geplaatste reis te kopiëren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als ik niets ontvang, wanneer komt mijn track & trace verzoek dan te vervallen?

Het kan voorkomen dat de container niet bekend is bij Portbase (door bijvoorbeeld een fout in de aanvraag of een logistieke uitzondering). De aanvraag wordt voor een periode van maximaal 60 dagen bewaard en komt daarna automatisch te vervallen. Hierover ontvangt u bericht.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom verandert de visit status niet tijdig naar “in operation”?

Het is mogelijk dat een visit ruimschoots na het starten of het beëindigen van de los/laad activiteiten naar de status "in operation" veranderd. De aanleiding voor de status verandering in MCA Barge is de eerste gate-in/gate-out melding die de terminal verstuurt aan Portbase voor de desbetreffende barge visit. Indien de gate-in/gate-out bevestiging op een later moment verstuurd of verwerkt wordt, geeft dit een vertekend beeld met de werkelijke operatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de barge visit de status “in operation” behouden?

De terminal zal de visit die afgehandeld is, moeten bevestigen als “completed”. Dit is een actie van de terminal operator.

Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "in operation" behouden.

Voor nu is dat geen probleem. Bij het ondersteunen van de integrale planning van Nextlogic wordt dit wel van belang.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet het reisnummer uniek zijn of alleen in combinatie met call ID?

Er is geen validatie of het reisnummer uniek is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een grijs aangemerkte handling, wat betekent dit?

Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond dan betekent dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u gecancelled is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe snel worden voormeldingen/statusaanvragen verwerkt

De verwerkingstijd verschilt per terminal en per moment, dit is mede afhankelijk van het aanbod van het aantal te verwerken berichten op enig moment.

Daarnaast is het zo dat bij het insturen van een gewijzigde voormelding of statusaanvraag deze pas naar de terminal doorgestuurd wordt nadat de terminal op de voorgaande voormelding c.q. statusaanvraag heeft geantwoord. Kortom het meermaals herhalen van statusaanvraag/voormelding kan hierdoor een wachtrij creëren voor u zelf.

History

Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke statussen kan ik ontvangen van de terminals?

In de tijdlijn van de melding ziet u de voortgang van uw melding, met de meest recente status bovenaan de tijdlijn.

  • Status ‘New’: uw melding is aangemaakt
  • Status ‘Sent’: uw melding is verzonden naar de terminal
  • Status ‘Accepted’ *: Uw melding is geaccepteerd door de terminal
  • Status ‘Rejected’ *: Uw melding is geweigerd door de terminal. Een terminal kan een melding weigeren indien deze niet door de terminal verwerkt kan worden, bijvoorbeeld omdat het documentnummer niet bij het gekozen documenttype past. Controleer in dit geval uw melding. Neem eventueel contact op met onze service desk.

Niet alle terminals geven een acceptatiebericht. Kijk in dit overzicht welke terminals een acceptatiebericht (ook bekend als ‘MID retourbericht’) versturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als de service buiten werking is als gevolg van een storing en de Losbevestiging daardoor niet geleverd kan worden?

o De klant krijgt binnen 15 minuten via mail een storingsmelding en Portbase gaat zo snel mogelijk zorgen dat de service weer beschikbaar komt.
o Er is geen back-up procedure.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang duurt het voordat de klant een Losbevestiging ontvangt nadat de container is gelost?

Zodra de terminal een melding verstuurt dat de container is gelost, stuurt Portbase deze losbevestiging realtime door naar de aanvrager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als een Losbevestiging niet gestuurd kan worden, omdat de container niet gelost is tijdens scheepsbezoek aan de haven?

Er wordt altijd een bericht gestuurd, ook als een container niet gelost is. In dat geval wordt er 2 maanden na aanvraag een zogenaamd sluitingsbericht gestuurd. Voor iedere aanvraag, ongeacht of een losbevestiging is gestuurd, worden transactiekosten gerekend á 0,18 euro. Dit komt doordat er wel (infrastructuur)kosten door Portbase gemaakt zijn om het verzoek te verwerken en te koppelen. Er wordt in dat geval uiteraard geen kick-back fee t.b.v. data-eigenaar doorbelast aan de klant.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als een aanvraag wordt ingediend nadat de container feitelijk al gelost is?

Dan wordt de Losbevestiging direct verstuurd. Dit kan momenteel tot 30 dagen na het daadwerkelijk lossen van de container.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Vanaf wanneer kan een Losbevestiging aangevraagd worden?

Vanaf het moment dat B/L + Containernummer of CRN + Containernummer bij de klant bekend is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke sleutel de klant aan te leveren om een losbevestiging aan te vragen voor een specifieke container? Met andere woorden: Hoe kan een klant zich ‘abonneren’ op een losbevestigingsbericht van specifieke container?

De klant dient in het bezit te zijn van een containernummer + Bill of Lading nummer (B/L-nummer) of containernummer + Call Reference Number (CRN). Het CRN is een uniek bezoeknummer van een schip aan de haven. Beide combinaties zijn valide voor aanvraag van een losbevestiging. Zodra de container is gelost op een terminal zal de losbevestiging automatisch worden ontvangen. Daarnaast is er een URL nodig om de Losbevestiging naar toe te sturen. In het aansluitproces wordt deze URL gebruikt om met de ICT-afdeling/softwareleverancier van klant een API-koppeling tot stand te brengen. De API-koppeling maakt het automatisch ontvangen en aanvragen van losbevestigingen mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De laadbevestiging is niet ontvangen/groen terwijl er wel een laadbevestiging is verstuurd, wat moet ik doen?

De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Bij een afwijkend Call Reference Number of terminal op de laadbevestiging kan deze niet gekoppeld worden aan het equipment op het manifest.
  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.

Via "Extra equipments geladen" kan in veel gevallen de missende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting (QSG). De QSG staat bovenaan de webpagina.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een regel met een equipment waarvoor wel een ferry laadbevestiging is gestuurd, komt niet terug in het manifest, hoe kan dit?

Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.
  • Als in het boekingsnummer in de laadbevestiging niet de juiste ferry-code opgegeven staat

Via "Extra equipments geladen"kan in veel gevallen de ontbrekende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Met wie moet ik contact opnemen als de status onjuist is of als de container/shipment onvindbaar is?

Als de container/shipment onvindbaar is, dan zijn er nog geen documenten gemeld en dient u contact op te nemen met de indiener van de documenten. Dit is meestal de expediteur of importeur. Als de status onjuist is, dan dient u contact op te nemen met de terminal om te controleren of de container/shipment opgehaald kan worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het scherm toont een blauw bolletje, kan ik de zending ophalen?

Een blauw bolletje betekent dat de importdocumenten gemeld zijn bij de terminal. De terminal heeft de documenten nog niet geaccepteerd. De zending is dan nog niet vrijgegeven. Als u nu de zending op gaat halen, dan is de kans groot dat u voor niets naar de terminal rijdt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe weet ik of ik een container op kan halen bij een shortsea terminal?

Wanneer u zoekt op een containernummer, dan wordt de status getoond van de melding(en) importdocumenten die voor deze container in de laatste twee weken gemeld zijn. Als er de afgelopen 2 weken meer dan 1 melding gedaan is, dan zijn deze meldingen ook zichtbaar.  Per melding wordt de datum en tijdstip getoond. U kunt zelf afwegen of de (laatst) weergegeven melding aansluit bij uw afhaalopdracht.

Bij de melding “Import document accepted by terminal” zijn de importdocumenten bekend bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om de container op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat, indien het schip volgens schema is aangekomen en gelost, uw container opgehaald kan worden. Bij de melding “Import document sent to terminal” zijn de importdocumenten nog niet geaccepteerd door de terminal. De container is dan nog niet door de terminal vrijgegeven om opgehaald te worden.

Let op: Het melden van de importdocumenten is één van de voorwaarden om een container op te mogen halen. Voordat een zending opgehaald kan worden:

  • moet de container gelost zijn
  • vrijgegeven zijn door de rederij
  • niet geblokkeerd te zijn door de douane

Bovengenoemde informatie is nu nog niet terug te zien in de service Import Status.  In de (nabije) toekomst wordt Import Status uitgebreid met de losstatus en de inspectiestatus. Hierdoor biedt deze service meer inzicht over de status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het scherm toont een groen bolletje, kan ik de zending ophalen?

Een groen bolletje betekent dat de importdocumenten bekend zijn bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om een zending op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat indien de ferry volgens schema is aangekomen, uw zending opgehaald kan worden.

In de toekomst zullen wij informatie toevoegen welke inzicht biedt of de zending bekend is bij de Douane en of de zending/de bijbehorende transportunit gelost is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De shipment/container kan niet worden gevonden voor mijn import melding, waarom is dit?

Als een shipment/container niet gevonden kan worden, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

  • Van de shipment/container is nog geen informatie bekend binnen de service Import Status. De ladinggegevens worden uiterlijk enkele uren voor aankomst bij ons bekend. Probeer het op een later moment opnieuw.
  • Het shipment of de container komt niet aan op de terminal die geselecteerd is. Selecteer de juiste terminal en probeer het opnieuw.
  • Er is een typefout gemaakt bij het invoeren van het shipment number of container number. Controleer het nummer en corrigeer deze indien nodig. Zendingsnummers van ferryoperators hebben het volgende format (SCAC + boekingsnummer + volgnummer):
    CLDN: CLVW0012345678001
    DFDS/KVSA: DFDS123456780001
    P&O: PONFHU12345678001
    Stena Line: STNL0012345678001

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn importdocument is niet bekend bij de terminal, waar komt dit door?

  • Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
  • Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’, in Cargo Trackerof in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem verwerkt nadat de lading is gelost.
  • Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de procedure op de terminal?

Een terminal mag gearriveerde/ geloste goederen pas van de terminal laten vertrekken als er een douaneregeling bekend is. Via de Melding Import Documentatie maakt u de douaneregeling voor de goederen kenbaar bij de terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een uiterst moment aan te geven waarin de “store” gegevens moeten zijn aangeleverd?

De douanewetgeving geeft aan dat uiterlijk op het moment van binnenkomst, het ATA moment, de melding van de scheepsvoorraad (het STO bericht) moet zijn gedaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat als ik de STO heb verzonden naar de Douane en vervolgens blijkt dat een schip voor anker gaat?

Er is vermoedelijk een vooraanmelding gedaan van het scheepsbezoek via Melding Schip en er wordt nu een scheepsvoorraad melding (STO) gedaan. Het schip komt nog niet binnen en gaat voor anker. Er wordt gebruik gemaakt van de scheepsvoorraad die daardoor minder zal zijn op het moment dat het schip daadwerkelijk binnenkomt. Als scheepsagent en melder van de scheepsvoorraad moet u dan contact opnemen met de Douane via douane.drh.inenuitklaringen@belastingdienst.nl. Zo kunt u de hoeveelheden laten aanpassen naar de werkelijke hoeveelheden bij binnenkomst.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat als ik een STO heb verzonden naar Douane en het schip komt toch niet binnen?

Wanneer het schip toch niet binnenkomt moet u het schip cancelen via Melding Schip. Het cancelen van het scheepsbezoek is voldoende. De hoeveelheden van het STO bericht hoeven niet te worden aangepast.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg geen terugkoppeling terug op mijn voormelding, wat moet ik doen?

Indien u langer dan +/- 30 minuten een voormelding heeft verstuurd en geen terugkoppeling heeft ontvangen kunt u nagaan op status.portbase.com of er een storing/vertraging is. Daarnaast kunt u zich ook inschrijven, wij houden u dan automatisch op de hoogte over incidenten in onze systemen.

U kunt ook contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoelang van te voren moet ik voormelden om een passend truck tijdslot te krijgen?

Het verkrijgen van een passende truck tijdslot hangt af van de drukte op de terminal. Het reserveren van een tijdslot kan het beste zo vroeg mogelijk gebeuren. Doordat de gehele capaciteit continu beschikbaar is verwachten we dat slottijden goed verkrijgbaar zijn, echter gedurende piektijden kan het zo zijn dat er enkele uren tussen de gewenste en de eigenlijke slottijd zitten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb mijn inspecties ontvangen o.b.v. mijn ENS-aangifte maar zie deze niet terug in Inspectieportaal, hoe kan dit?

De Douane beperkt de inspecties die gemeld worden via de ENS-aangifte tot een minimum. In overleg met de Douane is ervoor gekozen om hier geen voorziening voor te bouwen in Inspectieportaal. Indien de Douane een inspectie meldt via de ENS-aangifte kan de Douane op een later moment de inspectie handmatig registreren via Inspectieportaal. U wordt dan op de reguliere manier geïnformeerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke lading ontvang ik inspecties?

U kunt voor alle lading die via een Aangifte Tijdelijke Opslag (ATO) gemeld is aan de Douane een inspectie ontvangen. Dit omvat containerlading, stukgoed en uitzonderlijke gevallen ook bulklading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb geen losbevestiging gezien in Inspectieportaal maar de container is wel gelost op de terminal, hoe kan dit?

De losbevestiging wordt gestuurd door de (container)terminal. Niet alle containerterminals ondersteunen dit scenario. U ziet alleen de losbevestiging voor containerterminals die dit scenario ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij de melding dat het boekingsnummer onbekend is?

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

  1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
  2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Brexit Export

Wat zijn de contactgegevens van de Douane?

Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.

Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

  Voor ECS-lading Voor NCTS-lading
Land telefoon mail telefoon mail
Nederland 088 1566655 nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl 088 1566655 nhd.apeldoorn@belastingdienst.nl
Duitsland +49 40428202324 nsd-ecs@zoll.bund.de +49 40428202324 nsd-ecs@zoll.bund.de
België +3225793333 helpdesk.ecs@minfin.fed.be +32 25763066 ncts.be.helpdesk@minfin.fed.be
Polen +48126290154 ecs.hd@kra.mofnet.gov.pl +35 1218813942 helpdesk@ncts-centrum.mofnet.gov.pl

Heeft u gevonden wat u zocht?

Geweigerd door de Douane, ik krijg een foutcode te zien, wat moet ik doen?

Gebruik de onderstaande tabel om na te gaan wat er aan de hand is en welke oplossing er mogelijk is. Klik hier voor contactgegevens van de Douane.

FoutcodeOmschrijvingOplossing
-Diversion REJECTUw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden. Mogelijk is het documenttype onjuist.
6210Opbouwregels van het MRN-nummer geven aan dat het MRN onjuist is.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Controleer of u het MRN nummer en type goed heeft overgenomen in de voormelding in Melding Export Documentatie.
6229Aankomstmelding is meer dan 7 dagen geleden verstuurd door de terminal.Neem contact op met de terminal. De terminal dient een nieuwe aankomstmelding te sturen aan Portbase.
6233Document heeft een status waarbij de uitvoer niet mogelijk is. Een mogelijkheid is het document al gebruikt voor uitvoer of geannuleerd is.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Een ander uitvoerdocument dient ingevoerd te worden in de voormelding in Melding Export Documentatie, de huidige status kan niet aangepast worden.
90MRN is onbekend.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Controleer of u het nummer en type van het transit document goed heeft overgenomen in de voormelding in Melding Export Documentatie.
91MRN is reeds afgemeld.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
92Registreren aankomstmelding onmogelijk bij huidige status MRN. Een mogelijkheid is dat het document geannuleerd of niet geactiveerd is.Een mogelijkheid is dat de voormelding in Melding Export Documentatie aangepast moet worden.
93MRN is ongeldig, voldoet niet aan algoritme.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Controleer of u het nummer van het transit document en type goed heeft overgenomen in de voormelding in Melding Export Documentatie.
3200De Douane heeft deze specifieke aankomstmelding van de terminal eerder ontvangen.Neem contact op met de terminal zodat deze de aankomst opnieuw kan melden.
12Locatie komt niet overeenDeze foutmelding heeft betrekking op de locatie die u opgeeft in de aangifte die niet overeenstemt met de vergunning. U kunt alleen een locatie gebruiken die voorkomt in de vergunning.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik een documentvoormelding bij de terminal doen voor lege containers en lege trailers?

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer brengt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal verscheept mogen worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een uitvoeraangifte (EX-A) opgemaakt in het VK, kan ik deze voormelden in Melding Import Documentatie?

Nee. De uitvoeraangifte wordt alleen gebruikt om aan te geven dat goederen het Verenigd Koninkrijk verlaten 

Bij binnenkomst in Nederland zal een nieuwe aangifte gedaan moeten worden bij de Nederlandse Douane (bijvoorbeeld een invoeraangifte of transitaangifte). Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Algemeen

Is het mogelijk om de terminal voor aankomst te wijzigen?

Wanneer de status al op “Accepted” staat, kan deze niet meer worden aangepast. Het document dient eerst door de Douane buitenwerking te worden gesteld. Dit kunt u doen door een "Cancel Request" te sturen in de melding. Deze wordt dan uitgestuurd naar de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kunnen bestaande “Guarantees” worden verwijderd ?

Het is niet mogelijk om bestaande “Guarentees” te verwijderen. Deze blijven altijd in het overzicht staan. Via (Valid to) kunt u wel een einddatum aangegeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om in de aangifte de “Terminal of Discharge” aan te passen?

Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen:

  • De aangifte cancelen/buiten werking stellen en een nieuwe opmaken.
  • Aan de Douane vragen of zij de terminal kunnen omhangen naar de nieuwe/correcte terminal. Wanneer de Douane dit heeft gedaan, kunt u via de service Melding Import Documentatie een T1 voor de correcte terminal opmaken en versturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kunnen oude “Guarantees” worden verwijderd?

Het is niet mogelijk om oude "Guarantees" te verwijderen, de reden is ons niet bekend.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om de containers die “In Transit” staan via Portbase te verwijderen/buitenwerking te stellen?

Alleen de Douane heeft de mogelijkheid om deze buiten werking te stellen.

Wanneer de Douane deze buiten werking heeft gesteld, komt hij op status "Completed" te staan. Vervolgens dient u een blanco aangifte op te maken, want het is niet mogelijk om deze te hergebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijven documenten onder “Cancellation Request Rejected” staan terwijl deze wel worden gebruikt en zijn aangezuiverd/gereleaset met de status “Completed”?

Wanneer de Douane uw cancellation request heeft verwerkt, dan wordt deze handmatig door de Douane omgezet.

Het proces duurt langer, omdat de Douane de verwerking handmatig doet. Wanneer de Douane uw request heeft verwerkt, komt deze bij u in cancellation te staan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat moet ik invullen bij “Authorised Location”?

In het veld "Authorised Location" dient u het huisnummer en de postcode in te voeren van de toegelaten geadresseerde of toegelaten afzender.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Melding in “Accepted”, dient deze nog te releasen gaat dat automatisch?

Een vereenvoudigde regeling (SP) staat even in "Accepted" en gaat dan direct door naar “In transit”. Als het een normale procedure betreft, dan komt deze pas in transit, zodra de container langs de Douane gaat bij de uitgaande port- zodra de Douane T1 document uitprint.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat te doen als het B/L waarvoor een transitaangifte is opgemaakt van ATO/SAL wordt verwijderd?

Wanneer een zending in de ATO wordt vermeld, wordt hiervoor in de Douanesystemen een "verplichting" aangemaakt om deze te zuiveren.

Het NCTS-systeem van Nederland heeft een driemaal daagse aanlevering aan het verplichtingensysteem om te melden welke B/L's zijn vermeld in een transitaangifte en om deze vervolgens te zuiveren.

Er geldt dit niet andersom. Wanneer een B/L van de ATO wordt verwijderd, zal de (al dan niet voltooide) verplichting uit het verplichtingsysteem worden verwijderd. Het transitsysteem ontvangt hier geen melding van.

Als de transitaangifte die hier mee is gemoeid, dus dient te worden afgesloten of geannuleerd, dient de klant die deze transitaangifte heeft opgemaakt een annuleringsverzoek in te dienen. Dit kan digitaal of via kantoor Zuivering te Heerlen)

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is een T2 aangifte en waar gebruik ik deze voor?

T2 is een transitaangifte en dient te worden opgemaakt bij het doorvoeren van lading door onder andere Zwitserland naar Italië. Het T2 document wordt aan de grens van Italië afgemeld in NCTS, waarna het verder kan gaan.

Voor groepage zendingen/ trailer, wordt één afzender en één ontvanger gebruikt. Aangiften kunnen nooit meerdere ontvangers hebben. De verschillende zendingen in groepage trailer worden in de BIS-lijst achter de aangifte aangegeven. De geadresseerde partij in de aangifte is veelal het Douanekantoor van afmelden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Status “SF” – een reeks van meer dan één item is niet toegestaan als het eerste argument van local

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: DataDirectXQueryXPTY0004A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646") caused by: A sequence of more than one item is not allowed as the first argument of local:checkDataField() ("6646", "6646")

Bij de "guarantees" is tweemaal hetzelfde guarantee type and reference gebruikt. Dit mag slechts eenmaal te worden gebruikt binnen de "guarantees".  Portbase kan de status aanpassen, zodat u de aangifte kunt wijzigen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer verdwijnt het driehoek-icoon bij het Douane proces?

Het gebeurd regelmatig dat een vervoersdocument wordt gemaakt, terwijl dat volgens de gegevens in de summiere aangifte (ATO) niet logisch is. Dit zorgt voor mismatches. Om mismatches te voorkomen, toont scherm S141 het Douane proces dat is aangegeven op de ATO. Indien het Douane proces in de ATO een andere waarde heeft dan leeg, is een vervoersdocument niet nodig. Het driehoekje betreft een waarschuwing voor u als klant.

U heeft de volgende keuzes:

  • Doorgaan met het maken van de vervoersaangifte en achteraf het risico lopen op een mismatch. Dit kan, omdat het een waarschuwing is en geen blokkade om door te gaan met de aangifte.
  • Contact opnemen met de cargadoor om de ATO aan te laten passen. Als de ATO wordt aangepast, verandert de informatie op S141 mee.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een wijziging in losterminal doorvoeren?

Het is niet mogelijk om dit achteraf aan te passen in de service. U kunt hiervoor een MID-melding maken in de service Melding Import Documentatie. Hierin meldt u als het ware het document voor aan de desbetreffende terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik transitaangiftes doen in de vereenvoudiging procedure?

We zijn een nieuwe klant van Portbase en we willen transitaangiften doen in de vereenvoudiging procedure, echter blijkt dat we ons nog moeten melden bij de regiocoördinator om ons ook in het KIS-systeem aanbrenglocaties te laten registeren.

Wat moeten wij verder nog doen om te kunnen werken in de vereenvoudiging te Nederland?

U wilt aangeven in de vereenvoudigde procedure (toegelaten afzender transit). Het betreft een in het buitenland (BE) geregistreerde klant. Hiervoor dient u alleen de normale procedure aan te geven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De status staat op information requested. Wat kan ik doen?

Indien de vervoerstermijn is verlopen, dan ontvangt u na zeven dagen een verzoek “Navraag niet beëindigd vervoer”(nasporingsbericht) van de Douane. Dit wordt weergegeven middels de status “Information requested”.

Wanneer u op de regel klikt, ziet u de transport gegevens staan. Via de knop “Enquiry details” dient u antwoord te geven op de vraag van de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Er staat een “Cancellation Request” bij document aangifte “In Transit”, wat betekent dat?

Het document dient te worden geannuleerd, echter staat er geen "cancellation request". De transitaangifte staat nu op "In Transit"?

In Portbase kan deze niet meer worden gecanceld, omdat deze in de status "In Transit" staat. Hiervoor dient contact te worden opgenomen met de Douane “Transit”.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bestaat de mogelijkheid om de vergunning uit te breiden zodat wij in een vereenvoudigde procedure kunnen werken?

De vergunning “Toegelaten afzender transit” is alleen voor bedrijven die de administratie in Nederland invoeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan na een cancel een nieuwe aangifte met dezelfde container worden opgemaakt?

Bekijk of de aangifte daadwerkelijk is gecanceld of dat de status “Cancelled” of bij “Closed with exception” erbij staat. Indien de aangifte de status "Cancelled” heeft, dan kunt u deze wijzigen naar de status "acknowledged", zodat de container naar de status “Closed with exception” wordt verplaatst en er met de gebruikte container een nieuwe aangifte kan worden aangemaakt via “New declaration”. Daarnaast kunt u dit terugvinden met het B/L-nummer bij “Manifest container”.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Uitleg document type voor een voorafgaand document (previous document) in Portbase

IM-aangifte tot plaatsing onder douaneregistratie niet commerciële goederen:

  • MNS SCHEEPVAARTMANIFEST-VEREENVOUDIGE PROC
  • T2 DOCUMENT T2
  • T2ATA DOCUMENT ATA MET T2 STATUS
  • T2CIM CIM VRACHTBRIEF MET T2 STATUS
  • T2F AANGIFTE VOOR INTERN COMM. DOUANEVERV. (ART.340 QTR, LID 1)
  • T2L BEWIJS VAN COMMUNAUTAIRE STATUS
  • T2LF T2L (NIET FISC. GEBIED ART. 311 TVO)
  • T2SM T2 SAN MARINO
  • T2TIR DOCUMENT TIR MET T2 STATUS
  • X-703 HOUSE WAYBILL
  • X-705 COGNOSSEMENT (BILL OF LADING)
  • X-740 LUCHTVAARTBRIEF
  • X-741 MASTER LUCHTVAARTBRIEF
  • X-785 GOEDERENMANIFEST
  • X-MNS SCHPVRTMAN.-VEREENV.
  • Y-CLE KENM/DD INSCHR. ADM.
  • Z-720 VRACHTBR CIM (SPOOR)
  • Z-821 AANG. EXT. COM. DV (T1)
  • Z-822 AANG. INT. COM. DV (T2)
  • Z-952 TIR-CARNET
  • Z-CO AANG COMM. GOEDEREN
  • Z-EU AANGIFTE EVA-LANDEN
  • Z-EX AANGIFTE TEN UITVOER
  • Z-IM AANG NIET COMM. GOEDEREN
  • Z-T2F INT. COMM. DV. A340,1
  • ZZZ ANDERE
  • Z-ZZZ ANDERE + CONVERSIE

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik in de service Transitaangifte mijn borg opvragen?

Zodra de borg is verzonden, kan bij “Action” op het envelop-icoon worden geklikt. De borg kan dan worden opgevraagd.

Let op- dit kan maximaal 5 maal per dag.

De status op “ST” kan verwarring opleveren, echter is deze in het proces wel naar de Douane gestuurd. Indien u zekerheid wenst, neem dan contact op met het kantoor via +31 88 151 09 87.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als ik in mijn response bericht (IE141) een ander douanekantoor van bestemming aangeef dan de oorspronkelijke aangifte?

In een dergelijk geval start de douane een zogenaamd intern nasporingsonderzoek en gaat deze te rade bij het betreffende douanekantoor dat is opgegeven in het IE141 bericht. De vraag die men uitzet wordt gestuurd in een IE142 bericht. Het douanekantoor heeft een termijn van maximaal 214 dagen om reactie te geven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de afgekeurde/rejected aangifte hergebruiken?

U kunt de knop "re-use" gebruiken. Dezelfde aangifte wordt dan weer voor u klaargezet. U hoeft dan alleen de verbeteringen aan te passen. Deze functie is niet beschikbaar als de klant de aangifte zelf heeft gecanceld.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat moet ik bij terminal of discharge aangeven binnen transit?

Geef de losterminal van de zeeboot op. Dit veld is optioneel, maar als de desbetreffende terminal bekend is, zal de "loading place" en "aanbrenglocatie" van hieruit herleidt en kan een MRN-notificatie naar de aangesloten terminal worden verzonden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Documenten die opgemaakt zijn komen bij insufficiënt guarantee te staan. Wat is hiervan de reden, daar ze wel van de borg zijn afgegaan?

Wij hebben geen inzage in de hoogte van de borg die u bij de Douane heeft. Wij adviseren u contact op te nemen met de afdeling Transit van het Douanekantoor, via +31 88 151 09 87. Zij kunnen u informeren de aangiftes die nog niet zijn afgeschreven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hergebruiken voor de opgave aan de terminals, zijn hier extra kosten aan verbonden?

Wanneer een bedrijf voor zijn douaneaangiften in NCTS de service Transitaangifte van Portbase gebruikt, is de opgegeven informatie ook te hergebruiken voor de opgave aan de terminals. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de status “closed with exception”?

Wanneer u een melding annuleert, komt de status eerst op "cancel requested" te staan en vervolgens op "cancelled", als het verzoek van de douane wordt geaccepteerd.

Indien een melding op "cancelled" staat, dan dient deze te worden "acknowledged" om vervolgens een nieuwe aangifte te kunnen maken. Door te "acknowledgen" – bevestigen van de cancel, wordt de status aangepast naar "closed with exception".

Heeft u gevonden wat u zocht?

Invulinstructie MoT type (Means of Transport)

U dient bij "Transport details" de gegevens in te vullen van de vervoersmiddelen waarmee de container de terminal verlaat en indien van toepassing van het transportmiddel waarmee de container Nederland verlaat.

Ondanks de vele mogelijkheden beperkt de keuze zich in de praktijk tot: road transport, rail transport en inland water transport. Om het invullen gemakkelijk te maken, kunt u onderstaande schema gebruiken om de gegevens in te vullen.

Mode of transport MoT Type MoT nationality MoT ID*
Road transport 31X Hier landcode van het vervoersmiddel invullen. Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen.
Rail transport 210X Bij Rail transport hier niks invullen. Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen.
Inland water transport 850X Hier landcode van het vervoersmiddel invullen. Hier een identificatie van het vervoersmiddel invullen.

*Om het bericht succesvol te verzenden en operationeel te verwerken, dient u bij MoT ID iets ingeven. Dit is in de praktijk echt vaak onbekend. Veelal volstaat een punt (.) of de tekst “onbekend”.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Aangifte is op “Inspection” gestuit, wat moet ik doen?

Dit houdt in dat de douane voornemens is een controle uit te voeren voor vertrek. De douane neemt hiervoor normaliter binnen twee uur contact met u op. Wanneer dit niet gebeurd, kan bij het kantoor van vertrek, NL000510, navraag worden gedaan. Dit kan door te bellen naar +31 181 373 737 met de vraag of de controle nog plaats dient te vinden of dat er anders toestemming tot vertrek mag worden verkregen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Om welke reden krijg ik een afkeuring?

U bent vergeten de gegevens in het onderstaande scherm vergeten in te vullen. Het is niet mogelijk om dit via Portbase te herstellen. Hiervoor dient u contact op te nemen met de betreffende terminal.

DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value

  • 1 (Sea Vessel)
  • 2 (Rail)
  • 3 (Road)
  • 4 (Air transport)
  • 5 (Mail)
  • 6 (Multimodal transport)
  • 7 (Fixed transport installation)
  • 8 (Barge)
  • 9 (Unknown)
  • 0 (Not specified)

Current: caused by: DataDirectXQueryErrorError Modality can contain the value

  • 1 (Sea Vessel)
  • 2 (Rail)
  • 3 (Road)
  • 4 (Air transport)
  • 5 (Mail)
  • 6 (Multimodal transport)
  • 7 (Fixed transport installation)
  • 8 (Barge)
  • 9 (Unknown)
  • 0 (Not specified)

Current: caused by: Error Modality can contain the value

  • 1 (Sea Vessel)
  • 2 (Rail)
  • 3 (Road)
  • 4 (Air transport)
  • 5 (Mail)
  • 6 (Multimodal transport)
  • 7 (Fixed transport installation)
  • 8 (Barge), 9 (Unknown)
  • 0 (Not specified), current:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de notificatie “Declaration updated by customs” uitzetten?

Deze notificatie kan niet worden uitgezet. Dit is een verplichte notificatie van de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om achteraf de modaliteit aan te passen in transitaangifte?

Het is niet mogelijk de modaliteit later nog aan te passen. U kunt hiervoor contact opnemen met de nationale helpdesk van de Douane, afdeling NCTS.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is Losinformatie?

Met Losinformatie koppelt de terminal het feitelijk geloste gewicht terug op het manifest. Deze update wordt gedeeld met alle bij het losproces betrokken partijen in de keten en haven. De opgegeven stuwagegegevens zijn bovendien één op één te hergebruiken in de Melding Gevaarlijke Stoffen aan de Havenmeester.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In welke taal is Losinformatie beschikbaar?

Losinformatie is beschikbaar in Nederlands en Engels. Voor het aanpassen van uw voorkeur, zie handleiding ‘Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Toevoegen overlanded containers aan een manifest (met selectie van een laadhaven) in 3 stappen.

1- select all (of een deel) en klik op Add to manifest

2 - De overlandeds zijn nu uit beeld en moeten aan een consignment toegevoegd worden => klik op Add consignment

=> consignment invoer scherm wordt geopend.

3 - Vul hier alle benodigde en en gewenste gegevens in (kies o.a. een port of loading) en klik op Save en Send.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Aan welke criteria moet het import documentnummer voldoen?

Portbase valideert de juistheid van ingevoerde documentnummers aan de hand van een aantal criteria.

Met name douanedocumentnummers (MRN nummers die worden uitgegeven door de Nederlandse Douane) worden getoetst aan specifieke criteria.

Portbase kan de geldigheid van douanedocumentnummer niet valideren bij de Douane. U bent te allen tijde verantwoordelijk voor het insturen van correcte documentnummers die de Nederlandse Douane aan u heeft versterkt voor de goederen in het betreffende equipment / zending.

Documenttype
MRN NT1 IM4 IM7 PIE Overige documenttypes
Validaties
Klant is geautoriseerd voor documenttype bij terminal X X X X X X
Documentnummer is maximaal 35 karakters lang X
Documentnummer is 18 karakters lang X X X X X
Documentnummer bevat juiste MRN checkdigit X X X X X
Documentnummer bevat landcode NL (karakter 3 + 4) X X X X X X
Documentnummer begint met juiste jaartal
(huidig jaar of huidig jaar -1)
X X X X X
Documentnummer bevat het NCTS-aangiftepuntnummer van het Douanekantoor-werkgebied waar de betreffende terminal toe behoort* X X
Documentnummer bevat geen Douanekantoornummer X X X
Documentnummer betreft geen uitvoerdocument uit het VK X X ook van toepassing op
documenttype 'FWV'

* Onderstaand vindt u een overzicht van de geldige Douanekantoor NCTS-aangiftepuntnummers per terminal.

Voorbeeld: "21NL00051015132BD2" betreft een transit-document in vereenvoudigde procedure voor vertrek vanaf een terminal op de maasvlakte

Voor een volledig overzicht van Douanekantoren, zie kantorenlijst van de Nederlandse Douane.

Terminal Naam Postcode Douanekantoor NCTS-aangiftepunt Normale procedure
(NT1)
Douanekantoor NCTS-aangiftepunt Vereenvoudigde procedure
(MRN)
APM Terminals Maasvlakte II B.V. 3199 LC NL000511 NL000510
Hutchison Ports Delta II 3199 LA NL000511 NL000510
Barge Center Waalhaven B.V. 3089 KR NL000511 NL000510
Broekman Distriport B.V. 3197 KM NL000511 NL000510
CCT Moerdijk 4782 PM NL000855 NL000855
CLDN (C.RO Ports) Rotterdam 3197 KG NL000511 NL000510
CLDN (C.RO Ports) Vlissingen 4389 PA NL000855 NL000855
DFDS Seaways Rotterdam (Vlaardingen 3134 KL NL000511 NL000510
ECT Delta Terminal B.V. 3199 LD NL000511 NL000510
Euromax Terminal B.V. 3199 LZ NL000511 NL000510
KVSA (DFDS) IJmuiden 1975 AG NL000854 NL000854
Matrans Rotterdam Terminal B.V. 3195 KN NL000511 NL000510
Kramer Delta Depot 3199 LB NL000511 NL000510
Kloosterboer Vlissingen BV 4455 TE NL000855 NL000855
Kramer City Rotterdam 3199LB NL000511 NL000510
TMA Terminals B.V. 1047 HM NL000854 NL000854
P&O Ferries Rotterdam (Europoort) 3198 LG NL000511 NL000510
R.B.C. Terminal B.V. 3197 LD NL000511 NL000510
Rotterdam Container Terminal B.V. 3199 LB NL000511 NL000510
Rotterdam Shortsea Terminal 3089KM NL000511 NL000510
Rotterdam World Gateway (RWG) 3199 KD NL000511 NL000510
Stena Line Rotterdam (Europoort) 3151XN NL000511 NL000510
Stena Line Hoek van Holland 3151 HS NL000511 NL000510
Verbrugge Terminals 4389PC NL000855 NL000855
Waalhaven Botlek Terminal (WBT) 4389PC NL000511 NL000510
Zoomweg Zeeland Coldstore 3197 KV NL000855 NL000855

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe schakel je over naar een andere internetbrowser?

Wisselen naar Firefox
Mozilla Firefox is beschikbaar voor bijna elk platform wat je maar kunt bedenken: Windows, Mac, Linux, Android en iOS. De browser kun je downloaden vanaf de website van Mozilla en vervolgens dien je de instructies te volgen om het te installeren.
Als je Firefox voor het eerst start, zal het programma vragen of je gegevens van een andere browser wilt importeren. Hiermee kun je uit bijna alle andere browsers je favorieten en bladwijzers downloaden. Vanuit Chrome en Internet Explorer kun je ook cookies, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden meenemen.

Wisselen naar Chrome
Google Chrome is beschikbaar voor dezelfde platforms als Firefox: Windows, Mac, Linux, Android (waar het vaak de standaardbrowser is) en iOS. Je kunt de browser vanaf de website van Google downloaden en vervolgens de instructies volgen om het te installeren.
Wanneer je Chrome voor het eerst start, word je gevraagd of je gegevens van een andere browser wilt overdragen. Van Firefox kun je favorieten, geschiedenis, opgeslagen wachtwoorden, zoekmachinevoorkeuren en formuliergegevens meenemen. Vanuit Internet Explorer is het meenemen van favorieten, geschiedenis en opgeslagen wachtwoorden mogelijk en vanuit Edge en Safari alleen favorieten.

Wisselen naar Edge
Overstappen naar Microsoft Edge is het gemakkelijkst als je al Internet Explorer gebruikt, de vorige en inmiddels verouderde browser van Microsoft. Je kunt vrijwel alle gegevens meenemen. Dit doe je door op de menuknop rechts bovenin te klikken en vervolgens op 'Instellingen te klikken'. Selecteer vervolgens 'importeren en exporteren'. Nu kun je selecteren van welke browser je gegevens je wilt importeren.

Let op: Van Chrome kun je favorieten, geschiedenis, cookies, wachtwoorden en instellingen meenemen. Van Firefox alleen favorieten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Evaluatie nieuwe werkwijze voor melden en bestellen van inkomende en doorgaande reizen

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft samen met het Loodswezen en Portbase gegevens verzameld en een evaluatie gedaan m.b.t. deze nieuwe werkwijze. Er zijn interessante inzichten die wij graag met jullie delen via dit document.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In welke taal is Cargo Controller beschikbaar?

Cargo Controller is beschikbaar in Nederlands en Engels. Voor het aanpassen van uw voorkeur, zie handleiding ‘Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de technische vereisten voor gebruik van de Cargo Controller webschermen?

Cargo Controller werkt met Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox. Een goede werking van Cargo Controller kan niet gegarandeerd worden bij gebruik van andere browsers zoals Internet Explorer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type lading kan ik volgen met Cargo Controller?

Cargo Controller is geschikt voor Containers, trailers (begeleid/onbegeleid) en overige equipments

Type equipment  Wijze van koppelen in de service Cargo controller
Containers Containernummer + B/L-nummer
Trailers Onbegeleid vervoer: Trailernummer + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via CLDN:
Zendingsnummer = CLVW031699KGRT214
Equipmentnummer (trailernummer) = HMB739

Begeleid vervoer:
Kenteken trekkende eenheid + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via Stena Line:
Zendingsnummer = STNL0012345678001
Equipmentnummer (kenteken van trekkende eenheid): AB1788

Overige equipments Equipmentnummer zoals opgegeven door de rederij

Heeft u gevonden wat u zocht?

Van welke terminals kan ik de statusgegevens volgen?

Een overzicht van welke terminals bij ons zijn aangesloten vindt u hier.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Van welke rederijen kan ik de ladinggegevens volgen?

Van vrijwel alle rederijen die de Nederlandse havens bezoeken zijn de ladinggegevens inzichtelijk.

Rederijen hebben echter wel een mogelijkheid om (delen van) de ladinggegevens niet inzichtelijk te maken. Heeft u het idee dat u gegevens van een rederij niet kunt volgen, neem dan contact op met onze service desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de bron van de informatie in Cargo Controller?

Op deze pagina vindt u alle functionaliteiten en gegevensbronnen voor Cargo Controller en Cargo Tracker.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik email notificaties instellen?

Lees in onze handleiding hoe u e-mail notificaties kunt instellen.

Had u voorheen e-mailnotificaties ingesteld in Ladinginformatie? 

  • Stel de e-mailnotificaties dan opnieuw in in Cargo Controller.
  • De oude e-mailnotificaties uit ladinginformatie kunt u zelf verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik één of meerdere gebruiker(s) toevoegen?

Gebruikers worden automatisch aan het PCS toegevoegd als ze de eerste keer inloggen vanuit IAMconnected. Geef vervolgens als beheerder toegang tot de juiste services vanuit User Management.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bij welke terminals kan ik Melding Domproc gebruiken?

De meeste terminals die bij Portbase zijn aangesloten ondersteunen de domproc regeling van de douane. Vrijwel alle terminals controleren wel eerst uw douanevergunning voordat zij Domproc-meldingen toestaan.

Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).

Vereist de terminal goedkeuring?
Neem dan contact op met de salesafdeling van Portbase en vermeld bij welke terminals u gebruikt wilt maken van de domproc regeling. Wij informeren u over de goedkeuringsprocedure bij deze terminals.
Na goedkeuring kunt u voor goederen die u onder de domproc regeling plaatst documentvoormeldingen naar de terminal insturen. Vanuit melding domproc doet u dit via de knop ‘informeer terminal’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik Melding Domproc ook gebruiken voor goederen die per ferry worden vervoerd?

Ja, ook vanaf de ferryterminals kunt u goederen onder de domproc regeling plaatsen. In de service Melding Domproc kunt u de ferry-zending vinden door in het veld “B/L” het zendingsnummer in te vullen dat u hebt gekregen van de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik Ladinginformatie gebruiken voor ferry-zendingen?

Ja, Ladinginformatie is ook geschikt zijn voor het volgen van uw lading via de Nederlandse ferryterminals.

Het volgen van uw ferrylading via de service Ladinginformatie is vergelijkbaar met het volgen van containers. U vult voor het volgen van de ferrylading het equipmentnummer en het zendingsnummer in. Een zendingsnummer wordt door de ferry-operator afgegeven bij de boeking van het transport.

Type equipment  Wijze van koppelen in de service Ladinginformatie 
Containers Containernummer + B/L-nummer
Trailers Onbegeleid vervoer:Trailernummer + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via CLDN:
Zendingsnummer = CLVW031699KGRT214
Equipmentnummer (trailernummer) = HMB739

Begeleid vervoer:
Kenteken trekkende eenheid + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via Stena Line:
Zendingsnummer = STNL0012345678001
Equipmentnummer (kenteken van trekkende eenheid): AB1788

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke goederen kan ik de service Veterinair Inspectie Proces gebruiken?

U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat voor code moet ik gebruiken voor breakbulk?

U kunt de onderstaande gegevens aangeven voor breakbulk:

  • NF (onverpakt) met het aantal items
  • NE (niet verpakt) met het aantal items

Heeft u gevonden wat u zocht?

Tot wanneer kan ik een manifest aanpassen?

Elk verstuurde import manifest naar de Douane kan tot 90 dagen na aankomst worden aangepast en doorgestuurd worden naar de Douane. Binnen 72 uur kan er zonder bewijs gewijzigd worden. Na 72 uur kan de Douane om meer informatie vragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe geef ik een volgend schip op bij transshipmentcontainer in IFTMCS?

Wanneer u de gegevens van bijvoorbeeld de aansluitende feeder mee wilt geven in het IFTMCS bericht kunt u dit doen in het TPL segment.
Alleen de means of transport en de transport means name worden ingelezen. Alle overige velden worden door ons niet gebruikt.

TPL+SEA:::VSZP7'

Het is niet mogelijk om het reisnummer mee te geven. Met ECT Delta Terminal is afgesproken dat i.p.v. de scheepsnaam (in dit veld) ook het radio call sign kan worden meegegeven. In het TPL segment geef je alleen de vervolgmodaliteit op. Wanneer u een volgend schip wilt opgeven, vul dan de combinatie met het call sign of de scheepsnaam in.

Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet lading worden gemeld die binnen de haven blijft?

Bij lading die bijvoorbeeld wordt geladen op de ESSO en vervolgens wordt gelost bij VOPAK dan hoeft dit niet te worden aangegeven in het PCS.

Los hiervan zal er wel een vervoersdocument aangemaakt moeten worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik de lading opgeven als lading overgedragen wordt?

In het import manifest, dient u deze op te geven als transhipment / sea in sea out. De uitgaande agent dient hem in het export manifest op te geven.

In de IFTMCS moet in het GOR segment de code 27 worden meegegeven. Het GOR segment ziet er als volgt uit:
GOR++:::C’ Gebruikt u voor communautaire lading
GOR++:::N27+:::27’ Gebruikt u voor communautaire transhipment lading
GOR+++:::27’ Gebruikt u voor niet communautaire transhipment lading
GOR++:::T1’ Gebruikt u voor goederen waarvoor een T1 document aan boord is

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe dien ik mijn lege containers in te sturen?

Lege containers dienen altijd ingestuurd te worden met een 4 in het EQD segment.

Wanneer ze ingestuurd worden met een 5, dan betekent dit dat ze vol zijn.

Een voorbeeld van een lege container;

EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'

U dient binnen 1 B/L alle containers of als leeg of als vol aan te geven. Let op: geen gemengde B/L met volle en lege containers.

Uitgaand naar de Douane wordt dit meegegeven bij het proces als 'E' mits er geen andere status in het scherm is opgevoerd bij custom status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Aanpassing Melding Lading Import internet Japan

De Europese Unie en Japan erkennen elkaars veiligheidsprogramma's. Wanneer u beschikt over een AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen en Veiligheid en u te maken heeft met goederenzendingen naar Japan, dan zult u minder vaak door de Douane gecontroleerd worden. Hetzelfde geldt voor Japanse AEO-exporteurs die goederen exporteren naar de EU. De Europese Commissie heeft in samenspraak met de Douane hier een tijdelijke oplossing voor u ingericht.

Wanneer u wilt profiteren van deze wederzijdse erkenning tussen de Europese Unie en Japan, dan dient u in uw summiere aangifte bij binnenkomst en de summiere aangifte voor tijdelijke opslag, in de rubriek 'Produced documents/certificates' de code Y031, en het unieke identificatienummer (hierna Y031 + JP ID) van het Japanse AEO-bedrijf te vermelden. Met deze code identificeert de Douane gecertificeerde bedrijven uit Japan.

Bovenstaande regeling is van toepassing voor uw summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) en summiere aangiften bij lossing (SAL).

Voor het indienen van summiere aangiften bij de Douane, maakt u gebruik van de service Voormelding lading import (4-uurs) en/of Melding lading import Internet via Portbase. Portbase draagt er zorg voor dat indien u gebruik wilt maken van deze regeling, deze informatie per 1 juni 2012 op het webscherm kan invullen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

IFTMCS is verzonden maar het BL wordt niet getoond in de webschermen, hoe komt dit?

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

  • Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
  • Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het manifest is afgewezen (rejected), maar wij kunnen niet terugvinden waarom. Wat is de reden hiervoor?

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

  1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
    In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
  2. Op goodsitem niveau in het veld “importdocuments” ook het soort document en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
    In Melding Lading Import doet u dit als volgt:

    1. Ga naar het desbetreffende goederenitem
    2. In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’. Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T2
      • ID: het MRN-nummer van het transit document
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen
    3. Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Afkeuringen

Afkeuring: Authorised location

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++Authorisation details invalid”
  • FTX+AAO++12+HEA.Authorised Location of Goods,Code

In het tablad "Authorised location" dient u het huisnummer en de postcode in te voeren van de toegelaten geadresseerde of toegelaten afzender. Indien hier andere gegevens zijn ingevoerd, wordt de melding met bovenstaande foutcode afgekeurd.

Let op! Deze dient in de vergunning te zijn opgenomen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Afkeuring: HEA.Customs sub place

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++The IE015 message received was invalid”
  • FTX+AAO++12+HEA.Customs sub place”

De opgegeven postcode bij het veld “Customs sub place” is ongeldig. Via de website van de Douane, kunt u zien welke aanbrenglocaties er zijn:

https://www.belastingdienst.nl/codeboek_sagitta/huidig/html/tabel-codeboek%20sagitta%2C%20onderdeel%20transit-z01.html

U dient de postcode aan te passen. Wanneer de aangifte een normale procedure is, dient code NL000511 te worden ingevuld. Indien de aangifte een vereenvoudigde procedure is, dient de code NL000510 te zijn ingevuld.

Door op “Re-use declaration” te klikken, kunt u de gegevens aanpassen. Deze kunt u rechts onderin in de aangifte vinden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Afkeuring: 12+CE1.TIN

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++The IE015 message received was invalid”
  • FTX+AAO++12+CE1.TIN”

Uw gebruikte "TIN" nummer is niet correct aangegeven. Graag deze gegevens verwijderen/aanpassen om de aangifte te laten accepteren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Afkeuring: GDS(2).Item number:::R007

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++The IE015 message received was invalid”
  • FTX+AAO++15+GDS(2).Item number:::R007”

De foutmelding duidt op de fout "artikel van de aangifte in vak 32", deze is niet opvolgend aangegeven. Er is waarschijnlijk een handmatig, onjuist nummer vermeld met het invullen van meerdere artikelen.

Om dit op te lossen gaat u naar "View Items" in de transitaangifte en bekijkt u of het "sequence number" opvolgend is aangegeven. Als dit niet het geval is, verwijder deze dan handmatig en geef de "goods item" opnieuw aan. Het "sequence number" wordt automatisch gewijzigd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Afkeuring: PC1.TIN

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++Authorisation details invalid”
  • FTX+AAO++12+PC1.TIN”

In het tabblad adressen in de aangifte bij "TIN" is er geen geldige EORI-nummer gebruikt. Dit is een vergunning voor toegelaten geadresseerde.

De vergunning dient u aan te vragen of u dient een geldig EORI-nummer te gebruiken die wel een vergunning heeft. Het veld is niet verplicht, deze kunt u leeg laten.

Wanneer een klant nieuwe vergunningen gebruikt, kan het zijn dat douane in Heerlen vergeten is de toegelaten locaties aan de vergunningen te koppelen. Dan komt deze foutmelding eveneens voor. De klant dient dan de douane te contacteren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Afkeuring: Simplified procedure

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++Authorisation details invalid”
  • FTX+AAO++12+PC1.TIN”

De "simplified procedure" is aangevinkt in de aangifte. U dient afgezien van de vergunning voor elektronische transitaangifte, eveneens een vergunning te hebben voor de toegelaten afzenders en de toegelaten geadresseerde. Anders dient u de "simpified procedure" niet gebruiken.

Hiervoor kan een nieuwe T1 worden aangemaakt en in de toekomst dient men een vergunning aan te vragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmeldingen

Foutmelding: EST.Reference number

Uw T1 aangifte is afgekeurd met de melding:

  • FTX+ACD+++The IE015 message received was invalid”
  • FTX+AAO++12+EST.Reference number”

De afkeuring "EST.Reference number" wil zeggen dat het kantoor van bestemming niet correct is. U dient na te kijken of het juiste Douanekantoor is ingevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmelding: 4201 TAG 4666 – EORI nummer niet geldig

De scheepsmelding wordt afgekeurd door de Douane omdat het Carrier customs-ID van de carrier in melding schip niet correct is. Wij verzoeken u het nummer van de carrier op juistheid te controleren. Dit kunt u doen door middel van de volgende link:

http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_home.jsp?Lang=en

Wanneer u het correcte nummer heeft achterhaald, dan kunt u het EORI-nummer van de carrier aanpassen in uw scheepsmelding.

Om de scheepsmelding opnieuw te versturen, kunt u de ETA aanpassen door deze een minuut later te zetten en op de knop “save” te klikken. Vervolgens wordt de knop “Send” beschikbaar, waarna u de scheepsreis opnieuw kunt versturen.

Wanneer het gaat om een ENS-melding die hiermee wordt afgekeurd, dient ook eerst de carrier bij melding schip te worden aangepast. Vervolgens kan met de knop “redeclare all” in MLI 2.0 alles nogmaals worden verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmelding: No valid guarantee types

Ik krijg onderstaande foutmelding al te zien voor het moment dat ik mijn aangifte wil opmaken, wat gaat er mis?

  • There are no valid guarantee types; no transit declaration can be created. Please apply a valid or new guarantee type.

Zodra u naar “Guarantees” gaat in de service Transitaangifte, staat er waarschijnlijk geen geldige guarantee meer tussen- deze zijn verlopen. Dit ziet u bij het aanvinkveld “Valid from / Valid to”. U kunt hiervoor contact opnemen met de Douane over verdere vragen die betrekking hebben op uw guarantee.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmelding: G09 met commentaar zekerheid ontoereikend

Dit is een “Guarantee” probleem. Wanneer u bezig bent met het aanmaken van documenten, kunt u een foutmelding krijgen met: de transit Guarantee met G09 met commentaar “zekerheid ontoereikend”.

De oorzaak kan zijn dat de borg niet toereikend is in het vervoer. In dat geval staat er niet voldoende borg open om de container te laten vertrekken. Wij adviseren u het referentiebedrag te controleren. Let op- dit is de aangifte.

Daarnaast adviseren wij u te wachten totdat de containers zijn aangezuiverd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmelding: xlCustomsResponseRoot r:xlMovementReferenceNumber is Mandatory

De transitaangifte blijft op verzonden staan en op het retourbericht van de Douane is een foutmelding binnengekomen.

[DataDirect][XQuery][Error]Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory caused by: [DataDirect][XQuery][Error]Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory caused by: Error (BGM C106@A_1004) xlCustomsResponseRoot\xcr:xlMovementReferenceNumber is Mandatory

Wanneer u het bericht opent, leest u het volgende:

Optie 1

FTX+AAO++12+GDS[1].AR2[1].Complement of information LNG:::Data does not match with the data type”

RFF+ABE:806025463.00/321132641”

Controleer wat er in de berichten naar de klant/Douane is uitgestuurd.

In dit voorbeeld:

Er zit een vierkantje in deze regel

RFF+AAQ:CAIU5546017”

DOC+190:::X-705+BGFLMRUR304434/27�::1”

Wanneer u naar de schermen gaat, ziet u een spatie bij dit tekstveld.

Oplossing

Zet de melding op rejected. De klant kan deze via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient de spatie weg te halen en dan kan deze de melding opnieuw insturen.

Optie 2

FTX+AAO++15+CE1[1].NAD LNG:::Segment/Record not supported in this position”

Controleer wat er in de berichten naar de klant/Douane is uitgestuurd.

In dit voorbeeld:

Er zit een vierkantje in deze regel;

NAD+CN+++GEFCO+ROUTE DE CHLAMP�+SAUSHEIM++68391+FR”

Wanneer u naar de schermen gaat, ziet u een spatie in het tekstveld.

Oplossing

Zet de melding op rejected. De klant kan de melding via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient de spatie weg te halen en dan kan deze de melding opnieuw insturen.

Optie 3

FTX+AAO++12+GDS[1].AR2[1].Previous document type:::Invalid value;  External codebase file (codelists.dbf) does not suppor:t the value 14?:TIR”

De douane keurt af wat de klant in de schermen bij Previous document onder kopje Type heeft ingevuld.

Via de website van de Douane kan de klant zien welk documenttype deze kan kiezen.

https://www.belastingdienst.nl/codeboek_sagitta/huidig/html/tabel-codeboek%20sagitta%2C%20onderdeel%20transit-014.html

Oplossing

Zet de melding op rejected. De klant kan de melding via de knop RE-USE opnieuw gebruiken. De klant dient zijn type bij previous document aan te passen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De upload via Excel met equipments geeft een error / ongeldig excel bestand- wat moet ik doen?

We adviseren om de template opnieuw te downloaden. U vindt de template in het PCS scherm waar alle services staan welke u kunt gebruiken. Onder 'My download' staat de laatste template met de naam 'Template voor de invoer van manifestzendingen'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn voormelding is afgekeurd met onbekende reden

Als gevolg van de aanpassingen van de service op 25 maart hebben wij een aantal voormeldingen niet juist kunnen versturen. Het systeem van de NVWA heeft deze voormeldingen daarom afgekeurd.

De volgende oorzaken zijn bekend:

Documenttype / "Bescheidcode" is onjuist

De lijst van mogelijke documenttypes is gewijzigd. Oude documenttypes moeten vervangen worden voor een nieuw documenttype. U kunt dit herstellen door de voormelding als volgt aan te passen en opnieuw te versturen.

  1. Selecteer als documenttype één van onderstaande documenttypes:
    - 636 Health certificate (was ‘gezondheidscertificaat’)
    - 705 Bill of Lading (voorheen gemeld als ‘overig document’)
    - 853 Veterinary certificate
  2. Onderstaande documenttypes zijn niet langer geldig:
    - (oud) Gezondheidscertificaat 
    - (oud) Overig document
  3. Na aanpassing van het documenttype kunt u de voormelding opnieuw opslaan en verzenden

GN producttype en GN scientific name zijn niet ingevuld.

Dit treedt op bij voormeldingen met goederenclassificatie 'product'. Hiervoor zijn deze twee nieuwe velden verplicht, en worden bij nieuwe GGB meldingen automatisch door het systeem ingevuld. Bij GGB meldingen die al in het systeem stonden zijn die velden nog leeg.

U kunt dit herstellen door de voormelding als volgt aan te passen en opnieuw te versturen.

  1. Controleer in het tabblad 'lading' of de nieuwe velden 'GN producttype' en 'GN scientific name' leeg zijn
  2. Kies opnieuw in het veld 'GN Code' het juiste product
  3. Het systeem zal automatisch de velden 'GN producttype' en 'GN scientific name' invullen
  4. Als u ziet dat deze velden zijn gevuld, dan kunt u de voormelding opnieuw opslaan en verzenden

Indien u de voormelding niet kunt aanpassen of als bovenstaande foutsituaties niet van toepassing zijn op uw voormelding, neem dan contact op met de service desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Geweigerd door de Douane, ik krijg een foutcode te zien, wat moet ik doen?

Gebruik de onderstaande tabel om na te gaan wat er aan de hand is en welke oplossing er mogelijk is. Klik hier voor contactgegevens van de Douane.

FoutcodeOmschrijvingOplossing
-Diversion REJECTUw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden. Mogelijk is het documenttype onjuist.
6210Opbouwregels van het MRN-nummer geven aan dat het MRN onjuist is.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Controleer of u het MRN nummer en type goed heeft overgenomen in de voormelding in Melding Export Documentatie.
6229Aankomstmelding is meer dan 7 dagen geleden verstuurd door de terminal.Neem contact op met de terminal. De terminal dient een nieuwe aankomstmelding te sturen aan Portbase.
6233Document heeft een status waarbij de uitvoer niet mogelijk is. Een mogelijkheid is het document al gebruikt voor uitvoer of geannuleerd is.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Een ander uitvoerdocument dient ingevoerd te worden in de voormelding in Melding Export Documentatie, de huidige status kan niet aangepast worden.
90MRN is onbekend.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Controleer of u het nummer en type van het transit document goed heeft overgenomen in de voormelding in Melding Export Documentatie.
91MRN is reeds afgemeld.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
92Registreren aankomstmelding onmogelijk bij huidige status MRN. Een mogelijkheid is dat het document geannuleerd of niet geactiveerd is.Een mogelijkheid is dat de voormelding in Melding Export Documentatie aangepast moet worden.
93MRN is ongeldig, voldoet niet aan algoritme.Uw voormelding in Melding Export document dient aangepast te worden.
Controleer of u het nummer van het transit document en type goed heeft overgenomen in de voormelding in Melding Export Documentatie.
3200De Douane heeft deze specifieke aankomstmelding van de terminal eerder ontvangen.Neem contact op met de terminal zodat deze de aankomst opnieuw kan melden.
12Locatie komt niet overeenDeze foutmelding heeft betrekking op de locatie die u opgeeft in de aangifte die niet overeenstemt met de vergunning. U kunt alleen een locatie gebruiken die voorkomt in de vergunning.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn voormelding is niet bekend bij de terminal, terwijl ik hem in MCA / bij Portbase wel heb aangemaakt

Bij het aanmaken van een handling kunt u de keuze maken om deze in te dienen als statusaanvraag of als voormelding. Als u bij het aanmaken kiest voor ‘No’ bij het veld Pre-notification zal er eerst een statusaanvraag uitgestuurd worden naar de terminal.

Als u kiest voor ‘Yes’ bij het veld Pre-notification zal direct een voormelding verstuurd worden.

Indien de container al is aangemeld als statusaanvraag kan er een voormelding van gemaakt worden d.m.v. de knop “Submit as pre-notification”

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom blijft de voormelding in ‘Expected’ staan terwijl de container al is opgezet/afgezet?

De terminals ECTDELTA en EUROMAX sturen geen bevestiging dat een container de terminal heeft verlaten of is binnengekomen. Dit zijn zogenaamde Gate In/Out berichten. Hierdoor blijven deze voormeldingen in het bakje Expected staan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan een terminal niet selecteren, hoe los ik dit op?

Voordat u een MID-melding naar een terminal kunt sturen, dient u voor deze terminal een terminalcontract te tekenen. Via dit terminalcontract accepteert u de verantwoordelijkheid voor het volledige en juist voormelden van uw documentgegevens aan de terminal.  

Neem contact op met sales@portbase.com om voor de gewenste terminals het juiste terminalcontract te ondertekenen. De betreffende terminals en documenttypes worden vervolgens voor u geactiveerd in de service Melding Import Documentatie. Na activatie kunt u de terminal selecteren in de service. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg een foutmelding dat het documentnummer onjuist is

Op het moment dat u een nummer van een douanedocument invoert, controleren wij automatisch of de opbouw hiervan overeenkomt met die in de verschillende douanesystemen.
Op deze manier verkleinen wij voor u de foutkans en worden problemen bij het ophalen van de container op een terminal voorkomen.

Een eenvoudig voorbeeld: een MRN-nummer heeft altijd 18 karakters. Tikt u een MRN-nummer met 17 karakters in, dan krijgt u een foutmelding. Voor elk type douanedocument bestaan zo verschillende criteria die door het Port Community System automatisch voor u worden geverifieerd.

Zie ook: Welk documenttype moet ik in welke situatie gebruiken?

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmelding bij opvoeren: ‘De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal’. Wat betekent dit?

In sommige (nood)gevallen kan een terminal het documentnummer namens u voormelden. Als u hetzelfde document daarna probeert voor te melden krijgt u deze foutmelding:

'De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal.'

U kunt het document niet terugvinden in Track & Trace. Neem eventueel contact op met de terminal om te controleren of de juiste gegevens zijn voorgemeld.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij de foutmelding bij opvoeren: ‘Document … bestaat al’?

Indien u onderstaande foutmelding krijgt, betekent dit dat het betreffende documentnummer reeds in ons systeem is opgevoerd. Dit kan door uw eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

“De exportzending voor document … bestaat al.”

Controleer in track & trace of de juiste gegevens zijn voorgemeld. Zijn de gegevens onjuist? Lees hier hoe u de voormelding kunt aanpassen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom staat er in Portbase dat er een blokkade op de container zit, terwijl dit niet te zien is bij de APM MVII?

Wanneer er geen document ingestuurd is, dan zal er altijd een Douaneblokkade op de container blijven staan.
Als het document ingestuurd wordt en verwerkt is bij de APM MVII dan zal de Douaneblokkade opgeheven worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom krijg ik de melding dat mijn documenten niet in orde zijn vanuit de ECT Delta/Euromax terminal, terwijl deze wel in Portbase staan?

U kunt via de website van de ECT controleren of het document erin staat of u kunt in dit geval contact moeten opnemen met de Service Desk van Portbase.

Het kan namelijk zijn dat de ECT/Euromax terminal een dubbele APERAK (retourbericht) naar Portbase heeft gestuurd. Hierdoor wordt de volgorde niet correct verwerkt.

De Service Desk zal dan een retourbericht opnieuw aanbieden, waardoor het probleem verholpen is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb geen TAR-code ontvangen, hoe komt dat?

Wanneer u voor de volgende terminals geen TAR-code heeft ontvangen, kan het zijn dat uw voormelding afgekeurd is, dat er een verstoring is, of dat de terminal gesloten is.

  • APM Maasvlakte II
  • Hutchison Ports Delta II
  • Kramer Group (RCT & DCS)
  • R.B.C./Cetem
  • Rotterdam World Gateway (RWG)
  • Rotterdam Short Sea Terminals (RST)

Terminal APM Maasvlakte II

Indien er voor de aangevraagde dag geen beschikbare tijdsloten meer beschikbaar zijn dan zal de voormelding worden afgewezen. De getoonde foutmelding is: THERE ARE NO APPOINTMENT OPENINGS AVAILABLE FOR THE ENTERED DATE .

U kunt de voormelding opnieuw indienen met een nieuw gewenst tijdstip op een andere dag. Kortom, er wordt dus geen tijdslot uitgegeven op een andere dag dan aangevraagd is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang blijven afgekeurde Domproc meldingen in het overzicht staan?

Afgekeurde meldingen blijven altijd in het overzichtsscherm staan.

Is deze afkeuring een direct gevolg van een nieuwe melding, dan is de Domproc-melding niet geregistreerd door de Douane.

Is deze afkeuring een direct gevolg is van een wijziging van een eerdere melding, dan is alleen de laatste aanpassing afgekeurd en staat de originele domproc-melding voor de overige B/L goederenitems nog gewoon geregistreerd bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik krijg een foutmelding, wat betekent dit?

Pin doesn’t match or expired, contact line operator.
De vrijstelling komt niet overeen of is verlopen. Gelieve hiervoor contact op te nemen met de rederij.

CDM – Customs document missing
Wanneer u de afkeuring vanuit de terminal ontvangt: ‘CDM blokkade, DD.’ kunt u met uw expediteur/importeur controleren of de correcte terminal gebruikt is met wat u gekozen heeft als terminal. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Customer Service van Portbase voor een oplossing.

Afkeuring RUB25 – Boeking is vol
Neem contact op met de rederij om de boeking te laten verhogen.

Afkeuring ORN – Boeking is onbekend
De acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een foutief acceptatie nummer ingestuurd. Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Wanneer u zeker weet dat dit nummer in orde is dan kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen nakijken of de acceptatieopdracht verstuurd is naar terminal. Als blijkt dat bovenstaande zaken allemaal in orde zijn dan is het ook mogelijk dat het containernummer niet juist is ingevoerd.

BLA – Order (for line) not found, contact line operator.
Neem contact op met de rederij. U heeft waarschijnlijk een andere rederij gekozen dan de rederij die bekend is bij de terminal.

BLT – Blocked by terminal.
Dit is een algemene melding die zegt dat de container niet gehaald of gebracht kan worden. Wanneer er geen aanvullende informatie in het responsebericht staat kunt u voor de toelichting contact opnemen met de terminal.

COR – Container not released
Er is nog geen commerciële vrijstelling verleend door de rederij.

BCO – Before cargo opening
Dit is het moment waarop een Export container op zijn vroegst mag worden afgeleverd op de terminal (in veel gevallen een x-aantal dagen voor aankomst schip).

ORN – de acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een verkeerd acceptatienummer ingestuurd

Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Indien u zeker weet dat dit nummer in orde is, kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen voor u nakijken of de acceptatieopdracht naar terminal is gestuurd. Indien blijkt dat bovenstaande aspecten daadwerkelijk in orde zijn, kan het voorkomen dat het containernummer niet juist is ingevoerd in Portbase.

RUB20 – Het door u ingestuurde boekingsnummer staat in het terminalsysteem voor een andere rederij bekend
Als u deze foutmelding ontvangt is het belangrijk om te controleren van welke rederij de boeking/vrijstelling is. Indien dit niet bij u bekend is, kunt u het beste contact opnemen met de opdrachtgever en/of rederij.

DUP – Ik heb een voormelding gedaan maar ik krijg nu een DUP-foutmelding. Wat betekent dit?

Wanneer uw voormelding afgekeurd wordt met als reden: “DUP” (duplicate), dan is er al een voormelding bekend met dit containernummer en boekingsnummer in de terminal. Deze andere voormelding kan door uzelf zijn aangemaakt of door een andere partij. Er bestaat ook de mogelijkheid dat de container voor een binnenvaartschip, trein of zeeschip is voorgemeld.

Indien de voormelding eerder door uzelf is aangemaakt, kunt u deze mogelijk terug vinden in de service MCA Road (zolang deze nog beschikbaar is). Dat doet u door de ‘Vanaf’ filterdatum zover mogelijk terug te zetten en in het zoekveld het containernummer in te geven.

Wanneer u de voormelding niet kunt vinden, neem dan contact op met de terminal om te vragen of de voormelding bij hen bekend is.

Indien u een eerdere voormelding vindt die niet in orde is, dan kunt u deze verwijderen. Dit kunt u doen door op het vinkje te klikken vooraan de regel en vervolgens onderaan op verwijderen te klikken. Wacht een paar minuten, zodat de terminal de annulering kan verwerken. Vervolgens dient u uw nieuwe voormelding die afgekeurd is met DUP, opnieuw te versturen. Deze zal dan wel goed doorlopen.

Wanneer dit niet het geval is (en wordt de voormelding weer afgekeurd met DUP) dan zal de voormelding nog niet helemaal goed uit het systeem van de terminal zijn. U kunt dan contact opnemen met de terminal om dit met hun af te stemmen.

Hutchison Ports ECT Delta: 0181-278088 / CustomerService@ect.nl

Hutchison Ports ECT Euromax: 0181-377200 (02 / 03) / balie.euromax@ect.nl

Rotterdam Short Sea Terminals: applicatiebeheer@rstbv.nl

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de afkeuring R006 en R027 en hoe los ik dit op?

R006 - Animocode product ontbreekt of onjuist (Goederenclassificatie * LVM / PRD)
R027 - Goederencode (GN) ontbreekt of onjuist

Controleer allereerst of de Animocode gevuld is en juist is: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0006f.jsp

Kijkt u ook naar de velden goederenclassificatie, gebruiksdoel en de bestemmingscode, deze moeten bijvoorbeeld als volgt worden ingevoerd:

Goederenclassificatie: Levensmiddel
Gebruikersdoel: Verdere verwerking (LNV)
Bestemmingscode: Invoer

Het is mogelijk dat een animocode alleen voor een bepaalde combinatie van deze gegevens is toegestaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan het B/L niet koppelen, wat kan ik hieraan doen?

Krijgt u de foutmelding dat de B/L reeds in gebruik is door [.]. Waarbij de foutmelding eindigt met een punt (in plaats van een organisatienaam)?

In dit geval is het B/L door uw eigen organisatie reeds bij Meldingen Domproc (status nieuw) opgevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt me niet om een manifest te vinden, de laadlijst (COPRAR) bericht is wel ingestuurd, hoe los ik dit op?

Controleer of het manifest niet in het 'Manifest overzicht' terug te vinden is via het Call Reference Number(CRN) of de scheepsnaam. Let op: in de tab 'Urgent' komen alleen schepen terug welke vertrokken zijn. Ook kan een manifest niet zichtbaar zijn omdat de ETD/ATD range deze uitsluit. Ga na of het CRN in het EDIFACT/COPRAR bericht juist is en controleer of de opgevoerde verwachte aankomt- en vertrekdatum binnen de filter valt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het manifest is afgewezen (rejected), maar wij kunnen niet terugvinden waarom. Wat is de reden hiervoor?

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

IFTMCS is verzonden maar het BL wordt niet getoond in de webschermen, hoe komt dit?

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn document niet terugvinden, hoe los ik dit op?

Wanneer u het ‘documentnummer en containernummer’ niet kunt vinden kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Wij kunnen uitzoeken of dit misschien geregistreerd is door een andere partij.

Indien wij het niet kunnen vinden, is het hoogstwaarschijnlijk niet geregistreerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De terminal notificatie blijft op ‘niet verzonden’ staan. Wat doe ik hieraan?

Controleer of de terminal is aangesloten op Melding Domproc. Via dit document controleert u welke terminals documentvoormelding onder de domproc regeling toestaan en of zij vooraf goedkeuring vereisen. Kijkt u hiervoor bij documenttypes Domproc (entrepot/invoer).

Mocht de terminal niet zijn aangesloten dan klopt het dat er geen melding uitgaat naar de terminal. U dient de goederen onder een andere regeling bij de terminal op te halen.

Is de terminal wel aangesloten dan heeft u waarschijnlijk nog geen goedkeuring van de terminal gehad om de domproc regeling toe te passen bij de terminal. Lees hier hoe u deze goedkeuring verkrijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een BL gekoppeld maar deze komt niet naar voren in Melding Domproc, hoe komt dat?

Als u een BL heeft gekoppeld in Ladinginformatie 2.0, maar deze wordt niet getoond in Melding Domproc 2.0 onder ‘nieuwe meldingen’ dan kan dit de volgende oorzaken hebben:

  • Iemand heeft al een melding Domproc voor dit BL verstuurd en deze is daarom terug te vinden onder de verzonden meldingen.
  • De rederij heeft het import manifest (ATO) nog niet verstuurd naar de Douane.Hiervoor kunt u contact opnemen met de desbetreffende rederij. Wanneer de rederij de ATO verzonden heeft wordt deze zichtbaar in het scherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat doe ik bij de foutmelding: ‘Not allowed to declare security: Visit times are not in chronological order’?

Deze foutmelding komt doordat de gegevens van het upload bestand niet overeenkomen met wat er in de vessel call gemeld is. In de vessel call zullen de gegevens aangepast moeten worden naar wat er op het upload bestand is gemeld. Dit heeft te maken met de opgegeven datum/tijd die niet overeenkomt. Als de gegevens overeenkomen kan het bestand opnieuw worden geüpload en zal deze worden verwerkt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn reis niet annuleren. Het systeem geeft aan dat er nog lading op staat gemeld. Hoe los ik dit op?

Bij deze melding is het van belang om na te kijken wie er lading op heeft staan voor deze reis:

  • Bent u het zelf? Zorg er dan voor dat deze lading verwijderd wordt uit de service Melding Lading Import. Zorg ervoor dat u na het verwijderen de SAL wel verstuurt naar de Douane. Zodra dit is gebeurd is het mogelijk om de reis te annuleren.
  • Is het een andere agent? Dan dient deze zijn lading te verwijderen in zijn scherm. U dient contact op te nemen met deze agent en te vragen deze lading te verwijderen. Ook vraagt u hen de SAL opnieuw te versturen.

Gevaarlijke stoffen
Wanneer het systeem aangeeft dat er nog gevaarlijke stoffen staan gemeld op de vessel call zoek dan via Melding Lading Import de gevaarlijke stoffen melding op. Klik vervolgens op het vlammetje zodat u in de melding zit. Ook hier kan een andere agent zijn gevaarlijke stoffen gemeld hebben en dient hij deze op dezelfde wijze te verwijderen. U kunt dan in deze melding de gevaarlijke stoffen per consignment verwijderen via het prullenbakje. Sla dit vervolgens op, hierna kan de vessel call wel worden gecanceld.

Waste
Geeft het systeem aan dat er nog waste is gemeld op de vessel call? Klik dan in de vessel call op de tab ‘Waste Declaration’. U komt dan in de ‘Waste Declaration’ hier kunt u waste verwijderen door op de CANCEL knop te klikken. Wanneer dit is gedaan kan de vessel call ook gecanceld worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb mij ingeschreven met een correct CRN + containernummer voor een losbevestiging en de container is inmiddels gelost. Hoe kan het dat ik geen losbevestiging heb ontvangen?

Een mogelijke oorzaak zou kunnen zijn dat de terminal een niet kloppend CRN-nummer of containernummer teruggeeft nadat de container gelost is. Als dit het geval is, kan er geen match gemaakt worden met de oorspronkelijke aanvraag. We zijn in deze ook afhankelijk van correcte datalevering vanuit de terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat gebeurt er als de klant een fout maakt bij de aanvraag, bijvoorbeeld een fout in CRN of Containernummer?

Bij invoer van een CRN wordt gecheckt of het format juist is (o.a. op lengte, bestaande havencode). Als er op basis van de formatcriteria een onjuist CRN wordt ingevoerd, krijgt de klant hier een melding van en worden er geen kosten in rekening gebracht. Er wordt in de software (nog) geen check gedaan of het CRN werkelijk bestaat, dus als per abuis een foutief nummer wordt ingevoerd en er hierdoor geen Losbevestiging komt op de aanvraag, krijgt de klant na 2 maanden de melding dat de aanvraag niet beantwoord kan worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn MID niet insturen, waar komt dit door?

Maakt u gebruik van Melding Domproc of Transitaangifte? Beide services ondersteunen op dit moment voor expediteurs alleen containerlading op deepsea terminals. Dit wordt op korte termijn opgelost. Tot die tijd kunt u gebruik maken van Melding Import Documentatie 2.0.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan een documenttype niet gebruiken, hoe komt dit?

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract en pas deze in overleg met onze sales afdeling aan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In de achterlandvoormelding wordt gezegd dat het importdocument niet in orde is, waar komt dit door?

  • Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
  • Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’ of in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem bekend nadat de lading opgenomen is in de RTO (= Gelost op de kade).
  • Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de foutmelding: ‘Transport equipment ‘x’ bevat exportzendingen van een andere expediteur. Weet u zeker dat u uw…’?

Dit is een waarschuwing wanneer:

  1. de combinatie van het transport equipment- en boekingsnummer al eerder in het Port Community System is opgegeven;
  2. het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd;
  3. de transport equipment meerdere documenten bevat.

Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

In het geval van 1 of 2 wordt dit gevolgd door de foutmelding: ‘De exportzending voor document ‘x’ bestaat al’. Dit betekent dat de combinatie van documentnummer en transport equipmentnummer in het PCS reeds bestaat. Dit kan door uzelf zijn gedaan of door een andere partij in de keten. Indien de voormelding is gedaan door een expediteur of vervoerder, kunt u dit terugvinden in Track & Trace Export. Indien het document is voorgemeld door een terminal, dan kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Functionaliteiten

Hoe weet ik of de losterminal is veranderd?

In sommige situaties kan de losterminal wijzigen. In het verleden moest u hiervoor handmatig bijhouden of de losterminal gewijzigd was op uw B/L’s. U kunt hiervoor ook een notificatie instellen die u direct informeert bij een wijziging:

Instellen notificatie

U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte indien de status van uw gevolgde lading verandert.

  1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
  2. Kies ‘Notificatie instellingen’
  3. Via het schuifje kunt één of meerdere e-mail notificatie aan of uit zetten.

E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik als scheepsagent een e-mail notificatie in voor stuwage gegevens?

Scheepsagenten kunnen automatisch geïnformeerd worden als terminal operators de stuwage gegevens hebben bijgewerkt in Losinformatie. Hiervoor moet echter in Melding Schip een e-mail notificatie worden ingesteld.

  • Log in op Melding Schip 2.0
  • Klik rechtsbovenin het scherm op uw naam
  • Ga naar 'Preferences'

  • Ga naar 'Cargo Import emails for cargo handling agents'
  • Vul uw e-mailadres in bij 'Bulk discharge difference reported  by terminal'
  • Druk bovenaan het scherm op 'Save'

U ontvangt vanaf nu direct een e-mail als de terminal operator een wijziging heeft ingevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading filteren via My Cargo?

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Ook kunt u persoonlijk lading categoriseren door deze te koppelen aan een 'My Cargo' filter optie.

Door op het sterrertje voor het B/L nummer te klikken kunt u een B/L instellen als favoriet en wordt deze zichtbaar onder de filter 'My Cargo'. Zo kunt u snel schakelen tussen alle lading en de specifieke lading die uw interesse heeft.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels?

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld:

  • Klant A/Klant B
  • Afdeling natte bulk/droge bulk

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren. U kunt eerder gebruikte labels ook hergebruiken.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop ‘Acknowledge update’ gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn timetable slots?

Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik voormeldingen updaten?

Voor de service Melding Container Achterland (MCA) betaalt u vanaf 01 juli 2022 als achterlandvervoerder:

1. Abonnement

€10,-
Vaste prijs per maand

2. Transactiekosten

€0,35
Per voormelding van een 
volle container 

Gratis

Statusaanvragen, voormeldingen updaten en lege containers

Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.

Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!

*Uitzonderingen

  • RST ondersteunt updates op voormeldingen voor MCA Barge
  • ECT en Euromax ondersteunen geen updates op voormeldingen van MCA Road en MCA Barge

Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminal ondersteunt welke MCA-functionaliteit?

Bekijk hieronder de ondersteuning per modaliteit.

MCA Road

Welke mogelijkheden heeft u als vervoerder?

TerminalAddressZip codeEAN codeEdifactXML/SMDGStatus requestStatus requests: Continuous updatesPre-notificationUpdate pre-notificationCancel pre-notificationPre-notification: Continuous updatesGate-in Gate-outEmpty pre-notification: with booking nr. onlyTAR codeRemote Check-InRemain on Truck
APM Terminals Maasvlakte II B.VEuropaweg 9103199 LC8713755272258NLRTM + NLMVIINLRTMNLMVII3
DCS | Kramer GroupMissouriweg 303199 LB 8713755948719NLRTM + OQEPNLRTMOQEP5
Euromax Terminal B.V.Maasvlakteweg 9513199 LZ8713755502201NLRTM + EMXNLRTMEMX1
Hutchison Ports Delta II B.V.Coloradoweg 503199 LA8713755000394NLRTM + MDTNLRTMMDT2
Hutchison Ports ECT Delta Terminal B.V.Europaweg 8753199 LD8713755000059NLRTM + DCDNLRTMDCD1
Matrans Rotterdam TerminalReeweg 253089 KM8713755234607NLRTM + MATRNLRTMMATR
R.B.C./CetemWestgeulstraat 6 3197 LD8713755299484NLRTM + CETA NLRTMCETA 
RCT | Kramer GroupMissouriweg 173199 LB 8713755278625NLRTM + KRMNLRTMKRM5
RSTReeweg 353089 KM8713755259860NLRTM + RSTNLRTMRST
RWGAmoerweg 503199 KD8713755270896NLRTM + RWGNLRTMRWG4
UWT Depot FrisohavenBunschotenweg 1603089 KC8713755903541NLRTM + UWTNLRTMUWT
UWT Depot WaalhavenWaalhaven West Zijde 603089 KR8713755047085NLRTM + WHTNLRTMWHT
  • ECT + Euromax: zodra alle statussen in orde zijn, zijn er geen updates wanneer er wijzigingen optreden.
  • HPD2: 24/7 met TAR tijdslot. Lees meer informatie op de terminal-website.
  • APMII: TAR-tijdsloten van een half uur. Lees meer informatie de terminal-website.
  • RWG: TAR-tijdsloten van één uur. Lees meer informatie op de terminal-website.
  • DCS & RCT: TAR-tijdsloten van één uur. Lees meer informatie op de terminal-website.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Er ontbreekt een equipment uit de laadlijst op het manifest – wat is de oorzaak en hoe los ik dit op?

Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is  aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.

Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.

Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik de Container Operator toe bij het manueel aanmaken van een manifest?

Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.

Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wijzigt de status van mijn manifest van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document Gewijzigd’?

Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.

  1. Een aanpassingen in een transshipment; De ‘sea in/sea out’ status van het import manifest wordt aangepast.
  2. Het toevoegen of verwijderen van een equipment met een document.

In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.

Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn manifest in de oude of vernieuwde service vinden?

Alle manifesten die reeds aangemaakt zijn in de oude service ‘Cargo declaration export EDI (voor Cargo handling agent)’, dient u hier ook af te handelen. Alle nieuw ingediende manifesten komen vanaf livegang binnen in de nieuwe service ‘Melding Lading Export 2.0’ waar deze ook verwerkt dienen te worden. Let op: wanneer u het manifest niet kunt vinden in de nieuwe service, check dan of deze in de oude service staat. Wanneer de laadlijst ooit ontvangen is in de oude service, dan zal het bijbehorende manifest hier ook te vinden zijn.

Voorbeeld

Maandag 11 oktober is de mail ontvangen dat vanaf 12 oktober de nieuwe service Melding Lading Export 2.0 gebruikt kan worden

Situatie 1:

  • Manifest is zichtbaar in de oude service 11 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Situatie 2:

  • Manifest is zichtbaar in de oude service 11 oktober
  • Update op het manifest wordt verstuurd aan Portbase 13 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Situatie 3:

  • Manifest is niet zichtbaar in de oude service 12 oktober
  • Nieuw manifest wordt verstuurd aan Portbase 12 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen ‘Niet geladen’ en ‘Extra geladen equipments’?

In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een manifest in z’n geheel verwijderen of annuleren?

Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.

Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.

Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan mijn klant zien of een equipment gemanifesteerd is?

De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Op welke manier kunnen transshipments opgehaald en gekoppeld worden?

Transshipments worden automatisch direct gekoppeld vanuit het import manifest (ATO). Ook als de ATO later wordt aangepast wordt deze informatie direct opgehaald in de service.

Het is niet mogelijk om handmatig ATO-gegevens op te zoeken of transshipments te koppelen. Als de transshipment niet gevonden wordt, adviseren wij na te gaan of de zending in het import manifest de status ‘sea in/sea out’ heeft.

We adviseren het manifest alvast in te sturen als een transshipment niet gekoppeld wordt. Mocht de ‘sea in/sea out’ status incorrect zijn en aangepast worden dan zal een verzonden manifest automatisch in de ‘Urgent’ tab verschijnen in het manifest overzicht. Het manifest dient opnieuw ingestuurd te worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om de laadlijst of manifest data te downloaden?

Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om meerdere equipments te uploaden?

Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. Klik op de 3 verticale puntjes in een manifest en selecteer ‘Equipment uploaden.’ In het scherm wat opent kunt u de template downloaden onder ‘deze template.’ Vul de template met informatie en sleep het naar het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden, zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om alleen mijn ‘Loading’ of ‘Discharge’ containers te zien?

Door te klikken op 'Loading' of 'Discharge' of op de 'Visit voyage ID' (rechts op het scherm, zie schermafbeelding) hebt u de mogelijkheid om alleen afhandelingen voor laden of lossen te zien. Het filter wordt geactiveerd als het woord 'Laden' of 'Lossen' in oranje is opgelicht. Dit filter blijft geactiveerd als je door bezoeken navigeert en ook over sessies heen. Dus, als u geen container ziet, controleer dan of u de juiste filter hebt geselecteerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de logica achter het open/dichtklappen van de verschillende secties?

Om het scrollen te verminderen en het klikken tot een minimum te beperken, hebben we het openen dichtklappen van de secties laten afhangen van waar het schip zich bevindt: · Bij een nieuw aangemaakt bezoek worden vrij alle secties geopend zodat u de verplichte velden kunt invullen. · Als het schip nog moet binnenkomen en de inkomende reis moet nog besteld worden, dan worden alleen de secties voor de inkomende reis uitgeklapt. · Heeft het schip een ATA gekregen op de ligplaats en moet de verhaalreis of uitgaande reis nog besteld worden, dan worden alleen deze secties uitgeklapt. Kortom, de secties worden uitgeklapt waar de eerstvolgende actie nodig is

Heeft u gevonden wat u zocht?

Import Status krijgt nieuw uiterlijk per 19-8-2021

Import Status is herontwikkeld en krijgt daarom een vernieuwd uiterlijk. Er is voortaan geen verschil tussen overzichten voor ferry-zendingen of containers.

De functionaliteit en de getoonde statusinformatie blijft hetzelfde.

Heeft u een abonnement op Cargo Controller? Dan kunt u vanuit uw cargo controller overzicht direct import status openen.

Hieronder ziet u een voorbeeld het nieuwe overzicht met daaronder twee voorbeelden van de oude overzichten.

Nieuwe overzicht, zowel voor ferry-terminals als containerterminals

Oud overzicht voor een ferry-terminal

Oud overzicht voor een containerterminal

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik ook GGB aangifte voor luchtvracht-zendingen indienen?

Ja, Melding Voedsel en Waren is geschikt voor zendingen inkomend via zeevervoer en via luchtvervoer.

Bij het opvoeren van de aangifte-details kunt u de zendingsgegevens opgeven voor zowel zeevracht als voor luchtvracht.

  • Bill of Lading / Airway Bill
  • Scheepsnaam / Vluchtnummer*

* let op: het vluchtnummer moet voldoen aan het formaat "AB123" of "AB1234". Zodra een vluchtnummer correct is vermeld wordt automatisch de "vervoerswijze voor de grens" ingevuld met 'luchtvervoer'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik een webhook in voor de API koppeling?

Voor de volledige technische specificaties kunt u onze Developer Portal raadplegen.

Indien u gebruik gaat maken van onze API-koppeling, dan kunt u zelf de webhook URL instellen. Dit is als het ware het postvak waar uw software alle updates vanuit Cargo Controller ontvangt. Uw IT-specialist of softwareleverancier kan hiervoor zelf een URL aanmaken.

Een persoon binnen uw organisatie die bij ons bekend is als 'API-user' in het in het Port Community System kan deze URL instellen voor de organisatie in de settings van de Cargo Controller.

Let op! Meerdere personen kunnen deze rechten toegewezen krijgen, er kan echter maar één URL per organisatie worden geregistreerd. Afhankelijk van uw eigen richtlijnen kunt u nu ook het account van uw softwareleverancier deze rechten toekennen.

Stap 1) Notification settings openen

Stap 2a) Instellen van de webhook URL
Vul hier de URL in en kies ‘opslaan’. Cargo Controller controleert direct of de URL bereikt kan worden. Als Cargo Controller de URL kan bereiken wordt de URL opgeslagen. Mocht dit niet lukken, dan krijgt een u foutmelding. Controleer in dat geval bij uw softwareleverancier of de URL juist is.

Let op! Er kan maar één URL worden geregistreerd per organisatie.

Stap 2b) Instellen error e-mailnotificatie t.b.v. de webhook URL
Onder de URL kunt u een e-mailadres (of meerdere) registreren mocht er een storing voorkomen in het verkrijgen van de API-updates op uw URL. Hierdoor kunt u deze notificaties direct toewijzen aan uw interne IT-specialist en/of softwareleverancier.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld

  • Klant A / Klant B
  • afdeling Douane / afdeling expeditie
  • Vers / Veterinair / high priority

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading, in de Excel-upload of vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de vrijgavecode (v2-code)?

U vindt de vrijgavecode (V2-code) in Melding Voedsel en Waren in het declaratie-overzicht en in de mailnotificatie over het keuringsresultaat.

  • In het declaratie-overzicht vindt u de vrijgavecode onderaan in het overzicht.

  • De e-mailnotificatie 'keuringsresultaat GGB aangifte' stelt u als volgt in:
    1. Kies in het PCS hoofdscherm voor 'notificatie instellingen' links in het menu
    2. Scroll naar de sectie 'Melding veterinaire lading'
    3. zet een vinkje bij 'Keuringsresultaat GDB aangifte' en vul uw e-mail adres in.

Achtergrond:

Als de NVWA een zending goedkeurt en daarmee toelaat voor invoer, ontvangt u - als voor de zending verantwoordelijke exploitant - een vrijgavebericht waarin een 9-cijferige vrijgavecode is opgenomen, de V2-code. Deze heeft u nodig om de aangifte ten invoer in te vullen. Als de aangifte ten invoer door een andere partij wordt gedaan, moet deze over de betreffende V2- code te beschikken.

Vanaf 21 juni kunt u deze vrijgavecode (‘V2-code’) opvoeren in uw douane-invoeraangifte (vak 44), waarmee u aan de douane kenbaar maakt dat de zending door de NVWA is goedgekeurd.

Let op: Het gebruik van de V2-code geldt vooralsnog alleen voor zendingen dieren en dierlijke producten. Het gebruik van de V2-code voor zendingen levensmiddelen en diervoeders van niet- dierlijke oorsprong wordt op een later tijdstip ingevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de voordelen van het plaatsen van orders via Port Visit?

  • Standaard minder telefoongesprekken met HCC/HOC
  • Geen discrepanties tussen de aangevraagde telefonische order en de registratie door HCC/HOC
  • Beter overzicht van de orders
  • Iedereen kan zien welke bewegingen zijn besteld

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontvangen we orderbevestigingen via e-mail?

Het statusoverzicht in het PCS geeft de primaire status van de order weer. Indien een ander tijdstip wordt bevestigd, zal het HCC/HOC u bellen. Vanwege deze functie streven we ernaar om het aantal e-mails tot een minimum te beperken. We zullen de noodzaak van e-mailmeldingen opnieuw bekijken tijdens de evaluatie met agenten en dienstverleners.

In Amsterdam wordt doorgegaan met het verzenden van e-mailmeldingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik diensten bestellen per telefoon?

Ja, dit is alleen mogelijk als het Port Visit-systeem (desktop of mobiele versie) niet beschikbaar is; dat wil zeggen in het geval van een storing.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke bewegingen kan ik bestellen via Port Visit?

Bewegingen van ligplaats naar ligplaats en bewegingen van ligplaats naar exitpunt. In een later stadium wordt het ook mogelijk om bewegingen van loodsstation naar ligplaats te bestellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het juiste erkenningsnummer aan een artikel koppelen?

Indien u een GGB  voormelding met meerdere erkenningsnummers en meerdere artikelen heeft, kunt u op de volgende manier de erkenningsnummers opvoeren:

Bij het aanmaken van een nieuwe GGB-voormelding:

  • Voer erkenningsnummer(s) ALLEEN bij het eerste document op. Hierbij geldt de volgende logica:
  • Als er 1 erkenningsnummer is opgevoerd, dan wordt dit nummer bij alle artikelen in de aangifte meegestuurd
  • Als er meerdere erkenningsnummers bij het eerste document zijn opgevoerd, dan wordt erkenningsnummer 1 aan artikel 1 gekoppeld, erkenningsnummer 2 bij artikel 2, enz.
  • Indien er meer artikelen zijn aangemaakt dan erkenningsnummers in het lijstje bij document 1, dan zal bij ieder volgend een artikel het eerste erkenningsnummer uit de lijst worden gekoppeld.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wijzigingen naar aanleiding van migratie Traces NT

Wegens nieuwe Europese regelgeving registreert de NVWA voortaan alle GGB voormeldingen in het Europese systeem TRACES NT (TNT).  Om aan de vereisten van TNT te voldoen heeft de NVWA aanpassingen doorgevoerd aan het VGC -systeem en de GGB-voormeldingen (lees meer op nvwa.nl).

Als gevolg hiervan hebben wij onze service Melding Voedsel en Waren op meerdere plekken gewijzigd. Deze aanpassingen gaan live op donderdagavond 25 maart 2021. Vanaf 19.00 tot 21.00 kunt u tijdelijk geen nieuwe voormeldingen doen.

Hieronder leest u per invoerscherm welke wijzigingen er zijn. Let op: een aantal nieuwe velden zijn verplicht om in te vullen (zie in rood welke velden dit zijn).

Invoerscherm 'Algemene gegevens'

Veld Aanpassing
Veld gebruiksdoel Van positie gewijzigd (stond eerder in rechterkolom)
Scheepsnaam + land (vlag) van schip. Nieuw verplicht veld: landcode wordt automatisch toegevoegd bij invoer scheepsnaam
Vertrektijd BIP (verwachte datum van vertrek buitengrenscontrolepost) nieuw optioneel veld
Economic operator ID-type (keuze voor TNT, EORI, VEN of BTW nummer) nieuw optioneel veld
Transhipment land (vlag) van vervoersmiddel nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie
Documenttype Deze lijst is aangepast door de NVWA:

De volgende documentcodes zijn beschikbaar:
- 636 Health certificate (was ‘gezondheidscertificaat’)

- 705 Bill of Lading (voorheen gemeld als ‘overig document’)
- 853 Veterinary certificate

Land van certificeren nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie
Land van oorsprong nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie

Invoerscherm 'Lading'

Veld Aanpassing
Consumentenverpakking Nieuw verplicht veld (ja/nee)
Batchnummer Nieuw optioneel veld
Aanvullende eenheden Nieuw optioneel veld
Gewichten Nu ook in grammen in te vullen, scheidingsteken “.”
GN producttype nieuw veld indien goederenclassificatie ‘product’, automatisch aangevuld bij GN-klasse/familie
GN scientific name nieuw veld indien goederenclassificatie ‘product’, automatisch aangevuld bij GN-klasse/familie

Invoerscherm 'Adressen'

Veld Aanpassing
Economic operator ID-type (lijst met TNT, EORI, VEN, BTW) nieuw optioneel veld om Economic Operator ID-nummer te duiden/classificeren
Adresgegevens voor ‘geadresseerde’ Vervallen, niet langer relevant voor Traces NT

Overige wijzigingen:

  • Nadat een melding goedgekeurd is zal NVWA naast het GGD-nummer ook een nieuw Traces NT registratienummer sturen. Dit nummer wordt in het scherm vermeld als ‘TNT registratienummer’. Dit nummer wordt ook op de PDF vermeld.
  • Ter keuring aangewezen equipments kunnen wijzigen zo geeft NVWA aan. Een eventuele wijziging door de NVWA wordt automatisch verwerkt in Melding Voedsel en Waren. Indien u ook keuringen inplant via Veterinair Inspectie Proces dan worden automatisch keuringen voor het nieuwe equipment toegevoegd, maar al bestaande keuringen die (die mogelijk niet meer relevant zijn) worden niet automatisch verwijderd. U dient het oude equipment zelf te verwijderen.
  • Foutcodes in de schermen zijn verbeterd. Zo ziet u beter welke gegevens er foutief zijn en kunt u deze sneller herstellen.
  • De kopieerfunctie is verbeterd. Indien u een oude voormelding kopieert worden nu o.a. ook de adresgegevens meegekopieerd.
  • In geval van een aanhouding wordt de volledige aanhoudreden getoond (voorheen was dit beperkt tot 35 tekens).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het filter zoekveld werkt niet. Ik kan bezoek of containers niet vinden

Het filter werkt op verschillende manieren. Zorg er altijd voor dat je het juiste datumbereik hebt geselecteerd.
Gebruik je de zoekbalk? Gebruik minstens 3 karakters om te vinden wat je zoekt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de systeemkoppeling en de webschermen tegelijkertijd gebruiken?

Ja. Als u gebruik maakt van de systeemkoppeling heeft u ook altijd toegang tot de webschermen.

Als u een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de webschermen. Andersom werkt dit ook; als u een B/L koppelt in de webschermen, ontvangt u de updates ook via de API in uw in-huis systeem.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb reeds een systeemkoppeling vanuit ladinginformatie, kan ik deze blijven gebruiken?

De systeemkoppeling van ladinginformatie werkt voorlopig ook voor het koppelen van lading in Cargo Controller. Hiervoor zijn geen aanpassingen aan uw kant nodig.

Tot 31 maart 2022 kunt u uw huidige EDI-koppeling in combinatie met Cargo Controller ongewijzigd blijven gebruiken. Per 1 april 2022 stopt Portbase de ondersteuning van de EDI-koppeling. Cargo Controller is vanaf dan enkel beschikbaar via het web of de nieuwe API-koppeling. De EDI-koppeling wordt niet doorontwikkeld. Nieuwe functionaliteiten worden enkel ontwikkeling in de nieuwe API. Wij raden u aan om zo snel mogelijk over te stappen naar de nieuwe API-koppeling.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een systeemkoppeling beschikbaar?

Cargo Controller is beschikbaar als API voor een directe koppeling met uw inhuis-systeem.

Indien u gebruikt wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen u bij de aansluiting op onze systeemkoppeling.

Kijk voor de specificaties van onze API op onze developer portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik elke equipment op de B/L apart toevoegen?

Nee. Cargo Controller werkt op basis van B/L's. Bij het invoeren van een combinatie van een B/L en één equipmentnummer haalt Cargo Controller automatisch de volledige B/L op met alle equipments daaronder. Het is daarom niet nodig om elke losse equipment van de B/L in te voeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ van mijn GGB aangifte?

De NVWA staat bij veterinaire lading via ferry-operators toe dat de document controle (D-controle) kan worden uitgevoerd op basis van een kopie van uw het certificaat. Uw GGB-aangifte krijgt dan de status 'D-conform in afwachting van origineel', ook bekend als een 'voorlopige D-conform'.

U kunt de ferry-terminal verlaten nadat u bij de Douane aantoont dat uw zending de status 'D-conform in afwachting van origineel' heeft.

U kunt deze status op twee manieren aantonen:

  1. via de print-functie (pdf)
    • Vanuit het declaratie overzicht selecteert u de betreffende aangifte en kiest vervolgens rechtsonder 'print'.
    • Een afdruk opent zich in een nieuw venster.
    • Print deze uit of sla op als pdf-bestand.
    • Onder het kopje ‘status details’  vindt u de status ‘D-conform in afwachting van origineel’
  2. via een e-mail notificatie
    • Vanuit het hoofdscherm van het PCS selecteert u in het linkermenu 'notificatie instellingen'
    • Onder het kopje 'Notificaties Melding voedsel en waren' selecteert u de notificatie 'CVED declaration voorlopig D-conform' en vult u een e-mail adres in.
    • U ontvangt vanaf nu een e-mail notificatie voor iedere nieuwe GGD-aangifte die de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ krijgt.

Zowel de pdf als de e-mail notificatie bevatten de informatie (GGB-nummer, GGB-status, en equipment-nummer) waarmee u bij Douane de status van de goederen aantoont.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik het overviewscherm sorteren?

Ja dat kan. Door in de balk te klikken op Visit / Handling / Status kunt u het overzicht naar wens sorteren van A-Z of Z-A.

Bekijk de overige manieren om te filteren in de Quick Start Guide onder de tab ‘Statusinformatie & Filter’

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik meerdere containers (ineens) voormelden?

Ja dat kan met de ‘kopieer voormelding’ functie. Hiermee is het mogelijk om van een bestaande voormelding alle gegevens behalve het containernummer te dupliceren, om zo snel een nieuwe voormelding te maken.

Daarnaast is er de mogelijkheid om middels een excel-lijst met voormeldingen aan te maken en deze te upload.

Een template is te vinden op het overzichtsscherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik meerdere zoektermen gebruiken in de zoekbalk?

Ja, dat kan. U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ga ik snel en effectief door de invulvelden heen?

Om snel door de datumvelden te gaan kunt u het eerste het veld (deels) invullen en vervolgens met tab doorspringen naar het volgende veld.

Datumvoorbeeld: het systeem pakt automatisch de complete datum van de huidige maand nadat de dag van de maand (bijv. 15) is ingevuld en tab op het toetsenbord is ingedrukt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik de historie terugvinden voor o.a. het berichtenverkeer tussen mijn organisatie en de terminal?

Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de woorden Detached, Expected, In Operation, Completed?

Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:

  • Detached: Bevat statusaanvragen, oftewel handlings (containers) die nog niet gekoppeld zijn aan een bezoek aan de terminal.
  • Expected: Bevat voormeldingen, oftewel handlings (containers) die gekoppeld zijn aan een terminalbezoek. Dit betekent niet dat de afspraak al helemaal geaccepteerd is. Houd de statussen goed in de gaten.
  • In Operation: Dit betekent dat de ingeplande truck op dit moment de containers aan het op- en/of afzetten is bij de terminal.
  • Completed: De containers zijn gebracht of opgehaald. De voormelding is voltooid. Hier vindt u meer informatie over gate-in en gate-out.

Note: Niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is de applicatie er ook in het Nederlands?

De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.

Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de minimum call size worden aangepast?

De minimum call size check in MCA Barge is voor afspraken bij ECT Delta/Euromax en RWG van toepassing. Deze terminals kunnen de minimum call size per visit aanpassen. Dit zal echter bij hoge uitzondering worden toegestaan.

Neem hiervoor contact op met ECT CAL of RWG Berthplanning.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?

Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.

Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.

U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:

Example of a tracked shipment

U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.

Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?

Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.

Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.

Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?

Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678001 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
DFDS / KVSA DFDS DFDS123456780001 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0)
P&O Ferries PONF PONFHU12345678001 “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
Stena Line STNL STNL0012345678001 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn de documenten van mijn exportzending goed voorgemeld bij de terminal?

Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Indien u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.

Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het boekingsnummer voor ferryoperators eruit bij de voormelding van exportzendingen?

Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.

Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities)
DFDS DFDS DFDS12345678 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities)
P&O Ferries PONF PONFEU12345678 “PONF” & “EU” & boekingsnummer (8 posities)
Stena Line STNL STNL0012345678 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities)

Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?

In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:

  • In geval van deepsea / shortsea: u dient een invoeraangifte of transitaangifte te doen. Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 
  • In geval van ferry-verkeer is een speciale afspraak gemaakt:
  1. De ferryoperator mag namens u een aangifte doen.
  2. De ferryoperator doet namens u  ook de documentvoormelding.
  3. U hoeft géén aangifte te doen bij de Douane en u hoeft ook geen douanedocument voor te melden.Let op! In uw boeking bij de ferry operator meldt u duidelijk dat u lege emballage vervoert. Let daarnaast op dat u aan de voorschriften van de Douane voldoet: https://www.getreadyforbrexit.eu/wp-content/uploads/2020/10/2020-09-28-Memo-ODB-terugkerende-emballage-en-verpakkingen1.pdf 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de statusmeldingen (‘bolletjes’) in Melding Export Documentatie?

In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen. 

Drie statusmeldingen aan de linkerkant:   

De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt 

  1. Aankomst statusStatus van aankomst bij de terminal en bij bepaalde documenten ook de douanestatus bij aankomst (export en transit documenten) 
    • De details van deze status kunt u bekijken door aan het einde van de regel op het driehoekje te klikken. U komt dan in het uitgebreidere onderdeel ‘track en trace’.  
  2. Laadbev. (laadbevestiging) 
    • Grijs: Equipments van de zending zijn nog niet (allemaal) op het schip geladen) 
    • Groen: Alle equipments van de zending zijn op het schip geladen. 
  3. Manifest 
    • Grijs: Exportzending nog niet nog niet op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Oranje: Exportzending gedeeltelijk op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Rood: Manifest geweigerd door Douane. Exportzending nog niet gemeld op een manifest. 
    • Groen: Exportzending op een manifest gemeld aan Douane. 

Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.  

Status achter het boekingsnummer:  

  • Deze status geeft aan of het boekingsnummer overeenkomt met het nummer dat de terminal aan ons heeft doorgegeven.  
    • Groen: Het boekingsnummer is bekend bij de terminal. Uw document voormelding is ontvangen door de terminal. U kunt naar de terminal rijden.
    • Oranje: Rij niet naar de terminal. Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij terminal en verhindert mogelijk de toegang tot de terminal. Rij alleen naar de terminal wanneer op deze plek een groen vinkje staat. Indien u vragen heeft over de status of de juistheid van dit boekingsnummer verzoeken wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Voor ferry-operators begint het boekingsnummer altijd met 4 letters. Bekijk hier een toelichting.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?

Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:

  1. Nee, u hoeft doorgaande transitdocumenten niet voor te melden via de service MID
  2. Maar u dient wel in de boeking bij uw rederij / ferryoperator aan te geven dat u goederen met een doorgaand transitdocument wilt verschepen. Dit doet u door het het MRN-nummer van uw transitaangifte op te geven bij uw boeking.
  3. De rederij meldt bij aankomst in Nederland uw transitdocument bij de Douane en doet namens u een documentvoormelding bij de terminal

Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik meerdere documenten tegelijk voormelden?

Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’ 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn goederen gaan van Nederland naar Ierland, moet ik een voormelding doen?

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

  • Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
    Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
  • Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
    Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
    Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is Melding Voedsel en Waren geschikt voor het meldingen van ‘levende dieren’?

Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Documenttype: wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik e-mailnotificaties in?

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen.

Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘My profile’ voor ‘Notificatie instellingen’. In de sectie ‘ECS Notificatie (voor Expediteurs)’ vindt u de beschikbare notificaties voor exportzendingen.

Bij aankomst terminal kan de Douane aangeven dat het document/MRN niet geaccepteerd wordt. De zending is geblokkeerd en zal niet geladen worden. Portbase adviseert om onderstaande notificaties aan te zetten zodat u een mail ontvangt en contact kan opnemen met de Douane:

  • Export shipment error message received from Customs
  • Diversion reject notification received from Customs

Vul het mail adres in naast het bericht dat u wilt ontvangen en selecteer ‘Opslaan’ onder aan de pagina.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om een statusaanvraag te annuleren?

In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.

Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat voor zegelnummer/seal number vul je in bij een FLAT?

U mag hier FLAT of TANK invullen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoeveel karakters zijn toegestaan in het zegelnummer/seal number?

Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn containergegevens/-tijdslot nog aanpassen als de status ‘In operation’ is?

Helaas is het niet meer mogelijk om containers aan te passen wanneer de containerstatus ‘In operation’ is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik wil graag de aankomsttijd aanpassen, waar en hoe doe ik dit?

Mocht de aankomsttijd van een truck veranderen, dan kunt u de ETA vanuit het overzichtsscherm aanpassen.

Klik hiervoor op de handling. Pas de aankomsttijdstip/ETA aan. Klik vervolgens op ‘Update Visit’.

Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn voormelding annuleren?

U kunt uw voormelding verwijderen door de container aan te vinken en onderaan op de knop ‘Cancel container’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal. Hierdoor wordt een annuleringsbericht verstuurd aan de terminal, die deze zal verwerken zodat ook aan de terminalzijde de voormelding ‘Cancelled’ is.

Ook is het mogelijk om een voormelding te ontkoppelen van het bezoek. Selecteer de container en klik onderaan op ‘Detach container’. De container is daarna als statusaanvraag terug te vinden onder het kopje ‘Detached’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke (inland)terminals en depots heb ik een TAR-code nodig?

  • APM Maasvlakte II
  • Hutchison Ports Delta II
  • Kramer Group: RCT & DCS
  • R.B.C./Cetem
  • Rotterdam Short Sea Terminals (RST)
  • Rotterdam World Gateway (RWG)

De overige terminals (Hutchison Ports ECT Euromax en Hutchison Ports ECT Delta) gebruiken geen TAR codes.

Deze informatie kunt u ook vinden in de functionaliteit matrix onder belangrijke links.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals ondersteunen status requests en welke ondersteunen updates en cancels van voormeldingen?

Onder ‘belangrijke documenten’ staat de Functionaliteit Matrix. Hierin is per terminal te vinden wie welke berichten ondersteunt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is IAMConnected?

Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de relatie tussen Cargo Tracker en Boxinsider?

De service Cargo Tracker van Portbase is de voortzetting van Boxinsider van Havenbedrijf Rotterdam.

Via het Nederlandse Port Community System (PCS) van Portbase kunnen bedrijven en overheden in (haven)logistieke ketens simpel en efficiënt informatie uitwisselen. Het PCS biedt diverse slimme IT-oplossingen voor uw dagelijkse werkzaamheden. Track & trace dienstverlening is hier onderdeel van.

Havenbedrijf Rotterdam en Portbase beschikten los van elkaar over data, kennis en dienstverlening die track & trace ondersteunt. Door track & trace activiteiten van beide organisaties te bundelen, ontstaat er een completere dienstverlening. Boxinsider is daarom vanaf 1 juni 2020 ondergebracht in de nieuwe service Cargo Tracker van Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In welk opzicht is Cargo Tracker anders dan Pronto?

Pronto biedt rederijen, agenten, dienstverleners en operators een gezamenlijk platform voor informatie-uitwisseling en verbeterde planning rond port calls.

Cargo Tracker biedt een track & trace van al uw importlading. Via één scherm heeft u volledig zicht op de status van verwachte schepen in de haven, het losmoment van uw container(s) en het vertrek vanaf de zeeterminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen Ladinginformatie en Cargo Tracker?

Ladinginformatie:

  • Biedt naast statusinformatie ook detailinformatie over de lading en de container, zoals goederenomschrijving en type container.
  • Maakt hergebruik van ladinggegevens mogelijk in de Portbase-services Melding Domproc en Transitaangifte. Dit is niet mogelijk bij Cargo Tracker.
  • Biedt nog geen gate-out status van terminals
  • Deze service wordt eind 2020 vervangen door Cargo Controller (o.a. met gate-out status en nog veel meer extra’s)

Cargo Tracker:

  • Geen hergebruik van ladinggegevens mogelijk in andere Portbase-services.
  • Biedt ook de Gate-out status van veel terminals.
  • Biedt de optie dat meerdere organisaties zich tegelijkertijd abonneren op dezelfde lading. Ladinginformatie is daarin beperkt doordat er altijd maar één organisatie tegelijkertijd gekoppeld kan zijn aan de lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is Cargo Controller?

Met Cargo Controller maakt u de overstap van ladinginformatie naar ladingregie. Volledige track & trace van binnenkomende schepen, equipments én inzicht in de ladingdetails. Vanuit hetzelfde scherm regisseert u bovendien alle vervolgacties. Cargo Controller is een doorontwikkeling van onze service Ladinginformatie. Lees hier wat de service Cargo Controller voor u kan betekenen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke data bevat Cargo Tracker?

Op scheepsniveau:

  • CRN
  • Geplande ligplaatslocatie
  • Ligplaatsen ETA, ATA, ETD, ATD

Op containerniveau:

  • Losbevestiging, ligplaats
  • Gate-out (hier kan voor sommige terminals een extra tarief gaan gelden)
  • Importdocumentatie: ("onbekend", "verzonden",  "Geaccepteerd"*/ afgekeurd"* (* voor enkele terminals)  
  • Douanestatus: "onbekend", "inspectie aangezegd" of "vrijgegeven"  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen Cargo Tracker via web of API?

De service Cargo Tracker kunt u gebruiken via internet (webschermen) of via een directe koppeling met uw inhuis-systeem (middels API). In beide gevallen beschikt u over dezelfde data. De webschermen bieden u de gelegenheid notificaties in te richten voor nieuwe statusupdates en uw aanvragen te archiveren. Vanzelfsprekend kunt u dit via de API ook zelf inregelen. Als u gebruikmaakt van een directe koppeling via API, krijgt u gratis toegang tot de webschermen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke sleutel heb ik nodig om de data te ontvangen (te abonneren)?

- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de dekking van de data?

Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.

Op containerniveau:

Terminal Type Losbevestiging Gate-Out Importdocumentatie
Hutchison Ports ECT Delta Deepsea Beschikbaar Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) Beschikbaar: status verzonden 
Hutchison Ports ECT Euromax Deepsea Beschikbaar Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) Beschikbaar: status verzonden 
Rotterdam World Gateway Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
APM terminals Rotterdam Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
APM Terminals Maasvlakte II Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
Rotterdam Short Sea Terminals Deepsea & Shortsea Beschikbaar Beschikbaar voor Noordzijde, Zuidzijde volgt binnenkort Beschikbaar: status verzonden + Geaccepteerd / Afgekeurd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn inlandterminals en empty depots ook aangesloten?

Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar is de ETA-informatie op gebaseerd?

De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn de webschermen terug te vinden in mijn huidige PCS-account?

Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er ook een app?

Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik e-mail notificaties instellen?

Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kunnen mijn partners in de logistieke keten hetzelfde zien?

Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het overzicht real-time?

Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een back-up procedure bij een storing? Waar kan ik die vinden?

In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.

In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.

Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Customer Service, via 088 – 625 25 25 of Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de technische vereisten voor gebruik van de Cargo Tracker webschermen?

Cargo Tracker web is geoptimaliseerd voor Chrome, maar u kunt er uiteraard voor kiezen om uw eigen browser te gebruiken. Het gebruik van Internet Explorer wordt afgeraden. Denk eraan wel een recente versie van uw browser te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik gebruik de webschermen van Cargo Tracker. Hoe regel ik op een later moment de API-koppeling?

Een mailbericht naar sales@portbase.com is voldoende om dit proces in gang te zetten. Er gelden eenmalige aansluitkosten van 249,50 euro voor het koppelen van een Portbase-service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de API-specificaties voor Cargo Tracker?

Die zijn terug te vinden op het Portbase Developer Portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik de historie (logboek) inzien?

Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande printscreen).

Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.

Let op: zoeken binnen het logboek kunt u doen door middel van de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een geannuleerde rotation/visit nog inzien?

Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in de webschermen van MCA Barge en MCA Rail.

De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested".

Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge / MCA Rail.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn voormelding/statusverzoek, visit of rotatie terugvinden?

Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.

Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.

Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.

Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.

Gewenst resultaat: overzicht met alle handlings van containers Zoektermen
die geladen worden Loading
die gelost worden Discharge
met containernummer ABCD6170760 ABCD6170760
met boekingsnummer/vrijstelreferentie

REF6170760

REF6170760
die gelost worden waarvan de voormelding is afgewezen rejected discharge
die geannuleerd zijn Cancelled
die leeg zijn en gelost zijn empty discharged
met shipping company 'Orient Overseas Container Line Ltd' OOCL
die geblokkeerd (Blocked) zijn BLC
waarvan de documenten niet in orde zijn (Customs Documents Missing) CDM

Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.

Code Omschrijving
BCO Before cargo opening
BLA Blocked by shipping line
BLB Blocked by security
BLC Blocked due to customs
BLD Blocked by fire brigade
BLI Blocked by inspection
BLN Blocked due to difference in container number between delivery order and physical container
BLP Blocked by police
BLT Blocked by terminal/Not present
CDM Customs documents missing
COA Container not available
COK Container OK
COR Container not released/Booking status
COU Container unknown
CTV Cancel Terminal Visit
DUP Duplicate order
ORA Booking already in use
ORN Booking number unknown/Carrier or container lessor unknown
OTH Other
QQQ Conditionally accepted
RUB Message has error in specified EDIland category, ie. RUB76.1
BOF Booking status
BON Size/type
NNG Booking number unknown
VES Vessel unknown

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kun je MCA Rail ook op je smartphone en tablet gebruiken?

Ja, dat is mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke browsers worden ondersteund?

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik e-mailnotificaties instellen voor voormeldingen en/of visits?

Via het tabblad ‘Configuration’ in MCA Road, MCA Barge en MCA Rail kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.

Let op- indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.

E-mail containers

Het is ook mogelijk om direct vanuit MCA containerstatussen te mailen naar uzelf of een extern e-mailadres.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de getoonde cijfers op het rotatie en visit scherm?

Wanneer er bijvoorbeeld 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.

Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.

De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik nog steeds het connecting zeeschip opgeven op terminalbezoekniveau?

Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik meevarende barge operators toe?

Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bestaat er een excel upload voor het uploaden van handlings in MCA?

Ja, er bestaat een excel upload voor MCA Road, MCA Barge en MCA Rail.

Stappen excel uploaden:

  • Ga naar de service MCA Road, MCA Barge of MCA Rail
  • Klik op tab 'Rotations'
  • Zoek het desbetreffende binnenvaartschip en open de rotatie
  • Zoek de visit en open deze door te klikken
  • Klik binnen de visit door naar de tab 'Handlings'
  • Klik op 'Download XLS template'
  • Vul het template (excel sheet) met de statusaanvragen/voormeldinformatie
  • Klik op 'Upload handlings'
  • Kies of u de informatie als statusaanvragen of als voormelding (pre-notification) wilt uploaden

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als ik vanuit mijn eigen planningsysteem een statusaanvraag van de visit afhaal, wat gebeurt er dan?

MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.

Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.

U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Bekijk de tabel voor functionaliteitondersteuning hier.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een voormelding ingestuurd vanuit ons planningsysteem. Kan ik dan een nieuwe voormelding en/of statusaanvraag insturen?

Wanneer u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:

  1. Containernummer
  2. Richting (laden/lossen)
  3. Vrijstellingsreferentie/boekingsnummer
  4. Terminal
  5. Rederij

Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn export documentatie gebruiken?

Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom moet ik als barge operator overstappen van EDI (Barge Planning) naar API ( MCA Barge)?

API is de nieuwe standaard in IT. Overstap is noodzakelijk voor een toekomstbestendige dienstverlening. Een groot voordeel in relatie tot MCA Barge is dat u ook uw bezoeken en rotaties rechtstreeks vanuit uw eigen systeem kunt gaan melden (in plaats van apart via webschermen).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

  1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
    In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
  2. Op BL niveau in het veld “bescheiden” ook het soort document (821) en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
    In Melding Lading Import kan doet u dit als volgt:
    • Zorg eerst dat een B/L is aangemaakt op het manifest. Sla de gegevens op en keer terug naar het B/L overview.
    • Kies vervolgens het juiste B/L om naar de 'B/L details' te gaan.
    • In het scherm ‘B/L details’ vindt u onderaan het scherm de sectie ‘B/L goods items’. Hier klikt u voor de bedoelde goederenregel rechts op het pijltje om naar de ‘goods item details’ te gaan (screenshot 1).
    • In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’ (screenshot 2). Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • Type:
        • "820" voor Customs Procedure T
        • "821" voor Customs Procedure T1
        • "822" voor Customs Procedure T1
      • ID: het MRN-nummer van het transit document.
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen.
    • Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan.

Screenshot 1: "goods item details"

Screenshot 2: "produced documents"

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

  • Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
  • Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil met Ladinginformatie, daarin wordt toch ook de losbevestiging gestuurd?

Dat klopt, Ladinginformatie bevat nog meer gegevens en heeft als nadeel dat maar één klant gekoppeld kan worden aan een container. Dataservices zijn voor meerdere klanten in de keten bestemd en kunnen per container aan een oneindig aantal klanten gekoppeld worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil met de bestaande service losbevestigingsrapportage?

Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang nadat de container gelost is kan de klant nog een losbevestiging aanvragen?

Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een maximumaantal aanvragen per klant?

Nee.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Na hoe lang vervalt de aanvraag voor een Losbevestiging?

Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de klant de Losbevestiging ook via een webscherm inzien?

Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal: kan ik mij via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

  • Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal: kan ik handmatig de aankomst van een transport equipment melden?

Ja, dat is mogelijk:

  • Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen equipmentnummer en zendingsnummer voor import zendingen?

Melding Import Documentatie kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.

  • Deepsea- en shortsea-terminals willen uw importdocument over het algemeen per container ontvangen. In dat geval vult in het veld equipmentnummer het unieke containernummer in.
  • Voor ferryterminals is het echter noodzakelijk om uw importdocument per zendingsnummer in te sturen. Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer. Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom moet ik soms een zendingsnummer opgeven en soms een equipment number?

Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).

Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan de gewenste terminal niet kiezen, hoe komt dit?

De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik weet niet welke modaliteit ik moet invullen

Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals ondersteunen een acceptatiebericht?

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke ladingstromen (containers/zendingen) worden door iedere terminal ondersteund?

Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

  • Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
  • Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
  • Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

  • Voor CLdN is dit “CLVW”
  • Voor DFDS is dit “DFDS”
  • Voor Stena Line is dit “STNL”
  • Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik “Narcotics” bij elkaar optellen?

Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn import documentatie gebruiken?

Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)

Heeft u gevonden wat u zocht?

User Management: Ik zie geen services onder ‘My Services’

De user manager heeft u dan nog niet toegevoegd in de gebruikersgroepen. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie dit is neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke gegevens moet ik opnemen in het STO bericht?

In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik straks ook Melding Proviand/Bunkers via de nieuwe Portbase service doen?

Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ontvang geen e-mailnotificaties (meer), hoe kan dit?

Mogelijk hebt u in het verleden gebruik gemaakt van e-mailnotificaties uit de service Melding Lading Import of Douane Scan Proces. Per 1 november 2017 zijn deze e-mailnotificaties komen te vervallen. U dient zich te abonneren op de e-mailnotificaties van Inspectieportaal. Zie de Quick Start Guide van Inspectieportaal om te weten hoe u de e-mailnotificaties (opnieuw) kunt instellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een TAR-code koppelen?

Koppelen TAR-codes:

  1. Maak een voormelding voor container A
  2. Wacht tot deze helemaal groen terug komt met een TAR
  3. Maak een voormelding voor container B
  4. Vul de TAR code in van voormelding A
  5. Vervolgens opslaan en versturen

Door de nieuwe container(s) te koppelen aan het bestaande bezoek hoeft u geen datum en tijd in te geven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ontvang ook inspecties van andere overheidsinstanties, kan ik deze inspecties ook in het Inspectieportaal zien?

Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke havens doen mee?

Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wordt de terminal automatisch geïnformeerd over de inspectie?

Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.

U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.

Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:

Terminal Type koppeling Bijzonderheden
Hutchison Ports Delta II Systeemkoppeling
APM Terminals Maasvlakte 2 Systeemkoppeling
Hutchison Ports ECT Delta Systeemkoppeling Fysieke inspecties handmatig via terminalwebsite blokkeren
Hutchison Ports ECT Euromax Systeemkoppeling
Rotterdam World Gateway Systeemkoppeling
Rotterdam Short Sea Terminal E-mail

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?

De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.

Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Overig

Waar vind ik de rederijcodes?

U kunt de rederijcodes vinden binnen de service MCA. Klik op uw naam rechtsboven en er verschijnt een drop-down-menu. Klik op “Shipping company list” om de laatst bekende rederijen te zien die MCA ondersteunt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Stormbeloodsing: Wanneer moet ik extra informatie verstrekken?

Bij storm kan extra informatie nodig zijn voor schepen die op het punt staan ​​uit Rotterdam te vertrekken en een loods nodig hebben. In dat geval wordt een infobalk getoond.

Afhankelijk van de lengte van het schip, de diepgang van het schip (<9 meter) en de weersomstandigheden is beloodsing vanaf de wal mogelijkerwijs toegestaan. Beloodsing vanaf de wal is toegestaan indien:

  • De lengte van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 125 meter en de diepgang van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 9 meter in situaties waarin de beloodsingsstatus 'stopgezet voor kleine vaartuigen' is
  • De lengte van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 150 meter en de diepgang van het vaartuig kleiner dan of gelijk is aan 9 meter wanneer de beloodsingsstatus 'stopgezet voor alle vaartuigen' is

Schepen langer dan 150 meter worden nooit op afstand beloodst en hoeven alleen aan te geven of een loods aan boord kan komen via een helikopter of middels een hoist.

Voor Amsterdam wordt deze informatie verkregen door het Havenbedrijf (HOC) en hoeft deze niet in Port Visit te worden ingevoerd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat heeft ECT gecommuniceerd over export douane document

Onderwerp: Export douane document in MCA

Geachte relatie,

In het kader van de nieuwe functionaliteit voor de afhandeling van de Los-/Laadlijst  in Melding Container Achterland (MCA), vragen wij uw aandacht voor het volgende. Bij ECT hoeft er geen export douane document aangemeld te zijn op het moment dat de vervoerder de container op de terminal gaat aanleveren. Dit is, voor zover ons bekend, anders dan bij APMT en RWG.

ECT meldt, indien alles in orde is, voor een export container een groene status terug aan MCA, ook als er nog geen export douane document is aangemeld. Een groene status bij ECT zegt dus niets over de aanwezigheid van dit document. Indien u de aanwezigheid van het document wilt checken kunt u het Portbase-MED scherm hiervoor gebruiken. Deze informatie is nl. niet te vinden via het MCA scherm. Wij raden u sterk aan dit te doen. Hiermee kunt u voorkomen dat uw container niet op het deepsea schip wordt geladen, omdat er geen export document aanwezig is.

ECT is niet verantwoordelijk voor de tijdige overbrenging van dit bericht.

Aan de inhoud van dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heeft u moeite om screenshots te maken waarbij de muisover pop-ups (of zogenaamde tooltips) zichtbaar zijn?

Gebruik de gratis tool Gadwin Printscreen.

Ook is het mogelijk direct statussen van gekozen handelings te mailen naar een e-mailadres.

Lees de Quick Start Guide onder de tab 'E-mailnotificaties' om te zien hoe dit werkt. 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het nodig om een treinreis aan te maken voor statusinformatie over de lading?

Om de status van de lading via statusinformatie op te vragen is het niet noodzakelijk dat de treinreis in het systeem aanwezig is of wordt aangemaakt. Als u in de service Rail Planning gaat en bovenin de zwarte balk klikt op 'Boekingen' dan kan in het volgende scherm een voormelding aangemaakt worden om de statusinformatie op te vragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?