FAQ

U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.

U kunt de onderstaande gegevens aangeven voor breakbulk:

• NF (onverpakt) met het aantal items
• NE (niet verpakt) met het aantal items

Elk verstuurde import manifest naar de Douane kan tot 90 dagen na aankomst worden aangepast en doorgestuurd worden naar de Douane. Binnen 72 uur kan er zonder bewijs gewijzigd worden. Na 72 uur kan de Douane om meer informatie vragen.

Wanneer u de gegevens van bijvoorbeeld de aansluitende feeder mee wilt geven in het IFTMCS bericht kunt u dit doen in het TPL segment.
Alleen de means of transport en de transport means name worden ingelezen. Alle overige velden worden door ons niet gebruikt.

TPL+SEA:::VSZP7'

Het is niet mogelijk om het reisnummer mee te geven. Met ECT Delta Terminal is afgesproken dat i.p.v. de scheepsnaam (in dit veld) ook het radio call sign kan worden meegegeven. In het TPL segment geef je alleen de vervolgmodaliteit op. Wanneer u een volgend schip wilt opgeven, vul dan de combinatie met het call sign of de scheepsnaam in.

Allowed values are converted to the domain values of the Mode_of_Transport domain:
BARGE = 8 (inland water transport)
RAIL = 2 (rail transport)
SEA = 1 (maritime transport)
TRUCK = 3 (road transport)

Bij lading die bijvoorbeeld wordt geladen op de ESSO en vervolgens wordt gelost bij VOPAK dan hoeft dit niet te worden aangegeven in het PCS.

Los hiervan zal er wel een vervoersdocument aangemaakt moeten worden.

In het import manifest, dient u deze op te geven als transhipment / sea in sea out. De uitgaande agent dient hem in het export manifest op te geven.

In de IFTMCS moet in het GOR segment de code 27 worden meegegeven. Het GOR segment ziet er als volgt uit:
GOR++:::C’ Gebruikt u voor communautaire lading
GOR++:::N27+:::27’ Gebruikt u voor communautaire transhipment lading
GOR+++:::27’ Gebruikt u voor niet communautaire transhipment lading
GOR++:::T1’ Gebruikt u voor goederen waarvoor een T1 document aan boord is

Lege containers dienen altijd ingestuurd te worden met een 4 in het EQD segment.

Wanneer ze ingestuurd worden met een 5, dan betekent dit dat ze vol zijn.

Een voorbeeld van een lege container;

EQD+CN+GESU4675537+4EG1+2++4'

U dient binnen 1 B/L alle containers of als leeg of als vol aan te geven. Let op: geen gemengde B/L met volle en lege containers.

Uitgaand naar de Douane wordt dit meegegeven bij het proces als 'E' mits er geen andere status in het scherm is opgevoerd bij custom status.

De Europese Unie en Japan erkennen elkaars veiligheidsprogramma's. Wanneer u beschikt over een AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen en Veiligheid en u te maken heeft met goederenzendingen naar Japan, dan zult u minder vaak door de Douane gecontroleerd worden. Hetzelfde geldt voor Japanse AEO-exporteurs die goederen exporteren naar de EU. De Europese Commissie heeft in samenspraak met de Douane hier een tijdelijke oplossing voor u ingericht.

Wanneer u wilt profiteren van deze wederzijdse erkenning tussen de Europese Unie en Japan, dan dient u in uw summiere aangifte bij binnenkomst en de summiere aangifte voor tijdelijke opslag, in de rubriek 'Produced documents/certificates' de code Y031, en het unieke identificatienummer (hierna Y031 + JP ID) van het Japanse AEO-bedrijf te vermelden. Met deze code identificeert de Douane gecertificeerde bedrijven uit Japan.

Bovenstaande regeling is van toepassing voor uw summiere aangiften bij binnenkomst (ENS) en summiere aangiften bij lossing (SAL).

Voor het indienen van summiere aangiften bij de Douane, maakt u gebruik van de service Voormelding lading import (4-uurs) en/of Melding lading import Internet via Portbase. Portbase draagt er zorg voor dat indien u gebruik wilt maken van deze regeling, deze informatie per 1 juni 2012 op het webscherm kan invullen.

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

• Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
• Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
   In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
2. Op goodsitem niveau in het veld “importdocuments” ook het soort document en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
   In Melding Lading Import doet u dit als volgt:
   1. Ga naar het desbetreffende goederenitem
   2. In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’. Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T1
      • ID: het MRN-nummer van het transit document
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen
   3. Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn.

De ontvangst van e-mailnotificaties staat niet standaard aan. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen. Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘my profile’ voor ‘notificatie instellingen’.

Hier vindt u alle beschikbare notificaties. In de sectie ‘Export shipment notifications’ vindt u de volgende notificaties voor exportzendingen:

• Export shipment state message
• Export shipment error message received from Customs
• Control notification export shipment received
• Release notification export shipment received
• Diversion reject notification received from Customs

Indien u niet weet welke notificaties voor u van belang zijn, dan vinkt u voorlopig alle notificaties aan. U kunt dit later nog aanpassen.

Terminals die gebruik maken van een TAR code zijn:
• APM Maasvlakte II
• APM Terminals Rotterdam
• Rotterdam World Gateway (RWG)

De overige terminals (Hutchison Ports ECT Euromax, Hutchison Ports ECT Delta, Rotterdam Short Sea Terminal) gebruiken geen TAR codes.
Deze informatie kunt u ook vinden in de functionaliteit matrix onder het kopje essentiële documenten.

Onder het kopje ‘essentiële documenten’ staat de Functionaliteit Matrix. Hierin is per terminal te vinden wie welke berichten ondersteunt.

Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.

Wanneer het manifest verzonden is kunt u nagaan door een van de containers in track & trace op te vragen. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact met de servicedesk opnemen.

Het aanpassen of verwijderen van een export document melding kan alleen gedaan worden;

• door het bedrijf dat de melding in Portbase gemaakt heeft;
• mits de container nog niet aangenomen is op de terminal (heeft nog geen ‘Gate in’*);
• mits de aankomstmelding naar de Douane is afgekeurd. Verwijder in dit geval eerst het document en voer daarna het correcte document op.

*Heeft de melding reeds de status ‘Gate in’? Dan kan alleen de betreffende terminal de melding nog aanpassen of verwijderen. Dit kan alleen mits er nog geen laadbevestiging is ontvangen en de container nog niet is gemanifesteerd. De terminal doet dit alleen op verzoek van de rederij.

Het formele proces op de Hutchison Ports ECT Delta Terminal en de Euromax Terminal is dat de rederij zich bij gewenste wijzigingen op een reeds afgemelde export zending meldt bij de Douane. Bij toestemming van de Douane kan ECT/Euromax tegen een betaling van €15,- per document deze toevoegen of verwijderen in het terminal systeem.

Aanpassen / verwijderen
Om een melding aan te passen of te verwijderen, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het document nummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna klikt u op het documentnummer óf container nummer in de regel die naar boven gekomen is. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren en opslaan. Ook kunt u linksonderaan de melding verwijderen.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Wij adviseren om de facilities toe te voegen aan de vorige havens in de security information. Dit zorgt ervoor dat de security information correct doorloopt naar het Havenbedrijf.
Zorg ervoor dat u de daadwerkelijke facility opgeeft. In geval dat dit echt niet bekend is, mag er UNKNOWN opgegeven worden.

Wanneer het niet lukt om een vessel call over te zetten naar een andere agent dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

• De vessel call is afgekeurd met een berth sequence error. In dat geval kan de vessel call ook niet worden overgezet. Wanneer er een berth sequence error in de schermen wordt getoond dan wil dit zeggen dat de opgegeven ligplaats volgorde niet overeenkomt met wat er bij het Havenbedrijf bekend is. De volgorde van de ligplaatsen zal aangepast moeten worden. U kunt hiervoor contact opnemen met het Havenbedrijf of de e-mail opzoeken die vanuit het Havenbedrijf is gestuurd met daarin de correcte volgorde van ligplaatsen.
• Er is een inactieve cargo handling agent gebruikt. In dat geval kan de vessel call ook niet overgezet worden. Wanneer u een of meerdere inactieve cargo handling agents gebruikt heeft dient u deze te verwijderen en vervolgens op te slaan. Daarna kan het schip overgezet worden.
• Het is van belang dat de ligplaatsen wel op ‘arrived’ staan om het schip over te kunnen zetten naar een andere agent. Alle eerder opgegeven ligplaatsen zullen een ATA moeten hebben om deze over te kunnen zetten.

De service Cargo Tracker van Portbase is de voortzetting van Boxinsider van Havenbedrijf Rotterdam.

Via het Nederlandse Port Community System (PCS) van Portbase kunnen bedrijven en overheden in (haven)logistieke ketens simpel en efficiënt informatie uitwisselen. Het PCS biedt diverse slimme IT-oplossingen voor uw dagelijkse werkzaamheden. Track & trace dienstverlening is hier onderdeel van.

Havenbedrijf Rotterdam en Portbase beschikten los van elkaar over data, kennis en dienstverlening die track & trace ondersteunt. Door track & trace activiteiten van beide organisaties te bundelen, ontstaat er een completere dienstverlening. Boxinsider is daarom vanaf 1 juni 2020 ondergebracht in de nieuwe service Cargo Tracker van Portbase.

Boxinsider en Cargo Tracker zijn grotendeels gelijk in functionaliteiten.
De verschillen op een rij:

• Boxinsider bevatte gegevens van Pronto. Hierdoor zijn gegevens van het scheepsbezoek weken tot maanden van tevoren bekend en kan een klant het schip volgen. Of het schip daadwerkelijk de lading van de klant bevatte was niet te controleren.
  Cargo Tracker hergebruikt gegevens van agenten uit het Port Community System (PCS). Hierdoor kunt u de informatie over het scheepsbezoek één tot twee weken voor de aankomst in Cargo Tracker volgen. Verandert de lading van schip? Dan volgt Cargo Tracker automatisch het nieuwe schip.
• Cargo Tracker bevat - net als Boxinsider - terminal Gate-out data. In Cargo Tracker kan hierbij voor sommige terminals een extra tarief per container gaan gelden.
• Boxinsider bevatte data van inlandterminals. Dit is in Cargo Tracker nog niet het geval. Portbase voert momenteel gesprekken met de inlandterminals om deze ook aan te sluiten op Cargo Tracker.

Pronto biedt rederijen, agenten, dienstverleners en operators een gezamenlijk platform voor informatie-uitwisseling en verbeterde planning rond port calls.

Cargo Tracker biedt een track & trace van al uw importlading. Via één scherm heeft u volledig zicht op de status van verwachte schepen in de haven, het losmoment van uw container(s) en het vertrek vanaf de zeeterminal.

Ladinginformatie:

• Biedt naast statusinformatie ook detailinformatie over de lading en de container, zoals goederenomschrijving en type container.
• Maakt hergebruik van ladinggegevens mogelijk in de Portbase-services Melding Domproc en Transitaangifte. Dit is niet mogelijk bij Cargo Tracker.
• Biedt nog geen gate-out status van terminals
• Deze service wordt eind 2020 vervangen door Cargo Controller (o.a. met gate-out status en nog veel meer extra’s)

Cargo Tracker:

• Geen hergebruik van ladinggegevens mogelijk in andere Portbase-services.
• Biedt ook de Gate-out status van veel terminals.
• Biedt de optie dat meerdere organisaties zich tegelijkertijd abonneren op dezelfde lading. Ladinginformatie is daarin beperkt doordat er altijd maar één organisatie tegelijkertijd gekoppeld kan zijn aan de lading.

Met Cargo Controller maakt u de overstap van ladinginformatie naar ladingregie. De service biedt een volledige track & trace van in de haven verwachte schepen en uw lading. Vanuit hetzelfde scherm regisseert u bovendien alle vervolgacties. Cargo Controller is een doorontwikkeling van onze service Ladinginformatie. Lees hier wat de service Cargo Controller voor u kan betekenen.

Ja, dit is mogelijk. Binnenkort volgt meer informatie over de functionaliteiten en de verschillen.

Ja, dit is mogelijk. Houd er echter rekening mee dat de functionaliteiten binnen Cargo Tracker beperkter zijn. Binnenkort volgt meer informatie over de functionaliteiten en de verschillen.

Op scheepsniveau:

• CRN
• Geplande ligplaatslocatie
• Ligplaatsen ETA, ATA, ETD, ATD

Op containerniveau:

• Losbevestiging, ligplaats
• Gate-out (hier kan voor sommige terminals een extra tarief gaan gelden)
• Importdocumentatie: ("onbekend", "verzonden",  "Geaccepteerd"*/ afgekeurd"* (* voor enkele terminals)  
• Douanestatus: "onbekend", "inspectie aangezegd" of "vrijgegeven"  

De service Cargo Tracker kunt u gebruiken via internet (webschermen) of via een directe koppeling met uw inhuis-systeem (middels API). In beide gevallen beschikt u over dezelfde data. De webschermen bieden u de gelegenheid notificaties in te richten voor nieuwe statusupdates en uw aanvragen te archiveren. Vanzelfsprekend kunt u dit via de API ook zelf inregelen. Als u gebruikmaakt van een directe koppeling via API, krijgt u gratis toegang tot de webschermen.

U kunt lading volgen in de service Cargo Tracker door u te ‘abonneren’ onder vermelding van het B/L-nummer, het containernummer en optioneel de scheepsnaam of het bezoek (Call Reference Nummer). Vervolgens ziet u de informatie die op dat moment bekend is en ontvangt u real-time nieuwe data zodra deze beschikbaar komt.

- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO

De losse elementen zijn (binnenkort) ook af te nemen als Portbase Dataservice. Het gaat dan om: Losbevestiging, Vessel Visit Status, Terminal Gate In/Out en Terminal Container Status. Kijk voor meer informatie op www.portbase.com/dataservices.

Nee. Voor een systeemkoppeling is Cargo Tracker alleen via API beschikbaar.

Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.

Op containerniveau:

Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.

De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.

Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.

Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.

Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd

Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.

Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.

In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.
In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.
Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Portbase Service Desk.
U bereikt hen via 088 – 625 25 25 of servicedesk@portbase.com.

Cargo Tracker web is geoptimaliseerd voor Chrome, maar u kunt er uiteraard voor kiezen om uw eigen browser te gebruiken. Het gebruik van Internet Explorer wordt afgeraden. Denk eraan wel een recente versie van uw browser te gebruiken.

Een mailbericht naar sales@portbase.com is voldoende om dit proces in gang te zetten. Er gelden eenmalige aansluitkosten van 249,50 euro voor het koppelen van een Portbase-service.

Die zijn terug te vinden op het Portbase Developer Portal.

IAMconnected is een nieuwe Portbase-dienstverlening voor Identity & Acces Management. Deze service biedt een persoonlijk logistiek paspoort. Vervolgens krijg je via één ingang toegang tot de diensten van meerdere bedrijven en organisaties. Je hoeft niet meer voor elke dienst apart inloggegevens te onthouden. Eénmaal inloggen via IAMconnected volstaat

IAMconnected maakt het voor u mogelijk om op één manier in te loggen op aangesloten services/applicaties. Eenvoudig, veilig en zonder extra kosten.

Het is mogelijk om met 1 account gekoppeld te zijn aan 2 verschillende bedrijven. Bij het inloggen kan via een drop-down menu geswitched worden tussen bedrijven.

Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande schermprint). Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.

Note: zoeken binnen het logboek kunt u doen d.m.v. de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.

Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in het webscherm van MCA Barge.

De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested". Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge.

Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.

Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.

Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.

Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.

Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.

Ja, dat is mogelijk.

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge en Internet Explorer worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome.

Via het tabblad ‘Preferences’ in MCA Road kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.

Let op: indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.

Als er bv. 5/50  staat betekent dit:  5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.

/!\ Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.

De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.

Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.

Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.

U kunt alles met deze voormelding doen; u kunt deze bijvoorbeeld wijzigen of annuleren.

Nee, deze bestaat niet.

MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.

Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.

U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Voor details zie Functionality Matrix – Hinterland.

Als u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:

1. Containernummer
2. Richting (laden/lossen)
3. Vrijstellingsreferentie/boekingsnummer
4. Terminal
5. Rederij

Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.

API is de nieuwe standaard in IT. Overstap is noodzakelijk voor een toekomstbestendige dienstverlening. Een groot voordeel in relatie tot MCA Barge is dat u ook uw bezoeken en rotaties rechtstreeks vanuit uw eigen systeem kunt gaan melden (in plaats van apart via webschermen).

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
   In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
2. Op BL niveau in het veld “bescheiden” ook het soort document (821) en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
   In Melding Lading Import kan doet u dit als volgt:

• • Zorg eerst dat een B/L is aangemaakt op het manifest. Sla de gegevens op en keer terug naar het B/L overview.
  • Kies vervolgens het juiste B/L om naar de 'B/L details' te gaan.
  • In het scherm ‘B/L details’ vindt u onderaan het scherm de sectie ‘B/L goods items’. Hier klikt u voor de bedoelde goederenregel rechts op het pijltje om naar de ‘goods item details’ te gaan (screenshot 1).
  • In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’ (screenshot 2). Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
    • Type:
      • "820" voor Customs Procedure T
      • "821" voor Customs Procedure T1
      • "822" voor Customs Procedure T1
    • ID: het MRN-nummer van het transit document.
    • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen.
  • Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan.

Screenshot 1: "goods item details"

Screenshot 2: "produced documents"

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

• Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
• Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Dat klopt, Ladinginformatie bevat nog meer gegevens en heeft als nadeel dat maar één klant gekoppeld kan worden aan een container. Dataservices zijn voor meerdere klanten in de keten bestemd en kunnen per container aan een oneindig aantal klanten gekoppeld worden.

Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.

Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).

Nee.

Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).

Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

• Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
• Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Ja, dat is mogelijk:

• Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
• Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Melding Import Documentatie 2.0 kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.

• Deepsea- en shortsea-terminals willen uw importdocument over het algemeen per container ontvangen. In dat geval vult in het veld equipmentnummer het unieke containernummer in.
• Voor ferryterminals is het echter noodzakelijk om uw importdocument per zendingsnummer in te sturen. Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer. In de praktijk betekent dit dat dit nummer gelijk is aan de bill of lading.

In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.

Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).

De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.

Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.

Zie de “Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)” van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

• Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
• Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
• Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

• Voor CLdN is dit “CLVW”
• Voor DFDS is dit “DFDS”
• Voor Stena Line is dit “STNL”
• Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Klik op MCA Barge standalone Customer Issues (update 06042020) voor een overzicht van items die gereed zijn, of die nog opgepakt gaan worden door het ontwikkelteam van MCA Barge.

Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.

De user manager heeft u dan nog niet toegevoegd in de gebruikersgroepen. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie dit is neem dan contact op met de Service Desk.

In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.

Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.

Mogelijk hebt u in het verleden gebruik gemaakt van e-mailnotificaties uit de service Melding Lading Import of Douane Scan Proces. Per 1 november 2017 zijn deze e-mailnotificaties komen te vervallen. U dient zich te abonneren op de e-mailnotificaties van Inspectieportaal. Zie de Quick Start Guide van Inspectieportaal om te weten hoe u de e-mailnotificaties (opnieuw) kunt instellen.

Koppelen TAR codes:

1. Maak een voormelding voor container A
2. Wacht tot deze helemaal groen terug komt met een TAR
3. Maak een voormelding voor container B
4. Vul de TAR code in van voormelding A
5. Vervolgens opslaan en versturen

Door de nieuwe container(s) te koppelen aan het bestaande bezoek hoeft u geen datum en tijd in te geven.

Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.

Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.

Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.

U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.

Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:

De introductie van de automatische cut-off waardoor een definitieve los-laadlijst ontstaat, is noodzakelijk voor de integrale planning door Nextlogic. Aan de hand van de data in de definitieve los-/laadlijsten kan Nextlogic de integrale planning voor Nextlogic deelnemers verder optimaliseren.

Voor een eenduidige werkwijze wordt hetzelfde principe gehanteerd in het geval van handmatig plannen.

De verzameling van ingestuurde voormeldingen voor een barge visit vormen tezamen de los-/laadlijst. De los-/laadlijst wordt, een aantal uren voor aankomst van het binnenvaartschip, automatisch gesloten bij de terminal. Dit is het zogenaamde cut-off moment. Hierna is de los-/laadlijst status definitief en zijn geen wijzigingen meer mogelijk.

Per terminal kunnen afwijkende tijdstippen gehanteerd worden, maar ook voor het laden van lege containers, laden volle containers, lossen lege containers en lossen volle containers kunnencut-off tijden verschillen. Op binnenvaartschepen met een gemixte lading is de vroegst aangebroken cut-off tijd bepalend voor het sluiten van de gehele los-/laadlijst van de visit.

Cut-off time in uren

Ja

Gepland

Nee

ECT Delta
Euromax
APMTR
APMII
RWG
RST Noord & Zuid

Bij een ingeplande visit wordt een groene bol met wit vinkje getoond. Hierbij wordt een extra icoontje van een “hangslotje” getoond welke aangeeft dat de los-laadlijst definitief is.

Nee, enkel de voormeldingen die in orde (oftewel “groen”) zijn worden in de definitieve los-/laadlijst opgenomen. Het resultaat is een los-/laadlijst met alleen ‘groene’ voormeldingen. Alle niet in orde bevonden (oftewel “rode”) voormeldingen worden afgewezen (rejected) in MCA Barge.

Na de cut-off worden de “rode” voormeldingen automatisch afgewezen (rejected) in MCA Barge. Deze blijven inzichtelijk voor de Bargeoperator onder de handlings van de betreffende visit, met de indicatie “rejected”.

Ja, dat is mogelijk. Bijvoorbeeld doordat na het cut-off moment alsnog een douane-inspectie of blokkade wordt aangekondigd. De voormelding blijft vooralsnog in de definitieve los-/laadlijst opgenomen, de container zal niet door de terminal worden geladen of gelost.

Wanneer in een definitieve los-/laadlijst (na de cut-off) alsnog wijzigingen nodig zijn, kan dat alleen door rechtstreeks contact op te nemen met de terminal. De terminal operator kan de los-/laadlijst dan in MCA Barge heropenen. Hierna voert de barge operator de wijzigingen door en moet de barge operator zelf de los-/laadlijst in MCA Barge weer sluiten. Zodra alle wijzigingen zijn doorgevoerd sluit de barge operator zelf de los-/laadlijst d.m.v. de knop “Finalize Load-Discharge list”.

In een dergelijk geval verwachten wij dat u als barge operator de ETA in MCA Barge aanpast conform de verwachte uitloop.

Indien u als barge operator wilt profiteren van eerder bij ECT vrijkomende capaciteit moet u via de ETA in MCA Barge het eerste moment opgeven waarop uw barge bij de terminal kan zijn. ECT houdt bij herplanning rekening met deze opgegeven ETA’s.

Op het moment dat u een nummer van een douanedocument invoert, controleren wij automatisch of de opbouw hiervan overeenkomt met die in de verschillende douanesystemen.
Op deze manier verkleinen wij voor u de foutkans en worden problemen bij het ophalen van de container op een terminal voorkomen.

Een eenvoudig voorbeeld: een MRN-nummer heeft altijd 18 karakters. Tikt u een MRN-nummer met 17 karakters in, dan krijgt u een foutmelding. Voor elk type douanedocument bestaan zo verschillende criteria die door het Port Community System automatisch voor u worden geverifieerd.

Zie ook: Welk documenttype moet ik in welke situatie gebruiken?

In sommige (nood)gevallen kan een terminal het documentnummer namens u voormelden. Als u hetzelfde document daarna probeert voor te melden krijgt u deze foutmelding:

'De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal.'

U kunt het document niet terugvinden in Track & Trace. Neem eventueel contact op met de terminal om te controleren of de juiste gegevens zijn voorgemeld.

Indien u onderstaande foutmelding krijgt, betekent dit dat het betreffende documentnummer reeds in ons systeem is opgevoerd. Dit kan door uw eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

“De exportzending voor document … bestaat al.”

Controleer in track & trace of de juiste gegevens zijn voorgemeld. Zijn de gegevens onjuist? Lees hier hoe u de voormelding kunt aanpassen.

Wanneer er geen document ingestuurd is, dan zal er altijd een Douaneblokkade op de container blijven staan.
Als het document ingestuurd wordt en verwerkt is bij de APM MVII dan zal de Douaneblokkade opgeheven worden.

U kunt via de website van de ECT controleren of het document erin staat of u kunt in dit geval contact moeten opnemen met de Service Desk van Portbase.

Het kan namelijk zijn dat de ECT/Euromax terminal een dubbele APERAK (retourbericht) naar Portbase heeft gestuurd. Hierdoor wordt de volgorde niet correct verwerkt.

De Service Desk zal dan een retourbericht opnieuw aanbieden, waardoor het probleem verholpen is.

Wanneer u voor APM Maasvlakte II, APM Terminals Rotterdam of Rotterdam World Gateway (RWG) geen TAR code heeft ontvangen, kan het zijn dat uw voormelding afgekeurd is, dat er een verstoring is, of dat de terminal gesloten is.

Afgekeurde meldingen blijven altijd in het overzichtsscherm staan.

Is deze afkeuring een direct gevolg van een nieuwe melding, dan is de Domproc-melding niet geregistreerd door de Douane.

Is deze afkeuring een direct gevolg is van een wijziging van een eerdere melding, dan is alleen de laatste aanpassing afgekeurd en staat de originele domproc-melding voor de overige B/L goederenitems nog gewoon geregistreerd bij de Douane.

Pin doesn’t match or expired, contact line operator.
De vrijstelling komt niet overeen of is verlopen. Gelieve hiervoor contact op te nemen met de rederij.

CDM – Customs document missing
Wanneer u de afkeuring vanuit de terminal ontvangt: ‘CDM blokkade, DD.’ kunt u met uw expediteur/importeur controleren of de correcte terminal gebruikt is met wat u gekozen heeft als terminal. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase voor een oplossing.

Afkeuring RUB25 – Boeking is vol
Neemt u contact op met de rederij om de boeking te laten verhogen.

Afkeuring ORN – Boeking is onbekend
De acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een foutief acceptatie nummer ingestuurd.
Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren.
Mocht u zeker weten dat dit nummer in orde is dan kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen nakijken of de acceptatieopdracht verstuurd is naar terminal. Als blijkt dat bovenstaande zaken allemaal in orde zijn dan is het ook mogelijk dat het containernummer niet juist is ingevoerd.

BLA - Order (for line) not found, contact line operator.
Neem contact op met de rederij. U heeft waarschijnlijk een andere rederij gekozen dan de rederij die bekend is bij de terminal.

BLT- Blocked by terminal.
Dit is een algemene melding die zegt dat de container niet gehaald of gebracht kan worden. Wanneer er geen aanvullende informatie in het responsebericht staat kunt u voor de toelichting contact opnemen met de terminal.

COR - Container not released
Nog geen commerciële vrijstelling verleend door de rederij.

BCO – Before cargo opening
Dit is het moment waarop een Export container op z’n vroegst mag worden afgeleverd op de terminal (meestal x dagen voor aankomst schip).

ORN - de acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een verkeerd acceptatienummer ingestuurd

Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Mocht u zeker weten dat dit nummer in orde is, kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen voor u nakijken of de acceptatieopdracht ingestuurd is naar terminal.

Mocht blijken dat bovenstaande aspecten daadwerkelijk in orde zijn, kan het voorkomen dat het containernummer niet juist is ingevoerd in Portbase.

RUB20 – Het door u ingestuurde boekingsnummer staat in het terminalsysteem voor een andere rederij bekend
Als u deze foutmelding ontvangt is het belangrijk om te controleren van welke rederij de boeking/vrijstelling is. Indien dit niet bij u bekend is, kunt u het beste contact opnemen met de opdrachtgever en/of rederij.

DUP - Ik heb de voormelding verwijderd en opnieuw voorgemeld, maar ik krijg nu een DUP foutmelding. Wat betekent dit?

Indien uw voormelding afgekeurd wordt met als reden: “DUP” (duplicate), dan is er al een voormelding bekend met dit containernummer en boekingsnummer in het terminal systeem van de Hutchison Ports ECT Delta / Euromax. Deze andere voormelding kan door uzelf zijn aangemaakt of door een andere partij. Er bestaat ook de mogelijkheid dat de container voor een lichter, trein of zeeschip is voorgemeld. 

Indien de voormelding door u zelf is aangemaakt, kunt u deze mogelijk terug vinden in de service Road planning (zolang deze nog beschikbaar is). Dat doet u door de ‘Vanaf’ filterdatum zover als mogelijk terug te zetten en in het zoekveld het containernummer in te geven.

Mocht u de voormelding niet kunnen vinden, kunt het beste contact opnemen met de terminal om te vragen hoe de voormelding bij hun bekend is.

Indien u een eerdere voormelding vindt, die niet in orde is en bestemd is voor een ECT terminal, kunt u deze verwijderen. Dit kunt u doen door op het vinkje te klikken vooraan de regel en vervolgens onderaan op verwijderen te klikken.

U wacht even tot de “cancel” door de terminal is bevestigd. Dit herkent u aan het dikke rode kruis bij de geannuleerde voormeldingen.

Vervolgens dient u uw nieuwe voormelding die afgekeurd is met DUP, opnieuw te versturen.

Deze zal dan wel goed doorlopen. Mocht dit niet het geval zijn (en wordt de voormelding weer afgekeurd met DUP) dan zal de voormelding nog niet helemaal goed uit het systeem van de terminal zijn. U kunt dan het beste contact opnemen met de terminal om dit met hun af te stemmen.

Hutchison Ports ECT Delta: 0181-278329          / balie_databeheer@ect.nl

Hutchison Ports ECT Euromax: 0181-377200 (02 / 03) / balie.euromax@ect.nl

R006 - Animocode product ontbreekt of onjuist (Goederenclassificatie * LVM / PRD)
R027 - Goederencode (GN) ontbreekt of onjuist

Controleer allereerst of de Animocode gevuld is en juist is: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0006f.jsp

Kijkt u ook naar de velden goederenclassificatie, gebruiksdoel en de bestemmingscode, deze moeten bijvoorbeeld als volgt worden ingevoerd:

Goederenclassificatie: Levensmiddel
Gebruikersdoel: Verdere verwerking (LNV)
Bestemmingscode: Invoer

Het is mogelijk dat een animocode alleen voor een bepaalde combinatie van deze gegevens is toegestaan.

Krijgt u de foutmelding dat de B/L reeds in gebruik is door [.]. Waarbij de foutmelding eindigt met een punt (in plaats van een organisatienaam)?

In dit geval is het B/L door uw eigen organisatie reeds bij Meldingen Domproc (status nieuw) opgevoerd.

Controleer het call reference nummer in het bericht en controleer of de opgevoerde verwachte aankomt- en vertrektijd binnen de filter valt. Er bestaat ook een notificatie bij de notificatie instellingen die u aan kunt zetten. Het gaat hierbij om de notificatie ‘Loadlist message not processed by PCS’.

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de servicedesk.

Er zijn verschillenden redenen waarom een manifest wordt afgekeurd door de Douane. U kunt hiervoor notificatie e-mails instellen, in deze notificatie staat dan de foutmelding die de Douane in de afkeuring meestuurt. U kunt de foutmelding zelf verhelpen en het bericht opnieuw verzenden.

Een veel voorkomende oorzaak is dat bepaalde data in het ingestuurde bericht ontbreekt, zoals bijvoorbeeld de postcode consignee of een andere partij. Controleer of alle data in uw systeem is ingevoerd. Voor veel fouten worden ook negatieve aparaks en mailnotificaties verstuurd. U kunt deze notificaties instellen onder ‘My Profile’, notificaties instellingen.

Wanneer u het ‘documentnummer en containernummer’ niet kunt vinden kunt u contact opnemen met de servicedesk. Wij kunnen uitzoeken of dit misschien geregistreerd is door een andere partij. Mochten wij het niet kunnen vinden is het hoogstwaarschijnlijk niet geregistreerd.

Controleer of de terminal is aangesloten op Melding Domproc. De aangesloten terminals vind je hier.

Mocht de terminal niet zijn aangesloten dan klopt het dat er geen melding uitgaat naar de terminal.
Is de terminal wel aangesloten dan dient u contact op te nemen met de terminal voor het terminal contract. Heeft u hierbij ondersteuning nodig? Neem dan contact op met onze afdeling Sales: sales@portbase.com.

Als u een BL heeft gekoppeld in Ladinginformatie 2.0, maar deze wordt niet getoond in Melding Domproc 2.0 onder ‘nieuwe meldingen’ dan kan dit de volgende oorzaken hebben:

• Iemand heeft al een melding Domproc voor dit BL verstuurd en deze is daarom terug te vinden onder de verzonden meldingen.
• De rederij heeft het import manifest (ATO) nog niet verstuurd naar de Douane.Hiervoor kunt u contact opnemen met de desbetreffende rederij. Wanneer de rederij de ATO verzonden heeft wordt deze zichtbaar in het scherm.

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 6233. Dit houdt in dat het: ‘registreren van de aankomstmelding onmogelijk is bij huidige status MRN’.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane om te achterhalen wat de exacte reden is van de afkeuring. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655.

Verwijderen export document melding
De afgekeurde export document melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf welke deze melding geregistreerd heeft. In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor “zending verwijderen”.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende rederij om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

Deze foutmelding komt doordat de gegevens van het upload bestand niet overeenkomen met wat er in de vessel call gemeld is. In de vessel call zullen de gegevens aangepast moeten worden naar wat er op het upload bestand is gemeld. Dit heeft te maken met de opgegeven datum/tijd die niet overeenkomt. Als de gegevens overeenkomen kan het bestand opnieuw worden geüpload en zal deze worden verwerkt.

Bij deze melding is het van belang om na te kijken wie er lading op heeft staan voor deze reis:

• Bent u het zelf? Zorg er dan voor dat deze lading verwijderd wordt uit de service Melding Lading Import. Zorg ervoor dat u na het verwijderen de SAL wel verstuurt naar de Douane. Zodra dit is gebeurd is het mogelijk om de reis te annuleren.
• Is het een andere agent? Dan dient deze zijn lading te verwijderen in zijn scherm. U dient contact op te nemen met deze agent en te vragen deze lading te verwijderen. Ook vraagt u hen de SAL opnieuw te versturen.

Gevaarlijke stoffen
Wanneer het systeem aangeeft dat er nog gevaarlijke stoffen staan gemeld op de vessel call zoek dan via Melding Lading Import de gevaarlijke stoffen melding op. Klik vervolgens op het vlammetje zodat u in de melding zit. Ook hier kan een andere agent zijn gevaarlijke stoffen gemeld hebben en dient hij deze op dezelfde wijze te verwijderen. U kunt dan in deze melding de gevaarlijke stoffen per consignment verwijderen via het prullenbakje. Sla dit vervolgens op, hierna kan de vessel call wel worden gecanceld.

Waste
Geeft het systeem aan dat er nog waste is gemeld op de vessel call? Klik dan in de vessel call op de tab ‘Waste Declaration’. U komt dan in de ‘Waste Declaration’ hier kunt u waste verwijderen door op de CANCEL knop te klikken. Wanneer dit is gedaan kan de vessel call ook gecanceld worden.

U dient zich na registratie op IAMconnected, te koppelen aan de gewenste organisatie. Dit doet u door deze op te zoeken onder organisatiebeheer. Zodra de beheerder u accepteert kunt u aan de slag.

Een mogelijke oorzaak zou kunnen zijn dat de terminal een niet kloppend CRN-nummer of containernummer teruggeeft nadat de container gelost is. Als dit het geval is, kan er geen match gemaakt worden met de oorspronkelijke aanvraag. We zijn in deze ook afhankelijk van correcte datalevering vanuit de terminals.

Bij invoer van een CRN wordt gecheckt of het format juist is (o.a. op lengte, bestaande havencode). Als er op basis van de formatcriteria een onjuist CRN wordt ingevoerd, krijgt de klant hier een melding van en worden er geen kosten in rekening gebracht. Er wordt in de software (nog) geen check gedaan of het CRN werkelijk bestaat, dus als per abuis een foutief nummer wordt ingevoerd en er hierdoor geen Losbevestiging komt op de aanvraag, krijgt de klant na 2 maanden de melding dat de aanvraag niet beantwoord kan worden.

Als een shipment/container niet gevonden kan worden, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

• Er is een typefout gemaakt bij het invoeren van het shipment number of container number. Controleer het nummer en corrigeer deze indien nodig.
• Het shipment of de container komt niet aan op de terminal die geselecteerd is. Selecteer de juiste terminal en probeer het opnieuw.
• Van het shipment/container is nog geen informatie bekend binnen de service Import Status. Dit houdt in dat er (nog) geen importdocumenten gemeld zijn voor het shipment of de container.

Maakt u gebruik van Melding Domproc of Transitaangifte? Beide services ondersteunen op dit moment voor expediteurs alleen containerlading op deepsea terminals. Dit wordt op korte termijn opgelost. Tot die tijd kunt u gebruik maken van Melding Import Documentatie 2.0.

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract en pas deze in overleg met onze sales afdeling aan.

• Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
• Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’ of in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem bekend nadat de lading opgenomen is in de RTO (= Gelost op de kade).
• Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Dit is een waarschuwing wanneer:

1. de combinatie van het transport equipment- en boekingsnummer al eerder in het Port Community System is opgegeven;
2. het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd;
3. de transport equipment meerdere documenten bevat.

Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

In het geval van 1 of 2 wordt dit gevolgd door de foutmelding: ‘De exportzending voor document ‘x’ bestaat al’. Dit betekent dat de combinatie van documentnummer en transport equipmentnummer in het PCS reeds bestaat. Dit kan door uzelf zijn gedaan of door een andere partij in de keten. Indien de voormelding is gedaan door een expediteur of vervoerder, kunt u dit terugvinden in Track & Trace Export. Indien het document is voorgemeld door een terminal, dan kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Foutcode 6229 betekent ‘Aankomstdatum mag niet meer dan 7 dagen in het verleden liggen’. In dit geval is de transport equipment op x datum aangekomen op de terminal. De Arrival at Exit is echter pas meer dan 7 dagen later naar de Douane verstuurd. Dit is niet toegestaan. U kunt via de rederij of ferry-operator de terminal verzoeken een nieuwe aankomstmelding te sturen.

Wanneer u deze foutmelding ontvangt is uw account gelocked. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie de user manager is, of u bent dit zelf, neem dan contact op met de Service Desk.

Controleer in dit geval of u de organisatienaam, gebruikersnaam en het wachtwoord correct heeft ingevuld. Indien u één van deze gegevens niet meer weet kunt u dit navragen bij de user manager van uw organisatie. Indien u niet weet wie de user manager is, of u bent zelf de hoofdgebruiker, neem dan contact op met de Service Desk.

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op de container, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

• Een aankomstmelding voor het document is verstuurd én
• Een exportmanifest van de rederij is verstuurd én
• De ATD van schip is verstuurd en geaccepteerd.

Mocht u om één of andere reden geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan krijgt u na respectievelijk 30 en 125 dagen een bericht van de Douane dat voor het betreffende document nog geen Confirmation of Exit is gegenereerd. Als u een dergelijk bericht krijgt is een schermprint van onze Track & Trace ECS module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Als u uiteindelijk na 150 dagen niet heeft gereageerd wordt het document buiten werking gesteld, en is de lading van dit document voor de Douane nooit geëxporteerd. Een vervolgstap kan zijn dat de informatie door de Belastingdienst kan worden gebruikt om bij een BTW controle u alsnog te vragen wat er met de lading is gebeurd. Wanneer u geen afdoende antwoord kan geven, bestaat de kans dat u een navordering van de BTW krijgt.

Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:

• Transport equipment + boekingsnummer
• Documentnummer

Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.

Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.

Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.

De terminal zal de voormelding die afgehandeld is, moeten bevestigen als “Completed”. Dit is een handmatige actie van de terminal operator. Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "In operation" behouden. Dit betekent dus niet dat een handling niet goed afgerond is van uw kant.

Helaas is het niet meer mogelijk om containers aan te passen wanneer de containerstatus ‘In operation’ is.

Helaas is het niet meer mogelijk om containers toe te voegen wanneer de barge onder de kraan ligt / status in operation heeft.

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Vraag bij de Douane na of er storing is: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Uw melding is afgekeurd met de melding

R059 Ongeldig adres Verzender
R060 Ongeldig adres Geadresseerde
R061 Ongeldig adres Importeur
R063 Ongeldig adres Afleveradres

U dient dit in uw melding aan te passen en de melding opnieuw te versturen.

U kunt de adressen controleren onder deze link van het VWA: http://webapplicatie.agro.nl/vgc/faces/vgc0001f.jsp

Bij Europese adressen dienen de postcode en de plaatsnaam exact overeen te komen met de gegevens zoals deze op de site worden getoond.

Bij niet Europese adressen dient de plaatsnaam exact overeen te komen. Wanneer de postcode te lang is om deze in het Portbase scherm in te vullen kunt u deze inkorten.

Vervolgens kunt u uw melding opnieuw versturen.

Indien u een B/L met een container (en referentie) koppelt, ziet u boven in het scherm of de koppeling succesvol is doorgevoerd. Het resultaat van de koppeling ziet u onderin het scherm onder het kopje ‘status’. Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L containeroverzicht.
Het kan voorkomen dat de B/L in de wachtrij wordt geplaatst. U kunt de oorzaak van het plaatsen in de wachtrij achterhalen door op de ‘i’ te klikken achter aan het koppel resultaat. Er zijn meerdere oorzaken mogelijk:

Oorzaak 1:
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat deze (nog) niet bekend is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is”.
Te ondernemen actie
Neem contact op met de rederij. Mogelijk is het container- of B/L nummer niet juist of de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar het PCS.

Oorzaak 2
“Koppelingsverzoek voor B/L … is in de wachtrij geplaatst omdat organisatie … reeds aan dit B/L gekoppeld is. U wordt op de hoogte gesteld zodra de B/L beschikbaar is.
Te ondernemen actie
Een andere organisatie heeft de B/L al gekoppeld. Neem contact op met de genoemde organisatie en verzoek hen het desbetreffende B/L te ontkoppelen.

In de meeste gevallen wordt een manifest geweigerd omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 10 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. In andere gevallen kunt u contact opnemen met de servicedesk.

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase.

Een bestelling van bijvoorbeeld de nautische dienstverleners wordt per ligplaats gedaan bij het Havenbedrijf. Per ligplaats geeft u op wat er besteld moet worden en vervolgens klikt u op ‘Order movement’, de bestelling wordt dan uitgezet bij het Havenbedrijf. Het Havenbedrijf zal de bestelling moeten goed- of afkeuren. Tot die tijd zal de bestelling in Portbase op de status met het vliegtuigje blijven hangen.
Let op: hanteer wel de periode van 2 uur voor het bestellen. Wanneer een bestelling blijft hangen zal de agent contact moeten opnemen met Havenbedrijf om de bestelling in orde te laten maken.

Bij het niet kunnen opgeven van lading in de service Melding Lading Import is het manifest niet beschikbaar. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• De agent die lading wil melden is niet gemeld als cargo handling agent. Dit is verplicht als er lading gemeld moet worden. Zorg ervoor dat de ship operator de agent opvoert als cargo handling agent.
• De synchronisatie van de scheepsmelding is niet goed gegaan. Dit kan veroorzaakt worden door een probleem bij Portbase. Neem hiervoor contact op met de service desk van Portbase.

De ATA dient verstuurd te worden door het Havenbedrijf. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan is het mogelijk om dit via de Service Desk op te laten voeren. U dient in dat geval een e-mail met toestemming vanuit het Havenbedrijf mee te sturen naar het e-mailadres van de Portbase servicedesk. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA alsnog op te voeren voor de reis.

Er is een uitzondering voor de haven van Vlissingen. Voor deze haven wordt er geen ATA (of ATD) opgegeven.

Wilt u gebruik maken van de vervolgservices (zoals Melding Lading Import)? Dan is het voor bepaalde havens als Hansweert, Vlissingen en Terneuzen, Den Helder, Ankerplaats Zeeland en Breskens verplicht om het aangemelde CRN handmatig op te voeren in het scherm. Voor de overige havens kunt u het schip opzoeken door middel van het IMO-nummer of op naam. Na dit gedaan te hebben is het ook mogelijk om een eerder geplaatste reis te kopiëren.

Het kan voorkomen dat de container niet bekend is bij Portbase (door bijvoorbeeld een fout in de aanvraag of een logistieke uitzondering). De aanvraag wordt voor een periode van maximaal 60 dagen bewaard en komt daarna automatisch te vervallen. Hierover ontvangt u bericht.

Het is mogelijk dat een visit ruimschoots na het starten of het beëindigen van de los/laad activiteiten naar de status "in operation" veranderd. De aanleiding voor de status verandering in MCA Barge is de eerste gate-in/gate-out melding die de terminal verstuurt aan Portbase voor de desbetreffende barge visit. Indien de gate-in/gate-out bevestiging op een later moment verstuurd of verwerkt wordt, geeft dit een vertekend beeld met de werkelijke operatie.

De terminal zal de visit die afgehandeld is, moeten bevestigen als “completed”. Dit is een handmatige actie van de terminal operator.

Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "in operation" behouden.

Voor nu is dat geen probleem. Bij het ondersteunen van de integrale planning van Nextlogic wordt dit wel van belang.

Er is geen validatie of het reisnummer uniek is.

Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond dan betekent dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u gecancelled is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.

De verwerkingstijd verschilt per terminal en per moment, dit is mede afhankelijk van het aanbod van het aantal te verwerken berichten op enig moment.

Daarnaast is het zo dat bij het insturen van een gewijzigde voormelding of statusaanvraag deze pas naar de terminal doorgestuurd wordt nadat de terminal op de voorgaande voormelding c.q. statusaanvraag heeft geantwoord. Kortom het meermaals herhalen van statusaanvraag/voormelding kan hierdoor een wachtrij creëren voor u zelf.

In de tijdlijn van de melding ziet u de voortgang van uw melding, met de meest recente status bovenaan de tijdlijn.

• Status ‘New’: uw melding is aangemaakt
• Status ‘Sent’: uw melding is verzonden naar de terminal
• Status ‘Accepted’ *: Uw melding is geaccepteerd door de terminal
• Status ‘Rejected’ *: Uw melding is geweigerd door de terminal. Een terminal kan een melding weigeren indien deze niet door de terminal verwerkt kan worden, bijvoorbeeld omdat het documentnummer niet bij het gekozen documenttype past. Controleer in dit geval uw melding. Neem eventueel contact op met onze service desk.

Niet alle terminals geven een acceptatiebericht. Kijk in dit overzicht welke terminals een acceptatiebericht (ook bekend als ‘MID retourbericht’) versturen.

o De klant krijgt binnen 15 minuten via mail een storingsmelding en Portbase gaat zo snel mogelijk zorgen dat de service weer beschikbaar komt.
o Er is geen back-up procedure.

Zodra de terminal een melding verstuurt dat de container is gelost, stuurt Portbase deze losbevestiging realtime door naar de aanvrager.

Er wordt altijd een bericht gestuurd, ook als een container niet gelost is. In dat geval wordt er 2 maanden na aanvraag een zogenaamd sluitingsbericht gestuurd. Voor iedere aanvraag, ongeacht of een losbevestiging is gestuurd, worden transactiekosten gerekend á 0,18 euro. Dit komt doordat er wel (infrastructuur)kosten door Portbase gemaakt zijn om het verzoek te verwerken en te koppelen. Er wordt in dat geval uiteraard geen kick-back fee t.b.v. data-eigenaar doorbelast aan de klant.

Dan wordt de Losbevestiging direct verstuurd. Dit kan momenteel tot 30 dagen na het daadwerkelijk lossen van de container.

Vanaf het moment dat B/L + Containernummer of CRN + Containernummer bij de klant bekend is.

De klant dient in het bezit te zijn van een containernummer + Bill of Lading nummer (B/L-nummer) of containernummer + Call Reference Number (CRN). Het CRN is een uniek bezoeknummer van een schip aan de haven. Beide combinaties zijn valide voor aanvraag van een losbevestiging. Zodra de container is gelost op een terminal zal de losbevestiging automatisch worden ontvangen. Daarnaast is er een URL nodig om de Losbevestiging naar toe te sturen. In het aansluitproces wordt deze URL gebruikt om met de ICT-afdeling/softwareleverancier van klant een API-koppeling tot stand te brengen. De API-koppeling maakt het automatisch ontvangen en aanvragen van losbevestigingen mogelijk.

De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

• De laadbevestiging is eerder ontvangen dan de laadlijst (geldt niet voor ferry's die gebruik maken van de automatische generatie van de laadlijst o.b.v. de laadbevestigingen)
• Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.

Via ‘Koppelen laadbevestiging' kan in veel gevallen de laadbevestiging alsnog verwerkt worden:

• Controleer of het transport equipment met het boekingsnummer op de laadlijst voorkomt en voeg dit eventueel toe.
• Via ‘Melding Lading Export EDI’ – ‘Koppel laadbevestigingen’ bovenin het scherm kunt u het manifest selecteren en vervolgens de betreffende laadbevestiging koppelen.

Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

• Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.
• Als in het boekingsnummer in de laadbevestiging niet de juiste ferry-code opgegeven staat.

Via ‘Koppelen laadbevestiging' kan in veel gevallen de laadbevestiging alsnog verwerkt worden:

• Controleer of het transport equipment met het boekingsnummer op de laadlijst voorkomt en voeg dit eventueel toe.
• Via ‘Melding Lading Export EDI’ – ‘Koppel laadbevestigingen’ bovenin het scherm kunt u het manifest selecteren en vervolgens de betreffende laadbevestiging koppelen.

Als de container/shipment onvindbaar is, dan zijn er nog geen documenten gemeld en dient u contact op te nemen met de indiener van de documenten. Dit is meestal de expediteur of importeur. Als de status onjuist is, dan dient u contact op te nemen met de terminal om te controleren of de container/shipment opgehaald kan worden.

Een blauw bolletje betekent dat de importdocumenten gemeld zijn bij de terminal. De terminal heeft de documenten nog niet geaccepteerd. De zending is dan nog niet vrijgegeven. Als u nu de zending op gaat halen, dan is de kans groot dat u voor niets naar de terminal rijdt.

Wanneer u zoekt op een containernummer, dan wordt de status getoond van de melding(en) importdocumenten die voor deze container in de laatste twee weken gemeld zijn. Als er de afgelopen 2 weken meer dan 1 melding gedaan is, dan zijn deze meldingen ook zichtbaar.  Per melding wordt de datum en tijdstip getoond. U kunt zelf afwegen of de (laatst) weergegeven melding aansluit bij uw afhaalopdracht.

Bij de melding “Import document accepted by terminal” zijn de importdocumenten bekend bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om de container op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat, indien het schip volgens schema is aangekomen en gelost, uw container opgehaald kan worden. Bij de melding “Import document sent to terminal” zijn de importdocumenten nog niet geaccepteerd door de terminal. De container is dan nog niet door de terminal vrijgegeven om opgehaald te worden.

Let op: Het melden van de importdocumenten is één van de voorwaarden om een container op te mogen halen. Voordat een zending opgehaald kan worden:

• moet de container gelost zijn
• vrijgegeven zijn door de rederij
• niet geblokkeerd te zijn door de douane

Bovengenoemde informatie is nu nog niet terug te zien in de service Import Status.  In de (nabije) toekomst wordt Import Status uitgebreid met de losstatus en de inspectiestatus. Hierdoor biedt deze service meer inzicht over de status.

Een groen bolletje betekent dat de importdocumenten bekend zijn bij de terminal. Dit is één van de voorwaarden om een zending op te mogen halen. U kunt ervan uitgaan dat indien de ferry volgens schema is aangekomen, uw zending opgehaald kan worden.

In de toekomst zullen wij informatie toevoegen welke inzicht biedt of de zending bekend is bij de Douane en of de zending/de bijbehorende transportunit gelost is.

• Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw
• Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie
• Controleer in ‘Ladinginformatie 2.0’, in Cargo Trackerof in ‘Import status’ of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem verwerkt nadat de lading is gelost.
• Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.

Een terminal mag gearriveerde/ geloste goederen pas van de terminal laten vertrekken als er een douaneregeling bekend is. Via de Melding Import Documentatie maakt u de douaneregeling voor de goederen kenbaar bij de terminal.

Bij ‘Diversion Rejection’ is de aankomstmelding afgekeurd door de Douane uit het land van herkomst van het document. Bijvoorbeeld omdat het exportdocument reeds is afgemeld in een ander EU-land. Wij adviseren u contact op te nemen met de Douane uit het land van herkomst van het document en hier de status na te vragen.

Al naar gelang de uitkomst is de beste oplossing meestal om de aangever een nieuw exportdocument te laten opmaken. Daarbij moet u voordat u een nieuw document in Melding Export Documentatie kunt opvoeren, éérst de afgekeurde voormelding verwijderen. Zie hiervoor het volgende artikel. Wij raden u verder aan de rederij of ferry-operator te informeren dat het afgekeurde document is verwijderd en een nieuw document is of wordt geregistreerd.

Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond betekent dit dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u geannuleerd is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.

Indien uw melding op voorlopig geaccepteerd (QQQ) staat kan dit 2 oorzaken hebben:

1. De terminal zelf heeft nog te weinig informatie om de voormelding te accepteren of af te keuren. De terminal zal vanzelf statusupdates sturen zodra er meer informatie in hun systeem bekend is (bijvoorbeeld als de container is aangekomen). U hoeft hier verder niets mee te doen.
2. Het is ook mogelijk dat u de voormelding per abuis aan een verkeerde terminal heeft gestuurd. In dit geval zal er nooit een verdere statusupdate volgen. Wij raden u aan dit te controleren en indien nodig de terminal aan te passen.

De douanewetgeving geeft aan dat uiterlijk op het moment van binnenkomst, het ATA moment, de melding van de scheepsvoorraad (het STO bericht) moet zijn gedaan.

Er is vermoedelijk een vooraanmelding gedaan van het scheepsbezoek via Melding Schip en er wordt nu een scheepsvoorraad melding (STO) gedaan. Het schip komt nog niet binnen en gaat voor anker. Er wordt gebruik gemaakt van de scheepsvoorraad die daardoor minder zal zijn op het moment dat het schip daadwerkelijk binnenkomt. Als scheepsagent en melder van de scheepsvoorraad moet u dan contact opnemen met de Douane via douane.drh.inenuitklaringen@belastingdienst.nl. Zo kunt u de hoeveelheden laten aanpassen naar de werkelijke hoeveelheden bij binnenkomst.

Wanneer het schip toch niet binnenkomt moet u het schip cancelen via Melding Schip. Het cancelen van het scheepsbezoek is voldoende. De hoeveelheden van het STO bericht hoeven niet te worden aangepast.

Indien u langer dan +/- 30 minuten een voormelding heeft verstuurd en geen terugkoppeling heeft ontvangen kunt u het beste kijken op MyPortbase of status.portbase.com kijken of er een storing/vertraging is. Anders kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Het verkrijgen van een passende truck tijdslot hangt af van de drukte op de terminal. Het reserveren van een tijdslot kan het beste zo vroeg mogelijk gebeuren. Doordat de gehele capaciteit continu beschikbaar is verwachten we dat slottijden goed verkrijgbaar zijn, echter gedurende piektijden kan het zo zijn dat er enkele uren tussen de gewenste en de eigenlijke slottijd zitten.

De Douane beperkt de inspecties die gemeld worden via de ENS-aangifte tot een minimum. In overleg met de Douane is ervoor gekozen om hier geen voorziening voor te bouwen in Inspectieportaal. Indien de Douane een inspectie meldt via de ENS-aangifte kan de Douane op een later moment de inspectie handmatig registreren via Inspectieportaal. U wordt dan op de reguliere manier geïnformeerd.

U kunt voor alle lading die via een Aangifte Tijdelijke Opslag (ATO) gemeld is aan de Douane een inspectie ontvangen. Dit omvat containerlading, stukgoed en uitzonderlijke gevallen ook bulklading.

De losbevestiging wordt gestuurd door de (container)terminal. Niet alle containerterminals ondersteunen dit scenario. U ziet alleen de losbevestiging voor containerterminals die dit scenario ondersteunen.

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

Het is niet mogelijk om voormeldingen in het oude MCA Road (Road Legacy) en het vernieuwde MCA Road te koppelen aan eenzelfde TAR.

Om voormeldingen te koppelen in deze situatie gaat u als volgt te werk:

• Ga naar het tabblad ‘Legacy Road’ via de service MCA Road
• Annuleer de te combineren voormelding
• Wacht een aantal minuten zodat bij de terminal de annulering verwerkt kan worden.
• Ga naar MCA Road (nieuw)
• Stuur een nieuwe voormelding voor de desbetreffende container
• U ontvangt een TAR-code retour
• Voeg de containers samen op de TAR-code van uw keuze

Note: Gebruikers die een bookmark gebruiken zullen deze aan moeten passen zodat deze uitkomt bij de nieuwe MCA Road omgeving.

U kunt tijdelijk bestaande voormeldingen afhandelen via de knop 'Legacy road'.

Het kan zijn dat u tijdens de livegang van de vernieuwde versie nog bezig was met voormeldingen in het oude MCA Road. Deze kunt u als volgt afronden; Ga naar het vernieuwde MCA Road. Klik op de tab ‘Legacy Road’. Voormeldingen waar u mee bezig was vindt u nog hier terug en wikkelt u hier af. Nieuwe voormeldingen voert u in op de nieuwe versie van MCA Road.

Het is helaas niet mogelijk om een statusaanvraag (COPINO 13) te annuleren. Deze zal vanzelf vervallen of wordt overschreven wanneer u een nieuwe statusaanvraag (COPINO 13) of een voormelding (COPINO 9) instuurt.

Mocht de aankomsttijd van een truck veranderen, dan kunt u de ETA vanuit het overzichtsscherm aanpassen. Klik hiervoor op het tijdsslot om de ETA aan te passen.

In het geval van APM Maasvlakte II, APM Terminals Rotterdam, Rotterdam World Gateway of Rotterdam Short Sea Terminals worden na het melden van de nieuwe ETA, de gekoppelde containers opnieuw bij de terminal voorgemeld worden en wordt de nieuwe status-/TAR informatie opgehaald.
Hutchison Ports ECT Delta en Hutchison Ports ECT Euromax ondersteunen het wijzigen van voormeldingen niet. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding, of een compleet nieuwe maken.

U kunt uw voormelding verwijderen door de container vooraan te selecteren en op de knop linksonder op ‘verwijderen’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal.

Hiermee wordt een Cancel verstuurd die dan ook nog door de terminal geaccepteerd moet worden om de status op cancelled te krijgen.

U kunt uw voormelding verwijderen door de container vooraan te selecteren en op de knop linksonder op ‘ontkoppel’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal.
Hiermee wordt een Cancel verstuurd die dan ook nog door de terminal geaccepteerd moet worden om de status op ‘cancelled’ te krijgen.

Een verzonden manifest kan niet worden verwijderd.
Er moet altijd minimaal één container met een document op het manifest staan.
Wat u kunt doen is een ‘niet bestaand’ document opvoeren en koppelen aan een ‘niet bestaand’ container nummer. Hiervoor dient u toestemming van de douane aan te vragen. Wanneer u hiervoor toestemming heeft gehad van de Douane, kunt u het ‘nep’ document opvoeren en koppelen aan het manifest.

Bijvoorbeeld:
Document type: ZZZ
Container nummer FOUT0000001
Document nummer: Datum van uitgang
Boekingsnummer: VERKEERDAANGEBODEN

Dan kunt u een UPDATE sturen naar de Douane met het document erop, zonder alle andere containers, de overige containers dienen wel verwijderd te worden.
Het export manifest blijft bestaan in het systeem.

Wanneer de melding nog niet verstuurd is naar de terminal dan kunt u op de regel klikken en eventuele aanpassingen doorvoeren. Ook kunt u de melding verwijderen door onderaan op ‘verwijderen’ te klikken.

Wanneer de melding al verstuurd is naar de terminal, kan deze niet verwijderd worden via Portbase. U kunt echter wel de melding met de juiste gegevens opnieuw aanmelden in Portbase.
U dient de terminal te informeren over de foutieve melding om problemen te voorkomen. Doe dit ook wanneer u het verkeerde documenttype heeft gebruikt.

Hutchison Ports ECT Delta en Euromax
Indien de wijziging van terminal binnen de ECT-terminals (Hutchison Ports ECT Delta Terminal/Euromax Terminal) plaatsvindt, dan hoeft u geen actie te ondernemen. De melding wordt in het ECT-systeem pas aan een terminal gekoppeld na de lossing van de container.

U kunt de door u aangeboden import documentatie (E-service MRN Document) zelf verwijderen via de ECT website. Dit kan via ‘Order Overviews’ en ‘Document Order Overview’ middels het rode kruis achter de regel. Indien de status van de cancellation op ‘Received’ blijft staan, betekent dit dat er al een voormelding is ontvangen om de container uit te halen. Wanneer dit het geval is, wordt er een automatische email gestuurd naar de Team Coördinator Databeheer/GAD; hij/zij zal nagaan of het document verwijderd kan worden en dit uitvoeren wanneer dit in orde is. U krijgt hier geen bericht van. Welke documenten aan de container hangen kunt u checken middels Tracking & Tracing op het My Services-gedeelte van de ECT website.

Indien u geen inloggegevens voor de ECT website heeft kunt u deze opvragen bij qo@ect.nl of bellen naar de ECT Gate & Administration Desk: +31 181-278088.

Overige terminals
Indien het een andere terminal betreft kunt u contact opnemen met de desbetreffende terminal door middel van onderstaande e-mailadressen:

APM Terminals Rotterdam: rot.data-edi@apmterminals.com
APM Maasvlakte II: mvii.datacenter@apmterminals.com
Barge Center Waalhaven: Pvdpluijm@waalhaven-group.nl
Rotterdam World Gateway (RWG): Dennis.vandepolder@rwg.nl met een CC aan douane.drh.rwg@belastingdienst.nl. Het telefoonnummer van de Douane op de terminal: 010-7422185
CCT Moerdijk: operations@cctmoerdijk.com of 0168-334289 (Jeroen Monster of Ivo Hilhorst)
Kloosterboer: KBV.Logistics@kloosterboer.nl of 0118-486359
Broekman Distriport: CSD.distriport@broekmanlogistics.com of csd.containers@broekmanlogistics.com
TMA Amsterdam: amsterdam_ct@tmalogistics.nl of 020 – 705 2444
Rotterdam Shortsea Terminals: douanezaken@rstbv.nl of 010 - 294 2422
Verbrugge Vlissingen: avis@verbrugge.nl of 0118 – 42 63 90

Een nieuwe vergunning kan aan het ‘adresboek’ toegevoegd worden bij het aanmaken van een nieuwe melding Domproc. U klikt op het pijltje ‘Selecteer een optie’ en vervolgens op ‘toevoegen’ voor een nieuwe vergunning of op het pen icoon voor een wijziging. Indien er meerdere BL’s zijn geselecteerd kunnen alleen reeds eerder ingevoerde vergunningen geselecteerd worden.

Dit kan door op het startscherm van de service de desbetreffende B/L op te vragen en alle eerdere geselecteerde regels met goederen items te deselecteren met de ‘-‘ optie. U klikt vervolgens op verzenden. Hierna vraagt het systeem of de melding verwijderd moet worden. Indien hier verwijderen wordt gekozen dan wordt er een melding aan de Douane gestuurd dat de melding Domproc ingetrokken wordt. U kunt op deze manier één goederen item óf het hele B/L verwijderen.

Wanneer u in de service Melding Scheepsvoorraden een verkeerde lijst heeft geüpload dan kan deze helaas niet gewijzigd worden. Dit komt omdat het Douane systeem geen wijzigingen of cancel berichten toestaat. De oplossing voor dit probleem is om de correcte lijst te mailen naar de afdeling In- en Uitklaringen op onderstaand mailadres:
Douane.Drh.InenUitklaringen@belastingdienst.nl

Het verwijderen van een ligplaats (berth) is alleen mogelijk als deze nog geen ATA heeft ontvangen. Als de ligplaats nog geen ATA heeft ontvangen kan deze verwijderd worden. Let er dan wel op dat er op deze ligplaatsen geen lading, gevaarlijke stoffen of afvalstoffen op zijn gemeld. Deze zullen eerst moeten worden verwijderd. Als er niets meer op de ligplaats is geboekt kan de ligplaats verwijderd worden. Een ligplaats verwijdert u in de vessel call met het prullenbakje.

De ATA en ATD kan verwijderd worden. Wel dient u dit eerst op te nemen met het Havenbedrijf.
De ATA als de ATD’s worden automatisch gegeven door het Havenbedrijf. Zodra u een mail ontvangt met de bevestiging dat de ATA/ ATD verwijderd mag worden dan kunt u deze doorsturen naar de servicedesk van Portbase. Hiermee kunnen wij u verder helpen om de ATA of ATD alsnog te verwijderen voor de opgegeven reis.

Bij terminals waarbij barge afspraken automatisch worden verwerkt kan een barge visit niet worden omgehangen als deze zich in de ‘Requested’ status bevindt.
Bij terminals die handmatig barge afspraken verwerken is dit wel mogelijk.

U kunt een barge visit omhangen van de ene barge rotatie naar een andere barge rotatie. Hiermee verandert u automatisch de bargenaam.
U doet dit op het scherm in MCA Barge als volgt:

1. Open de visit die u wilt omhangen
2. Kies “Move visit”
3. Selecteer de barge rotatie waarnaar de visit omgehangen moet worden
4. Kies “Move”
5. De visit is nu omgehangen naar een andere barge:

• • De originele barge call ID blijft behouden
  • De geplande tijden blijven behouden
  • De container voormeldingen blijven bij de terminal bekend onder dezelfde barge call ID

U dient de voormelding te annuleren en vervolgens een nieuwe voormelding in te sturen.

Bekijk de Functionality Matrix - Hinterland om te zien of de terminal een wijzigingsbericht ondersteunt.

Stuur een cancel in. MCA Barge verwerkt deze zodat deze als ‘geannuleerd’ zichtbaar is in het webscherm van MCA Barge. Naar de terminalzijde is een handmatige actie nodig. Neem contact op met de desbetreffende terminal.

Voor details zie: Functionality Matrix – Hinterland.

Ons advies is om voor de zekerheid contact op te nemen met de terminal. Hoewel de modaliteit nu nog niet gebruikt wordt kan het zijn dat uw vervoerder in de problemen komt als blijkt dat u de verkeerde modaliteit gemeld heeft.

Indien uw goederen worden gelost op een andere terminal dan verwacht, dan moet u een nieuwe documentvoormelding doen voor deze nieuwe terminal.
U dient de terminal waar de incorrecte melding is gedaan te informeren. Indien de wijziging van terminal binnen de ECT-terminals (Hutchison Ports ECT Delta/Euromax) plaatsvindt, dan hoeft u geen actie te ondernemen. De melding wordt in het ECT-systeem pas aan een terminal gekoppeld na de lossing van de container.

De IMOFAL 3 wordt nu het Single Window bericht STO, dat gebruikt dient te worden voor de opgave van de scheepsvoorraad. Dat bericht kan niet worden gecorrigeerd. Dit betekent dat u – indien u het bericht heeft verzonden aan de Douane via het Port Community System (PCS) – dit bericht niet meer kunt wijzigen of annuleren. Zolang u het bericht nog niet heeft verzonden aan de Douane, kunt u steeds nieuwe versies uploaden in PCS.

Bij het gebruiken van de Downloadfunctie ontvangt u een CSV-bestand. Dit bestand kunt u op 2 manieren verwerken naar een Excel-spreadsheet:

1. U kunt het bestand openen in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Via Excel kunt u heel kolom A selecteren en via de tab “Data”/"Gegevens" de functie “Tekst naar Kolommen” gebruiken. Klik op “Gescheiden” en kies volgende. In het volgende scherm kiest u alleen voor “komma” als scheidingsteken. U kiest daarna voor “Voltooien”. Hierna heeft u al uw gegevens uitgesplitst in kolommen.
2. U kunt het bestand opslaan op uw computer. Vervolgens opent u Microsoft Excel en ga naar de tab “Data” / "Gegevens". Selecteer hier "Van Tekst". Klik op “Gescheiden” en kies volgende. In het volgende scherm kiest u alleen voor “komma” als scheidingsteken. U kiest daarna voor “Voltooien”. Hierna heeft u al uw gegevens uitgesplitst in kolommen.

U mag hier FLAT of TANK invullen.

Om de status van de lading via statusinformatie op te vragen is het niet noodzakelijk dat de treinreis in het systeem aanwezig is of wordt aangemaakt. Als u in de service Rail Planning gaat en bovenin de zwarte balk klikt op 'Boekingen' dan kan in het volgende scherm een voormelding aangemaakt worden om de statusinformatie op te vragen.

Treinen worden niet geweigerd en worden binnengelaten bij beschikbare capaciteit. Mocht de containerinformatie (documenten/containers) niet in orde zijn, zullen desbetreffende containers niet gelost/geladen worden.

Wanneer u problemen heeft met uw Cargo Card, deze is verlopen of u wilt er één aanvragen, dan moet u contact opnemen met Secure Logistics. Meer informatie hierover vindt u op: https://www.secure-logistics.nl.

Ja, op een aantal velden hebben wij validaties aangebracht (zoals aantal tekens). Voldoet uw ingave aan deze validaties, maar heeft u bijvoorbeeld een typefout gemaakt? Dan worden er kosten in rekening gebracht. Dit omdat Portbase voor deze ‘technisch valide’ aanvraag kosten maakt.

Verladers, expediteurs, douaneagenten en vervoerders.

Portbase werkt met maandelijkse automatische incassobetalingen op basis van uw actuele verbruik. Wij sturen elke maand een factuur voor uw administratie.

U kunt onze Service Desk bereiken via 088 – 625 25 25 tussen 08:00 – 18:00u of via servicedesk@portbase.com. Kijk ook eens naar de veelgestelde vragen.

De Portbase salesafdeling staat gereed om uw vragen te beantwoorden. Telefoonnummer 088 625 2534 of sales@portbase.com.

Ja, maar bij de API ontvangt u gratis toegang tot de Cargo Tracker webschermen.

Dan betaalt u alleen de maandelijkse abonnementskosten.

U dient een nieuw individueel account aan te maken. Vervolgens geeft u aan welk bedrijf uw account gekoppeld dient te worden. De beheerder van dit bedrijf dient u te accepteren als medewerker van dit bedrijf.

Voornaam, achternaam, userid (uniek), e-mailadres (individueel, zakelijk (of privé)), mobiel telefoonnummer. Het e-mailadres wordt gebruikt voor het activatieproces en voor het eventueel resetten van uw wachtwoord.

Door een email te sturen naar de servicedesk van Portbase (servicedesk@portbase.com). Hierin geeft aan niet langer gebruik te willen maken van IAMconnected.

Op dit moment MyPort van Havenbedrijf Rotterdam (HbR). In de toekomst zullen andere services van het HbR aangesloten worden. Ook zal het Port Community System (PCS) aangesloten worden op IAMconnected.

De kosten van IAMconnected worden niet doorbelast aan de gebruiker. De aanbieder van deze services (de serviceprovider) wordt belast voor de kosten.

In dit geval kan de servicedesk van Portbase u verder helpen. U kunt contact opnemen via 088-625 2525 of servicedesk@portbase.com .

In dit geval kan de servicedesk van Portbase u verder helpen. Zij zullen deze resetten zodat een nieuw telefoonnummer aangemeld kan worden voor uw account.

Ja, een klant van een dataservice moet een klant van Portbase zijn en geregistreerd worden in PCS zodat een system-user aangemaakt kan worden.

Degene die de data oorspronkelijk heeft ingevoerd in PCS (in het geval van Losbevestiging is dit een terminal).

Een vergoeding voor de data-eigenaar, voor het beschikbaar stellen van de data.

Per maand wordt één verzamelfactuur gestuurd voor het werkelijk gebruik en abonnement van dataservices. Deze factuur staat los van de reguliere maandelijkse Portbase voorschot factuur. De factuur bevat de kosten voor het maandelijkse abonnement en het aantal losbevestigingen dat door de klant afgelopen maand ontvangen is (gebruikskosten + kickback fee).

Bij elke melding van een incident, kunt u uw notificatie-instellingen beheren. Bij e-mailnotificaties vindt u deze optie onderaan de e-mail (“Manage your subscription”). Bij sms-notificaties ontvangt u een apart sms-bericht als een incident wordt geregistreerd (“You can unsubscribe from incident alerts like these at URL StatusPage”)

Als u zich heeft geabonneerd op sms-notificaties ontvangt u bij aanvang en bij beëindiging van een verstoring (incident) een melding. Indien u tussentijds op de hoogte wilt blijven, kunt u de website raadplegen (https://status.portbase.com/) of zich abonneren op e-mailnotificaties.

Het is bekend dat notificaties via sms niet van één vast nummer komen. Portbase heeft geen invloed op het verzendnummer dat beschikbaar is op het moment dat een storingsnotifcatie verstuurd wordt.

Op dit moment bieden wij storingsinformatie alleen in het Engels aan.

Storingsnotificaties zijn beschikbaar via e-mail, sms, RSS-feed en een webhook. U kunt de informatie op verschillende manieren van ons ontvangen.

Op dit moment meldt Portbase onderhoud en storingen die het PCS of PCS-services treffen. In de toekomst wil Portbase vanuit deze centrale plek ook inzicht bieden in de beschikbaarheid van systemen die zijn gekoppeld aan het PCS (o.a. Douane, containerterminals, NVWA, etc).

U kunt zich aanmelden op https://status.portbase.com/ om geïnformeerd te worden over onderhoud of verstoringen op het PCS.

Portbase heeft een protocol dat zij hanteert in situaties van minder of geen beschikbaarheid van een PCS-service of het platform. U kunt het protocol hier nalezen.